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Captulo

Orientaciones para el Secretario de Iglesia


El secretario de iglesia

Es un cargo importante. El secretario de la iglesia desempea uno de los cargos importantes en la iglesia, y de su debido ejercicio depende en gran parte el funcionamiento eficiente de la misma. Al igual que los otros dirigentes de la iglesia, el secretario es elegido por el periodo de uno o dos aos, segn lo determine la iglesia local (vase la p. 50); pero, debido a las funciones importantes y especializadas de este puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por repetidos periodos, con el fin de dar continuidad al mantenimiento de los registros y a la informacin. En las iglesias grandes se pueden elegir tantos vicesecretarios como se necesite. El secretario acta como secretario de todas las reuniones administrativas de la iglesia y debe conservar un registro exacto de dichas reuniones. Si por alguna razn no puede asistir a una reunin, debe hacer arreglos para que un asistente est presente y tome nota de los acuerdos. (Vase Notas, #7, p. 73.) No debe aadir o borrar nombres sin el voto de la iglesia. Siempre debe haber un voto tomado por la iglesia para aadir o eliminar un nombre de la lista de miembros, excepto en el caso de muerte de uno de ellos. Ningn nombre debe aadirse o eliminarse nicamente por decisin de la junta directiva de la iglesia. El secretario no tiene autoridad para aadir o eliminar nombres de la lista de miembros sin un voto de la iglesia. Cuando un miembro fallece, el secretario debe, lo mas pronto posible, registrar la fecha de su deceso al lado del nombre en el libro de registro. (Vase la p. 42.) Traslado de miembros. El secretario de la iglesia maneja la correspondencia con los miembros individuales y con las iglesias en lo que se refiere al traslado de miembros. (Vanse las pp. 35-39.) Correspondencia con los miembros. El secretario debe tratar de mantenerse en comunicacin con los miembros ausentes por medio de correspondencia. (Vase Notas, #8, p. 74.) Debe enviar los informes puntualmente. Es deber del secretario de la iglesia preparar y enviar puntualmente ciertos informes. Algunos son anuales, otros son trimestrales. Es esencial que se enven todos al secretario de la Asociacin/Misin/Campo dentro del tiempo especificado, ya que estos informes son importantes para la exactitud de los informes preparados por otras organizaciones de la iglesia mundial. El secretario debe obtener la informacin que necesite para preparar estos informes del tesorero, del secretario del departamento de Ministerios Personales, del jefe de diconos, del secretario de la Escuela Sabtica, del secretario de la Sociedad de Jvenes, del director de la escuela de iglesia y de los datos que ya posee como secretario. (Vase Notas, #9, p. 74.) Las actas de la iglesia. El secretario de la iglesia prepara las actas de la iglesia. Estas actas deben conservarse cuidadosamente. Todos los registros y libros de contabilidad de los diversos oficiales de la iglesia son propiedad de la iglesia; y el secretario debe entregarlos al finalizar su periodo de servicio al nuevo secretario que haya sido elegido, o a la iglesia en cualquier momento del periodo, a pedido del pastor o del anciano. 2

Transferencia de Miembro
Transferencia de miembros de iglesia. El secretario de la iglesia donde se encuentra la feligresa del miembro que se traslad, debe tambin notificar al miembro la intencin de darle su nueva direccin al pastor de la nueva localidad donde vive. El miembro de iglesia que traslada su domicilio a otra localidad por un periodo mayor de seis meses, debe solicitar inmediatamente la carta de traslado a una iglesia cercana a su nuevo lugar de residencia. Si la nueva residencia est en una zona aislada, donde no hay una iglesia a una distancia razonable, el plan acostumbrado es que solicite unirse a la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo. La carta de traslado es vlida durante seis meses a partir de la fecha de expedicin, y a menos que la persona sea aceptada dentro de ese plazo, la carta pierde validez. Mtodo para conceder cartas de traslado. El miembro de iglesia que se traslad debe solicitar la carta de traslado al secretario de la iglesia con la cual desea unirse. Este secretario enva entonces la solicitud al secretario de la iglesia de la cual procede el miembro que desea ser transferido. Al recibir el pedido, el secretario lo presenta al pastor, o al anciano de la iglesia, quien, a su vez presenta el pedido a la junta directiva de iglesia. La junta directiva de la iglesia considera el pedido y hace una recomendacin a la iglesia, favorable o desfavorable, con respecto a dicho pedido. (Vase la p. 36, abajo, y las pp. 37, 38, 41-44, 61, 211, 224, 225). El pastor o el anciano presenta entonces la recomendacin a la iglesia, anunciando que se trata de la primera lectura. A la semana siguiente se presenta nuevamente el pedido a la iglesia y se toma la votacin final. El propsito de este intervalo de una semana es dar a cualquier miembro la oportunidad de objetar el otorgamiento de la carta de traslado, por cualquier razn vlida. Por lo general, esa objecin no debe presentarse en pblico, sino que se la debe hacer al pastor o al anciano, cuyo deber es citar a la junta directiva de la iglesia para considerar la objecin. El objetante debe tener la oportunidad de presentarse ante la junta directiva para exponer sus objeciones. Si estas no se basan en causas vlidas, debe aconsejrsele que las retire. Por otra parte, si la objecin tiene fundamentos vlidos, es deber de la junta directiva de la iglesia hacer las investigaciones que sean necesarias. En este caso, se suspende el voto final de la iglesia concediendo la carta hasta que el asunto se aclare debidamente. Si las objeciones tienen que ver con las relaciones interpersonales, deben hacerse todos los esfuerzos posibles para lograr la reconciliacin. Si se trata de ofensas pblicas, pueden aplicarse las medidas disciplinarias que correspondan. Si se trata de algn desliz espiritual, deben hacerse esfuerzos para restaurar al miembro en cuestin. El secretario es quien prepara la carta. Despus que la iglesia vota conceder la carta de traslado, el secretario de la iglesia debe llenar el formulario usado con esa finalidad, y enviarlo al secretario de la iglesia a la cual desea unirse el miembro. El secretario de esta iglesia le entrega la carta al pastor o al anciano para que la presente en la primera sesin de la junta directiva de la iglesia, con el objeto de obtener la recomendacin correspondiente. Despus se presenta la solicitud a la iglesia en su siguiente culto regular y se la deja en suspenso, sin votar, durante una semana, al cabo de la cual se efecta la votacin definitiva aceptando a la persona en la feligresa. Entonces el secretario de la iglesia que recibe al miembro aade el nombre de ste y la fecha de aceptacin en el registro de miembros de la iglesia. El secretario llena tambin el taln o parte de la carta de traslado que debe ser devuelta a la iglesia original, certificando que el miembro fue aceptado, y se lo enva al secretario de la iglesia de la cual fue transferido. (Vase la p. 61.) Situacin del miembro durante el intervalo del traslado. El secretario de la iglesia que concede la carta de traslado no debe, en ninguna circunstancia, eliminar el nombre del miembro del registro de la iglesia hasta no haber recibido el taln de la carta de traslado que certifica que el miembro fue aceptado por voto en la feligresa de la iglesia a la que se traslad. Seguir cualquier otro plan es privar a la persona de su condicin de miembro de iglesia durante el periodo del traslado, y es un procedimiento que nunca debe usarse. El secretario, el anciano, el pastor y el presidente de la Asociacin/Misin/Campo son responsables de que se siga uniformemente en todas las iglesias el procedimiento antes mencionado. 3

Recibimiento de miembros perturbados por las condiciones mundiales. Puede ser que, a causa de las condiciones mundiales, haya casos de personas acerca de las cuales no pueda enviarse ni recibirse ninguna comunicacin de la iglesia en la cual est registrada su feligresa. En tales casos, la iglesia donde residen, en consulta con la Asociacin/Misin/Campo local, debe verificar cul es el estado espiritual de estas personas y, entonces, recibirlas por profesin de fe. Si mas tarde es posible comunicarse con la iglesia de la cual proceden, la iglesia que las recibi debe enviar una carta comunicando lo que se hizo. Los miembros trasladados y los informes estadsticos. Al fin de cada trimestre y al fin del ao, cuando se hacen los informes estadsticos de la iglesia, todos los miembros a los que se les concedi carta de traslado pero cuyo taln de retorno no se ha recibido an, deben ser contados todava en la feligresa de la iglesia que concedi las cartas. Cuando se reciba el taln de retorno, certificando que el miembro fue aceptado por la otra iglesia, recin entonces se omite su nombre de la lista de la iglesia que concedi la carta, y no se lo incluye ya en el prximo informe estadstico trimestral. La iglesia que lo recibi inscribir el nombre en su lista de miembros, y lo incluir en el informe del siguiente trimestre. Si un miembro no es aceptado. La iglesia a la cual se dirige una carta de traslado tiene la obligacin de recibir al miembro, a menos que est en conocimiento de alguna razn vlida y suficiente para no concederle el privilegio de formar parte de su feligresa. Si la iglesia no recibe al miembro, el secretario debe devolver la carta a la iglesia que la envi, con una explicacin completa de las razones por las cuales no se lo recibi. La membreca de tal persona queda, entonces, exactamente como era antes de hacer el pedido de la carta de traslado, es decir, sigue siendo miembro de la iglesia original que concedi la carta. El miembro debe cooperar con la iglesia para aclarar cualquier asunto suscitado por la iglesia que rehus Aceptarlo como miembro. No se concede carta de traslado a miembros bajo disciplina. En ningn caso debe una iglesia votar la carta de traslado de un miembro que est bajo disciplina. Hacerlo sera violar el espritu de la regla de oro. Se conceden cartas slo a quienes estn en plena comunin. Las cartas de traslado se conceden nicamente a los miembros que estn en plena comunin con la iglesia. Hacer declaraciones que califiquen al miembro en una carta de traslado es incorrecto. Algunas veces, un miembro que se mud a otra localidad se enfri, o se volvi indiferente. En este caso el anciano de la iglesia, antes de que la iglesia conceda la carta, y para tener una idea clara en cuanto a si es prudente conceder la carta de traslado, puede tratar el caso con el anciano de la iglesia de la localidad a la cual se mud el miembro. No se vota una carta de traslado sin la aprobacin del miembro. En ningn caso debe una iglesia votar una carta de traslado contra el deseo o pedido del miembro en cuestin, ni debe iglesia alguna aceptar en su seno a un miembro en virtud de una carta otorgada bajo tales circunstancias. El ser miembro de la iglesia constituye una relacin personal del individuo con el cuerpo de Cristo. La iglesia debe reconocer esta relacin y evitar cualquier conducta que pueda considerarse como arbitraria. Por otra parte, el miembro tiene la obligacin de reconocer el bienestar de la iglesia y de hacer todo lo posible para librar a la iglesia de los problemas originados por la ausencia de los miembros. Cuando un miembro se muda del rea de la iglesia en la cual est registrada su membreca, tiene el deber individual de colaborar de buena gana solicitando su carta de traslado. En el caso de una iglesia expulsada de la hermandad de iglesias como resultado del voto del congreso de la Asociacin/Misin/Campo, ser necesario, para salvaguardar a la feligresa de los miembros leales, transferir provisionalmente la feligresa de todos los miembros de la iglesia expulsada a la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo, excepto los que rehsen ser transferidos. La membresa de esos ltimos ser considerada como excluida luego de la expulsin de la iglesia. La iglesia de la Asociacin/Misin/Campo est facultada para conceder cartas de traslado a los miembros leales que las pidan, y para manejar otros casos del modo que sea necesario.(Vanse las pp. 221-227.) La junta directiva no puede conceder cartas de traslado. La junta directiva de la iglesia no tiene autoridad para votar una carta de traslado ni para recibir a miembros de otras iglesias por carta. Sus facultades en este asunto se limitan a hacer recomendaciones a la iglesia. El voto sobre todas las transferencias de miembros, favorable o desfavorable, debe ser tomado por la iglesia. (Vanse las pp. 55, 56.) El secretario no tiene autoridad para eliminar o aadir nombres a la lista de miembros de la iglesia, excepto despus del voto de la iglesia. Cuando un miembro muere no se necesita ningn voto para eliminar su nombre; el secretario sencillamente registra el hecho y la fecha. 4

La Iglesia Misin/Asociacin/Campo

Los miembros aislados, que viven demasiado lejos de una iglesia local: deben unirse a la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo que es una iglesia organizada para cobijar a los creyentes aislados, quienes de otro modo no tendran los beneficios que implica el pertenecer a una iglesia. Los miembros que son ancianos y los enfermos, que viven cerca de la sede de una iglesia local, deben ser miembros de ella. Las iglesias locales tienen el deber y la responsabilidad de pastorear a tales miembros. Tales personas no deben ser transferidas a la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo, porque dicha iglesia no est destinada a funcionar en lugar de la iglesia local. Aunque los oficiales de la Asociacin/Misin/ Campo son oficiales de la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo, ellos mismos deben ser miembros de la iglesia de la localidad en la cual residen. La iglesia de la Asociacin/Misin/Campo no est destinada a funcionar como iglesia de los obreros de la Asociacin/Misin/Campo. Los pastores y los obreros deben unirse con la iglesia local del lugar donde residen. El presidente de la Asociacin/Misin/Campo es el primer anciano de la iglesia de su Asociacin/Misin/ Campo, y el secretario y el tesorero de la Asociacin/Misin/Campo cumplen las funciones que normalmente realiza el secretario y el tesorero de una iglesia local. Como la iglesia de la Asociacin/Misin/Campo no tiene, por su misma naturaleza, una junta directiva, la junta directiva de la Asociacin/Misin/Campo acta como junta directiva de dicha iglesia y realiza todas las funciones administrativas conducidas normalmente por una iglesia local y por su junta directiva. Esta misma junta nombra tambin a los delegados de dicha iglesia a los congresos de la Asociacin/Misin/ Campo.

Procedimientos para la Recepcin y Exclusin de Miembros


Admisin de miembros por profesin de fe. Hay cuatro circunstancias en las cuales las personas que han aceptado el mensaje adventista del sptimo da pueden ser aceptadas en la iglesia por profesin de fe: 1. Un cristiano dedicado proveniente de otra comunin cristiana, que ya fue bautizado por inmersin de la manera practicada por la Iglesia Adventista del Sptimo Da. (Vase la p. 29.) 2. Un miembro de la Iglesia Adventista del Sptimo Da que, debido a las condiciones mundiales, no puede conseguir la carta de traslado de la iglesia a la que perteneca. (Vase la p. 37.) 3. Un miembro de la Iglesia Adventista del Sptimo Da cuyo pedido de carta de traslado no recibi ninguna respuesta de la iglesia de donde es miembro. En este caso debe buscarse la ayuda de la Asociacin/ Misin/Campo. Si la iglesia que hace el pedido pertenece a otra Asociacin/Misin/Campo, debe solicitarse la ayuda de ambas asociaciones/misiones/campos. 4. Una persona que ha sido miembro, pero cuyo registro de feligresa se ha perdido o ha sido borrado por paradero desconocido, y sin embargo en realidad ha permanecido fiel a su compromiso cristiano. Debe ejercerse mucho cuidado al recibir a personas como miembros si anteriormente fueron miembros de alguna otra iglesia de nuestra denominacin. No faltan ejemplos de personas des fraternizadas de una iglesia que ms tarde se presentan en otra iglesia solicitando ser aceptadas por profesin de fe. Cuando un ex adventista solicita ser miembro de la iglesia por profesin de fe, debe hacerse una seria investigacin con respecto a su experiencia anterior. Los dirigentes de la iglesia deben buscar el consejo y la ayuda del presidente de la Asociacin/Misin/Campo. Debe tomarse el tiempo suficiente para extender las investigaciones tanto como se necesite para revelar todos los hechos. Cuando una persona solicita que sea recibida como miembro por profesin de fe, y se encuentra que todava es miembro de otra iglesia adventista, no se debe hacer nada para recibirla hasta que la iglesia donde est registrado su nombre conceda la carta de traslado. Si, despus de seguir el proceso de transferencia (vase la p. 35), la mencionada iglesia se niega a conceder la carta, el miembro puede apelar a la junta directiva de la Asociacin/Misin/Campo si considera que la transferencia ha sido negada injustamente. La iglesia donde est registrada su membreca o la junta directiva de la Asociacin/Misin/Campo son las organizaciones apropiadas para decidir si la conducta pasada lo califica para recibir una carta de traslado. Seguir este procedimiento contribuir para que haya ms aprecio por el carcter sagrado de la cualidad de miembro de iglesia, y para que se reparen los errores en los casos en que sea necesario. Ninguna iglesia tiene el derecho de impedir la transferencia de la membreca de un miembro, a menos que la persona est bajo disciplina. Cuando una persona que ha sido des fraternizada quiere ser readmitida en la membreca de la iglesia, su readmisin es normalmente precedida por el re-bautismo. (Vase la p. 210.) Eliminacin de nombres. Los nombres de los miembros slo pueden eliminarse de la lista por un voto de la iglesia, en virtud del cual se le concede carta de traslado a otra iglesia o se lo des fraterniza, excepto en el caso de los miembros fallecidos. (Vase la p. 61.) Re-bautismo El re-bautismo se menciona especficamente slo en un pasaje bblico (Hechos19:1-7) donde el apstol Pablo lo apoya para un grupo de unos doce (12) creyentes que haban sido bautizados en el bautismo de Juan, que era el bautismo de arrepentimiento. Pero, adems del arrepentimiento, el bautismo cristiano est asociado con el claro y personal entendimiento de un compromiso con el evangelio, con las enseanzas de Jess y con la recepcin del Espritu Santo. Con esta mayor comprensin y compromiso, era aceptable que fueran rebautizados.

Re-bautismo de conversos provenientes de otras comunidades cristianas. Con esa orientacin bblica, las personas de otras comuniones cristianas que abrazan el mensaje adventista del sptimo da pueden, si lo desean y si fueron antes bautizadas por inmersin, solicitar ser rebautizadas. Los siguientes ejemplos sugieren que en esos casos el re-bautismo puede no ser requerido. Evidentemente el ejemplo citado en Hechos 19 fue un caso especial, porque se dice que Apolos haba recibido el bautismo de Juan (Hechos 18:25) pero no hay registro alguno de que haya sido rebautizado. Y, aparentemente, algunos de los apstoles recibieron tambin el bautismo de Juan (Juan 1:35_40), pero tampoco hay registro de un subsecuente bautismo. Sin embargo, sobre la base de la aceptacin de nuevas y significativas verdades, Elena de White apoya el re-bautismo cuando el Espritu induce al nuevo creyente a pedirlo. Esto est de acuerdo al pensamiento desarrollado en Hechos 19. Las personas que previamente experimentaron creer en el bautismo deben evaluar su nueva experiencia religiosa y determinar si el re-bautismo es para ellos deseable. No se los debe urgir a rebautizarse . Este (el re-bautismo) es un tema acerca del cual cada individuo debe decidir concienzudamente en el temor de Dios. Este tema debe ser presentado cuidadosamente con espritu de ternura y amor. Adems, el deber de instar pertenece no a uno, sino a Dios; dad a Dios una oportunidad de obrar con su Santo Espritu sobre la mente, de manera que el individuo se convenza perfectamente y est satisfecho de dar este paso avanzado.(El evangelismo ,p. 274). Re-bautismo de un ex obrero El obrero que haya sido excluido de la iglesia debido a una cada moral o apostasa, pero cuya vida subsecuente d evidencias de arrepentimiento, conversin y reforma, deber ser rebautizado antes de unirse nuevamente a la iglesia. El pastor que oficie el nuevo bautismo deber contar con la autorizacin previa de la administracin de su campo, la que conceder la autorizacin despus de consultar con la organizacin o institucin donde el obrero fue originalmente disciplinado. (Reglamento Eclesistico - Administrativos E 12 25 S) Apostasa y Re-bautismo. Aunque es evidente que la apostasa exista en la iglesia apostlica ( ej.Heb.6:46), la escritura no menciona nada en cuanto a la cuestin del re-bautismo. Elena de White apoya el rebautismo cuando los miembros cayeron en apostasa, y vivieron de tal manera que la fe y los principios de la iglesia fueron violados pblicamente. Entonces deben, en caso de que se conviertan de nuevo y soliciten ser aceptados otra vez como miembros, entrar a la iglesia como al principio, mediante el bautismo. El Seor pide una reforma decidida. Y cuando un alma en verdad se ha convertido de nuevo, debe ser bautizada otra vez. Renueve ella su pacto con Dios, y Dios renovar su pacto con ella (El evangelismo, p. 275). Claramente, a lo que se refiere aqu no es a un recurrente reavivamiento en la experiencia del creyente, sino a un radical cambio de vida. (Vase El evangelismo, pp . 273-275). Re-bautismos inapropiados. Sobre la base de la enseanza bblica y los lineamientos de Elena de White, el re-bautismo debe ocurrir slo en circunstancias especiales y debe ser relativamente raro, administrarlo repetidamente, o sobre una base emocional, hace que se pierda el significado del bautismo y representa una mala comprensin de la gravedad y significacin que la Escritura le asigna. Un miembro cuya experiencia espiritual se enfri necesita un espritu de arrepentimiento que lleva al reavivamiento y la reforma. Esta experiencia ser seguida por la participacin en la ordenanza del lavamiento de los pies y de la Cena del Seor para significar renovada limpieza y compaerismo en el cuerpo de Cristo. Por lo tanto el rebautismo no es necesario. Apropiadamente aplicado, el bautismo llega a ser la avenida de entrada en la iglesia. El bautismo es fundamentalmente el voto de entrada al convenio salvfico de Cristo, entendiendo que es permanente, y debe ser tratado como una gozosa y solemne bienvenida a la familia de Dios.

Funciones que la Secretaria de Iglesia NO debe olvidar

El secretario de la iglesia desempea uno de los cargos importantes de la iglesia, y de su debido ejercicio depende en gran parte el funcionamiento eficiente de la misma (Manual de Iglesia p.59)

Actividades Bsicas del Secretario Las actividades del secretario(a) son amplias y lo resumiremos en cuatro reas: Registra las decisiones de la Iglesia y de la Junta Directiva. Informa todas las decisiones. Administra. Conserva: Esta es una tarea sumamente descuidada en muchas iglesias. El secretario (a) de la iglesia, no debe considerar que su tarea consiste nicamente en registrar los nombres de los miembros en el libro de feligresa, sino que adems debe estar al tanto del paradero de dichos miembros. Debe informar al pastor o anciano de los miembros que se ausentan.

Cualidades de un Buen Secretario: Confiable. El pastor, la Junta, los oficiales de la iglesia, pueden confiar en l? Discreto. Mantiene en reserva los asuntos secretos de la junta? Consagrado. Ha dedicado completamente su vida a la Misin de la Iglesia. Integro. Representa bien a su iglesia en todo lugar y momento. Responsable. Realiza su trabajo con amor y responsabilidad, lo hace bien y lo mantiene al da. Puntual. Esta a tiempo en las reuniones, enva sus informes estadsticos a tiempo. Espritu de equipo. Le gusta trabajar con la hermandad y mantiene una buena relacin con los dems oficiales de la Iglesia.

Deberes y Responsabilidades Recibe todas las solicitudes que debe estudiar la Junta Directiva de la Iglesia. Prepara una agenda para estudiarla con el pastor y/o con el primer anciano. Prepara la agenda para la Junta Convoca a los Miembros de la Junta. Anota y mantiene las actas de todas las reuniones.

Es Secretario de las Reuniones Administrativas Prepara la agenda para la reunin Anota y mantiene las actas de las reuniones administrativas de la iglesia

Mantiene el Libro de Feligresa Mantener al da el libro de feligresa, es de suma importancia. Se debe registrar en el libro de la feligresa todo nuevo miembro que ingresa: por bautismo, por profesin de fe y por carta de traslado. De igual manera se debe eliminar del libro todos aquellos que son retirados: por apostasa, por carta de traslado, o fallecimiento. Para mantener el libro de feligresa actualizado, es conveniente solicitar a la Asociacin/Misin, listados actualizados de miembros de tal manera que se pueda mantener la igualdad entre los registros de la iglesia local y los de la Asociacin/Misin.

Es Responsable por la Correspondencia Con los miembros de la iglesia, especialmente con aquellos que se ausentan. Cuando hay transferencia de un miembro, con la secretara de la iglesia correspondiente. Con las oficinas de la asociacin/misin.

Es Responsable por los Informes Prepara y enva los informes estadsticos trimestrales con todos los cambios de feligresa a la Asociacin/Misin. (Ver el Manual de Iglesia pg. 60,61) Enva a la Asociacin/Misin las fichas de datos personales de los recin bautizados, con todos los datos que se solicita en dicha ficha.

INFORME ESTADSTICO TRIMESTRAL Este informe es enviado de la Asociacin/Misin a la iglesia local, cada trimestre. El secretario de iglesia debe registrar todo el movimiento de miembros cursados durante el trimestre, considerando lo siguiente: ENVO DEL INFORME TRIMESTRAL A LA ASOC./MISIN Una vez que el secretario de la iglesia local completa el informe debe enviarlo cuanto antes a la Asociacin/Misin, dejando copia del mismo en la secretara de la iglesia. Es de suma importancia respetar la fecha de envo del informe a la Asociacin/Misin, de tal forma de evitar atrasos.

INFORME DE PERSONAS BAUTIZADAS Este informe debe registrar todos los datos personales de los miembros nuevos, incluyendo el nombre, F.N., C.I., direccin, iglesia o grupo, pastor, distrito, etc. Debe contener todos los datos solicitados y completarse inmediatamente despus del bautismo por el secretario de iglesia o bien por el pastor de la iglesia, dejando copia del documento en la secretara de iglesia y enviando el original a la Asociacin/ Misin.

EL SECRETARIO DEBE SABER Y ORIENTAR: TODO LO RELACIONADO A LA DISCIPLINA ECLESISTICA. a. Por qu la disciplina en la iglesia? b. Forma de disciplinar. c. Cundo se debe disciplina? d. A quienes se debe aplicar la disciplina? 2. TODO LO CONCERNIENTE A LA RECEPCIN DE MIEMBROS Y DESPEDIDOS. a. POR BAUTISMO - Instruccin adecuada - El examen bautismal - El voto bautismal - El pacto bautismal b. POR PROFESIN DE FE - Cuando opera profesin de fe - Cuando no opera profesin de fe c. POR CARTA DE TRASLADO - Procedimiento de traslado d. POR APOSTASA - Pasos que se deben dar - Miembros excluidos e. POR PARADERO DESCONOCIDO - Procedimiento para borramiento f. POR FALLECIMIEMTO. - Informe a la Asociacin sin voto 3. SOBRE LA REDACCIN DE LAS ACTAS. a. ENCABEZAMIENTO: - Ttulo: Acta de la reunin de... - Texto: Hora, fecha, lugar, miembros presentes, oracin inicial. b. ACUERDOS (VOTOS): - Definicin - Estilo:

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Sistema de Secretara de Iglesias


Instalacin

D. deber contener un CD de instalacin que contienen los archivos instalar.exe, Atu_Secretaria144.exe y Igreja.mdb.

instalar.exe: En aplicativo se ejecuta la instalacin , y se instalan los archivos necesarios para el uso del sistema de Secretaria de Iglesias.

Atu_Secretaria144.exe : Aqu se encuentran las actualizaciones mejoras del sistema de Secretara de Iglesias

Igreja.mdb: Esta es la Base de Datos que contienen toda la informacin de la Iglesia que representa

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Figura N 1 2. Haga Doble Click en el archivo Instalar.exe. El computador leer el pack de servicio (Figura N 2)

Figura N 2 3. Despus Ud. Deber presionar en: (Figura N 3)

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Figura N 3 4. Mientras se instala el sistema presione el botn siguiente (Figura N 4)

Figura N 4 5. Despus presionar en El sistema procesara la instalacin y finalmente informar que la instalacin ha concluido satisfactoriamente. No presione ningn otro icono en la etapa de la instalacin. Para terminar la instalacin presione 13

Figura N 5 6. Vuelva al escritorio de Windows y ver que aparecer el Icono del sistema (Figura N 6)

Figura N 6 6. Vuelva la carpeta de instalacin y cliquee el archivo Atu_Secretaria144.exe, Figura N 7 (o un archivo con el mismo nombre pero con una versin superior)

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Figura N 7 7. Cliqueando 2 veces en ese archivo aparecer la ventana a bajo (Figura N 8)

Figura N 8

8. De un Clic en (Figura N 9)

y la Actualizacin ser hecha en segundos y aparecer otro mensaje

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Figura N 9 9. Presione en y despus presione para salir del WnZip Self-Extractor

10.

Ahora presione Cliquee 2 veces en el Icono del Sistema

y pronto aprarecera una venta en (figura N 10)

que idoma va utilizar el Sistema, Ud. Seleccione Espaol y presione

Figura N 10 11. En este momento el sistema le pedir la Base de Datos. Marque la opcin (figura N 11) y presione

Obs: Si la Asociacin o Misin de su campo le ha entregado la base de datos en un Disquete, coloque primero en el unidad A: antes de presionar 16

Figura N 11

Figura N 12

12.

Escoja la Base de Datos con extensin .mdby presione

Figura N12

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Figura N 13 13. Presione Figura N 13 para hubicar la base de datos en el directorio C:\SAG_IASD\Secretaria

Figura N 14

14. Ahora podr ingresar la sistema de Secretara de Iglesias y le pedir una contrasea. Digite ja y podr ingresar al sistema. Figura N 14

18

15. Al entrar al sistema le mostrar las nuevas alteraciones o modificaciones que actualmente existen, figura N 15, para no ver la prxima vez que inicie el sistema seleccione la casilla indicada debajo de la ventana y presione

Figura N 15

16.

Tal vez le pregunte si desea cerrar el Mes anterior. Cliquee en aparece este aviso ya podr utilizar el sistema.

figura N 16. Si NO

Nota: Solo mostrara ese mensaje si el mes anterior de la instalacin estuviere abierto.

Figura N 16

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17.

En esta ventana nos mostrar la opcin Cierra Mes de un

Figura N 17

Figura N 17 17. Despus nos preguntara si queremos Cerrar el mes, un Clic en Figura N 18

Figura N 18 18. El mes ya esta Cerrado, presione Figura N 19

Figura N 19 20

19. En esta ventana nos pide que generemos y enviemos informacin a la Asociacin o Misin, como No tenemos informacin o movimiento en el mes presionamos Figura N 20

Figura N 20 20. La siguiente ventana Abre Mes, nos pedir Abrir el siguiente mes entonces coloque su nombre Figura N 21 y presione y despus Figura N 22

Figura N 21

Figura N 22

21. Felicidades ya tiene instalado y listo para usar el sistema de Secretara de Iglesias en su maquina. Ahora vamos al trabajo!!!.

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Utilizando el Sistema

odemos observar que el sistema esta compuesto por mens Tablas, Miembros, Movimiento, Departamento, Formularios, Apoyo, Ventana y Ayuda como se ve en la figura N 23

Figura N 23

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Men Tablas

Si clicamos en men Tablas, tenemos disponibles algunas rutas que nos proveen informaciones desde su Campo. Los siguientes tem: Distrito , Iglesia, Ciudad, Religin, Profesin y Usuario, son solo para visualizacin. En cambio las Bsquedas de Asociaciones y Misiones de la DSA, Iglesia de la DSA, Miembros y el Total de Miembros de la DSA podrn ser utilizadas para obtener informaciones de otros Campos, ya sea de otras Regiones de Chile o de Amrica del Sur. (figura N 24 )

Figura N 24

Asociaciones y Misiones de la DSA

Al clicar en el tem Asociaciones y Misiones de la DSA, aparecer todas las Uniones que existen en Amrica del Sur. Una Unin es compuesta por un conjunto de Asociaciones Misiones. Estas, son compuestas por Distritos, Pastores e Iglesias. Para conocer cada una de ellas solo tenemos que ir clicando en los signo que aparecen antes de cada opcin. Todas estas bsqueda que UD. puede realizar no puede ser alterada. Figura N 25

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Figura N 25

Bsqueda de Iglesias de la DSA

Este tem permite realizar la bsqueda por nombre de la iglesia existente en el territorio de la DSA, o sea, dentro de toda Amrica del Sur. Basta con tipiar el nombre que deseamos conocer y hacer clic en . Como ejemplo haremos la bsqueda de la Iglesia Calera Centro, que est en Calera Campo MCHP. No es necesario utilizar puntuaciones o letras maysculas. Al hacer clic en el Sistema procesar la solicitud y en seguida listar todas las iglesias que existen con este nombre. En el ejemplo utilizado solo existe varias Iglesias con el Nombre de Calera. Debajo de la bsqueda se encuentran todos los datos de la iglesia (en rojo), como ubicacin y direccin postal. Si hacemos clic en el icono , podremos de inmediato hacer clic en el icono y entonces imprimir la direccin postal para el envi de correspondencia. (figura N 26).

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Figura N 26

Bsqueda de Miembros de la DSA

Podemos buscar sobre el paradero de cualquier miembro de nuestra Iglesia Adventista perteneciente al territorio de Amrica del Sur, para esto , basta clicar en Bsqueda de miembro de la DSA e digitar el nombre deseado. Despus clicar en el sistema procesara la informacin y despus de algunos segundos dar una respuesta. Este ejemplo fue buscado el nombre de Pedro. Tambin es importante recalcar que la bsqueda puede ser por el nombre completo o solo una parte de ellos, solo deben seleccionar Figura N 27

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Figura N 27

Los sistemas buscara todos los nombres de contengan el nombre de Pedro En este caso encontr 2 Si clicar en el cono que aparece en el final de la bsqueda, en el lado derecho , aparecer el nombre y datos del pastor de la Iglesia que pertenece y frecuentada por Pedro. ver figura N 28

Figura N 28

26

Total de Miembro de la DSA

En esta parte del sistema y es permitido buscar la cantidad de miembros (personas) de las Uniones pertenecientes de DSA, de cada Asociacin/Misin y de cadsa Iglesia individualmente (de cada Asociacin). Basta ir clicando en el signo + (figura N 29)

Figura N 29

El prximo capitulo UD podr aprender usar el cada tem del Men Miembro.

27

Captulo

4
Men Miembro
En men de Miembro esta disponible informaciones sobre el miembro perteneciente exclusivamente de su iglesia (de la Base de Datos)

brimos en el Men Miembro estn disponibles los tems Registro, Consulta, Histrico, Calcificar, Lista de Feligreses, Total Miembro por Tabla, Disciplina, Carta de Traslado, totalizacin de Registro, Feligreses Imposibilitados, Otros informes y Consulta por Cnyuge. Analicemos cada una de Ellas .. figura N 30

Figura N 30 28

Registro
Para entrar en el Registro, tambin se puede ocupar el botn que se encuentra de a bajo de los mens. Cuando ud acepta un miembro por bautismo, Profesin de fe, rebautismo o u transferencia, Ud. puede registrar tambin en le sistema. Recuerde que esto suceder nicamente despus de ser votado por la Junta de Iglesia. Todos los tems del Registro deben ser llenados, Siendo el el SEXO y la FECHA de NACIMIENTO SON DATOS OBLIGATORIOS. Despus de haber ingresado todos los datos debes presionar

Obs: Todos los datos puedes ser registrados en letras minsculas pues el sistema automticamente arreglara para Ud. el cdigo es entregado automticamente por el sistema figura N 31

Figura N 31

Despus de los datos aparecer una nueva pantalla correspondiente a la de Movimientos. Es esta parte se debe elegir el tipo de movimiento, si es un admisin o una Exclusin de miembros. Entonces deber digitar el Tipo, Fecha y Numero del Voto. Figura N 32

29

Figura N 32

Bata con llena cada tems y despus si esta parte del registro no es ingresada, el miembro ser considerado apenas miembro de Escuela Sabtica, (podr ser usado en el men Departamentos/Escuela Sabtica), y NO como miembro Regular de Iglesia, tal como Interesados y Nios an no Bautizados

Consulta
Para ingresar Consulta tambin se puede utilizar el botn que se encuentra debajo del menus.

Podemos consultar los miembros por nombre, primer apellido o segundo apellido. Tambin se puede hacer consultas de forma mas rpida: % Silva + ENTER y proceder buscar todos los nombres que contienen el apellido Silva, tanto como el primero y segundo apellido. En esta bsqueda ficticia, hallamos 19 miembros con el apellido Silva (figura N 33)

30

Figura N 33 Silva,+ENTER iran a parecer todos los nombres que contienen Silva como segundo apellido. En la figura N 34 aparecieron en un listado 12 miembros

Figura N 34

31

Juan +ENTER Con esta bsqueda se listaran todos los miembros que contengan la palabra Juan. En este ejemplo se hallaron 30 personas. Lo interesantes es cuando tipiamos el nombre tambin aparecen los nombres que contienen la extensin de Juan, como Juana figura N 35

Figura N 35 %+ENTER listaran todos los miembros de la iglesia. En este ejemplo son: 1138 figura N 36

Figura N 36 32

En el caso que se halla encontrado mas de 20 nombres sern divido por paginas que podrn ser acezada tecleando el numero , o utilizando los botones de avanzar o retroceder ubicada al lado derecho de la ventana . Ud. puede marcar para mostrar solamente los Activos, Apartados o Todos Al encontrar el miembro que buscas, Ud. puede entrar a su ficha, como Histrico, Movimientos, Listar su Ficha o Salir de ella:

Histrico

Para ingresar al histrico de miembros, tambin se puede utilizar el botn que se encuentra de a bajo del men. Para saber la condicin del miembro de Iglesia basta ir a histrico e ingresar el nombre de la persona. Si aparecen mas de una persona con el mismo nombre basta con clicar al lado del nombre. En la parte de a bajo aparecer todo el Histrico de la persona: la forma de cmo lleg a la Iglesia, las Iglesias de procedencia, Etc. Figura N 37

Figura N 37 33

Clasificar

Todos los miembros (en nuestro ejemplo son:1138) pueden ser calcificado por Frecuencia Irregular, Paradero Desconocido, A Transferir, Anciano o enfermo, Interesados, Nios no Bautizados, A Recibir y En Apostasa figura N 38

Figura N 38

34

Se debe elegir la opcin que se desea clasificar y marcar los miembros pertenecientes al grupo. Figura N 39

Figura N 39 Despus de toda clasificaciones, esta la opcin de imprimir o visualizar cada una de ellas. Es slo clicar en entonces aparecer una pequea ventana donde Ud. podr elegir solamente el listado deseado ver figura N 40

Figura N 40

35

Al clicar en listar, aparece la ventana que le permite hacer la eleccin de visualizacin: Figura N 41

Figura N 41

Elegida la opcin seleccionada clique una vez mas en tecla para que el comando sea ejecutado. Si eliges la opcin Archivo, este guardara un archivo con la extensin .RTF que podr ser visualizado en Word. Si Ud. quiere utilizar en Excel deber elegir la opcin . Si quiere elegir otra impresora que no fuera la suya, elija la opcin

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Listar Miembros
Permite emitir listados de miembros en diversas formas. Figura N 42. Para ingresar al listado de miembros, tambin se puede utilizar el botn

que esta a bajo del men

Figura N 42 Las opciones son muchas. Es necesario el Status de los miembros que debern aparecer en el listado. Figura N 43

Figura N 43 Tambin debe ser elegido el orden del listado, que puede ser en orden Alfabtico, Numrico, Apellido, Fecha de Nacimiento, Comuna , Calle, Calle, Nombre, Fecha de Bautismo, Cdigo de Iglesia/Alfabtica, Nombre Distrito, Nombre Iglesia, Nombre Miembro, Fecha de Matrimonio. Figura N 44

37

Figura N 44 En seguida se elige el tipo de listado. Son listado pre-programados que Ud. deber elegir. Cualquier listado de miembro deber ser elegido en este campo. Existe desde un listado con el cdigo y o nombre, hasta un listado con los datos completos, ver los siguientes listados disponibles: Datos Bsicos Cdigo y nombre Cdigo y nombre (2 columnas) Nombre y direccin Nombre / Fecha de nacimientos /Direccin Nombre / fecha / direccin Nombre ocupacin y direccin Datos completos Datos completos con histricos Cumpleaos - sin edad Aniversario de bautismo Ficha para modificacin de registro Nombres y telfonos Miembros agrupados por iglesias de procedencia Control de asistencia Etiqueta Etiqueta - modelo 2 Etiqueta - modelo 3 / Cumpleaos Etiqueta - modelo 4 / Cumpleaos Datos bsicos - Exportar Cdigo y nombre - exportar Datos completos - exportar Nombre y Direccin - exportar Cumpleaos - Exportar Datos completos con fotos Ficha con fotos Nombre y foto Carta personalizada 38

Se puede si no se desea listar todos los nombres, Ud. podr elegir solamente los que necesita, basta listar o utilizar 2 recursos ya mencionando anteriormente. (Listar: Video, Impresora, Archivo) figura N 45

Figura N 45

Adems existe la opcin donde existe inmeras maneras de armar su propio listado, como por ejemplo: Elija el campo SEXO, en el operador IGUAL y el listado de opciones, elija FEMENINO, presione ENTER, para que el programa busque el cdigo de esta informacin en la base de datos, asegrese que al presionar ENTER, el cdigo 2 es incluido en campo restriccin, clique en el Botn INCLUIR, en el campo formula, debe quedar as: Miembro.Cod_Sexo=2 Clique en el campo Estado Civil en el operador Igual en la lista de opciones, escoja Soltero (a) presione ENTER y clique en el botn Incluir en el campo de la formula va quedar asi: Miembro.Cod_sexo=2 AND Miembro.Cod_EstCivil=1 Clique en el campo Edad, y en el operador Entre en ele campo Restriccin digite 15,20 y cliquee en botn Incluir, en el campo formula, va quedar asi: (Membro.Cod_Sexo = 2) AND (Membro.Cod_EstCivil = '2') AND ((Val(DATEDIFF('d', Mem bro.Data_Nasc, Now) / 365.25)) BetWeen 15 and 20) Esta lista nustra formula, es solo cliquear en atienden a estas restricciones. Figura N 46 para ver a los miembros que

39

Figura N 46 Solo es clicar en listar y elegir la opcin deseqada (Video, Impresora, Archivo). Su listado estar filtrada

Total de Miembros por Tablas


Tenemos tambin la opcin de imprimir listas de acuerdo con las tablas existentes. Figura N 47

Figura N 47 Basta escoger la tabla (Ciudad, Estado Civil, Instruccin, Profesin. Etc.). El titulo ya estar definido de acuerdo a la Tabla solicitada. Despus es solo figura N 48

40

Figura N 48

Disciplina

Para entrar a disciplina de miembro, tambin se puede utilizar el botn que se encuentra a bajo del men. Se puede informar al sistema cuales son los miembros que estarn en disciplina rellenado todos los campos solicitados. Es necesario para que sea almacenada la informacin. Figura N 49

Figura N 49 Si clicas en aparasen todos los nombres de las personas que se encuentran en disciplina y las fechas que esta terminar. Para salir basta clicar Figura N 50

41

Figura N 50 En , despus de listar se podr visualizar o imprimir el listado completo de los miembros que fueron consultados. Figura N 51

Figura N 51

42

Carta de Traslado
En esta parte del sistema es donde son emitido los pedidos y envos de cartas de traslados, una de las seciones mas utilizadas por los Secretarios. Figura N 52

Figura N 52 Nota: el nmero de solicitud lo entrega el sistema automticamente

Pedido de Carta de Traslado

Elija la opcin de Pedido de Carta de Traslado figura N 53

Figura N 53 43

Llene los campos solicitados figura N 54

Figura N 54 Si seleccionas el botn que aparece en el final de cada tem. Ud. podr escoger la opcin deseada. El botn Ud. podr la iglesia deseada. Despus escoja el Campo, Iglesia, Ciudad, que va el miembro y digite el nombre de la persona que deber ser parte de Iglesia y de ENTER

Dirjase en el botn . . Y automticamente ser habilitado el botn aparecer la siguiente ventana figura N 55

.clique en el,

Figura N 55 Presione . Aparecer otra ventana que Ud. deber escoger la opcin . De ah Ud. deber colocar su nombre y su funcin en este caso como Secretario de Iglesia que pertenece. Figura N 56

44

Figura N 56 No presione hasta que este completa Figura 57

Figura N 57 En esta parte escoja Figura N 58 y ingrese su direccin de correspondencia y presione

45

Figura N 58 Aparecer un ventanita a bajo figura N 59

Figura N 59 Ahora es solo N 60 y . Y regresar a la ventana principal de transferencia figura

46

Figura N 60 Ahora podr clicar en y aparecer la siguiente ventana figura N 61

Figura N 61 Clique en y nuevamente en trasferencia a ser enviado por correo. Figura N 62 ,Pronto tendr visualizado el pedido de la carta de

47

Figura N 62 Otros Iconos tambin estn disponibles:

1. 2.

Listar: Esta imprimir su carta Exportar: Esta opcin le permitir generar un archivo en la carpeta Carta. Ver figura N63

Figura N 63 3. Nueva: Ud. tendr la opcin de crear su propia carta en aparecer la ventana de la figura N 64. Y solo es colocar en los campos la descripcin y Das de vencimiento y escoger la base. Mande a . La base de la carta estar lista, mas Ud. deber confencionarla. Para eso, preste atencin al prximo paso.

48

Figura N 64

3.

Editar: de la carta

En este tem Ud., podr editar el titulo de carta, fecha de vencimiento y la base

4. Editar Carta: Ud. podr montar y escribir la carta. Escriba y altere por este tem y siempre antes de cerrar o salir de ella de un clic en . Para despus salir en 5. 6. Config: O configuracin es para alterar el su nombre o direccin.

Salir: Salir del sistema

Envo de Carta de Transferencia

Para el envo de una carta de transferencia Ud. puede ocupar el mismo camino del Pedido de Carta ver figura N 65

Figura N 65

49

Aparecer la siguiente ventana figura N 66

Figura N 66 Basta seguir los mismos caminos para la confeccin de la Carta de Envo de Transferencia. Figura N 67

Figura N 67

Despus llene los campos solicitados. Figura N 68

Figura N 68

50

Si clican en el botn que aparece al final del tem, Ud. podr escoger la opcin deseada. El botn Ud. podr buscar la iglesia deseada. Si desea enviar apenas una carta basta encontrar el nombre y clicar encima de la persona selecionada. Figura N 69

Figura N 69

Si desea enviar mas de una carta clicar en botn y marcar los nombres a trasferidos. Despus de un . Y se cerrar la ventana y luego presione y despus ver figura N 70

Figura N 70

51

Aparecer otra ventana dodne deber marcar la opcin mente figura N 71

y mandar a nueva-

Figura N 71 De ah escoger una de las opciones que ya conoce. Imprima las cartas y envelas por correo. Figura N 72

Figura N 72 52

Totalizacin del Registro

El sistema permite saber en cualquier momento el total de miembros de su Iglesia. (figura N 73). Para entrar en la Totalizacin de Registro , tambin puede hacerlo en el botn que esta a bajo del men.

Figura N 72

Entre el miembro/totalizacin de registro . Aparecer una ventana donde los datos estn incompletos. Clicando en Ud. obtendr nmeros actuales en relacin de su Base de Datos. Figura N 73

53

Figura N 73

Figura N 74

54

Otros Informes

Ud. tiene la disposicin de algunos informes ya pre-definidos. Basta escoger a listar para visualizar e imprimir. Ver figura N 75

Figura N 75

55

Consulta por Cnyuge

En Apoyo >configuraciones>opciones puede ser disponible la opcin 11o registro del cnyuge en la ficha de casado, o sea , Ud. podr registrar el mimbro >Registro el nombre del cnyuge de cada miembro casado. Despus de hecho el registro podr consultar por el nombre del cnyuge de cada miembro de la iglesia. Obs. El Registro del cnyuge independiente si el no es adventista. Para registrar el cnyuge va la ficha del miembro (Miembro>Registro). Cuando colocar casado Casado en el tem Estado Civil, se Abrir la ventana para el registro del cnyuge, registre los datos de el o ella y presione figura N 76

Figura N 76

56

Captulo

5
Men Movimiento

l men Movimientos (figura N 77) permite realizar las admisiones y remociones de miembros y tambin podr preparar los informes del mes. Hay diversos tipos de listas disponibles y tambin consultas.

Figura N 77

57

Movimiento
Para entrar al movimiento, tambin puede usar el botn El movimiento puede ser hecha por 3 maneras que esta a bajo de los mens.

1. puede ser clicar en el nombre que ser el movimiento o a partir del men Movimientos >Movimientos figura N 78

Figura N 78 El botn puede escoger varios miembros para ser el mismo tiempo el movimiento. Y Claro el tipo de Movimiento debe ser el mismo para todos los miembros seleccionados. Figura N 79

Figura N 79 58

2.

Tambin puede hacer un movimiento a partir de Movimiento>Consulta de Miembro figura N 80

Figura N 80 3. la otra opcin para el movimiento esta en la ficha de registro del miembro. Ud. podr, atreves de Miembro>Registro ir a la ficha del miembro y clicar en Movimiento. Figura N81

Figura N 81

Cualquier de las 3 opciones para el movimiento podr ser efectuada.

59

Lista de Movimiento por Iglesia


Conforme a la figura N 82 dos informes que podr se emitido y exactamente el que mostrara todos los tipos de movimientos hechas por la iglesia en el periodo.

Figura N 82

Basta escoger el mes y ao inicial y mes y ao final y dar un

figura N 83

Figura N 83

60

Lista de Movimiento por Fecha


Podemos percibir (figura N 84) que tambin ha otra opcin de emitir un reporte por Fecha de un determinado Mes.

Figura N 84

Ponga la fecha inicial y final deseada y solo de un

Figura N 83

61

Lista de Movimiento por Seleccin


Aqu es posible que Ud. pueda hacer su propio Informe. Figura N 84

Figura N 84 Hay un innmeros tipos de filtros que podrn ser utilizados en este tipo de reportes. Como puede ver el Sexo puede ser escogido, al edad solicitada y bautismos de un determinado periodo. Ver figura N85

Figura N 85

62

Si quiere escoger un tipo de movimiento, como por ejemplo, Admisin por Rebautismo, por apostasa en Enero del 2007 y Junio 2008, entre la edad 15 a 40 aos, basta seleccionar los campos y dar un ver figura N 86

Figura N 86

Figura N 87

63

Lista de Movimiento por Seleccin (Salida)

En esta opcin permite emitir un reporte que muestra la totalidad de entradas en un determinado periodo de tiempo y el total de salida desde. En este ejemplo de Enero 2008 a Diciembre 2008 ver figura N 88

Figura N 88

64

Anlisis
Dentro de este reporte aqu encontrarn 2 reportes: 1. Totalizar los movimientos mensuales: en este tipo de reporte nos mostrara apenas los nmeros de los movimientos. Ve figura N 88

Figura N 88

65

Ud. deber escoger el mes de inicio y el termino. Para este ejemplo se seleccion el mes inicial enero y final junio del 2008 y con solo presionar ver figura: N 89 y 90

Figura N 89

Figura N 90

66

2.

Bautismo por Instructor: Cuando se ingresa un miembro nuevo, es donde se agregan los instructores ver figura N 91. Ya teniendo ingresado instructores, podemos sacar informacin sobre las personas que han dado instruccin de algn curso a las personas bautizadas. Ver figura: N 91 y 92

Figura N 91

Figura N 92 67

Informe Mensual
Este tipo de reporte permite verificar la fecha en que fue enviado la informacin a la Asociacin o Misin y el total de miembros de cada cierre mensual ver figura N 93 y 94

Figura N 93

Figura N 94 68

Consulta Movimiento de Feligreses de la Iglesia


A travs de este reporte se puede consultar, de una manera muy general, en Nuemero de miembros que entrarn y salen en todos lsos meses del ao corriente. Ver figura: 95

Figura N 95 Basta clicar en , y aparecer automticamente . Figura N 96

Figura N 96 69

Captulo

6
Men Departamentos
En este men y el responsable por organizar los miembros de lista. Puede clasificar los Oficiales de Iglesia, los Miembros de Escuela Sabtica y tambin dividir por familia.

entro del Men Departamentos tenemos la opcin de registrar los miembros por clases de Escuela Sabtica, los Oficiales y las Familias de Iglesia.

Escuela Sabtica

En el Sub tem Escuela Sabtica tenemos la opcin de seleccionar los miembros por clases (figura 97)

Figura N 97 Para la Calcificacin se hecha, primeramente debe ser seleccionar el Tipo de Mimbro de Escuela Sabtica. Los Cdigos Aparecer automticamente. Debe registrarse el nombre del Tipo de Miembro (Ejemplo: Alumno, Interesado, Maestro, Maestro Auxiliar, etc.) y mandar Figura 98. Automticamente aparecer otro cdigo que Ud. podr dar continuidad a otros registros de Tipos. 70

Figura N 98

Despus de los Registros de los tipos de miembros de Escuela Sabtica deber registrar los nombres de las clases (figura 99). El proceso es el mismo usando para clasificacin del tipo de miembro, prueben el registro de Clases, Ud. debe usar el nombre de Clase (Ejemplo: Jvenes, Primarios, Cuna, Visitantes, Clase de Adulto 1, Clase de Adulto 2. Etc. )

Figura N 99

Ahora se inicia el proceso de registro dew los miembros de Escuela Sabtica. Entrando en Departamentos Escuela Sabtica Miembros de la Escuela Sabtica (Figura 100), podemos registrar cada miembros de nuestra lista de iglesia dividiendo en Clases de Escuela Sabtica.

71

Figura N 100 Debe escoger el primero miembro de su lista, luego el Tipo y Clase, Despus clicar en As mismo deber registrar sucesivamente toda la lista de miembros de su iglesia. (figura 101).

Figura N 101 Hecha la Clasificacin puede emitir la lista de miembros de Escuela Sabtica, Entrando en Departamento Escuela Sabtica Lista de miembros de Escuela Sabtica (Figura 102).

72

Figura N 102

Cada Secretario podr emitir un tipo de reporte. Basta seleccionar lo mas interesante, marcando los tems disponibles. Despues es solo clicar en (figura 103)

Figura N 103

73

Oficiales

1.

Registro: Todos ps Oficiales de Iglesias deben ser registrados en el Sistema de Secretaria. Clicando en Departamento > Oficiales>Registro de los Oficiales (Figura 104). Para entrar en el registro de Oficiales, tambin se puede usar el botn que esta abajo del men

Figura N 104 Es necesario registrar todos los oficiales. Debe entrar en cada departamentos, escoger el cargo y presionar (figura 105)

Figura N 105 74

Se debe ingresar en cada departamentos y registrar todos los cargos existentes en la iglesia, por eso necesariamente nos sern llenados todos los cargos existentes en el sistema. Los departamentos y cargos ya estn pre establecidos por la secretaria de la Misin o Asociacin que corresponda, pudiendo ser incluidos nuevos cargos o departamentos por el mismo secretario de la iglesia local (ir a Departamento>Oficiales>Departamentos Cargos). Para excluir un lder se debe clicar al lado de su nombre y seleccionar la lnea. Se debe clicar dos veces o presionar Enter para ejecutar el botn En el caso de una Sustitucin de nombre se debe seleccionar el nombre y clicar en (figura 106)

Figura N 106 2. Consulta de Oficiales: Se encuentra en Departamentos>Oficiales>Consultas Oficiales, podremos consultar los Oficiales por Departamentos. (figura 107) Para ingresar en consulta de oficiales, tambin se puede utilizar el botn que se encuentra a bajo del men

Figura N 107 75

Si seleccionamos la lnea del nombre de uno de los Oficiales, automticamente estar disponible bajo la consulta , el domicilio del Oficial seleccionado. (si la direccin estuviera registrada en la ficha del miembro). (figura 108)

Figura N 108 3. Consulta Cargos por Miembros: s encuentra en Departamentos>Oficiales>Consulta Cargos por Miembros, donde se puede verificar el historial del miembro, si este anteriormente fue lder y cuales cargos ocupo. (figura 109)

Figura N 109 76

4. Junta de Nombramiento: Esta pantalla podr facilitar el registro de Oficiales, en el caso que estn registrados los Oficiales del ao anterior. Elija el ao y el Departamento y el programa cargar todos los oficiales de este Departamento, en el caso que el miembro halla sido reelecto para el mismo cargo para el siguiente ao, basta con seleccionarlo y presionar la barra espaciadora para ya activarlo para el ao corriente. Se puede utilizar el botn para ingresar nuevos miembros a este departamento a la lista y elegirlos como Oficiales. (figura 110)

Figura N 110

5. Participantes de la Junta: encontramos en Departamentos >Oficiales>Participantes de la Junta, pueden se marcados los cargos que pertenecen a la junta de iglesia. Depues de haber marcado se puende obtener un reporte clicando listar. (Figura 111)

Figura N 111 77

6. Lista de Oficiales: El sistema tiene disponible una innumerables reportes de oficiales (figura 112). Basta escoger una opcin y despus presionar Para entrar a las listas de oficiales, tambin puede usar el botn que esta a bajo del men

Figura N 112 Vamos a dar un ejemplo en Lista de Oficiales por Departamento/Cargo. Escoja el Departamento y el Cargo, marque la opcin con direccin y agrupe por Iglesia y presione (figura 113)

Figura N 113

78

Aparecer el nombre del Anciano en este ejemplo, con sus datos registrados. (figura 113)

Figura N 113

Familias
En Departamento>Familia>Registro de Familia (figura 114)

Figura N 114 Primeramente debe registrar Todas las Familias de la Iglesias. Puede Usar sus apellidos de la misma. (figura 115)

Figura N 115 79

Despus debe registrar el Tipo de Miembro de la Familia (figura 116), si es el Jefe de Familia, Hijo, Hija, Cnyuge, Primo, Prima. Etc.. Use siempre el botn para almacenar el registro.

Figura N 116 Ya en Departamentos >Familia>Agrupa Miembro por Familia puede registrar todos los miembros pertenecientes a una misma familia. Para eso basta clicar al lado el nombre de la persona, escoger el Status (abajo) y mandar a grabar. La familia puede contener innmeros integrantes. (figura 117)

Figura N 117

80

Para emitir una lista por familia, basta ir en Departamentos>Familia>Lista por Miembros por Familia. El sistema le pedir para dar un (figura 118)

Figura N 118 Para escoger la opcin (figura 119) visualizar un lista por familias (figura 120)

Figura N 119

Figura N 120 La direccin de la familia aparecer en el reporte junto con el Jefe de Familia registrada. 81

Captulo

7
Men Formulario
Existen dos opciones a dentro de formularios: Imprimir una Ficha en Blanco par la actualizacin del registro. Imprimir la Ficha Bautismal

sted puede imprimir una ficha en blanco para el registro de miembro, podr imprimirla en Formulario>Ficha en Blanco para actualizar el registro (figura 121 ) una lista en blanco para entregar a los miembros para que completen sus datos. Basta con seleccionar el tem y elegir la opcin y en presionar en (figura 122) para ingresar a la ficha de bautismo que este en balanco tambin se puede utilizar el botn ubicada a bajo del men

Figura N 121

Figura N 122 82

Con esta ficha en blanco (figura 123) Ud. podr sacar copia, entregar a los miembros y despus modificar los datos de estos en el sistema (Miembro >Registro de Miembro) y as mantener el sistema actualizado. En esta lista tambin esta disponible la pantalla Miembro>Listado de Miembro, elija el tipo Ficha en blanco para modificacin de registro , con un detalle que va imprimir una ficha para cada miembro con sus datos ingresado, solamente para la modificacin de algn campo que este equivocado o incompleto

Figura N 123

Para imprimir una ficha bautismal (figura 124)Ud. deber ingresar en Formularios>Ficha Bautismal >Registro Ficha Bautismal

Figura N 124

Abrir una nueva pantalla (figura 125) Ud. elegir el tipo (Bautismo, Re bautismo, profesin de Fe) y clicar en

83

Figura N 125 Despus de clicar en nuevo registro aparecer (figura 126) en el se debe rellenar todos los datos del miembro y clicar en

Figura N 126 84

No realices movimientos para esta persona, pues esta aun no es un miembro activo, no ha sido bautizada, solo haga el movimiento (admisin) despus de la ceremonia bautismal, acezando al registro de miembros, localice la ficha haga clic en movimiento. Para imprimir la ficha basta clicar en el botn Listar o acezar en el Men Formularios > Ficha Bautismal > Imprime Ficha Bautismal. (Figura 136).

Figura N 127 Para imprimir una ficha bautismal en blanco vaya a Formularios, Ficha Bautismal en Blanco , elija el tipo (Bautismo, Re bautismo, Profesin de Fe) y mande

Figura N 128 Si quieres configurar la pagina, ingrese en da.(Figura 128). y ajuste el tamao de la pagina que ser utiliza-

85

Figura N 129

86

Captulo

8
Men Apoyo

n este Menu son presentados algunos procedimientos para la actulizacion de tablas y rutinas del Sistema (figura 130)

Figura N 130

Abre mes
Para trabajar dentro del mes corriente, principalmente es prescindible abrirlo. Basta clicar en Apoyo>Abre Mes y clicar en (figura 131). Despus es solo clicar en . El mes estar abierto y todos los movimientos estarn disponibles.

87

Figura N 131

Cierra Mes
Cuando llega el primer da del mes siguiente, el sistema le preguntar si quiere cerrar el mes. Cuando no tenga ningn movimiento para ser hecha. Clicar en (figura 132). Para entrar al Cerrar mes , tambin puede ser usado el botn que est bajo del los mens

Figura N 131 Figura N 132

88

Abrir una nueva ventana (figura 133) Dando los totales del movimiento del mes a ser cerrado. Si todo estuviere correcto, presione en como aparece la figura 134

Figura N 133

Automticamente el mes estar cerrado. Presione

para salir (figura 134).

Figura N 134 89

El sistema le preguntara si quiere generar el archivo, figura 135, este Reporte es necesario para la Misin o Asociacin a la cual su iglesia pertenece. Este reporte contiene todos los movimientos que su iglesia a realizado en el mes corriente, entonces Ud. deber presionar en

Figura N 135 El reporte ser generado. Donde ser grabado en cualquier unidad de almacenamiento que Ud. elija, por ejemplo disquete, CD, DVD, Pen Driver. Etc.. El sistema por defecto dar la ubicacin en la siguiente direccin C:\\Sag_IASD\Secretaria\Relatotio (figura 136)

Figura N 136 90

Clique en Si ah clicado 137)

si desea, en caso contrario clique en . ser guardado en la direccin C:\\Sag_IASD\Secretaria\Relatotio (figura

Figura N 137

En el caso que se quiera en enviar automticamente por internet, basta escoger la opcin Figura 138, y clicar en , el archivo ser enviado a un servidor centralizado y al da siguiente ser enviado para el servidor de la Misin o Asociacin que se su iglesia pertenece.

Figura N 138 91

Exportar Archivo de Miembro


Para generar el listado de miembros en formato de Excel, basta usar la opcin figura 139

Figura N 139 Escoja los campos que desa exportar presionando el botn (figura 140)

Figura N 140 El archivo ser generado en la direccin por defecto del sistema C:\Sag_Iasd\ArqMiembros.xls, despus de exportado, abra en Excel y arregle el formato que Ud. mas desee. 92

Lista de Tablas Corporativas


En esta opcin sern visualizadas solamente las tablas que son corporativas, o sea que los datos en comn para todas las Misiones y Asociaciones en que no pueden ser modificadas por la Iglesia local. (figura 141 )

Figura N 141 Para listar basta clicar sobre el Nombre de la Tabla figura 142 y clique en para cerrar la ventana

Figura N 142 93

Apoyo >Configuraciones
En esta configuraciones ya vienen predefinida por la Asociacin o Misin que pertenece su iglesia, pudiendo ser alteradas cuando sean solicitadas por el Departamento de Informtica de la organizacin. El Men Opciones puede ser alterada para algunas preferencias del programa (figura 143)

Figura N 143

Manutencin
Esta accin y ejecucin ser determinada por el Departamento de Informtica del Campo que su Iglesia Pertenece, ya qie estas alteraciones afectan directamente a la estructura de la Base de Datos. Figura 144 y 145

Figura N 144 94

Figura N 145

Actualizacin de Tablas

La actualizacin de las tablas sirve para actualizar las informaciones de su iglesia con las de la asociacin. Esta actualizacin puede ser hecha de dos maneras: por un archivo enviado por la asociacin o por internet. Tablas como Distrito, Iglesia, Profesion, Religin, Ciudad. Son todas actualizadas en este proceso. ( Figura 146 y 147). Si usted fuera actualizar a travs de un archivo seleccione la opcin y clique en localizar, ubique el archivo llamado AtuTabSec.zip y clique en abrir y despus en OK. Para actualizar por internet, basta seleccionar la opcin y el mismo sistema verificar si su Computador esta conectado a internet. En caso que el programa informe que no est conectado, haga conexin con internet nuevamente para que el programa repita la operacin, si la conexin estuviera lista basta con clicar OK para actualizar.

Figura N 146 95

Figura N 147

Envo Datos para el Campo


Esta opcin figura 148, es el mismo reporte mensual generado explicada en Cierra Mes tem 2 de este capitulo. Si no estuviere generado el archivo puede realizarlo nuevamente si Ud. ya ah Cerrado el Mes.

Figura N 148 96

Configuracin de Impresora
En la figura 149 puede ser configurada la impresora que ser usada para imprimir los reportes. Si hubiere mas de una impresora instalada figura 150, basta seleccionar la impresora deseada.

Figura N 149

Figura N 150 97

Copia de Seguridad de Base de Datos


Esta opcin (figura 151), puede ejecutar un backup respaldo de nuestra informacin, esta herramienta le da seguridad de respaldar todos los datos cuando y realizarla peridicamente si as Ud. requiera. En la figura 152 Ud. debe escoger la Base de Datos y el destino a donde ser guardado, el sistema da por defecto la direccin C:\Sag_IASD\Secretaria\Backup\Igreja.zip, donde ser comprimida en formato ne ZIP En la misma ventana figura 153 Ud. puede restaurar su informacin perdida ,(la base de datos respaldada anteriormente) por algn problema que su sistema o computador halla ocasionado.

Figura N 151

Figura N 152 98

Figura N 153

99

Reparar y Compactar la base de Datos


En algunos casos pueden ocurrir algunos errores o fallas de la Base de Datos. Por eso fue incluido en el sistema una herramienta que permite la correcion de esas pequeas fallas que pueden restaurar la Base de Datos y consecuentemente la restauracin del Sistema. Basta escoger la opcin y Reparar y Compactar la Base de Datos (figura 154 ) y despus (figura 155)

Figura N 154

Figura N 155

100

Actualizar Sistema va Internet


El sistema permite la actualizacin automtica de versin (ejecutable) va internet si su computador estuviere conectado. Caso no tenga la conexin disponible por el momento el usuario puede hacer manualmente (figura 156 y 157).

Figura N 156

Figura N 157

101

Actualiza Base de Datos


Al usar esta opcin el sistema se conecta con el servidor va internet. No es necesario preocuparse cuanto esto. Basta estar conectado en internet. (figura 158 y 159)

Figura N 158

102

Figura N 159

103

Salir

Figura N 160

Si clica en el sistema automticamente estar cerrado. Si clina en nuar utilizando los mens. Puede tambin efectuar el Backuo antes de salir. Basta clicar en . (figura 161) Para salir puede usar el botn que esta a bajo del los mens.

puede conti-

Figura N 161 104

Captulo

9
Men Ventanas

n este Men permite Cerrar todas las ventas abiertas del sistema al mismo tiempo. Figura 162

Figura N 162

Tambin puede organizar las ventanas en forma de cascada (figura 163), tambin cuando clicar otra vez los mens y todos los recuro aparecer a bajo de otro.

Figura N 163

105

Captulo

10
Men Ayuda

n Men ayuda mostrar 3 opciones Ayuda, Sobre y Ver Archivo de Alteraciones(figura 164)

Figura N 164

Al clicar en ayuda nos mostrara una ventana sobre que no encuentra un manual disponible. (figura 165)

Figura N 165

106

Si clica en Ayuda>Sobre aparecer una ventana en la figura 166 que nos permite conocer la versin del sistema a la cual estamos trabajando.

Figura N 166 Si clicamos en Ayuda > Ver Archivo de alteraciones, nos permite ver la ultima alteracin o mejoras que se han incluido al sistema de Secretara de Iglesias y la versin que actual mente estamos trabajando. (Figura 167)

Figura N 167 107