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Formacin de Equipos

Temario
Seleccin del proyecto Seleccin del equipo Definicin de la misin Asignacin de recursos

Seleccin de un Proyecto de Mejoramiento


Seleccionar proceso que: tenga impacto directo visible se recicle en pocos das sea simple la mayora de los directivos crea que es importante No seleccionar una solucin deseada en vez de un proceso un sistema en vez de un proceso un proceso en transicin

reas a Mejorar (1)


Areas Temas Actualizacin de procedimientos estndar con el conocimiento adquirido a travs de la Gestin Total de Calidad Administracin de contratos importantes Administracin del proyecto Medicin del desempeo Reduccin del tiempo de ciclo de Desarrollo Mejoramiento del sistema de control del proyecto Mejoramiento de la comunicacin entre partes involucradas Mejoramiento del proceso de planificacin Administracin Mejoramiento de comunicaciones Distribucin de recursos, anlisis y resolucin de problemas Sistemas de Informacin Tiempo de retorno de la orden de trabajo Eficiente uso de la tecnologa en la ejecucin del proyecto

reas a Mejorar (2)


Areas Temas Proceso de preparacin de propuestas Ingeniera Administracin de cambios y modificaciones Metodologas de ejecucin por disciplinas Sistema de control diseo/proyecto Reclamos del cliente Auditora Aceleracin de las facturas del cliente Contabilidad del proyecto Comunicacin y resolucin de las retenciones de pago Abastecimiento Sistemas de informacin del proveedor Proceso de solicitud de materiales (insumos)

Seleccin del Equipo


Los miembros del equipo son asignados por el equipo gua conjuntamente con el lder del equipo Generalmente lo componen gente que participa en algn aspecto del proceso, con frecuencia representando diferentes etapas y a los grupos que sern afectados Los miembros del equipo deben:
Considerar su participacin como una responsabilidad prioritaria y no como una intromisin en su trabajo Contribuir al proyecto compartiendo su experiencia y conocimiento y participando en todas las reuniones, an en los tpicos que no sean de su especialidad Llevar a cabo tareas entre reuniones como entrevistas, observaciones recopilacin y anlisis de datos, etc.

Etapas de Desarrollo de un Equipo


Formacin
Excitacin, anticipacin y optimismo Orgullo en ser escogido para el proyecto Apego inicial y tentativo al proyecto Sospecha, miedo y ansiedad respecto a tarea Resistencia a tarea y mtodos de mejoramiento Fluctuaciones en actitud hacia equipo

Conmocin Etapas Regulacin

Nueva habilidad para expresar crticas constructivas Aceptacin de ser miembro del equipo Alivio porque parece que todo va a salir bien

Actuacin

Los miembros tiene un entendimiento de los proceso personales y de grupo, y una mejor comprensin de las virtudes y debilidades de cada uno Satisfaccin del progreso del equipo

FORMACION

Excitacin, anticipacin y optimismo Orgullo en ser escogido para el proyecto Apego inicial y tentativo al proyecto Sospecha, miedo y ansiedad respecto a la tarea

CONMOCION

Resistencia a tarea y mtodos de mejoramiento Fluctuaciones en actitud hacia equipo

REGULACION

Nueva habilidad para expresar crticas constructivas Aceptacin de ser miembro del equipo Alivio porque parece que todo va a salir bien

ACTUACION

Los miembros tienen un entendimiento de los procesos personales y de grupo, una mejor comprensin de las virtudes y debilidades de cada uno. Satisfaccin del progreso del equipo

Definicin de la Misin del Equipo


Los proyectos generalmente responden a un propsito general, por ejemplo:
Mejorar los ndices de productividad de la obra Mejorar el proceso de adquisiciones de la empresa

La Misin Transformada en Objetivos Operacionales


"Mejorar los ndices de productividad de desarrollo de Sw" "Mejorar el proceso de atencin de Reportes"

Aumentar el trabajo productivo

Reducir el trabajo de mantencin

Reducir el tiempo que transcurre entre la solicitud y la asignacin del reporte de falla

Trabajando en Equipo
Claridad en la misin del equipo Funciones bien definidas Comunicacin clara Comportamientos que benefician al grupo Procedimientos definidos para toma de decisiones Participacin Equilibrada Reglas fundamentales establecidas Conciencia del proceso de grupo Usar mtodos cientficos y sistemticos para la toma de decisiones

Misin del Equipo


Claridad en las Metas

Hay acuerdo en la misin

Se cree realizable

Visin es clara y puede progresarse

Se entienden prioridades y pasos individuales

Indicadores de problema potenciales: Cambios frecuentes de direccin Discusiones frecuentes de qu hacer a continuacin Frustracin por falta de progreso Vacilacin Cuestionamiento excesivo de decisiones

Misin y Metas Operacionales


Ejercicio:
Definir Misin y Metas Operacionales de un Proyecto (10 min). Trabajar en grupos entre 3 a 5 personas.

Funciones
Funciones bien definidas

Se han especificado formalmente

Se entiende a quien corresponden y cuales se comparten

Usa el talento y motiva la participacin

Indicadores de problema potenciales: Funciones y asignaciones resultado de jerarqua Confusin de responsabilidades Miembros atascados en quehaceres tediosos

Comunicacin
Comunicacin Clara

Hablar con claridad y directo

Ser breve

Escuchar activamente

Evitar interrumpir

Compartir informacin en varios niveles

Indicadores de problema potenciales: Poca habilidad para expresarse Excesiva cautela Sorderas Menosprecios Opiniones que se expresan como hechos

Comportamientos que Benefician al Grupo


Iniciar discusiones Buscar informacin y opiniones Sugerir procedimientos para alcanzar meta Resumir Buscar el consenso Ser transigentes y creativos Eliminar la tensin grupal Elogiar y corregir justamente y aceptar lo mismo Clarificar y elaborar ideas

Procedimientos
Procedimientos definidos para toma de decisiones

Discutir como se tomar la decisin

Explorar asuntos importantes por encuesta

Buscar el consenso

Usar datos como base de las decisiones

Indicadores de problema potenciales: Ceder a opiniones presentadas como hechos Decisiones tomadas por una o dos personas Recurrir frecuentemente a reglas de mayora Decisiones tomadas por omisin

Participacin
Participacin Equilibrada

Desarrollar estilos naturales de participacin

Procurar la participacin de todos en la mayora de las discusiones

Recurrir a metodologas probadas para incrementar la participacin: lluvia de ideas, tcnica nominal de grupo, etc

Indicadores de problema potenciales: Demasiada influencia de algunos miembros Miembros monotemticos Miembros con muy poca influencia

Proceso de Grupo
Conciencia del proceso de grupo

Sensibilidad a comunicacin no verbal

Ver, or y sentir la dinmica de grupo

Contribuir tanto al proceso de grupo como al contenido de la reunin

Comentar e intervenir para corregir problemas en el proceso

Indicadores de problema potenciales: Falta de atencin a seales no verbales Comentarios que menosprecian contribuciones de alguien No se hace referencia a asuntos "bajo la superficie"

Mtodos Sistemticos
Usar mtodos cientficos y sistemticos

Exigir datos antes de tomar las decisiones

Utilizar herramientas de anlisis

Investigar causas fundamentales de los problemas

Buscar soluciones permanentes

Indicadores de problema potenciales: Insistencia en no necesitar datos Soluciones que se prueban sin pensar Acciones precipitadas

Las Reuniones
Es el lugar donde se mide el status de cada individuo Son la ocasin en que el grupo existe como tal y el jefe es percibido como lder Crean compromiso con las decisiones y sus objetivos Reuniones Ayudan a comprender mejor los propsitos individuales y colectivos Revisan, actualizan y agregan al conocimiento del grupo Definen el equipo, el grupo, la unidad

Reglas para Reuniones


Usen agendas o tablas Tengan un facilitador Tomen minutas Preparen la agenda siguiente Evalen la reunin Obtengan fechas y compromisos

Herramientas para la Toma de Decisiones en Equipo


Lluvia de ideas Tcnica nominal de grupos Herramientas Votacin mltiple

Otras

Lluvia de Ideas (Brainstorming) (1)


Es una reunin de un grupo reducido (8-10) en que se invita a los participantes a expresar libremente sugerencias sobre el tema en discusin evitando cualquier expresin de crtica sobre las ideas emitidas.

Ventajas La tormenta, o lluvia, de ideas posee una serie de caractersticas que la hacen muy til cuando se pretende obtener un amplio nmero de ideas sobre las posibles causas de un problema, acciones a tomar, o cualquier otra cuestin.

Lluvia de Ideas (Brainstorming) (2)


Utilidades Estimula la creatividad. Ayudando a romper con ideas antiguas o estereotipadas. Produce un amplio numero de ideas. A los componentes del grupo se les anima a expresar las ideas que vienen a su mente sin ningn prejuicio ni crtica. Este acriticismo debe extenderse a las ideas expresadas por los otros. Permite la implicacin de todos los miembros del equipo. Se construye un entorno que hace posible la participacin de todos.

Tcnica Nominal de Grupo (1)


Es una tcnica creativa empleada para facilitar la generacin de ideas y el anlisis de problemas. Este anlisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado, permitiendo que al final de la reunin se alcancen un buen nmero de conclusiones sobre las cuestiones planteadas. Ventajas Reduce la probabilidad de aparicin de conflictos. Permite la proliferacin de un buen nmero de ideas. stas son formuladas sintticamente. Se consideran las posiciones minoritarias. Todos los componentes del grupo participan.

Tcnica Nominal de Grupo (2)


Ventajas Se garantiza que el xito de las ideas no dependen de la brillantez en la exposicin de las mismas.

Utilidades Cristalizar todas las opiniones del grupo, equilibrando la participacin. Permite al equipo llegar rpidamente a un consenso. Hace posible que el anlisis se lleve a cabo de un modo altamente estructurado, permitiendo que al final de la reunin se alcancen un buen nmero de conclusiones sobre las cuestiones planteadas.

Votacin Mltiple (1)


En ocasiones se cuenta con una lista de ideas, o de datos verbales en general, bastante numerosa que es preciso reducir para centrar los esfuerzos en unos pocos, los que sean considerados por los miembros del equipo como los ms importantes. En estos casos puede ser de ayuda la votacin mltiple, que podemos definir como un sistema estructurado de series de votacin: la multivotacin (o votacin mltiple).

Votacin Mltiple (2)


Ventajas Permite a un equipo llegar rpidamente a un consenso con relacin a la importancia relativa de los asuntos, problemas o soluciones completando clasificaciones de importancia individuales en las prioridades finales de un equipo. Sirve de complemento a otras tcnicas, como la Tormenta de Ideas o la Tcnica Nominal de Grupo.

Votacin Mltiple (3)


Utilidades Crea compromiso con la opcin del equipo a travs de la igual participacin en el proceso. Pone a los integrantes callados del equipo en una posicin igual con relacin a los integrantes ms dominantes.

Diagrama de Matriz (1)


Este tipo de diagrama facilita la identificacin de relaciones que pudieran existir entre dos o ms factores, sean stos: problemas, causas y procesos; mtodos y objetivos; o cualquier otro conjunto de variables. Una aplicacin frecuente de este diagrama es el establecimiento de relaciones entre requerimientos del cliente y caractersticas de calidad del producto o servicio. La figura es un ejemplo de un formato habitual en el Despliegue de la Funcin de Calidad (QFD).

Diagrama de Matriz (2)

Ventajas Visualiza claramente los patrones de responsabilidad para que haya una distribucin pareja y apropiada de las tareas. Ayuda al equipo a llegar a un consenso con relacin a pequeas decisiones, mejorando la calidad de, y el apoyo a, la decisin final. Mejora la disciplina de un equipo en el proceso de observar minuciosamente un gran nmero de factores de decisin importantes. Utilidades Establecer la relacin entre distintos elementos o factores, as como el grado en que sta se da. Hace perceptibles los patrones de responsabilidad as como la distribucin de tareas

Diagrama de Matriz (3)

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