Está en la página 1de 29

MANUAL DE USUARIO

Actualizacin de Informacin General y Solicitud de Clave de Acceso

Versin: 03

Direccin de Organizacin y Mtodos

Prohibida su reproduccin parcial o total

Actualizacin de Informacin General y Solicitud de Clave de Acceso

VERSION FECHA:

03 05/12/12

CONTROL DE CAMBIOS
Seccin y/o pgina Fecha de la Modificacin
de 08/10/2012

Versin

Descripcin de la modificacin

02

19

Cambio en la figura confirmacin Cancelar.

21

Mensaje

02

20

Cambio en la figura confirmacin Guardar.

22

Mensaje

de

08/10/2012

02

22

Cambio en la figura confirmacin Guardar.

26

Mensaje

de

08/10/2012

02

23

Cambio en la figura confirmacin Guardar.

29

Mensaje

de

08/10/2012

02

24

Cambio en la figura 32 Correo electrnico para validacin.

08/10/2012

02

25

Cambio en la figura 33 Pantalla para impresin de formulario y solicitud Se agrega la frase que puede estar a en el tem 4 de los documentos de soporte para representante legal persona natural.

08/10/2012

02

26

08/10/2012

2
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Actualizacin de Informacin General y Solicitud de Clave de Acceso

VERSION FECHA:

03 05/12/12

02

27

Se agrega la frase que puede estar a en el tem 6 de los documentos de soporte para representante legal persona jurdica. Se agrega figura 34 Correo electrnico con clave de acceso temporal. Se agrega en Requisitos Tcnicos los navegadores de internet que pueden utilizarse para realizar el proceso de actualizacin. Cambio en contrasea. procedimiento para recuperar

08/10/2012

02

28

08/10/2012

03

05/12/2012

03

10,11 y 12

05/12/2012

03

14

Cambio en la pantalla Informacin General.

Actualizacin

de

05/12/2012

03

15

Cambio en la figura 19 Pantalla Actualizacin de Informacin General Seccin A. Se incluye campo para electrnico (numeral 26). confirmar correo

05/12/2012

03

17

05/12/2012

03

26

Se incluye actividad 24 referente al rechazo de formularios. Se incluye figura 36 Pantalla de Actualizacin de Informacin General. Cambio en los tems 4 y 6 de los requisitos para actualizacin de informacin si el representante legal es una persona natural. Cambio en los tems 6 y 8 de los requisitos para actualizacin de informacin si el representante legal es una persona jurdica.

05/12/2012

03

26

05/12/2012

03

27

05/12/2012

03

28

05/12/2012

3
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

NDICE
OBJETO .......................................................................................................................5 ALCANCE ....................................................................................................................5 REQUISITOS TCNICOS ............................................................................................5 CONSIDERACIONES ..................................................................................................5 GLOSARIO...................................................................................................................6 INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIN DE DATOS ........................................7 ACTUALIZACIN DE INFORMACIN GENERAL ....................................................14 PRESENTACIN FSICA DE DOCUMENTOS ..........................................................27

4
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

OBJETO
El objeto del presente manual de usuario es facilitar a las compaas sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas, la actualizacin de informacin general y la solicitud clave de usuario.

ALCANCE
El presente manual de usuario inicia con el ingreso al Sistema de Actualizacin de informacin general y culmina con la presentacin fsica del Formulario de Actualizacin de Informacin General y la Solicitud de Acceso y Declaracin de Responsabilidad.

REQUISITOS TCNICOS
Para poder acceder a la aplicacin web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari. Poseer usuario y contrasea para el acceso al portal web de la Superintendencia de Compaas.

CONSIDERACIONES
La actualizacin de informacin general y solicitud de clave de acceso ser realizada a travs del portal web institucional, por las compaas sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas. Se deber considerar las disposiciones establecidas en la Resolucin No. SC.SG.DRS.G.12.014 del 25 de septiembre del 2012, que establece el Reglamento para la Actualizacin de informacin general, el registro y obtencin de clave de acceso en lnea al portal web institucional, de las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas.

5
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

GLOSARIO
Actualizacin de Informacin General.- La actualizacin de informacin general incluye la actualizacin del domicilio, telfonos y correo electrnico de las compaas y de sus representantes legales, as como, la actualizacin de informacin adicional relacionada con las actividades que realizan dichas compaas. Formulario de Actualizacin de Datos: Formulario generado por el sistema. Contiene la informacin general actualizada de la compaa. Solicitud de Acceso y Declaracin de Responsabilidad.- Formulario generado por el sistema. Contiene la solicitud de una clave de acceso al portal web de la Superintendencia de Compaas y una declaracin de responsabilidad que servir de sustento para el envo de informacin financiera y societaria.

6
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIN DE DATOS


1. Ingresar al portal web de la Superintendencia de Compaas www.supercias.gob.ec. (Ver figura 1)

Figura 1.- Portal web de la Superintendencia de Compaas

2.

En el recuadro Usuarios en Lnea, seleccionar INGRESAR. (Ver figura 2)

Figura 2.- Recuadro Usuarios en Lnea

3.

En la pantalla Ingresar al Sistema, digitar el Usuario y la Contrasea. (Ver figura 3)

Figura 3.- Pantalla Ingresar al Sistema

4.

Si no cuenta con un Usuario y Contrasea: 4.1. Ingresar a la pgina web de la Superintendencia de Compaas. www.supercias.gob.ec 4.2. Seleccionar la opcin REGISTRARSE que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LNEA. (Ver figura 4)
7

Direccin de Organizacin y Mtodos

Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 4.- Pantalla Usuarios en lnea

4.3. Ingresar los datos solicitados por el sistema. Los campos marcados con asterisco son obligatorios. (Ver figura 5)

Figura 5.- Pantalla Registro de Informacin

4.4. Enviar la informacin presionando el botn REGISTRAR. El sistema activar una pantalla indicando el envo de un mensaje al correo electrnico registrado. (Ver figura 6)

Figura 6.- Mensaje de pgina web

4.5. Presionar el botn ACEPTAR. 4.6. Ingresar a la cuenta de correo electrnico registrada. 4.7. Abrir el correo electrnico enviado por la Superintendencia de Compaas. (Ver figura 7)

8
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura7.- Correo electrnico para activacin de cuenta

4.8. Presiona en el hipervnculo Activar cuenta de usuario. El hipervnculo lo llevar a la pgina Activacin de cuenta de usuario para culminar el proceso de activacin de cuenta. (Ver figura 8). La pantalla indica cul es su cdigo de usuario y solicita una nueva contrasea.

Figura 8.- Pantalla Activacin de cuenta de usuario

4.9. Ingresar la contrasea. 4.10. Confirmar la contrasea. 4.11. Presionar el botn ACEPTAR. 4.12. El sistema activar la pantalla Ingresar al Sistema (Ver figura 3), digitar el Usuario y la Contrasea. 4.13. Contina actividad 6.
9
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

5.

Si olvid su Usuario y Contrasea: 5.1. Ingresar al portal web de la Superintendencia de Compaas. (www.supercias.gob.ec) 5.2. Seleccionar la opcin INGRESAR que se encuentra en el recuadro USUARIOS EN LNEA. 5.3. Presionar el hipervnculo Olvidaste tu contrasea? (Ver figura 9)

Figura 9.- Pantalla Ingresar al Sistema

El sistema mostrar la pantalla Olvido de contrasea. (Ver figura 10)

Figura 10.- Pantalla Olvido de contrasea

Ingresar el nmero de cdula o pasaporte. La informacin ingresada para la validacin debe corresponder a la ingresada cuando se registr la cuenta de usuario. 5.4. Presionar botn ACEPTAR. El sistema activar una pantalla indicando la direccin de correo electrnico al que se enviar el hipervnculo para la recuperacin de la contrasea. Este correo es el registrado en la base de datos de la Superintendencia de Compaas. (Ver figura 11)
10
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 11.- Mensaje de pgina web

5.5. Si no est de acuerdo con el correo electrnico que se muestra: 5.5.1. Presionar botn CANCELAR. El usuario deber acercarse a las oficinas de la Superintendencia de Compaas para cambiar el correo electrnico y recuperar la contrasea. 5.6. Presionar botn ACEPTAR. El sistema mostrar una pantalla indicando que se ha enviado un mensaje a la direccin de correo electrnico, en el cual encontrar las instrucciones para recuperar la contrasea. (Ver figura 12)

Figura 12.- Mensaje de pgina web

5.7. Presionar botn ACEPTAR. 5.8. Ingresar a la cuenta de correo electrnico registrada. 5.9. Abrir el correo electrnico enviado por la Superintendencia de Compaas. (Ver figura 13)

Figura 13.- Correo electrnico para recuperacin de contrasea

11
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

5.10. Presionar el hipervnculo Recuperar contrasea. El hipervnculo lo llevar a la pgina Ingreso de nueva contrasea para culminar el proceso de recuperacin de contrasea. (Ver figura 14)

LOMET321

Figura 14.- Pantalla Ingreso de nueva contrasea

5.11. Ingresar la nueva contrasea. 5.12. Confirmar la nueva contrasea. 5.13. Presionar el botn ACEPTAR. 5.14. El sistema activar la pantalla Ingresar al Sistema (Ver figura 9), digitar el Usuario y la Contrasea. 5.15. Contina actividad 6. 6. 7. Presiona el botn INGRESAR. Al ingresar al Sistema, seleccionar la opcin SU COMPAA ONLINE ubicada en la barra de men. (Ver figura 15)

Figura 15.- Pantalla Usuarios Externos

El Sistema mostrar el listado de las compaas en las que el Usuario es representante legal.
12
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 16.- Pantalla Ingreso de nueva contrasea

8. 9.

Selecciona la compaa de la cual desea actualizar informacin. (Ver figura 16) El sistema mostrar la pantalla Opciones de la compaa. Seleccionar la opcin ACTUALIZAR INFORMACIN GENERAL. (Ver figura 17)

Figura 17.- Pantalla Opciones de la compaa

13
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

ACTUALIZACIN DE INFORMACIN GENERAL


El sistema mostrar la pantalla Actualizacin de Informacin General y le permitir hacer la actualizacin correspondiente. Los campos con asterisco son obligatorios.

Figura 18.- Pantalla Actualizacin de Informacin General

La pantalla est dividida en 4 secciones: A. B. C. D. Informacin de la compaa Identificacin del domicilio legal Informacin y domicilio del representante legal o apoderado Informacin adicional de la sociedad
14
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

10. Actualizar la informacin en los campos habilitados de la seccin A y B.

Figura 19.- Pantalla Actualizacin de informacin general seccin A: Informacin de la compaa

La seccin A: Informacin de la compaa contiene los siguientes campos (Ver figura 19): 1) 2) 3) Razn social: Denominacin de la compaa. Campo no editable. Nombre comercial: Nombre de fantasa de la compaa. Campo editable y opcional. Nmero de RUC: Nmero de Registro nico de Contribuyente. Campo editable y obligatorio slo si el campo est en blanco. Nmero de Expediente: Nmero de identificacin de la compaa otorgado por la Superintendencia de Compaas. Campo no editable. Provincia: Provincia del domicilio de la compaa. Campo no editable. Cantn: Cantn del domicilio de la compaa. Campo no editable.
15
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

4)

5) 6)

7) 8) 9)

Parroquia: Parroquia del domicilio de la compaa. Campo editable. Ciudadela: Ciudadela del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. Barrio: Barrio del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional.

10) Calle*: Calle principal del domicilio legal de la compaa. Campo editable y obligatorio. 11) Nmero*: Nmero de identificacin de casa o edificio del domicilio de la compaa. Campo editable y obligatorio. 12) Interseccin/Manzana*: Nombre de la calle secundaria o nmero de la manzana del domicilio de la compaa. Campo editable y obligatorio. 13) Conjunto: Nombre del conjunto residencial del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 14) Bloque: Nmero o letra del bloque del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 15) Edificio o centro comercial: Nombre del edificio o centro comercial del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 16) Nmero de oficina: Nmero de oficina del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 17) Kilmetro: Kilmetro de la carretera del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 18) Camino: Nombre de la va del domicilio de la compaa. Campo editable y opcional. 19) Referencia ubicacin*: Detalle de la ubicacin del domicilio de la compaa. Campo editable y obligatorio. 20) Telfono 1*: Nmero de telfono convencional principal de la compaa. Campo editable y obligatorio. 21) Telfono 2: Nmero de telfono convencional secundario de la compaa. Campo editable y opcional.
16
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

22) Celular*: Nmero de telfono celular de la compaa. Campo editable y obligatorio. 23) Fax: Nmero de telfono fax de la compaa. Campo editable y opcional. 24) Casillero postal: Direccin postal de la compaa. Campo editable y opcional. 25) Correo electrnico 1*: Direccin de correo electrnico principal de la compaa. Campo editable y obligatorio. 26) Confirmar correo electrnico*: Campo habilitado para confirmar el correo electrnico 1. El usuario deber ingresar nuevamente el correo electrnico. Campo editable y obligatorio. 27) Correo electrnico 2: Direccin de correo electrnico secundario de la compaa. Campo editable y opcional. 28) Sitio web: Direccin de la pgina web de la compaa. Campo editable y opcional.

Figura 20.- Pantalla Actualizacin de informacin general seccin B: Identificacin del Domicilio Legal

La seccin B: Identificacin del Domicilio Legal contiene los siguientes campos (Ver figura 20): 29) Provincia: Provincia del domicilio de la compaa. Campo no editable. 30) Cantn: Cantn del domicilio de la compaa. Campo no editable. 11. Actualizar la informacin en los campos habilitados de la seccin C. El sistema mostrar el listado de los representantes legales de la compaa. Para poder editar la informacin debe dar clic sobre la palabra Editar. (Ver figura 21)

17
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 21.- Pantalla Actualizacin de informacin general seccin C: Informacin y Domicilio del Representante Legal o Apoderado

El sistema mostrar la pantalla Informacin y Domicilio del Representante Legal o Apoderado (Ver figura 22), que contiene los siguientes campos:

Figura 22.- Pantalla Informacin y Domicilio del Representante Legal o Apoderado

31) Tipo de persona: Persona natural o persona jurdica. Campo no editable. Si el representante legal es una Persona Natural 32) Nombre completo: Apellidos y nombres del representante legal. Campo no editable. 33) Tipo de identificacin: Tipo de documento de identificacin, ste puede ser cdula, RUC o pasaporte. Campo no editable.
18
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

34) Nmero de identificacin: Nmero de cdula, RUC o pasaporte. Campo no editable. 35) Tipo de representacin legal*: Tipo de representacin de la persona, sta puede ser individual o conjunta. Campo editable. 36) Nacionalidad: Nacionalidad del representante legal. Campo no editable. 37) Cargo que desempea: Cargo nombramiento. Campo no editable. que consta en el

38) Provincia*: Provincia del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 39) Fecha de inscripcin del nombramiento en el Registro Mercantil: Fecha de inscripcin del nombramiento como representante legal. Campo no editable. 40) Cantn*: Cantn del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 41) Parroquia*: Parroquia del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 42) Ciudadela: Ciudadela del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 43) Barrio: Barrio del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 44) Calle*: Calle principal del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 45) Nmero*: Nmero de identificacin de casa o edificio del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 46) Interseccin/Manzana*: Nombre de la calle secundaria o nmero de la manzana del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 47) Conjunto: Nombre del conjunto residencial del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 48) Bloque: Nmero o letra del bloque del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional.
19
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

49) Edificio o centro comercial: Nombre del edificio o centro comercial del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 50) Nmero de oficina: Nmero de oficina del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 51) Kilmetro: Kilmetro de la carretera del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 52) Camino: Nombre de la va del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional. 53) Referencia ubicacin*: Detalle de la ubicacin del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 54) Correo electrnico*: Direccin de correo electrnico del representante legal. Campo editable y obligatorio. 55) Telfono*: Nmero de telfono convencional principal del representante legal. Campo editable y obligatorio. 56) Celular*: Nmero de celular del representante legal. Campo editable y obligatorio. Si el representante legal es una Persona Jurdica 57) Razn social: Denominacin de la compaa que es representante legal. Campo no editable. 58) Nmero de RUC: Nmero de Registro nico de Contribuyente de la persona jurdica que ejerce la representacin legal. Campo no editable. 59) Nmero de expediente: Nmero de identificacin de la compaa que es representante legal, otorgado por la Superintendencia de Compaas. Campo no editable. 12. Si no desea guardar los cambios realizados, presione el botn CANCELAR. El sistema le mostrar un mensaje para confirmar que desea cerrar la ventana sin guardar. (Ver figura 23)

20
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 23.- Mensaje de confirmacin cancelar

Si presiona YES, el sistema no guardar los cambios realizados y regresar a la pantalla Actualizacin de Informacin General. Si presiona NO, el sistema regresar a la pantalla Informacin y Domicilio del Representante Legal. 13. Si desea GUARDAR los cambios realizados, presione el botn GUARDAR. El sistema le mostrar un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 24)

Figura 24.- Mensaje de confirmacin guardar

Si presiona YES, el sistema guardar los cambios realizados y mostrar la pantalla de la figura 25. Al dar clic sobre el botn OK, el sistema regresar a la pantalla Actualizacin de Informacin General.

Figura 25.- Mensaje de confirmacin datos guardados

Si presiona NO, el sistema regresar a la pantalla Informacin y Domicilio del Representante Legal. Nota: Se deber realizar la actualizacin de la informacin y domicilio (seccin C) de cada uno de los representantes legales que aparezcan en la pantalla Actualizacin de Informacin General.
21
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

14. Actualizar la informacin en los campos habilitados de la seccin D.


59 60 61

Figura 26.- Mensaje de confirmacin datos guardados

La seccin D: Informacin adicional de la compaa contiene los siguientes campos (Ver figura 26): 60) Es proveedor de bienes o servicios del Estado?: Pregunta sobre actividades de la compaa. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio. 61) Ofrece ventas con crdito directo a sus clientes y cobra intereses?: Pregunta sobre actividades de la compaa. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio. 62) Ofrece servicios de pago de remesas?: Pregunta sobre actividades de la compaa. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio. Al final de la pantalla de Actualizacin de Informacin General, aparecern los botones CERRAR, GUARDAR y ENVIAR. (Ver figura 27)

Figura 27.- Botones de la Pantalla de Actualizacin

15. En el caso de que no desee continuar con la actualizacin, seleccionar la opcin CERRAR para eliminar el registro y volver a la pantalla anterior. 16. En el caso de que desee continuar con la actualizacin, seleccionar la opcin GUARDAR. El sistema mostrar un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 28)

Figura 28.- Mensaje de confirmacin guardar

22
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Si presiona YES, el sistema guardar los cambios realizados y mostrar un mensaje indicando que la informacin ha sido guardada y que debe seleccionar la opcin ENVIAR para transmitir la informacin a la Superintendencia de Compaas. Al dar clic en el botn OK, el sistema regresar a la pantalla Actualizacin de Informacin General. (Ver figura 29)

Figura 29.- Mensaje de confirmacin de informacin guardada

Si presiona NO, el sistema no guardar los cambios y regresar a la pantalla Actualizacin de Informacin General. La opcin GUARDAR le permitir guardar temporalmente la informacin ingresada sin enviarla a la Superintendencia de Compaas. 17. Cuando haya finalizado la actualizacin y est seguro de que toda la informacin es correcta, presionar el botn ENVIAR. Al seleccionar esta opcin, la informacin ser enviada a la Superintendencia de Compaas para la respectiva validacin de la cuenta de correo y generacin de los documentos. El sistema mostrar una ventana para la seleccin del representante legal que firmar el FORMULARIO DE ACTUALIZACIN DE DATOS, la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD. (Ver figura 30)

Figura 30.- Seleccin del Representante Legal

18. Seleccionar al representante legal que firmar los documentos. Nota: En caso de que la representacin legal sea conjunta, se deber seleccionar dos nombres, que sern los que se mostrarn en el Formulario de Actualizacin de Datos y en la Solicitud de Acceso. 19. Presionar el botn ACEPTAR.
23
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

El sistema mostrar un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 31)

Figura 31.- Mensaje confirmacin guardar

Si presiona NO, el sistema no guardar los cambios y regresar a la pantalla Seleccin del Representante Legal. Si presiona YES, el sistema guardar los cambios realizados y mostrar un mensaje indicando que se enviar un mensaje de correo electrnico a la cuenta de correo registrada para validar la cuenta y generar los documentos respectivos. (Ver figura 32)

Figura 32.- Mensaje envo de informacin al correo electrnico

20. Presionar OK. El sistema mostrar la siguiente pantalla mientras la solicitud de actualizacin est en proceso.

Figura 33.- Pantalla Resultado actualizacin de datos

21. Ingresar a la cuenta de correo electrnico registrada y dar clic sobre los hipervnculos para generar los documentos. (Ver figura 34)

24
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Figura 34.- Correo electrnico para validacin y generacin de documentos

Cada hipervnculo lo llevar a la pantalla de activacin, donde deber esperar unos segundos hasta que el sistema genere el FORMULARIO DE ACTUALIZACION DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD a partir de la informacin ingresada. El Sistema presentar el FORMULARIO DE ACTUALIZACIN DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD para su impresin. (Ver figura 35)

RAZN O DENOMINACIN SOCIAL

Figura 35.- Pantalla para impresin de formulario y solicitud

22. Imprimir el Formulario de Actualizacin de Datos y la Solicitud de Acceso.


25
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

El Formulario de Actualizacin de Datos incluye la fecha mxima de presentacin de los documentos a la Superintendencia de Compaas. 23. Firmar el Formulario de Actualizacin de Datos y la Solicitud de Acceso y Declaracin de Responsabilidad. Contina actividad 25. 24. Si el formulario enviado tiene algn error en la informacin ingresada o no le llega el mensaje de correo electrnico con los hipervnculos para generar los documentos, el usuario debe rechazar el formulario, de la siguiente manera: 24.1. Ingresar a las opciones de la compaa. 24.2. Seleccionar la opcin Actualizacin de Informacin General de la seccin Estados Financieros. 24.3. Rechazar el formulario de actualizacin enviado, presionando el botn RECHAZAR. (Ver figura 36) Una vez rechazado el formulario, el usuario deber realizar nuevamente el procedimiento de actualizacin de informacin general.

Figura 36.- Pantalla de Actualizacin de informacin general despus de enviar la informacin

26
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

PRESENTACIN FSICA DE DOCUMENTOS


25. Presentar el FORMULARIO DE ACTUALIZACIN DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD a la Superintendencia de Compaas, para su aprobacin. El representante legal deber acercarse a las oficinas de la Superintendencia de Compaas con el FORMULARIO DE ACTUALIZACIN DE DATOS, la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD y los documentos de soporte, de acuerdo al cronograma establecido para el efecto. Los documentos de soporte definidos son: Si el representante legal es una persona natural Copia simple del nombramiento del representante legal o del poder en caso de apoderado. Copia legible a color de la cdula o pasaporte del representante legal o apoderado, segn el caso. Copia legible a color del certificado de votacin del representante legal o apoderado, segn el caso. Copia simple de una planilla de servicios bsicos (agua, luz o telfono) del domicilio de la compaa, que puede estar a nombre de la compaa, su representante legal/apoderado o socio/accionista. Debe corresponder a cualquiera de los dos meses anteriores a la fecha de presentacin. En el caso de que la planilla est a nombre de un tercero, es necesario una carta de cesin de espacio con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial) o un contrato de arrendamiento inscrito en el Juzgado de Inquilinato o con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial). Copia simple del Registro nico de Contribuyente vigente de la compaa. Para el caso de que un tercero sea la persona que presente la documentacin, se deber incluir la carta de autorizacin con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial), adjuntando copia legible a color de cdula o pasaporte y certificado de votacin de la persona autorizada.
27
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Si el representante legal es una persona jurdica Copia simple del nombramiento del representante legal (persona jurdica). Copia simple del RUC de la persona jurdica que ejerce la representacin legal de la compaa objeto de la actualizacin. Copia simple del nombramiento del representante legal (persona natural) de la persona jurdica que ejerce la representacin legal de la compaa objeto de la actualizacin. Copia legible a color de la cdula o pasaporte del representante legal (persona natural) de la persona jurdica que ejerce la representacin legal de la compaa objeto de la actualizacin. Copia legible a color del certificado de votacin del representante legal de la persona jurdica que ejerce la representacin legal de la compaa objeto de la actualizacin. Copia simple de una planilla de servicios bsicos (agua, luz o telfono) del domicilio de la compaa, que puede estar a nombre de la compaa, su representante legal/apoderado o socio/accionista. Debe corresponder a cualquiera de los dos meses anteriores a la fecha de presentacin. En el caso de que la planilla est a nombre de un tercero, es necesario una carta de cesin de espacio con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial) o un contrato de arrendamiento inscrito en el Juzgado de Inquilinato o con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial). Copia simple del Registro nico de Contribuyente vigente de la compaa objeto de la actualizacin. Para el caso de que un tercero sea la persona que presente la documentacin, se deber incluir la carta de autorizacin con autenticacin/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial), adjuntando copia legible a color de cdula o pasaporte y certificado de votacin de la persona autorizada. Si el representante legal no se presenta en la fecha mxima establecida para el efecto, se registrar el incumplimiento de esta obligacin en el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones hasta que dicho incumplimiento sea superado y para ello deber realizar nuevamente el procedimiento.

28
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total

Una vez aprobados los documentos, se enviar un mensaje a la cuenta de correo electrnico de la compaa registrada, con la clave de acceso temporal. En el caso de que los documentos sean rechazados, el representante legal deber realizar nuevamente el procedimiento de actualizacin de informacin general. 26. Revisar la cuenta de correo electrnico de la compaa para conocer la clave de acceso temporal. (Ver figura 37)

RSG17S

Figura 37.- Correo electrnico con clave de acceso temporal

Para ingresar al portal web de la Superintendencia de Compaas, despus de ser aprobada la actualizacin de datos, deber utilizar como nombre de usuario el nmero de RUC de la compaa y como contrasea la clave de acceso temporal. La primera vez que ingrese al sistema, deber cambiar la clave de acceso temporal otorgada por la Superintendencia de Compaas, por una de su eleccin. Esta clave de acceso debe ser una combinacin alfanumrica de 6 dgitos. Fin del procedimiento.

29
Direccin de Organizacin y Mtodos Prohibida su reproduccin parcial o total