SISTEMA DE CONTABILIDAD AGRICOLA EMPRESAS DE PEQUEOS

PARA

PRODUCTORES

Santiago, agosto de 2002

INDICE ASPECTOS GENERALES PRIMERA PARTE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PRODUCTORES AGRICOLAS DE UNA EMPRESA DE PEQUEOS

FIGURA 1: ORGANIGRAMA FUNCIONAL BASICO PARA UNA EMPRESA CAMPESINA A.1.- rea de Produccin A.2.- rea de Operaciones B.1.- rea Comercial B.2.- rea de Administracin SEGUNDA PARTE 2.1. EL SISTEMA DE CONTABILIDAD AGRCOLA DE LA EMPRESA

Esquema del Sistema Contable Flujo de Operaciones del Sistema Contable Comprobantes de Ingresos y Egresos: (Formato N 1) Los comprobantes de ingresos Los comprobantes de egreso Comprobante nico Contable Libro Compras: Libro de Ventas: Libros de remuneraciones y retenciones y/o registros de sueldos: Planilla o Tarjeta de existencia: (Formato N 2) Planilla de registro de costos (Formato N 3) 2.2. PLAN DE CUENTAS Estructura y codificacin del Plan de Cuentas Algunas Consideraciones al Plan de Cuentas Definiciones de Activos Fijo y Realizable Normas sobre contabilizacin de Subsidios otorgados por INDAP, PRODECOP, FIA, FOSIS, PROCHILE Y OTROS Depreciaciones

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2.3. INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN Planilla de caja o libro de caja: (Formato N 4) Registro de cuentas por pagar: (Formato N 5) Registro de cuentas por cobrar: (Formato N 6) 2.4. SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE LOS DATOS TERCERA PARTE NORMATIVA TRIBUTARIA ASOCIADA A LA CONTABILIDAD TRATAMIENTO TRIBUTARIO DE LAS RENTAS DE PRIMERA CATEGORIA DERIVADAS DE LAS ACTIVIDADES AGRICOLAS A) Generalidades B) Sistema de Renta Presunta 1.- Monto de la renta presunta 2.- Clculo del Impuesto de Primera Categora 3.- Determinacin del lmite anual de ventas de 8.000 Unidades Tributarias Mensuales 4.- Sistema de Renta Efectiva Balance General Estado de Resultado ANEXOS Formularios Sistemas Contables Plan de Cuentas Procesamiento Electrnico de Datos

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ASPECTOS GENERALES Este sistema de contabilidad agrcola ha sido elaborado por un equipo consultor de PROMER en el marco de un convenio de trabajo con el Proyecto PRODECOP IV Regin. Los pequeos y medianos agricultores se enfrentan actualmente a nuevas realidades. La apertura de mercados los obliga a dirigir sus esfuerzos hacia los clientes, orientando sus actividades hacia los aspectos comerciales para insertarse y permanecer en el mercado con productos de calidad y con los volmenes y periodicidad demandada. El objetivo de este sistema de contabilidad y tributacin agrcola es entregar a los dirigentes y administradores de cada Empresa Campesina una gua para contribuir a la buena gestin de los negocios asociativos que estn desarrollando o que se implementarn en el futuro, a travs de la aplicacin de un sistema de contabilidad que permita registrar en forma clara, precisa y oportuna las operaciones tanto comerciales como administrativas que realiza la empresa para generar antecedentes, que les permitan controlar permanentemente la marcha de las actividades y tener informacin actualizada de lo que est pasando, de tal manera que puedan ir tomando las decisiones que corresponda para lograr la sustentabilidad y permanencia de las organizaciones en el tiempo. Este sistema contable tributario est diseado en forma general para cualquier tipo de empresa agrcola o agroindustrial. Sin embargo, dependiendo del tipo de unidad de negocio que desarrollen; existirn nombres de cuentas o planillas de registro de costos especficos para cada actividad o proceso (frutales, apicultura, floricultura, servicios, etc.) El sistema est estructurado en tres partes independientes entre s, lo cual significa que pueden ser ledas y usadas en forma separada. La primera parte explica la estructura organizativa bsica que debe tener una organizacin campesina con negocios asociativos a fin de precisar los mbitos de accin y responsabilidad de la Sociedad, al establecer los procedimientos contables y de control interno. En la segunda parte se expone el sistema de contabilidad agrcola que deber implementar la empresa. La tercera parte presenta los aspectos tributarios relacionados con la contabilidad agrcola. El sistema propuesto se basa en un sistema manual de procesamiento de datos, el que podra incorporarse a un sistema electrnico de procesamiento de datos si la empresa est en condiciones (ver punto 2.4) El requisito bsico para que opere este sistema contable es que se mantengan al da los registros contables de la Empresa, ya que a travs de ellos se proporcionarn todos los datos de la operacin. Como las organizaciones van creciendo debido a los mayores y mejores negocios, es necesario una vez al ao, revisar, modificar y actualizar este sistema, de tal manera de incorporarle todo lo referente a los nuevos negocios que sea necesario desarrollar y controlar. Adems se debern incorporar los nuevos aspectos tributarios que afecten al sector. La actualizacin del sistema es responsabilidad de la persona a cargo de la funcin administrativa de la Empresa y del profesional del rea.
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PRIMERA PARTE: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PRODUCTORES AGRICOLAS DE UNA EMPRESA DE PEQUEOS

El funcionamiento de todo sistema contable, debe apoyarse en una slida organizacin de la empresa que asegure una racional distribucin del trabajo para no recargar con nuevas tareas a los mismos dirigentes. A continuacin se presentan los criterios funcionales de organizacin que deberan seguir las Organizaciones, para mantener: 1. Una adecuada divisin del trabajo. 2. Un adecuado y oportuno control sobre la marcha de sus actividades productivas y comerciales. 3. Eficientes niveles de informacin hacia los socios que promuevan una adecuada participacin. Deberan existir, a lo menos: a) Dos reas bsicas de trabajo: rea de Asistencia Productiva-Tecnolgica rea de Operaciones. b) Dos reas de apoyo a las dos anteriores: rea de Administracin. rea Comercial.

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FIGURA 1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL BASICO PARA UNA EMPRESA CAMPESINA

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS

CONSEJO DE ADMINISTRACIN O DIRECTORIO

GERENTE O ADMINISTRADOR

AREA DE ADMINISTRACIN

AREA TCNICA DE PRODUCCIN

AREA DE OPERACIONES

AREA COMERCIAL

FINANZAS CONTABILIDAD COMPRAS INVENTARIO

ASISTENCIA TCNICA ASISTENCIA PRODUCTIVA CONTROL CALIDAD

RECEPCIN DESPACHO MANTENIMIENTO TRANSPORTE BODEGA

PROMOCIN INVESTIGACIN INFORMACIN ESTRATEGIA DE MERCADO VENTAS POST VENTA PROYECTOS

A.1.- rea de Produccin Es la que apoya las labores productivas y tecnolgicas de la Sociedad y de los agricultores en forma individual, brindando, si es preciso, asistencia tcnica a travs de programas propios (si la Organizacin es Empresa de Transferencia) o con terceros (Consultoras). En el corto plazo, es el rea de mayor importancia, por cuanto es la responsable de obtener los mejores rendimientos y productos de buena calidad para comercializar. Deber estar dirigida por un socio o no socio con experiencia y conocimiento en los procesos productivos. Esta persona ser responsable de la coordinacin con los tcnicos de transferencia, internos o externos y con el jefe del rea comercial.

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A.2.- rea de Operaciones Es responsable de las actividades de la bodega: recepcin y despacho de insumos y productos, pesaje y almacenamiento. Deber programar, dirigir y controlar tambin la operacin de todas las unidades de negocio que existan, como ser: maquinaria agrcola, fletes, etc. para lo cual deber estar coordinado con los jefes de las reas de produccin y comercial. El Jefe de esta rea debe ser una persona dinmica y con iniciativa. Ms adelante, cuando sea posible contratarlo, debera ser un tcnico con conocimientos de control de procesos y de administracin. Dependiendo del tamao de la organizacin, el rea de operaciones puede estar a cargo del Jefe de Produccin. B.1.- rea Comercial Rene las actividades de venta y promocin de la Empresa, bsqueda de mercados, recoleccin de informacin de precios y mercados, visitas a clientes actuales y potenciales. Esta rea es la responsable de establecer y desarrollar la estrategia comercial y llevar a cabo las ventas con los mejores resultados; as como las actividades de post-venta que se requieran. Deber buscar y obtener los recursos necesarios ( transporte, almacenaje, locales) para lograr con xito las transacciones comerciales. En lo inmediato, el rea comercial estar dirigida por el Gerente o Administrador de la Sociedad. Ms adelante, el jefe de esta rea deber ser una persona con experiencia comercial en productos agropecuarios y agroindustriales y contactos con clientes de mercados mayoristas o minoristas a nivel nacional e internacional. Deber trabajar estrechamente coordinado con los responsables de las reas productivas y de operacin. En el futuro, se deber incorporar en esta rea, el estudio de nuevos negocios y servicios, mediante la formulacin y anlisis de los proyectos respectivos. B.2.- rea de Administracin En esta rea se centralizan las labores administrativas y financieras de la Empresa: Compras, facturacin, pagos, cobranza, contabilidad. Tambin es responsable de la implementacin y actualizacin de los procedimientos y registros de control interno. Es la encargada de tener los reportes al da de los resultados econmicos- financieros de cada negocio y de la Empresa en su conjunto. La persona responsable de esta rea debe tener experiencia en Administracin y Finanzas, con conocimientos de contabilidad, computacin y adems debe ser ordenada. Por razones de control interno, la funciones de contabilidad sea interna o externa las debe hacer una persona diferente a la que lleva las finanzas (manejo de dinero: cobranzas, pagos, caja chica, etc). Tambin la persona que haga las compras y tome los inventarios en la bodega, debe ser una persona diferente al encargado comercial y debe estar en el rea de administracin. El rea de administracin debe estar a cargo de una persona ordenada con conocimientos de contabilidad y administracin financiera.
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SEGUNDA PARTE: 2.1. EL SISTEMA DE CONTABILIDAD AGRCOLA DE LA EMPRESA Esquema del Sistema Contable: El sistema de contabilidad agrcola se basa en la implementacin de los registros de entradas (ingresos) y salidas de dinero (egreso); en la centralizacin de los libros de compra, venta, remuneraciones, en plantillas de registro de costos y en la implementacin de tarjetas de existencia. Toda esta informacin se traspasa para su registro contable al libro caja americano y su resultado final al libro inventario balance (Figura 2) FIGURA 2

C. I. C. E

Libro Compra

Libro Ventas

Sistema centralizado Caja Americano

Inventario Balance

Libro Remunera

Libro de Retenciones

Balance General

Planilla de costos

Formulario / tarjetas de existencia

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Flujo de Operaciones del Sistema Contable: El sistema de contabilidad agrcola propuesto establece reas de responsabilidad operativas, las que se representan en la Figura 3. Comprobantes de Ingresos y Egresos: (Formato N 1) Los Comprobantes de Ingreso y Comprobantes de Egreso son documentos que elabora el encargado de administracin, en donde se registran todas las operaciones que originan movimientos de dinero y valores, alimentan directamente a la contabilidad. Ejemplos: Al pagar la compra de materiales se debe hacer un CE; Al recibirse dinero de una cuota social o de un subsidio debe elaborarse un CI; Al ingresar el dinero de una venta se hace un CI; Al entregar dinero para un viaje se hace un CE

Los comprobantes de ingresos son documentos que se usan para registrar las entradas de dinero de la organizacin, tales como: crditos recibidos ventas cuotas sociales aportes de capital subsidios, etc.

Los comprobantes de ingreso deben ser numerados y detallar en forma clara y precisa el origen del ingreso. Deben tener adems la fecha y estar firmados por el Administrador y el Presidente de la Organizacin, como forma de control. Los comprobantes de egreso son documentos que se usan para registrar las salidas de dinero de la organizacin, como ser: compras de materiales e insumos pagos cobranzas crditos reparaciones pago de sueldos u honorarios viticos, etc.

Todo egreso de dinero debe estar respaldado por una boleta, factura o recibo.

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Los comprobantes de egreso debern ser numerados y con la firma de quien recibe el dinero. Deben tener adems la fecha y estar firmado por el Administrador y el Presidente, quienes autorizan y aprueban la salida de dinero. Para facilitar el registro y control de los comprobantes se propone un formato que incluye los dos tipos de movimientos, es decir ingresos y egresos el cual llamaremos Comprobante nico Contable, debiendo confeccionarse en original y una copia. Formato 1 COMPROBANTE UNICO CONTABLE N LUGAR Y FECHA: PAGADO O RECIBIDO DE: INGRESADO CONCEPTO: O PAGADO POR EL SIGUIENTE MONTO $ DE Ingreso Egreso DE

SON:

RECIB SI N CHEQUE N IDO O O PAGA DO EN EFECT IVO FIRMA RUT: USO EXCLUSIVO DE CONTABILIDAD

BANCO

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CONTABILIZACION: $

DEBE $

HABER

CUENTA VB VB

SUBCUENTA CONTA DOR

Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante nico contable se archiva junto con la boleta, factura o gua correspondiente, que sirve de respaldo. Al inicio de cada mes deben ser enviados al contador para su registro en la contabilidad. Libro Compras: En este libro se registran todas las compras realizadas en el mes, factura por factura, adems de las Notas de Dbitos o Crditos recibidas segn corresponda. Permite determinar al final del perodo, el total del IVA por compras para confeccionar el formulario N 29 de IVA. Al finalizar cada mes el contador debe centralizar este libro, debiendo clasificar las compras de acuerdo al siguiente criterio: si son cuentas de inventario, activo realizable (siembras o productos en proceso), activo fijo o cuentas de gastos de administracin. Como ejemplo tenemos: ----------------------------- X ------------------------Activo Fijo 100.000.Flores 200.000.Semillas 500.000.Plsticos 100.000.Fletes 50.000.Telfono 20.000.IVA Crdito Fiscal 175.000.Proveedores por Pagar

1.145.000.-

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Glosa: Centralizacin libro compras mes de Enero ----------------------------X ----------------------------------Observacin: De acuerdo al Reglamento de contabilidad Agrcola del D.S. 1139 del Ministerio de Hacienda, todas las compras o adquisiciones de plantas, semillas, abonos, pesticidas, etc. que se utilicen en la produccin, deben tratarse como partidas del activo realizable o circulante. Libro de Ventas: En este libro se registran todas las ventas efectuadas en el mes, que pueden ser de dos tipos: a) Las ventas directas al consumidor, que se efectan a travs de las boletas de venta, debiendo registrarse totales por da, con indicacin del primer y ltimo nmero de dicho documento. b) Las ventas a intermediarios o distribuidores, con facturas de venta, debindose anotar cada uno de los documentos emitidos, adems de las notas de Dbito o Crditos, segn corresponda. Una vez al mes, el contador debe centralizar este libro, para determinar que productos se han vendido y en qu cantidad o volumen y posteriormente contabilizar el costo de venta de dichos productos, de acuerdo con los registros de existencias. Como ejemplo tenemos: --------------------------- X ---------------------clientes por cobrar 354.000 Venta de rosas 150.000 Venta de claveles 150.000 IVA dbito fiscal 54.000 Glosa: Centralizacin libro ventas mes de enero. ------------------------- X ------------------------Es muy importante que se registre en cada factura o boleta un detalle del tipo de producto vendido y la cantidad. Libros de remuneraciones y retenciones y/o registros de sueldos: Si la Empresa tiene mas de 5 trabajadores, debe llevar libro de remuneraciones y si tiene menos de 5 deber llevar una planilla o registro remuneraciones para controlar los sueldos o bien honorarios.
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En estos libros o registros se registran las remuneraciones y/o honorarios pagados mensualmente a los trabajadores y/o profesionales, sealando sus honorarios, sueldos base, asignaciones u otros beneficios y los descuentos efectuados por concepto de imposiciones u otras partidas. Mensualmente el contador debe centralizar estos libros o registros, para distribuir luego la mano de obra entre las diferentes reas de trabajo y procesos. En el caso de la mano de obra que se utilice en produccin, se deber activar llevndola a la cuenta del activo realizable (siembras u otros). La mano de obra de administracin se llevar directo a gastos de administracin. El pago de honorarios o sueldos que se financian con subsidios otorgados por el Estado, se debern rebajar de la cuenta de pasivo a travs de la cual se registr el ingreso. La documentacin de los trabajadores como sueldos, contratos de trabajo, planillas de imposiciones, etc. deben estar en la oficina donde opera la empresa. Planilla o Tarjeta de existencia: (Formato N 2) La Planilla o tarjeta de existencia es un documento que tiene por finalidad controlar en forma fsica y monetaria ($) la entrada o salida de productos, mercaderas o insumos que van a ser comercializados a travs de la empresa o que sern usados en el proceso productivo. Ejemplos: sacos comprados y vendidos, kilos comprados, litros vendidos, unidad compradas, etc. Este registro se debe llevar por cada producto, mercadera o insumo. En el caso que la tarjeta de existencia sea de un producto que participa del proceso productivo de la empresa, deber rebajarse a travs de la planilla de registro de costos. (Formato N 3) Este registro es un auxiliar de la contabilidad y permite conocer con exactitud, en cualquier momento, cuanto queda en stock de un determinado producto, mercadera o insumo, as como la cantidad que ha ingresado en un periodo o bien cuanto ha salido. Tambin es un registro que permite controlar el origen y destino que se le dio a los insumos o productos en inventario. Este registro debe llevarse al da en forma permanente y es responsabilidad de la persona que est a cargo de la bodega (rea de operaciones).

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Planilla de registro de costos (Formato N 3) Este registro tiene por finalidad controlar adecuadamente las imputaciones que corresponde efectuar a los costos de produccin o elaboracin, por cada desembolso que realiza el agricultor o empresario agrcola por concepto de compras de semillas, fertilizantes, abonos, pagos de remuneraciones, fletes, honorarios, etc. Dicho registro permite conocer en forma diaria y detallada, tanto la cantidad de insumos utilizados como las horas empleadas en la elaboracin o produccin de cada producto o proceso de stos. En efecto, la referida planilla registra en forma detallada la informacin relacionada directamente con: Cantidad de fertilizantes o abonos empleados. Nmero de jornadas o cantidad de horas / hombres trabajadas Nmero de jornadas o cantidad de horas / mquinas Nmero de jornadas animal. Etc.

En resumen, dicha planilla representa la cuantificacin en tiempo y cantidad de elementos a emplear, por cada una de las faenas a realizar, dependiendo stas, de las caractersticas operacionales propias que tenga la actividad agrcola en desarrollo. Al final del mes, cada uno de stos componentes o asignaciones de costos, debidamente valorizados por Unidad de Contabilidad o por el profesional del rea sea este interno o externo, deben centralizarse en el sistema contable principal, afectando de acuerdo con las normas que establece el Reglamento de Contabilidad Agrcola, partidas del Activo Circulante o Realizable, las que deben estar en completa concordancia con el Plan de cuentas definido previamente, para la actividad agrcola. Por otra parte, cabe sealar que estas planillas deben prepararse con cada una de las etapas inherentes a los procesos productivos agrcolas propiamente tal, accin que finaliza una vez que el producto se encuentra cosechado, puesto en bodega y/o disponible para el consumo o comercializacin, momento tambin en que se estar en conocimiento cabal de su costo real final. (Figura 4) Aquellos agricultores que utilicen el sistema de precios estndar o prefijados para l costeo de sus productos, le es recomendable la aplicacin de la Planilla de Registro de costos, en atencin a que su uso, les permitir comparar valores de mano de obra y cantidad de insumos reales con dichos costos predeterminados, posibilitndolos a efectuar los ajustes correspondientes, a las desviaciones que se produzcan al respecto. Finalmente, cabe hacer presente que la Planilla de Registro de Costos debe confeccionarse diariamente, debiendo efectuarse un resumen mensual de sus movimientos para ser entregado a la Unidad de Contabilidad o al Profesional, segn corresponda, directamente por el responsable del rea de Produccin.
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Se acompaan tres tipos de Planillas para diferentes actividades, estas son: 1. Para registro de Costos de Produccin Agrcola. 2. Para registro de Costos de Procesos Agroindustriales. 3. Para registro de Costos de Packing o Post cosecha. 2.5. PLAN DE CUENTAS Estructura y codificacin del Plan de Cuentas La estructura y codificacin del Plan de Cuentas propuesto, se presenta en el anexo N 1, el cual puede ser adaptado segn las caractersticas de la actividad de la Empresa. Algunas Consideraciones al Plan de Cuentas En atencin a las caractersticas propias de la actividad agrcola y en consideracin a que la informacin debe registrarse teniendo presente todos los principios de contabilidad generalmente aceptados, el Plan de Cuentas propuesto ha sido definido bajo estos preceptos contables, motivo por el cual, podr adaptarse a cualquier tipo de explotacin agrcola, efectuando las adecuaciones o cambios que la experiencia aconseje. Definiciones de Activos Fijo y Realizable El Reglamento de Contabilidad Agrcola, define especficamente algunos conceptos contables con respecto al destino y/o uso de determinado tipos de Activos, en especial lo concerniente al Activo Fijo o Inmovilizado y al Activo Realizable, por esta razn, es importante tener presente lo que establece la norma legal, con respecto a dichos activos: Los Artculos 4 y 5 del Reglamento de Contabilidad Agrcola sealan: Por activo fijo o inmovilizado, los bienes destinados a una funcin permanente de la actividad agrcola como ser: predios, construcciones, derechos de aprovechamiento de agua, obras de regado y drenaje, captaciones de agua, silos, casas patronales y de inquilinos, instalaciones, maquinarias, vehculos, plantaciones frutales y no frutales, bosques naturales, animales que se destinen a la reproduccin, a la lechera, al trabajo o a la produccin de lana o pelo, aves de postura y reproduccin, y los animales que se adquieran o cren en el predio para los mismos fines, aunque todava no estn cumpliendo sus funciones. Los animales sealados se considerarn bienes fsicos del activo fijo hasta el ejercicio anterior a aqul en que se enajenen. Asimismo los bosques y plantaciones no frutales sern considerados bienes del activo fijo hasta el ejercicio anterior al de su explotacin. Por activo realizable, aquellos bienes que pueden negociarse habitualmente y los de liquidacin y consumo inmediato, como ser: bienes cosechados, semillas, fertilizantes, plaguicidas, maderas, productos por cosechar provenientes de plantaciones o siembras, stas ltimas efectuadas en el ejercicio, y los animales no comprendidos en el nmero anterior, etc.
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Normas sobre contabilizacin de Subsidios otorgados por INDAP, PRODECOP, FIA, FOSIS, PROCHILE Y OTROS Los subsidios que se reciban de los organismos indicados precedentemente, debern contabilizarse de acuerdo a las normas que dispongan los documentos que concedan dichos subsidios. Por lo general, la normativa establece que este tipo de aportes se registren en cuentas de Pasivo Exigible, contra las cuales deben imputarse los egresos que consideren los respectivos proyectos ya que mientras no sean rendidos a satisfaccin del que otorga el subsidio, stos pueden exigir su restitucin o devolucin. En aquellos casos, en que las resoluciones no indiquen ningn procedimiento, deber actuarse en conformidad a los principios contables de general aceptacin. Depreciaciones Un aspecto importante a considerar dentro del esquema de la Contabilidad Agrcola, lo constituye la Depreciacin a la que estn sujeto los bienes del activo fijo o inmovilizado. Al respecto, cabe sealar que con la excepcin de los terrenos, la mayora de los activos fijos tienes una vida til limitada, o sea, que darn servicio a la actividad durante un nmero determinado de futuros perodos contables. El costo del activo se encuentra sujeto, propiamente, a ser cargado como un gasto en los perodos contables en los cuales el activo se utilice. El proceso contable para esta conversin gradual de activo fijo en gastos se conoce como depreciacin En la explotacin de la actividad agrcola existe, segn normas del S.I.I., la siguiente cantidad de tipos de bienes, que deben considerarse como componentes del Activo Fijo: Tipo de Bienes Tractores, segadoras, cultivadoras, fumigadoras, motobombas, pulverizadoras ....... Cosechadoras, arados, esparcidoras, de abono y de cal, mquinas de ordear ......... Esquiladoras mecnicas y maquinarias no comprendidas en la descripcin anterior .... Vehculos de carga, motorizados, como ser camiones, trailers, camiones fudres y acoplados, camionetas ...................................... Carretas, carretones, carretelas .................... Vehculos de movilizacin, motorizados, como ser: furgones, jeeps .............................. Depreciacin o vida til normal 8 aos 12 aos 15 aos

6 aos 25 aos 8 aos

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Construcciones de material slido, como ser silos, casas patronales y de inquilinos, lagares, etc.......................................................... Construcciones de adobe y madera, estructuras metlicas ................................................ Instalaciones en general y colosos de tiro animal ................................................................ Animales de trabajo ....................................... Toros, carneros, cabros, verracos, potros, y otros reproductores ..................................... Gallos y pavos reproductores ....................... Nogales, paltos, ciruelos, manzanos, almendros Viedos, segn variedad ................................ Limoneros y perales ....................................... Duraznos ....................................................... Otras plantaciones frutales no comprendidas anteriormente ............................................... Olivos ............................................................ Naranjos ....................................................... Perales .......................................................... Organo ........................................................ Alfalfa .......................................................... Animales de lechera (vacas) ....................... Gallinas ........................................................ Ovejas .......................................................... Yeguas .........................................................

50 aos 20 aos 10 aos 8 aos 5 aos 1 ao 20 aos 12 a 25 aos 12 aos 10 aos 15 aos 50 aos 30 aos 30 aos 10 aos 4 aos 8 aos 18 meses 5 aos 15 aos
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Porcinos de reproduccin (hembras) .......... Conejos machos y hembras ........................ Caprinos ..................................................... Asnales ....................................................... Postes y alambradas para vias .................. Tranques y obras de captacin de aguas: a) Tranque propiamente tal. Por ser de duracin indefinida no es depreciable. b) Instalaciones anexas al tranque, Bombas Extractoras de agua, estanques e instalaciones similares en general ................................... Canales de Riego: a) Sin aplicacin de concreto o de otro material de construccin, su duracin es indefinida, por lo tanto no es depreciable. b) Con aplicacin de concreto o de otro de construccin, se trata de obras generalmente anexas, o simplemente tramos de canal mismo y su duracin segn del caso ser: - De concreto .............................................. - De fierro pesado ...................................... - De madera ................................................. Pozos de riego y de bebida. Se aplica la depreciacin nicamente sobre los refuerzos, instalaciones y maquinarias destinadas al mayor aprovechamiento del pozo en la siguiente forma: - Cemento u hormign armado .................... - Ladrillo ...................................................... - Bomba elevadora de agua ......................... Puentes. Segn el material empleado en la construccin: a) De cemento ............................................... b) Metlico .................................................... c) Madera ...................................................... Tuberas para agua potable ............................

6 aos 3 aos 5 aos 5 aos 10 aos

10 aos

100 aos 50 aos 30 aos

20 aos 15 aos 20 aos

100 aos 50 aos 30 aos 20 aos

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2.6. INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN Planilla de caja o libro de caja: (Formato N 4) Su objetivo es controlar todo el dinero que entra o sale de la empresa. Es decir, en l se registran todos los comprobantes de ingresos y egresos de dinero elaborados. El libro de Caja es un elemento de control interno. Su elaboracin comienza al inicio de cada mes, por el encargado de finanzas de la Empresa en base a todos los CI y CE que se vayan confeccionado durante el mes. El libro de caja tiene cinco columnas y est dividido en dos partes: una de ingresos de dinero y otra de egresos de dinero. En el se debe indicar: fecha, el nmero de comprobante, nombre de la persona o institucin que origin el ingreso / egreso o a quien se entreg el dinero, monto del ingresos o egreso y el saldo. Formato 4 PLANILLA O LIBRO DE CAJA MES: _________________________ INGRESOS

Fecha N Compr. Nombre o institucin

Monto $

Saldo $

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MES: _________________________ EGRESOS Fecha N Compr. Nombre o institucin Monto $ Saldo $

Registro de cuentas por pagar: (Formato N 5) Este registro se usa para llevar un control de los pagos o compromisos de la organizacin a fecha. Este registro lo elaborar el encargado del rea de administracin y debe llevarlo actualizado permanentemente. Este registro es importante porque nos permite saber con anticipacin los compromisos financieros de la organizacin y tomar las medidas a tiempo para cumplirlos. Registro de cuentas por cobrar: (Formato N 6) Este registro se usa para llevar un control de los clientes o deudores de la organizacin (los que nos deben). Este registro es importante porque nos permite saber en forma permanente quienes nos deben, cuanto (monto $) y la fecha en que deben cancelar. Adems nos facilita la cobranza de esas deudas.

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Este registro lo elabora el rea de administracin y debe actualizarlo permanentemente, cada vez que se produzca una venta al crdito o nos cancelen una deuda por el mismo concepto.

2.7.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE LOS DATOS

Todos los datos recogidos en las diferentes operaciones de la Empresa convergen a la Contabilidad, se procesan en forma electrnica y se harn los registros contables. El sistema contable propuesto para la Empresa ejecuta operaciones y proporciona entre otra, la siguiente informacin: registra los movimientos financieros de la empresa, formula y controla el presupuesto peridico, emite informes de gestin e informes tributarios. El sistema contempla en una primera etapa, tres sub sistemas interrelacionados de donde se obtendr la informacin ms importante que requiere la organizacin en la actualidad: (ver figura 5) a. Sub Sistema de Proveedores b. Sub Sistema de Inventarios c. Sub Sistema de Clientes El sub sistema de proveedores entrega entre otra, informacin sobre la identificacin de cada agricultor que comercializa a travs de la organizacin, la cuenta corriente de cada proveedor, los anticipos otorgados, cantidad y tipo de producto recibido por agricultor, etc. El sub sistema de inventario entrega informacin de las entradas y salidas de productos y o insumos, tanto en trminos fsicos como valorizados, emite las guas de despacho y guas de recepcin, controla el movimiento de la bodega. El sub sistema de clientes identifica a cada uno de los clientes de la empresa, proporciona la cuenta corriente de cada cliente, emite las facturas, permite controlar las cobranzas. Para una segunda etapa, a estos tres sub sistemas se pueden agregar los sub sistemas de control de activo fijo, que permite controlar los diferentes activos fijos de la organizacin y de remuneraciones que elabora las liquidaciones de personal y emite los informes previsionales y contables (libro de remuneraciones).

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TERCERA PARTE: NORMATIVA TRIBUTARIA ASOCIADA A LA CONTABILIDAD Las actividades que realizan los pequeos productores agrcolas, se encuentran afectas al impuesto de Primera Categora de la Ley de la Renta, D. L. N 824. Dicho impuesto, grava las utilidades que generan las referidas actividades, por corresponder ellas al ejercicio del Comercio, de la Industria, de la Agricultura, etc. Por otra parte, cabe sealar que las operaciones afectadas por el Impuesto de Primera Categora, deben adems, cumplir obligatoriamente con las disposiciones que establecen al respecto el D. L. N 830 Cdigo Tributario y del D. L. N 825 Impuesto a las Ventas y Servicios (IVA). Las normas y procedimientos de los cuerpos legales indicados precedentemente, exigen a los pequeos productores agrcolas, por su condicin de contribuyentes de Primera Categora, a cumplir con las siguientes obligaciones: a) Inscribirse en el Rol nico Tributario b) Efectuar Iniciacin de Actividades c) Timbrar Libros de Contabilidad y Documentos como: facturas y boletas de ventas, notas de dbitos, notas de crditos, guas de despachos, facturas de compras, etc. La cantidad de Libros y documentos a timbrar depender exclusivamente de la caracterstica operacional y magnitud del negocio a desarrollar. d) Comunicar a la Unidad del Servicio de Impuestos Internos de la jurisdiccin: Cambio a la Ampliacin de Giro Cambio de Razn Social Cambio de Representantes Legales Disminucin del Capital Social Cambio de Domicilio

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Aplicacin de los procedimientos dispuestos por el D. L. N 825 Impuesto a las Ventas y Servicios, en materias tales como: Registros Especiales para contabilizar los Dbitos Fiscales (impuesto recargado en las facturas de ventas e incluido en el caso de las boletas de ventas). Registros Especiales para contabilizar los Crditos Fiscales (impuesto recargado en las facturas de compras) Libro de Ventas (registro diario de las facturas y boletas de ventas) Libro de Compras (registro de las facturas de compras) En la emisin de Facturas y Boletas de Ventas En la emisin de Notas de Dbitos y de Crditos En la emisin de Guas de Despachos En la emisin de Facturas de Compras (segn corresponda) Centralizar el movimiento del Libro de Ventas al sistema contable Centralizar el movimiento del Libro de Compras al sistema contable Declaracin y Pago Mensual, mediante el Formulario 29, de los impuestos determinados. Dicha declaracin y/o pago, debe incluir el impuesto retenido a los trabajadores, el retenido a los profesionales y el pago provisional mensual (PPM) en los casos que corresponda.

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TRATAMIENTO TRIBUTARIO DE LAS RENTAS DE PRIMERA CATEGORIA DERIVADAS DE LAS ACTIVIDADES AGRICOLAS De acuerdo con la normativa vigente, los contribuyentes que poseen o exploten bienes races agrcolas, pueden acogerse a la determinacin de la renta imponible afecta a los impuestos anuales a la renta por medio del sistema de presuncin de renta o por el sistema de renta efectiva. A) Generalidades Quienes pueden acogerse al sistema de renta presunta 1. Contribuyentes individuales Que no tengan otras rentas de Primera Categora, por las cuales deba declarar Renta efectiva segn contabilidad completa Que las ventas netas anuales no excedan de 8.000 U.T.M.

2. Sociedades de Personas, Comunidades, Cooperativas y Otras Personas Jurdicas, (Excepto Sociedades Annimas) Que estn formadas exclusivamente por personas naturales Que las ventas netas anuales no excedan de 8.000 U.T.M. Que no obtengan otras rentas de Primera Categora, por las cuales deban declarar renta efectiva, segn contabilidad completa.

Quienes estn obligados a declarar renta efectiva 1. Las Sociedades Annimas (abiertas o cerradas), cualquiera sea el monto de ventas netas anuales. 2. Los empresarios agrcolas, sociedades de personas, comunidades, cooperativas u otras personas jurdicas, que adems de la renta agrcola, obtengan otras renta efectivas de Primera Categora determinadas segn contabilidad completa. 3. Las Sociedades de Personas, comunidades, cooperativas u otras personas jurdicas que exploten predios agrcolas, que no estn formadas exclusivamente por personas naturales. 4. Los empresarios agrcolas, sociedades de personas, cooperativas, comunidades u otras personas jurdicas que en su actividad agrcola tengan una venta anual superior a 8.000 U. T. M.
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B) Sistema de Renta Presunta Diagrama Tributario Agrcola Tipo de Requisitos Contribuyente 1. Agricultores a. Si sus ventas netas anuales no personas naturales Exceden de 1.000 UTM, se acogen que explotan a renta presunta sin atender a predios agrcolas ninguna otra circunstancia. en calidad de b. Si sus ventas netas anuales propietarios o agrcolas exceden de 1.000 y no usufructuarios. sobrepasan las 8.000 UTM, se acogen a renta presunta siempre: b.1 No desarrollen otras actividades de Primera Categora por las cuales deban llevar contabilidad completa. b.2 Para computar el monto de sus ventas agrcolas deben sumar las ventas agrcolas de sociedades con las que se encuentren relacionados. 2. Sociedades a. Si sus ventas anuales agrcolas no (excepto exceden de 1.000 UTM, se acogen annimas), a renta presunta sin atender a comunidades, ninguna otra circunstancia. sociedades de b. Si sus ventas netas anuales hecho y otras agrcolas exceden de 1.000 y no personas jurdicas, sobrepasan las 8.000 UTM, se que exploten acogen a renta presunta siempre predios en calidad que: de propietarios o usufructuarios. b.1 No desarrollen otras actividades de 1ra. Categora por las cuales deban llevar contabilidad completa. b.2 Todos sus socios, comuneros o cooperados deben ser personas naturales. b.3 Para computar el monto de sus ventas agrcolas deben sumar las ventas agrcolas de sociedades con las que se encuentren relacionada. Monto de la renta presunta 10 % del avalo fiscal del predio vigente al 1 de Enero del ao en que debe presentarse la declaracin anual de rentas. Esta renta presenta queda afecta a: Primera Categora, y Global Complementario o Adicional segn corresponda.

dem anterior

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3. Agricultores a. Si sus ventas netas anuales personas naturales, agrcolas no exceden de 1.000 que exploten predios UTM, se acogen a renta presunta en una calidad sin atender a ninguna otra distinta a la de circunstancia. propietario o usufructuario: b. Si sus ventas anuales agrcolas exceden de 1.000 y no sobrepasan arrendatarios, las 8.000 UTM, se acogen a renta cesionarios, presunta siempre que: medieros. b.1 No desarrollen otras actividades de 1ra. Categora por las cuales deban llevar contabilidad completa. b.2 Para computar el monto de sus ventas agrcolas deben sumar las ventas agrcolas de sociedades con las que se encuentren relacionados. b.3 Que el propietario del predio no sea un contribuyente agrcola sometido a la obligacin de tributar por renta efectiva. No rige para contratos de arriendo celebrados por escritura pblica protocolizados hasta el 31.12.89 ni para arrendatarios que hayan declarado oportunamente su Renta presunta en los aos 1989 y posteriores. 4. Sociedades no a. Si sus ventas netas anuales Annimas, Agrcolas no exceden de 1.000 comunidades, UTM, se acogen a renta presunta sin sociedades de atender a ninguna otra circunstancia. hecho, y otras b. Si sus ventas netas anuales agrcolas personas jurdicas exceden de 1.000 y no sobrepasan que exploten las 8.000 UTM, se acogen a renta predios en una presunta, siempre que: calidad distinta a la de propietario o b.1 No desarrollen otras actividades de usufructuario: 1ra. Categora por las cuales deban llevar contabilidad completa. arrendatarios cesionarios b.2 Todos sus socios o comuneros medieros. deben ser personas naturales. b.3 Para computar el monto de sus ventas agrcolas deben sumar las

4% del Avalo Fiscal del predio vigente al 1 de Enero del ao en que debe presentarse la declaracin anual de rentas. Esta renta presunta queda afecta a: 1ra. Categora y Global Complementario

dem anterior

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ventas agrcolas sociedades con las encuentren relacionadas.

que

de se

b.4 Que el propietario del predio no sea un contribuyente agrcola sometido a la obligacin de tributar por renta efectiva. No rige para contratos celebrados por Escritura Pblica o protocolizados hasta el 31/12/1989 ni para arrendatarios que hayan declarado oportunamente su renta presunta en los aos 1989 y anteriores. Forma para determinar la renta presunta 1.- Monto de la renta presunta Para determinar la renta presunta de derecho, se presentan dos alternativas a) Cuando la explotacin del predio la realiza el propietario o el usufructuario, la renta presunta se determina aplicando un 10% sobre el avalo fiscal del predio, vigente al 1 de Enero del ao en el cual deba declararse el impuesto. b) Cuando la explotacin del predio se haga a cualquier otro ttulo (arriendo, mediera, etc.), la renta presunta se determina aplicando un 4% sobre el avalo fiscal del predio, vigente al 1 de Enero del ao en el cual deba declararse el impuesto. c) Tratndose de celebracin de contratos de medieras y aparceras, el propietario del predio agrcola deber declarar como renta presunta de su actividad, un 10% del avalo fiscal del predio agrcola, por su parte, el mediero, deber declarar por igual concepto un 4% del avalo fiscal del predio agrcola vigente a la misma fecha sealada, siempre y cuando ambas personas cumplan con los requisitos y condiciones que exige la ley. d) La persona que haya dado en arrendamiento, subarrendamiento, usufructo u otra forma de cesin o uso temporal de bienes races agrcolas, deber declarar la renta efectiva acreditada mediante el respectivo contrato.

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2.- Clculo del Impuesto de Primera Categora Sobre la renta presunta determinada segn la norma de la letra a) anterior se aplica la tasa del 15% ( tasa vigente ao tributario 2002). De este impuesto, slo el propietario o usufructuario puede rebajar el impuesto territorial pagado por le perodo al cual corresponde la declaracin de renta respectiva. Si el bien raz estuviese total o parcialmente exento del impuesto territorial, dicha rebaja ser igual al monto representativo del impuesto que debera pagarse de no existir tal exencin. Si la rebaja por concepto de impuesto territorial excediera del impuesto aplicable a las rentas de la Primera Categora (incluyendo otras actividades del contribuyente afectadas por dicho impuesto), el mencionado excedente se pierde. La rebaja del impuesto territorial, en los trminos sealados tambin la pueden hacer efectiva los contribuyentes agrcolas que declaren en base a renta efectiva segn contabilidad completa y los propietarios agrcolas que entreguen sus predios en arrendamiento. Ejemplos: 1.- Propietario explota predio agrcola Ventas netas anuales, reajustadas ................................................ 4.800 U.T.M. Avalo Fiscal al 01.01.2002 ........................................................... Impuesto Territorial pagado reajustado ....................................... Desarrollo: Renta presunta: 10% sobre 30.000.000,00 ................................. Impuesto: 15% sobre 3.000.000,00 .......................................... Menos impuesto territorial ......................................................... Excedente que se pierde ............................................................... 2.- Arrendamiento de predio agrcola Venta anuales ............................................................................. Avalo Fiscal al 01.01.2002 ..................................................... Impuesto territorial pagado por el propietario reajustado ........ Renta neta anual de arrendamiento segn contrato, debidamente reajustado ............................................................ Desarrollo: 6.000 U.T.M. 40.000.000,00 770.000,00 6.000.000,00 30.000.000,00 580.000,00 3.000.000,00 450.000,00 580.000,00 130.000,00

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Arrendatario Renta presunta: 4% sobre 40.000.000,00 ............................. Impuesto: 15% sobre 1.600.000,00 ...................................... 1.600.000,00 240.000,00

El arrendatario no puede rebajar el impuesto territorial pagado por el propietario Propietario Impuesto: 15% sobre 6.000.000,00 ..................................... Menos: Impuesto territorial ................................................... Impuesto a pagar por el propietario ....................................... 900.000,00 770.000,00 130.000,00

Si el propietario tuviera otras rentas de Primera categora, el impuesto territorial pagado por el predio agrcola se puede rebajar del total del impuesto que corresponda por dicha categora. As por ejemplo, s el propietario explota un negocio en el cual se determin una renta lquida imponible de Primera Categora de $ 3.800.000,00, el clculo del impuesto sera: Renta Presunta del Predio Agrcola.......................................... $ Renta Lquida del negocio .......................................................... $ Total Renta Lquida de Primera Categora .............................. $ Impuesto: 15% sobre $ 9.800.000,00 ........................................ $ Menos: Impuesto territorial ......................................................... $ Impuesto a Pagar ....................................................................... $ 6.000.000,00 3.800.000,00 9.800.000,00 1.470.000,00 770.000,00 700.000,00

La renta presunta correspondiente al arrendatario y la efectiva obtenida por el propietario, debern ser declaradas por estos contribuyentes en su Global Complementario, bajo las normas generales que rigen para dicho tributo.

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3.- Determinacin del lmite anual de ventas de 8.000 Unidades Tributarias Mensuales. La referida determinacin debe ser efectuada ao a ao por los contribuyentes agricultores sujetos al rgimen de presuncin de renta. Ahora bien, todos aquellos contribuyentes agricultores que por incumplimiento de cualquiera de los requisitos hayan quedado obligados a determinar su renta efectiva segn contabilidad completa, en los aos sucesivos ya no ser necesario que efecten esta determinacin, toda vez que la obligacin es definitiva mientras desarrollan la actividad agrcola. En cuanto al mecanismo de conversin de las ventas mensuales a unidades tributarias mensuales, esta operacin debe realizarse mes a mes, expresndose en consecuencia las ventas de cada mes en nmero de unidades tributarias mensuales, al valor que sta tenga en el mismo perodo . En este clculo deben despreciarse las fracciones que resulten. La suma de las ventas anuales efectuadas en cada mes, ya convertidas en unidades tributarias mensuales, determinar si el contribuyente cumple o no con el requisito que establece la Ley sobre esta materia. En el caso que las ventas netas anuales determinadas, superen las 8.000 U.T.M., el contribuyente debe efectuar las comunicacin respectiva a la Unidad del Servicio de Impuestos Internos de su jurisdiccin, debiendo incorporarse a contar del ao tributario siguiente, a efectuar su declaracin de impuesto de Primera Categora, a base de renta efectiva con contabilidad completa. La comunicacin al Servicio de Impuestos Internos, requiere la entrega de parte del contribuyente, de toda la informacin, debidamente documentada, de su estructura patrimonial, es decir, detalle de sus Activos y Pasivos. 4.- Sistema de Renta Efectiva Todo contribuyente que quede sujeto a la tributacin a base de renta efectiva, con contabilidad completa, lo estar por todos aquellos bienes races agrcolas de los que sea propietario o usufructuario, o bien respecto de aquellos que explote a cualquier otro ttulo. La obligacin de tributar a base de renta efectiva determinada segn contabilidad completa, alcanza a toda la actividad agrcola realizada por un contribuyente determinado, ya sea presente o futura, aun cuando posteriormente cumpla con todos los requisitos para quedar sujeto al rgimen de renta presunta. En todo caso, respecto de los bienes races agrcolas que se den en arrendamiento, usufructo u otra forma de cesin o uso temporal, basta acreditar con el contrato la renta efectiva. La norma legal tributaria tambin dispone, que el contribuyente obligado a llevar contabilidad completa por su actividad agrcola y tributar de acuerdo al sistema de renta efectiva, slo puede volver al rgimen de renta presunta, siempre que cumpla los requisitos para ello, despus que durante cinco ejercicios comerciales consecutivos o ms, no desarrolle esa actividad, por la cual habra quedado afecto al impuesto de Primera Categora. La norma prev que se entiende que el contribuyente desarrolla una actividad
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agrcola cuando arrienda o cede en cualquier forma el goce de predios agrcolas cuya propiedad o usufructo conserva. Por otra parte, cabe hacer presente que, el Reglamento de la Contabilidad Agrcola establece que sta quedar sometida, en lo que fuere aplicable, a las normas dispuestas en el Cdigo de Comercio, Cdigo Tributario, y otros cuerpos legales. Por lo tanto, la contabilidad agrcola tiene como fundamento los mismos principios, normas, mtodos, procedimientos, etc., que se observan en cualquier tipo de contabilidad, necesarios para reflejar la informacin de los hechos econmicos que acontecen en todo tipo de empresa. Pues bien, esta contabilidad con sus particularidades propias de la actividad agrcola, pero con todo sus requisitos de informacin, ya sea oportunidad, racionalidad, etc., debe contar a lo menos con la siguiente estructura base, para la determinacin de los resultados sobre los cuales, debe aplicarse el impuesto de Primera Categora de la Ley de la Renta. Balance General: ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO FIJO OTROS ACTIVOS PASIVO CIRCULANTE PASIVOS LARGO PLAZO CAPITAL Y RESERVAS

Estado de Resultado: VENTAS COSTO DE VENTAS GASTOS OPERACIONALES INGRESOS FUERA DE LA EXPLOTACIN EGRESOS FUERA DE LA EXPLOTACIN IMPUESTO A LA RENTA RESULTADO DEL EJERCICIO

La estructura general antes expuesta, deber detallarse de acuerdo con la informacin particular atendidas las caractersticas propias de cada actividad.

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ANEXOS Formularios Sistemas Contables Plan de Cuentas Procesamiento Electrnico de Datos

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