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INTRODUCCION A LA COMPUTACION. LABORATORIO 7. MICROSOFT POWERPOINT 2000.

1. Introduccin Para qu sirve un programa como PowerPoint? Se puede decir que PowerPoint es una aplicacin que est dirigida fundamentalmente a servir de apoyo en presentaciones o exposiciones de los ms diversos temas, proyectando una serie de diapositivas a travs del ordenador. Una vez diseada una pantalla se puede convertir sta en una diapositiva o transparencia fsica para reproducirla en un proyector tradicional, o visionarla en el ordenador. 2. Apariencia y herramientas Para utilizar cualquier programa es fundamental conocer y dominar la pantalla y los elementos que la componen. El aspecto de PowerPoint es el siguiente:

3.1. La barra de mens

Presenta el ttulo de cada men que se puede desplegar para elegir las distintas opciones que ofrece cada uno. Utilizando el men se puede acceder a todas las herramientas del programa.

3.2. La barra de herramientas estndar Esta barra permite acceder de forma cmoda a las herramientas que se utilizan con ms frecuencia. Colocando el ratn sobre cada uno de los botones, aparece un pequeo texto que indica su funcin.

3.3. La barra de herramientas de formato Incluye las herramientas ms comunes para dar formato al texto de las presentaciones.

3.4. La barra de efectos de animacin Esta barra de efectos se consigue visualizar al pulsar el botn de Efectos de Animacin.

3.5. La barra de herramientas de dibujo Contiene las herramientas ms habituales para elaborar dibujos en las presentaciones.

3.6. La barra de estado Es la que aparece en la parte inferior de la pantalla e indica qu diapositiva est seleccionada en cada momento y permite acceder a su diseo.

3.7. La barra de tareas comunes Esta barra aparece tras pulsar Ver, y luego, eligiendo la Barra de Herramientas, se selecciona las Tareas comunes. Una vez que aparece este cuadro, se puede arrastrar con el ratn pulsado hasta que se integre en las barras de herramientas superior. La utilidad de esta barra es la accesibilidad a las funciones que contiene y que son:

3.8. La barra de desplazamiento Esta barra (G) permite moverse dentro de la diapositiva en que se encuentre, mientras que para pasar de una diapositiva a otra, se ha de acudir a las flechas (H) que aparecen bajo la barra de desplazamiento vertical.

3.9. El rea de trabajo de la diapositiva Es el espacio del que dispone la diapositiva o transparencia para disear el trabajo que se quiere presentar. 3. Modos de ver (Opciones de visualizacin) Existen cinco modos diferentes de visualizacin para crear una presentacin. Adems de proporcionar perspectivas de trabajo diferentes, ofrecen tambin distintas posibilidades. Estas son:

-Ver diapositivas: Se ve una sola transparencia a la vez. Es la presentacin que aparece por defecto al comenzar la aplicacin. De esta forma se puede: escribir texto, cambiar el diseo de la diapositiva, aadir imgenes, formas geomtricas y dems elementos grficos creados en otras aplicaciones. -Ver esquema: Sirve para ver nicamente el ttulo y el texto principal de las diapositivas con el formato de un esquema. Es la mejor configuracin para redactar el texto, prescindiendo de las imgenes y grficas. -Ver clasificador de diapositivas: Permite ver todas las diapositivas en miniatura con texto y grficos. Es ideal para ordenarlas; seleccionar e indicar aquellas que no se quiere que se vean en la presentacin; y para observar los tiempos asignados a cada transparencia en su presentacin automtica. - Ver pgina de notas: Sirve para crear en ella las anotaciones que el orador utilizar en su presentacin, sirvindole de referencia mientras se proyectan las transparencias o diapositivas. Es una informacin que el pblico no ver. En la zona de notas se puede dibujar y escribir. - Presentacin con diapositivas: Permite la visualizacin del carrusel en pantalla completa, apreciando los efectos de las animaciones asignadas. La presentacin ser automtica o manual, segn se configure previamente. Se sale de ste modo pulsando la tecla esc. Pulsando enter, con la flecha derecha, o haciendo clic con el ratn en cualquier punto, es como se pasa a la siguiente diapositiva, mientras que con la tecla de la flecha izquierda, se vuelve a la anterior.

4.

Guardar el documento - Presentaciones (*.ppt): para salvar el documento como documento de PowerPoint. - Windows Metafile (*.wmf): para salvar el documento como imagen. - Esquema/RTF (*.rtf): para salvar el documento en un formato intercambiable. - Plantillas de presentacin (*.pot): para salvar el documento como una plantilla. - PowerPoint 4.0 (*.ppt): si se quiere utilizar este tipo de diapositiva como plantilla.

5. Edicin de nuevas diapositivas


6.1. Cmo crear una diapositiva nueva? Para crear una diapositiva nueva hay que ir al men Insertar y seleccionar la opcin Diapositiva Nueva, o hacerlo a travs del botn que a tal efecto aparece en la barra de estado. Al hacerlo se muestra una ventana en la que se debe elegir, como ya se ha hecho al principio, el diseo que ms se ajuste al tipo de diapositiva con la que se va a trabajar. 6.2. Cmo duplicar una diapositiva? Para duplicar una diapositiva hay que situarse en el Clasificador de diapositivas (Ver| Clasificador de diapositivas), que es una de las formas en que se pueden ver las diapositivas. Una vez all, se selecciona haciendo un clic, la diapositiva que se quiera duplicar y se va al men edicin|Duplicar. Un duplicado de la diapositiva aparecer a continuacin de la original. Esa misma funcin se obtiene seleccionando directamente el

objeto y luego ejecutando los comandos de edicin|copiar y edicin|pegar. Para colocarla donde se quiera insertar, se selecciona con el ratn y se arrastra hasta el lugar ideado. 6.3. Cmo borrar una diapositiva? Para borrar una diapositiva se utilizar la opcin Eliminar Diapositiva que est en el men Edicin, o directamente se elimina el cuadro correspondiente en el editor de diapositivas. Otra opcin es seleccionarla y darle a la tecla de Supr. 6.4. Formato de la diapositiva Antes de comenzar a trabajar, hay que tener en cuenta cul va a ser el destino que se va a dar a las diapositivas que se creen: si se van a filmar convirtindolas en diapositivas fsicas, se les ha de dar unas dimensiones, mientras que si el objetivo es una presentacin en pantalla, stas sern otras. Para definir las dimensiones de las diapositivas se ir al men Archivo|configurar

pgina. - Tamao de diapositivas para: determina el tamao. Si se van a filmar las diapositivas seleccionar un tamao de 35 mm. Si van a crear transparencias elegir un tamao A4 o carta. Por ltimo, si se va a hacer una presentacin en pantalla habr que elegir la opcin Presentacin en pantalla. - Numerar las diapositivas desde: Indica desde qu nmero se quiere numerar las presentaciones. - Orientacin: Indica la orientacin, horizontal o vertical, de las diapositivas. 6.5. El esquema de colores El esquema de colores, como la palabra indica, es un esquema en el cual se puede predeterminar el color de cada uno de los elementos de la presentacin (fondo, lneas y texto, sombra, ttulo, rellenos y accesorios), de manera que al crearlos, automticamente adquieran ese color predeterminado. Para acceder a l hay que dirigirse al men Formato|Combinacin de colores de la diapositiva, donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En la parte superior, se da a elegir entre una combinacin estndar, la que tiene el programa por defecto y una combinacin personalizada. Haciendo un clic sobre Personalizada se podr cambiar los colores: con un clic sobre cada uno de ellos se seleccionan y con otro clic sobre Cambiar color aparece una roseta de colores. Se elige el que se prefiera y se acepta.

El programa presenta una serie de colores estndar. Si se desea otro color distinto, se deber hacer un clic sobre Personalizada para elegir dentro de toda la gama de colores de que disponga el ordenador. Especificados los colores que interesan, se pueden aplicar las modificaciones a una sola diapositiva - a la diapositiva en la que se estuviera al acceder a este men - o a todas las diapositivas del documento. Para ello se debe elegir el botn adecuado en la ventana Combinacin de colores: Aplicar a todo o Aplicar. Por otro lado, una vez especificados los colores que se quieren utilizar para cada uno de los elementos, se puede hacer que esa combinacin de colores sea la estndar. Para ello, en Personalizada de la ventana de Combinacin de colores, hay un botn que dice Agregar como combinacin estndar. La utilizacin del esquema de colores no es imprescindible, pero su correcto uso facilita mucho el trabajo y ahorra mucho tiempo a la hora de realizar presentaciones, puesto que si de antemano se establece el esquema de colores no habr que preocuparse de dar color, individualmente, a los distintos objetos.

6. Introducir textos en una diapositiva


1. Cmo escribir? Una vez creado el archivo se puede empezar a introducir el texto en la presentacin. Se hace simplemente un clic con el ratn en el recuadro correspondiente al ttulo ("Haga clic para agregar ttulo") o al cuerpo ("Haga clic para agregar texto"), que aparece marcado por unas lneas discontinuas. Cada uno de estos recuadros se denomina marcador de posicin. A continuacin, ya se puede escribir el texto utilizando el teclado. Hay dos cuadros de marcaje: en el primero se escribe el ttulo de la diapositiva y en el segundo las ideas que se quieren expresar. Es importante tener en cuenta que la utilidad fundamental de esta aplicacin (en lo que respecta a los textos), no es la de funcionar como un procesador de textos, sino como apoyo en la explicacin de conceptos, por tanto, el formato va a ser el de un esquema, en el que cada prrafo representar una idea. 2. Cmo cambiar el texto? Una vez escrito un texto, ste no es definitivo, es decir, puede ser modificado o corregido. Para poder cambiar un texto en primer lugar habr que seleccionar el cuadro de marcaje, haciendo un clic sobre l. A continuacin se har un nuevo clic sobre el texto con el que se quiera trabajar. Aparecer as un cursor, indicando cul es la posicin del texto. A partir de este momento todo funcionar como en cualquier procesador de textos a la hora de cambiar el tipo de fuente, el tamao o el tipo de la letra, la alineacin, etc... Para cualquiera de estas opciones se acudir a la primera parte del men Formato. Esta aplicacin contempla adems la posibilidad de introducir de forma automtica, un smbolo al comenzar cada nuevo prrafo, representando el inicio de una nueva idea. Para seleccionar o desactivar esta opcin basta con hacer un clic en el icono de la barra de herramientas que representa un listado. Del mismo modo este smbolo puede ser modificado acudiendo en el men Formato a la opcin Vieta. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, en el cual se podr cambiar el tipo de letra, el color, el tamao y, si se quiere, utilizar un smbolo de comienzo de prrafo.

3.

Cmo introducir sangras en el texto? Siguiendo con la comparacin de la aplicacin con un esquema, se pueden establecer epgrafes y subepgrafes. Para ello se dispone de varias posibilidades en la barra de herramientas. Se trata de los dos ltimos iconos, dos flechas orientadas hacia la izquierda y derecha.

Para que cualquiera de ellas afecte a un prrafo hay que situarse en el mismo y hacer un clic en la opcin deseada. Por ejemplo: si se quiere especificar varios apartados dentro de una idea general, tras escribir sta, se situar en el nuevo prrafo y hay que hacer un clic sobre el icono de una flecha hacia la derecha. De esta forma har un sangrado representando un subepgrafe. Una vez terminado, se hace clic sobre cualquier punto de la diapositiva, fuera de los cuadros de marcaje y se podr ver cmo queda la diapositiva. De la misma manera que se puede cambiar el smbolo de comienzo de prrafo, tambin se puede cambiar el smbolo de los subepgrafes, siguiendo las mismas instrucciones pero teniendo seleccionado un subepgrafe con el cursor. Una idea que hay que tener presente es la diferencia que existe entre el texto y la caja de marcaje de texto. El texto se encuentra dentro de la caja de marcaje de texto y sus atributos son completamente distintos de los de sta. Los atributos de la caja de marcaje de texto se explicarn mas adelante en el apartado "Bordes, rellenos y sombras". Existe otra opcin en el men Formato, dentro del icono de Autotexto donde se puede determinar los parmetros de posicin del texto dentro de la caja de marcaje de texto. Da lugar al siguiente cuadro de dilogo:

Las opciones que aqu se presentan son dos: ajustar el objeto al texto o lo contrario, ajustar el texto al objeto. Dentro de cada una de esas opciones se puede elegir distintos puntos de fijacin: centrado en la parte superior, en el medio de la caja, etc... Se podra comparar con una especie de alineacin ms completa. 4. La herramienta de texto El noveno de los iconos de la barra de herramientas de dibujo ( ) permite introducir textos en cualquier punto de la pantalla, sin necesidad de tener que limitarse nicamente a los dos cuadros de marcaje que vienen dados por defecto. Su modo de empleo es muy

sencillo. Basta con hacer un clic sobre el icono y despus otro clic en el lugar de la diapositiva donde se quiera aadir el texto. Inmediatamente aparecer un cursor parpadeando: ya se puede aadir el texto a travs del teclado. 5. Cmo insertar textos elaborados en Word? La forma ms cmoda con la que cuenta en esta aplicacin para traer textos elaborados en Word es la de copiarlo en el procesador de textos y pegarlo en la diapositiva, con las opciones Edit|Copy y Edit|Paste.

7. Diapositivas patrn
1. Qu es una diapositiva patrn? La diapositiva patrn es un modelo con un formato para cada uno de los elementos de la diapositiva, as como un esquema de colores, que el programa aplicar a la hora de crear las diapositivas. Cada vez que se cree un documento nuevo, el programa aplicar una diapositiva patrn por defecto. Para acceder a la diapositiva patrn ha de dirigirse en el men Ver a la opcin Patrn|Patrn de Diapositivas. La diapositiva patrn se compone de 5 reas: - Ttulo: controla el tipo de letra, color, tamao y alineamiento del ttulo, los atributos del objeto (relleno, bordes y sombra) y su localizacin en la diapositiva. - Cuerpo: controla los mismos parmetros pero en lo que al cuerpo de la diapositiva se refiere. En l se puede dar el formato a cada uno de los subepgrafes. - rea de fecha: para insertar la fecha en todas las diapositivas. - rea de pie de pgina: para aadir un pie de pgina a las diapositivas. - rea de nmero: para numerar las diapositivas. Adems, se pueden aadir todos los elementos de fondo que se precisen. Se consideran elementos de fondo de la diapositiva patrn, todos los que se aadan a sta y que no sea ninguno de los 5 elementos que acabamos de ver. Todos estos elementos aadidos aparecern en todas las diapositivas que se vayan creando. Son por ejemplo la imagen de un logotipo o un ttulo genrico que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas. Tambin se define el esquema de color patrn. 2. Cmo modificar la diapositiva patrn? Se puede modificar el formato de cada elemento de la diapositiva patrn tal y como se ha explicado en los distintos apartados anteriores. Es importante recalcar que no se trata de una diapositiva de contenido, sino de formato. No se introduce informacin sino que se le da a cada elemento un formato. Por ejemplo, en el ttulo, no se pone el ttulo de la presentacin sino que se especifica el tamao, el tipo de letra, el color, etc, de manera que al hacer las

distintas diapositivas, slo sea necesario introducir la informacin, encargndose el programa de aplicar el estilo automticamente. De la misma manera se pueden incluir elementos de fondo, es decir elementos distintos del cuerpo y del ttulo. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo, imgenes, texto, etc.., con la peculiaridad de que aparecern en todas las diapositivas. A la hora de hacer las diapositivas, estos elementos no se podrn modificar en la propia diapositiva, sino que cualquier cambio tendr que hacerse en la diapositiva patrn, y esas modificaciones afectarn a todas la diapositivas. Una vez establecida la diapositiva patrn, habr que ir al men Ver a la opcin Diapositivas. La barra de estado le indicar que se encuentra en la diapositiva n "x", y se podr comprobar que los elementos de la diapositiva siguen el patrn que se acaba de crear. De todas formas, si en algn momento se necesita que una determinada diapositiva no siga a la diapositiva patrn bastar con modificarla.

8. Plantillas
1. Qu es una plantilla? Las plantillas (templates) son presentaciones cuyo formato y esquema de colores puede ser aplicado a otras presentaciones. La plantilla es tanto una diapositiva patrn como un esquema de colores. 2. Cmo aplicar plantillas? Una plantilla puede ser aplicada en cualquier fase del diseo de las presentaciones, tanto al principio, durante, como al final del diseo. Para aplicar una plantilla a una presentacin ha de dirigirse, en el men Formato, a la opcin Aplicar diseo. Aparecer un cuadro de dilogo donde se preguntar por la localizacin de las mismas. En el lado izquierdo del cuadro se dispondr de una vista preliminar de las plantillas conforme stas sean seleccionadas. Una vez seleccionada una, basta con hacer clic en Aplicar.

Una vez realizada esta operacin, la plantilla se convertir junto con su esquema de colores, en la diapositiva patrn de sus presentaciones y redisear conforme a las nuevas especificaciones sus presentaciones. Unicamente las diapositivas que tenga sealadas para no seguir la diapositiva patrn, no se vern modificadas.

Las plantillas pueden ser utilizadas directamente sin necesidad de ser aplicadas, para ello basta con abrir directamente la plantilla y el programa har una copia de la misma de manera que al guardar los cambios el original no sea modificado. El programa tiene 160 plantillas incorporadas dentro de una carpeta denominada Templates. Se encuentran ordenadas en otras carpetas segn tamao de la presentacin y colores.

3.

Cmo crear plantillas? La creacin de plantillas consiste fundamentalmente en un ejercicio de diseo e imaginacin, en el cual se disea el propio modelo sin necesidad de incluir contenido, nicamente los atributos de cada uno de los elementos de la presentacin. En definitiva, se crea la propia diapositiva patrn aplicable a otras presentaciones. Una vez diseada, la nica diferencia es a la hora de guardarla, puesto que habr que darle el formato de Plantillas de presentacin. La nueva plantilla se comportar como las dems que el programa trae incorporadas.

4.

Cmo girar y rotar una imagen? En el men Dibujo existe una opcin de Girar|Voltear por medio de la cual, un objeto puede girar a la izquierda, a la derecha, horizontal o verticalmente.

5.

Cmo agrupar y desagrupar imgenes? Para modificar con ms detalle las imgenes se pueden desagrupar en las partes que la componen. El nmero de objetos en que se desagrupe cada dibujo depender de cmo est elaborado el original. Para desagrupar un dibujo en primer lugar habr que seleccionarlo. Acto seguido se va al men Dibujo y se elige la opcin Desagrupar. De esta manera, independizar cada parte del dibujo y se podr modificar cada una de ellas de forma individual. Para volver a reagruparlas en un solo objeto se seleccionan todos y se elige la opcin Reagrupar del men Dibujo. Por ltimo, para agrupar varios objetos por primera vez la opcin adecuada es la de Agrupar, tambin del men Dibujo.

6.

Cmo variar el color a las imgenes? Una ver insertada una imagen, se pueden variar sus colores. Para ello se deber acudir, al men Formato | Imagen | Solapa "Imagen", a la opcin Volver a colorear. En ella aparecer un cuadro de dilogo mostrando los colores originales de la imagen y los colores por los que se pueden cambiar, como aparece en la figura.

Ofrece la posibilidad de cambiar tanto el color como los rellenos. Adems, permite hacer una visin preliminar del resultado de esos cambios. Una vez hechos los cambios, stos pueden ser activados o desactivados en cualquier momento, con los cuadrados que preceden a cada color. 7. Cmo recortar imgenes? La funcin de recortar imgenes permite eliminar partes de ella que no interesen. Para ello se deber dirigir en la barra de herramientas de dibujo a Recortar imagen, una funcin representada con el siguiente smbolo . Colocando la parte blanca del smbolo sobre los "cuadraditos" oscuros de los extremos de la imagen seleccionada y apretando el botn del ratn sin soltarlo, el smbolo anterior se convertir en este otro . Esto indica que desplazando el ratn cortar la imagen en ese sentido. Para cortar la imagen basta con soltar el botn del ratn. Una vez realizados los cortes deseados, basta con hacer clic fuera de la imagen. 8. Copiar imgenes Para hacer una copia de una imagen dentro de una misma diapositiva, se puede realizar de dos maneras. La primera es sealar la imagen en cuestin, para luego ejecutar los comandos de Edicin|Copiar y Edidin|Pegar. La segunda opcin sera seleccionando tambin la imagen, pulsar la tecla Alt Gr, de esta forma aparecer en el puntero del ratn una forma as , esto significar que se ha duplicado la imagen y que est disponible para colocarla donde se desee al soltar el botn del ratn. Cmo trabajar con nuestros propios dibujos? 9. Las herramientas de dibujo PowerPoint, adems de las posibilidades de insertar fotografas y dibujos elaborados fuera de la aplicacin, incorpora una serie de herramientas que permiten crear dibujos propios con los que enriquecer las diapositivas. Son varias las herramientas disponibles. As, se puede

dibujar lneas rectas -, elipses -, flechas -

-, curvas -, etc...

-, polgonos -

-, rectngulos -

Ya se ha visto cmo utilizar la herramienta de texto. El funcionamiento de los restantes iconos que ofrece la barra de herramientas de dibujo es muy similar. Para utilizar una u otra, en primer lugar hay que seleccionarla haciendo un clic sobre ella. A continuacin se hace un clic sobre el cuerpo de la diapositiva y se arrastra el ratn sin soltarlo hasta darle las dimensiones que interesen. Tal vez la herramienta ms interesante sea la de crear formas automticas -; tambin aparece haciendo Insertar|Imagen|Autoformas. Con esta herramienta se pueden crear hasta 24 formas distintas automticamente: cuadrados, trapecios, cubos, tringulos, estrellas, flechas... Para elegir una u otra figura basta con hacer un clic sobre el icono de las formas automticas (el segundo desde abajo en la barra de herramientas de dibujo) y, sin soltarlo, se mueve el ratn hasta seleccionar una de las figuras. La figura seleccionada aparecer en el icono cuando suelte el ratn. Para hacer un dibujo, hay que ir al cuerpo de la diapositiva y hacer un clic arrastrando el ratn hasta darle el tamao adecuado. Una vez hecho el dibujo deseado, se tendr que determinar sus bordes, rellenos y sombras. 10. Bordes, rellenos y sombras Los objetos de PowerPoint tienen una serie de atributos que pueden ser aplicados y modificados. Dichos atributos son el borde o lnea, el relleno y la sombra. Todos ellos pueden ser utilizados o no, ninguno es imprescindible. Por lo que respecta a la lnea (y siempre con el dibujo seleccionado), desde el men Formato|Colores y lneas puede hacer que sea de un color o de otro (Color), regular su grosor (Estilo), hacerla intermitente (Tipo) o convertirla en una flecha (Flechas).

El formato puede ser de objeto, imagen, autoforma,... dependiendo de la procedencia del objeto seleccionado. En el caso de figuras geomtricas los bordes funcionan como lneas y pueden ser modificados de la misma manera que stas, salvo la opcin de flechas, que aparecer inactiva.

Desde el mismo men Formato|Colores y lneas se puede rellenar el objeto de un color determinado. Al abrir el men desplegable del color aparecen varias opciones: Sin relleno; Automtico; Seleccionarlo; Ms colores; Efectos de relleno; Fondo.

Los efectos de relleno, permiten hacer degradados y sombras (Degradado); darle una textura predeterminada (Textura); elegir un entramado (Trama); o usar de relleno una imagen predeterminada (Imagen). Para el degradado hay que ir a la opcin Sombreado y especificar en el cuadro de dilogo el que ms guste. Por lo que respecta a la sombra de la figura, se puede modificar su localizacin: en la parte superior-izquierda, inferior-derecha, etc, su grosor y su color, a travs del men Formato| Sombra. Opciones: - Color: en esta parte se establece si el degradado va a ser de un color a otro o dentro de un solo color, jugando con la tonalidad del mismo. Tambin permite combinar dos colores. - Estilos de sombreado: se especifica la forma del degradado, ya sea en vertical, horizontal, etc...

Para la trama hay que ir a la opcin Entramado y elegir la trama que ms guste y el color que van a tener el fondo y la lnea de esa trama Para la textura se va al men Textura, donde se podr dar al objeto seleccionado una textura de corcho, nogal, etc...

9.

Presentaciones en pantalla Otra de las aplicaciones de PowerPoint es la de una presentacin en pantalla, es decir, la de crear un carrete de diapositivas no para filmarlas, sino para utilizarlas como apoyo en una exposicin, por medio de la pantalla del ordenador. Se puede, efectivamente, encadenar las distintas dispositivas, unindolas por medio de transiciones, para crear una presentacin. A partir de este momento va a ser muy til una forma de trabajo que hasta ahora no se haba visto: el Clasificador de diapositivas (en el men Ver). Se trata de una manera distinta de ver las diapositivas, no de una en una, sino en conjunto. En primer lugar, desde aqu se puede cambiar el orden de las diapositivas, movindolas de un lugar a otro simplemente haciendo un clic sobre el icono de la diapositiva y arrastrndola, sin soltar el ratn, hasta el lugar que deba ocupar. Una vez establecido el orden adecuado de las diapositivas, ser necesario establecer las transiciones entre las diapositivas, de forma que el cambio entre una y otra no sea brusco. 1. Transiciones Para aplicar una transicin hay que situarse en la diapositiva destino, pues la transicin afectar al paso desde la diapositiva anterior a la seleccionada. A continuacin hay que ir al men Presentacin, a la opcin Transicin de diapositiva. Inmediatamente aparecer un cuadro de dilogo en el que se deber elegir el efecto que quiere aplicar entre una variada lista de ellos. Adems de esto se puede indicar la forma de pasar de una diapositiva a otra: por medio de un clic del ratn, o automticamente tras el paso de cierto tiempo. Se repite esta operacin con todas las diapositivas para lograr una presentacin de mejor calidad. Hay otra herramienta que puede ser de utilidad y que permite establecer "animaciones" dentro de una diapositiva, en su presentacin. Se trata de una utilidad a travs del cual se puede hacer que las lneas de esquema de una diapositiva (las lneas de texto introducidas en el Cuerpo y precedidas por un punto) aparezcan una a una segn se haga un clic con el ratn. Tambin puede verse al pinchar en (Barra que aparece cuando se ven las transparencias desde el Clasificador de diapositivas):

Cuando el objeto est seleccionado, al acceder al men Presentacin|Preestablecer animacin se despliega un listado de efectos que pueden aplicarse. La ltima de las opciones del listado es la de Presentacin|Personalizar animacin. Si se elige esta opcin se abrir un cuadro de dilogo donde se podr trabajar con varias opciones. Permite seleccionar uno a uno los elementos de la diapositiva y ponerles diferentes efectos. Por tanto, permite especificar el efecto a aplicar: posiblemente los ms tiles sean los vuelos. Si se quiere ver previamente el efecto de la diapositiva que se tiene en pantalla, se va a Presentacin|Vista previa de la animacin, de sta forma, saldr una pantalla de tamao reducido en la que se ve los efectos que se acaban de aplicar a esa diapositiva.

Pueden determinarse los tiempos de presentacin entre las imgenes de tres modos. Una de ellas, es asignar tiempos iguales en segundos () para todas las diapositivas, desde sta pantalla. La segunda, de forma manual en la presentacin del carrusel, en la que se pasa de una a otra al hacer clic con el ratn. Y la tercera, que permitir hacer un ensayo de la presentacin, grabando los tiempos de presentacin de cada imagen; esto ltimo puede hacerse presionando ste icono ( ), yendo a Presentacin|Ensayar intervalos. Saldr ste cronometro para medir el tiempo que se le da a cada diapositiva:

Establecidas las transiciones, para iniciar la presentacin hay que ir al men Ver| Presentacin con diapositivas. Tambin pueden drsele rdenes al programa desde (Presentacin|configurar presentacin). Desde ah se indica si el avance de las diapositivas es manual o automtico (con los tiempos que previamente se han definido).

En primer lugar, en la presentacin se pueden mostrar todas las diapositivas o slo una parte, especificando cules. Para ocultar una diapositiva, se selecciona y luego se presiona el icono de Presentacin|Ocultar diapositiva. Se deselecciona del mismo modo. , o

En segundo lugar, se puede sealar cul va a ser la forma de pasar de una diapositiva a otra: manualmente, por medio de un clic del ratn, o automticamente, por tiempo. Por ltimo, la opcin Repetir el ciclo continuamente hasta presionar Esc, sirve para hacer que la presentacin vuelva a comenzar una vez haya llegado al final y no pare hasta que as se le indique. Hechas las elecciones finales, hay que dar a Mostrar, para ver el resultado. La presentacin puede ser detenida en cualquier momento apretando la tecla de Esc. 2. Cmo insertar pelculas? A diferencia de una presentacin con un proyector de diapositivas, en la que slo se pueden mostrar imgenes estticas (fotografas), en una presentacin de PowerPoint se puede insertar un moovie, una pequea pelcula. Para ello basta con ir a Insertar|pelcula y seleccionar el archivo.

Se inserta la imagen de modo normal, y una vez insertada, se hace clic con el botn derecho encima del recuadro de la imagen del vdeo. Aparecer un men desplegable en el que busca la opcin de personalizar la animacin, se hace un clic en ella. Saldr la pantalla que se ve a continuacin. Si se quiere que la animacin arranque de forma que se visione como vdeo, se marca el checkbox de Reproducir segn el orden de animacin.

Pero si se quiere adems que la animacin arranque automticamente al visionar la presentacin de la diapositiva, se entra por la pestaa de Intervalo, seleccionando ah las opciones de Animar|Automticamente, en ella se marca 0 segundos para que comience automticamente. Es entonces cuando se puede Aceptar, y as el vdeo se reproducir de manera automtica.

Cuando la presentacin llegue, la diapositiva que contiene la pelcula no pasar a la siguiente hasta que la "pelcula" haya concluido. 3. Cmo numerar e incluir fecha en las diapositivas? Para numerar las diapositivas existe la opcin Insertar Nmero de diapositiva. Como existe la posibilidad de aplicarlo a todas las pginas, ofrecer la posibilidad de remitir automticamente a Ver|Encabezado y pie de pgina. Desde ah, se podr incluir la fecha y la hora, el nmero de diapositiva y el pie de pgina. Si no, preguntar dnde se quiere colocar: en el encabezado o en el pie de pgina. Si se le responde que s entonces abrir este men, donde ser necesario especificar, entre otras cosas, la posicin en la que se quiere colocar la numeracin.