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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Programa Educativo Gestin y Direccin de Negocios

Alumnos -Alczar Suarez Anly Joan -Gutirrez Rodalen Amanda -Torres Cordero Xiomara Yazmin -Vergara Calixto Melissa -Velzquez Martnez Belinda

Experiencia Educativa Gestin Financiera 1

Profesora Fragoso Tern Mara Esther

Contenido -Administracin de cuentas por cobrar

Fecha 19 de Agosto del 2012

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR Introduccin


En la actualidad la tendencia de las operaciones mercantiles es a realizar ventas a crdito, por varias razones, entre ellas los volmenes de mercanca que se comercializan, la disponibilidad de efectivo por los clientes en el tiempo y por otra parte la manipulacin y traslado del efectivo para realizar pagos, donde realmente los documentos de valor surten mayor efectividad y menor riesgo en el uso y administracin del efectivo. Las cuentas por cobrar constituyen un medio de crdito para los clientes que facilitan la dinmica de las operaciones comerciales.

Cuentas por cobrar


Son derechos exigibles provenientes de ventas, servicios prestados, prstamos o anticipos otorgados o cualquier concepto anlogo no documentado con ttulos de valor. Este derecho lo conceden las empresas para mantener y atraer clientes, por estos motivos es necesario que se tomen en cuenta los saldos de las mismas, pues las cuentas por cobrar representan una inversin cuantiosa para la mayora de las entidades, por lo que se hace necesaria la existencia de una administracin eficiente que garantice la obtencin de ahorros considerables en las operaciones relacionadas con ellas.

El papel del administrador de crdito


El objetivo bsico de la administracin de crdito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar as el valor de la empresa al extender crdito a los clientes dignos.

El administrador de crdito estar en condiciones de desempear un papel importante dentro de la organizacin tan solo cuando pueda obtener y analizar informacin financiera acerca de sus clientes y de sus industrias.

Objetivo de cuentas por cobrar


El objetivo fundamental de la administracin de las cuentas por cobrar no es slo el cobrarlas con rapidez, sino prestarle la debida atencin a las alternativas costos-beneficios que se presentan en los diferentes campos de la administracin de las mismas. Estos campos comprenden el anlisis y la determinacin de tres aspectos importantes que son determinantes para que exista una eficiente administracin: Polticas de crdito.
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Condiciones de crdito. Polticas de cobro.

Las polticas de crdito son las que marcan la pauta para determinar si debe concederse el crdito o no a un cliente y el monto del mismo. El objetivo de la misma es el de maximizar el rendimiento de la inversin y las utilidades, a travs del aumento de las ventas y el cobro a los clientes. Las empresas emplean diferentes polticas de crdito para lograr una mejor gestin, estas se pueden delimitar en dos grandes grupos: Flexibles o Relajadas: establecen facilidades de crdito a los clientes, mediante la estimulacin de las ventas a travs del establecimiento de trminos de crdito ms amplios. Restringidas o Restrictivas: establecen condiciones de crdito favorables para la empresa, acortando los perodos de crdito, esta variante desestimula los niveles de ventas. Las polticas de crdito tienen dos esferas de accin bien definidas: Estndares del crdito. Anlisis del crdito.

Los estndares del crdito tienen como esencia definir el crdito mnimo que se le va a conceder a un cliente. Estos pueden sufrir ciertos cambios o modificaciones al hacerlos ms flexibles o restringidos, por lo que es importante conocer cules son las variables que se afectan. En el momento de tomar la decisin de conceder o no el crdito a un cliente es importante evaluar la situacin teniendo en cuenta la probabilidad de incumplimiento del pago (riesgo) de los clientes utilizando criterios ms comunes, las cinco C del crdito: 1. 2. 3. Carcter: se refiere a la integridad moral que posee la persona que solicita el crdito y a la probabilidad de que esta cumpla con su obligacin. Capacidad: es un juicio subjetivo que evala la capacidad financiera que posea la entidad para cumplir con los pagos a realizar. Capital: mide la posicin financiera general de la empresa, mediante la aplicacin de razones financieras, haciendo nfasis en las razones de riesgo: Deudas/ Activos, la razn circulante y la rotacin del inters. 4. 5. Colateral o Aval: se refiere a la existencias de activos que posea el cliente para ofrecerlos como garanta de pago. Condiciones: se refiere a la posicin financiera y operativa de la empresa que pueden sufrir el impacto de las tendencias econmicas generales. Mediante el empleo de estos cinco elementos se puede juzgar el riesgo del crdito, adems permite realizar juicios acerca de los costos totales esperados resultantes de los crditos concedidos, estos se comparan posteriormente con los incrementos marginales en las ventas y se decidir si se concede o no el crdito.
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Con esta informacin la empresa puede clasificar a sus clientes en clases o grupos de riesgo, apoyndose en la probabilidad de prdida asociada a los niveles de ventas hechos a clientes, relacionando de esta forma las razones de prdidas probables con el margen de Utilidad Bruta y as formular polticas de crdito para cada grupo de riesgo. Si la empresa desea evaluar la poltica de crdito que posee o los cambios que puede realizar en la misma (hacerla ms flexible o restrictiva) debe tener presente que: Las polticas de crdito se disean o modifican para: Aumentar las ventas. Disminuir los costos.

Si los cambios se encaminan a aumentar el volumen de ventas esto implicar costos incremntales y viceversa; por tanto al analizar los cambios en la poltica de crdito se deben cuantificar los efectos de los mismos sobre los clientes antiguos y los nuevos y comparar las Utilidades marginales en las ventas y los Costos de la inversin marginal que se producirn, pues mediante este anlisis la empresa puede desplazarse hacia su poltica ptima de crdito. Para determinar la poltica de crdito ms adecuada las empresas pueden aplicar las siguientes variantes: Evaluar las alternativas costos-beneficios. Aplicacin de modelos matemticos que permitan tomar la decisin.

En la alternativa costos-beneficios se relacionan las utilidades y los costos que se obtienen al proponer una modificacin en la poltica de crdito que aplica en ese momento la entidad, para determinar a travs de un anlisis comparativo cual de las alternativas es ms conveniente. La aplicacin de modelos econmicos matemticos en las empresas ha servido para enfrentar las problemticas que existen en torno a la administracin de las cuentas por cobrar, uno de los modelos ms empleados es el de Sartoris-Hill, el cual basa su clculo en la determinacin de las ganancias o prdidas por conceptos de ventas y tiene como punto de decisin los criterios del valor actual neto (VAN) calculndose en condiciones de actual y propuesta. Con la utilizacin de este modelo la empresa podr conocer cual condicin generar el mayor beneficio. Si el ciclo de cobro es muy lento la inversin en cuentas por cobrar de la empresa aumentar lo cual no ser beneficioso y en un futuro podran incrementarse el valor de las cuentas malas. Las empresas necesitan conocer y mantener un control eficiente sobre los saldos de las cuentas por cobrar determinando si los mismos se estn acumulando de forma excesiva.

Los mtodos ms comunes que se utilizan para determinar la posicin de los saldos de las cuentas por cobrar son: 1 Das de ventas pendientes de cobros o Perodo Promedio de Cobranza: se utiliza para juzgar la poltica de crdito que posee la empresa, este consiste en comparar con el perodo de crdito y apoyndose en un anlisis de tendencia si los clientes estn pagando a tiempo o no.

2 Informe de antigedad de los saldos: este informe muestra los porcentajes de las cuentas por cobrar al final del perodo que se analiza, estableciendo diferentes grupos de antigedades, es decir se refiere al perodo de tiempo que los saldos han estado vencidos y pendientes de cobro a partir del momento en que fue realizada la venta. Estos mtodos indican bajo ciertas condiciones (variacin de las ventas estacional o cclica) resultados incorrectos que pueden sealar situaciones de mejora o deterioro cuando en realidad es lo contrario, para superar estas deficiencias inherentes a los mismos la empresa puede utilizar un tercer mtodo: 3 Enfoque del patrn de pago: este no se ve afectado por las variaciones que sufren las ventas, pues los saldos de las cuentas por cobrar estn relacionadas con las ventas en el mes que se originan, ms que con el promedio observado a lo largo de algn perodo ms prolongado. El anlisis del crdito es un proceso de recopilacin y evaluacin de la informacin de crdito de las solicitudes para determinar si estas estn a la altura de los estndares de crdito establecidos por la empresa, adems determina el monto por el cual la empresa que contrae la deuda va a responder y puede segn la informacin recogida establecer las lneas de crdito a clientes importantes para eliminar as la necesidad de modificar constantemente el crdito que se va a conceder. Pasos para el proceso de investigacin del crdito: 1. Obtencin de informacin del crdito: es un proceso que se desarrolla a travs de toda la informacin que la empresa pueda obtener del cliente que solicita crdito, la misma se puede obtener del propio cliente o por fuentes externas tales como: Estados Financieros. Verificacin Bancaria.

Existen otras fuentes externas pero por las caractersticas de la entidad no son aplicables.

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Anlisis de la informacin para tomar la decisin de crdito: despus de haber obtenido la informacin necesaria del cliente se procede a realizar un anlisis y evaluacin de la misma. La evaluacin de esta informacin de crdito debe iniciarse con el clculo de razones financieras haciendo nfasis en la liquidez, rentabilidad, deuda y apalancamiento de la empresa apoyndose en los estados financieros, luego se realizan comparaciones de razones similares en aos diferentes para determinar alguna tendencia que sea significativa.

Este anlisis debe desarrollarse ajustado a las necesidades de la empresa que conceder el crdito , donde juega un papel determinante en la toma de decisin el juicio subjetivo del analista financiero, pues basndose en la interpretacin subjetiva de los estndares del crdito se determinar si se debe conceder el crdito al solicitante y el monto del mismo. Las condiciones de crdito especifican los trminos de pago que se estipulan para todos los clientes a crdito; al igual que en los estndares del crdito cualquier cambio o modificacin en uno de los aspectos de las condiciones de crdito de la empresa tienen su efecto sobre las variables utilidades, ventas, perodo medio de cobro, estimacin de cuentas incobrables, por tanto al decidir si se realiza un cambio o no se debe tener presente la incidencia del mismo en la relacin costobeneficio. Las condiciones de crdito tienen tres componentes fundamentales: Descuento por pronto pago. Perodo de descuento por pronto pago. Perodo de crdito.

Las polticas de cobro son los procedimientos que establecen las empresas para cobrar las cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de estas polticas se puede determinar de forma parcial asiendo una evaluacin del nivel de estimacin de cuentas incobrables. Estas determinan el tipo y alcance de las gestiones que se hagan para cobrar las cuentas vencidas. La administracin eficiente de este elemento estar dada por la habilidad que posea la empresa para determinar el nivel ptimo de gastos de cobro que hagan posible reducir las cuentas malas. Existen diferentes modalidades de procedimientos de cobro que ayudan a agilizar este proceso: Envo de cartas. Llamadas telefnicas. Visitas personales. Utilizacin de agencias de cobro. Procedimientos legales. Procedimientos de cobro automatizados.

En nuestro pas las cuentas por cobrar con saldos envejecidos constituyen serios problemas para las empresas, motivado por que los ciclos de cobro se alargan, provocando dificultades temporales en
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las finanzas. Es por ello que se han diseado un conjunto de instrumentos o mecanismos por parte del Banco Central que ayudarn en la gestin del cobro de estas cuentas: Factoraje de cuentas por cobrar. Gestin de cobro de cuentas por cobrar. Letras de cambio. Prstamos sobre cuentas por cobrar. Cesin de las cuentas por cobrar.

Razones Financieras
Uno de los instrumentos ms usados para realizar anlisis financiero de entidades es el uso de las Razones Financieras, ya que estas pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento de la empresa. Estas presentan una perspectiva amplia de la situacin financiera, puede precisar el grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo que tenga que ver con su actividad. Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al anlisis y reflexin del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales, a continuacin se explican los fundamentos de aplicacin y calculo de cada una de ellas.

Rotacin de cuentas por cobrar


El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las polticas de cobranza y otorgamiento de crdito pactados. En el total de las ventas a crdito, dividida entre el promedio mensual de ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los crditos otorgados por ventas de artculos son recuperadas. Esta razn financiera nicamente tiene aplicacin en las empresas que venden a crdito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, as como el atinado de la poltica en el otorgamiento de los crditos. Al relacionarse la rotacin de cuentas por cobrar con un cierto nmero de das (360), es posible conocer los das que tarda la Rotacin de Cuentas por Cobrar. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades. Formula: Las cuentas por cobrar son activos lquidos slo en la medida en que puedan cobrarse en un tiempo prudente.
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Razones bsicas:

El ndice nos est sealando, que las cuentas por cobrar estn circulando, es decir, nos indica el tiempo promedio que tardan en convertirse en efectivo.

Las razones (5 y 6) son recprocas entre s. Si dividimos el perodo promedio de cobranzas entre 360 das que tiene el ao comercial o bancario, obtendremos la rotacin de las cuentas por cobrar 5.89 veces al ao. Asimismo, el nmero de das del ao dividido entre el ndice de rotacin de las cuentas por cobrar nos da el perodo promedio de cobranza. Podemos usar indistintamente estos ratios.

Rentabilidad
La palabra "rentabilidad" es un trmino general que mide la ganancia que puede obtenerse en una situacin particular Matemticamente, un ratio es una razn, es decir, la relacin entre dos nmeros. Son un conjunto de ndices, resultado de relacionar dos cuentas del Balance o del Estado de Ganancias y Prdidas. Los ratios proveen informacin que permite tomar decisiones acertadas a quienes estn interesados en la empresa, sean stos sus dueos, banqueros, asesores, capacitadores, el gobierno, etc.

Razones de rentabilidad
Las razones de rentabilidad, tambin llamadas de rendimiento se emplean para medir la eficiencia de la administracin de la empresa para controlar los costos y gastos en que debe incurrir y as convertir las ventas en ganancias o utilidades. Tradicionalmente, la rentabilidad de las empresas se calcula mediante el empleo de razones tales como rotacin de activos y margen de ganancias. La combinacin de estos dos indicadores, explicados ms abajo, arroja como resultado la razn financiera denominada "Rendimiento sobre la inversin" (RSI) y mide la rentabilidad global de la empresa. Conocido como el mtodo Dupont, es una forma de integrar un indicador de rentabilidad con otro de actividad para establecer de donde proviene el rendimiento sobre la inversin: o de la eficiencia en el uso de los recursos para producir ventas o del margen neto de utilidad generado por dichas ventas.

Tipos de Razones de Rentabilidad


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Hay dos tipos de razones de rentabilidad; las que muestran la rentabilidad en RELACIN CON LAS VENTAS y son llamadas mrgenes de utilidades; y las que muestran la rentabilidad en RELACIN CON LA INVERSIN, llamadas razones de tasa de rendimiento. Juntas, estas razones indican la eficiencia de operacin de la compaa.

Mrgenes de utilidades
Margen Bruto Este ratio relaciona las ventas menos el costo de ventas con las ventas. Indica la cantidad que se obtiene de utilidad por cada UM de ventas, despus de que la empresa ha cubierto el costo de los bienes que produce y/o vende.

Indica las ganancias en relacin con las ventas, deducido los costos de produccin de los bienes vendidos. Nos dice tambin la eficiencia de las operaciones y la forma como son asignados los precios de los productos. Cuanto ms grande sea el margen bruto de utilidad, ser mejor, pues significa que tiene un bajo costo de las mercancas que produce y/ o vende. Margen Neto El margen de utilidades netas nos muestra la eficiencia relativa de la empresa despus de tomar en cuenta todos los gastos e impuestos sobre ingresos pero no los cargos extraordinarios. Cunta utilidad neta se deriv de cada peso en las ventas; ello indica lo bien que usted ha dirigido sus gastos operativos. Tambin puede indicar si el negocio est generando suficientes ventas como para cubrir los gastos fijos y que an quede una utilidad aceptable. Rentabilidad ms especfico que el anterior. Relaciona la utilidad lquida con el nivel de las ventas netas. Mide el porcentaje de cada UM de ventas que queda despus de que todos los gastos, incluyendo los impuestos, han sido deducidos. Cuanto ms grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor. Formula:

Razones de tasa de rendimiento


Estas tasas expresan rentabilidad en relacin con varias medidas de inversin de la empresa.
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Rendimiento sobre los activos: Esta razn calcula la utilidad generada por el uso del activo del negocio. BAJO NDICE: Pobre ejecucin o uso deficiente del activo por la gerencia. ALTO NDICE: Buena ejecucin o uso efectivo del activo de la firma por la gerencia. Potencial de Utilidades = Capacidad de Utilidades = Capacidad de Ganancias Esta razn nos permite medir la capacidad del negocio para generar utilidades a largo plazo. Rendimiento sobre capital = Rendimiento sobre patrimonio Las utilidades correspondieron al X% sobre el patrimonio en el ao; indica lo que corresponde a los socios como rendimiento sobre su inversin.

Razones de valor de mercado


Hay varias razones ampliamente utilizadas que relacionan el valor en el mercado de las acciones de una compaa con la rentabilidad, los dividendos y el capital en libros. La razn precio/utilidad: Muestran la cantidad de inversionistas que estn dispuestos a pagar por dlar de utilidades reportadas. Muestra el nivel de riesgo y las perspectivas de crecimiento Mientras ms elevada sea esta razn, mayor ser el valor de las acciones que se atribuye a las utilidades futuras en oposicin a las utilidades actuales. El rendimiento de los dividendos: El rendimiento de dividendos para una accin relaciona el dividendo anual con el precio por accin. Por tanto, Las compaas con un buen potencial de crecimiento suelen retener una alta proporcin de sus utilidades y mostrar un bajo rendimiento de dividendos, mientras que las compaas en industrias ms maduras pagan una alta proporcin de sus utilidades y tienen un rendimiento de dividendos relativamente alto. Razn valor a mercado a valor en libros Muestra como los inversionistas ven a la compaa, las tasas de rendimiento altas sobre el capital contable venden en mltiplos ms altos que su valor en libros

Capital de Trabajo
Existen varias razones por las que disponer de Capital de Trabajo es sumamente importante dentro de la organizacin. Esto se debe a que adems de hacer frente a obligaciones que pudieran tenerse con terceros, se cuenta con una condicin sana a corto plazo, permitiendo el desarrollo de sus actividades y posteriormente la consecucin de sus objetivos. Este concepto puede definirse como
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el nmero de unidades monetarias identificadas en activos circulantes (cuentas en efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y otros) en cantidad mayor del importe del pasivo a corto plazo. Formula: Capital de Trabajo = Activo Circulante / Pasivo Circulante

Cuentas por cobrar a Capital de Trabajo


Una de las medidas para conocer la inversin que se tiene en cuentas por cobrar es la relacin de la inversin al capital neto de trabajo y se obtienen a travs de la siguiente razn: Formula: Cuentas por cobrar/ Capital neto de trabajo = % El resultado representa la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversin de cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar a Activo Circulante


Otra de las medidas para conocer la relevancia de la inversin en cuentas por cobrar es la proporcin que guarda dentro del activo circulante, a travs de la siguiente razn: Formula: Cuentas por cobrar netas / Activo Circulante = % El resultado representa la importancia que la inversin en cuentas por cobrar tiene en el total de la inversin del activo circulante

Ejercicio: Balance General Estado de prdidas y ganancias

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Formulario
Periodo promedio de cobranza

Rotacin de cuentas por cobrar

Margen neto de Utilidad

Margen bruto de Utilidad

Capital neto de trabajo

Capital de Trabajo = Activo Circulante / Pasivo Circulante

Cuentas por cobrar a Capital Neto de Trabajo

Cuentas por cobrar/ Capital neto de trabajo = %

Cuentas por cobrar a Activo Circulante

Cuentas por cobrar netas / Activo Circulante = %

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Cuestionario
1. Cul es el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar? El objetivo fundamental de la administracin de las cuentas por cobrar no es slo el cobrarlas con rapidez, sino prestarle la debida atencin a las alternativas costos-beneficios que se presentan en los diferentes campos de la administracin de las mismas.

2. Para qu se emplean las Razones de Rentabilidad? Las razones de rentabilidad, tambin llamadas de rendimiento se emplean para medir la eficiencia de la administracin de la empresa para controlar los costos y gastos en que debe incurrir y as convertir las ventas en ganancias o utilidades. 3. Menciona las 5 C del crdito Carcter Capacidad Capital Colateral o Aval Condiciones

4. Para que usamos la formula de Cuentas por cobrar a Capital de Trabajo?


Para conocer la inversin que se tiene en cuentas por cobrar en relacin de la inversin al capital neto de trabajo y se obtienen a travs de la siguiente razn: Cuentas por cobrar/ Capital neto de trabajo = % El resultado representa la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversin de cuentas por cobrar 5. Para que usamos la formula de Cuentas por cobrar a Activo Circulante? Otra de las medidas para conocer la relevancia de la inversin en cuentas por cobrar es la proporcin que guarda dentro del activo circulante, a travs de la siguiente razn: Cuentas por cobrar netas / Activo Circulante = % El resultado representa la importancia que la inversin en cuentas por cobrar tiene en el total de la inversin del activo circulante

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