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Plan de trabajo

El primer paso del representante mdico exitoso


>> Lo que ms teme la

Break
Por: Enrique Lpez Por: Addina Carbajal

Da de los muertos
Esta tradicin data del ao 800 a.c. Despus de la temporada de escasez, en julio y agosto, los aztecas celebraban el calendario agrcola en el llamado festival de los muer tos, compartiendo con ellos la cosecha. Esta tradicin se mezcl con la costumbre prehispnica de enterrar a los muertos con objetos, comida y ofrendas para su viaje a la otra vida. Actualmente, en la ofrenda se siguen inclu yendo: copal, flores de cempazchitl, alimen tos, as como las famosas calaveritas de azcar que sorprenden tanto a los extran jeros, al ver cmo nos nombramos en ellas y nos comemos simblicamente a la muerte. Y no olvidemos los versos que nos hacen rer, sobre el da al que todos llegaremos. Un buen da, a los colaboradores de BacherZoppi, un susto les dio la muerte, pues de las manos los tom y con voz fuerte mencion: A lograr los objetivos y metas que establecimos, pues contentos y con ese nimo los necesito, para contagiar a sus vecinos y as de la tumba salirnos! La flaca triste y sorprendida los vio, es el equipo BacherZoppi, recalc, con ese espritu de lucha, difcilmente me los llevo yo. La productividad y compromiso rodean a este gran equipo, a sus amigos la muerte les presuma, cuando gran susto reciba, pues este equipo que refera con una gran alegra, a su tumba llegara, y de la mano la tomara, pues del hoyo la sacara.

gente es dar el primer paso, emitir la primer palabra.


- Fidor Dostoievski
El primer paso en el origen de cualquier proyecto es la planeacin, cuando definimos objetivos, metas, polticas y estrategias; es decir, cuando le damos direccin a nuestro esfuerzo, con la idea de llegar a un fin. Planear significa disear un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. En la Industria Farmacutica existe un concepto generalizado de lo que es la pla neacin, que a su vez se concreta con la elaboracin cclica de un plan de trabajo. Hay varios formatos que cambian segn las necesidades de los proyectos, metas, estrategias y polticas de cada empresa. De igual forma pasa con los planes de trabajo de los representantes mdicos. Como parte de las directrices del trabajo del representante mdico es indispensable tener un plan de trabajo que trace el camino a seguir para llegar a las metas y objetivos establecidos. Por eso, BacherZoppi ha puesto un inters especfico en la estandarizacin de las acti vidades del representante, para elevar su productividad y excelencia.

Cmo planear mejor tu trabajo Primero se debe delimitar perfectamente el universo mdico que vamos a cubrir, con base en los perfiles y objetivos particulares que establece la empresa y el proyecto a ejecutar. Despus, con base en la zona asignada, mdicos, farmacias y/u hospitales, se elabora el plan de trabajo. Por su parte el gerente de distrito elabora su propio plan para el seguimiento y coaching del equipo, basado en el plan de trabajo del representante. El representante no slo es responsable de aumentar sus conocimientos y desarrollar sus habilidades en el campo, tambin debe tener su plan de trabajo actualizado y sustentado con los elementos al seguimiento y verificacin. Tener siempre nuestro plan de trabajo en las manos es producto de la profesionalizacin y compromiso que tenemos no slo con nues tros clientes, sino con nosotros mismos. Nos ayuda con la sistematizacin y seguimiento de datos, nos facilita el trabajo durante las visitas a mdicos, farmacias u hospitales, nos favorece en los ajustes y desarrolla ms nuestra experiencia. Recuerda que antes de empezar tu da, primero es importante revisar el plan de trabajo, los objetivos que se tienen con mdicos y farmacias, as como la estrategia para conseguirlos. Despus asegura tener el maletn listo, con material suficiente. Y ahora s, inicia tu trabajo presentndote en las citas marcadas para el da. Listo para la accin, PerfilesBZ te desea: xito!

FE DE ERRATAS En PerfilesBZ No.6, en la pgina 6 donde dice Directora de Marketing debe decir Gerente de Producto. Pedimos una disculpa a todos nuestros lectores, sobre todo a Brbara Ortega y a Grnenthal.

perfiles

rgano de comunicacin interna BacherZoppi publicacin trimestral ao 2 nm. 7 octubre 2006

contenido:
Anlisis / Planeacin estratgica Enfoque / Planeacin en la IF. Un atisbo desde Ogilvy Healthworld La IF y la ruptura de paradigmas comunicativos. Conversacin con Publicis Dialog Espacio / Crnica de un compaeroBZ Mundo farmacuitico / Planeacin: el inicio exitoso de una fuerza de ventas Plan de trabajo / El primer paso del representante mdico exitoso Break / Da de los muertos

Perfil Editorial

Nuestro proceso de planeacin


Queridas amigas, queridos amigos: Es muy grato para m responder a la invitacin de PerfilesBZ y presentarles el proceso de planeacin que hemos adoptado en BacherZoppi.
Bacher Zoppi, S.A. de C.V. Insurgentes Sur 670 piso 6 Col. del Valle, 03100, Mxico, D.F. Tel. 50 20 04 40 www.bacherzoppi.com.mx Bacher Zoppi, S.A. de C.V. no se hace responsable del contenido de los artculos publicados en esta revista, ya que los mismos reflejan nicamente la opinin de los autores.

Resultados tangibles en tiempo real. BacherZoppi: Con toda garanta.

Mtodos propuestos para alcanzar dichos objetivos (ejemplo: incrementar fuerza de ventas, lanzar nuevos productos en consultora comercial, incrementar satis faccin del cliente, etc.) Involucrar a nuestros colaboradores en esta etapa es esencial, nos reduce el tiempo de negociacin durante el desdoblamiento, e incrementa el compromiso de toda la organizacin con los objetivos de BacherZoppi. El desdoblamiento es como un buen juego de pingpong entre direccin, gerencia y unidades de negocio bsico (UGB). La pelota se pasa de un lado al otro, hasta lograr consenso y compromiso de todas las partes. La direccin comunica las directrices, los gerentes acuerdan los mtodos con los integrantes de las UGBs, y los ltimos elaboran un plan de accin 5W2H1. Luego los equipos UGB negocian su plan con la gerencia, y as sucesivamente. En la prxima etapa detallamos el presupuesto, aplicando de nuevo el mtodo pingpong. El rea comercial presenta y negocia las proyecciones de ventas con la direccin; los gerentes elaboran y negocian el presupuesto de gastos e inversiones necesarias, para cumplir cabalmente con la operacin y objetivos estratgicos. Al final elaboramos un cronograma de revisin de los avances y cobertura de objetivos establecidos. Por supues to, se contempla un evento de Kick Off para formalizar y celebrar el acuerdo con nuestros colaboradores. Hasta ese momento, iniciamos con la implementacin, control y acciones correctivas, fases que forman parte integral de nuestro sistema de calidad HELIX. Para nosotros, la transparencia es un elemento fundamental del xito de la planeacin estratgica, y como ingredientes adicionales, en BacherZoppi aspiramos a combinar el profe sionalismo con la diversin, este ltimo factor genera la pasin para alcanzar nuestros sueos. Con un amistoso saludo

Cada individuo u organizacin experimenta diferentes etapas en su ciclo de vida y enfrenta transformaciones, por ello la planeacin estratgica es fundamental para la sobrevivencia de una empresa. Sin embargo, el objetivo ms relevante de este proceso es acercarnos ms a la visin el sueo que debe ser compartido entre los colaboradores de una organizacin. El mtodo es sencillo y se puede emplear para cualquier reto de su vida. La planeacin estratgica de una empresa nunca termina, es como un crculo ascendente e inicia con la recopilacin de datos histricos, actuales y tendencias. En esta etapa analizamos y compartimos informacin de satisfaccin del cliente, del empleado (clima laboral), mercado farma cutico, competencia, resultados financieros e indicadores de desempeo, as como la situacin poltica, econmica, social, legal, etc. Como segundo paso, un grupo representativo realiza el SWOT, a travs de lluvia de ideas y sntesis. Aqu definimos las fortalezas y debilidades que reflejan las competencias y capacidades instaladas de la empresa, as como oportu nidades y amenazas que enfrenta la organizacin del exterior. El tercer paso es la revisin de misin, visin y valores. Ya hemos tratado antes el tema, slo me gustara hacer hincapi en que los valores no deben cambiar, son el fundamento de BacherZoppi, nos han permitido ganar credibilidad y desarrollo. En esta sesin incluimos la revi sin de los atributos de nuestros servicios, seis cualidades de diferenciacin que conocemos como nuestra cadena de valor. Como paso siguiente el comit de planeacin acuerda las directrices para los siguientes aos: Objetivos principales de alta prioridad (ejemplo: aumento de ventas). Metas, integradas por el objetivo, valor y fecha (ejemplo: en un 23% para el 31 de diciembre 2007).
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Dominik Bacher

5W y 2H: What = Qu, Who = Quin, Where = Dnde, When = Cundo, Why = Por qu, How = Cmo y How Much = Cunto.

Anlisis

Planeacin estratgica
El enfoque de la Planeacin Estratgica es definir el curso de la organizacin, considerando un gran nmero de variables. Tan complejo se ha hecho el mundo de los negocios actualmente, que hay una famosa sentencia que dice, Aqul que no est confundido, es que no entiende lo que est pasando. Se deben plantear varios escenarios, dando a la organizacin flexibilidad para adaptarse rpidamente, ya que actualmente resulta imposible determinar con precisin los sucesos que afectarn el devenir de la organizacin. Se deben estructurar programas que definan acciones concretas determinando qu, por qu, quin, dnde, cundo, cmo y cunto. Programa de Planeacin de BacherZoppi: Conscientes de esta necesidad, hemos desarro llado un Taller de Planeacin Estratgica, cuyo objetivo es brindar bases para definir los caminos y lograr las metas. Se enfatiza el rol del liderazgo para lograr buenos resultados con un manejo adecuado de las personas. Un plan lgico y sencillo, manejado de manera impecable es la mejor manera de asegurar que la lnea de operacin funcione ptimamente. Beneficios:

Por: Arturo Torrero

los ejecutivos ms eficientes son fciles de identificar: cuentan con informacin pertinente, de manera oportuna, y con la facultad y el empuje para actuar congruentemente. Su toma de decisiones permite a los equipos lograr resultados espectaculares. Inversamente, las malas decisiones los conducen irremediablemente al fracaso.

El taller brindar bases para: Desarrollar una visin amplia y de conjunto al diagnosticar el entorno. Definir estrategias especficas a los retos y tendencias. Involucrar y comprometer a todo el equipo en el proceso de decisin. Combinar los aspectos cuantitativos, lgicos con los cualitativos, y emocionales de los actores. Ejecutar de manera puntual y en tiempo real. Evaluar el efecto de las decisiones, asegu rando los resultados y el aprendizaje en la organizacin. Metodologa: Durante tres das de trabajo intensivo, se suscitarn polmicas y se buscarn soluciones a diversos temas mediante el anlisis de casos, discusiones y mesas redondas. El enfoque a este taller es totalmente prctico, enfocado a los temas del da a da. El fin es que, ms que planes complejos y poco factibles, los participantes describan la estrategia en tr minos operacionales, desplieguen planes a lo

largo y ancho de la organizacin, y comprome tan a todos los integrantes, haciendo de la estrategia cuestin de todos, todos los das. En el programa se incluye un Sistema de Con trol, destinado a asegurar los resultados y el aprendizaje. Se evalan diversas herramientas, como son el Tablero de Control, el Hoshin Kanri, el Mtodo Ringi, y tecnologas desarrolladas por nosotros como son el modelo de las 5s y el Flujograma de Valor. Una planeacin contundente es el nico camino para que la organizacin logre una ejecucin impecable y resultados tangibles. Internamente, se logra una mejor alineacin, desarrollo y mayor compromiso del personal. Este taller ha sido muy exitoso tanto en niveles directivos como en las distintas gerencias en varias empresas de primer orden. Si deseas mayor informacin sobre el mismo, por favor comuncate con Enrique Lpez al correo: enriquel@bacherzoppi.com.mx

>> Los planes sin accin son solo

sueos, pero las acciones sin planeacin son pesadillas.

- Annimo

Enfoque

Planeacin en la IF:

Un atisbo desde Ogilvy Healthworld

Por: Addina Carbajal

bruno raynal tiene 18 aos trabajando para la industria farmacutica (if). Actualmente es Director General de Ogilvy Healthworld, una empresa dedicada a la publicidad y a la comunicacin, con clientes muy prestigiados. Trabajan y dan servicios de 360 a sus clientes, con un punto de vista integral y holstico de las comunicaciones. Proporcionamos a cada marca un trato muy especial, para que viva, crezca y perdure en el tiempo, recalca Bruno Raynal, quien conversa con nosotros sobre la planeacin en la IF y la incidencia de la publicidad en la misma.

Evolucin en la Industria Farmacutica (IF) Bruno Raynal: Al igual que otras industrias, actualmente la IF tiene mucho ms compro miso y responsabilidad con sus accionistas, pacientes y autoridades. Ve sus mrgenes bajando, pero tiene un compromiso ms grande para respetar procedimientos, lo cual es muy saludable. Nosotros observamos ms transparencia hacia los accionistas y pacientes. Adems hay una necesidad impor tante de comunicar, de forma pertinente y proactiva, hacia sus empleados. Y tambin hay una necesidad de comunicar a los socios dnde est la empresa, cules son sus xitos y logros obtenidos. Como todas las empresas, el compromiso que la industria tiene es principalmente con los pacientes, la gran diferencia es que quizs existe una responsabilidad directa a nivel de la salud, que obliga a un laboratorio a tener un mayor control en algunos campos. Planeacin BR: Es un tema que estaba muy de moda hace 15 aos. Lo que ha cambiado es que ahora se requiere dar un sentido a la organizacin y una direccin ms especfica a los proyectos. Se requiere tambin ms visibilidad para poder planear las cosas. No es un tema solamente analtico y racional en s, no es un esquema, un esqueleto

fro hecho de cifras, hecho de dead line, ms bien es una habilidad, una competencia que las organizaciones requieren para comunicar, establecer contratos, acuerdos, hasta sacar una misin bien definida, entonces se pueden hacer los proyectos ms fcilmente. En la planeacin hay la necesidad de tener mayor visibilidad, pero tambin mayor trans parencia. Ogilvy y la planeacin publicitaria en la IF BR: Una agencia como la nuestra tiene el expertise para poder cuestionar las estrate gias de nuestros clientes, aunque claro que las respetamos y seguimos. Nosotros no definimos las estrategias, pero tenemos la oportunidad de enriquecerlas, cuestionarlas, de hacer que el cliente se sienta ms comprometido con ellas. Cuando el laboratorio comunica sus necesidades hacia la agencia, hacemos preguntas pertinentes, para que a su vez se fortalezca y se revalide la estrategia a seguir. Es un proceso totalmente dinmico. Actualmente, los la boratorios tienen la necesidad de orquestar los pla nes de trabajo para el ao o los que siguen, tienen que visua lizar las opor tu nidades de ne gocio. Nosotros,

como agencia, articulamos el ritmo del trabajo del laboratorio, en los ciclos que ellos utilizan para visitar a los mdicos; tenemos ciclos de trabajo que nos permiten, de forma rtmica, ajustar y cambiar algunas campaas. El rumbo de la publicidad de la IF BR: Hay que preguntarnos qu permite facilitar la interaccin mdicorepresentante, cmo aportar, dar un valor agregado al entorno, cmo hacer que el laboratorio contribuya a dar una mejor informacin al mdico, cmo aportar para una mejor seleccin de personal, ms capacitado, con interlocutores crebles, actualizados, cmo desarrollar un marketing ms especfico, con relacin a los diferentes targets. Existe una visin nueva de los labo ratorios hacia las herramientas de publicidad, servimos una dinmica un inters mayor, creciendo exponencialmente en los medios electrnicos. Y si bien, existen aspectos regu latorios que limitan la comunicacin hacia el paciente, tambin nuestra labor es ahora ms integral, porque la vocacin de una agencia, como la nuestra, es proporcionar un expertise en el campo de la comunicacin institucional para una industria como la farmacutica.

>> BacherZoppi y PerfilesBZ felicitan a Ogilvy Healthworld por haber obtenido dos Aspid de Oro y dos de Plata en Publicidad Iberoamericana de Salud y Farmacia a campaas integrales

Enfoque

La IF y la ruptura de paradigmas comunicativos


Conversacin con Publicis Dialog
Por: Addina Carbajal

alejandro cardoso, es regional chief operating officer, latin america de publicis, una de las agencias de publicidad

que tienen un compromiso de innovacin y que plantea nuevos modelos de comunicacin, en beneficio de la Industria Farmacutica (IF). Incorporan nuevas disciplinas como CRM, Relaciones Pblicas y mercadeo directo, que estn listas para despegar junto con la industria. Nuestro modelo se llama el modelo holstico y lo que plantea es la comunicacin integral, dijo Alejandro Cardoso en entrevista para PerfilesBZ.
Evolucin en la Industria Farmacutica Alejandro Cardoso: Un fenmeno que he mos visto en los ltimos aos, resultado del proceso de globalizacin, es que cada da hay consorcios mucho ms grandes, con importan cia relevante en los mercados internacionales, un segundo fenmeno, es la especializacin en lo que antes se denominaba su central bussines. Parte de esta tendencia es la desin corporacin de algunas de estas divisiones que aparentemente no aportan a su negocio central, a la medicina, el bienestar, y que los laboratorios tienen un mayor proceso de in vestigacin y desarrollo ms enfocados a lo que seran las patentes, productos o medici nas ticas, que a OTC. Planeacin AC: Una condicin para tener xito, en cual quier empresa, es la planeacin, y en particular en la IF ya que tiene un enorme impacto en la vida de las comunidades, porque tiene que ver con el bienestar de la poblacin. La competen cia en el desarrollo de nuevas medicinas ge nera que las compaas de la IF enfoquen sus recursos con responsabilidad y tica social. La IF se maneja por ciclos, hay una necesidad de planear ordenadamente para cumplir con todos los procesos en la industria, donde la planea cin estratgica es la clave. Planear es incorporar variables muy fciles de entender, aunque muy difciles de controlar. Se establecen objetivos claros: dnde quiero es tar, qu quiero lograr, qu quiero ofrecer, cmo quiero que me vea el consumidor, cules son los momentos clave en los que debo checar si mi plan est funcionando o si debo tener la fle xibilidad para modificar las estrategias. Publicis y la planeacin publicitaria en la IF AC: Cubrimos con la necesidad de ser un socio estratgico de comunicacin que incorpora pro cesos mucho ms sofisticados de planeacin y permite a nuestros clientes, tener coincidencia en las marcas que se estn construyendo. Hay un terreno que permite a la comunicacin di recta con los doctores poder incorporar nuevos elementos intrnsecos a ellos y que no necesa riamente se aplican en otro pas. Desarrollamos una estrategia de comunicacin integral, en la cual entendemos cuando un pro ducto quiere comunicarse con alguien, ese al guien primero no es una persona sino un grupo objetivo. Planteada la multiplicidad de grupos objetivos, hablamos del tipo de producto, ya que la estrategia a seguir es totalmente dife rente para OTC o ticos. El da en el que yo construyo una marca no voy a tener el problema de los genricos, donde no hay valores que se reconozcan con un ingre diente, y francamente no conozco a nadie que tenga una relacin emocional con las sales, pero s conozco a personas que tienen relacio nes emocionales con una marca. El rumbo de la publicidad de la IF AC: Si en Mxico se abriera algn da la posibilidad de comunicar masivamen te los productos ticos, se iniciara una enorme oportunidad con una gran res ponsabilidad y los riesgos intrnsecos de hacerlo mal. La comunicacin tiene que evolucionar de un proceso de comunicacin a un proceso de conexin, y ese es el punto clave: qu te ata emocionalmente para que di gas si esta marca ha hecho esto por m, nunca la voy a dejar. En la IF hay factores como la regulacin, la autorregulacin y la tica de los laboratorios; por eso es muy difcil trasladar a un proceso de comunicacin los productos, pero ha habido marcas que lograron no slo ha cer que la gente me conozca, sino que la gente se conecte con mi marca. Pensar que un folleto entregado al doctor puede hacer todo el traba jo es como de hace 50 aos.

>> BacherZoppi y PerfilesBZ felicitan a Publicis Dialog por haber recibido el Premio Aspid de Oro a la Creatividad Publicitaria para la Industria Farmacutica

Espacio

Crnica de un compaero

BZ

antonio rojas trabaja como mensajero

en BacherZoppi desde hace siete aos. Por su compromiso con el trabajo, PerfilesBZ lo acompa en un da comn de labores.

Mundo Farmacutico

Planeacin: El inicio exitoso de una fuerza de ventas


Cuando decidimos iniciar la formacin de una fuerza de ventas, sea interna o tercerizada, es necesario Planear hasta el ltimo detalle. Pasamos y repasamos los diversos puntos impor tantes basados en la regla de las 5W y 2H: What? Qu? Who? Quin? When? Cundo? Where? Dnde? Why? Por qu? How? Cmo? How much? Cunto? Al planear es indispensable determinar los siguientes aspectos: Definir objetivos y metas. Establecer mtodos, tcnicas, responsables y programas Determinar herramientas de medicin y de evaluacin que faciliten la deteccin de desviaciones: 1. PICA. Panel Integral de Control y Avance 2. Sherlock. Diagnstico de fuerza de ventas 3. ICARO. Identificacin de Conductas de Alta Rentabilidad Operacional 4. Diamante. Herramienta poderosa para reducir la rotacin, prolongar la permanencia y aumentar la productividad de la fuerza de ventas. Nuestro plan debe contener: Las necesarias medidas de evaluacin de resultados cualitativos y cuantitativos. Datos que ayuden a comprender el proceso a todos los participantes e incluso a los no participantes.

Por: Artemio Ortiz

Anlisis de datos para identificar los problemas ms significativos y sus causas reales. Determinar un plan detallado de accin correctiva en su caso, incluyendo cronogramas especficos as como responsables de las acciones. Ahora la pregunta cul es el objetivo a lograr? Seguramente tendrs la respuesta o respuestas, ya que vives el da a da en tu organizacin. Sabemos que encontrars un rea donde sea necesario aplicar estos conceptos pero: cmo iniciar, cmo implementar, qu tenemos que hacer primero? Para ello BacherZoppi con el expertise de 10 aos atendiendo a la Industria Farmacutica, ha desarrollado servicios que solucionan estas necesidades operativas y permiten a los ejecutivos de nuestros clientes centrarse en las actividades estratgicas, para tener una fuerza de ventas exitosa, es decir, con Resultados Tangibles en Tiempo Real.

Tener casa?
Para la mayora de las personas tener casa significa seguridad, proteccin, tranquilidad y estabilidad. La casa es el lugar del principio y fin de la existencia, es donde se crean y evolu cionan los motivos, las ilusiones, los estilos, las tendencias del quehacer cotidiano... Para BacherZoppi es muy importante que todos sus trabajadores gocen de esa seguridad, ha ciendo uso de sus derechos. El Instituto del Fondo Nacional de Vivienda para los Traba jadores (INFONAVIT) es el administrador de los recursos provenientes del ahorro de los trabajadores que cotizan al IMSS, los cuales se destinan para satisfacer la demanda de cr ditos hipotecarios para la adquisicin de vivien da, construccin en terreno propio, ampliacin o mejoras en casa propia y pago de hipoteca. Requisitos para obtener un crdito INFONAVIT Ser derechohabiente Tener la puntuacin necesaria (116 puntos) Considerar que el monto mximo de crdito es de 180 veces el salario mnimo mensual en provincia y de 266 en el DF. Para verificar tus puntos necesitas tener a la mano tu Nmero de Seguridad Social (NSS), ste tiene 11 dgitos y aparece en tus recibos de pago. Consulta cul sera el monto mximo que te puede ofrecer el Instituto, de acuerdo a tu edad y salario actual, as como el pago mensual que cubriras por el prstamo. Para ello consulta la pgina: www.infonavit.org.mx o habla a los telfonos: 9171-5050 (DF), o al 01800-008-3900 (interior de la Repblica).

Nota: en siguientes nmeros se investigarn otras formas para obtener prstamo para casa