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QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIN?* ?

Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una institucin?. La empresa requiere informacin, entre otras cosas, para controlar sus actividades, tomar decisiones, crear nuevos productos y servicios, evaluar posibilidades de expansin, etc. Para producir la informacin requerida, los sistemas de informacin llevan a cabo 3 procesos: Alimentacin del sistema, Procesamiento de los datos, y Salida de la informacin propiamente dicha. Los Sistemas de Informacin pueden ser informales, los cuales se rigen por acuerdos y normas no establecidas, como las redes de chismes que se presentan en las organizaciones. Tambin pueden ser formales, basados en procedimientos estandarizados y previamente protocolizados. Se pueden clasificar en basados en computadores o en mtodos manuales. Si son manuales comnmente utilizan lpiz y papel para desarrollar sus actividades. Si son basados en computadores, utilizan toda la tecnologa de hardware, software y telecomunicaciones, al igual que el estudio y actualizacin constante en Tecnologas de la Informacin. Comnmente se les conoce como (Sistemas de Informacin Basados en Computadores SIBC). Los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin. En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista - costo /beneficio, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organizacin, pues es diferente hacer el anlisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo acadmico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educacin pblica. Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de informacin son los siguientes: Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los usuarios. Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas. Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con un sistema manual.

Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados. Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se pueden compartir. Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y manipular la informacin. Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace ms efectiva la comunicacin. Organizacin en el manejo de archivos e informacin clasificada por temas de inters general y particular. Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales. Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales. Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en bsqueda y generacin de informacin repetida. Definiciones de Sistema de Contabilidad. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructuraconfiguracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. Los principios y procedimientos de contabilidad no son leyes naturales como son las leyes de la fsica y la qumica, sino, ms bien son reglas determinadas por el hombre, las cuales para tener validez, deben tener aceptacin general entre la profesin contable. Han surgido de la prctica y de la forma de pensar de los miembros de la profesin contable.

A travs del tiempo los procedimientos de registro de operaciones han ido evolucionando, debido al propsito de encontrar procedimientos ms apropiados para registrar eficaz, econmica y oportunamente, las operaciones efectuadas. A los mtodos y procedimientos adoptados por un negocio para controlar sus operaciones en conjunto se les denomina: *sistemas de control interno.* En un sistema debidamente diseado, los procedimientos promueven el seguimiento a las polticas administrativas prescritas, promueven la eficiencia de las operaciones, salvaguardan los activos del negocio del desperdicio, el fraude y el robo y garantizan que la informacin contable sea correcta y confiable. Para implantar cualquier procedimiento de registro de operaciones, se requiere conocer ampliamente todo lo referente a los procedimientos que lo van a integrar, pues para adoptarlos primeramente necesitamos conocer la naturaleza y tamao del negocio, cuando es conveniente adoptarlos, sus ventajas, desventajas, costo, necesidades de personal y equipo para llevarlos a cabo, etc. Es de suma importancia para la empresa valorar esta informacin, ya que muchas veces, puede ser que se implante un procedimiento que no es el que la empresa requiere. *Cuentas por cobrar.* Permite ejercer un control interno absoluto sobre cada una de las entradas de dinero efectivo, en razn de que se expiden, se revisan, autorizan y registran, antes de que materialmente se efecten los cobros. Lo adoptan principalmente las empresas que para cobrar determinada cantidad de dinero, previamente tienen que expedir un recibo o factura. *Cuentas por pagar.* Permite ejercer un control absoluto sobre cada una de las salidas de dinero efectivo, en virtud de que se expiden, revisan, autorizan y registran antes de que materialmente se efecten los pagos. Este procedimiento lo puede adoptar cualquier clase de empresa, se puede decir que es el movimiento y registro contrario, que efectan las empresas que reciben los recibos o facturas del movimiento anterior. Tiene menor aplicacin cuando la mayor parte de las operaciones se efectan a crdito. Se puede asegurar que todos los procedimientos de registro de operaciones son eficientes mientras el volumen de operaciones pueda ser registrado con oportunidad y proporcionen sin demora informacin financiera satisfactoria. *Ventajas de los sistemas electrnicos de registro.* El procesamiento de datos electrnico no requiere la intervencin humana, sino el uso de una computadora: una mquina electrnica muy compleja, capaz de: Registrar con oportunidad las operaciones, el registro se hace de manera ms clara y precisa y proporciona informacin financiera completa y oportuna. *Capacidad econmica.*

Los recursos econmicos con los que cuenta la entidad, la clase o calidad de control que pretende, as como la variada y oportuna informacin financiera que requiera son factores que dan la pauta para proyectar un procedimiento que proporcione los objetivos que aspira alcanzar la empresa. Es muy importante que antes de implantar un procedimiento, se determine su costo de operacin, para saber si la entidad est en posibilidades de pagar los sueldos del personal que lo va a llevar, el costo de adquisicin y el mantenimiento del equipo que se va emplear, as como el costo de adquisicin y de impresin de libros, registros, formas especiales, etc. *Volumen de operaciones.* El volumen diario de operaciones que normalmente realiza la empresa es el que sirve de gua para determinar cual debe de ser la divisin del trabajo ms conveniente para lograr que el registro de operaciones se efecte con oportunidad. Tambin sirve de base para decidir si el registro se debe de hacer en forma manual o electrnica. Por lo tanto debe de tenerse en cuenta que entre ms amplia sea la divisin del trabajo y entre ms bueno o eficiente sea el sistema de registro, mayor ser el costo de la operacin que la empresa tenga que pagar. *Variedad de operaciones* La variedad de operaciones que efecta la empresa influye directamente en la determinacin de los procedimientos de registro de operaciones que deben elegirse para integrar un procedimiento en la divisin que debe hacerse del trabajo y en la implantacin de libros, planillas, registros, formas especiales, etc. que deben llevarse. La variedad de operaciones entre empresas es diferente aun cuando realicen un volumen de operaciones similar, principalmente cuando su giro y poltica interna son diferentes. *Operaciones que se realizan con mayor frecuencia* Las operaciones que se efectan con mayor frecuencia tambin influyen directamente en la determinacin de los procedimientos de registro de operaciones que deben adoptarse para constituir un procedimiento de registro combinado, en la divisin del trabajo que debe hacerse y en la implantacin de los libros y registros que deben de llevarse. Una vez que se conozca la variedad o diversidad de operaciones que normalmente realiza la empresa se debe observar cuidadosamente cules de ellas se efectan con mayor frecuencia, para que con base en ello se haga la divisin del trabajo y se establezcan los libros y registros que deben llevarse. Adems de los aspectos tratados anteriormente, existen infinidad de normas, reglas o principios surgidos de la experiencia, que es conveniente observar para que el procedimiento que se establezca proporcione mejores resultados con el menor costo de operacin posible. El procedimiento establecido debe reunir las siguientes caractersticas: prctico, sencillo, funcional, econmico y, de ser posible, para asegurar ptimos resultados, mejor, igual o

semejante a los establecidos en empresas similares que operan con resultados positivos plenamente comprobados. *Del equipo de procesamiento que se va a emplear. * El sistema manual o electrnico que se va a emplear para el procesamiento de operaciones debe ser el ms apropiado para satisfacer con economa y oportunidad las necesidades de control e informacin financiera de la empresa. *Del material contable. * Los libros, registros, planillas, formas especiales, etc. que se van a emplear deben elegirse o disearse cuidadosamente para que el registro de las operaciones se haga en ellos con facilidad y rapidez. *Del personal.* El personal que se va a emplear debe de tener los conocimientos y prctica necesaria para ejecutar correctamente y con rapidez las labores que se le encomienden; en caso de que el personal desconozca el funcionamiento del procedimiento contable, lo ms conveniente es que la propia empresa lo prepare o capacite por medio de instructivos, guas grficas, catlogo de cuentas, etc., para evitar errores y retrasos involuntarios. Es muy importante que el registro de operaciones sea supervisado por empleados capaces y responsables, y autorizado por funcionarios facultados para ello, con lo cual es posible que se descubran a tiempo errores, fraudes o abusos cometidos. *PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD* 1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas etc.) 2. Preparar una lista de chequeo. 3. Elaborar informes. 4.Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5.Disear formularios para todas las operaciones. 6.Disear reportes 7. Preparar los libros. Balance inicial *Lista de chequeo:*es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. *Informes:*Tipos de informes que nos debe generar el sistema. Expresan la situacin de la empresa. Ejemplo: 1. Listado de de Balance General

2. Listado del Estado de G y P 3. Listados comparativos de Ingresos y Gastos Etc Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1- Estado de Costo Estimado 2- Estadsticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. *Catalogo de Cuentas:*contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern agregarse al sistema. Las cuentas en el catalogo para comerciantes en Colombia esta preestablecido segn el decreto 2650 de 1993. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General 1. Activo 2. Pasivo 3. Capital 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costo de Ventas 7. Costos de Produccin 8. Cuentas de Orden Deudoras 9. Cuentas de Orden Acreedoras En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. *Manual de procedimiento:*es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo.

Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. *Documentos Soportes:*son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo documento soporte: 1.Numeracin preimpreso 2.Que contenga todo los datos Generales. 3. Redaccin clara, sin errores. 4 Adems del original, emitir las copias necesarias 5. Poseer firmas Entre los principales Documentos Soportes: Recibos de Caja Factura de Compra Venta Consignaciones Comprobantes de Egreso Notas de Contabilidad Notas Debito y Crdito rdenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercanca vendida, en cantidades, precios y valores, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercanca y/o productos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su valor. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en la cartera. Comprobante de Egreso. Es el soporte del giro de un cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras Cheques emitidos Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario y su liquidacin mensual, quincenal etc. *Estados financieros:*son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo.

El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tipo de beneficio o fracaso durante un perodo determinado. *Los libros**de contabilidad: *son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los documentos soportes. Son libros donde se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. El Mayor General o Mayor y Balance: Aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las existencias finales listas para la venta, valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas. Control interno:*No es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

*Control interno administrativo:*mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

*Control interno contable:*Mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:

Efectivo

Inventarios

Caja Menor

Ventas

Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas:

1.

*Organizacin.*Estructura organizacional donde se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

2.

*Autorizacin y registro operacional.*Niveles de atribucin del departamento de contabilidad, el hacer los registros de la informacin y de mantener el control.

3.

*Eficiencia.*Para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

*Ejemplos de Control*

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*Control Interno del Efectivo.*

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin restriccin.

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.

La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Consignacin Nacional

Transferencias, Etc

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en el Establecimiento Pblico. Entre las medidas de control podemos citar:

1.

Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.

2.

La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al rea de caja.

3.

Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4.

El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una

vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

1.

Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro.

2.

Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada.

3.

Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y crditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

Caja General

Caja Menor

La caja Menor es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control estn:

1.

Tener Recibos de Caja, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2.

Que estos Recibos estn prenumerados

3.

Que estn manejados por una sola persona

4.

La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja Menor.

5.

Consignar todos los dineros recibidos en la caja general

6.

Todo Recibo de Caja General debe tener anexo las respectivas consignaciones.

*Control Interno de las Ventas.*

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Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante una salida de mercanca y una remisin.

El soporte que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago - al contado o crdito).

Nota de despacho o Remisin

Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formatos debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes y estar debidamente prenumerados.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por Ej.) por medio de la carta de crdito, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envi mercancas, segn trminos, y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1.

Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente.

2.

Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada.

3.

Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

*Clasificacin y Control de los Activos Fijos.*

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Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:

Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo:

Edificios- sujetos a depreciacin; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.

Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que la distribucin equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un perodo estimado de vida.

La depreciacin puede realizarse por tres mtodos:

Lnea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas, Etc

Entre las medidas de control tenemos:

Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos.

1.

Poseer una relacin detallada y actualizada

2.

Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin.

3.

Hacer chequeo peridico de los mismos.

4.

Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

*Los inventarios.*

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

Promedio Ponderado

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.

Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

1.

Hacer conteos fsicos peridicamente.

2.

Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables .

3.

Proteger los inventarios en un almacn bien seguro, techado y con puertas seguras de manera que se eviten los robos .

4.

Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.

5.

Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

6.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

*Los ingresos: *son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:

Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.

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*Lista de chequeo*

A) Organizacin y clasificacin de la compaa

A-1 Nombre y direccin de la compaa

A-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccin

A-3 tipo de negocio que realizan

A-4 Clase de sociedad o negocio de nico dueo

.1 Compaa por acciones

.2 Sociedad en Comandita Simple

.3 Sociedad en Comandita Compuesta

.4 Sociedad en participacin

.5 Negocio de nico dueo

A-5 Socios

A-6 Consejo de Administracin y otros funcionarios y oficiales

A-7 Historia del capital

.1 Inversin Original

.2 Inversiones Subsecuentes

.3 Ganancias Capitalizadas

A-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidas

A-9 En caso de compaa por acciones

.1 Clase de acciones

.2 Nmero de acciones de cada clase

.3 Valor nominal de las acciones en cada clase

.4 Acciones de cada clase circulando

.5 Capital autorizado

A-10 Registros de la empresa

A-11 Personas responsables de estos registros

A-12 Lugar donde se mantienen registros

A-13 Fecha de terminacin del ao fiscal

B) Divisin funcional y departamental.

B-1 Divisin funcional

B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompaada de

transacciones principales realizadas en cada departamento.

B-3 Formulario de cada departamento

B-4 Personal de cada departamento

B-5 Localizacin de cada departamento

C) Cdigo de cuentas

.1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados

.2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo

D) Reportes y estados

.1 Balance General

.2 Estado de Resultado

.3 Etc.

E) Equipo mecnico a usarse

.1 Mquina sumadoras

.2 Mquinas calculadoras

.3 Mquinas porteadoras y normalizadoras

.4 Etc.

F) Control administrativo sobre operaciones

.1 Recibos y desembolsos de caja

.2 Inventarios

.3 Cuentas a cobrar

.4 Costo

.5 Gastos

.6 Nmina de pago

.7 Cuentas a pagar

.8 Inversiones

.9 Activo Fijo

.10 Presupuestos

.11 Auditora Interna

G) Departamento de contabilidad

.1 Personal

.2 Sistema de registro

.3 Equipo mecnico

.4 Condiciones del local

.5 Temperatura en el local

Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Despus, acta sobre los datos para producir informacin. Por ltimo el sistema produce la informacin para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluacin de la informacin obtenida, permite la retroalimentacin del sistema, los componentes de un sistema de informacin que se muestra a continuacin:

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