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Atencin al ciudadano. Manual bsico (1/6)


Autor: Jose Llongarriu Sarmiento

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Presentacin del curso

Las unidades encargadas de la coordinacin de la atencin al ciudadano tienen las funciones de difundir la informacin a toda la red de oficinas, orientar y asesorar al ciudadano ciudadano, recibir y tramitar las sugerencias y quejas, as como realizar funciones de registro y coordinar la Ventanilla nica. La legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, y por ende, su ubicacin en un archivo. Con este curso dividido en seis partes aprenders a disear, organizar, implantar y evaluar un sistema de gestin de calidad dentro del servicio de atencin al ciudadano, en esta primera parte todo lo referente a la creacin de archivos y la forma correcta de guardar la informacin generada en estas oficinas.

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1. Manual de tencin al ciudadano. Introduccin


El Observatorio para la Mejora de los Servicios Pblicos en su Gua Metodolgica de Buenas Prcticas, de 26 de julio de 2007, define una Buena Prctica, a nivel general, como un ejemplo de buen hacer, que establece una secuencialidad de actividades a seguir, a quienes desean emprender dicha prctica, en un contexto determinado. Ha de solventar los problemas que pretende resolver y para los que se ha implantado, alcanzando resultados positivos y ser susceptible de ser aplicada a otros mbitos, siendo pues las caractersticas bsicas de una Buena Practica: * Eficacia * Resultados positivos * Transferencia Este proyecto abierto pretende, con una metodologa sencilla, incidir en estos aspectos bsicos, a travs de una exposicin terica y casos prcticos del da a da de la oficina de un centro educativo, transferible a los ms de 5.430 Centros inscritos, en la Red Telemtica Averroes, a la hora de su redaccin. Cinco grandes grupos engloban este trabajo: * Archivo y Clasificacin * Creacin y Gestin Documental * Comunicaciones * Procedimientos ms habituales * La oficina tipo Abordaremos las siguientes cuestiones: * Aplicaciones informticas de gestin acadmica * Creacin y mantenimiento de bases de datos acadmicos * Recepcin, registro y mantenimiento de expedientes * Preparacin de escritos y comunicaciones a los interesados y elaboracin de documentos * Tramitacin de la documentacin del alumnado * Atencin telefnica, telemtica y presencial a los interesados * Apoyo a la gestin y tramitacin de las convocatorias de Becas * Registro de Entrada y Salida de documentos * Tareas de tramitacin relacionadas con la expedicin y registro de Ttulos Oficiales Espaoles. * Sellos Oficiales y su aplicacin prctica

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* Certificados: trmites y elaboracin * Correspondencia * Imagen Corporativa y su aplicacin prctica en la elaboracin de formularios de atencin al ciudadano * Tramitacin de Altas y Bajas del profesorado y P.A.S. * Gratuidad de libros de texto * Reciclaje en la oficina * Copias de seguridad de datos, entre otras.

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2. Atencin al coudadano.Objetivos y metodologa


El Manual pretende ser una ayuda eficaz para acortar los plazos de aprendizaje sobre el terreno o al menos, tener una visin global de la prctica administrativa para todo aqul que tenga por primera vez que organizar documentos, crear expedientes y atender al pblico. Es de esperar, no obstante, que con la ayuda de sus compaeros de trabajo, que le transmitirn habilidades para que pueda integrarse rpidamente en el equipo y el da a da, con su propia experiencia, pueda encontrar nuevas ideas para facilitar la gestin de los documentos en la oficina. En lnea con el objetivo del Manual, se elabora un mtodo didctico con una exposicin terica y casos prcticos para facilitar su comprensin. Estos ejemplos son supuestos que encontramos en la Secretara de un Instituto de Enseanza Secundaria. La legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, y por ende, su ubicacin en un archivo. DEFINICIN: Es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aqul orden, para servir como testimonio e informacin para la persona e institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. (Antonia Heredia) Los archivos estn formados por documentos, entendindose como tales y para el caso que nos ocupa, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material o formal. (Diccionario de Terminologa Archivistica) Estos documentos, al ser testimonio material de un hecho o acto, en la Secretara de un I.E.S., lo son como consecuencia de las funciones que tienen encomendadas por una normativa jurdica. Los documentos que nos encontramos presentan caractersticas diferentes dependiendo del soporte en que se registre la informacin, puede ser slo texto o documento textual, grfico como planos o mapas o mostrar una imagen en movimiento o un sonido, teniendo as documentos en imagen y sonoros. Independientemente de sus caractersticas, son los elementos formales con que cuenta la Administracin para cumplir con sus fines. Los documentos nacen o se reciben en las oficinas formando su archivo, pero transcurrido un cierto periodo, no son necesarios all, siendo aconsejable trasladarlos o bien eliminarlos, segn que documentos, aplicando la legislacin pertinente a los mismos. Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan documentos, pero no donde se conservan o acumulan. Los documentos estarn en ellas siempre y cuando sean

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necesarios para los empleados pblicos en su tarea diaria. Los documentos tienen un valor, con independencia de sus caractersticas, que viene dado por contenido, por su informacin o como sustentador de derechos, as tendremos documentos con: * Valor administrativo: el que tiene en cuanto es de utilidad para la propia oficina para la gestin diaria. * Valor legal: viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administracin y para los ciudadanos. * Valor histrico: caracterizado por la informacin que contiene y que puede servir para conocer mejor la historia de una institucin o de una comunidad. Podremos clasificar los documentos como activos, semi-activos y pasivos. Aplicando esta terminologa, los documentos con valor administrativo formaran los archivos activos, con valor legal el semi-activo y cuando pierden esos valores, formaran el pasivo. Fsicamente, los dos primeros se conservan en la oficina y el ltimo en la dependencia denominada Archivo. En el supuesto de que tras el anlisis de un documento llegsemos a la conclusin de su ausencia de valor, ni siquiera para una futura investigacin, lo mejor que se puede hacer es destruirlo. Nunca se debe incrementar el volumen documental de una institucin innecesariamente.

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3. Archivo atencin al ciudadano. Documentos


Los documentos pasan por diferentes fases o etapas desde su creacin: 1 fase: los documentos circulan y se tramitan. Son de uso frecuente, y reunidos y organizados forman el Archivo de oficina, con un nmero de aos de vigencia inferior a 5 aos. 2 fase: los documentos carecen de valor administrativo pero su conservacin es necesaria por su valor legal y son consultados con determinada frecuencia por la Administracin o los ciudadanos. Forman el Archivo intermedio, otorgndosele una vigencia como tal Archivo intermedio, entre 5 y 30 aos. 3 fase: o Archivo histrico, su consulta se lleva a cabo preferentemente por investigadores e investigadoras y superan los 30 aos. Para la Administracin, la conservacin de los documentos en todas sus fases, es de obligado cumplimiento, formando parte del Patrimonio Documental del Estado. Para facilitar la conservacin y garantizar los derechos de los ciudadanos, las Secretarias deben crear un Sistema de Archivo, que podemos definir como el conjunto de rganos donde se ubican los documentos en razn de su utilidad para la gestin administrativa, los ciudadanos y los investigadores y que est atendido por personal preparado y responsable, y que constituye el cauce por el que discurre el flujo documental de un Instituto. Este cauce debe estar perfectamente canalizado y permitir la eliminacin de documentos que obstaculicen su marcha. Clases de documentos.Hemos visto la definicin de documento de Archivo. Ahora vamos a considerar lo que se considera un documento Administrativo y los diferentes tipos que nos encontraremos en la oficina. Los Documentos Administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos, cumpliendo dos funciones, por un lado es un instrumento de constatacin que permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un instrumento de comunicacin, ya que estos documentos permiten la traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas naturales. Tienen eficacia erga omnes o general, es decir, hace prueba an contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de este. Son emitidos por un rgano administrativo (quedando excluidos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y las reclamaciones) y su emisin es vlida. Los documentos administrativos ms relevantes son aquellas emitidos en el marco del procedimiento, existiendo otro grupo que sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es slo una constatacin: las copias y certificados. Existen diversas clasificaciones, segn distintas doctrinas, una de ellas es: * Decisin: resoluciones y acuerdos.

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* Decisin: resoluciones y acuerdos. * Transmisin: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores. * Constancia: actas y certificados. * Juicio: informes. * Constatacin de otro anterior: copias y certificados Mencin aparte son los Documentos de los Ciudadanos: Son todos aquellos escritos dirigidos a la Administracin por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y estn o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso que tengan fondo o forma defectuosa, deber ser admitido por aquella, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanacin del mismo. Solicitudes Denuncias Clases Alegaciones Recursos Peticiones Reclamaciones No existen normas generales aplicables a la redaccin de documentos por parte de los ciudadanos. La Ley 30/92 de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y el Procedimiento Administrativo Comn *en adelante LRJAP-PAC), recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en caso de caso de solicitudes y de recursos. En el resto de los casos, slo ser necesario respetar una serie de extremos formales y generales: * Identificacin del emisor y destinatario (nombre, apellido y D.N.I. , en su caso) * La identificacin del destinatario se realiza mediante el sealamiento de la denominacin del rgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso de formulas especiales de tratamiento). * Identificacin de los lugares y medios de notificacin preferentes.

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4. Atencin ciudadana. Expediente


EXPEDIENTE.Constituye la unidad documental bsica en todo tipo de archivos y se define como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. (Diccionario de Terminologa Archivistica) El Expediente se forma mediante la agregacin sucesiva de todos los documentos, pruebas, dictmenes, acuerdos, resoluciones, notificaciones y dems diligencias que hayan de integrarlos por pertenecer al asunto que motiv la apertura del expediente. (Diccionario de Derecho Larousse) Su estructura debe ser lgica, coherente y cronolgica, ordenndose los expedientes de acuerdo con el procedimiento o trmite seguido. Los criterios para la formacin de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la oficina. Cada da las oficinas llevan a cabo una variedad de tareas que proporcionan una serie de servicios. Para asegurar que estas tareas se realizan conforme a una normativa, deben ser estructuradas de acuerdo a esta, estableciendo las actividades individuales pertinentes para cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que estas actividades generan nuevos contenidos, por lo que un expediente contendr diferentes tipos de informacin. Un acceso rpido a la informacin ser un factor clave en la gestin de estos expedientes, por lo que su almacenamiento de forma correcta minimizar el esfuerzo en los procesos de recuperacin. Debe evitarse la desmembracin y dispersin de los expedientes y la creacin de falsas series documentales. No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo informativo como fotocopias del B.O.J.A., fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc. Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de informacin para la oficina, despus deben destruirse. La proliferacin de este tipo de documentacin es causa de desorganizacin en los archivos. Los expedientes estarn individualizados en carpetillas de cartulina que agrupa a todos los documentos pertenecientes al mismo, pudiendo ser producidos en la misma oficina o recibidos en ella. A los expedientes se les ir aadiendo los documentos en el orden en que se produzcan. En general, la ordenacin de los documentos dentro del expediente ser cronolgica, su resolucin tiene una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento ser el ms antiguo y el ltimo el ms reciente. Los expedientes creados deben almacenarse en cajas tipo archivador definitivo, en cuyo lomo se anotar el titulo de la serie, expedientes que contienen y nmero de orden de las cajas.

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Cada expediente ser registrado en una base de datos con indicacin de su nmero, que nos indicar el orden dentro de su serie, as tendremos un sistema de informacin de la documentacin producida y facilidad de acceso a la documentacin por varios campos de recuperacin y la posterior reposicin de la documentacin extrada del expediente, siendo la devolucin a su orden original simple y rutinario. El Expediente electrnico.Con el desarrollo de las nuevas tecnologas se podr convertir progresivamente los actuales expedientes en soporte papel a digital, con el consiguiente ahorro de espacio y recursos actualmente conocidos. El expediente electrnico tendr la misma validez jurdica y probatoria que el expediente tradicional. La documentacin emergente de la transmisin electrnica a distancia, entre dependencias oficiales, constituir, de por s, documentacin autntica y har plena f a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo documento electrnico autenticado mediante firma digital, se considera como de la autoria del usuario al que se ha asignado la clave privada correspondiente (certificado digital). Hoy en da se han habilitado normas de obligado cumplimiento para la Administracin, como la Ley de Acceso Electrnico de Ciudadanos a los Servicios Pblicos (LAECSP), la Ley de Impulso de la Sociedad de la Informacin (LISI) o la Ley de Contratos del Sector Pblico que se configuran como el prolegmeno indispensable para la implantacin total del Expediente Electrnico en los tres niveles administrativos del Gobierno espaol. ... en aquellas sociedades donde se ha desarrollado al mximo las posibilidades de acceso a los expedientes administrativos por parte de los ciudadanos (Internet), se han reducido las posibilidades de abuso de poder y de la mala administracin, reduciendo la arbitrariedad al situar a las autoridades y a los funcionarios pblicos ante los ojos vigilantes de los ciudadanos. Ricardo Rivero Ortega, El expediente administrativo, de los legajos a los soportes electrnicos.

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5. Atencin ciudadana. Diagrama de flujo


Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo o proceso. Definiremos proceso como el conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados. Estos diagramas utilizan smbolos que representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino. Todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio hasta el trmino, estableciendo el nivel de detalle requerido en el proceso y delimitar los trminos. Favorecen la comprensin del proceso mostrndolo como un dibujo. Un buen diagrama puede reemplazar varias pginas. Permiten identificar los problemas y oportunidades de mejora del procedimiento y capacita a los nuevos empleados y a los que realizan la tarea, a introducir mejoras. La oficina debe ser capaz de adaptarse a los cambios externos, y para ello es necesario que tenga capacidad de innovar. Reorganizar las actividades basndose en procesos es muy til. Existen diversos tipos de diagramas, en el presente trabajo se ha optado por los diagramas de flujo que vienen incorporados por de serie en el programa Word de Microsoft, siendo muy extendido y de fcil acceso. Caso prctico.Creacin, archivo y recuperacin de expediente Antes de comenzar, algunas cuestiones tiles * Base de datos: conjunto de datos relacionados entre s, y organizados de tal manera que proporcionan una base para su utilizacin efectiva: recuperacin, modificacin, toma de decisiones y creacin de informes. La informacin est organizada en registros y campos. (Diccionario Informtico Hewlet-Packard) * ACCESS: programa cuya funcin principal es la gestin de datos. En si e3s una base de datos. Es una versin de uno de los gestores de bases de datos ms completos y funcionales. Este programa ofrece una serie de herramientas que nos permitirn mejorar la administracin de nuestra informacin, organizar mejor nuestro trabajo y perfeccionar la gestin de datos. * Tabla: conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contendr un nico dato relativo a una persona. Pasos.Paso 1.- Crearemos una tabla en vista diseo

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Paso 2.- Introduciremos nombre del campo y tipos de datos.

Paso 3.- Crearemos una clave principal Pulsaremos Guardar y pondremos nombre a la Tabla ALUMNOS ESO Paso 4.- Pulsaremos sobre el icono vista Introduciremos los datos de los alumnos/as y les otorgaremos un nmero de Expediente

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Asignado el nmero, podremos abrir el expediente.

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6. Atencin ciudadana. Creacin de expedientes

EXPEDIENTE TIPO

Abriremos la carpeta Expediente (Access) que tendremos en el escritorio. Se nos desplegaran varias tablas previamente creadas Pulsaremos sobre la que deseamos, y seguiremos los siguientes pasos:

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Paso 1.- Pulsamos Buscar *prismticos)

Paso 2.- Introduciremos los apellidos del alumno/a que buscamos Pulsaremos Buscar siguiente

Paso 3.- Tendremos localizado el nmero de expediente del alumno

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7. Atencin ciudadana. Creacin de expedientes (2/2)


Buscaremos el expediente en el archivo correspondiente. Esta operacin de recuperacin de un expediente debe tardar unos pocos segundos. Crearemos tantas Tablas como series documentales: personal docente, P.A.S., alumnos/as de bachillerato, de Ciclo Formativo, etc Los expedientes tendrn medidas superiores a la documentacin que guardan, como solemos trabajar con formato Din A4 (210x297mm), seria recomendable 430x225 mm.. Sern guardados en archivadores definitivos, tamao folio prolongado, para evitar que la documentacin de mayor tamao que podamos recibir se doblen dentro del archivador. RESUMEN

El expediente se devolver a su archivador una vez consultado

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8. Archivos de atencin ciudadana. Libros de registro


Libros de Registro.El registro es un instrumento jurdico, cuya finalidad es conseguir un sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos que se presentan en la Administracin y de los documentos oficiales que se envan a otros rganos o a particulares. En el caso que nos ocupa hablaremos de Libros de Entrada y Salida de Correspondencia. Registro de Entrada/Salida.Confiere efectos jurdicos a los actos, hechos o datos que a l se incorporan. Paralelamente, ofrece una informacin extensiva, bsica y sucinta de la prctica totalidad de los asuntos objeto de la actividad de la Secretara, de3 acuerdo con la siguiente estructura: *Fecha de entrada o salida del documento que se registra. * Nmero de orden del asiento. * Destino/Procedencia (ciudad) * Persona fsica o jurdica u organismo que suscribe el documento. * Persona fsica o jurdica u organismo al que se dirige. * Clase de documento. * Extracto de su contenido. * Observaciones. Entrada de Correspondencia ________________________________________

Fecha de

N de

Extracto Orden Llegada Procedencia Remitente Del de su Observaciones de contenido Da Documento Entrada mes

Clase

Salida de Correspondencia ________________________________________

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Fecha N de de Salida Orden de Dia salida mes Clase Destino Destinatario Del Documento

extracto de su contenido

Observaciones

La numeracin comenzar el primer da de comienzo del curso escolar administrativo: 1 de septiembre y finalizar el 31 de agosto del mismo curso. Especficamente se anotan todos los oficios, notificaciones, rdenes, comunicaciones, certificaciones y faxes emitidos o recibidos en Secretara.

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9. Archivos de atencin ciudadana. Sistema de organizacin


Registro de Entrada Sub-series Registro de Salida

Valoracin, seleccin y eliminacin: Conservacin permanente El funcionamiento de los Registros de Entrada/Salida ha permanecido invariable en el tiempo. Llega la documentacin a la oficina, se realiza el pertinente asiento en el Libro Oficial y se enva a las reas implicadas o destinatarias, conservando siempre una copia archivada y sellada. (ver sellos oficiales) Y es que la correspondencia siempre ha sido fsica y tangible. Por ello su informatizacin hasta la fecha poco ha aportado. A lo ms se ha creado un libro electrnico para facilitar la bsqueda. El auge de la correspondencia electrnica y la universalizacin del certificado digital, va a suponer un cambio importante en la forma de actuar y de entender los registros. El sistema deber comenzar a admitir gestiones electrnicas para las que la recepcin o reparto no va a necesitar de lugares fsicos. Sin cambiar los hbitos actuales, la gestin electrnica, incorpora un tratamiento anlogo al fsico.

Resumen:

Hoja del Libro de Salida de Correspondencia.-

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10. Archivos de atencin ciudadana. Series Documentales


El Documento como registro de informacin, cualquiera que sea su naturaleza, formato, soporte o medio, no existe slo y aislado en nuestras instituciones. Desde el momento en que se genera, se inicia un vinculo con muchos otros que se van a crear o recibir, por su actividad, su trmite y ciclo de vida, es decir, se va convirtiendo en un conjunto de documentos que apoyan la gestin. Y aunque su soporte fsico evolucione, el documento ser el mismo, desde que nace hasta su destino final, eliminarse cuando ya no sea til a la Administracin, o conservarlo para la cultura, historia o la investigacin. Esta agrupacin natural de los documentos para dar apoyo a las funciones, a los actos administrativos o competencias, de forma permanente y continua, sin importar sus caractersticas exteriores o sus tipos documentales, es lo que se constituye en SERIES DOCUMENTALES. La mayora se forman obedeciendo los procesos normativos de la Ley o los procedimientos internos reglamentarios. Las Series Documentales nacen en las oficinas y se conservan en los archivos. Fsicamente se separan por unidades documentales llamadas expedientes, carpetas, archivadores, libros, discos compactos, etc Es de tal magnitud la importancia de organizar las series documentales en nuestras oficinas, que el principio tradicional de Archivo como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona natural o jurdica, quiz, en un futuro, se defina como El conjunto de sus series documentales debidamente organizada. Clasificacin Para organizar y tratar la documentacin administrativa bajo criterios y mtodos uniformes, es decir, agruparla por conceptos o categoras dentro de una estructura jerrquica y lgica. La documentacin de la Secretaria se agrupa en conceptos que reflejan sus funciones dentro del organigrama del Instituto. Tiene una estructura jerrquica y lgica, es decir, cada apartado se puede dividir en sus componentes lgicos. Permite la identificacin y agrupacin de los documentos, sea cual sea su soporte, de acuerdo con las funciones propias de esta. Aplicando el cuadro de clasificacin adjunto, podemos agrupar de manera independiente la documentacin acadmica, del alumnado, del personal docente, P.A.S., comunicaciones, etc.

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11. Ordenar archivos de atencin ciudadana


Una vez que hemos establecido la clasificacin de los documentos atendiendo a las funciones de la Secretara, debemos fijar el orden de los documentos integrados en las series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendr una localizacin determinada con relacin a los otros. Los criterios de ordenacin han de establecerse de acuerdo con las caractersticas de cada tipologa documental y aplicarse de manera homognea por todo el personal de la oficina, tanto para la formacin de expedientes como la ordenacin de los mismos dentro de una serie documental. Tipos de ordenacin.* Cronolgico: se elige como unidad la fecha de los documentos. Ejemplo: Libro de Registro de Entrada / Salida * Alfabtico: se basa en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones. Ejemplo: Archivo de Ttulos Acadmicos. * Numrico: se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. Ejemplo: Archivo de expedientes de alumnos * Composiciones: consiste en la combinacin de las anteriores. Ejemplo: Archivo de determinadas series cronolgicas numricas como la Entrada de Documentos (fecha + nmero de orden). Los factores que influyen en la seleccin del sistema, depender de la clase de documento, la frecuencia de su consulta, la cantidad de documentos recibidos y procesados en un periodo de tiempo, la forma en que son solicitados los documentos, el tiempo que permanecer en la oficina, etc. Ejemplo de clasificacin de archivos (Archivo horizontal A-Z) de uso diario y sus series.- (ordenados alfabticamente) 1. Acuerdos colaboracin FCT 2. Asociacin antiguos alumnos 3. Ayudas Adquisicin libros a determinados alumnos Ayudas estancias en el extranjero

4. Bajas P.A.S. 5. Bajas personal docente 6. Becas 7. Biblioteca 8. Ciclo Formativo A

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9. Ciclo Formativo B 10. Ciclo Formativo C 11. Comisin de Convivencia-Equipo Tcnico 12. Comunicacin desplazamientos 13. Comunicados Consejos Escolares / Claustros de profesores/as 14. Correos electrnicos *documentos) 15. Entradas 16. Fax 17. Franquicia Correos 18. Listado alumnos por curso actual con fotografas / Bajas durante el curso 19. Partes de faltas 20. Salidas 21. Seguro Escolar 22. Telegramas *Oficiales) 23. Ttulos 24. Universidad de Cdiz

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12. Instalacin y conservacin de documentos


Es una fase muy importante a la hora de creacin de un archivo de oficina. La eleccin de determinado material y mobiliario puede ser determinante para el xito del sistema de archivo. La situacin de los archivos en la Secretara es fiel reflejo del nivel de gestin implementado. Clasificacin ordenacin recuperacin, son las operaciones bsicas de la organizacin de un archivo. Si fallan los soportes, el sistema tender al fracaso. Mobiliario de archivo.* Estantera: mueble compuesto por entrepaos o baldas de 90 a 100 cm de largo y de 30 a 40 cm de profundidad, dispuestas horizontalmente a una distancia entre ellas de entre 35 y 40 cm, sostenidas por soportes verticales y sin puertas, diseadas para organizar el espacio y para contener con la mxima eficacia archivos y documentos en la oficina. * Armario: son semejantes en estructura pero con puertas y cierre de seguridad. En la oficina es fcil encontrar una combinacin de las anteriores: estantera *abierta) en la parte superior y armario en la inferior, donde se suele guardar el material de papelera propiamente dicho (clips, grapas, cinta adhesiva, etc) * Archivador para carpetas colgantes: mueble metlico con cajones y sistema de rieles para su apertura, con capacidad de entre 40 y 60 carpetas colgantes, dependiendo del formato y documentos que albergue cada carpeta. Suelen ser expedientes en trmite y su ordenacin es alfabtica. Poseen cierre de seguridad y su sistema de apertura facilita el acceso a los expedientes con relativa comodidad. * Mueble vertical con tapa o porta planos: mueble metlico con tapadera y cierre de seguridad que permite archivar documentos verticalmente. Apropiado para determinada documentacin, como es nuestro caso, para Ttulos Acadmicos. Tiene el defecto de que se deterioran los documentos que contienen con el uso. La ordenacin de los documentos en su interior suele ser alfabtica. * Estanteras metlicas: son estantes de gran resistencia, pintadas y perfiles romos para evitar cortes. Son estantes modulares por lo que admiten ir solucionando gradualmente los problemas de archivo y conservacin, permitiendo su extensin si las necesidades del archivo as lo requiere. Son los ms utilizados en el archivo. Hasta ahora hemos visto mobiliario para archivar documentos en soporte papel, pero cada vez ms conviven diferentes soportes documentales en la oficina, por lo que la adaptacin y archivo de estos nuevos materiales tendrn una referencia posterior.

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Estantera Mueble carpetas colgantes Estantera metlica

Plano de Archivo formado por estanteras metlicas Material de archivo (contenedores de papel) Archivador A-Z: carpeta de estructura de cartn con bordes metlicos de refuerzo y etiqueta identificativa. Sistema de palanca con anillas, por lo que los documentos deben ser taladrados. Existen una amplia gama en el mercado en cuanto al material del que estn fabricados *cartn, plstico, etc) y una amplia gama de colores, por lo que son muy tiles para clasificar, segn que documentos en un determinado color.

* Carpeta colgante: carpeta de cartn con pestaas para su colocacin suspendida en su respectivo mueble. Tienen visor identificativo, por lo que su forma natural de clasificacin es alfabtica. La propia carpeta hace de carpetilla de expediente vivo o sin concluir.

* Archivador definitivo: contenedor de cartn

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