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Efectivo e inversiones temporales Este programa debe estar completo antes de que se pueda considerar terminada la auditora. Es parte integrante de los papeles de trabajo y deben estar contestados todos los puntos a conciencia conforme se desarrolle cada seccin de la auditora. Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno sobre el efectivo e inversiones temporales, en forma enunciativa ms no limitativa, son los controles internos clave en cuanto a: Boletn 5100, a) Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las entradas de efectivo, adems de que sirven de base para su registro contable y verificacin posterior. b) Depsito ntegro e inmediato de la cobranza. Esta medida est encaminada a lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos (incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas. c) Aprobacin por parte de la administracin de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravmenes de los valores. Es recomendable que existan firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona. d) Autorizacin previa de las salidas de dinero, expedicin de cheques nominativos, lmites para el pago en efectivo, comprobacin adecuada, etctera. Si como se seal en prrafos anteriores, deben existir controles adecuados sobre las entradas diarias del efectivo, es indispensable que tambin se establezcan sobre las salidas, controles que van desde la autorizacin previa de las erogaciones hasta su adecuada comprobacin, incluyendo el uso de firmas mancomunadas y el control fsico de facsmiles y chequeras, como el exigir que los pagos en efectivo se limiten a un cierto importe (para asegurar que todo pago en exceso a dicho lmite se ajuste a la formalidad y control que implica la expedicin de un cheque) y que exista siempre documentacin comprobatoria adecuada. e) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, adquisicin y venta, custodia, cobranza, tesorera, registro de operaciones y cobro de rendimientos. La caracterstica de fcil disponibilidad del efectivo y valores hace indispensable que exista una adecuada separacin de funciones, que permita una supervisin constante y automtica de los aspectos de autorizacin, custodia y registro de sus movimientos y operaciones. f) Adecuada proteccin de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. g) Valuacin peridica de las inversiones. Por las constantes fluctuaciones de los precios de los valores es recomendable elaborar estudios peridicos acerca de su cotizacin en el mercado, los cuales debern quedar por escrito y debidamente validados por funcionario responsable, con objeto de tomar decisiones oportunas respecto a su adquisicin y venta, y as mantener un nivel ptimo en la productividad de las inversiones. Asimismo, las inversiones en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados debern valuarse al tipo de cambio o cotizacin aplicables. h) Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. Es indispensable que se mantengan registros donde consten todos los datos que permitan la plena identificacin y control de ttulos, tales como clase de valor, nmero de serie, ttulos que ampara, rendimiento, cupones adheridos, valor del ttulo, fecha y referencia de la adquisicin.

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i) Arqueos peridicos del efectivo y valores. La verificacin peridica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros y custodios constituye una medida de control importante e indispensable, y proporciona una seguridad razonable en cuanto al adecuado manejo de dichos fondos. Los arqueos deben ser practicados por personas que no estn relacionadas con su custodia, manejo de efectivo o registro contable. j) Formulacin de conciliaciones peridicas e investigacin y ajuste de las partidas en conciliacin. Condiciones de control satisfactorias: a) Control adecuado de entradas de efectivo mediante la utilizacin de formas prenumeradas. b) Depsito integro e inmediato de los ingresos en efectivo. c) Utilizacin de firmas mancomunadas, autorizadas por la administracin, para firmar cheques. d) Autorizacin previa de toda salida de efectivo. e) Elaboracin peridica de conciliaciones bancarias. f) Separacin de las funciones contables. Respuesta Observaciones

N/A I. 1. 2. 3. Seccin general El objetivo de cada una de las cuentas bancarias existentes en la compaa se encuentra definido? Est definida y centralizada la responsabilidad de los cobros y depsitos de efectivo, cheques y valores? Todos los empleados que manejan valores y efectivo se encuentran debidamente afianzados? Los empleados de otros departamentos, como facturacin, crditos y cobros, compras, recepcin, etc., estn debidamente afianzados? Se encuentran debidamente autorizadas por el Consejo de Administracin todas las cuentas bancarias. Las funciones del departamento de caja se encuentran debidamente separadas de tal modo que faciliten el mximo control interno? El sistema de control interno establecido ha previsto que ninguna de las personas del departamento de caja realice las siguientes funciones: a) Participar en el cobro de saldos o autorizar la cancelacin de cuentas incobrables o de dudosa recuperacin? a) Aprobar crditos o descuentos, devoluciones o bonificaciones a clientes o deudores diversos? b) Tener la custodia de documentos o facturas por cobrar?

Si

No

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N/A c) Manejar libros o registros por pagos de clientes, funcionarios o empleados? d) Llevar o tener acceso a los auxiliares de cuentas por cobrar; preparar o analizar las cuentas por antigedad de saldos o participar en la preparacin y envo de estados de cuenta a clientes? e) Obtener estados de cuenta de los bancos y conciliar o revisar dichas conciliaciones? f) Manejar algn libro de contabilidad o el registro contable de comprobantes? g) Elaborar, firmar o depositar en el correo, cheques por pagos? h) Preparar o autorizar comprobantes de pago? a) Tener bajo reclamados? i) j) su custodia los sueldos no Si No Respuesta Observaciones

Formular las nminas, firmar cheques de dichas nminas o distribuir los sueldos? Firmar pagars o letras de cambio?

a) Tener bajo su responsabilidad algn inventario o llevar registros de inventarios? 8. Hemos analizado si los libros y auxiliares que se usan para el control de ingresos y egresos son necesarios y en su caso estn bien manejados? Se impide el acceso de personas no autorizadas para consulta y registro de operaciones de efectivo y valores mediante claves en el equipo de cmputo?

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Cualquier cambio en los programas, sistemas, procedimientos o bases de datos y su manejo en computador requiere de autorizacin de funcionario competente? El equipo necesidades y velocidad emisin de efectivo? de cmputo es adecuado para las actuales en lo que se refiere a capacidad de registro, procesamiento de datos y informacin de las transacciones con

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10. Existen procedimientos y polticas definidos para evitar mantener saldos elevados en cuentas improductivas? 11. Se tiene implementado un sistema de presupuesto de flujo de efectivo? II. 1. Ingresos en efectivo El efectivo y cheques que se reciben provienen de ingresos normales en atencin al giro, objetivos y caractersticas de la empresa?

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N/A 1. 2. Son recibidos directamente por el cajero o los cajeros? Los ingresos de caja que se reciben estn representados principalmente por cheques y no por efectivo? nicamente el personal de caja tiene acceso a los ingresos de efectivo? Los ingresos por ventas de mostrador, relaciones de cobranza, cajas registradoras, etc., se verifican por personal independiente al de caja? Son depositados diariamente e intactos los cobros recibidos? Todos los ingresos pendientes de depositar se encuentran bajo la custodia y control del cajero hasta que son finalmente depositados en bancos? Alguna persona que no tenga acceso a caja o libros o registros de cuentas por cobrar, verifica en forma sorpresiva y eventual que las fichas de depsitos, ya preparadas, coinciden con el efectivo por depositar y posteriormente contra el estado de cuenta del banco y el libro o auxiliar de caja y bancos o equivalente? Alguna persona independiente del cajero controla y/o autoriza permanentemente todos los movimientos operados por el banco, fuera de lo normal? (cheques devueltos, cargos y crditos especiales, etc.) Se tiene establecida la prctica de que el cajero no efecte pagos con el efectivo o cheques de la cobranza, ni cambie cheques personales de funcionarios y empleados? nicamente la matriz puede girar contra las cuentas a que se refiere el punto 15 anterior, o existen los suficientes controles (liquidaciones peridicas, visitas sorpresivas, etc.) que satisfagan un buen control interno en el manejo de esas cuentas? Si No Respuesta Observaciones

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10. Existe un control contable, satisfactorio tratndose de ingresos de efectivo diversos como de desperdicio, intereses, rentas, ventas a empleados, ingresos de tienda de la fbrica, comedor, etc.? 18. El o los documentos que se expiden para respaldar el ingreso de efectivo estn prenumerados y son la base para su registro contable? 19. Alguna persona independiente a quien recibe los ingresos verifica que hayan sido registrados la totalidad de ellos y que su registro sea correcto? 18. La funcin de registro se realiza automticamente y simultneamente a la captacin de los ingresos, o si esto no es posible, la realiza una persona diferente de quien recibe y de quien verifica los ingresos, y esto

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N/A ocurre en forma oportuna? Si No Respuesta Observaciones

20. Se preparan cortes diarios de caja firmados por los

cajeros, en cada turno, y estos son verificados contra su depsito?

21. Se determinan y explican faltantes y sobrantes diarios

de cada cajero? 22. Estas diferencias son recuperadas o depositadas respectivamente? 23. Existe una caja de seguridad o bveda con las condiciones de seguridad necesarias para custodiar el efectivo y valores que se retiran de cajas en tanto son depositados en el banco? 24. Si se manejan cantidades importantes de ingresos en billetes y monedas, se tiene contratado un servicio de recoleccin y entrega a bancos con una compaa especializada? 25. La persona que deposita en bancos es diferente de la que recoge los estados de cuenta y de la que elabora las conciliaciones bancarias? III. 1. 2. Egresos en efectivo Existen registros de egresos y se manejan correcta y oportunamente? Todos los pagos se efectan por medio de cheque nominativo, a excepcin de los pagos menores que deben realizarse con el fondo fijo de caja? Todos los egresos de efectivo estn contemplados en un presupuesto de flujo de efectivo o por lo menos en un programa de pagos que atienda a la disponibilidad de fondos para evitar sobregiros? Se utilizan los talonarios de cheques, siguiendo la numeracin progresiva de los mismos? Se emplea mquina protectora de cheques? Los cheques expedidos que se cancelan se inutilizan completamente y se archivan con el nmero del cheque? Las chequeras en blanco se guardan en lugar seguro y solamente tiene acceso a ellas personal autorizado? Se tiene implantado el sistema plizas-cheques? Se expiden los cheques solamente cuando: a) Se adjuntan todos los comprobantes que amparan el egreso? b) Aprueba el pago un funcionario autorizado? 10. Se hace la aplicacin contable en cada pliza-cheque antes de autorizar el pago y firmar el cheque?

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N/A 11. Se emplea un sello fechador de pagado que debe utilizarse siempre y en todos los comprobantes evitando con ello el hacer pagos duplicados? Tenemos en el archivo permanente una relacin de los nombres de los funcionarios y cargos que ocupan, autorizados para expedir cheques, as como modelo de sus firmas? Se necesitan firmas expedicin de cheques? mancomunadas para la Si No Respuesta Observaciones

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Si bajo determinadas circunstancias se tiene autorizado el que algunos funcionarios puedan firmar individualmente, el procedimiento es satisfactorio?

15.

El sistema establecido prohbe que los funcionarios autorizados para expedir cheques lleven a cabo las siguientes funciones: a) Abrir la correspondencia o relacionar los ingresos recibidos por correo? b) Tener funciones de cajero? c) Elaborar las conciliaciones bancarias? d) Preparar o autorizar comprobantes para su pago? e) Tener bajo su responsabilidad efectivo, fondos o valores?

16. Los pagos a favor de empleados o funcionarios, ya sea por anticipos para gastos de viaje, atenciones a clientes, reembolsos de gastos, prstamos personales u otro tipo de erogaciones, se encuentran: a) Debidamente autorizados? a) Respaldos con la comprobacin previa adecuada? b) Respaldos con la comprobacin original en caso de liquidaciones o reembolsos posteriores? c) Oportunamente definitivas? aplicados a las cuentas

17. El sistema establecido prohbe que se emitan

cheques al portador, a nosotros mismos o a persona distinta del beneficiario?

18. Los cheques no entregados se guardan en una caja de seguridad hasta que son reclamados y slo personal autorizado tiene acceso a ellos? 19. Se eliminan de las conciliaciones con los bancos los cheques en trnsito con antigedad considerable ajustndose en la contabilidad? 20. Si los cheques que se expiden son muy numerosos,

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N/A se utiliza equipo de cmputo para ello? 21. Se comprueba que el total de cheques librados coincida con el autorizado para ese da o periodo de pagos? 22. Existe un programa para el computador que efecte simultneamente la expedicin de cheques y la afectacin contable correspondiente, en base a formas de requisicin de cheques debidamente autorizados? Si No Respuesta Observaciones

22. Existe algn mecanismo de control para verificar que los comprobantes de las erogaciones cumplen con los requisitos para su deduccin fiscal, o en caso contrario, existe autorizacin expresa de funcionario competente? IV. 1. 2. 3. Caja chica Existe(n) menores? fondo(s) de caja chica para gastos

Existe el nmero de fondos necesarios? Los importes de cada fondo, en su caso, son adecuados en funcin a los volmenes de operaciones y caractersticas de la compaa? El control interno establecido contempla: a) Que no se mezclen los ingresos de la cobranza y de cualquier otra naturaleza con los fondos fijos? b) Que exista una persona responsable de cada fondo de caja? c) Que los pagos se realicen contra comprobantes que renen requisitos fiscales para su deduccin y que estn debidamente autorizados? d) Que las erogaciones con comprobantes no deducibles estn autorizadas por funcionario, y debidamente soportadas en su necesidad?

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Por lo que respecta a los reembolsos de caja, se tiene establecido: a) El cancelar cada comprobante con sello fechador de pagado evitando posibles duplicidades?

6. 7.

Que los cheques se elaboren a nombre de la persona responsable de dicho fondo? Auditora interna u otra persona independiente a caja llev a cabo arqueos por sorpresa durante el ao? a) Existen papeles de trabajo completos donde constan los arqueos efectuados y tienen los requisitos necesarios para arqueos?

b) Llevan

al

cabo

el

seguimiento

posterior

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N/A (reembolsos,autorizaciones,aplicacincontable etc. Si No Respuesta Observaciones

V. 1.

Conciliaciones bancarias Las conciliaciones bancarias son preparadas por personal del departamento de contabilidad o auditora interna; que no manejan cobranza, ni cualquier clase de efectivo o que no estn autorizados para expedir cheques? Algn funcionario de mayor jerarqua revisa y autoriza mensualmente las conciliaciones una vez preparadas por el responsable directo. Inversiones temporales Existen registros adecuados para este tipo de inversiones, los cuales permitan: a) Tener informacin con suficiente detalle sobre los movimientos de capital y sus rendimientos? b) Obtener dicha informacin con oportunidad y confiabilidad? c) Determinar si las inversiones temporales han sido aprobadas por el Consejo de Administracin o por funcionario con facultades para ello?

2.

VI. 1.

2.

Todas las inversiones temporales han sido aprobadas por el Consejo de Administracin o por funcionario con facultades para ello? Se revisan peridicamente las condiciones en que se contrataron y se comparan con otras alternativas? Existe una poltica definida de qu funcionarios estn autorizados para efectuar movimientos en estas inversiones? Se encuentra autorizado por escrito el destino de los rendimientos que se obtengan en estas inversiones? Se realizan clculos de rendimientos obtenidos en perodos determinados y stos se comparan por los reportados por la institucin de crdito o de bolsa en la cual se manejan las inversiones? Los rendimientos y los resultados por fluctuacin en moneda extranjera, si es el caso, se ajustan al final del perodo, conforme se devengaron y se registran adecuadamente? En los registros de las inversiones temporales se separan las que son de libre disponibilidad de aquellas con restricciones?

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N/A 5. Existen registros adecuados para controlar el costo de adquisicin de las inversiones temporales y permitir la determinacin de su valor neto de realizacin? Los documentos, ttulos valor y contratos se custodian en una caja de seguridad de acceso restringido? Se concilian mensualmente los estados de cuenta proporcionados por las instituciones depositarias?, y se verifica lo siguiente: a) Que los comprobantes de depsito, compra o traspaso coincidan con registros contables y con los estados de cuenta en fechas, importantes y dems detalles? a) Que los retiros o bajas segn comprobantes sellados estn correspondidos en la contabilidad y que esta se haya ajustado al importe de liquidacin de la inversin? b) Que a su vez, los movimientos de baja en estados de cuenta recibidos de las instituciones estn correspondidos en la contabilidad y respaldados por documentacin comprobatoria? c) En caso de movimientos ordenados telefnicamente o por medio de terminales de teleproceso, existen medidas de seguridad para evitar malos manejos o movimientos no autorizados? d) Queda constancia escrita de movimientos efectuados por va telefnica o de teleproceso y en ella se consigna autorizacin escrita? \999999 Revisado por (Supervisor) ______________________________________ Fecha ____________ Aprobado por _________________________________________________ Fecha ____________ Si No Respuesta Observaciones

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______________________ Fecha

____________________________________ Nombre y Firma

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