Tablas Dinmicas en Excel Campos y Elementos calculados.

SBADO, OCTUBRE 14, 2006

Las tablas dinmicas son un tipo de objeto que "reside" en la hoja de clculos pero el rango ocupado por la tabla tiene un comportamiento distinto a los rangos normales de Excel. El rango ocupado por la tabla dinmica no puede ser modificado directamente en la hoja. Por ejemplo, no podemos agregar lneas o columnas, o frmulas en las distintas celdas.

Cuando queremos hacer este tipo de modificaciones en una tabla dinmica tenemos dos posibilidades:

1 - seleccionar la tabla y copiarla a otra ubicacin (ya sea en la misma hoja, en otra o en otro cuaderno) usando Edicin Pegado Especial Valores. Este mtodo tiene la ventaja de dar mucha flexibilidad en el manejo de los datos (formatos, frmulas, etc); pero tiene la gran desventaja de romper el vnculo dinmico entre la tabla y los datos originales.

Crear

campos

y/o

elementos

calculados.

De

esto

nos

ocuparemos

en

esta

nota.

Para crear los ejemplos hemos modificado la tabla de datos de la nota anterior, agregndole los campos "mes" y "unidades".

Basndonos

en

nuestra

tabla

de

datos

hemos

creado

esta

tabla

dinmica

En el rea de Pgina hemos puesto los meses, de manera que podemos ver los datos de cada mes con un clic.

Ahora digamos que queremos calcular el precio promedio de las unidades vendidas (ventas / unidades = precio promedio) y tambin agrupar los meses por bimestres (enero + febrero = bimestre 1).

El precio promedio consiste en crear un nuevo campo, dividiendo los elementos de un campo por los de otro.

Esto

es

un

campo

calculado.

Los

pasos

dar

son

los

siguientes:

1 cliqueamos en algn lugar de la tabla y en el asistente de Tablas Dinmicas activamos Frmulas Campos Calculados

2 - En la ventanilla "nombre" anotamos "Precio Promedio" y en la ventanilla "Frmula" =Ventas/Unidades (con la ventanilla activada, hacemos doble clic a Ventas, luego anotamos el smbolo "/" y luego doble clic a Unidades)

3 - Despus de pulsar "Aceptar" y realizar algunos ajustes al formato, obtenemos esta tabla dinmica

Como

ven,

hemos

agregado

un

nuevo

campo

la

tabla:

"Precio

Promedio".

Para demostrar el uso de elementos calculados, reorganizamos nuestra tabla dinmica poniendo los meses como campos de fila y los departamentos en el rea de Pgina

Para

crear

el

elemento

calculado

"Bimestre

1"

procedemos

de

la

siguiente

manera:

1 - Seleccionamos la celda A4 (donde aparece "Mes", el nombre del campo con cuyos elementos crearemos un elemento calculado), en el asistente de Tablas Dinmicas activamos el men Frmulas Elementos Calculados

2 - En el dilogo que se abre seleccionamos "Mes" en la ventanilla "Campos"; en la ventanilla "elementos" vemos los meses (los elementos del campo). En la ventanilla nombre escribimos Bimestre 1; luego seleccionamos la ventanilla Frmula y anotamos =enero+febrero (lo que se hace con un doble clic sobre el nombre del elemento). Luego apretamos Enter y volvemos a seleccionar el campo Mes

Repetimos

la

operacin

para

el

Bimestre

(marzo+abril)

pulsamos

"Aceptar".

Excel 1 -

tiene Son

dos

problemas automticamente

relacionados al final de

con la

los lista de

elementos elementos

calculados: del campo

agregados

2 El total general incluye los elementos calculados, por lo tanto da como resultado el doble de lo que debera ser.

El primer problema lo resolvemos moviendo los elementos a la posicin deseada. Una de las formas de hacer esto es copiar Bimestre 1 y pegarlo inmediatamente debajo de "febrero" (o escribir manualmente Bimestre 1). Excel reorganiza la tabla automticamente

El problema del total general lo podemos tratar de dos maneras. Una es eliminar el total general para las columnas La otra es crear un en nuevo elemento, Opciones Total, que suma de Bimestre 1 y Tablas. Bimestre 2

Obteniendo

En

resumen:

Un

campo calculado

es

un

nuevo

campo

creado

realizando

operaciones

con

campos

existentes.

Un elemento calculado es un nuevo elemento en un campo, creado con los elementos existentes del campo.

Para eliminar los campos o elementos calculados tenemos que usar el asistente de Tablas Dinmicas. Por ejemplo, para eliminar el campo Precio Promedio abrimos el dilogo de Frmulas en Campos Calculados

En la ventanilla Nombre elegimos el campo que queremos eliminar y luego pulsamos el botn Eliminar.