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Universidad Politcnica de Francisco I.

Madero
Formulacin de Proyectos de Inversin
12/07/2012

Agencia de servicios informticos (Outsoursing)


La agencia outsoursing de servicios informticos tiene como fin el contratar personas desempleadas con conocimientos en sistemas informticos y contratarlos para que trabajen en las organizaciones y empresas que requieran de personal para cubrir un puesto vacante dentro de su organizacin, as como tambin ofrecerles trabajo temporal como apoyo a los tcnicos de la mismo agencia. El tiempo de recuperacin de la inversin de la agencia es en un corto plazo de 6 meses. Esta agencia se ubicara en la zona de Tula Hidalgo, ya que en esta rea existen muchas organizaciones o empresas que pueden requerir de nuestros servicios, as como tambin personas en busca de empleo. De esta manera se puede ofrecer una mejor oportunidad de empleo a personas recin egresadas, ya sea de esta zona o en cualquier otro estado.

Requerimientos para el desarrollo de la empresa


1. Recursos materiales Oficina Escritorio Sillas Insumos (tinta, toners, etc.) Archiveros Hojas Folders Lapiceros Lpiz Marca textos

CD Marcador Sacapuntas Tijeras Gomas Grapas Resistol Pizarrn Engrapadora Silln Cesto Escoba Trapeador Productos de limpieza 2. Recursos tecnolgicos Internet Equipo de computo Software Red Lnea telefnica Impresora Escner Telfono Can 3. Recursos de conocimiento Soporte de computadoras Redes

Programacin Administracin Sistemas Bases de datos Ofimtica 4. Personal Recepcionista Tcnico Contador Programador Analista Personal de limpieza Director

Punto de acceso al rea de trabajo para contacto con el cliente

Funciones y actividades

Definicin: Un organigrama es la representacin grfica de los elementos que componen la organizacin y del tipo de relaciones y dependencias que se establecen entre estas unidades para organizarse. Es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin. Finalidad: Un organigrama tiene una finalidad doble. 1. Por un lado, desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ellas conozcan sus caractersticas generales. 2. Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada. Proceso para la elaboracin de los Organigramas: Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboracin de los organigramas: - Autorizacin y apoyo de los niveles superiores: La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. - Acopio de la informacin: Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. - Clasificacin y registro de la informacin. - Anlisis de la informacin: La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma
- Diseo del organigrama: Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos, son: - Figuras para representar los rganos. - Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos. - El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas.

El equipo de AGENCIA DE OUTSOURNSING se rige por una estructura jerrquica escalonada, donde la figura principal es la del Director de la empresa y los departamentos subsiguientes vienen gobernados directamente por l. Los diferentes departamentos se encargan cada uno de un rea independiente cuyo trabajo conjunto hace posible el funcionamiento de la empresa.
1) Director: Persona que gobierna, manda, rige o gua un grupo o una cosa,

generalmente un negocio o una de sus secciones. Director es el que dirige un establecimiento, corporacin, grupo, sociedad, etc.; su cargo es unipersonal.
2) Responsable de RRHH: Persona que se ocupa de seleccionar, contratar,

formar, emplear y retener a los colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organizacin. Generalmente la funcin de Recursos Humanos est compuesta por reas tales como Reclutamiento y Seleccin, contratacin, capacitacin, induccin de personal y su permanencia en la empresa.
3) Responsable de limpieza: persona que tiene por objeto la conservacin

de la salud y la prevencin de enfermedades mediante el mantenimiento higinico del centro.


4) Contable: persona que proporciona informacin til en la toma de

decisiones econmicas. Su objeto es el estudio y la representacin del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista esttico como dinmico. Registra de manera sistemtica y cronolgica los estados financieros de la empresa.
5) GERENTE

ADMINISTRATIVO: El gerente administrativo depende directamente del gerente general de la divisin y su funcin principal es la de velar por la armona de las funciones administrativas de la empresa, adems de supervisar que los interfaces se encuentren adecuadamente, generar reportes de cumplimiento de metas, emitir y revisar toda la informacin del proceso administrativo de la empresa.

MANUAL DE LA ORGANIZACIN

INTRODUCCIN: El presente manual de organizacin y funciones de las diferentes reas de trabajo que conforman La Agencia de Servicios Informticos (Outsoursing) constituye un instrumento meramente informativo y de consulta, sobre la estructura, los cargos, funciones y actividades de cada puesto del rea correspondiente. Contiene las atribuciones de cada rea de trabajo a si como sus responsabilidades de cada puesto de trabajo. El manual es un medio para que directivos y empleados se familiaricen e identifiquen con la estructura y con los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Organizacin. Su consulta servir para mantener el cumplimiento de sus objetivos, misin, visin de la organizacin para su correcta administracin y a si alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado cada ao, o en su caso, cuando exista algn cambio funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran, debern aportar la informacin necesaria para este propsito.

OBJETIVO GENERAL:

Servir de gua e instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal, a si como los tramos de control y responsabilidad y niveles de responsabilidad, para establecer la uniformidad de las actividades a fin de garantizar la excelencia en las funciones y servicios producto de ellas.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Describir y definir la estructura orgnica y real de la institucin, los niveles jerrquicos y responsabilidad, los cuales son necesarios para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar cargas de trabajo y duplicidad de datos. Crear lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas que conforman la institucin.

MISIN: Aportar alternativas inteligentes, que ayuden a nuestros clientes a resolver necesidades y a trabajar de una manera ms eficiente, ayudando as a generar mayor valor en su rea de Tecnologas de la Informacin; brindando a nuestros empleados la oportunidad de desarrollarse profesional y personalmente y ayudar a posicionar a nuestros clientes en los niveles mas altos de sus ramo.

VISIN: Ser la mejor empresa en su categora y proveer a los clientes un servicio con la ms alta calidad, asegurando de este modo la continuidad de nuestras relaciones a largo plazo, para aumentar su rentabilidad a travs de nuestros servicios y nuestra tecnologa, rebasando las expectativas de servicio y seguridad de nuestros clientes.

Estructura orgnica de la Agencia de Servicios Informticos (Outsoursing).

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR DEPARTAMENTO DIRECCIN

Objetivo: dirigir la gestin de la empresa de manera eficiente, estableciendo de manera participativa los cursos de accin a tomar donde exista la sinergia e interaccin de todos los involucrados donde se analizarn los pros y los contra de acciones presentes y futuras con la finalidad de minimizar riesgos de manera inteligente. Responsable: Director General Funciones:
1. Dirigir de manera responsable las operaciones de la empresa 2. Elaborar la planeacin de la empresa de manera anual interactuando y

coordinndose con el resto de los departamentos de la empresa, as mismo esta planeacin ser motivo de revisin con frecuencia trimestral para poner en cuestin el seguimiento y eficiencia de la misma.
3. Presentar la propuestas para modificar la planeacin en caso de que sea

necesario dentro de el periodo trimestral


4. Organizar las actividades y cursos de accin coordinado con los

departamentos
5. Planear juntas de consejo y llevarlas a cabo con una frecuencia de dos

veces por mes para medir resultados por departamento que apoyen al logro de los objetivos a corto plazo
6. Evaluar el desempeo de los gerentes de departamento mediante la

aplicacin de una matriz de seguimiento que tendr una frecuencia de cuatro veces por ao y sta ir disminuyendo cuando la calificacin sea constantemente alta.
7. Registrar el resultado de la evaluacin del desempeo, elaborando grficos

para apreciar la tendencia de estas, misma que deber ser dada a conocer al responsable en un plazo no mayor a quince das despus de la fecha de aplicacin.
8. Atender de manera imparcial los conflictos a los que se tenga lugar dentro

de la empresa emitiendo un resultado inapelable.

9. Tomar las mejores decisiones que favorezcan el cumplimiento de los

objetivos, y por ende, el de la planeacin.


10. Coordinar a los departamentos para el mejor desempeo de las actividades 11. Asistir a reuniones, congresos, eventos sociales a los que se tenga lugar o

bien, asignar a un representante para poder participar activamente con el medio, encontrando en ellas la oportunidad de promover los servicios.
12. Gestionar la apertura de un nuevo mercado y enfocar sus esfuerzos a

cerrar contratos con mercados potenciales

Responsabilidades: Tiene bajo su resguardo todos los bienes que le confieren a Servicios informticos razn por la cual deber hacer buen uso de los mismos. Actuar y tener un gran sentido de responsabilidad sobre el manejo del capital humano actuando de acuerdo a polticas y procedimientos que se describen dentro de este manual. Manejar los recursos financieros siempre con honestidad y encaminarlos al cumplimiento de objetivos y metas establecidas

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR DEPARTAMENTO ADMINISTRACIN Objetivo: Coordinar de manera eficiente las actividades de las reas de: contabilidad, recursos materiales y recursos humanos de acuerdo a lo establecido para el buen desempeo de las funciones administrativas a las que se tenga lugar para dar soporte a la empresa en el momento que sea requerido. Responsable: Gerente del departamento de administracin Funciones:
1. Coordinar eficazmente a las reas de contabilidad, recursos materiales, as

como recursos humanos para el buen desempeo de sus funciones que se encaminen al logro de objetivos institucionales
2. Supervisar el buen desempeo de las actividades de cada rea 3. Apoyar en

resolucin de problemas que se presenten en las rea

involucradas
4. Suministrar

los recursos en tiempo y forma cuando estos sean justificadamente requeridos

Funciones del rea de contabilidad


1. Registrar movimientos (entradas y salidas) de documentos o recursos

monetarios.
2. Soportar erogaciones que se hagan en cada periodo contable. 3. Manejo y control de caja chica. 4. Efectuar pagos en tiempo y forma.

Recursos materiales: OBJETIVO: Suministrar y controlar en forma oportuna y eficiente los bienes muebles y servicios con base a los requerimientos de las diferentes reas de la entidad y el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Funciones:

Mantener un expediente vigente y ordenad de cada vehculo. Hacer resguardos cada vez que se cambie de responsable Entregar combustible a responsables de las unidades; de manera controlada. Gestionar el mantenimiento, as como el pago de obligaciones del parque vehicular en el departamento de administracin. Reportar siniestros al departamento correspondiente. Atender las solicitudes de compra o servicio de los bienes o servicios requeridos por las reas de la entidad, de acuerdo con las disposiciones presupuestarias. Proponer el procedimiento aplicable para la adquisicin y contratacin de bienes y servicios solicitados. Coordinar y supervisar los procedimientos relativos a las adquisiciones o contrataciones autorizados considerando la normatividad aplicable. Suministrar y controlar las entradas y salidas de los bienes del almacn de consumos internos.

Recursos Humanos: OBJETIVO: Mejorar las contribuciones productivas del personal a la organizacin, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratgico, tico y social.

FUNCIONES: 1.- Llevar el control de nominas. 2.- Reclutamiento y seleccin:


Entrevistas Promocin de ofertas de trabajo en medida de comunicacin Elaborar un expediente para cada empleado.

3.- Formacin y desarrollo

Preparar y agendar cursos de induccin, capacitacin de personal y de nuevo ingreso: Incorporar al personal de nuevo ingreso a su rea de trabajo. Llevar control de incidencias de los trabajadores en su expediente. Difundir las polticas y procedimientos de la empresa.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR DEPARTAMENTO PLANEACIN Y CONTROL

Objetivo: Fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Funciones:

Controlar y actualizar la informacin en las carpetas de los programas de la Direccin: agenda de vinculacin. Elaborar y controlar la carpeta del Sistema de Gestin de la Calidad. Brindar soporte a va remota o personal a lo clientes que lo necesiten o en el cumplimiento de los periodos. Proporcionar en promedio por lo menos cinco horas de servicio por semana en el help desk y registrar esas horas en la base de datos de forma precisa y apropiada; Responder a las solicitudes por boleta con lo mejor de sus habilidades. Realizar las rutinas de mantenimiento programadas de manera peridica. Dar seguimiento a las solicitudes por boleta hasta que se cierran.

Participar en las juntas semanales y en todas las sesiones de capacitacin de personal que se requieran. Hacer un esfuerzo continuo para proporcionarle un servicio de alta calidad al cliente. Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte tcnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinacin necesaria para la resolucin de los problemas tcnicos en su rea. Realizar la coordinacin con los tcnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas tcnicos y garantizar la instalacin de los productos. Proponer las notas tcnicas y recomendaciones para el uso ptimo de los sistemas instalados. Diseo, desarrollo, implementacin y supervisin de proyectos a corto, mediano y largo plazo Participar en el diseo de la Arquitectura de Sistemas.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR DEPARTAMENTO DE MARKETING. OBJETIVO: Unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado.

FUNCIONES:
1. Elaborar estudios de mercado en los diferentes sectores de mercado

potencial a) elaboracin de encuestas b) aplicacin de las mismas en la poblacin muestra

c) integracin de base de datos estadstica d) interpretacin de grficos emitiendo reportes para la toma de decisiones
2. Difusin de los servicios que ofrece la agencia de servicios informticos en

los diferentes medios de comunicacin


3. Elaboracin

de propuestas innovadoras para el diseo e imagen

institucional
4. Analizar factibilidad de estudios de mercado para proponer a la direccin la

creacin de servicios innovadores


5. Preparar el lanzamiento de los servicios a los que se de lugar 6. Definicin y diseo de imagen corporativa 7. Definir el ciclo de vida de la imagen 8. Disear los elementos y soportes de la imagen corporativa (etiquetas,

rtulos, tarjetas de visita, catlogos, web, redes sociales)


9. Preparacin de elementos visuales necesarios para cualquier campaa de

promocin, comunicacin o fidelizacin, en consonancia con el rea de ventas