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Sistema de Administracin Documental La gestin de la informacin es el componente clave para comunicar, compartir y acumular el conocimiento

Su empresa administra eficientemente la documentacin y el conocimiento?

ITS

Soluciones Estratgicas

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Sistema de Administracin Documental

Cualquier modelo de gestin basado en procesos, como es el caso de los estndares ISO, requiere de una adecuada planeacin y estandarizacin de los mismos. Un elemento fundamental para la estandarizacin de los procesos es el manejo de la documentacin. Dando respuesta a esta necesidad, hemos desarrollado la solucin ITS-Docs que permite administrar de manera eficaz la documentacin de su Organizacin; adems, facilita el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2000.

Qu es ITS Docs?

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Nuestra solucin, ITS-Docs , permite:

! Disear cualquier tipo de documento que maneje

la compaa (circulares, procedimientos, instructivos, contratos, resoluciones, manuales).

! Disear y almacenar todos los formularios que

son utilizados en las diferentes tareas y actividades de los procesos. ! Asociar a cada proceso la caracterizacin que puede incluir, entre otros, objetivos, indicadores, alcance, recursos, dueo del proceso, y su macro proceso. ! Contar con la ficha tcnica del documento que incluye nombre, versin, control de cambios, responsables y fechas para los estados del documento (elaboracin, revisin, aprobacin y divulgacin).

Funcionalidades

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Estructurar la documentacin por procesos o de manera funcional (reas). Definir perfiles para los usuarios garantizando la confidencialidad requerida para cada tipo de documento; lo que significa, que nicamente tengan acceso a un documento los cargos o colaboradores definidos. Buscar documentacin mediante la definicin de diversos filtros. Asegurar que los pasos de elaboracin, revisin, aprobacin, divulgacin y actualizacin de documentos, se cumplan en su integridad, generando estados y notificaciones. Definir periodos para revisin de la documentacin dependiendo de lo crtico del proceso.

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Funcionalidades

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Crear de manera grfica el mapa de procesos de su organizacin. Navegar a travs del mapa de procesos, de tal forma que el sistema presentar los documentos relacionados con cada uno stos, facilitando la comunicacin y bsqueda de los documentos. Generar listados maestros de documentos y de registros de calidad. Soportar el manejo de copias controladas, documentos en edicin, revisin, aprobacin, y documentos obsoletos. Generar informacin relacionada con los usuarios que han accesado un documento y el nmero de veces que lo han hecho.
Clientes Clientes

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Procesos Soporte

Funcionalidades

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Mediante ITS-Docs su empresa podr: ! Comunicar en forma de portal la poltica de calidad, misin, visin, valores, objetivos, indicadores y el mapa de procesos. ! Generar ahorros en tiempo y papel y soportar la administracin del conocimiento. ! Fortalecer el sistema estadstico implementado para soportar la definicin de acciones correctivas y preventivas. ! Garantizar el entendimiento de los documentos mediante evaluaciones dinmicas a los usuarios. ! Notificar a los responsables de los documentos su participacin o estatus.

Beneficios

! Identificar nmero de acceso, consultas y usuarios que no han ledo los documentos.

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Facilidad de Manejo e Instalacin / herramienta desarrollada en ambiente Internet (Html, PHP, Flash). Conectividad con su sistema de correo electrnico para envo automtico de notificaciones. Buena portabilidad. Esto quiere decir que, casi independiente de la plataforma tecnolgica que disponga su Empresa nuestras soluciones funcionan. Nuestras soluciones no requieren de inversin adicional en tecnologa (bases de datos y plataformas). Linux (libre distribucin) y bases de datos tambin gratuitas como MySQL o Postgress. Estamos en posibilidad de presentar servicios ASP (Application Service Provider). Decisin estratgica a nivel tecnolgico ya que no dependemos de ninguna plataforma tecnolgica.

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Tecnologa

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NUESTRO MODELO DE GESTIN

Contctenos

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ITS-Docs el apoyo efectivo para las empresas que buscan la estandarizacin y mejoramiento de los procesos