Cmo evitar el fraude por parte de los empleados

La malversacin y otros tipos de fraude financiero son tal vez las formas ms comunes de robo por empleados. Las empresas pequeas tienden a ser vctimas de este delito debido a que no cuentan con los sistemas de control necesarios para evitarlo. Utilice los siguientes consejos para proteger su empresa contra el personal sin tica. Mantenga las responsabilidades separadas Ningn empleado debe controlar una transaccin financiera de principio a fin. La persona encargada de girar los cheques jams debe estar a cargo de firmarlos. La persona que abre la correspondencia no debe ser la misma que registre las cuentas por cobrar y cuadre las cuentas. Al dividir las responsabilidades, ser ms difcil para el empleado robarle y manipular sus registros para ocultar el fraude. Retire personalmente sus estados bancarios No permita que alguien que puede cometer fraude tenga la oportunidad de destruir o sustraer evidencias de la malversacin. El propietario de la empresa o un contador externo deben ser quienes reciban todos los meses los estados bancarios en sobres cerrados y los cheques anulados. Revise estos cheques con detenimiento. Estudie a quin se le ha pagado, las firmas y los endosos en cada cheque. Mantngase alerta frente a seales de fraude como ser:

Cheques a proveedores o gente que desconoce Cheques por concepto de efectivo que son mayores que los montos que mantiene en la caja chica Firmas que parecen falsificadas Cheques faltantes o nmeros de cheques no correlativos Cheques pagados a terceros, pero endosados por alguien de su empresa Cheques donde no coincide el beneficiario con el nombre que usted tiene en sus registros

Vigile de cerca los cheques de la empresa No descuide los cheques de la empresa. Mantngalos en un cajn con llave y no le entregue la llave a nadie. Utilice cheques previamente numerados y revise frecuentemente si se registran nmeros de cheques faltantes. Implemente un procedimiento de "cheque anulado", donde se requiera que usted (el propietario) valide todas las anulaciones. Exija que todos los cheques por una cifra superior a un valor nominal lleven dos firmas (donde una de ellas sea la suya). Y, por ltimo, nunca firme un cheque en blanco. Firme personalmente todo cheque correspondiente a la planilla Es posible que ste sea un proceso lento, pero generalmente vale la pena el esfuerzo. Revise los cheques para verificar si se extendieron a gente que usted conoce. Si

encuentra un nombre que no recuerda, averige de quin se trata. Lleve una cuenta semanal de la cantidad de personas incluidas en su planilla de pagos y verifique ese nmero con la cantidad de cheques que usted tiene. Asegrese de que no se puedan hacer cambios en el archivo maestro de la planilla de su empresa sin su aprobacin y firma. Otra alternativa: disponga de una cuenta bancaria independiente para la planilla, deposite la cantidad exacta de su planilla en dicha cuenta y luego insista en realizar una conciliacin mensual. No pierda de vista sus cuentas por cobrar Asigne a ms de un empleado la tarea de contabilizar y verificar los recibos que ingresan. Verifique que todos los cheques que se reciben se endosen correctamente. Considere la compra de un sello con el texto "Slo para depsito" y selo en todos los cheques recibidos. De esta forma puede evitar que algn empleado lo cobre. Investigue personalmente los reclamos de clientes que plantean que no se les ha asignado crdito por concepto de los pagos realizados. Fotocopie el anverso y reverso de los cheques de clientes y asegrese de que se hayan depositado en su cuenta comercial. Insista en que su contador tome vacaciones Un empleado que est malversando fondos debe esforzarse permanentemente por ocultar este tipo de robo. Muchos pequeos empresarios se sorprenden al descubrir que empleados que aparentaban ser leales (jams tomaban vacaciones ni se ausentaban por motivos de salud) en realidad les estaban robando. La razn es sencilla: estos empleados deben estar permanentemente en la oficina para poder cubrir todo rastro de sus acciones. Insista en que los empleados encargados de la contabilidad o tenedura de libros tomen vacaciones una vez al ao. Idealmente, estas vacaciones deben tener una duracin de dos semanas y deben tomarse a fin de mes, de manera que coincidan con el cierre de libros. Aproveche este perodo para que un tercero revise los libros y busque discrepancias. Haga auditar sus libros en forma peridica Al menos una vez al ao, contrate a una entidad externa para que realice una auditora de sus libros. Con esta medida usted dificulta el encubrimiento de una malversacin por parte de un empleado. Esta auditora no debe ser programada y debe realizarse en forma sorpresiva. Asegrese de no realizarla en la misma fecha que el ao anterior. Si sospecha que se est cometiendo un fraude, considere una "auditora por posible fraude" en lugar de una "auditora general". Este tipo de investigacin apunta a descubrir y evitar este tipo de prdidas. Entienda sus libros Habitualmente, las malversaciones se presentan cuando los libros estn desordenados o no estn sujetos a supervisin, lo que permite a un empleado quedarse con efectivo y recibos. En su calidad de empresario, debe estar familiarizado con el sistema de contabilidad y mantenimiento de registros de su empresa. As, podr revisar los libros con facilidad y asegurarse de que nada falte. Si usted no es una "persona de nmeros", pida a su contador que dedique algn tiempo a mostrarle lo que debe buscar o bien tome

un curso de capacitacin en contabilidad o tenedura de libros. Confiar la supervisin de este aspecto crtico de su empresa a otra persona slo allanar el camino para el fraude. No descuide la seguridad de su software de contabilidad No permita el acceso de personal no autorizado al software de contabilidad. No conecte la computadora que contiene los registros contables a la red. Asegrese de que tanto la computadora como el software se encuentren protegidos por contraseas. Cambie la contrasea en forma peridica para evitar que personal no autorizado tenga acceso a este programa. Si todava utiliza libros mayores de papel, mantngalos bajo llave.