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UNIVERSIDAD DE LA HABANA CENTRO DE ESTUDIOS TURISTICOS

Alberto J. Prez Socarrs Ral Benavides Martiatu Leticia Nodal Prez Rebeca Olivera Elosegui Josefina Pichardo Cambeyro Sofa Aristizabal Jos Accaputo

CONTENIDO

ARTICULO Prlogo Eventos una nueva estructura Eventos y Comunicacin Tipologa de Eventos Conceptos y definiciones vinculadas a la gestin de eventos Servicios. Organizacin Profesional y eventos Infraestructura auxiliar requerida Gestin financiera de los eventos Aspectos esenciales sobre el marketing Bibliografa

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PROLOGO El desarrollo de los eventos en Cuba, se ha fundamentado sobre la ampliacin de las relaciones internacionales econmicas y polticas del pas, y las necesidades comunicativas de sectores tales como, la ciencia, la tcnica, la educacin, la salud y la cultura desarrollados ampliamente en los ltimos cuarenta aos. El sector de la educacin en Cuba, cuyo desarrollo comienza justamente con el triunfo de la Revolucin sobre la base histrica de la evolucin de la escuela cubana de pedagoga c, posee un prestigio internacional tanto en su calidad como en su dinmica investigativa y resultados; que lo convierten en una rica fuente de intercambio. Conjugar esas potencialidades con el cumplimiento de las exigencias profesionales que posee actualmente la organizacin de eventos, puede convertirse en la llave del xito de los eventos en este sector. La novedad de la gestin de eventos como actividad empresarial y las bases empricas sobre las cuales se ha desarrollado, constituyen un reto para la proyeccin y ejecucin de eventos exitosos, en un entorno competitivo cada vez ms agresivo. El Departamento de Gestin de Eventos de la Escuela de Altos Estudios de Hotelera y Turismo y la Direccin de Universitur unen esfuerzos para el desarrollo de una accin docente, apoyada por el presente material, a partir de la compilacin de artculos y reflexiones, que aborda la organizacin profesional de eventos y la Agencia de Viajes con un enfoque empresarial.

EVENTOS: UNA NUEVA ESTRUCTURA EMPRESARIAL Por: MsC Alberto J. Prez Socarrs Aproximarnos a la Industria de los Eventos desde la ptica de las ciencias comerciales y el turismo puede resultar un enfoque novedoso y, de alguna manera, puede contribuir a los esfuerzos que, en el marco de esta reunin, realizan los pases de la Regin Latinoamericana y Caribea. COCAL 2000 tuvo como objetivo fundamental establecer las alianzas estratgicas necesarias para asegurar la participacin, cada vez mayor, de la Regin en este sector, estamos pues ante lo que desde la ptica comercial se denomina un objetivo de crecimiento y aunque para algunos puede resultar pretencioso hoy, es, en nuestra opinin, el nico posible a largo plazo pues, la empresa que no crece; est muriendo. De lo que se trata es de establecer qu tipo de crecimiento, dados los factores estructurales del sector y sus tendencias, resulta ms conveniente. Nos parece este un punto clave a dilucidar para poder avanzar en el anlisis de las diferentes alternativas estratgicas que se nos presentan. En el mundo de hoy, globalizado y neoliberal, dos conceptos econmicos cobran una significacin especial: la escasez y la competencia, que impregnan el pensamiento en general y constituyen la base sobre la cual se adoptan las principales decisiones econmicas en cualquier sociedad. No es de extraar por tanto que el pensamiento estratgico moderno parta de identificar que tipo de ventaja competitiva es posible desarrollar teniendo en cuenta las caractersticas estructurales del sector en que se pretende actuar, es decir, la estrategia es entendida cmo un plan para conseguir una ventaja competitiva sobre los otros actores presentes en la industria y es esta la que coloca a la empresa en capacidad de obtener todo el potencial de beneficio que ese negocio en particular ofrece. Se trata no de dotar a la empresa de una estrategia determinada, sino de una vez identificada la posible ventaja competitiva, pensar y disear la empresa a travs de un plan para desarrollarla (plan estratgico), decidiendo fundamentalmente qu producto y/o servicio ofrecer, cmo y que partes del mismo se fabricarn en la empresa as como que partes subcontratar, a quienes estar dirigido y en qu rea geogrfica se quiere competir. Es pues toda estrategia, un proceso de cambio y siendo este otro concepto predominante en la sociedad de hoy, slo los que sepan conducirlo tendrn el xito asegurado. El pensamiento estratgico tiene un sentido diferente al de la lgica formal, es ms flexible y creativo y en consecuencia slo es efectivo all donde los problemas se transforman en oportunidades, la experiencia y los estereotipos no limitan las soluciones y donde las innovaciones constituyen la cultura de la organizacin. De este modo dirigir estratgicamente un negocio es un proceso continuo de cambio donde las estructuras han de ser flexibles y deben constituir caldo de cultivo para la creatividad. En el argot empresarial cuando de estructura se habla se piensa inmediatamente en organigramas, autoridad y flujos de informacin entre otros conceptos, se reproduce as, en el organismo social que es la empresa moderna, la estructura de la sociedad, su dicotoma, donde la organizacin parece el pretexto para el ejercicio del poder. Con la industria como referente y ms concretamente con la produccin manufacturera, nos llegan los primeros modelos y esquemas organizativos.

El negocio que nos ocupa, la organizacin profesional de eventos, no es una factora, es, en esencia, una actividad de mediacin, es decir, medio a travs del cual se garantiza el contacto oportuno, eficiente y eficaz entre dos o ms partes interesadas en intercambiar informacin, relacionarse y comunicarse. El evento es el soporte de este tipo particular de comunicacin social, la empresa de OPE, mediadora, no hace sino elegir aquel que satisface mejor las necesidades comunicativas de los terceros interesados, es el OPE, por similitud, un Planner Medias. Uno muy particular pues los soportes entre los que tiene que elegir no existen, no poseen entidad fsica, son inmateriales, tendr por tanto que crearlos. Pero los eventos no son slo inmateriales por su naturaleza sino que tambin, siguiendo a la economa, son raros ya que no es posible su reproduccin por lo que son escasos y nicos. Pretender entonces, producirlos en cadena, tal y como entiende la industria la produccin seriada, es un imposible de orden prctico. De este modo las estructuras funcionales propias de este tipo de produccin, con sus entidades estancas, creadas sobre la base del agrupamiento de los especialistas, no funcionan al menos eficientemente en nuestro sector. Una empresa organizadora de eventos existe cuando los interesados en comunicarse no son capaces por si mismos de resolver sus necesidades; produce entonces a solicitud, las actividades que realiza a su partir suelen ser de media o corta duracin, es tpico en ellas atender a un nmero limitado de solicitudes y por dems est atencin se personaliza, est, por tanto, ms cerca del taller o Job Shop de la industria cuya efectividad ha quedado demostrada cuando se trabajan mercados relativamente pequeos, menos especializados, ms flexibles y con productos poco reproducibles. Si pensramos en las olimpiadas, ese tipo particular de evento o en algn otro similar, entonces la organizacin en taller no fuera suficiente pues el volumen sera an ms bajo (uno cada cuatro aos), las actividades a desarrollar consumiran un largo tiempo y el producto sera nico y muy complejo. En esta situacin nos atreveramos a recomendar el Proyecto como mejor forma organizativa. El negocio de organizar eventos es el negocio de propiciar los encuentros cara a cara de uno o varios grupos de personas mediante el traslado al o los lugares, momentos, ambientes y situaciones de contactos diferentes a las habituales, de modo que se garanticen las condiciones mnimas necesarias en ellos, para que los flujos formales e informales de comunicacin sean efectivos y generen altos niveles de respuesta cognitiva, afectiva y de comportamiento en sus participantes. Se trata por tanto de brindar una combinacin de servicios tal que satisfaga, en primer lugar, las necesidades comunicativas de los participantes, y en segundo, otras derivadas del cambio de hbitat de los mismos. Si en algn momento aquel OPE nos recordaba al Planner Media de las agencias de publicidad, nos representamos ahora al programador de las agencias de viajes. Como aquel, este ha de crear el producto que mejor responda a las necesidades de los terceros interesados. Comunicacin, turismo y una gran dosis de creatividad son imprescindibles para aquellos que, desde cualquier empresa, asuman el reto de organizar un evento.

Siendo la comunicacin y el turismo ramas del saber que todava pujan por alcanzar la categora de ciencias, no nos ha de extraar entonces que se discuta si debe existir o no, una empresa cuyo objeto social sea organizar eventos. Observamos, no sin preocupacin, como esta necesidad creciente de comunicacin cara a cara y la de adquirir experiencias globales fuera del hbitat natural, hacer turismo, son atendidas por un universo amplio de entidades y profesionales de diferentes orgenes, que han captado la oportunidad de hacer negocios que estas representan. Intrusionismo y empirismo son dos rasgos esenciales y coyunturales de nuestro sector en la actualidad. Al nivel estructural se observa como grandes, medianas y pequeas empresas provenientes de otros sectores continan entrando en el nuestro. Vemos como crece el poder de los proveedores en la misma medida que, en sus diferentes sectores, se concentran a travs de movimientos integracionistas diversos, mientras que nosotros nos fragmentamos cada vez ms con el impacto consecuente en la situacin competitiva, que hace necesario trasladar cada vez ms valor al cliente final, quien a su vez incrementa sus exigencias al disponer de mayor informacin gracias a la microelectrnica, la informtica y el desarrollo inusitado de los medios de comunicacin. Si contemplamos con jbilo, pero impasibles, el crecimiento de la demanda y basamos el desarrollo de nuestras empresas individualmente y sobre la base de incrementar su competitividad, veremos, a la vuelta de unos aos, como se disipa el potencial de beneficios, que hoy oscila entre un 10 y un 30% de los montos totales brutos obtenidos por diferentes conceptos y servicios, en los costos de competir, o lo que es peor, se trasladarn totalmente al cliente final. Crear valor es el resultado de la accin individual de las empresas, retenerlo, invertir parte de l en competir, trasladarlo parcial o totalmente al cliente final son alternativas que dependen de la accin conjunta de todas las empresas que componen, en un momento y lugar determinados, el sector. No es posible, en esta aproximacin a la reflexin estratgica que estamos intentando hacer, pasar por alto el impacto que sobre la economa en general y nuestro negocio en particular ha tenido, actuando a nivel macro estructural, la poltica neoliberal, prescrita como receta mgica a nuestros males desde realidades totalmente distintas, han sido aplicadas, sin miramiento alguno, por los gobiernos de la Regin. Basada en la bsqueda de crecimientos macroeconmicos, las privatizaciones, desregulaciones y reduccin de los gobiernos, ha creado las condiciones necesarias para la competencia desigual, el desempleo y la inflacin, convirtiendo a los ricos en ms ricos y en ms pobres a los pobres al producirse la apropiacin de la riqueza, a travs de los mecanismos reguladores de la economa de mercado. Entre ambos extremos las clases medias, base fundamental de nuestra actividad, ven reducirse su poder de compra y experimentan un sentimiento de escasez tal que no hacen otra cosa que temer por su futuro inmediato. Quizs sea esta la razn que explica por que negocian con tanta vehemencia y el precio de nuestros servicios, constituye para ellos el factor determinante de eleccin.

En este contexto es que las empresas de OPEs, all donde existen, han visto cuestionados sus servicios y contrados sus mercados naturales. La internacionalizacin de sus actividades aparece as como una alternativa para la supervivencia y el desarrollo. Con monedas nacionales devaluadas, ciclos econmicos desfasados y la ley del ms fuerte como marco legal, los mercados exteriores, y principalmente los del primer mundo, ven en los pases de nuestra Regin una oportunidad nica para adquirir ms con menos, reproduciendo de este modo la historia de la colonizacin, ms sutil y enmascarada pero colonizacin al fin. Una poltica basada en el crecimiento de las exportaciones sin las regulaciones y la intervencin del estado no har sino legitimar el crimen. Desde el punto de vista de las ciencias comerciales y teniendo en cuenta las condiciones en que hoy operan las empresas de OPEs de la Regin, se trata de lograr a travs de la extensin de los mercados los crecimientos necesarios a toda empresa. Esto supone, en primer lugar, un incremento en el costo de operacin, al tener que incorporar nuevas figuras para la intermediacin comercial y realizar los cambios en las estructuras internas para adaptarse a las nuevas condiciones, adicionalmente, habr que sumar el costo de oportunidad que supone todo este proceso. En segundo lugar, es imprescindible evaluar el riesgo asociado a esta decisin, pues tratndose de nuevos mercados el riesgo comercial es alto, y en consecuencia, el estratgico adquiere una importancia mayor. Nadie duda del poder de los turoperadores internacionales y de cmo este, tiende a incrementarse sobre la base de la concentracin que est viviendo este sector. Slo presentando una oferta nica, concebida sobre la base de la cooperacin, dado el carcter integral y complementario de nuestro producto, ser posible contrarrestarlo. El dlar fresco, adquirido como resultado del proceso de internacionalizacin, tendr que ser invertido en todos los elementos que conforman el producto evento, destino, ahora, turstico, para mejorarlo y hacerlo competitivo en el mercado internacional, y esto habr que hacerlo durante un buen tiempo por lo que, el beneficio buscado con este movimiento estratgico, no aparecer maana mismo. Para garantizar el xito se hace obligatorio adems la participacin de los poderes pblicos a los diferentes niveles. En nuestro pas no existe la empresa de OPE. El reto que supone el objetivo trazado y las complejidades apuntadas, justifican con creces su creacin. Manejar un evento como proceso de comunicacin, gestionarlo como empresa y concebirlo como un destino turstico en s, supone profesionalidad y conocimientos especficos. No podemos seguir exportando partes y piezas, materias primas, que no son otra cosa que los hoteles, las sedes, las agencias de transporte, los restaurantes, los atractivos geogrficos, histricos y culturales. Debemos exportar el servicio completo, entregando al turoperador slo la gestin comercial es decir, distribucin y venta, al menos por el momento y hasta que conozcamos mejor esos mercados y estemos en condiciones de crear tambin ese valor con el mismo nivel de eficiencia que ellos consiguen. La creacin de tales empresas no fragmentar an ms la oferta si se realiza partiendo de la redistribucin del personal que, en el pas, se desempea como OPC. Aparecer ms bien un oligopolio, donde cada empresa podr disfrutar de una parte del mercado, se crear una utilidad

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adicional para los clientes finales, que ahora podrn elegir entre menos y con una mayor nitidez, simplificndoles el proceso decisorio. Ellos y las empresas creadas compartirn los beneficios que este proceso de concentracin y organizacin generar. Las agencias receptivas podrn participar de este proceso buscando la especializacin y, a su travs, una imagen y un saber hacer superior. Los proveedores tendrn que compartir su poder y ganarn tambin al poner sus instalaciones, en manos de especialistas con todo lo que esto representa para su propia imagen. La formacin, capacitacin y superacin del personal tambin se aprovecharn de esta reorganizacin. Cursos, entrenamientos y otras modalidades podrn ahora confeccionarse a la medida, atendiendo al perfil de cada entidad. La creacin de estas empresas, en nuestra modesta opinin, resulta imprescindible para lograr los crecimientos propuestos y marcar adems un salto cualitativo, ms que cuantitativo, que es lo que necesitamos hoy para asegurar nuestro desarrollo futuro. La cuestin a dilucidar no es pues si debemos crearlas o no, sino, en todo caso, cual ser el grado de integracin vertical ms conveniente, se integrarn totalmente, lo harn hacia atrs o hacia delante. Cualquiera de estas alternativas tiene ventajas y desventajas, no obstante, dadas las caractersticas estructurales analizadas y, las tendencias que se observan en el mundo, cada vez el grado de integracin de las empresas organizadoras de eventos, agencias de viajes y de comunicacin integral es menor, lo que significa que la subcontratacin se va imponiendo como formula para la produccin de cualquier producto o servicio, buscando, sobre todo con ella, centrar la atencin en las competencias esenciales y una reduccin importante de los costos de las operaciones, indicndonos que la competencia se centra hoy en la bsqueda de la eficiencia como fuente principal de los beneficios. Se impone as un anlisis casustico que escapa a las intenciones de este trabajo. Sea cual fuera la decisin final, creemos que cualquier empresa de OPE, en el mundo de hoy, ha de concebirse sobre la base de una nueva estructura. |

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LOS EVENTOS Y COMUNICACION Por MsC Ral Benavides Martiatu I. UNA HERRAMIENTA DE COMUNICACIN PARA LAS RELACIONES PUBLICAS Frecuentemente en las organizaciones de un considerable volumen de funciones y servicios, las relaciones pblicas son un trabajo, que amn de que requiere una cuota de responsabilidad en todos sus trabajadores, su concepcin, ejecucin y control se realiza por especialistas profesionales de la comunicacin. E su gestin, no solo han de desarrollar acciones puntuales n sino que, han de desplegar herramientas profesionales articuladas en diversos acontecimientos permanentes y tambin coyunturales que les permiten aprovechar oportunamente momentos importantes de sus pblicos objetivos con gran probabilidad de eficacia y persuasin. Si tomamos como referencia el plan de comunicaciones, vemos como para dar cumplimiento a los objetivos de trabajo tenemos que desarrollar una conjunto de acciones dirigidas a los diferentes pblicos, tales como atenciones personalizadas, evaluar estados de opinin, comunicar mensajes en los medios masivos, medias ante situaciones de crisis, supervisiones, asesoras y otras. Un indispensable grupo de acciones requiere de valerse de otros instrumentos para promover intercambios interpersonales de grupos de organizaciones o de grandes pblicos, con objetivos muy predeterminados para la organizacin. Son ellos los eventos El trmino evento, si lo tomamos etimolgicamente designa a los ...acontecimientos, hechos imprevistos y eventuales, que ocurren al azar, lejos de cualquier planificacin....(1) El diccionario Espaol de Sinnimos y Antnimos, toma como trminos similares a: acontecimiento, accidente, lance, incidente, o suceso (2). Sin embargo en los diccionarios anglfonos, bajo el trmino de evento, se considera sucesos especialmente importantes; algo que sucede, una ocasin social o una actividad, el aspecto de una accin legal determinada finalmente; suceso notable; contigencia eventualidad, los torneos disputas y contiendas de los programas deportivos, entre otras acepciones. Definitivamente la actividad de la comunicacin social ha creado una definicin de eventos para establecer una designacin de competencia profesional, orientada a satisfacer necesidades en un tiempo breve de intercambio comunicativo entre pblicos distintos, en unos casos especializados, en otros o no, y tambin entre especialistas y pblicos indeterminados, pero con intereses comunes o complementarios. II. BASES COMUNICACIONALES Y ORGANIZACIONALES DE LOS EVENTOS Los eventos vistos como genero son en realidad un acontecimiento, pero en nuestros trminos, estamos ante la organizacin de una forma especializada de reunir a la gente para lograr en los diferentes pblicos un impacto comunicativo. En ellos se han englobado variadas formas de intercambio de experiencias de todo tipo entre personas grupos e instituciones, aportando a sus participantes nuevos valores en su cultura, su satisfaccin espiritual y sus relaciones. La profesionalizacin cada vez ms de esta actividad ha conllevado a que en la ultima mitad de siglo, los eventos hayan devenido en una verdadera industria a nivel mundial. Los eventos comnmente son organizados y planificados por empresas e instituciones para fines promocinales, transaccionales, de negociaciones, de obtener o transferir experiencias, agasajar, homenajear, entretener, y divertir, entre otros. Usualmente dentro de la entidad son organizados

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por los departamentos de Relaciones Pblicas. cuando se trata de eventos de envergadura, se recurre a empresas especializadas en su organizacin profesional. Cuba tiene sus propios antecedentes en la organizacin de eventos. Sociedades cientficas en el siglo xix como la Sociedad Econmica De Amigos Del Pas, La Real Academia De Ciencias Medicas Fsicas y Naturales de La Habana desarrollaron de manera sistemtica y organizada sus reuniones cientficas. En el perodo de la seudo repblica, un sin numero de eventos polticos, deportivos, culturales y sociales tuvieron lugar en el pas. Tomando como referencia el Hotel Nacional en 1930 se realiz un congreso de familias mafiosas norteamericanas, en principios de la dcada del 40 se realizo una conferencia de la OEA, y desde los aos 50 hasta la actualidad se ha desarrollado la feria agropecuaria de Rancho Boyeros. En los ltimos 40 aos, dos perfiles esenciales han caracterizado la organizacin de eventos: La Organizacin creciente de reuniones polticas de diverso genero y tipo de conjunto con actividades artsticas y culturales de espectculos y festivales, jornadas y eventos cientficos acadmicos de escala nacional, resultado de la creciente generacin de valor intelectual promovido por el proceso revolucionario. Con la creacin del INTUR y en 1979 en razn de la celebracin de la VI Conferencia Cumbre de los Pases No Alineados, la apertura del Palacio de Convenciones de la Habana marca una etapa de impetuoso crecimiento de los eventos internacionales. En la actualidad de acuerdo con los datos registrados en el Bur de Convenciones de la Repblica de Cuba ms de 500 eventos internacionales se realizarn durante el ao 2000.

En Cuba la organizacin de eventos tiene una configuracin de sus actores con rasgos distintivos de otros pases. Son actores fundamentales de una evento: Las organizaciones empresariales, institucionales o sociales que por razones de sus objetivos necesitan de realizar el evento para lograr determinados intereses comunicativos. Para realizar los eventos se constituyen. internamente comits organizadores Las sedes; centros de convenciones y ferias, teatros, hoteles, universidades y otras instalaciones que brindan el servicio de realizacin del evento. A solicitud de los comits organizadores citados anteriormente o por negociacin con organizadores profesionales, cuando estos brindan servicio como sedes de un determinado evento se integran al comit organizador Los organizadores profesionales de eventos, que han devenido en pequeas medianas y grandes empresas encargadas de estructurar paquetes de servicios de estancia, atencin a participantes, facilitadotes, medios tcnicos y audiovisuales, alimentos, bebidas, atencin protocolar y ceremonial, transportacin y otras muy amplias y variadas segn el tipo de evento, que son concertadas a solicitud de los comits organizadores para estructurar y hacer funcionar eficazmente todo el evento. En Cuba, los Organizadores Profesionales de Eventos, no existen an como empresas con este contenido como objeto social nico. La organizacin de eventos se vena realizando nica y exclusivamente a travs de estructuras ejecutivas de organizacin creadas en los propios comits organizadores de las instituciones y empresas. La realizacin histricamente emprica, la limitada envergadura y complejidad, y la poca frecuencia de grandes eventos, procre por varios aos

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una manera de organizar eventos sin una concepcin de organizacin profesional de sus procesos. Con el desarrollo en los ltimos 20 aos de los eventos internacionales, las sedes de eventos y las empresas tour operadoras receptivas de viajes incluyen dentro de su objeto social, contenidos de Organizacin de servicios a los eventos, desarrollando de forma parcial y complementndose los servicios integrales de la organizacin profesional de eventos. En el caso de los turoperadores, estos se especializan mayormente en facilitar en mayor o menor grado la accesibilidad desde sus lugares de residencia al destino, de los eventos, los servicios de estancia de estos, y en algn grado el ofrecimiento de sedes para comits organizadores. En el caso de las sedes de eventos estas han estructurado departamentos o reas de trabajo a cargo de la Organizacin de eventos condicionando el empleo de la propia sede como requisito esencial, asegurando los servicios del personal de contacto y atencin, parte de las facilidades de alimentos y bebidas, y facilitando en dependencia del evento la inclusin de otros aspectos del programa social. Ambas entidades; turoperadores y sedes de eventos realmente se complementan y participan de conjunto en la organizacin de los eventos internacionales, y para el caso cubano, en la actualidad resulta prcticamente imposible la organizacin de un evento internacional con el servicio aislado de una de estas dos entidades. Queremos significar que nos estamos refiriendo a una dimensin macro econmica y social de los eventos en Cuba. En la cotidianeidad del trabajo especializado de las relaciones pblicas muchos de los eventos a organizar no requieren de estos servicios porque su envergadura y complejidad es mucho menor, dependiendo de muchas menos variables para su realizacin. Una larga lista de eventos de diverso tipo, magnitud y perfil constituyen hoy DIA instrumentos de relacin til para promover, intercambiar intereses, negociar, fortalecer la imagen y la opinin tanto de personas como grupos y organizaciones. Ms adelante clasificaremos diferentes modalidades de eventos, la mayora de los cuales se organizan para cumplir objetivos especficos de trabajo. III. LOS EVENTOS EN FUNCIN DE LOS OBJETIVOS DE LAS RELACIONES PBLICAS Y MARKETING Los eventos constituyen un medio muy efectivo en la: Promocin de la imagen corporativa. Los atributos de identidad de una organizacin son presentados, como desgustaciones y pruebas en ferias y salones, seminarios de informacin sobre como utilizar un producto o servicio, negociaciones etc. Actos de premiaciones y reconocimiento a personalidades ejecutivos y empleados que han prestigiado la opinin y valoracin de la organizacin. Festividades por aniversarios de la entidad o logros importantes alcanzados etc., contribuyen entre otros resultados a reforzar favorablemente la valoracin de los pblicos La promocin de bienes y servicios. Presentaciones de productos, desarrollo de ferias y exposiciones reuniones con fines de negociacin, festivales, concursos, premiaciones, son entre otros instrumentos para incentivar a los consumidores sobre los atributos de los objetivos de la cartera de negocios de nuestras organizaciones y en caso de actividades no lucrativas, servicios de bien social de imprescindible necesidad de participacin pblica. La promocin de ideas y personajes. Congresos, convenciones, exposiciones, foros, talleres simposios, foros, coloquios, asambleas son entro otros, tipos de reuniones para el reconocimiento de nuevas experiencias profesionales, resultados de investigacin en el campo cientfico acadmico y social, as como la potenciacin de talentos, personas relevantes, lderes y otras personalidades de connotacin cientfica, poltica social o cultural. EL

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La insercin en los mercados y pblicos. La participacin de bienes, servicios, ideas, y personas en la mayora de los eventos ante mencionados donde los pblicos participantes son potencial u objetivamente interesados en ellos, o son prescriptores de importancia les permite el empleo de los eventos para el lanzamiento de nuevos objetivos de una organizacin. La organizacin de eventos no constituye solamente articular recursos espacios y personas para un fin determinado. Cada cosa que se realiza ha de responder a objetivos de intercambio comunicativo acordes no solo al propsito con que fue concebido, sino a generar un impacto lo ms imperecedero posible en los participantes de forma tal que promueva una valoracin y una concepcin favorables general e integralmente. De ah su importancia como herramienta para las relaciones pblicas.

TIPOLOGIA DE EVENTOS Por Lic. Leticia Nodal Prez y MsC Ral Benavides Martiatu Una aproximacin a una clasificacin de eventos, pudiera ser: Cientfico-Tcnicos; Culturales, Deportivos, Sociales y Comerciales o Empresariales. Cientfico-Tcnicos se utilizan como tipologas ms frecuencia, a saber: Convencin, congreso, seminario, taller, coloquio, conferencia, simposio, jornada, mesa redonda, panel, exposiciones, exposiciones asociadas, encuentros... Eventos culturales: Cualquiera de las tipologas sealadas anteriormente y muy particularmente los festivales. Eventos deportivos: Siempre son de carcter competitivo y se clasifican segn los deportes, pueden combinar algunas de las tipologas sealadas anteriormente. Eventos sociales: Incluyen: bodas, banquetes, graduaciones, recepciones, cumpleaos, etc. Eventos Empresariales: Una aproximacin a su clasificacin pudiera ser: Reuniones de ejecutivos para definir estrategia de mercado, definir polticas de venta de productos, estudiar formas adecuadas para la presentacin de una nueva marca. Misiones comerciales o de hombres de negocios para definir; Objetivos bien precisos para determinada negociacin, comercial, financiera o econmica o para futuros negocios. La Ferias se pueden clasificar dentro de la categora de eventos empresariales, asociadas por su definicin y objetivos. CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE ALGUNAS DE LAS TIPOLOGAS DE EVENTOS MS UTILIZADAS CONGRESO: Un congreso es una reunin no orientada hacia los negocios con una frecuencia que, generalmente, es fija, y con una caracterstica extraordinaria en la que los participantes que pertenecen a diferentes lugares, se renen en un lugar y fecha determinados previamente, para

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asistir a una reunin organizada en la que los delegados desempean una funcin multiinteractiva, de debate y competitividad, frecuentemente asistida por servicios especializados. Sus objetivos se centran en: Estudiar determinados temas. Intercambiar conocimientos. Elaborar conclusiones Proponer metas. Relaciones humanas. . Consideraciones acerca de un congreso: La organizacin de un congreso se basa en una buena capacidad de negociacin. Todo operador, OPC y persona vinculada al tema sabe que para desenvolverse con xito en este complejo mundo del mercado de eventos, es indispensable conocer y aplicar hbilmente el arte de la comunicacin. Situacin nica, que no permite ensayo previos ni segundas presentaciones; por esto es tan necesaria una ptima organizacin desde el principio. La calidad sobre todo es lo que hace la diferencia entre el xito y el fracaso. La necesidad y beneficios de tener profesionales encargados de los miles de detalles que rodean a un congreso, convencin u otros eventos, ha sido reconocida por un gran nmero de organizaciones y asociaciones. S un Palacio de Congresos es un pequeo mundo, el fenmeno global del congresismo constituye un hecho de gran inters y trascendencia.

Herramientas necesaria para garantizar el xito de un congreso: Tema adecuado. Conferencistas lderes de opinin. Sede y fechas aptas. Conocimiento de los participantes potenciales (mailing list) Contar con un equipo de trabajo con las siguientes caractersticas: Profesional, armnico, bien estructurado y creativo, paciente, flexible, adaptable, con poder de decisin, ordenado, afable, bilinge.

CONFERENCIA: Disertacin sobre un rea temtica de un reconocido experto que lleva su ponencia por escrito, con toda la formalidad metodolgica, con aportes originales que sean producto de su propio esfuerzo investigativo. Permite la exposicin de ideas sobre un mismo tema con profundidad de conceptos y sin interrupciones. Su objetivo se centra en Compartir las experiencias de un especialista con un pblico involucrado en el tema. Su duracin debe ser aproximadamente de una hora. Otras consideraciones: Disertacin educativa. Tcnica formal que permite comunicacin en un solo sentido, generalmente sin que se debata. Expositor experto, colocado de manera visible y con adecuada acstica. El expositor debe conocer bien, previamente de qu tiempo dispone, quines y cuntos sern sus oyentes y debe ceirse a lo convenido con el coordinador, en aras de la calidad de la conferencia. El coordinador debe seleccionar cuidadosamente al expositor,

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presentar al conferencista y explicar bien las bases del encuentro. Es til cuando el auditorio presenta inters en el tema y tiene la posibilidad real de asimilar la informacin. Se define tambin como reunin de alto nivel, mas bien restringida, limitada a un solo tema y convocada por invitacin. Reunin de ndole gubernamental en la que formalmente se abordan temas diplomticos, polticos, econmicos, etc. SEMINARIOS: Modalidad diseada para investigar a fondo un tema, buscando la mxima participacin de los expertos asistentes desde la misma base previa del evento. Beal, Bohlen y Neil (dos autores), analizaron sistemticamente la tcnica en su libro: Conduccin y accin dinmica de grupo (1946, p. 250) y la denominaron Workshop, trmino que traducido al espaol significa taller , tambin lo clasificaron como Seminarios de investigacin y trabajo. Con el tiempo el primero tom el nombre de Seminar (seminario) y el segundo conserv el de Workshop (taller) Se utiliza cuando hay un tema de inters para un grupo homogneo o interdisciplinario, organizando una serie de sesiones previas que permitan producir un documento base que ser discutida durante el evento. Se aconseja para lograr aproximaciones o acuerdos en torno a tpicos que requieran discusin y anlisis profesional. Es ideal para investigaciones. Su objetivo es investigar o estudiar un tema de inters para una organizacin o una disciplina profesional y su tiempo promedio de dos das. Otras consideraciones: La organizacin es realmente compleja. Se planea una investigacin o estudio intensivo sobre un tema especfico. Se designa un coordinador, cuya primera tarea es la de constituir un comit tcnico. Se planifican las sesiones recurriendo a fuentes originales de informacin, incorporando expertos en cada uno de los tpicos del tema a considerar. En la fase de ejecucin del evento, se constituyen mesas de trabajo, luego de la sesin plenaria inaugural. Estilo formal pero se busca la participacin de sus miembros. El desarrollo de los temas y subtemas deben ser claramente establecidos en el programa de actividades, el cual debe ser remitido con no menos de dos semanas de anticipacin a aquellos que no se hayan incorporado a las sesiones de planificacin. Se busca que los participantes vengan preparados para la accin. El comit ejercer la representatividad de los grupos, pero, como ya se dijo, se busca que todos los miembros del grupo participen desde el comienzo. El Comit debe preparar agenda previa, la cual ser discutida como primer punto de la sesin inicial y prepara los materiales bibliogrficos que se requieren. El local, fecha, horario, promocin y ejecucin sern sus obligaciones, as como la recepcin, registro central de los participantes y de las actividades. El trabajo es de grupos de 12 a 20 personas, las cuales designan coordinador, secretario y relator. Los grupos pueden contar con asesores y asistentes si fuera necesario. Los secretarios se constituyen en comit de redaccin pudindose escoger el estudio informativo o deliberativo, de acuerdo a lo que decida el comit organizador. El moderador actuar en la plenaria como coordinador pero no resuelve. Se designa un comit de redaccin y estilo que prepara la versin final del documento que resulte del evento y luego se remitir a todos los participantes. Se recomienda la aplicacin de una encuesta para su evaluacin.

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TALLER (WORKSHOP): Reunin de varias personas con un programa de debate intensivo, destinado a crear destrezas, desarrollar habilidades y a solucionar problemas mediante el esfuerzo y la cooperacin integral de facilitadores y participantes: El concepto de taller se ha desarrollado para compensar los puntos de vista divergentes en una disciplina o en un tema en particular. Incorpora a los elementos que caracterizan al seminario el aspecto prctico. Tambin se conoci esta tcnica como seminario de trabajo, trmino ya en desuso. Esta tcnica es muy recomendada en programas de entrenamiento, ya que permite aprender haciendo sobre un tpico especfico. Tambin se usa mucho entre grupos de profesionales que se renen en una mesa de trabajo, bajo la conduccin de un facilitador y con el apoyo de un secretario y de un asesor, con el propsito de mejorar su eficacia en disciplinas especficas o en procedimientos interdisciplinarios que contribuyen a la solucin de un problema. Su objetivo es estudiar un tema o tpico en forma intensiva para crear destrezas, desarrollar habilidades y solucionar problemas y su tiempo: Promedio de dos das. Otras consideraciones: El taller tiene un promedio de 20 participantes, pero puede formar parte de un seminario o de una jornada, en cuyo caso sigue teniendo el mismo promedio, pero dentro de una asistencia mayor. Establecido el tema y el objetivo se define el perfil de participantes, el mercado potencial, lugar, fecha y el horario. Del mismo modo, se prevn materiales bibliogrficos y no bibliogrficos que se requieren para el buen funcionamiento del evento. Se debe ser informal y participativo. CURSO: En los centros docentes, tiempo sealado en cada ao para asistir a or las lecciones. Serie de lecciones que forman la enseanza de una materia. Tratado especial. Pueden preverse, antes (pre), durante o despus (post), de un evento. Generalmente aparecen como parte del programa profesional de un congreso. La materia que se aborde en el curso debe corresponderse con las temticas del evento. Casi siempre se organizan como cursos de postgrado y su objetivo: central es analizar conceptualmente un tema con la utilizacin de tcnicas pedaggicas. El tiempo de realizacin puede ser entre 10, 20, 30, 40 horas. Otras caractersticas: Generalmente se disean para un grupo no mayor de 20 personas. Pueden realizarse en la sede del evento o en otro lugar que tenga las condiciones mnimas e indispensables de un aula. El pblico asistente puede o no ser participante del evento. PANEL: Presentacin de un tema, bajo la coordinacin de un moderador, para ser analizado y discutido en forma de dilogo o conversaciones. Se utiliza en temas de inters general y se usa mucho a travs de los medios masivos. Su objetivo fundamental es analizar una situacin de inters general. Su tiempo promedio de duracin es de dos horas incluyendo sesin de preguntas y respuestas. Otras caractersticas: Se sugiere de 4 a 6 expositores. No se expone como oradores, sino con cierta interaccin espontnea y dinmica. Forma de dilogo con los asistentes. La seleccin de los especialistas es muy importante. SIMPOSIO: Es una reunin formal de expertos que analizan nuevos aportes cientficos y tecnolgicos en su disciplina, bajo la modalidad de ponencias sustentadas en investigaciones

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originales y novedosas. Se utiliza para presentar descubrimientos o aportes a una ciencia, usando cdigos especializados, formales que son comprensibles y aceptables para el auditorio. Su estilo es complementario. Los que participan como expositores se complementan unos a otros, sin entrar en divergencias. Las preguntas buscan ampliar y enriquecer el conocimiento del que la formula y de los asistentes. El coordinador, los expositores deben ser seleccionados cuidadosamente y su objetivo es proveer informacin relevante y original a especialistas y profesionales, sobre diversos aportes de un mismo tema. Su tiempo promedio puede tener dos variantes; aproximadamente dos horas, incluyendo preguntas, se pueden tener hasta 6 expositores (15 minutos c/u) Otra variante, pueden tener una duracin de uno a tres das cuando la temtica requiere de una profundizacin mayor. Otras caractersticas: Requiere de que, previamente, el coordinador y los conferencistas se pongan de comn acuerdo respecto a la divisin del tema, orden y tiempo. Exposiciones concisas y bien organizadas, de ello depende el xito de la misma. MESA REDONDA: Reunin de expertos que analizan un tema con enfoques divergentes, ante un pblico de conocedores y especialistas. Lo ms peculiar de la Mesa Redonda es que trata enfoques distintos sobre un mismo tema, confrontar puntos de vistas diferentes y opuestos estimulando la unin para resolver un problema, sopesar ventajas y desventajas. Su objetivo central es analizar objetivamente un tema y su y su tiempo: promedio de dos horas, incluyendo preguntas y respuestas. Otras caractersticas: La conduce un moderador y la discusin es como una conversacin; no se permiten discursos. Deben elegirse a los integrantes teniendo en cuenta las personas o bandos de posiciones opuestas. Las exposiciones deben ser alternas segn los bandos de opiniones y ello debe tenerse en cuenta para su ubicacin en el estrado. Se recomiendan de 4 a 6 panelistas. Previamente deben unirse moderador y panelistas para planear la exposicin. FOROS: En sentido estricto es un evento pequeo destinado a propiciar la discusin y participacin total de un tpico de inters de especialistas, en un ambiente informal, con tiempo promedio de una hora, bajo la coordinacin de un moderador. En sentido amplio se denomina FORO ABIERTO aquel en que se permite una asistencia mayor de personas, extendiendo el tiempo de participacin, incorporando una mesa directiva, pero conservando las caractersticas bsicas del foro: participacin, informalidad y amplitud. Se usa para permitir la libre expresin de ideas y opiniones a todo el auditorio en un ambiente muy informal. Su objetivo es analizar un tema en un tiempo corto con el propsito de profundizar en su conocimiento y eventualmente usar los aportes para enriquecer algn proyecto o documento y su tiempo promedio de dos horas. Otras Caractersticas: Se designa un moderador y un secretario que lleven el orden de la solicitud de la palabra. Se requiere un saln grande con buena acstica. Las intervenciones no debern exceder de los 3 minutos. Pueden combinarse con alguna otra tcnica. El coordinador debe ser conocedor del tema, tener buena diccin, habilidad en conducir la discusin, no debe participar en los debates con sus opiniones. Hay que controlar el posible desorden, debido a su informalidad implcita. SESIN DE POSTERS: Se trata de la presentacin de temas libres resumidos que previamente se han colocado en forma de afiches, en tamao predeterminado, en un lugar sealado por el comit organizador. Se da un promedio de 10 minutos a cada expositor. Despus que todos los expositores presenten su poster, se habr la discusin con un tiempo tambin establecido. Una

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variante es fijar un horario y permitir la discusin entre el autor del tema libre y los interesados en el mismo lugar de ubicacin del poster. TEMAS LIBRES: Una modalidad establecida como parte del programa profesional de un congreso que consiste en la presentacin de un trabajo por un participante (ponente), que puede ser el resultado de una investigacin total o parcial, o de un estudio. En ambos casos la presentacin debe corresponderse con las temticas que el evento aborda. Generalmente estas presentaciones orales se realizan en un tiempo de 20 minutos, 15 para exposicin y 5 para debate. Para la presentacin se utilizan medios audiovisuales y/o microcomputadoras. Los trabajos a texto completo constituyen los procceding. Para la presentacin de las ponencias generalmente se establecen requisitos que los ponentes consultan en la convocatoria del evento (anuncio circular) VIDEOS: Muestra animada deportivo. de imagen y sonido. Pude ser de carcter cientfico, cultural,

REUNIN: Trmino general que indica la reunin de un determinado nmero de personas en un lugar para realizar una actividad especfica. Puede producirse espontneamente o de acuerdo con un programa preestablecido. CONVENCIN: Evento formal con base jurdica, al cual asisten los que tienen un derecho adquirido, con el fin de analizar situaciones de su propio inters. Su origen es diplomtico y se refiere a acuerdos entre estados soberanos sobre asuntos de su conveniencia. Se manifiesta tambin en el rea comercial o industrial, donde participan ejecutivos, empleados y agentes de cualquier empresa. Ejercen fuerte influencia en el turismo de convenciones por el volumen e importancia de sus operaciones. Ejercen influencia sobre las relaciones internacionales, ya que en ellas se abordan problemas de la produccin, ventas y mercados. Frecuentemente se usan para exponer en ella los nuevos productos y/o servicios de una empresa. Pueden ser corporativas, institucionales, empresariales, etc. Son deliberantes, es decir, aprueban. COLOQUIO: Este evento es una reunin en la que se convoca a un nmero limitado de personas para analizar e intercambiar ideas sobre un tema, sin que necesariamente se alcance un acuerdo. DEBATE: Es un evento en el que dos o ms partes discuten civilizadamente sobre aspectos controvertibles en el que al final se sostienen soluciones parciales o totalmente diferentes ENCUENTRO: Evento que consiste en permitir que personas con algo en comn, que ocurri en algn momento del pasado, no cercano, se encuentren para celebrar este acontecimiento. JORNADA: Es un evento que consiste en una serie de actividades destinadas a impartir instrucciones o informacin especfica en sectores particulares del trabajo (Beal, 1964, p. 225) CHARLA: Explicacin de un experto sobre un tema o tpico que domina, el cual explica de una manera informal, exenta de solemnidad. El tiempo no debe ser mayor de una hora. BANQUETE: Cena de carcter formal en la que se exige presentacin de etiqueta. Se utiliza generalmente como complemento o formando parte de un evento mayor para agasajar a personalidades importantes. En Otros pases, el Banquete es utilizado tambin para recaudar fondos a determinados proyectos determinndose a travs del precio del cubierto manera de

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cobrar la participacin por persona- y acciones promocionales previas la participacin de pblicos que generalmente son afines como grupo social. CONCURSO. Se estimula la participacin de un pblico en especfico con el fin de que produzca algn elemento que ser objeto de anlisis comparativo, a travs de items preestablecidos, y del que surgir un ganador que obtendr un beneficio previamente sealado. Muy usado por organizaciones para estimular la creatividad, proveer a la entidad de algn smbolo, incentivar simblicamente a alguien creando predisposicin favorable ante un producto o entidad, y como respaldo de algn otro evento mayor. De empleo frecuente en el trabajo de relaciones pblicas. BODAS. Celebracin de matrimonios a la que frecuentemente se asocia el ritual del contrato y la fiesta correspondiente. Es uno de los eventos trascendentes donde comparten familiares y amigos. Frecuentemente las Relaciones Pblicas estn involucrada en este tipo de preparativos en ocasin de contraer matrimonio alguno de sus huspedes. CELEBRACIONES DE AO NUEVO: Generalmente es un tipo de festejo por la llegada del ao nuevo. Siempre ha de caracterizarse por lo bulliciosa y alegre matizada por animacin comidas y bebidas. CCTEL: Adems de su empleo como termino en servicio de bares, en este caso la acepcin se refiere a reuniones o encuentros vespertinos generalmente informales y breves con los que se celebran sucesos sociales tales como graduaciones, compromisos empresariales, lanzamientos de productos despedidas o asunciones de autoridades etc. Es un tipo de fiesta de aproximadamente 2 horas como promedio en la que se consumen bebidas y comestibles ligeros mientras la gente conversa. La gente esta todo el tiempo de pie. Es generalmente utilizada como complemento de otros eventos mayores con fines de confraternizacin entre muchos de sus participantes que no se conocen o que han de compartir ideas en trabajos posteriores. DEBATE: Dos o ms partes discuten civilizadamente sobre aspectos controversiales en que sostienen puntos de vista parcial o totalmente diferentes. Comnmente es empleado en aspectos de gran inters para la opinin pblica. Tiene una raz pedaggica y es altamente recomendado para ensear al pblico y persuadirlos a enfocar puntos de vista diferentes sin llegar a conflictos. FESTIVAL: Concebido originaria o comnmente para programas relacionados con las artes, orientado a fines promocionales, Lleva frecuentemente un reconocimiento final, como premio. El festival conlleva a un fin de entretenimiento y de promocin de artes en un mbito especializado o regional determinado. Existen diferentes puntos de vista sobre el hecho de que no cubre una finalidad comercial, y que sus costos se sufragan con los precios de las butacas o las entradas a conciertos y otras representaciones y/o el patrocinio. FIESTA: Celebracin de un acontecimiento individual social o de organizaciones. Dicha celebracin es un acontecimiento feliz o exitoso. Puede tener un carcter informal, de gala, o puede tener mezclados ambos momentos. Cuando se realiza una fiesta secundando un gran evento, esta tiene una duracin de tres o cuatro horas como promedio y estar matizada por el alcance de los recursos y presupuestos determinados para la misma GRADUACIN: Reunin en la cual se homenajea a quien ha sido titulado por el vencimiento acadmico de cursos. Actividad tanto social individual como organizacional puede concebirse el aspecto solemne y ceremonial, como el festejo, caracterizado por bailes, y confraternizacin.

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INAUGURACIN: Encuentro generalmente empresarial con el cual una firma da a conocer una nueva sede, una nueva instalacin de servicios, o las reformas realizadas a una existente, la apertura de un nuevo servicio, o una obra. LANZAMIENTO DE PRODUCTO: Reunin generalmente desayuno, almuerzo o cctel- durante la cual una empresa presenta un nuevo producto o lnea comercial a sus clientes y a la prensa. Se suele incluir una presentacin del producto, detalles sobre aspectos de su campaa publicitaria, informacin sobre la estrategia comercial y otras acciones. PLENO: Sesin en la que se renen los miembros de una organizacin para atender los aspectos sealados en un programa. Se utiliza frecuentemente por organizaciones polticas y sindicales para resolver situaciones que les ataen. Esta modalidad se emplea frecuentemente complementando eventos acadmicos de mayor envergadura, propiciando a travs del pleno la presentacin de problemas preanalizados para resolver en el peno como paso final. PREMIACIONES: Ocasin en que una entidad o firma otorga pblicamente distinciones a ganadores o reconocimientos significativos a personas por razones de concurso, mrito, o resultados. Suele caracterizarse por una actividad solemne y posteriormente un festejo de agasajo a los premiados. Participan eminentemente los medios de comunicacin. RUEDA DE PRENSA: Modalidad de entrevista en la que un personaje de actualidad convoca a varios periodistas para dar a conocer un hecho y someterse a preguntas de los informadores. Es un evento convocado por una organizacin o un personaje para informar a la opinin pblica a travs de los periodistas y sus medios, aspectos trascendentes de inters general. ANIVERSARIOS: Conmemoracin de fecha importante, tanto de un suceso social como de la entidad. Se celebran con uno o varios tipos de festejos y otros eventos menores que se le subordinan. Son organizados convocando los diferentes pblicos. Las Organizaciones utilizan este tipo de evento para conmemorar la fecha de su creacin. Es un momento oportuno para la atencin del pblico interno y proyectar objetivos y metas. CONFERENCIAS DE PRENSA. Reunin de periodistas especializados con un personaje, quien convoca a los informadores, realiza una exposicin del tema y se somete a las preguntas sobre lo expuesto. Puede ser un comunicado oficial que se facilita a los periodistas convocados. Tanto las ruedas como las conferencias de prensa se emplean generalmente en situaciones de crisis, fusiones de compaas o adquisiciones, o para dar a conocer miembros nuevos de la organizacin, programas, lanzamientos etc. SALN: Evento identificado por la exhibicin de obras de arte, comnmente empleados por instituciones culturales tales como Museos, Galeras y otras. Tiene un fin promocional de obras artsticas VERNISSAGE: Reunin con la que se celebra la inauguracin de exhibiciones y muestras de arte. Suele hacerse generalmente por la tarde e incluye un cctel de honor a los invitados, musicalizacin adecuada y tambin un pequeo discurso a cargo del curador o el organizador de la muestra quien presenta al artista y su obra. EXPOSICION: Evento que se organiza con un propsito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos (libros, fotos, obras de arte, etc.)

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EXPOSICION COMERCIAL: Exposicin cuya finalidad y objetivo principal es promover o vender productos y/o servicios: FERIA: Exhibicin de productos o servicios que concursan con carcter comercial en una rea especifica con el objetivo de promover los negocios: Caractersticas: El expositor aprovecha la condicin de concentracin, en un mismo lugar y periodo relativamente corto de tiempo, de un numeroso y selecto grupo de clientes procedentes de diversas localidades con los que puede contactar directamente. Excelente va de retroalimentacin para el expositor: compara con su competencia y escucha la opinin de los consumidores. Oportunidad para establecer relacin estrecha con prospectos y clientes. Fuerte apoyo econmico para sufragar gastos inherentes a la asociacin u organizacin auspiciada y/o gastos del evento o reunin asociada. Favorece la imagen entre proveedores de servicios y productos. Permite probar, adquirir u ordenar productos o servicios, que de otra manera, no se hubieran conocido tan fcilmente. Para el cliente, adems, le permite evaluar una amplia gama de productos o servicios del mismo ramo, casi al unsono. Pueden ser: comerciales, industriales, profesionales, estatales, regionales, gubernamentales, mundiales, privadas o exclusivas, semiprivadas, abiertas o pblicas, etc. EXPOSICIONES ASOCIADAS: Muestras que, con carcter comercial o promocional, organizan las instituciones organizadoras del evento. Consiste fundamentalmente en pequeas muestras, no tan voluminosas, generalmente catlogos, pequeos equipos, informacin, a diferencia de las realmente comerciales. El evento es la actividad fundamental y la exposicin asociada es complementaria, aunque hay casos en que ocurre a la inversa. Algunas exposiciones surgen como asociadas y despus se transforman en ferias o exposiciones en s mismas. Su celebracin realza la organizacin del evento, le da un ambiente adicional, aporta elementos informativos complementarios. Constituye un importante aporte econmico para compensar el financiamiento del evento. El expositor que viene a este tipo de exposicin asociada pretende fundamentalmente promover, pues en el evento normalmente no hay compradores, sino especialistas que pueden, a su vez, promover y recomendar esos productos y servicios. Debe informarse en las convocatorias que va a haber exposicin, pues ello promueve el evento El expositor debe estar impuesto de los pases y personalidades que van a participar en el evento.] La reunin, como forma de actividad grupal, requiere desde el ngulo profesional conocer como ha de organizarse. El rol del organizador de eventos, profesionalizado a partir de su complejidad y especializacin, exige el conocimiento de conceptos definiciones y procedimientos, que faciliten su labor y sobre todo que garanticen el xito de la misma.

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CONCEPTOS Y DEFINICIONES VINCULADAS A LA GESTIN DE EVENTOS Por: Lic. Leticia Nodal Prez I. EVENTOS: CARACTERSTICAS, NATURALEZA Y CLASIFICACION Reflexiones sobre la comunicacin como eje fundamental de la organizacin de eventos: El hombre es nico e irrepetible. El ser humano es potencialmente bueno y tiende al crecimiento. El hombre ofrece su propia respuesta. El hombre es capaz de crear algo propio. El hombre es capaz de relacionarse y de amar. El hombre tiende a la trascendencia el hombre es un ser social.

Principios que sustentan la interrelacin humana. LA EDUCACION como alternativa para construir un mundo mejor. Este concepto vara segn la vivencia personal y el propsito de cada individuo y de cada institucin. Cada momento es una oportunidad de aprendizaje. Todos los das aprendemos algo de las dems personas. Cualquier proceso educativo debe estar centrado en la persona. El aprendizaje es un descubrimiento personal. La comunicacin es un medio de interaccin. Una genuina relacin personal facilita el desarrollo de cualquier actividad grupal.

Grupos humanos. Estn compuestos por una pluralidad de individuos unidos por un objetivo comn mas o menos fuerte. Tienen vida propia, nacen, crecen y se disuelven. Su evolucin puede compararse a la de un ser vivo que nace, crece, se desarrolla y puede llegar a la madurez equilibrada o sufrir dificultades o desviaciones en su crecimiento. Existen diferentes formaciones grupales, las del vecindario, las de las entidades laborales, estudiantiles... Todos los miembros de un grupo: Necesitan sentirse parte del mismo. Necesitan sentirse valorados y aceptados. Necesitan sentirse escuchados y comprendidos. Sealan su propio ritmo. La relacin personal es determinante en el proceso de crecimiento individual y grupal.

En todos los grupos hay posibilidades de trabajo si se propicia un ambiente de: aceptacin y afecto, mutua comprensin, confianza, libertad, responsabilidad, optimismo y alegra,

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estructura y organizacin Todo esto se logra con una real y efectiva comunicacin. Coexisten dos formas de entender el trmino comunicacin: Acto de informar, transmitir, de emitir. Verbo: COMUNICAR. Dilogo, intercambio, relacin de compartir, de hallarse en correspondencia, en reciprocidad. Verbo: COMUNICARSE. Nota: La ms antigua es la segunda. Su raz latina COMMUNIS: poner en comn, algo con otro, es la misma de comunidad: expresa algo que se comparte, que se tiene o vive en comn. Comunicacin cara a cara. En este mundo globalizado la necesidad de comunicarse es lo ms importante. Cuando podemos tener la oportunidad de hablar con alguien cara a cara, discutir temas importantes; intercambiar puntos de vista entre colegas, profesionales, expertos o lderes de opinin, es aqu donde la comunicacin se hace ms importante. Cundo no logramos que la COMUNICACIN con los pblicos que participan en un evento sea efectiva?. Fallas en la planeacin. Mensajes mal expresados. Barreras en el ambiente. Prdidas por transmisin y retencin deficiente de mensajes. Falta de atencin y evaluacin permanente en el planeamiento del evento. Comunicacin impersonal. Desconfianza, amenaza y temor. Sobrecarga de informacin. Diferencias de posiciones sociales y de poder entre el emisor y el receptor.

EVENTO: Trmino genrico que designa cualquier tipo de reunin profesional de corte cientfico, tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso, promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes. (Proyecto Armonizacin Terminolgica) BENEFICIOS DE UN EVENTO Generales: Renen grupos para, satisfacer necesidades y estimular la participacin. Generan comunicacin. Difundir y mejorar el conocimiento. Contacto social y profesional.

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Individuales: Inciden positivamente en el desarrollo del individuo. Actualizan y perfeccionan conocimientos. Ofrecen oportunidades para obtener reconocimientos. Nuevas experiencias. Amplan relaciones profesionales. Organizacionales Apoyan la misin y el logro de los objetivos. Fomentan las relaciones interpersonales. Estimulan intercambio de experiencias. Propician la creatividad. Desarrollan habilidades y destrezas. A partir de su generacin, los eventos pueden ser: Diseo propio: Cuando la idea es generada por una organizacin que se encuentra ubicada en una ciudad. Sedes captadas: Eventos generados por una asociacin y/o institucin cuyas ediciones son realizadas en diferentes pases Nacionales : Estrictamente nacionales. Internacionales: No menos de 300 personas de las que un 40% deben ser extranjeras que representen un mnimo de cinco pases y que la duracin no sea menor de 3 das. Nacionales con participacin extranjera: Su temtica permite atraer una importante participacin extranjera. Categoras de eventos, a saber: Mundiales, internacionales, regionales, nacionales, provinciales, municipales (estas dos ltimas categoras teniendo en cuenta nuestra divisin poltico administrativa) Los conceptos y definiciones acerca de la naturaleza, tipo y clasificacin de los eventos es una tarea compleja por cuanto la literatura consultada es escasa y requiere de un profundo anlisis e investigacin. A esta conclusin arriba el grupo de especialistas que durante dos aos trabajamos en un Proyecto de Armonizacin Terminolgica para Eventos y Afines cuyos resultados iniciales estn recogidos en un folleto que contiene trescientas cuarentas unidades soportadas en un sistema automatizado para la gestin terminolgica, por lo que los conceptos y definiciones que a continuacin se expresan estn sustentados tcnicamente en dicho proyecto.

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II. ACTORES FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS. Categora de profesionales: Organizador Profesional de Congresos (OPC) Profesional que, con su experiencia, conocimiento de la actividad gerencia, capacitacin continua y superacin personal, presta sus servicios, parcial o totalmente, en los procesos organizativos que demanda un evento. Es un director de orquesta que debe coordinar el variado conjunto de empresas que son necesarias para llevar a cabo con xito el concierto que supone la celebracin de un congreso. Categora de no profesionales: Comit Organizador (cliente) Grupo de personas que se unen con funciones y caractersticas propias. Responde a una organizacin ya sea empresarial, institucional, docente, no gubernamental interesada en organizar un evento. En sus manos esta, absolutamente, el contenido tcnico del evento. No existen reglas nicas de cmo estructurarlo, ni de que cargos deben crearse, ni como distribuir sus funciones, todo depende de la complejidad del evento. La figura central del Comit Organizador es el Presidente cuyas funciones estn dadas por ser el mximo responsable en la definicin del programa general del evento, su alcance y proyeccin.

ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS, CONGRESOS O REUNIONES: Es quien asegura y garantiza, con su profesionalidad, la calidad y xito del evento. Los ingredientes de un OPC son, una gran dosis de imaginacin, creatividad y experiencia, equilibrada con otra similar cantidad y peso de sentido comn, visin realista y claro entendimiento del valor de los costes y de las cosas. Es quien garantiza que se ejecute la etapa previsin, interactuando con su cliente sistemticamente ya que en esta etapa en la que se decide todo lo que se va a hacer. Disea el funcionamiento y organizacin del evento y supervisa su buena marcha, antes y durante el mismo. El OPC deber disear un plan de acciones y el programa preliminar, basado en lo planeado. Prepara el presupuesto y tomar el control financiero. Responde apoyar las ganancias de todas las partes. Establece fuertes y efectivos vnculos con: receptivos, cadenas, lneas areas, agencias de viajes, prestatarios de servicios. Conforma con agencias especializadas, programas y tours incluidos en los programas u opcionales. Responde por la promocin y difusin internacional del evento y capta participantes. Garantiza el xito de la acreditacin. Tiene que estudiar al cliente, ganarse su confianza. Relacin de empata. Vnculo OPC/Cliente: Unidad creadora, planificadora, ejecutiva. (Carlos Beim)

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Roles de un OPC Comunicar, promover, vender, administrar, planificar, asesorar y sugerir nuevas tcnicas, Identificar mtodos adecuados de financiamiento, coordinar acciones necesarias para lograr la excelencia operativa. Caractersticas Personales Prctico, tico, Accesible, Diplomtico, Negociador, Sereno, Profesional, Creativo, Verstil, Objetivo, Flexible, Organizado, Discreto, Lder, Sagaz, Previsor, non sentido del humor y con una pareja comprensiva. Reflexiones generales I. II. III. El carcter novedoso de este perfil, el ejercicio emprico con que se ha ejercido y la pobre oferta de programas de formacin y superacin acadmica especializada, han limitado el desarrollo eficaz de la profesin. La escasa produccin acadmica, que avale nuestro cuerpo terico con el consecuente rigor cientfico, nos obstaculiza el real reconocimiento como profesionales. Todas las posibilidades que tiene la profesin no han sido desarrolladas en su real dimensin, para de esa forma ampliar nuestras acciones y darnos a conocer, delimitando las vertientes de trabajo que tiene la profesin, con un lenguaje que permita entender y hacernos entender con precisin. La inexistencia de un cdigo de tica y de un comportamiento deontolgico.

IV.

Cmo romper estas barreras, asegurar el futuro de la profesin y del rea, latinoamericana y caribea como destino de eventos e incentivos?. Cmo responder a los retos de la nueva era? : Una posible alternativa de solucin a lo anteriormente expresado puede ser la concepcin, diseo y ejecucin de proyectos de formacin y desarrollo profesional fundamentos con una investigacin previa, lo que podra contribuir positivamente a objetivar las realidades de la profesin en nuestra Regin y al cumplimiento de las metas trazadas. El OPC/E, necesita en primera instancia, de una formacin terico-prctica progresiva, extendendiendo y renovando sus conocimientos tcnicos, asentados sobre una slida base de cultura general, exigidos por un quehacer que requiere de personal eficaz, eficiente y en sntesis, tremendamente profesional, cuyo proceso de formacin y superacin continua ha de estar instrumentado en diversos estratos y niveles. La formacin nos aporta conocimientos y habilidades, el ejercicio profesional nos otorga, experiencia y destrezas, por ello consideramos importante pensar que ha llegado el momento de disear un paradigma de la profesin y una visin acorde a la sociedad y a los tiempos actuales y futuros. ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS COMITES ORGANIZADORES: Los C.O. se constituyen en las reuniones institucionales o de asociaciones sean estas nacionales, regionales o internacionales, a las cuales se anticipa una numerosa y significativa asistencia de delegados o participantes. No hay reglas fijas de cmo estructurarlo. La constitucin de este cuerpo de apoyo debe ser considerada desde el inicio, o sea en la tapa de planeacin y determinar las funciones y responsabilidades que el mismo ejercer.

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Es muy comn en nuestros pases incluir un Comit de Honor en el cual se incluyen personalidades relevantes. Los C.O. pueden ser tan amplios o tan limitados como el mismo evento lo demande. Mientras ms pequeo y funcional sea dicho comit, ms eficiente y prctico ser el desarrollo de sus labores. III. TECNICAS DE PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIN DE EVENTOS Algu nas reflex iones relac ionadas con el tema son: 1. Ex iste div ersidad de cr iter ios en la escasa literatura sobre el tema en concepcin de l p laneamiento y la organizaci n de eventos. cuanto a la

2. Resulta complejo delim itar las etapas que interv ienen en el p laneamiento y organizacin de un ev ento. 3. La superacin constante, ex periencia, creativ idad, sentido de urgencia, entre otros, deben caracterizar a los que laboran de una u otra forma en los procesos organizativ os que demanda el p laneamiento y organizacin de un ev ento. 4. Tenga en cuenta que para lograr e l x ito de un evento, las acciones deben ser planeadas, organ izadas y ejecutadas con suficiente t iempo lo que permit ir que el margen de errores e imprec is iones sea menor. Uno de los fundadores de la prestigiosa Asociacin Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos, IAPCO, Gideon Rivlin, Presidente de la Kenes International, de Tel Aviv, Israel, seala que: Organizar un evento es como dar a luz un nio y ciertamente es as, ya que comprender y ejecutar los procesos que intervienen en la previsin, planificacin, organizacin, ejecucin y control de un evento resulta complejo y requiere de la correcta aplicacin de tcnicas gerenciales. Segn este autor para la celebracin de todo evento deben considerarse diez pasos con independencia de su tamao o tema. Estos diez pasos son: 1. Establezca su unidad bsica de organizacin: La unidad bsica de organizacin de todo evento es su Comit Organizador Local, con independencia de que este sea de diseo propio o una sede captada. Una aproximacin de esa estructura del Comit Organizador puede ser: Presidente Secretario General Presidente del Comit Cientfico Comit Exposicin Asociada Comit de Actividades Sociales Tesorero

2. Esboce el tema principal y los temas del evento:

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Seleccione los temas ms candentes, novedosos y que reflejen el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. 3. Seleccione su OPC: El OPC es la persona que usted necesita para planificar y organizar su evento y lo ms conveniente es comprobar su experiencia y caractersticas personales. 4. Decida cuando se celebrar el evento: Generalmente un evento se celebrar en el mes que tradicionalmente se ha celebrado con anterioridad, esa fecha, sin dudas, fue escogida porque le conviene a la organizacin que genera la idea aunque siempre es conveniente verificar: Fechas de las festividades y los das feriados nacionales en su pas, otros eventos de similares temticas en el pas o fuera de l, tenga en cuenta el clima, verifique los precios de los vuelos y de alojamientos. 5. Decida el lugar donde celebrar el evento y reserve la sede y el espacio hotelero: Tiene tres opciones bsicas para ubicar la sede de un evento: Un centro de convenciones, Un hotel sede, Una Universidad Otra instalacin con condiciones apropiadas Se escoger la sede de acuerdo con: El tamao de la conferencia, el nmero y dimensiones de los salones necesarios, la ubicacin del centro de convenciones, el hotel de convenciones o de la universidad, en relacin con los hoteles y la tradicin establecida con eventos anteriores. 6. Establezca contactos con los oradores principales: Muy importante establecer contacto desde el principio con los posibles oradores y sin embargo como todava no tiene en la mano los patrocinios, tiene que ser muy cuidadoso en la negociacin con ellos en esta etapa. Trate de obtener la aprobacin general de los principales oradores, pero no concierte todava compromiso financiero alguno. 7. Disee el logotipo e imprima el membrete: Es esencial que el evento tenga su logotipo desde el principio para que usted pueda imprimir el material oficia. (primer anuncio) Incluso en fechas tan tempranas, el membrete de la conferencia es indispensable cuando se utiliza como tarjeta de presentacin. 8. Inicie la planificacin temprana de su promocin y la planificacin temprana de su patrocinio: Para comenzar la planificacin temprana de la promocin es muy importante contar con los medios y materiales publicitarios bsicos, entre ellos, listas de participantes de eventos anteriores (mailing list)

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Es imposible organizar un evento solamente a partir de los ingresos propios derivados de las cuotas de inscripcin, por tanto, casi todos los eventos, necesitan patrocinadores nacionales e internacionales. Importante es contar con listas de patrocinadores de ediciones anteriores, con vistas a poder planificarlos. 9. Tome las primeras medidas para organizar su exposicin comercial: Hoy las exposiciones asociadas a un evento constituyen un eslabn importante de la cadena por diferentes motivos; Inters-Ingresos-Participantes-Ambiente: Inters: Para los participantes resulta interesante conocer sobre los adelantos ms recientes en productos, servicios, as como las publicaciones. Ingresos: Una exposicin produce ganancias netas al evento y en algunos caso puede constituir una fuente muy importante de ingresos. Participantes: Con frecuencia las exposiciones atraen participantes adicionales y por otra parte el personal de las exposiciones hace uso tambin de los servicios hoteleros, de restauracin y tursticos. Ambiente: Las exposiciones aaden colorido y ambiente a los eventos, mediante la vitalidad que le imprime su espacio y contenido. Para comenzar: Calcule el tamao de la exposicin, el de los eventos anteriores y las posibilidades que ofrece el tema que se presentar. Decida sobre la estructura de los pabellones y la escala de precio. Designe el organizador de la exposicin. 10. Organizar su calendario le permitir: Tomar las decisiones relativas con relacin al proyecto del evento. Reservar; la sede, las habitaciones, acorde a la fecha exacta del evento. Planificar actividades pre y post evento, tanto profesionales como tursticas. Planificar las actividades sociales y buscar patrocinadores para stas. Tener en cuenta que la duracin del evento afectar la planificacin del presupuesto. Invitar a oradores y ponentes con tiempo de antelacin suficiente.

Los diez puntos de Rivlin, sin duda alguna, constituyen un correcto enfoque de previsin siendo sta la base necesaria para acometer el segundo paso relacionado con la planificacin. La previsin presupone que disminuya el factor de riesgo por lo que debe estar basada en hechos ms que en opiniones subjetivas y sern ms seguras, cuanto ms se puedan apreciar, cualitativa y cuantitativamente todos los factores que intervienen. La planificacin tiene que ver con la elaboracin de los diferentes programas que son necesarios acometer, para lograr que la etapa de organizacin, cumpla sus objetivos supremos; la distribucin de funciones, creacin de comisiones y distribucin de tareas, contratacin de servicios hasta llegar a la etapa de ejecucin para concluir en el control y/o evaluacin.

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En resumen el diseo de un evento debe contemplar las siguientes etapas: Previsin. Planeamiento. Organizacin. Ejecucin. Control y/o Evaluacin.

Etapa de previsin: Equivale a decir Qu se puede hacer?. La ejecucin de esta primera etapa le corresponde a la organizacin (cliente) que genera la idea o iniciativa de realizar un evento e implica un profundo anlisis e investigacin para determinar si el evento es o no factible de realizar. Deben establecerse en esta etapa, los objetivos que se persiguen con la celebracin del evento que estarn en correspondencia con los resultados cientfico tcnicos, culturales, deportivos alcanzados por la organizacin, debe analizarse adems, el poder de convocatoria, el posible pblico asistente, la competencia de otros eventos que se realizan sobre el o los temas que se pretenda abordar y un presupuesto preliminar que permita analizar las posibles vas de financiamiento De esta etapa deben quedar definidos: Tipo, clase y categora del evento. Nombre del evento. Tema central y tpicos. Definicin de fecha (al menos mes, ao y duracin). Definicin de los objetivos. Definicin del mercado. Definicin de sede. Presupuesto y vas de financiamiento.

Segn algunos autores, la etapa de previsin termina con el perfil del evento y s este es viable, estaremos entonces en condiciones de acometer la etapa de planeamiento. Etapa de Planeamiento: Se caracteriza por determinar el curso de las acciones a seguir en tiempo y espacio teniendo en cuenta las posibles vas de financiamiento. Deben ser considerados tres de los principios bsicos de todo planeamiento: Principio de precisin. Toda planeacin debe ser precisa y detallada, acciones concretas. Principio de flexibilidad. Toda planeacin debe dejar margen de flexibilidad sujeta a cambios imprevistos y fuera de lugar. Principio de unidad. Se debe disear una planeacin para cada accin y coordinar todas entre s.

Qu debemos considerar como parte del planeamiento de un evento? Constituc in de l Comit Organizador del ev ento. E laboraci n de la Gua de funciones del Comit Organizador. Calendar io de reun iones del Ct. Organizador. E laboraci n del presupuesto y estrategia de financ iamiento.

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E laboraci n del cronog rama general de tareas. Diseo de l sistema para el registro de posib les part ic ipantes. Diseo del s istema de acreditaci n. Diseo de la imagen grfica y las polt icas y tcnicas promocionales y comerciales que se utilizarn. Diseo de l programa profesiona l de l ev ento. Diseo de los programas de relac iones pblicas (Programa de patrocin io, programa con los medios, programa de protocolo, programa de activ idades sociales). Algu nas recomendaciones generales son: Atendiendo a l t ipo, clase y planeamiento d iferente. categora de un ev ento puede ser aplicado un modelo de

Utilice para su planeamiento cualquier sistema gerenciador de proyectos para controlar el desarrollo de su evento o sencillamente utilice cualquier paquete de programas automatizado como por ejemplo, hojas electrnicas de tipo Excel de Microsoft. Tenga en cuenta que todas las acciones contempladas en el planeamiento se relacionan entre s y que adems muchas de ellas se comienzan a realizar de forma simultanea. Cheque su planeamiento varias veces y siempre ajustar o adicionar, una nueva tarea. Cumpla los tres requisitos bsicos para lograr un buen planeamiento y obtendr mejores resultados en el cumplimiento de sus acciones. Etapa de organizacin: La organizacin se define con la seleccin de los recursos humanos, estructuracin de acciones y funciones, la asignacin de jerarquas, creacin de comisiones y la distribucin de tareas para lograr que los objetivos determinados previamente se cumplan segn se prev en el planeamiento. Se afirma que no hay dos eventos que se organicen de igual forma, en ello juega un importante papel la experiencia que sobre el tema tienen los que organizan. Esta etapa se caracteriza por: Defin ir la estructura organizaciona l de l ev ento. Coordinar tcnicamente las distintas funciones de los miembros del Comit Organizador. Coordinar y firmar contratos entre todas las partes; Prestatarios de serv icios receptiv os, hoteleros, transportistas, imprentas, serv icios colatera les. Asociarse a una agencia receptiv a con el propsito de obtener paquetes con precios competitiv os. Etapa de ejecucin del evento: Uno de los conceptos bsicos en relacin con esta etapa es la llamada dinmica del evento, que como proceso, sus limites pueden variar en correspondencia con el tipo, clase y categora del evento que se trate y el diseo de programa general que se realice en el que la creatividad, profesionalismo y conocimiento en el tema juegan un papel fundamental.

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Es la puesta en escena de la obra que no tiene ensayos ni segundas presentaciones, de ah la importancia de preverlo todo desde el principio. Se considera que en la etapa de ejecucin del evento, los mximos responsables de su organizacin (Organizadores Profesionales de Eventos y Comits Organizadores) junto a los prestatarios de servicios realizan su trabajo de forma coordinada para lograr la excelencia operativa. Es necesario tener en cuenta toda la infraestructura auxiliar requerida, as como las posibles emergencias que puedan surgir durante el desarrollo del evento. De importancia vital es la aplicacin de una encuesta que nos permita realizar una evaluacin del evento para poder aplicar con el rigor tcnico necesario la ltima etapa de este modelo de planeamiento. Etapa post evento o evaluacin: Contribuye a facilitar el trabajo de evaluacin del Comit Organizador y del OPC y se caracteriza por la realizacin de: Anlisis financieros que permita medir la rentabilidad del evento. Informes que reflejen los resultados de la relatora y de la encuesta aplicada lo que permitir verificar si los objetivos planteados con la realizacin del evento se lograron Memorias. Recomendaciones: 1. Enviar cartas de reconocimiento a: Conferencistas, proveedores, patrocinadores, medios de comunicacin. 2. Estimular la labor del Comit Organizador y del OPC Conclusiones: El planeamiento de un evento es la herramienta fundamental para lograr que el evento cumpla con su objetivo ms importante; el intercambio de ideas, conocimientos y experiencias. Solo se lograr el xito en el planeamiento, organizacin y ejecucin de un evento si construimos una imagen basada en el profesionalismo y la tica. PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO DE UN EVENTO. Elaboracin del cronograma general de organizacin: Definicin de los integrantes del Comit Organizador. Elaboracin de una gua de funciones del Comit Organizador. Calendario de reuniones del Comit Organizador. Control de actas y acuerdos derivadas de las reuniones del comit organizador. Coordinaciones con los prestatarios de servicios: receptivos (hoteles, transporte), imprentas, servicios gastronmicos, servicios tcnicos, compra de mdulo de acreditacin. Recepcin de cupones de posibles participantes y registro.

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Establecimiento de metodologa para el proceso de acreditacin Elaboracin del presupuesto preliminar del evento. Elaboracin y firma de contratos entre todas las partes (con la sede, con los prestatarios de servicios). Diseo del programa profesional o cientfico (pasos en un orden lgico): Definicin definitiva del tema y las temticas. Designacin del vicepresidente del comit organizador para la atencin al programa profesional. Definicin de los miembros de la comisin cientfica. Identificar y contactar a posibles especialistas de alto nivel (nacionales y extranjeros) a los que se les solicite su participacin en el evento como posibles conferencistas o participantes en talleres, mesas redondas, seminarios, paneles, etc.). Establecimiento de normativas para la presentacin de resmenes y ponencias para cubanos y extranjeros. Definicin de calendario para la presentacin de resmenes y ponencias a texto completo (extranjeros). Definicin de calendario para la presentacin de resmenes y ponencias a texto completo (cubanos). Concepcin y diseo de la primera versin del programa profesional. Entrega de la primera versin del programa profesional para su inclusin en la primera convocatoria en su versin internacional y nacional.) Locaciones para el programa profesional (bloqueo de salas, cubculos, segn caractersticas de la sede y del diseo preliminar del programa profesional). Recepcin y control de las solicitudes para participar como ponentes (cubanos y extranjeros). Recepcin y control de resmenes de ponentes cubanos y extranjeros. Evaluacin y aprobacin por la comisin cientfica de los resmenes de ponencias de extranjeras. Evaluacin y aprobacin por la comisin cientfica de resmenes de posibles ponentes cubanos. Confirmacin de la aprobacin como ponentes a extranjeros. Confirmacin de la aprobacin como ponentes a cubanos. Recepcin de las ponencias de extranjeros y cubanos. Confirmacin definitiva de especialistas de alto nivel para participar en el evento en las distintas modalidades. Creacin de comisiones y elaboracin de instrucciones para el montaje de sesiones. Conformacin y aprobacin definitiva de las propuestas a incluir en el programa profesional (modalidades). Organizacin de las ponencias a texto completo para su inclusin en los procceding del evento en su versin electrnica o impresa Concepcin, diseo, redaccin y revisin de estilo del documento que incluye la versin definitiva del programa profesional. Confeccin de la fe de errata para eliminar imprecisiones de ltima hora. Entrega del programa profesional del evento a los participantes (acreditacin). Desarrollo del programa profesional a partir de la fecha de inicio del evento. Canalizar a travs de la comisin cientfica, imprecisiones que se produzcan en el desarrollo del programa profesional.

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Elaboracin de la relatora (resultados profesionales del congreso) para su presentacin y lectura a los participantes en el acto de Diseo de la campaa promocional del evento: Identificacin de los segmentos de mercado y las posibilidades de cada uno de ellos. Tener adecuadamente diseado el mailing list. Coordinacin, supervisin y elaboracin de los anuncios promocinales (circulares) que se acuerden elaborar. Coordinacin, supervisin y elaboracin de anuncios publicitarios en medios especializados. Propuesta y aprobacin de medios de comunicacin internos disponibles para el envo de los anuncios promocinales (circulares y publicitarios) Verificacin de envos y arribos. Viajes promocinales. Propuesta y aprobacin del programa de viajes. Elaboracin de informes parciales sobre el comportamiento de la promocin. Anlisis, evaluacin y recomendaciones. Elaboracin del Programa de Auspicios y Patrocinios: Anlisis de posibles auspiciadores y patrocinadores. Solicitud de auspicio y patrocinio mediante el envo de cartas. Seguimiento a la correspondencia enviada. Confirmacin de auspicios y patrocinios. Control y registro de los auspiciadores y patrocinadores. Envo de cartas de agradecimiento. Anlisis y evaluacin. Recomendaciones. Diseo del Programa de Relaciones Pblicas: Coordinacin con medios masivos para promocionar el evento Utilizacin de Publicity. Atencin a VIP. Diseo del acto de apertura y clausura Diseo de encuesta para ser aplicada a los participantes antes de concluir el evento. Diseo del programa social: Propuesta y aprobacin de actividades sociales (ccteles, almuerzos, fiestas, cenas) Coordinacin de lugares, proposicin de fechas y horas. Propuesta y aprobacin de mens, bebidas, variedad o entretenimiento. Propuesta y aprobacin de actividades para el programa de acompaantes (lugares a visitar, fechas y horas) Diseo de programa cultural : Propuesta y aprobacin de actividades culturales. Programa de transportacin: Estudio y anlisis de los requerimientos para el transporte general del evento. Programa de alojamiento: Estudio y anlisis de los requerimientos para el alojamiento. Coordinaciones con el o los receptivos para la confeccin de paquetes.

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Elaboracin del plan de impresos: Segn impresos establecidos en el programa general del evento (programa, resmenes certificados, credenciales, block de notas) Segn impresos establecidos en el programa de promocin (anuncios circulares, anuncios publicitarios) Segn impresos establecidos en el programa social (invitaciones) Servicios colaterales: Servicios de taxis, canje de moneda, comunicaciones, servicios mdicos, fotografa.

SERVICIOS: ORGANIZACIN PROFESIONAL Y EVENTOS Por: MsC. Lic. Rebeca Olivera Elosegui Resulta interesante que en la informacin actual de diverso tipo se plantee que el sector de los servicios, ha crecido notablemente en los ltimos aos, y mltiples pases reflejan una creciente participacin de los mismos en sus indicadores macroeconmicos. Sin embargo a los efectos del presente artculo, sera segn nuestra consideracin, conveniente abordar algunos aspectos conceptuales de los servicios. Qu es un servicio? Diversos autores han desarrollado sus conceptos a partir de sus caractersticas o de las relaciones que se establecen entre productor y consumidor ... se ofrecen (los servicios) como un conjunto interrelacionado de productos servicios... su calidad depende en gran medida de factores incontrolables... pueden ser modificados con relativa facilidad, voluntariamente o no...1 Un servicio es cualquier actuacin que una parte puede ofrecer a otra esencialmente intangible, sin transmisin de propiedad. Su prestacin puede ir ligada o no a productos fsicos2 Un servicio es una actividad con cierta intangibilidad asociada, lo cual implica alguna interaccin con clientes o con propiedad de su posesin, y que no resulta en una transferencia de propiedad3 De hecho Pierre Eiglier y Eric Langeaurd consideran la definicin de los servicios extraordinariamente difcil, y de aporte limitado para su anlisis. Sin embargo, sus caractersticas de heterogeneidad, irrepetibilidad e integralidad aportan elementos para la identificacin de las causas de su crecimiento en los ltimos aos. El crecimiento de la industria y el mayor acceso a las tecnologas, incrementaron la competencia y la necesidad empresarial de la diferenciacin. Las empresas, establecieron estos niveles con cada vez mayor oferta en el marco de los servicios anexos. El desarrollo econmico social, apoy la satisfaccin de necesidades bsicas de una mayor parte de la poblacin. Las modificaciones de la calidad de vida crearon nuevas y mayores demandas. Por ejemplo: intereses y necesidades de superacin y formacin conllevaron a

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Muoz Oate, Fernando. Marketing Turstico. Kotler, Philip. Marketing Management 3 Payne, Adrian. La esencia de la Mercadotecnia de los Servicios

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nuevas modalidades de enseanza, una mayor esperanza de vida y el envejecimiento de la poblacin requieren de servicios mdicos especializados, el conocimiento de la importancia de la actividad fsica a ms gimnasios, el excedente relativo de recursos a mayor potencial de gastos en entretenimiento y viajes, entre otras. La complejidad del comercio, las estrategias de diversificacin e integracin de las empresas, exigieron por parte de las mismas un conjunto serie de servicios profesionales para los cuales no estaban diseadas, mientras que paralelamente los anlisis desde la visin de otro ganaron en importancia. Investigacin de mercados, reingeniera, auditoras, consultoras y otros servicios de este tipo muestran una demanda creciente.

El presente artculo constituye un acercamiento al anlisis de la organizacin profesional de eventos y el evento en s mismo con la ptica del servicio, por tanto no resulta concluyente, sino una base para continuar el estudio. En este grupo de servicios llamados profesionales, se incorporan aquellos que presta el Organizador Profesional de Eventos. Considerando a los elementos del servicio como: Cliente: Actor bsico del servicio, sin cuya presencia e interaccin no se realiza y que identifica un beneficio para s en la realizacin del servicio. Soporte fsico: Instrumentos necesarios para el servicio y el entorno material en el que se desarrolla el servicio. Personal de Contacto: Prestatario del servicio, que obtiene beneficios para s mismo o la entidad a la cual pertenece. ... reconocemos que el Organizador Profesional de Eventos, presta servicios a Comits Organizadores como clientes directos y a delegados, expositores, en fin participantes a eventos como consumidores finales, sin un alto nivel asociado de tangibilizacin directa al disear, planear, organizar, y ejecutar de conjunto con su cliente el evento. El desempeo de sus roles de Comunicar, promover, vender, administrar, planificar, asesorar y sugerir nuevas tcnicas, identificar mtodos adecuados de financiamiento, coordinar acciones necesarias para lograr la excelencia operativa 4 define sus servicios como puros, totalmente intangibles, de baja estandarizacin, difcil reproductibilidad y alta flexibilidad, fundamentados, de hecho, sobre el despliegue de un alto nivel de creatividad. Por otra parte, la caracterstica de heterogeneidad del servicio se ve enfatizada doblemente desde la irrepetibilidad y diferenciacin de cada evento. 1. Cada evento requiere de una organizacin matricial, ad hoc, en la que el gerente de programas acta como punto focal de una red informal para todas las actividades relacionadas con el proyecto5 2. Los servicios se difieren de otros debido a que dependen no slo de quin los preste, sino adems del momento en el que son brindados... Esta heterogeneidad de los servicios

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Nodal Prez, Leticia, en el presente documento Alarico Gmez, Carlos. Gerencia de Eventos Especiales.

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permite adaptarlos a las necesidades individuales de los usuarios, pero por otra exige un mayor grado de conocimiento de todo el rango de posibilidades con las que se encuentra6 De tal forma que la Organizacin Profesional de Eventos, podra conceptual izarse como: Un conjunto de servicios resultantes de la interaccin del OPE, el Comit Organizador y otros actores subordinados con el objetivo de disear y ejecutar exitosamente un evento. Es vlido destacar, que desde la ptica de la labor del OPE, el evento no se circunscribir a la definicin de reunin profesional..., sino al conjunto de servicios necesarios para la organizacin, promocin, financiamiento, negociacin, contratacin de servicios, as como el aseguramiento de la accesibilidad, transportacin, hospedaje y otros servicios culturales o de entretenimiento, de forma directa o a travs de intermediarios, acorde los criterios o parmetros de calidad que el pblico determinado a cada evento, demanda. Si establecemos una analoga entre las funciones de las Agencias de Viajes como conformadores del producto turstico al integrar diversos servicios con una utilidad global, el Organizador Profesional de Eventos, jugar un rol similar erigindose como el productor del evento. Consideremos pues que realiza directa o indirectamente: Identificacin y caracterizacin de las necesidades de su cliente directo (Comit Organizador) Identificacin y caracterizacin de los consumidores finales (Participantes) Asesora en el diseo del evento de conjunto con el Comit Organizador o Programa Profesional o Programa Sociocultural o Otros Seleccin de Agencias de Viajes en casos necesarios Seleccin de prestatarios de servicios tursticos, culturales y varios. Planificacin financiera del evento. Evaluacin de niveles globales de erogacin monetaria, en el anlisis de precios de paquetes, opcionales y adicionales. Otros.

Como se aprecia el servicio de organizacin de eventos, se realiza con o sin la presencia permanente del cliente (Comit Organizador) y sin embargo es un servicio totalmente personalizado, pues este mismo cliente en cada uno de los eventos que genere, podr modificar objetivos, temticas, necesidades y pblicos finales. Evidentemente la personalizacin conllevar a un nivel de costo superior, ya que an utilizando las herramientas conocidas (etapas de la organizacin de un evento), cada diagrama ser diferente. Si tenemos en cuenta, que en la realizacin del servicio, ambas partes debern encontrar beneficio en el intercambio, apreciamos que en la situacin cubana actual, el rol del OPE an con este amplio desempeo es subvalorado. La existencia de la figura del Organizador Profesional de Eventos vinculados estructuralmente a las sedes, no ha propiciado que los comits organizadores aprecien la magnitud de e importancia de esta labor. En ocasiones, se valoran los servicios de la sede como muy caros ya que de forma general los sistemas actuales de contratacin solapan el valor de estos servicios. Sencillamente los Comits Organizadores no aprecian claramente el
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Desarrollo y Distribucin de productos tursticos. Materiales Docentes Maestra en Gestin de Empresas Tursticas. ULPGC

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beneficio de este intercambio, no se reconoce la profesionalidad de esta labor y en ocasiones sugerencias dictadas en nuestro caso por la experiencia (no por ello, menos vlidas) son consideradas como intrusiones. Este fenmeno se ha producido, a partir de la generacin y ejecucin de eventos sin la organizacin profesional adecuada. Sobre esta base muchos Comits Organizadores han acumulado experiencias que no necesariamente conducen siempre al xito. Es demasiado compleja y aleatoria nuestra tarea de disear, organizar, difundir, financiar reuniones. Trabajar simultneamente diferentes temas y clientes, ubicarnos en proyectos de 2,3 o ms aos que estn a merced de factores tan cambiantes como los econmicos y polticos nos llevan a escenarios muy dinmicos, A lo que debemos agregar la general inmadurez e indecisin de nuestros clientes, que generalmente toman decisiones cuando todos los lmites temporales han caducado... Pocas veces tenemos tiempo para meditar que slo hemos montado la escenografa para el desarrollo de una gran obra. Y que recin en ese momento (la inauguracin) se levanta el teln...7 Este comportamiento de los Comits Organizadores en nuestro pas, no se adecua a las tendencias de la empresa de hoy pues Las compaas afinan su enfoque, al darse cuenta que la creciente complejidad del mercado y la mayor competencia se traducen en que dichas actividades (servicios) son mejor realizadas que por especialistas internos8 Este fenmeno hoy deber ser analizado, pues si bien el entorno del pas, no se caracteriza totalmente por estos aspectos, nos desarrollamos en un mundo globalizado y dirigimos nuestros eventos al exterior. Pensar que el crecimiento de los eventos alcanzado en Cuba, podr continuar sobre los mismos supuestos, puede convertirse en nuestro gran error. Hasta hoy la demanda ha sido expansible entre otras posibles causas, producto de prestigio internacional de diversos campos de la ciencia, la tcnica, la educacin y la cultura del pas, pero y sobre todo tratndose de captacin sedes, debemos obligatoriamente utilizar nuevas armas, si queremos incrementar las cuotas de mercado, en un negocio lidereado por pases del Primer Mundo. La relacin organizacin de evento y evento en s como el marco temporal para la realizacin de la reunin, conformar un sistema de servicios, en el cual al menos para el xito todo el proceso organizativo ser previo y determinante. El evento en s mismo se ha considerado un producto, pero constituye una relacin de productos y servicios, en fin un servicio con alto grado de tangibilidad, sin embargo, la necesidad bsica que satisface es comunicacional, y los elementos tangibles de este complejo tendrn slo valor explcito para el participante en caso que tributen a la satisfaccin de esta necesidad. El evento se disea entonces como un sistema u oferta de servicios elementales, que se traducir en un servicio con utilidad global para el participante. Para la mejor comprensin de la red de servicios que el evento representa, se explican tres planos: 1. El evento de conjunto con todo su planeamiento (Figura 1) 2. El evento propiamente como la reunin (Figura 2)
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Beim, Carlos. l. Objetivo de nuestra actividad. Congreso Internacional de Organizadores de Congresos y Eventos Payne, Adrian. La esencia de la mercadotecnia de los servicios

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3. El viaje al evento. (Figura 3) Resulta vlido aclarar que estas figuras se basan sobre ejemplos tipo, pues de hecho la red de servicios cambia acorde al diseo de cada evento. El evento de conjunto con todo su planeamiento (Figura 1) Razn Principal del Servicios de = Cliente, Necesidad Base Principal Comunicacin, Intercambio Servicios Elementales Servicio Necesario De obligatoria realizacin Perifrico = para el acceso al servicio de base Identificacin Y Compra Acreditacin, entradas en festivales, alquiler de espacios en ferias y exposiciones. Evento en s mismo. (segn tipologa)

Servicios Perifricos Servicio Perifrico = Servicio de Suplementario aade valor suplemento, Programa Socio Cultural

Entretenimiento

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El evento propiamente como la reunin (Figura 2) Evento en s mismo Servicio de Base (segn tipologa) Indispensables para satisfacer la necesidad comunicacional de los participantes

Servicio Perifricos Necesarios

Salones Disposicin del personal salas Medios Audiovisuales Servicios de Traduccin Medios de Comunicacin Documentacin Y otros

en

Satisfacen necesidades no bsicas (razn fundamental) de los participantes

Servicios Perifricos Suplementarios

Restauracin Correos Parqueos

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El viaje al evento. (Figura 3) Materiales promocionales del evento. Anuncios Circulares. Diseos de Paquete a Precios Comisionables, etc.

Preparacin en origen y desplazamiento

Informacin Compra y reservas Documentos de Viaje Transporte

Transporte Alojamiento Restauracin Informacin En destino Atraccin Distraccin Otras

In-Out y para actividades Acuerdos previos. Categora del participante Convenida en el paquete. Disponibilidad de otros centros Turstica, especfica del evento, especializada en la temtica Evento Programas opcionales
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Socioculturales,

La conjuncin de los tres esquemas, conllevar a un organigrama general, que mostrar10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Divisin de funciones y acciones Niveles jerrquicos Lneas de autoridad y responsabilidad Canals formales de comunicacin La naturaleza lineal o el staff del departamento Los responsables de cada seccin, comit o subcomit La relacin que existe entre las diversas secciones

Adaptado de Alts Carmen Marketing, Gestin y Turismo 10 Buenda, Juan M. Los Comits Organizadores

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Organigrama Tipo Vertical11 Figura 4 Presidente Secretario Ejecutivo Tesorero

Programas Profesional Oficial Social Cultural Deportivo Turstico Damas

Recepcin Aeropuerto Hotel Oficiales VIPs

Transporte Areo Traslados Automviles Autobuses Choferes

Promocin Publicidad Promocin Relaciones Publicas Otros

Servicios Generales Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Tcnicos Servicio Medico Servicio Seguridad Equipos Audiovisuales Decoracin

Finanzas Egresos Ingresos Donativos Patrocinio

Registros Preregistros Registros De ultima Hora Credenciales Documentos

Impresos Promocin Boletines Programas Memorias Invitaciones Resmenes Certificados

Alojamiento

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Adaptado de Buenda Juan M. Los Comits Organizadores

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La verdadera dificultad es mirar y decidir la oferta de servicio en su globalidad, teniendo por lgicas, adems del saber-hacer y de las finanzas, las caractersticas del servicio global al que se quiere llegar para satisfacer las necesidades de un segmento elegido previamente12 El viaje al evento (Figura 3), caracteriza de forma general el turismo de eventos, y la intervencin de diversas instituciones complejiza el control de la red, que dirigido a partir de variables como tiempo y espacio, relaciones como nivel de participacin del cliente, interrelacin entre segmento y coherencia producto-servicio conforma bsicamente la labor de OPE en la ejecucin del evento. El OPE deber conocer quines vienen, a travs de qu vas, cundo llegan, dnde se hospedan, con qu planes de alojamiento, como se trasladan a las sedes, an desde antes del evento. (Figura 4). El OPE tiene conciencia de que ... desde el punto de vista del turista el producto (turstico) cubre la experiencia completa desde la salida del hogar hasta el regreso y debe orientarse a la satisfaccin de una o varias necesidades13 Todo este conocimiento, conjuntamente, con el relativo especficamente al desarrollo de la reunin, le permitirn desempear este rol de control y actuar ante las contingencias. Es por ello que los grandes expertos en congresos forman parte junto con los grandes comerciales, del personal ms sofisticado del turismo. La mejor organizacin es aquella que consigue poner o tener a punto cada uno de los servicios y en el momento adecuado14

INFRAESTRUCTURA AUXILIAR REQUERIDA Dra. Josefina Pichardo Cambeyro CONTENIDO : Tendencias. Emergencias. Seguridad en conferencias y reuniones (seguridad, precauciones contra incendios, seguridad en el trabajo, higiene, responsabilidad, planificacin para contingencias, relaciones pblicas) Requisitos tcnicos para centros de congresos. Congresos y convenciones en el hotel. Salas de conferencias. TENDENCIAS q Tendencias modernas: equipar hoteles con salones de conferencia y reuniones q Por otra parte, los centros de convenciones se complementan con servicio de alojamiento q Los requisitos tcnicos se especializan para garantizar la modernizacin de los servicios q Los medios electrnicos tienden a la perfeccin en cuanto a: gestin de los micrfonos, cabinas tcnicas, interpretacin simultnea, distribucin de los idiomas, comunicacin, iluminacin EMERGENCIAS v En todo tipo de reunin est presente la posibilidad de una emergencia, que no debe considerarse responsabilidad directa del centro de convenciones o del hotel, por lo que se deben estudiar las alternativas y prever la toma de medidas correspondientes v Debe preverse los medios para informar a los participantes acerca de los elementos que componen el sistema de seguridad ante circunstancias emergentes Se debe tener en cuenta: v SEGURIDAD CONTRA INCENDIOS Y OTRAS CATSTROFES: el incendio constituye la primera causa de riesgo en la industria de los congresos, por lo que es de absoluta prioridad la precisin de los planes ante tales contingencias, sistemas de prevencin contra incendios, preparacin del personal
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Eiglier & Langeard. Servuccin Marketing de los Servicios. Desarrollo y Distribucin de productos tursticos. Materiales Docentes Maestra en Gestin de Empresas Tursticas. ULPGC Fuster Lareu, Juan. La ms alta tecnologa. Hosteltur. Suplemento especial. Noviembre de 1999

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v HIGIENE ALIMENTARIA: El segundo riesgo en los eventos lo constituyen los trastornos originados por los alimentos; debe verificarse su calidad v SERVICIOS MDICOS: acceso rpido a la atencin mdica, centros asistenciales de salud accesibles, facilidad de ubicacin, servicio de ambulancias v SERVICIO DE SALVAVIDAS: si existe en playas y piscinas y sus horarios v COMUNICACIONES EFECTIVAS: centrales de avisos de emergencias, existencia de todos los medios de comunicacin SEGURIDAD EN CONFERENCIAS Y REUNIONES La Associaton des Palais de Congres (AIPC), apoyado por el Centro de Conferencias Queen Elizabeth II de Londres y por las organizaciones internacionales ICCA, IAPCO, ACE, EFCT y UIA, elabor un Manual de medidas de seguridad para conferencias y reuniones. Tiene 8 captulos que se resumen a continuacin: La seguridad Aspectos que constituyen amenazas, en orden de importancia: personas, informacin, equipamiento y la privacidad necesaria Antecedentes de riesgo general en la locacin y riesgos potenciales especficos del evento en cuestin Los riesgos especficos pueden derivarse de: el tema de la conferencia (poltico, polmico, confidencial), organizaciones anfitrionas, personalidades asistentes, nivel de acceso pblico, influencia de la prensa Con respecto a la proteccin del personal deber evaluarse: acceso a la zona circundante, puertas de entrada, puntos de guardas o control, sistemas de seguridad, planes contra contingencias (incendios, servicios mdicos, entradas no autorizadas con y sin violencia, bombas) Proteccin de la informacin y de los medios: valorar las medidas contra escuchas ilegales, custodia de la documentacin Algunas medidas efectivas previas pueden ser: revisin previa de listas de participantes y acreditacin anticipada de algunas categoras de participantes Precauciones contra incendios Deber tenerse en cuenta: salidas rpidas y alternativas y la accesibilidad de stas, vas y mtodos efectivos de evacuacin inmediata del personal Los materiales de podios, tribunas y similares no deben ser productores rpidos de humo Deben existir sistemas efectivos contra incendios: deteccin automtica, megafona, accesibilidad rpida a los cuerpos contra incendios, posibilidad de operaciones manuales alternativas Seguridad en el trabajo Deben tenerse en cuenta, fundamentalmente: el aire acondicionado, altos riesgos por el empleo de equipos de alta tecnologa, previsiones sobre primeros auxilios, seguridad elctrica El personal deber estar bien adiestrado y actualizado, adems de tener activas las previsiones de seguridad e higiene Higiene Sobre la higiene alimentaria, ha de tenerse en cuenta: seleccin de alimentos de bajo riesgo, higiene del personal y de las reas, almacenamiento adecuado, respeto de las secciones en su manipulacin, sistema de control de calidad Deben conocerse los riesgos de salud provocados por los viajes Disponer de unidades de primeros auxilios Responsabilidad Organizadores y anfitriones tienen que tomar las medidas en conjunto para reducir las probabilidades de riesgo. Los fallos implican prdidas de reputacin, prdidas econmicas, posibles acciones legales

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Planificacin para contingencias Es esencial el respaldo de planes detallados contra contingencias de todo tipo: seguridad, incendio, prestacin mdica, accidentes y desastres naturales Hay que evitar que se produzca la crisis Relaciones pblicas Es muy importante establecer un adecuado sistema informativo y de comunicacin para el pblico, directivos y personal en general involucrado En caso de accidentes tratar de establecer los hechos lo ms rpido posible, reconocer honestamente los fallos, demostrar a los medios que se tomaron las medidas adecuadas para evitar la crisis y para garantizar que no vuelva repetirse No obstante, casi siempre sern necesarias actuaciones especiales de relaciones pblicas y marketing para revertir la situacin Briefing sobre seguridad Se sugiere hacer un Briefing sobre seguridad, antes de cualquier evento, que contemple los procedimientos en caso de incendios, desastres, seguridad y servicios mdicos REQUISITOS TCNICOS PARA CENTROS DE CONGRESOS Generalidades Un centro de convenciones tiene que ofrecer servicios tcnicos adecuados, lo que influye en el xito de un congreso, en su carcter y composicin. La vida media de los productos tcnicos es de 5 aos; los que invierten en mejoras tcnicas peridicas mantienen un lugar prominente en el mercado. El desarrollo de la industria de los congresos ha compulsado el surgimiento de una nueva generacin de equipos profesionales para satisfacer la demanda de los organizadores y participantes: amplificacin de sonido, interpretacin simultnea, distribucin de idiomas, identificacin de delegados, votaciones electrnicas, comunicacin grupal, pantallas informativas El modelo norteamericano sigue la tendencia de construir centro multifuncionales como palacios de convenciones, diferente a la concepcin europea Algunos avances: 1951 (uno de los primeros sistemas modernos instalados para la OTAN y primer sistema de cable fsico para interpretacin simultnea, instalado en Roma) / 1953, sistema sin cable / 1969, primer sistema totalmente electrnico de votacin Requisitos tcnicos Los servicios tcnicos electrnicos especializados deben garantizar (segn el caso): Gestin de los micrfonos: funcionalidad, accesibilidad, cuanta proporcional a los participantes, uso de sistemas flexibles y de inalmbricos selectivamente, autonoma de operacin, orientacin regulable, zonificacin Cabinas tcnicas: facilidad de control sobre el saln y operatividad en el sistema Interpretacin simultnea: concebidas para un mnimo de 4 idiomas que permita el contacto visual entre traductores y conferencistas, prever al menos dos cabinas por cable Distribucin de los idiomas: disponer alternativamente de un sistema inalmbrico Comunicacin: mensajera individual o general, intercomunicacin oral privada, teleconferencias a pedido, sistemas de buscapersonas, telfonos inalmbricos Iluminacin: mayor economa, modernos sistemas electrnicos de control con el fin de regular las fuentes y niveles de luz, combinacin de alumbrado para fines especficos Sistema en su conjunto: utilizacin del lector de tarjetas de identificacin, votacin electrnica, sistemas de amplificacin de sonido y de megafona, acstica, sistemas de vdeo, sistemas de proyeccin y grabacin, equipos de control y de gestin

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Sistemas de seguridad: puede ser contra riesgos criminales o de emergencia, debe ser flexible y capaz de interactuar con todos los sistemas (TV, control de accesos, alarmas, alumbrados, comunicaciones, buscapersonas, circuitos cerrados) Otros aspectos contemplados en las Normas de competencia internacional dictadas por la Asociacin Internacional de Palacios de Congresos (AIPC), que definen a un verdadero centro de congresos Requerimientos de espacio (sala mayor) Capacidad sala mayor Capacidad salas adyacentes Capacidad rea de catering Capacidad rea sanitaria Infraestructura para discapacitados Baos reas de estar MEDIDAS 0,70 m 2 / persona 300 personas 80% de la capacidad de la sala mayor 60% mxima capacidad de asistentes Acorde a la capacidad sala mayor SERVICIOS GENERALES 1 para cada 75 personas

En todas las salas

ILUMINACIN E INSTALACIN ELCTRICA Mnimo de 400 lumens y posibilidad de oscurecerlas

INSTALACIONES TCNICAS Sala may or Equ ipo de audio empotrado T odas las salas acustizadas Salas de capacidad may or de 60 personas Equ ipos de sonido Cabinas de traduccin simu ltnea Mnimo de 4, segn Normas ISO 2603 Proy ecciones audiov isua les Normativ a de conex in ISDN Ais lamiento acstico de salas Por debajo de 7 dB Ais lamiento acstico de espacio entre No may or de 40 dB salas MOBILIARIO 60 cm 80 cm 55 cm 70 cm de alto y 50 m2 de rea REAS DE EXIHIBICIN 3m

Ancho de los asientos Espacio entre filas de butacas Profund idad mn ima de las mesas Dimensio nes del escenario pr inc ipa l Altura mnima del cielo raso

CONGRESOS Y CONVENCIONES EN EL HOTEL Cada da se considera ms al hotel como una infraestructura muy bien preparada para la celebracin de eventos y como el mejor espacio para organizar una reunin de mediano o pequeo tamao. Como datos interesantes tenemos que en Espaa, durante 1998, se organiz una cantidad similar de las 5 600 reuniones en hoteles (30,54 %) que en palacios de congresos (30,32 %).

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Sobre el particular expondremos algunas reflexiones: Se est trabajando en la creacin de normativas estndares para salas de conferencias que garanticen un mnimo de calidad Este es un mercado importantsimo para los hoteles Los hoteles ofrecen un paquete completo, incluyendo servicios aadidos. El hecho de realizar las sesiones en el mismo lugar en el que se alojan los asistentes es una de las grandes ventajas con las que juegan los hoteles Es de vital importancia que el hotel designe un responsable que trabaje en equipo con la organizacin del evento Los designados por el hotel para atender los eventos tiene que tener buen dominio idiomtico Debe aprovecharse el conocimiento del hotelero sobre su propia infraestructura para sacar un mayor partido de las posibilidades de los salones Las empresas que van a organizar eventos suelen buscar un lugar con prestigio para identificarlo con el de la empresa organizadora y que est bien comunicado El perfil del asistente a este tipo de reuniones, por lo general hombres de negocios, requiere de Internet, fax, correo electrnico, fotocopiadora, impresora, etc. Cuando se acoge en un hotel a ms de una convencin o congreso simultneamente: hay que organizar los turnos de las pausas-caf; a todas las empresas debe drseles iguales posibilidades de promocin; la claridad sealtica y la buena distribucin de los asistentes en cada evento son dos aspectos bsicos para organizar una buena reunin De la ubicacin de las salas: en dependencia del evento debern ser las caractersticas y preparacin de la sala deben ser de fcil acceso desde la entrada principal del hotel o con acceso directo desde el exterior Para una buena organizacin del evento se sugiere que el hotel exija a la empresa organizadora: Un nico organizador para todas las cuestiones Elaborar un check-list con todos los servicios que se necesitarn Un calendario de montaje y desmontaje Guin definitivo de actividades, con la agenda de trabajo

Posibles problemas en las salas demasiado pequeas, sin luz natural, iluminacin artificial pobre, ventilacin escasa y ruidosa; sillas no ergonmicas, equipamiento anticuado; excesiva distancia de la pantalla o el reflejo de las luces. La calidad sonora es bsica: deben evitarse los ruidos producidos por el aire acondicionado; controlar la megafona para que no cause ruido, eco o distorsin SALAS DE CONFERENCIAS v Un equipo de personas ha trabajado en un proyecto para Salas de Conferencias, cumpliendo con DIN 15906, procedimiento similar a la certificacin ISO-9000. v Esta normativa describir la estructura y diseo de salas de conferencia, infraestructura, equipos, salas auxiliares y ambiente en general v El equipamiento debe permitir diversos modos de uso, y la infraestructura debe ser compatible con la implantacin de futuras tecnologas v El diseo de la sala ha de crear sensacin de bienestar v Deben estar bien sealizadas Dimensiones Espacio til mnimo: 36 m2 Altura til: 2,5 m Anchura til mnima: 4 m El tamao de la pantalla condiciona la legibilidad y el nmero mximo de asientos posible

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Deben preverse zonas de relajacin, reas abiertas, de registro; salas multifuncionales equipadas con la tecnologa ms sofisticada Salas bsicas Sala tcnica y sala de control de sonido (no pblicas, puramente tcnicas) Cabina de control para traduccin simultnea (cabina preparada para controlar la traduccin) Cabinas fijas para intrpretes (siguen la normativa ISO 2603, elevadas para lograr una visibilidad directa); deben contar con ventanas; instalar monitores en caso de distancias de ms de 30 m Las cabinas porttiles deben cumplir la norma que garantiza su nivel de insonorizacin, ventilacin y dimensiones Refuerzo de sonido: si no existe un nivel de 75 dB debe proveerse un refuerzo que garantice este nivel Es importante que la sala est integrada dentro del sistema electroacstico de emergencia del edificio Instalaciones Cableado: instalacin en suelo y techo de cables, enchufes, conexiones, antenas, etc. para distintos tipos de sistemas de comunicacin Iluminacin Toda la luz natural posible, adems, es necesaria luz artificial no deslumbrante cuya intensidad debe ser al menos de 300 a 750 lux, mediante un control de iluminacin programable Incluir mecanismos para oscurecer la sala Nivel de ruido En una sala vaca no debe exceder de 40 dB, con todos los aparatos funcionando El material del suelo debe absorber el ruido de los pasos. Las puertas deben ser insonorizadas y sus cierres silenciosos Temperatura El aire acondicionado es necesario; debe evitarse la luz directa del sol y colocar ventanas con control de temperatura que las abra y cierre automticamente Equipamiento necesario Equipo audiovisual y de sonido Atencin a posibles interferencias entre los equipos inalmbricos dentro de una misma sala Prohibir el uso de telfonos mviles Tarjetas programables tiles para identificar a los delegados y restringir su voto Alta tecnologa Es importante encontrar soportes audiovisuales ms adecuados Sistema de traduccin simultnea a travs de telfonos mviles Sistema para votacin e interaccin activa totalmente inalmbrico, que funciona con la tarjeta inteligente Las opciones en cuanto a tecnologa son muchas, lo difcil es saber ajustar el equipo a la necesidad real

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GESTIN FINANCIERA DE EVENTOS El presente documento esta conformado por una serie de apuntes y citas para la preparacin de clases, que constituyen en esencia el esqueleto o espina dorsal de un texto, que obligatoriamente deber aparecer en nuestro pas, como resultado de un trabajo colectivo. La redaccin que posee es totalmente coloquial, a partir de su origen, y quiz con el nimo de romper el paradigma de rechazo a las finanzas, an existente. Atendiendo la solicitud del Curso de Fundamentos de Organizacin de Eventos, le ofrezco estas reflexiones para compartir, con el objetivo que conforme un hilo conductor bsico para el tema de Gestin Financiera de Eventos. MsC. Rebeca Olivera Elosegui Reflexiones preliminares Qu factores pueden incidir en la gestin financiera de un evento. Resulta totalmente imposible hablar de gestin financiera sin saber: Primero: que pretendemos y Segundo: que vinculo tiene con la actividad a que nos referimos, en este caso los eventos. A esta altura del curso, poseemos los elementos tericos que nos permiten vincular la gestin, o en este caso el proceso del evento, desde su gestacin hasta su desarrollo y etapa posterior a esta con las herramientas que nos permitirn su valoracin financiera. Explicado este elemento, resulta totalmente interesante, responder a la pregunta de por que consideramos un evento como una empresa. 1. Producto que se oferta es un servicio, o sea, irrepetible, sin previo ensayo, por lo que se evidencia de forma palpable la importancia de su etapa de previsin. 2. En el evento, confluyen, segmentando a partir de niveles de inters o motivaciones para la asistencia, diversos pblicos con sus expectativas, con diferentes requerimientos de servicios, y posible diferenciado nivel de satisfaccin. 3. Si existe mas de un servicio, entonces el evento porta en s mismo una cartera o portafolio de servicios, y, por tanto, cada uno de ellos tendr una contribucin diferenciada al beneficio bruto, econmicamente hablando. Es de primordial inters entonces conocer que si bien nuestro publico final sern los expositores, participantes o delegados, acompaantes, o dems, los pblicos sern relativos en cuanto a nuestra posicin como organizador profesional, comit organizador, o sede. Estos tres elementos, si en la gestin del evento se conforman como socios comerciales, en su proceso de gestacin actan como clientes internos, donde el comit organizador y el organizador profesional tienen exigencias o requerimientos el uno con el otro, mientras que la sede debe estar econmicamente interesada en la realizacin del evento o paquete de servicios y actuara como proveedor. Una vez, establecidos estos vnculos previos, dadas las condiciones actuales de nuestro pas, y no solo el inters sino la necesidad de la atraccin del TURISMO internacional con esta motivacin de viajes, acta otro elemento, la agencia de viajes. De tal forma actan sobre los consumidores de eventos, o sea, sobre el pblico en general mas de un factor que determina quienes y cuantos participaran en el evento, siendo estos dos aspectos

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fundamentales en cuanto a los ingresos del evento, mientras que la concepcin del mismo en si resulta el elemento desencadenaste de los gastos. I.1 El Presupuesto como Sistema de planificacin e instrumento de control. Resulta realmente difcil, hablar sobre presupuesto, a pesar de que Uds. Poseen un conocimiento ms amplio sobre el trmino, cuando en nuestro entorno realmente ste se ha visto como una camisa de fuerza y muy diferenciadamente entre lo que necesitas, lo que te dan y lo que gastas. Este tratamiento casi histrico, ha conllevado a que el presupuesto como instrumento financiero no sea percibido seriamente como una herramienta. En la mayora de los casos el presupuesto como tal no responde a las necesidades y rara vez, se vislumbran, por una u otra causa de las que hablaremos posteriormente, a travs del mismo, su estructura, sus mrgenes e importes, los objetivos empresariales u organizacionales. Por otra parte adems, el presupuesto se ha visto ntima e indisolublemente relacionado con una forma de financiamiento, que conlleva al subsidio estatal de uno u otro nivel de agregacin, otorgndole el trmino de plan a aquellas actividades, entidades u organizaciones con posibilidad de obtencin de ganancia o utilidades. Un presupuesto es una declaracin de los resultados esperados, expresados en trminos numricos15

El presupuesto es un balance de ingresos y gastos que facilita el control de la utilizacin de los recursos financieros, materiales y Humanos. Sus principales caractersticas son:16 Permite cuantificar entradas y salidas y por ende evaluar si lo ingresado y lo gastado se mantiene dentro de los niveles apropiados Obliga a establecer polticas y objetivos de manera clara y precisa Conlleva al autoanlisis de la organizacin y a la evaluacin de sus resultados integrales y por reas. Contribuye a optimizar la utilizacin de recursos limitados Ayuda a definir e individualizar la responsabilidad.

El presupuesto como toda herramienta, representa riesgos o peligros en su proceso de elaboracin y utilizacin. 1. Presupuestar en exceso: La apertura por partidas, epgrafes u otro desglose de forma excesiva, conlleva a desgastes en el proceso de planificacin y control, limitando la libertad para la toma de decisiones. 2. Exceder las metas de la organizacin: En su celo por mantenerse dentro de los lmites del presupuesto, los administradores pueden olvidar que, sobre todo le deben lealtad a los objetivos de la empresa. 15 3. Ineficiencias ocultas: La utilizacin de ejecuciones de aos anteriores o histricas como base a la elaboracin de un nuevo presupuesto, puede conllevar sin el necesario anlisis a la reiteracin de un error cometido no slo en cuanto a causa sino inclusive en cuanto a importe en los aos base y a su santificacin al no representar en su relacin incrementos significativos. presupuestados.
15
16

Harold Koontz, Heinz Weihrich. Administracin. Una perspectiva Global.

Bentez, Miranda. Miranda Dearriba. Contabilidad y Finanzas para la Formacin Econmica de los Cuadros de Direccin

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4. Inflexibilidad: El presupuesto debe ser susceptible de modificacin acorde los elementos cambiantes del entorno, en caso contrario, puede convertirse en un objeto de museo, casi con su conclusin o aprobacin. Evidentemente la rigidez de los presupuestos atenta justamente a lo que le hemos llamado el reflejo en el mismo de los objetivos de la empresa, y su variabilidad, se conforma en uno de los criterios para su clasificacin: A partir de su variabilidad, los presupuestos pueden ser fijos, variables o flexibles y dado lo anteriormente expuesto, a estas ltimas categoras se les ha concedido en los ltimos aos una importancia cada vez mayor. Fijo: Aprobado el presupuesto, ste no se ve modificado por las desviaciones que se vayan poniendo de manifiesto. Variable: A medida que se van realizando comparaciones, se adoptan nuevas medidas con lo cual se ve alterado el presupuesto inicial. El riesgo de la utilizacin de este tipo de presupuesto consiste en la no exacta o adecuada valoracin de estos pasos intermedios. Flexible: Se elaboran distintos presupuestos para distintos niveles de actividad de una organizacin, considerando el comportamiento de los costos. Los costos fijos, sern aquellos vinculados a la instalacin, los mantenimientos, la depreciacin, impuestos sobre patrimonio, salarios y aportes administrativos, as como salarios del personal de la produccin de bienes y servicios en caso de que no estn vinculados. Los costos variables sern aquellos dados por la incidencia directa en la cada unidad de produccin: mano de obra directa vinculada, materiales, bsicamente. Otros criterios de clasificacin del presupuesto son: Por su mbito de aplicacin: Parcial. Slo afecta una parte de la organizacin Maestro. Comprende todos los planes de cada una las partes de la organizacin. q Operaciones: Se refiere a distintas operaciones referentes al proceso de transformacin: Gastos, Ingresos, Beneficios. Incluyen usualmente cantidad fsica y valores. q Financieros: Determinan la aplicacin de recursos financieros: Financiero, efectivo, inversiones y balance. Por funciones en la organizacin: Pueden existir tantos como actividades o ncleos funcionales administrativos existan: Ventas, de Investigacin, de Compras, de Marketing, etc. Por su duracin: - Anual - Continuo Esta clasificacin por diferentes criterios, mantiene un estrecho vnculo con la tcnica para elaborar el presupuesto o tcnica presupuestaria. La ms moderna tcnica presupuestaria est dada por el Presupuesto Base Cero, cuyo origen se localiza en la dcada del 70 en Estados Unidos. La idea en que se basa esta tcnica es en dividir los programas de la organizacin en paquetes compuestos por metas, actividades y recursos necesarios y despus calcular costos de cada paquete a partir de cero. Al iniciar el presupuesto de cada paquete desde la base cero, los presupuestadores calculan nuevamente los costos de cada perodo del presupuesto; de esta forma evitan la comn tendencia presupuestal de observar slo los cambios provenientes de un perodo anterior.

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Nos resta aclarar una vez expuestos los peligros, cules son las ventajas de los presupuestos. Planeacin forzada a corto y largo plazo . 1. Proporcionan criterios de desempeo 2. Fomentan la coordinacin y comunicacin De forma general, si hablamos de riesgos y de ventajas de presupuesto, es vlido determinar entonces cules son las exigencias de una buena administracin financiera Es necesario reconocer todas nuestras posibles fuentes de ingresos y como fluyen nuestros activos circulantes, en este caso en efectivo. No resulta suficiente conocer los ingresos sino sabemos cules pueden son las salidas y de ellas cales son las mayores, cmo incrementar nuestros ingresos Y cuntas variables inciden en nuestra gestin. Una buena administracin en torno al presupuesto ser explotar las reas de mayores ingresos y estimular su gestin, analizar los mayores gastos que pueden conformarse en un gran problema y definir cules son las variables ms importantes que nos afectan positiva o negativamente. En fin, cumplimentar las tres funciones del presupuesto como categora financiera: Regulacin, Control y Estmulo. I.2 EL PRESUPUESTO DE LOS EVENTOS Atendiendo a las clasificaciones anteriormente expuestas tanto de presupuestos como de tcnicas para su elaboracin, resulta un ejercicio vlido preguntarnos cmo es el presupuesto de los eventos. Si bien existen actualmente regulaciones en cuanto a la presentacin de los eventos, hasta ahora no se ha puesto en blanco y negro cul es la mejor tcnica presupuestaria o qu tipo de presupuesto es el de un evento, porque realmente la experiencia prctica nuestra de los presupuestos no es la ideal. S consideramos que los presupuestos de los eventos deben ser: a) Lo suficiente flexibles que permitan la adecuacin a los cambios internos y externos de la entidad organizadora. b) Lo suficiente totalizador, que a los efectos del Comit Organizador funcione como un presupuesto maestro, aunque sea parcial para la institucin en su conjunto. c) Considere mltiples tcnicas en su elaboracin ya que: - Los datos histricos - Se conforman como un programa, por exceder en ocasiones del ao fiscal - Base cero por la necesidad agudizada en nuestro medio, de anlisis de cada gasto y cada ingreso. - Que contenga, obligatoriamente, importes de egresos, por concepto de contingencia o imprevistos. Los eventos necesitan presupuesto porque... 1. La caracterstica individual de cada uno de ellos, tanto en forma como en contenido, en objetivos profesionales como econmicos, que en verdad son productos diferentes, dirigidos a pblicos diferentes, les conceden una particularidad que requiere de una planificacin muy detallada y por tanto de instrumentos para ello. 2. Requerimientos objetivos de la expresin numrica o cuantitativa de las acciones por detallada e incidencias determinadas y en ocasiones determinantes en las finanzas de la empresa. 3. La extensin en el tiempo del proceso de preparacin y ejecucin de un evento, conllevar elaboracin de dos presupuestos: i. Presupuesto de Ingresos y Gastos a la

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ii.

Presupuesto de efectivo, comnmente llamado flujo de caja.

Vale destacar, en este momento, que acorde como Uds. Encontrarn en el dossier el presupuesto se relaciona de dos formas con los eventos, existiendo: - Presupuestos para Eventos, cuando se elabora el primero a partir de las exigencias del segundo. - Eventos para Presupuestos, cuando se concibe el primero, sobre la base de las disponibilidades financieras. Adems de lo anterior: 1. El momento del gasto no coincide con el del pago o salida de efectivo. 2. La entidad deber considerar su disponibilidad financiera temporal para asumir los aseguramientos de bienes y servicios del evento. Conocemos que es de inters conocer las partidas, epgrafes o quizs hasta cuentas que pueden presupuestarse para un evento. En nuestro pas, toda la regulacin contable est sometida a cambios desde hace aproximadamente cinco aos, por lo que no constituye objetivo del curso exponerlas desde este ngulo sino desde su contenido. Naturalmente para ello no hay receta vlida, pero le proponemos el siguiente desglose: DESGLOSE DE LOS EGRESOS Gastos Administrativos: Papelera y artculos, talonarios, invitaciones, reuniones, dietas y pasajes. Material de trabajo: Portafolios, Solapines, Talonarios, Plumas y bolgrafos, Reproducciones de las memorias del evento. Simbologa y sealizacin: Cartel de bienvenida, cartel del presidium, etc. Sede: Alquiler de Salones, servicios profesionales de locutores o edecanes, traduccin, medios audiovisuales, secretara profesional, mensajera y apoyo, otros gastos como decoracin, banderas, etc. Promocin: Publicaciones (Convocatoria e invitacin, programa preliminar, carteles, etc. timbres y sellos, reproducciones, fotocopias y boletines, comunicacin.), Prensa y Relaciones Pblicas. Hospitalidad y Otros: Cctel de bienvenida, actividad de clausura, servicios a ponentes y participantes, servicios de coffe break, programa socio cultural, atencin a VIPs, etc. La otra parte del presupuesto sern entonces los ingresos: Los ingresos de eventos se centrarn en: Cuotas de Inscripcin Cuotas de Acompaantes Cuotas Especiales Donaciones y Patrocinios Exposiciones y Otros

Especial atencin le otorgaremos a la cuota de inscripcin. La cuota de inscripcin es bsicamente el Precio del Producto Evento, por lo que estar determinada por elementos econmicos y mercadolgicos.

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Pero... a pesar de que la conformacin en base de los costos simplifica la determinacin del precio, facilita los clculos para rebajas y ajustes, y es un criterio objetivo, no observa elementos tales como la competencia y el mercado. En el caso del primero de ellos, en los eventos se debemos analizar entre otros: Temtica base del evento. Eventos semejantes en el entorno mediato e inmediato Fecha o perodo de realizacin del evento. Prestigio o posicionamiento del pas e institucin sede, as como de la institucin organizadora. Cuotas de inscripcin tradicionales para tipos de eventos, temticas o pas.

Mientras que conocemos que el mercado debe valorarse a partir de: De hecho est segmentado por la temtica, pero por las caractersticas de los eventos inciden criterios para su segmentacin continuada tanto generales como especficos y objetivos y subjetivos. Consideracin de los elementos psicolgicos del precio: - Se relaciona la calidad del programa (producto) con la cuota de inscripcin. - Se valoran profesionalmente los beneficios de la asistencia. - Se asocian las cuotas de inscripcin muy bajas con la calidad del evento.

De tal forma, dejamos establecidos los lmites mximos y mnimos del Precio - Cuota de Inscripcin: Mnimo: El costo unitario Mximo: El que resulte del anlisis de la competencia y el mercado, as como del anlisis del punto dnde la ingeniera del producto y la logstica se afecten. No hay que olvidar que inamovilidad de los costos fijos es relativa. Entonces, una vez establecida esta diferenciacin, profundizaremos en la determinacin de la cuota de inscripcin mnima a partir del punto de equilibrio. El punto de equilibrio es el punto de actividad (volumen de ventas) donde el total de ingresos y el total de gastos son iguales. Bentez, Miranda, Pg. 266. O sea justamente en las condiciones actuales de nuestro pas, donde el evento es autofinanciado. En el caso de los eventos debemos tomar como premisas para la efectividad del clculo del punto de equilibrio que: La etapa de previsin contempl todos los detalles y realiz acertadamente los anlisis pertinentes en cuanto a posibles asistentes. Las gestiones con suministradores y prestatarios de servicios estn concludas y se encuentran determinados los mrgenes de gastos. El Presupuesto de contingencias asegura imprevistos y modificaciones. Los gastos fijos estn adecuadamente calculados.

El punto de equilibrio, llamado tambin el umbral de la rentabilidad ser entonces, partiendo de que Gastos = Ingresos como sigue: Cuota de Inscripcin = Gastos Fijos + (Nmero de Delegados)(Gastos Variables) + Contingencias Nmero de Delegados

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Es necesario recalcar que las ineficiencias o insuficiencias de organizadores y sedes con relacin a sus gastos, no debern ser cargadas en la cuota de inscripcin, sino erradicadas por la gestin propia. Presupuesto de Efectivo Es un tipo de presupuesto financiero Apoya la aplicacin de los recursos financieros durante el perodo. Proyecta los ingresos y gastos de un perodo Brinda informacin sobre cobros y pagos ntimamente relacionado con la Liquidez

Y justamente el presupuesto de efectivo es la herramienta que poseemos para planificar nuestras acciones, recordando que el momento del pago no coincide con el del gasto y se requiere disponibilidad financiera para los aseguramientos Este presupuesto llamado flujo de efectivo o flujo de caja, contar con cuatro elementos: Entrada de efectivo Salida de efectivo Supervit de efectivo Dficit de efectivo Y tiene un corte temporal, acorde los requerimientos y caractersticas de cada organizacin y en el caso que nos ocupa especficamente posee mayor importancia pues si diferenciamos todas nuestras finanzas en activos y pasivos (quin y cunto me deben y qu tengo por una parte y a quin y cunto le debo por otra) apreciaremos que siempre tendremos mucho mayor conocimientos de nuestros suministradores en cuanto a su comportamiento comercial, que de nuestros pblicos consumidores de evento, el cul cambia, no cmo usualmente como para cualquier otro producto por pas, edad, nivel socio-cultural u otros, sino an dentro de esta segmentacin por temtica, nivel de desarrollo personal, o sea estudiantes, profesional, investigador, especialista, etc y su muy diferenciado comportamiento como consumidor de eventos. La planificacin del flujo de efectivo nos permite: Conocer cundo tengo dficit para solicitar prstamos planificadamente. Programar los desembolsos por perodo y el financiamiento de las operaciones Planificar y minimizar los gastos financieros por conceptos de intereses bancarios u otros. Cuantificar los importes disponibles para la adquisicin o pago de bienes o servicios. Proceder a pagos sin riesgos.

CONCLUSIONES? Los eventos son ante todo una eficaz herramienta de la comunicacin. El xito de la gestin financiera de un evento radica en el cumplimiento sobre todo de su objetivo comunicacional. Los clculos, an exhaustivos no se conforman como varita mgica para la Cuenta de Resultados. La planeacin en sentido general, la etapa de previsin en particular y un adecuado enfoque mercadolgico, as como la complicidad, compromiso y responsabilidad del Comit Organizador, los Prestatarios de servicio, la Sede, las Agencias y el OPC configuran la clave del xito. ASPECTOS ESENCIALES SOBRE EL MARKETING DE EVENTOS MsC. Ral Benavides Martiatu

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UNA DEFINICION DE MARKETING APLICADA La necesidad de los servicios nace por la complejidad del proceso tecnolgico que cada vez requiere en mayor medida de personas y equipos preparados cuyo concurso es fundamental para que organizaciones y maquinas funcionen. La sociedad a travs de sus expectativas cambiantes va demandando bienes de un mismo genero pero con un nivel de atributos cualitativamente superior, marcndose un crecimiento de la calidad de la vida a travs del consumo. Con esta visin, el Marketing se identifica en trminos de un sistema de acciones donde se integran los conocimientos del mercado, el entorno y la competencia con los bienes servicios y la organizacin que los produce con sus cualidades precios promocin y criterios de accesibilidad oportuna adecuados. Los eventos vistos desde el marketing, son actividades de servicios comunicacionales de valor suntuario para sus consumidores, Estas actividades componen un paquete de bienes, - objetos y artculos segn tipo de evento- hasta facilitaciones, atenciones, reconocimientos y estmulos, espacios de participacin y principalmente espacio de intercambio de experiencias puestas a disposicin de personas con diverso inters por participar de estos intercambios. Los conceptos de marketing descansan principalmente en dos aspectos: q La orientacin a partir de los consumidores hacia la organizacin. q Que dicha orientacin responda a objetivos de rentabilidad. Las actividades de marketing representan el elemento creativo de la actividad comercial de cualquier organizacin. Son el medio a travs del cual se obtienen ingresos para las empresas tradicionales y las de eventos; son parte integral del negocio y debe considerarse que contribuyen, no tanto en la concepcin de los programas, como en las ofertas y opciones de la organizacin. La inversin en marketing en nuestra realidad es controvertida sin embargo, cada da las organizaciones de manera parcial o integral van insertando herramientas pertenecientes a la mercadotecnia llevados por la necesidad. De acuerdo con la definicin de Philip Kotler, el marketing constituye
q

...La actividad humana cuya finalidad consiste en satisfacer las necesidades y deseos del hombre por medio de los procesos de intercambio...

Consecuentemente el marketing es una filosofa de gestin de las organizaciones (lucrativas o no) y se proyecta hacia fines tales como: q Prioridad en la satisfaccin de consumidores y clientes. q Proyeccin hacia el presente y el futuro q Integracin en el proceso de gestin, basado en el equilibrio y armona en el funcionamiento organizacional. q Situar a la entidad en optimas condiciones para obtener el mximo de beneficios. El marketing es en definitiva, un proceso tendiente a disear y situar productos, servicios o ideas en precio, lugar y tiempo a la persona indicada, con beneficios mutuos y legtimos. Desde este referente, el marketing de eventos va dirigido a ... satisfacer las necesidades e intereses de personas que participan en intercambios comunicativos y de experiencias beneficiosas en un mbito social predeterminado en tiempo y espacio... La conceptualizacin del marketing de eventos se puede considerar como reciente. Muchas de las decisiones sobre cual de ellos realizar en una misma categora o especialidad podran cambiar en cuanto a tipo de evento de una edicin a otra, al igual que las herramientas de marketing y gestin a aplicar. Estamos ante una actividad cuya naturaleza lo hace diferente uno del otro en al menos una de sus variables.

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Es por ello que importantes aspectos como la determinacin de los mercados, su comportamiento como consumidores, el papel de los competidores, el concepto de beneficio en el producto / servicio, el anlisis de la distribucin, y el rol del plan en el proceso de gestin, cambiarn respecto, no slo al marketing tradicional, sino tambin al de servicios y otros que pudieran considerarse afines como el del turismo, o la actividad acadmica. Resulta de utilidad, comparar las similitudes y diferencias entre la orientacin del marketing en los eventos respecto a las empresas tradicionales. Reflejaremos en la siguiente tabla analtica una comparacin entre las principales orientaciones del marketing en empresas tradicionales y la organizacin de eventos. CUADRO COMPARATIVO ENTRE EL PROCESO DE APLICACIN DE LA GESTION DE MARKETING EN LOS EVENTOS RESPECTO A UNA EMPRESA TRADICIONAL Actividad de marketing En su global En la empresa En los eventos

enfoque Estructura los procesos y propuestas a partir Estructura y concibe los eventos a de las expectativas de los consumidores y partir de los problemas y situaciones clientes que motivan y generan expectativas de intercambio entre los participantes Informacin clave para la toma de decisiones Informacin necesaria sobre las En el Sistema de derivada de la correlacin de los datos sobre expectativas del posible participante y Informacin de el mercado la empresa y sus objetivos, el otros eventos del genero que se Marketing entorno y la competencia. realicen en el mbito de influencia. Condiciones de nuestra organizacin para realizar con efectividad determinado tipo de evento. Estrategia Marketing de La forma en que se instrumenta y perfila la La forma en que se organiza el evento organizacin para desarrollar las ventajas para convertirlo en el ms importante competitivas o atractivo de su tipo para sus participantes El evento siempre es un nuevo producto cuando se organiza. Cuando se realiza ms de una edicin la siguiente tendr inexorablemente nuevos elementos respecto a la anterior Se fija a un servicio esencial Se fijan a cada producto o servicio de empaquetado (cuota de inscripcin del acuerdo a los mercados ante los objetivos evento) aunque de acuerdo a la empresariales que tendr cada uno. estrategia decidida pueden ofrecerse precios de otros servicios por separado.

Lanzamiento de Se ejecutan en las empresas ante los nuevos productos cambios en las expectativas de consumidores, la tecnologa y la competencia. mejoras modificaciones y marcas que crea la organizacin desde productos originales Precios

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Actividad de marketing

En la empresa

En los eventos

Distribucin

El productor transfiere la propiedad del producto o la delega caso de servicios- al distribuidor. Este canaliza la accesibilidad a los consumidores

Se delegan facultades y se transfiere en muchos casos participacin de las organizaciones que estn en contacto con los participantes En la mayora de los casos los canales de acceso a los pblicos los tiene el comit organizador y otros intermediarios son solo facilitadores logsticos. Es ms o menos parecida; varia con respecto al tipo de evento. De acuerdo con la especialidad, se pueden determinar medios ms comnmente empleados. Tambin requiere de comunicarse con intermediarios consumidores y pblicos diferentes. Tiene mucho peso en la etapa de realizacin la comunicacin personalizada en la etapa de realizacin

Comunicacin/pro Varia de acuerdo con el producto/servicio y el mocin mercado Tambin las herramientas, medios y formas de acceder a los pblicos requiere de comunicarse con intermediarios consumidores y pblicos distintos

Nos encontramos ante una nueva modalidad del desarrollo empresarial el mundo de hoy, que incluye convenciones, congresos, ferias, exposiciones, festivales, viajes de incentivos, y otro sinnmero de tipologas que organizadas profesionalmente aportan beneficios de intercambio de informacin, aprendizaje, cultura, diversin o experiencias en ltima instancia, convirtiendo este quehacer, en una modalidad de consumo no tradicional de servicios; en unos casos para gran pblico o indeterminado y en otros para pblicos especializados de ideas y comunicacin. Por tal razn, dentro de otras especificaciones que le distinguen, la actividad de eventos se identifica adems dentro de las caractersticas generales de los servicios por: El personal de la organizacin participa decisivamente en la realizacin del servicio. En la actividad de eventos, adems de las personas que realizan ventas (comunes con la produccin de bienes) prcticamente todos los colaboradores estn en contacto directo con los participantes, permanente y/o espordicamente Estacionalidad. Debido a razones de ocupacin de capacidad, variable en el tiempo la demanda no es constante sino

Ubicacin in situ. El servicio se emplaza en el lugar donde se consume, o el usuario se desplaza para su consumo, (como es el caso de los eventos) o lo hace el prestatario, (como puede ser el caso de un vendedor)

Analizaremos un conjunto de conceptos aplicados al proceso de la organizacin de eventos. A travs del siguiente diagrama, presentaremos una sntesis de las principales actividades de marketing en el proceso de concepcin y realizacin.

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Satisfaccin del consumidor y el proceso de concepcin.


NECESIDAD DE REALIZAR UN EVENTO COMO FORMA DE INTERCAMBIO COMUNICATIVO

Desarrollo del evento Comportamiento de los participantes Realizacin del evento Programa definitivo

Evaluacin de los resultados

Identificacin posibles participantes, magnitudes caractersticas oportunidades

Determinacin del tipo evento posibilidades de realizacin Costos y Presupuesto preliminar

Intensificacin de las acciones de promocin Ajustes al programa Confirmaciones y acreditacin anticipada

Planeamiento del evento Presupuesto Organizacin

Etapa de Lanzamiento EL MERCADO DE LOS EVENTOS. El mercado visto de modo general puede verse desde tres puntos de vista: el econmico, el fsico, y el de marketing, sin que ello quiera decir que existan tres mercados diferentes. El punto de vista de marketing pone su nfasis en los consumidores actuales y potenciales, en sus necesidades y deseos en un determinado perodo de tiempo. En los eventos se identifican como los participantes potenciales que intercambian experiencias. Se contemplan tambin los participantes de un evento actual que se presume tendr su prxima edicin. La complejidad de relaciones y servicios que comprometen a la organizacin de un evento merita la necesidad de identificar un conjunto de otros mercados y consumidores, segn el rol que cada entidad juega en dicha actividad. En la tabla que se muestra a continuacin reflejaremos algunos de las actividades ms importantes de la organizacin de eventos y sus mercados fundamentales.

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ACTIVIDAD O SERVICIO El evento en s como actividad

TIPO DE PRESTACIN Diferentes intercambios de informacin, experiencias entretenimiento con programas en lugares y tiempo determinados

MERCADOS FUNDAMENTALES Participantes potenciales en sus diversas categoras, intereses y roles. Son tambin mercados consumidores finales de todos los prestatarios de servicio al evento.

Sedes de eventos

Comits organizadores Servicios diversos de Organizadores profesionales infraestructura, logstica y Instituciones, asociaciones y empresas atencin a la realizacin Operadores y agencias de viajes eficiente del evento Disponen del patrimonio del Instituciones, asociaciones y empresas intercambio del evento y son las generadoras originarias de su organizacin Instituciones y empresas Comits organizadores Sedes de eventos Operadores y agencias de viajes Comits organizadores Organizadores profesionales Sedes de eventos Operadores y agentes de viajes

Comits organizadores

Asesora al comit organizador, Organizadores profesionales de participa en la organizacin eventos garantizando todo lo relativo a la logstica y servicios adecuados para el desarrollo del tipo de evento Hoteles, transportistas y otros proveedores de aseguramiento Garantizan la estancia, la alimentacin, los traslados, entretenimiento y complementacin de los programas previstos en el evento

Desde el punto de vista de sus participantes, el segmento locomotor de esta nueva modalidad ha venido constituyendo el llamado turismo de eventos - un mercado selectivo dentro del conocido turismo masivo que ha venido manifestndose en niveles cada vez ms considerables de crecimiento, suficientes para hacer atractivo a este subsector en la economa del turismo y/o de los servicios de la comunicacin personalizada. Este crecimiento slo ha sido posible medirlo en magnitudes muy parciales en cuanto a tipos de eventos, localidades, regiones, pases u organizaciones en que se realizan, siendo algo limitada la informacin sobre procesos en las diferentes regiones del mundo. Hasta donde se dispone de datos, los aportados bajo indicadores del sector turstico o de organizaciones destinadas a eventos, servicios de sedes, instalaciones, recintos y otros, se percibe el crecimiento motivado entre otras razones por: La tendencia de bsqueda de formas alternativas de los viajes tursticos incorporando atributos culturales de formacin y desarrollo profesionales promoviendo formas activas y eficaces del ocio. El incremento de los intercambios de experiencias cada vez mayores y ms intensos, en virtud de la Revolucin Cientfico Tcnica a escala mundial, y en especial la dinmica de la informacin y las comunicaciones Esto ha generado mayor necesidad de los hombres de relacionarse en un contexto cada vez ms global para desarrollar sus experiencias.

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Por otra parte, no existe una informacin estadstica cuantitativa y cualitativa abundante incorporada a la gestin de distintas organizaciones proveedoras u organizadoras, fundamentalmente en lo relativo a los mercados tanto nacionales como internacionales, su clasificacin y segmentacin como instrumento de trabajo para la toma de decisiones y operaciones del marketing empresarial. Desde el punto de vista del conocimiento del mercado como herramienta en la organizacin de eventos, la informacin del mercado es indispensable para decidir sus aspectos ms esenciales. Elementos importantes a conocer son:
q q q

Magnitudes de personas o grupos con necesidades expresadas en intereses y problemas por satisfacer a travs de diversas vas de intercambio comunicativo. La capacidad de adquisicin de estas personas o grupos. Nivel econmico y calidad de vida, como factor relacional con las opciones y categoras de las ofertas de estancia. Los patrones y el comportamiento de compra, visto en el caso de los eventos como el comportamiento ante la posibilidad adquisicin de acreditacin y otros servicios asociados en el caso de esas personas o grupos.

Es importante conocer cual es una cifra estimada de los participantes y cual se pronostica como resultado de pesquisas realizadas con datos e informacin de diversas fuentes, en este caso muy especializadas que nos permiten determinar una magnitud. Generalmente los eventos en localidades y pases, con excepcin de los que por su contenido convocan gran pblico, cuentan con instituciones, empresas u otras organizaciones de referencia y relacin con los posibles participantes. La identificacin de los mismos se realiza con un criterio de clasificacin y agrupamiento de acuerdo a caractersticas comunes y relacionadas con el perfil de participacin de los posibles eventistas. Para esto es importante conocer el concepto de segmentacin. Se define como segmentacin al grupo o grupo de personas que tienen necesidades, intereses, deseos, hbitos y conductas iguales o semejantes y ambas cosas a la vez. En la realidad es necesario aclarar que los mercados de participantes no estn segmentados, sino que somos nosotros quienes a travs de la pesquisa cientfica los analizamos y encontramos los criterios que los agrupan de forma efectiva para despus proponer nuestros objetivos y servicios a estos. Una correcta segmentacin es decisiva en la eficacia de nuestro intercambio con participantes, la obtencin de los beneficios esperados y la capacidad de adecuar competitivamente los objetivos de nuestras propuestas a las expectativas cambiantes de nuestros consumidores, Segmentar los mercados y determinar sus magnitudes es la primera accin de la etapa de previsin en el planeamiento de un evento. Se necesita llegar a pronosticar los estimados probables de participantes, sus caractersticas como pblico y su comportamiento con vistas a definir del evento su tipologa, tamao y aspectos claves que no pueden dejar de tenerse en cuanta para la realizacin. Con esta informacin, se puede llegar a conocer preliminarmente las condiciones econmico financieras y presupuestarias que habran de caracterizarlo. Sobre la etapa de previsin volveremos nuevamente ms adelante. Resulta necesario esenciales. introducir otros conceptos y puntos de vista acerca del mercado y sus aspectos

El enfoque de marketing, que inexorablemente parte de las expectativas del posible participante para el diseo y la realizacin del evento, tiene aspectos necesarios de comprenderse con claridad. Generalmente nuestras organizaciones tienen la tendencia de disponer de las intenciones, talentos e ideas para proponer realizar un determinado evento sin conocer a los posibles participantes. Estas son algunas preguntas objeto de investigacin frecuentemente ausentes en la fase inicial de preparacin de nuestros eventos y cuyas respuestas requieren de pesquisar en los mercados porque estn comprometidas con nuestra forma y contenido de organizacin posterior.

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Algunos de los problemas fundamentales a conocer de los mercados son: Es el enfoque de los problemas que propone al debate la organizacin del evento en sus intercambios el de los participantes? Se conoce el de ellos? Tendran que motivarse en participar por el mero hecho de que se trata de la profesin comn? Les divierte a un participante extranjero las mismas cosas que a nosotros? Tienen los mismos hbitos alimentarios? Tienen los mismo hbitos de consumo de tiempo? Somos conocidos por ellos? Conocemos si estamos prestigiados ante ellos en la especialidad del evento propuesta? Somos atractivos? Estn acostumbrados nuestros posibles participantes a intercambiar en un tipo de eventos del que pudiramos proponer? No se contraviene con otros planes o eventos que tengan los participantes? Tengo vas y medios de acceder a ellos durante la organizacin para lograr hacer efectiva su participacin? Se conocen los hbitos de compra en materia de acreditacin y servicios? Estas y muchas otras interrogantes hay que identificarlas en los participantes y se requiere de evaluarlas lo ms preciso posible. Cuando se han podido tener en cuenta los aspectos anteriores, hemos creado las premisas para decidir un evento con capacidad de medir de forma tangible sus beneficios y a orientar la forma ms efectiva y racional de proponerlo. La decisin de realizar un evento, ha de estar acompaada del conocimiento cabal de los participantes, las oportunidades y amenazas que ofrecen los entornos y las posibilidades nuestras una vez evaluadas las dos primeras magnitudes. La investigacin de mercados. Es la obtencin, registro y anlisis de datos que se relacionan con un problema especfico en la realizacin de los objetivos del evento ante sus diferentes categoras de participantes. Es el instrumento para llegar al conocimiento de toda la informacin que necesitamos del universo de los participantes y los problemas que se relacionan con este y el evento para la toma de decisiones Aplicaciones de las investigaciones de mercados. En los esfuerzos debe realizar la organizacin para atraer o convocar a un determinado segmento. Cuanto ha de invertir en acceder para maximizar la participacin de ese segmento. Que propuestas ha de presentar para atender las necesidades y expectativas. Perfiles de investigaciones de mercado ms necesarias de realizar: Sobre determinacin y caracterizacin de las expectativas de los pblicos de inters Del tipo de evento y sus opciones respecto a los pblicos de inters Del precio de acreditacin, respecto al tipo de evento y participantes De la eficacia promocional en medios y estrategias Sobre accesibilidad y formas de confirmar participantes. Sobre comportamiento de participantes en eventos repetitivos.

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EL ENTORNO DE UN EVENTO Es el mbito en que se desarrollara. El mismo puede comprender uno o dos espacios: El de los participantes potenciales si estos estn distantes del destino sede del evento, y el de la sede y la organizacin. Los entornos se clasifican en macro y micro entorno. Las fuerzas presentes en el microentorno son controlables porque participan activa y directamente en los procesos de la organizacin del evento. son ellas: La estructura del propio comit organizador sus grupos de trabajo, integracin y funcionamiento. Los proveedores de servicios Los pblicos diversos Los eventos de similar objetivo de realizacin que compiten con nuestro espacio Las organizaciones o grupos intermediarios de accesibilidad Los participantes

Por otra parte el microentorno constituye un mbito incontrolable porque sus variables y fuerzas estn influyendo a escala social con independencia de nuestros objetivos. En estos casos sus oportunidades o amenazas, son factores a considerar para el desarrollo de propuestas que tengan en cuenta el papel de estas fuerzas sin muchas o prcticamente nulas posibilidades de modificarlas. Son fuerzas del microentorno las: Demogrficas: Con variables tales como tamao de la poblacin, natalidad y mortalidad, estructura de edad, formacin de familias, movimientos de la poblacin y otros factores en dependencia de su impacto en nuestras propuestas de eventos. Econmicas: Renta y riqueza, crecimiento, Inflacin, niveles monetarios entre otros. de desempleos, tipos de cambios

Socioculturales: Valores sociales, incorporacin de la mujer al trabajo, cambios de expectativas y estilos de vida, tendencias educacionales, demandas de grupos sociales, hbitos y costumbres, tradiciones etc. Legales: Reglamentaciones, Acuerdos, y legislacin Polticos. Sistema poltico y orden imperante, Autonomas, Libertades, Relaciones intergubernamentales. Situaciones coyunturales del clima imperante. Tecnolgicos: Inventos e innovaciones, Investigacin y desarrollo, Ventajas tecnolgicas. Medio ambiente: Contaminacin, Degradacin del medio, Disponibilidad de recursos, Desastres y accidentes naturales, medidas de proteccin a la naturaleza etc. ANALISIS DEL PRODUCTO EVENTOS La actividad de los eventos satisface necesidades e intereses de tipo espiritual. Personas que actan en calidad de participantes en caso de eventos cientficos, acadmicos o profesionales intercambian, adquieren o transfieren informacin, conocimientos, ganan experiencias de valor para su desarrollo o progreso intelectual. En el campo cultural, la amplia gama de modalidades desde festivales, fiestas populares, conciertos, exposiciones y otros los participantes se enriquecen espiritualmente en su aspecto ms abstracto, pero en el ms inmediato se entretienen, disfrutan de un hecho social, que les provoca

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alegra, expansin espiritual, reafirmacin de su idiosincrasia, por que no nuevas experiencias y relaciones de confraternidad. En eventos polticos para determinados pblicos sociales, los participantes identifican los lideres que le representan, organizan la unidad del accionar, fortalece posiciones, se gana informacin, se obtienen aliados. Se intercambian experiencias de utilidad generalizadora. En reuniones y ronda de negocios, se dirimen diferencias, se pactan alianzas, se concertan acuerdos, se viabilizan formas de actuar entre las partes, se realizan transacciones. En ferias y eventos comerciales, los participantes ganan insercin en los mercados, mayor conocimiento de bienes y servicios, conocimiento de propiedades de bienes de consumo masivo o especializado segn el caso etc. Seran innumerables los beneficios que pudieran aportar los eventos, pero son precisamente ellos y no los que creemos que disponemos como instalaciones, recursos y talentos lo que hemos de ofrecer a nuestros participantes. No olvidar que todo lo anterior responde a facilitar a travs de servicios los espacios y escenarios adecuados para que la gente tenga de nuestra propuesta el lugar idneo para sus intercambios comunicativos, personales, etc. Es por ello que: El beneficio bsico de un evento es su intercambio eficaz Este elemento es determinante en la eleccin y la decisin de las condiciones que se le ha de presentar a un participante. El evento ofrece a sus participantes, servicios a tal grado que compromete en ellos la forma y calidad en que han de presentarse las diferentes modalidades de intercambios y presentaciones. Sin embargo, a la vez que ofrece servicios, estos estn dirigidos a ofrecer beneficios a travs de la comunicacin. Por otra parte, estn los atributos ms all del beneficio bsico y otras necesidades inherentes al individuo que viajan en paralelo con este en su inters de participacin: alimentacin, hospedaje, traslados, actividades de ocio y sociales que van unidas a ste, segn el tipo, duracin de tiempo en horas o das, y lugar donde se realiza el evento. Un organizador eficiente ha de prever las opciones para estos participantes acordes a los segmentos y grupos determinados previamente La calidad. Una forma muy simple de enunciar la calidad y relacionarla con nuestra problemtica puede expresarse de dos formas: La expectativa del participante ha de corresponderse con la realidad de su participacin al mximo. A partir del criterio de un participante cuando despus de haber estado en un evento exprese: ...Vali la pena haber estado en ese evento... ... lo contrario...

La calidad es muy simple de evaluar porque son los participantes o consumidores con su actitud posterior los que nos dan el juicio ms importante, pero en la fase previa somos nosotros quienes han de considerar todos los detalles que intervienen, y esto es un proceso de cierta complejidad en relacin con otros objetivos empresariales porque el participante no solo interacta con su razn bsica sino con otros servicios puestos a disposicin, existentes en el entorno local.

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Constituye una desventaja inicial para un organizador de eventos el no disponer de muchas opciones en cuanto a diferentes tipos de servicios en la localidad donde se realizan los eventos, sobre todo cuando estos no son especializados en atender a este tipo de consumidores. Dentro del evento en si, las instalaciones sede con su confort, logstica, diversidad de facilidades capacidad de ofrecer servicios complementarios, y muy fundamentalmente la atencin del personal a cargo son entre otras variables muy generales que en la medida y de acuerdo a la forma en que trabajen y asuman su profesionalismo pueden contribuir a acercarse a las expectativas. No todo queda a esto. Un aspecto bsico es el conocimiento profundo del mercado, que va ms all del participante en s. Se trata de la forma en que est presente en esa comunidad intelectual o ese participante potencial el problema objeto de intercambio para entonces presentarlo en el evento. Esto es extensivo a otros casos: en un concierto las canciones de moda del artista y las ms reconocidas por su publico no pueden faltar en el repertorio. En un carnaval, las agrupaciones folclricas, grupos musicales ms reconocidos y las plazas de bailes bien potenciadas con los ritmos de moda de esa comunidad han de caracterizarlo. En el caso de ceremonias, la presencia de lideres de importante reconocimiento y prestancia para el homenajeado le da la visin de ceremonia importante a los participantes. Estos son aspectos claves en la concepcin del producto evento que no podemos obviar en el proceso de organizacin

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ALGUNOS DE LOS SITIOS WEB MS IMPORTANTES DE LA INDUSTRIA DE EVENTOS. IACVB http://www.iacvb.org. International Society of Meeting Planner http://iami.org/ismp.html CCI (Revista Espaqola) http://www.eol.es/buscapress/cci Organizacisn Mundial de Turismo http://www.world-tourism.org ABEOC (Brasil) http://www.bicca.com.br/abeoc http://www.bicca.com.br/eventos Association Meetings International http://www.cat.publications.com ICCA http://www.icca.nl ICCA Latinoamericano www.icca.hoffman.com American Society of Association Executives ASAE http://www.asaenet.org Association for Conferences and Events (ACE) http://www.martex.co.uk/ace Meeting Industry association of Australia (MIAA) http://www.miaanet.com.au World Association of Travel Agencies (WATA) http://www.watanetwork.kenpbus.co.uk Incentive to Intrigue - Jim Skiba http://www.incentivestointrigue.com SITE http://www.site-intl.org Turismo de Irlanda ireland@ran.es www.ireland.travel.ie Sitio Web de Repzblica Dominicana www.dr1.com Todo Turismo (Sitio Espaqol) incluye libros/calendario de eventos boletin.rapidserver.com Termalismo(Catalogo on line) www.nextelsl.com Gastronomia food.epicurious.com Gastronomia espaqola www.ibinet.com Estado de Lara, Venezuela www.estadolara.com Irlanda del Norte www.ni-tourism.com COTAL www.cotal.com Las Vegas www.vegas.com Cataluqa www.gencat.es/turisme Buscadores en la red www.buscadores.com Marketing en la Red www.chanelseven.com Buscador de buscadores especializados www.buscopio.com Buscador yahoo.com Publicidad en la red www.areaip.com Sitio Web del MINTUR www.cubatravel.cu

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Librerma Diaz de Santos www.diazdesantos.es Buscador/Directorio www.embudo.com Buscador www.moleda.com Ciudad virtual www.megapolis.net Buscador colombiano www.conexcol.com Buscador www.encuentrelo.com.ar Buscador www.nevanet.com UIA (Estadisticas del Mundo de Congresos) Mrs. Ghislaine de Coninck gdc@uia.be www.uia.org Buscador Oli www.ole.es Formacion de directivos www.ifo.es Titularesde prensa titulares.com Diario cibercultura www.bitniks.es Guia de Nueva york www.nyctourist.com Sevilla www.ayunt-sevilla.es Buscador argentino www.radar.ar Buscador www.metabusca.com Sitio web de belize www.belizeit.com Sitio web de Moscu www.moscow-guide.ru Sitio web atolon de Tuvalu www.internet.tv Buscador Caribeqo www.caribseek.com Articulos sobre comercio en la red www.smmkt.es Buscar traductores en la red www.latin-connection.com Marketing in Internet mary@msweeny.com www.msweeny.com Seleccisn de sitios hecha por area IP de Espaqa www.todointernet.com Sitio de informacion espaqol www.airtel.es Buscador buscador.todoesp.es Altavista magallenes en argentina www.avm.com.ar / www.altavistamagalles.com.ar Buscador Eliana www.eliana.com Sitio en Chile www.feriasyeventos.com

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BIBLIOGRAFA

Alarico Gmez, Carlos Alarico Gmez, Carlos Alts Machn, Carmen Beim, Carlos Bentez Miranda, Miranda Dearriba Bieber, Marion (Espaa), Buenda, Juan Manuel. Collantes, Alicia. Cravioto, Tonatiuh Eiglier Pierre, Langeard Eric Fuster Lareu, Juan Haman, Roosevelt Kontz Harold, Weihrich Heinz Mouton, Laure Nodal, Leticia Nodal, Leticia Nodal, Leticia Payne, Adrian Rivlin, Gideon

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COMUNICACIONES MASIVAS Y DIRIGIDAS PARA EVENTOS EXITOSOS Por Sofa Aristizabal Presidente Acopecon-Colombia
Despus de la elaboracin de un buen programa acadmico que cumpla con las expectativas del pblico objetivo, lo ms importante para lograr tener xito en la organizacin de un certamen es definir una acertada estrategia de comunicaciones y relaciones pblicas. Una buena estrategia de comunicaciones se constituye en un instrumento que puede hacer rendir un presupuesto limitado y aumentar la conciencia general del pblico acerca del congreso, feria o seminario. Dicha estrategia puede dividirse en dos aspectos: una dirigida y otra masiva. ESTRATEGIA DIRIGIDA DE COMUNICACIONES La aplicacin de un programa de comunicaciones dirigido a los pblicos objetivos -clientes actuales o potenciales, distribuidores, empleados, proveedores, inversionistas, gremios, socios, asociaciones, gobierno, medios de comunicacin y otros- influye directamente en el xito o fracaso del evento. Pero uno de los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de eventos es la identificacin real y amplia del pblico objetivo, el cual es el cliente potencial de un producto que en una primera instancia le es intangible. La decisin de cul ser ese pblico es la que determina e influye en qu comunicar, cmo, cundo, dnde y a quin. No olvidemos que el pblico de los eventos es muy exigente. La preparacin de los medios de comunicacin, el programa de actividades que se elabore determinar los atractivos principales y colaterales que harn a los clientes potenciales asumir la opcin de compra, o sea, participar de alguna forma en un evento del cual recibe informacin. Aqu la tarea es minuciosa, pues se trata de aplicar tcnicas que consigan la decisin de participacin y en ello va implcito actuar sobre el nivel cognoscitivo, afectivo o de tendencia de ese pblico objetivo. No basta una buena publicidad para garantizar el xito de una empresa, no es suficiente disear productos y servicios de calidad, ser competitivos, modernizar la estructura productiva y atender los deseos y las necesidades del mercado. Hay que saber explicar, informar, persuadir, o sea, saber comunicar. Por eso es indispensable elaborar una completa base de datos para abordarla a travs del correo directo, telemercadeo, mensajes va e-mail y pgina Web, y ser cuidadosos, rpidos y eficientes en el feed back de esa comunicacin. Una vez se haya definido esta estrategia de comunicacin dirigida, comenzamos con la masiva, la cual se considera que es una gran herramienta para seducir ese pblico objetivo.

ESTRATEGIA MASIVA DE COMUNICACIONES El canal ms importante de comunicaciones para el mensaje masivo son los medio de comunicacin. Lo significativo de las relaciones con el medio radica en que el comentario favorable de la prensa, en radio o televisin, contina siendo una de las mejores formas de crear impresin favorable con el pblico objetivo. A travs de las relaciones con los medios de comunicacin se capitalizan ciertas ventajas en ciertos momentos. Especficamente se explotan noticias o aspectos de valor. En el contexto de las relaciones con los medios de comunicacin, el espacio o tiempo en el aire es gratis, pero el control del mensaje est limitado, aunque para compensar ste llega a ser ledo, escuchado o visto, cualquiera que sea el caso. El valor de la estrategia masiva de comunicaciones radica en la mayor aceptabilidad de un mensaje llevado por el periodista, quien es considerado por el pblico como un comentarista imparcial. Aunque la cobertura de noticias es libre, las relaciones pblicas son un servicio gratuito. Asegurar buenas relaciones con los medios implica hacer una inversin en asesora profesional. Cuando la utilizacin de las tcnicas de relaciones pblicas se limitan a las atenciones de los clientes, o sea, a la organizacin de actividades promocionales y acontecimientos sociales, la edicin de notas de prensa y el uso de los instrumentos de comunicacin, no cubre todo el espectro de posibilidades que ellas ofrecen como parte de la estrategia de comunicacin. No es suficiente ofertar productos y servicios de calidad, eso es hacer la cosas bien, hay que hacerlo saber y, en estos dos conceptos se encierra el verdadero papel de las relaciones pblicas. Las reuniones comerciales, seminarios, congresos, ferias y otras clases de eventos, requieren de un grupo profesional de comunicadores que sea capaz de transmitir con xito el mensaje que se desea a cada uno de los pblicos de inters para el evento, a travs de los medios masivos de comunicacin. Asesora integral Lograr un efectivo cubrimiento de los medios de comunicacin y por ende del pblico, de los clientes o de otros pblicos de inters, es la misin del grupo de comunicaciones dentro de la estructura de cualquier evento y para que estn en capacidad de ofrecer una verdadera asesora integral, es importante contactarlo con la suficiente antelacin, y vincularlo desde un principio al Comit Organizador. Generalmente al momento de constituir el Comit Organizador, se "olvida" con mucha facilidad el rea de comunicaciones e imagen corporativa. Dicho Comit se encarga conjuntamente con el Operador Profesional de Congresos (OPC) de conformar grupos de

trabajo para las reas de mercadeo, administrativa y financiera, acadmica y logstica, pero no aparece desde un principio un equipo de prensa. Y este equipo de prensa hace falta para completar el tringulo operativo, el cual una vez integrado el Comit Organizador y contratado el OPC actuar como el "representante" del evento ante los medios de comunicacin. El grupo de prensa intervendr en la asignacin presupuestal del evento donde se contemplar alquiler de equipos, servicios de telecomunicaciones, dimensionamiento de la sala de prensa, oficinas anexas, circuito cerrado de TV, distribucin de audio, alojamiento y alimentacin, acreditaciones para programacin especial, asistencia a eventos sociales, fotocopiado de documentos, etc. Intervendr as mismo en la seleccin temtica de conferencias o documentos que deban ser conocidos por la prensa; de all seleccionar informacin para la realizacin de boletines de prensa; sugerir ruedas de prensa, entrevistas para medios, contactos con prensa especializada para tratar temas especficos, etc. Pre-evento El grupo de comunicaciones prestar en esta etapa una asesora a los directivos en la presentacin del evento ante los medios. No existe una frmula mgica para tratar con periodistas, pero hay unos aspectos bsicos que dan buen resultado al momento de relacionarse con los medios, los cuales se refieren a responder lo ms pronto posible la solicitud de la informacin, darles un buen trato, no hablar en forma improvisada, no exaltarse aunque lo provoquen, ser concreto y generar confianza para cultivar la relacin. Un factor crucial de un evento es el adecuado dimensionamiento de la Sala de Prensa, porque en muchas ocasiones cuando no se ha contratado un asesor o grupo de comunicaciones, se destina un saln para la prensa que en la mayora de los casos resulta insuficiente o desproporcionado. Viene entonces un segundo punto. Qu tipo de recursos tcnicos deber tener para que opere normalmente. Hoy por hoy es difcil pensar en una Sala de Prensa que no cuente con servicios bsicos de sistemas, telemtico, telecomunicaciones, multicopiado y en ocasiones servicio de fotografa y televisin, incluyendo la transmisin va microondas o por satlite. En cuanto a los servicios de telecomunicaciones y transmisin de datos, la tendencia en el mundo para los grandes eventos, es que los servicios de telecomunicaciones para prensa deben ser prestados por un operador comercial que se encargue del cobro directo, puesto que los comunicadores no necesitan servicio gratuito, sino un ptimo servicio as sea cobrable.

Tambin el Internet se constituye en un apoyo fundamental para la organizacin de los servicios de prensa de un evento en sus diferentes fases. Es cada vez ms usado que la pgina general del evento tenga un servicio de prensa que permita acreditarse u obtener la informacin de los boletines de prensa. Evento En esta fase se define el manejo de entrega de ponencias de los conferencistas, los discursos de las personalidades, los cuales slo debern ser distribuidos en la sala de prensa al momento de iniciarse la intervencin o minutos antes, las declaraciones finales, los comunicados generales, las fotografas, etc. Es recomendable tener especial cuidado con las ruedas de prensa tanto oficiales como extraoficiales y con las entrevistas individuales. As mismo, los asesores de prensa durante el evento no pueden contentarse con fotocopiar los documentos oficiales o boletines y repartirlos en los casilleros de los periodistas acreditados. Es fundamental retransmitir estos materiales va fax o correo electrnico a las bases de los medios de comunicacin. Generalmente, los editores y los jefes de redaccin comparan las notas de sus acreditados con las de la Sala de Prensa y solicitan reconfirmacin o ampliacin de noticias. Cuando un evento dura varios das, resulta oportuno dedicar una cartelera a las noticias que han publicado los medios. Esto estimula a los participantes y a los propios periodistas. Post-evento Al igual que los organizadores entregan a cada uno de los participantes un paquete completo que contiene los documentos generados por el mismo y copia de actas y declaraciones finales, la oficina de prensa del evento deber remitir a los medios de comunicacin uno similar. Este paquete de prensa debe ir acompaado de las versiones de prensa (boletines o comunicados) de cada una de las ponencias o declaraciones. En l se pueden incluir adems la fotografa oficial del evento, para que sea publicada en las pginas empresariales o de sociales. En lo que se refiere a ferias o eventos de carcter comercial se debe realizar un comunicado o nota de prensa en el cual se realice un balance de la muestra, expositores, nmero de visitantes, transacciones comerciales, entre otros datos de inters, que son de gran atractivo para las secciones econmicas. Este proceso debe ser monitoreado y en el transcurso de 15 das el Presidente o Director del evento deber remitir a los periodistas que colaboraron con publicaciones una gentil carta de agradecimiento. Dossier de prensa

Los asesores de prensa debern remitir a las directivas del evento el llado Dossier de Prensa, el cual se constituye en una prueba de las publicaciones obtenidas y actividades realizadas a nivel de relaciones con los medios de comunicacin. Pero si se trata de un informa an ms completo, este contar con un cuadro general en el cual cada una de las publicaciones obtenidas han sido cuidadosamente medidas y tratadas como cualquier aviso publicitario. La tabla que se obtiene permite apreciar el costo aproximado de cada publicacin y por ende el total. Una relacin costo-beneficio bien importante si se compara la inversin inicial en prensa con el resultado final obtenido. Todo organizador de eventos debe tener en claro que el Dossier de Prensa no es un documento ms para hospedar en la biblioteca. Es un documento que si es bien utilizado podr ser el complemento ideal de la carpeta comercial de los ejecutivos de cuenta que se disponen a vender el prximo evento. Virtual Press De acuerdo con las tendencias internacionales, se prev la aplicacin de las ltimas tecnologas de la comunicacin para que los participantes en el evento y las empresas vinculadas puedan seguir el certamen desde cualquier parte del mundo. Como complemento a las actividades bsicas de comunicacin, se est implementando ya en los eventos el servicio conocido como "virtual press" que como su nombre lo indica, se refiere al manejo de prensa va internet. Bsicamente se trata de tener dentro de la pgina Web del evento una seccin especializada para los medios con informacin logstica y temtica de su inters. En cada una de las etapas del evento, el "virtual press" puede operar as: Pre-evento: Informacin logstica para acreditaciones de prensa Informacin sobre servicios periodsticos de la organizacin Informacin temtica sobre las novedades feriales y acadmicas Incorporacin del evento a las pginas especializadas en Internet sobre ferias internacionales Distribucin de tips informativos va internet linkeados directamente a la pgina Web Evento: Peridico virtual: Publicacin en Internet orientada a la difusin inmediata de las actividades feriales y acadmicas que se realicen en el evento. Cuenta con una seccin de noticias, seccin de fotografas digitalizadas y resmenes de videos.

Utilizando la tecnologa wap se ofrece la posibilidad de que las personas con acceso a Internet, a travs de telefona mvil celular, consulten el servicio informativo. Post-evento: Incorporacin de las memorias del Congreso a la pgina Web.

XVII SEMINARIO INTERNACIONAL DE LA CONFEDERACIN DE ENTIDADES ORGANIZADORAS DE CONGRESOS Y AFINES DE AMRICA LATINA (5 de marzo de 2001) COCAL 2001
PRESUPUESTO DE UN CONGRESO SU FINANCIAMIENTO Y RECURSOS

Por Jos Accaputo (Argentina)


GENERALIDADES Generalmente un congreso comienza a planearse sin tener ningn recurso financiero. Los ingresos comienzan a concretarse cuando se producen las inscripciones, donaciones o venta de stands. La realizacin de una exposicin paralela se convirti en la actualidad en un recurso inseparable de todo congreso. Teniendo en cuenta que un congreso comienza a organizarse entre 24 y 18 meses antes, en el grfico siguiente podemos apreciar los porcentajes de ingresos y egresos desde la puesta en marcha del congreso hasta su finalizacin. 18 a 12 meses antes INGRESOS -Por inscripciones -Por venta de Stand -Por promociones EGRESOS 0% 15% 10% 15% 12 a 1 mes antes Durante el ltimo mes 60% 45% 30% 50%

40% 40% 60% 35%

Si bien en los primeros meses se producen ms ingresos (25%) que egresos (15%), estos ltimos se realizan antes que los ingresos, debido que hay que producir todo el material informativo del congreso y de la exposicin. Por lo tanto, el FINANCIAMIENTO DE UN CONGRESO es: COMPATIBILIZAR Un eficiente y lucido desarrollo del congreso con los recursos econmicos disponibles Esta compatibilizacin es un proceso flexible de reajuste continuo. ELEMENTOS QUE INCIDEN FUERTEMENTE EN EL PRESUPUESTO SEDE EMPRESA ORGANIZADORA SERVICIOS TCNICOS DISERTANTES GASTRONOMA COMUNICACIONES

Para poder confeccionar un presupuesto o estimado de ingresos y egresos es necesario confeccionar una Ficha Tcnica del congreso que vamos a presupuestar. El proceso cronolgico que sigue un PRESUPUESTO es: 1. 2. 3. 4. PRESUPUESTO DE GASTOS (Ligado a la Ficha Tcnica) ESTIMACIN DE RECURSOS CONTROL DEL PRESUPUESTO AJUSTE PERMANENTE

Tambin antes de realizar un presupuesto, tenemos que saber que tipo de congreso

ABIERTOS: Son los que los participantes pagan arancel CONGRESOS CERRADOS: Tienen fondos propios. Los participantes son invitados
vamos a presupuestar. En todo presupuesto tenemos INGRESOS y EGRESOS, a su vez estos pueden ser FIJOS y VARIABLES. Entre los INGRESOS encontramos los provenientes por: v v v v v v Inscripciones (variable) Venta de stands (variable) Publicidad (variable) Patrocinios (variable) Donaciones (variable) Aportes de la entidad convocante (fijo)

Entre los EGRESOS considerando los FIJOS y los VARIABLES: FIJOS: v v v v v v v v v SEDE EQUIPOS SEALIZACIN DISEO E IMPRESIONES DISERTANTES INVITADOS ESPECIALES PERSONAL PRENSA PUBLICIDAD Y PROMOCIN

v v v v v

FRANQUEO GASTOS PREVIOS DE SECRETARIA HONORARIOS DEL OPC SERVICIO MDICO SEGURIDAD

VARIABLES: v v v v v v v v v ELEMENTOS PARA LOS PARTICIPANTES GASTRONOMA ACTOS SOCIALES TRANSPORTE FRANQUEO-MENSAJERA EQUIPAMIENTO TCNICO ARMADO DE LA EXPOSICIN HONORARIOS OPC IMPREVISTOS

ESTIMACIN DE RECURSOS
q q q q q

POR INSCRIPCIONES

POR VENTA DE STANDS POR DONACIONES POR PATROCINIOS POR AVISOS (Catlogo de la Expo)

40% inscripciones anticipadas 60% inscripciones en el ltimo mes X m2 a Y pesos el m2

Para la estimacin de los recursos hay que recordar: a) los datos de la Ficha Tcnica y b) los antecedentes de los congresos anteriores. TEMS QUE INCIDEN FUERTEMENTE EN EL PRESUPUESTO SEDE EMPRESA ORGANIZADORA SERVICIOS TCNICOS DISERTANTES EXTRANJEROS GASTRONOMA COMUNICACIONES 20% 15% 15% 20% 17% 15%

CONCLUSIONES: En lo concerniente al Presupuesto y Financiamiento hay que tener en cuenta que NADA ES EXACTO. Lo explicado anteriormente es una gua que sirve de punto de partida.

La capacidad, creatividad y habilidad del OPC, es fundamental para llevar a la prctica lo que en teora funciona bien. FICHA TCNICA TIPO DE EVENTO DURACIN FECHA IDIOMAS CANTIDAD DE PARTICIPANTES: Nacionales Extranjeros Acompaantes LUGAR SEDE CANTIDAD DE SALAS INTERPRETACIN SIMULTNEA EXPOSICIN COMERCIAL GASTRONOMA PROGRAMA SOCIAL PROGRAMA PARA ACOMPAANTES

ANTECEDENTES FINANCIAMIENTO Y RECURSOS Terminado de elaborar el Presupuesto, comienza la tarea ms difcil, elaborar un Plan de Recursos que nos permita recaudar dinero para cubrir el presupuesto. Obtendremos ingresos por inscripciones, venta de stands y promociones o patrocinios. Debemos partir de una regla de oro: Nadie nos dar dinero si no recibe algo a cambio. Por lo tanto, debemos ser lo suficientemente creativos para ofrecer alternativas que interesen a nuestros potenciales colaboradores. Podemos fijar como poltica: a) conseguir pocos patrocinadores que aporten cifras mayores, o b) mayor cantidad de patrocinadores que aporten cifras menores. Si la opcin es pocos patrocinadores podemos tomar los ejemplos siguientes: PATROCINIO BSICO 1. Mencin del nombre de la empresa en un "Cartel de Auspiciantes" ubicado en el acceso al Saln de Conferencias.

2. Mencin del nombre de la empresa en la pgina interior del Programa Oficial del Congreso. 3. Inclusin de material de promocin en el portafolio que se entregar a cada participante. 4. Una inscripcin sin cargo al Congreso. Valor del patrocinio: 3.000 USD PATROCINIO EXCLUSIVO 1. Impresin del Isologo o nombre de la empresa en los blocks tamao carta, de 20 hojas cada uno, impresos a cuatro colores en papel de primera calidad, que se entregarn a los participantes. (Cantidad: 500 unidades) 2. Impresin del Isologo o nombre de la empresa en lapiceras de primera calidad que se entregarn a los participantes (Cantidad: 500 unidades). 3. Impresin del Isologo o nombre de la empresa, a un color, en la carpeta plstica porta block que se entregar a cada participante (Cantidad: 500 unidades). 4. Dos inscripciones sin cargo al congreso. 5. Todo lo incluido en "Patrocinio Bsico". Valor del patrocinio: 10.000 USD PATROCINIO ESPECIAL 1. Impresin del Isologo o nombre de la empresa a cuatro colores, en la contratapa del Programa Preliminar (Cantidad: 4.000 ejemplares) 2. Impresin del Isologo o nombre de la empresa a cuatro colores, en la contratapa del Programa Oficial (cantidad: 600 ejemplares). 3. Impresin del Isologo o nombre de la empresa, a un color en el interior del portafolio que se entregar a cada participante (Cantidad: 500 ejemplares). 4. Doce metros cuadrados de superficie para construir un stand institucional. 5. Cuatro inscripciones sin cargo al congreso. 6. Todo lo incluido en "Patrocinio Bsico". Valor del patrocinio: 20.000 USD Si la opcin es mayor cantidad de patrocinadores, podemos tomar los siguientes ejemplos, que denominaremos "Paquetes Promocionales" PAQUETE PROMOCIONAL BSICO 1. Mencin del nombre de la empresa en dos "Carteles de Auspiciantes" ubicados en el acceso al Saln de Conferencias. 2. Mencin del nombre de la empresa en pgina interior del Programa Oficial del Congreso. 3. Una inscripcin sin cargo al Congreso.

Valor del paquete: 1.500 USD PAQUETE PROMOCIONAL STANDARD Inclusin de material de promocin de la empresa en el portafolio que se entregar a cada participante (Cantidad: 500 unidades) Valor del paquete: 750 USD PAQUETE PROMOCIONAL 1 1. Impresin a cuatro colores de un aviso publicitario de la empresa (Medidas: 20 cm x 28 cm) en la contratapa del folleto del congreso. Tirada: 10.000 ejemplares. 2. Todo lo incluido en el Paquete Promocional Bsico. Valor del paquete: 12.000 USD Siguiendo estos ejemplos se pueden ir creando Paquetes Promocionales con todos los elementos para los participantes (Credenciales, lapiceras, blocks, portafolios, etc.)