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TEMA: ARCHIVO COMPETENCIA:

Desarrollar la competencia requerida en archivo como recurso documental para su aplicacin en la administracin y proceso de los documentos en la organizacin, de acuerdo con la normatividad vigente con el fin de lograr eficiencia en la utilizacin y mantenimiento de los sistemas de archivo.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE: Aplicar los conceptos bsicos de archivstica y aplicar una apropiada gestin de los documentos con el fin de convertirse en un apoyo en la gestin de la oficina. Utilizar la organizacin, utilizacin y mantenimiento de los sistemas de archivo con el fin de comprender las bondades de las funciones y utilidades del archivo. Reconocer la gestin documental como parte indispensable en el contexto laboral de la entidad. MATERIAL: *Video Beam y parlantes * Archivador *NTC 4095, 5029, 4436 y 5397 Videos: ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DEL FUTURO http://www.youtube.com/watch?v=PjAbxqGRvqk GESTIN DOCUMENTAL http://www.youtube.com/watch?v=wyvKxeDs-nw&feature=related

Sugerido: http://es.scribd.com/maicol_duarte/d/38009782-NTC-4095 CONTENIDO: *ARCHIVO -Definicin -Material de Archivo -Funciones -Clases

-Conservacin de la informacin -Principios de ordenamiento alfabtico

ACTIVIDADES A DESARROLLAR : Teniendo en cuenta los contenidos sealados aprendizaje realice las siguientes actividades: Actividad 1: Para su evaluacin se presentan el siguiente caso de estudio sobre la gestin documental y archivo: CASO PRACTICO En la oficina de contabilidad de la Seccional de Administracin judicial de Boyac trabaja el seor Diego Torres, desempendose como auxiliar contable. Una de sus funciones consiste en revisar las cuentas por pagar con sus correspondientes soportes, para generar el comprobante de egreso y envo del mismo para su pago. Este seor tiene por costumbre, mantener en su estacin de trabajo los expedientes y todos los dems documentos internos y externos de su dependencia. Debido a la acumulacin y desorden de los documentos que son procesados, se presentan permanentes demoras en el trmite de las cuentas que requieren su intervencin, tambin por la prdida o extravo de los soportes y por los errores operativos que comete con frecuencia, tales como: Mala liquidacin de cuentas, inconsistencias del Nit o resolucin de la DIAN, entre otros. De igual forma, cuando el director del rea contable consulta en el archivo de su oficina, encuentra que hay cuentas en proceso o ya tramitadas que no aparecen radicadas; por lo cual, se presentan innumerables problemas de gestin. Usted en su calidad de empleado : - Qu acciones de mejoramiento en la gestin documental, debe emplear el auxiliar contable Sr. Diego Torres? en la gua de

- Considera que los archivos de gestin en esa dependencia estn siendo tratados de acuerdo con la tcnica archivstica? Argumente su respuesta Actividad 2: Los estudiantes realizaran ejercicio prctico donde tendrn que archivar de acuerdo a los principios vistos todas las cartas elaboradas en la unidad 4 y se cronometrara el tiempo para medir su agilidad al desarrollar dicha labor.

Actividad 3: Se realizara una puesta en comn para ver las falencias y correctivos a estas.