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Oficina de Gestin de la Calidad

Manuales de Procedimientos

Lic. Francisco Gavidia Borja Gestin de la Calidad

Rev. 10

Manuales Administrativos
Existen tres principales tipos de manuales Manual de Organizacin (misin, visin, objetivo y funciones) Manual de Procedimientos (Responsabilidades, polticas y actividades) Guas Tcnicas o Instructivos

Relevancia de los Manuales Administrativos


Los manuales administrativos son instrumentos que persiguen mayor eficacia en la ejecucin del trabajo asignado al personal, para alcanzar los objetivos de las unidades responsables. stos contienen en forma ordenada y sistemtica la informacin sustantiva de la organizacin.

El proceso de su elaboracin, debe contemplar aspectos necesarios para la documentacin conforme a la Norma ISO_9001:2008.

Manuales Administrativos
La Unidad Responsable deber de mantener la congruencia entre objetivos, base legal, funciones y programas, cuidando sobre manera el no invadir el mbito funcional de las dems unidades administrativas, el cual queda establecido en el Manual de Organizacin y Funciones de la Organizacin.
Ordenamiento Jurdico
- Ley General de Salud - Plan Nacional de Desarrollo - Programa Nacional de Salud - Reglamento Interior - Decreto de Creacin - Programas

E s t r u c t u r a O r g n i c a

M a c r o p r o c e s o s

Objetivo general Funciones generales Objetivos especficos Funciones especficas Actividades

Procedimientos

Manual de Organizacin y Funciones

Manual de Procedimientos

Manual de Organizacin General

Perfil de Puestos / Valuacin

Certificacin ISO / Mejora de Procesos

Identificacin de Macroprocesos, Procesos Sustantivos y Procesos de Apoyo


Macroprocesos = Principales procesos de toda la Organizacin definidos por la alta direccin de la organizacin. Procesos Sustantivos = Procesos realizados en una o varias direcciones de rea y que en conjunto forman un macro proceso. Procesos de apoyo = Procesos comnmente transversales a la organizacin realizados ya sea por la coordinacin administrativa, el control de gestin, etc.

Identificacin de Procedimientos
Se identificaron 5 procedimientos operativos para el proceso de anlisis y aprobacin de manuales administrativos.
Procedimiento Operativo Procedimiento para actualizar y difundir las guas tcnicas para la elaboracin de manuales administrativos. Procedimiento para el anlisis y aprobacin de manuales de organizacin especfico. Procedimiento para el anlisis y aprobacin de manuales de procedimientos. Procedimiento para la Custodia de Manuales Administrativos. Procedimiento Prstamo de Manuales Administrativos. Cdigo PD-SGC-005 PD-SGC-006 PD-SGC-007 PD-SGC-011 PD-SGC-012

No se debe documentar procedimientos por funcin, se documentan por proceso. (menos procedimientos, mejor documentados).

Sesin 1: Productos requeridos por el taller

Identificar el nmero de macroprocesos existentes por Unidad Orgnica. Identificar el nmero de procesos en cada macroproceso. Identificar el nmero de procedimientos que se realizarn por proceso.

Elementos del Manual de Procedimientos


Elementos generales Portada Codificacin del Procedimiento Denominacin del Procedimiento Firma de responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Procedimiento 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Documentacin Aplicable 6. Descripcin del Procedimiento 7. Diagrama de flujo 8. Distribucin (segn lista de distribucin) 9. Anexos 10. Cambios en esta versin

Elementos por procedimiento

Elementos Generales
Portada
Solo en la portada deber incluirse lo siguiente

Logotipo de la Empresa: ngulo superior izquierdo Denominacin del Procedimiento que se elabora, en la parte central superior Codificacin del Procedimiento: Tipo de proceso, Cdigo, Versin, Num. Pginas En la parte central de la hoja se sealar el ttulo del documento Procedimiento para .. En la parte inferior se registraran los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin del procedimiento, asi como la fecha: en formato dd/mm/aa
Titulo del Procedimiento

Elementos por Procedimiento


Denominacin del Procedimiento

Corresponde al nmero progresivo y ttulo o nombre del procedimiento asignado Este formato deber ser llenado para cada uno de los procedimientos, y servir como separador de los mismos, deber escribirse el nombre y nmero del procedimiento.
Procedimiento para el Control Documentario

Elementos por Procedimiento


Elementos generales Portada Codificacin del Procedimiento Denominacin del Procedimiento Firma de responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Procedimiento 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Documentacin Aplicable 6. Descripcin del Procedimiento 7. Diagrama de flujo 8. Distribucin (segn lista de distribucin) 9. Anexos 10. Cambios en esta versin

Elementos por procedimiento

Contenido del procedimiento

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES. 5. DOCUMENTACIN APLICABLE. 6. PROCEDIMIENTO. 7. DIAGRAMA DE FLUJO 8. DISTRIBUCIN

Segn lista de distribucin


9. ANEXOS 10.REGISTRO DE LAS MODIFICACIONES

Elementos por Procedimiento


1.0 Objetivo
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe redactarse en forma breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que desean lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos. Qu se hace?
En que funcin o campo de especialidad se hace?

1.0 OBJETIVO
Este Procedimiento General incluye los requisitos de la documentacin establecidos por el apartado 4.2 de la Norma Tcnica Peruana ISO 9001:2000 y, recoge la sistemtica utilizada por la Organizacin para controlar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) implantado en la Clnica y basado en la citada norma.

Accin expresada en el verbo. Campo de especialidad principal. Resultado. Usuario final.

2.0 ALCANCE 2.1 Este Procedimiento General afecta a todos los documentos integrantes del SGC, (documentacin tanto interna como externa), as como los registros que sirvan para proporcionar evidencia objetiva de la conformidad del SGC existente con las norma ISO 9001:2000. 2.2 Se aplica a toda la Base Documental del Sistema de Gestin de la Calidad 3.0 REFERENCIAS NTP ISO 9001:2000, apartado 4.2.3 Manual de Calidad de la Organizacin

Para qu se hace? Para quin se hace?

Elementos por Procedimiento


2.0 Alcance
En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento, es decir, a quines afecta o qu limites e influencia tiene.

1.0 OBJETIVO
Este Procedimiento General incluye los requisitos de la documentacin establecidos por el apartado 4.2 de la Norma Tcnica Peruana ISO 9001:2000 y, recoge la sistemtica utilizada por la Organizacin para controlar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) implantado en la Clnica y basado en la citada norma.

2.0 ALCANCE 2.1 Este Procedimiento General afecta a todos los documentos integrantes del SGC, (documentacin tanto interna como externa), as como los registros que sirvan para proporcionar evidencia objetiva de la conformidad del SGC existente con las norma ISO 9001:2000. 2.2 Se aplica a toda la Base Documental del Sistema de Gestin de la Calidad 3.0 REFERENCIAS NTP ISO 9001:2000, apartado 4.2.3 Manual de Calidad de la Organizacin

Elementos por Procedimiento


3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos
Se sealar el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realizacin de las actividades del procedimiento del rea responsable de realizar las funciones y no abordar atribuciones o responsabilidades de otras reas; tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos de una organizacin y las actividades de una unidad responsable; debe tener especial atencin en lo siguiente: Los enunciados deben redactarse en modo imperativo. Se deben establecer responsables de la operacin del procedimiento. Debern enumerarse consecutivamente despus del nmero del apartado que le corresponda. En caso de existir excepciones, se debe mencionar el cargo y nivel jerrquico que le puede autorizar.

1.0 Propsito 1.1 Establecer los lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructura Organizacional Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y Aprobacin 2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a las unidades responsables de la Secretara de Salud para que elaboren sus Propuestas de Modificacin de Estructura Organizacional

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos 3.1 Los Lineamientos para las Propuestas de Modificacin Estructura Organizacional sern elaborados conforme a la normatividad enviada por la Oficina de Racionalizacin 3.2 Los Lineamientos debern ser emitidos a travs de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.

Elementos por Procedimiento


5.0 Documentos de referencia
Son aquellos documentos que son requeridos para poder llevar a cabo el procedimiento, y que sirven para tener un mejor entendimiento del mismo o completar su ejecucin.

6.0 Documentos de referencia

Documento

Cdigo (Cuando aplique)

Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos Manual de Organizacin de las Organizacins Reglamento Interior de la Secretara de Salud

No aplica

No aplica

No aplica

Sesin 2: Productos requeridos por el taller

Desarrollar los elementos generales del manual de procedimientos de cada rea. Desarrollar los primeros tres elementos por procedimiento identificado .

Elementos por Procedimiento


Elementos generales Portada Codificacin del Procedimiento Denominacin del Procedimiento Firma de responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Procedimiento 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Documentacin Aplicable 6. Descripcin del Procedimiento 7. Diagrama de flujo 8. Distribucin (segn lista de distribucin) 9. Anexos 10. Cambios en esta versin

Elementos por procedimiento

Elementos por Procedimiento


6. Descripcin del procedimiento
Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que debern agruparse en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo, dnde y cundo se hace, a travs de la narrativa de las etapas que constituyen las diferentes fases del procedimiento.
Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente del indicativo, en tercera persona del singular, ejemplo; elabora, enva etc. Se deber buscar que las actividades sean agrupadas en etapas para facilitar su diagramacin. Numere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia lgica del procedimiento. Las etapas deben comenzar con adverbios como (Autorizacin, verificacin, etc.)

Descripcin del procedimiento Secuencia de etapas 1. Etapa primordial. Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad, etc 2.1 Actividad 2.2 Actividad 2.3 Actividad, etc Responsable Responsable A

2. Etapa primordial.

Responsable B

3. Etapa primordial.

3.1 Actividad 3.2 Actividad 3.3 Actividad, etc

Responsable C

Elementos por Procedimiento


7.0 Diagrama de flujo
Es la representacin esquemtica del procedimiento, donde se ilustra grficamente con smbolos convencionales la estructura, la dinmica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo. Este medio nos permite: Conocer e identificar las etapas primordiales de un procedimiento. Agrupar distintas actividades en una sola etapa permite la sntesis y mejora la visualizacin de las actividades presentadas. Descubrir fallas tales cmo, redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas interpretaciones.

5.0 Diagrama de flujo

SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS

Elementos por Procedimiento


7.0 Registros
Documentos o elementos que servirn de evidencia de la relacin de nuestras actividades. Se deben relacionar los formatos que sirven de evidencia, describiendo brevemente su aplicacin, interpretacin y uso:

7.0 Registros

Registro

Tiempo de Conservacin

Responsable de Conservarlo

Cdigo de registro o identificacin nica d)

a)

b)

c)

a) Registro: Se anotar el documento utilizado y generado en las actividades del procedimiento. b) Tiempo de conservacin: El lapso en que permanece vigente el registro. c) Responsable de conservarlo: Persona o rea sealada en la descripcin del procedimiento. d) Cdigo registro o identificacin nica: Es el cdigo asignado al documento utilizado o general en las actividades del procedimiento.

Elementos por Procedimiento


8.0 Glosario

Consiste en la definicin de la terminologa tcnica utilizada en el texto del documento. El glosario, presentado por orden alfabtico, proporciona elementos para una adecuada comprensin del mismo, facilitando su consulta, deber presentarse en cada procedimiento.

8.0 Glosario

8.1 Propuesta de Modificacin EstructOrganizacinal: Documento que integra los elementos necesarios para la modificacin de una estructOrganizacina orgnica, y que es analizado y dictaminado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, autorizado por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica. 8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto que sirve como gua a las unidades responsables para la presentacin de sus Propuestas de Modificacin EstructOrganizacinal.

Elementos por Procedimiento


9. Anexos
Documentos que nos sirven como complemento para la aplicacin del procedimiento, y que se utilizan o generan durante las actividades del procedimiento.
10.0 Anexos

10.1 Formato para la integracin de estructuras orgnicas. 10.2 Minuta de trabajo. 10.3 Lista de asistencia.

Elementos por Procedimiento


10. Registro de las Modificaciones
En este apartado se deber describir en forma clara y breve las modificaciones que se realicen en cualquier parte del documento. Si el documento es elaborado por primera vez, se deber reqistrar el formato como No Aplica. a.Nmero de revisin: Se anotara el nmero arbigo correspondiente a la revisin del documento. b.Nmero de la versin: Se anotara el nmero arbigo correspondiente a la versin del documento si este ha cambiado sustancialmente c. Fecha de actualizacin: Es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y aprobaciones del procedimiento. d.Descripcin del cambio: Se mencionarn brevemente las razones que motivaron al cambio del procedimiento.

10. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Sesin 3: Productos requeridos por el taller

Desarrollo completo de los elementos de los procedimientos presentados en el taller. Integracin del Manual de Procedimientos de cada una de las unidades administrativas. Se deber acordar fecha lmite para la entrega del manual.