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Gua de Microsoft Excel

SICI 4008, 3028, 3017


Principios de Procesamiento de Datos en los Negocios Jos Juan Daz Caballero 2/6/2013

S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

Tabla de Contenido
Document Properties ........................................................................................................................... 3 Cmo ponerle nombre a los archivos .................................................................................................. 4 1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009) ..................................................................................... 5 Primera parte. ...................................................................................................................................... 5 Segunda parte. ..................................................................................................................................... 6 2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009)............................................................... 11 Formato.............................................................................................................................................. 14 Office Button (Office 2007) ................................................................................................................ 17 3. TEMPERATURA PROMEDIO................................................................................................................ 18 4. DISTRIBUCIN POBLACIONAL versin usando referencias absolutas................................................ 21 DISTRIBUCIN POBLACIONAL versin usando RANGE ............................................................. 23 5. Rbrica para la asignacin del Westernbank..................................................................................... 25 W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES ......................................................... 27 6. Datos estadsticos con grficas analticas. ......................................................................................... 29 7. La planilla de contribucin sobre ingresos de Hacienda .................................................................... 31 8. Registro Escolar (la magia del vlookup) ............................................................................................. 40 9. Contando votos con Excel .................................................................................................................. 42 10. Anlisis de Pareto (McDonough) ..................................................................................................... 43 11. Moving Average (Schroeder, 2004) ................................................................................................. 44 12. Demografa ecologa ........................................................................................................................ 45 13. Cinco clculos de Ecologa ............................................................................................................... 46 14. Excel disuelto en Tolueno ................................................................................................................ 48 15. Trabajo ad libitum en Excel .............................................................................................................. 50 16. Trabajo verbal en Excel. El jardinero................................................................................................ 50

Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus apellidos (sin acentos ni diresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Daz Caballero el nombre del archivo para la cuenta chequera sera: CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx

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Document Properties
Los archivos (files) de Excel se llaman WORKBOOK u Hoja de Clculo, los de Word se llaman documentos, los de PowerPoint presentaciones y todos ello poseen Document Properties.

Ilustracin 1 Cmo buscar Properties en Office 2010. 1. D clic a File, entonces a Info y finalmente a Properties. Ilustracin 2 Los tres pasos para activar Document Properties en Office 2007. 1. Office Button

3. Properties

2. Prepare

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Ilustracin 3 Llene el Document Properties con su informacin personal.

Cmo ponerle nombre a los archivos

Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus apellidos (sin acentos ni diresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Daz Caballero el nombre del archivo para la cuenta chequera sera: CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx

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1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009)


Primera parte. Primero, haremos la chequera y luego la protegemos con Data Validation.

=F2 D3+E3

Use el Comma Style donde haya dinero.

Ilustracin 4 Esta cuenta corriente slo usa una frmula que se copia en toda la columna F.

Excel llama las palabras en la fila 1 labels. Luego de escribirlas sombrelas y d clic en Bold. La fecha en la columna A se escribe 5/20 y Excel lo traduce automticamente a 20-May. La columna C, descripcin, se formate con Center. La cantidad inicial de $2,500 en las celdas E2 y F2 se les aplic el formato de $ o currency. Copie la frmula en la celda F3 a todas las celdas de F4 a F15 (Copy & Paste). A las cantidades en las columnas D, E y F se les aplic el formato comma style que es idntico a currency pero sin el signo de $. Para eliminar Worksheets busque en el Ribbon de Home el grupo Cells. OJO asegrese que est en la hoja que quiere eliminar. Si comete un error siempre puede dar las teclas [Ctrl]+[Z] o Undo
Las celdas que contienen fechas pueden recibir el formato de Date que se encuentra en el grupo de de Number en la pestaa de Home.

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Ilustracin 5 En Home encontrar a la derecha el grupo Cells con las opciones para eliminar. Fjese en todos los iconos o comandos de Excel que son los mismos de Word y PowerPoint.

En este ejemplo decidimos cambiar los nombres de Sheet1 y Sheet2. Esa opcin la recomendamos para tener documentos ms claros. Tambin recomendamos eliminar las hojas que no se usan para evitar confundir al usuario. Cuando necesite aadir hojas d clic en los iconos que se ven en la ilustracin

Ilustracin 6 Fjese en las tres formas que se muestran para aadir hojas, dos Insert y las teclas [Shift] con [F11]. Excel es famoso por ofrecer mltiples opciones para hacer todo.

Segunda parte. Luego de crear la hoja la protegemos de que escriban datos errneos.
Vamos a usar Data Validation para tres cosas: evitar que el usuario escriba nmeros negativos o palabras en los retiros y depsitos, poner un mensaje de error en espaol y orientar al usuario de [6]

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qu debe escribir. Seleccione con el mouse todas las celdas desde la D2 a la E15 y d el siguiente comando: Data Data Tools Data Validation Settings

Ilustracin 7 En Data Validation Settings marque nmeros decimales que sean mayores o iguales a cero.

No se pueden poner negativos ni palabras en las columnas D y E pues daara la frmula del balance en la columna F. Luego de activar el Data Validation pruebe escribir retiros y depsitos corruptos para probar cmo trabaja este comando. Recuerde primero sombrear las celdas de retiros y depsitos, D2:E15 antes de aplicar Data Validation.

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Use formato de Date para las fechas

Ilustracin 8 En Data Validation Input Message escriba un mensaje al usuario que

aparecer automticamente cuando el usuario de clic a los retiros o depsitos.

El tercer comando del Data Validation es el mensaje de error o Error Alert que aparecer si el usuario escribe nmeros negativos o letras en las celdas de retiros y depsitos, D2:E15.

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Ilustracin 9 En Data Validation Error Alert escriba su mensaje de error en espaol si se ponen datos errneos como palabras o negativos en los retiros o depsitos.

No olvide, cuando termine completamente la cuenta en el primer worksheet la copia a otro y le cambia los datos PERO no tiene que alterar el formato ni las ecuaciones o funciones. Recuerde cambiar el nombre en el Sheet tab.

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 La ltima mejora que le haremos a la cuenta del banco es que la columna del balance cambie a rojo si hay un sobregiro. Usamos rojo siguiendo la tradicin de contabilidad de decir que los nmeros estn as cuando hay problemas. Esto sucede si hay un pago o retiro mayor que el balance disponible o se entra un depsito menor al esperado. Usaremos el conditional formatting en las celdas F2:F15.

Dar clic a Home Styles Conditional Formatting Highlight Cells Rules Less Than y escribimos 0.

Esos retiros causaron un sobregiro. Las celdas cambian automticamente a rojo gracias al Conditional Formatting.

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2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009)


=TODAY()

=B17 * F17 =B18 * F18


El significa que al no haber nada la multiplicacin da cero.

Para llenar automticamente los nmeros del 1 al 20 escriba 1 y 2 en las celdas A17 y A18 entonces sombrea AMBAS celdas y estire hasta celda A36 .

Use el Comma Style en las celdas donde va dinero, columnas F y G.

precio unitario lleva Data Validation para evitar precios negativos


=SUM(G17:G36) =G37 * 1% =G37 * 6% =SUM(G37:G39)

Ilustracin 10 Imagen de cmo quedar la orden de compra. Excel har todos los clculos.

Las tablas siguientes muestran celda por celda lo que debe escribir para lograr el ejemplo de orden de compra.

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 Tabla 1 Todas las etiquetas o labels que lleva la orden de compra.

celda A1 A2 F1 F2 F3

contenido
Tienda El Palmar Feliz
Era en una playa de mi tierra tan querida fecha: P.O. #: Nm. Cliente:

celda G1 G2 G3 E6 F6 F7

contenido
=TODAY() 2025 1230025

Enviar a: Sr. Blanco Prieto Tienda El Palmar Feliz Urb. La Playita Marginal El Condado Santurce, Puerto Rico 00734 (787)257-4979

A6 C6 C7 C8 C9 C10 C11

Cliente:

F8 F9 F10 F11

Sra. Lambestoy Ferretera La Ma Parque Industrial Minillas 170 Carretera 174 Bayamn, Puerto Rico 00959 (787)630-6330

F37 F38 F39

Subtotal IVU ELA IVU municipal Total

A13 D13 F13 B16 C16 D16 F16 G16

Manera de envo: Termino de Envo: Fecha de envo:


Qty
Item # Descripcin Precio unitario Subtotal

F40 E44 G44

Autorizado por fecha

Pngale Data Validation (como en el ejercicio anterior) a la columna F para evitar precios unitarios negativos y a la columna B.

Proceda a escribir toda esa informacin en las celdas indicadas. Si comete algn error salga dando [Enter] y vuelva a escribir la informacin. En la Tabla 2 estn todas las frmulas o ecuaciones. No hay un orden particular de qu escribir primero si labels o frmulas. Hasta que no haya nmeros el resultado de las frmulas ser cero - . D constantemente las teclas de [Ctrl] [S] a la vez para grabar su trabajo, puede llamarlo
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purchase order mis apellidos.xlsx (puede haber espacios en el nombre del archivo y no tiene que escribir el ".xlsx " ).
Tabla 2 Todas las frmulas o ecuaciones que lleva la orden de compra. El signo de = es necesario escribirlo.

celda G17 G18 G19 G20 G21 G22 G23 G24 G25 G26 G27 G28 G29 G30 G31 G32 G33 G34 G35 G36

contenido =B17 * F17 =B18 * F18 =B19 * F19 =B20 * F20 =B21 * F21 =B22 * F22 =B23 * F23 =B24 * F24 =B25 * F25 =B26 * F26 =B27 * F27 =B28 * F28 =B29 * F29 =B30 * F30 =B31 * F31 =B32 * F32 =B33 * F33 =B34 * F34 =B35 * F35 =B36 * F36

celda G37 G38 G39 G40

contenido =SUM(G17:G36) =G37 * 6% =G37 * 1% =SUM(G37:G39)

G1 =TODAY( ) La funcin TODAY pone automticamente la fecha de hoy en la celda. Si tiene que poner otra fecha sencillamente escrbala en la celda en vez de =TODAY().

Las celdas de la G17 a la G36 lo que hacen es multiplicar la cantidad de artculos, Qty, que se encuentran en la columna B por el precio por unidad que se encuentra en la columna F. Todas las frmulas y funciones comienzan con el signo de = . La multiplicacin es * . La celda G37 suma todos los subtotales desde la celda G17 a la G36. La celda G38 multiplica la suma anterior por 6% para calcular el IVU1 estatal. La celda G39 multiplica la suma anterior por 1% para el IVU municipal. La celda G40 suma las tres celdas anteriores para calcular el Total.

Para evitar escribir todas las frmulas de la G17 a la G36 simplemente copie la frmula de la celda G17 a todas las celdas hasta la G36 (Copy & Paste) y Excel ajustar automticamente el nmero de la fila.

Cuando complete la tienda en el primer worksheet la copia a otro y le cambia los datos pero sin modificar las ecuaciones ni formatos.

El IVU es un impuesto fijado sobre toda transaccin de ventas al detal, uso, consumo o almacenamiento de una partida tributable en Puerto Rico.

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Ilustracin 11 Imagen que muestra los datos y ecuaciones en las columnas que deben ir. Note que la Descripcin entre las columnas D y E estarn unidas con el comando Merge & Center.

Formato
Siguiendo las tablas 1 y 2 ya tenemos nuestra orden de compra trabajando. Simplemente, ponga algunas cantidades bajo Qty en la columna B junto con sus precios en la columna F y ver como Excel ya calcula todo automticamente. Para finalizar la hoja nos faltan detalles de formato. La columna A, donde van los nmeros del 1 al 20, debe ser bastante angosta o estrecha como un 2.5 aproximadamente2. La columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las dems columnas no se cambiaron del formato original o default. Las columnas F y G deben tener formato Comma Style y la F adems debe tener Data Validation para evitar precios unitarios negativos o letras y palabras. La celda del Total en la columna G debe tener el formato de Currency, $.

Si su copia de Excel ha sido cambiada a pulgadas esta medida entonces es 0.25" en vez de 2.5

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Para finalizar la hoja nos faltan detalles de formato. La columna A donde van los nmeros del 1 al 20 debe ser bastante angosta o estrecha como un 2.5 aproximadamente. La columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las dems columnas no se cambiaron del formato original o default.

Ilustracin 12 Note como el men de Format adems de las opciones de ancho de las columnas tiene las opciones de altura (height) y de ocultar columnas con el Hide & Unhide

No importa cun finita sea una columna el Formula Bar siempre muestra su contenido como si fuera una radiografa de lo que oculta la celda. Por ejemplo la columna G muestra los resultados de las ecuaciones pero el Formula Bar ensea las frmulas. Vea las opciones de AutoFit donde Excel achica o agranda automticamente. Con Hide & Unhide podemos tapar filas o columnas que tengan datos privados como nombres o nmero de seguro social para evitar que el usuario las vea o sean impresas en papel. El comando de Rename Sheet sirve para cambiar el nombre de Sheet1 por Purchase Order.

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Los cuadritos alrededor de Manera de Envo, Termino de Envo y Fecha de envo se dibujan sombreando las celdas, como en el ejemplo de la F13 a la G14, y en el men de bordes se escogi Outside Borders. Y as sucesivamente con las dems.

Ilustracin 13 El men de poner bordes tambin se encuentra en Word. El lector, si desea, puede aplicar los dems comandos de formato como negritas y colores a nuestro orden de compra.

El ltimo detalle de formato que vamos a usar en esta hoja es el Merge & Center que permite unir celdas para escribir mejores labels. Queremos lograr que la palabra Descripcin quede centralizada sobre las columnas D y E. Escribimos la palabra Descripcin en la celda D16 y con Merge & Center hacemos que se estire desde la columna D a la E. Vea la ilustracin siguiente.

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Office Button (Office 2007)

El Office Button o la bolita arriba a la izquierda es un comando nuevo de Office 2007. Es lo que antes se conoca como File Aqu mostramos la opcin de Print Preview que permite ver como quedara la hoja si se imprime. Con Print Preview creamos la bonita imagen del Purchase Order con que empieza este captulo.

Ilustracin 5 Adems del Print Preview explicado arriba el Save As en el Office Button permite guardar la hoja en el formato del Office viejo.

Ejemplo de cmo sumar con Excel

Ilustracin 14 Cmo sumar con Excel. [17]

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3. TEMPERATURA PROMEDIO
Narrativa: Utilice el programa Excel para organizar los siguientes datos y determinar la temperatura promedio de varias ciudades segn una serie de frmulas especificadas en este ejercicio. Requisitos:
1. Crearn los siguientes Labels: Ciudad, Temperatura mnima, Temperatura mxima y Temperatura promedio. Deben colorear cada uno de los labels. 2. Localicen la temperatura mnima y mxima para un total de 6 ciudades en un periodo especfico de tiempo (puede ser un da). Pueden buscar la informacin en Internet o en algn peridico. Es importante que incluyan copia del documento donde encontraron la informacin o la ficha bibliogrfica en APA o MLA. 3. Organicen los datos y diseen la frmula o funciones para determinar la temperatura promedio por cada una de las 6 ciudades o estados. 4. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, nmero de estudiante, fecha y cualquier otro dato pertinente. 5. Ordenar (sort) los datos por Ciudad, temperatura mnima y temperatura mxima en 3 hojas separadas. Nunca entregue hojas (worksheet) vacas.

Herramientas o funciones a utilizar:


Funciones:

MAX( ) MIN( ) AVERAGE( ) MEDIAN( ) MODE( )

Icono de Sort:

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Ejemplo:

Ejemplo mostrando las frmulas3:

Use

Use Data Validatio

En la celda E4 puede programar este aviso =if( B4 > C4, "Error en los datos.", " " )

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 Ejemplos ordenados (sort) por Ciudad, Mnima y Mxima4:

sor t

sor t

sor t

En la celda E4 puede programar este aviso =if( B4 > C4, "Error en los datos.", " " )

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4. DISTRIBUCIN POBLACIONAL versin usando referencias absolutas


Narrativa:

Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes disear las frmulas usando la funcin de Relacin Absoluta en referencia a la celda que contiene la poblacin total. Requisitos:
1. Crearn los siguientes labels: Pueblo, Poblacin y porcentaje. Deben aplicar color a toda la tabla. Hagan una combinacin de entre dos a tres colores. La idea es que los colores mejoren el aspecto esttico de la tabla y por ende su interpretacin. 2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son: Atlantic- 206,300 Burlington- 382,500 Camden- 492,900 Cape May- 92,900 Cumberland- 136,500 Gloucester- 210,700 Salem- 65,500 3. Indica la poblacin total mediante una frmula y la celda que contenga este dato ser la referencia absoluta para determinar el porcentaje de la poblacin de cada ciudad. 4. Incluyan una grfica de barra con los resultados. 5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las frmulas ([Ctrl]+[~]). 6. Ordenar, (DataSort), la tabla por Pueblo y por Poblacin. 7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, nmero de estudiante, fecha y cualquier otro dato que solicite el profesor.

Herramientas o funciones a utilizar:


Funciones: MAX( ) MIN( ) AVERAGE( ) MEDIAN( ) MODE( )

Icono de Sort:

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 Ejemplo con datos y sus frmulas. Use el formato de porcentaje %:

Poblacin lleva Data Validation para evitar poblacin negativa

celda B10

Ejemplos por orden alfabtico y por poblacin. Note que no importa el orden los datos de cada ciudad no cambian.

sor t

sor t

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DISTRIBUCIN POBLACIONAL versin usando RANGE


Narrativa:

Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes disear las frmulas usando named ranges en vez de Relacin Absoluta en referencia a la celda que contiene la poblacin total. Requisitos:
1. Crearn los siguientes labels: pueblo, poblacin y porcentaje. Deben aplicar color a toda la tabla. Hagan una combinacin de entre dos a tres colores. La idea es que los colores mejoren el aspecto esttico de la tabla y por ende su interpretacin. 2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son los mismos del trabajo anterior. 3. Indica la poblacin total mediante una frmula y la celda que contenga este dato ser llamada total para determinar el porcentaje de la poblacin de cada ciudad. 4. Incluyan una grfica de barra con los resultados. 5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las frmulas ([Ctrl]+[~]). 6. Ordenar, (DataSort), la tabla por pueblo y por poblacin. 7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, nmero de estudiante, fecha y cualquier otro dato que solicite el profesor.

Herramientas o funciones a utilizar:


Funciones: MAX( ) MIN( ) AVERAGE( ) MEDIAN( ) MODE( ) Icono de Sort:

En este trabajo se marca el rang5e de celdas B3:B9 y en el Name Box se escribe poblacion. Para el range de celdas C3:C9 se pone en el Name Box porcentaje. Y la celda B10 se llamar total. Esto hace ms cmodo usar Excel pues en vez de las funciones ser as =SUM( B3:B9 ) se escriben as =SUM( poblacion ) lo cual es ms sofisticado y claro.

En Excel un grupo de celdas juntas se llama range. [23]

S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 Ejemplo con datos y sus frmulas. Use el formato de porcentaje % :

Poblacin lleva Data Validation para evitar poblacin negativa


celda B10 lleva el nombre de total

el range B3:B9 se llama poblacion

el range C3:C9 se llama porcentaje

sort

sort

Ejemplos por orden alfabtico y por poblacin. Note que no importa el orden, el dato de cada ciudad no cambia, ej. Burlington siempre es 382,500.

Recuerde cambiar las pestaas Sheet1 y Sheet2 por el nombre correcto y eliminar los Sheet que no se usen.
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5. Rbrica para la asignacin del Westernbank.


Crearn los siguientes cuatro informes en Excel para el W HOLDING COMPANY, INC. 1. Consolidated Statements of Financial Condition 2. Consolidated Statements of Income 3. Consolidated Statements of Changes In Stockholders' Equity and of Comprehensive Income 4. Consolidated Statements of Cash Flows Los datos para cada hoja los encuentran en 1. Westernbank.htm 2. Westernbank2.htm 3. Westernbank3.htm 4. Westernbank4.htm Pueden buscar los datos originales directamente en la siguiente pgina web http://www.uprb.edu/profesor/jjdiaz/. Crearn un archivo en Excel que se llamar WESTERNBANK.XLS y que contendr cuatro hojas (worksheets), una para cada Statement. Sus hojas en Excel tendrn los mismos datos del banco pero con TODAS las frmulas necesarias para calcular todos los totales, subtotales, et cetera. Esta asignacin vale 40 puntos. El trabajo del Informe Financiero del banco debe tener: 1. Los Sheet Tabs cambiados: sheet ttulo modelo Financial Westernbank.htm Sheet 1 Condition Statement Of Westernbank2.htm Sheet 2 Income Stockholders Westernbank3.htm Sheet 3 equity Westernbank4.htm Sheet 4 Cash Flow necesita crear 90 frmulas 5 frmulas x 2 aos = 10 11 frmulas x 4 periodos ms 2 adicionales= 46 13 frmulas x 2 aos = 26 6 frmulas x 2 aos = 12

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2. Las cantidades de frmulas en cada hoja son: Sheet 1 Financial Condition 5 frmulas x 2 aos = 10. Sheet 2 Sheet 3 Sheet 4 Statement Of Income Stockholders equity Cash Flow 11 frmulas x 4 periodos + 2= 46. 13 frmulas x 2 aos = 26. 6 frmulas x 2 aos = 12.

Si usted descubre ms frmulas NO es error, pero si tiene de menos S. 3. Hay hojas que hacen referencia a cantidades en otras hojas (por ejemplo el Net Income en la cuarta hoja se calcula desde la segunda) para que el nmero le aparezca copiado automticamente le recomiendo usar nombres propios para las celdas (Named Ranges). Recibir los datos automticamente de un Sheet a otro cuenta como frmula. 4. Puede darle colores diferentes a las columnas de los aos para que se vea ms claro su trabajo. El siguiente ejemplo muestra la parte 1. Consolidated Statements of Financial Condition con las celdas donde van frmulas sombreada a color. A usted le corresponde descubrir todos los lugares que llevan clculos y cul frmula o funcin es, para cada uno de las cuatro tablas. Pueden trabajar esta asignacin en parejas si desean pero escriben la informacin de ambos en el Document Properties.

Ejemplo del Consolidated Statements of Financial Condition


Part I. Financial Information Item I. Financial Statements

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W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES CONSOLIDATED STATEMENTS OF FINANCIAL CONDITION (UNAUDITED) (DOLLARS IN THOUSANDS, EXCEPT SHARE DATA) September December 30, 31, 2001 ASSETS Cash and due from banks Money market instruments: Federal funds sold and securities purchased under agreements to resell Interest bearing deposits with banks Trading securities, at fair value Investment securities available for sale, at fair value Investment securities held to maturity, with a fair value of $2,029,514 in 2001 and $1,620,264 in 2000 Federal Home Loan Bank stock, at cost Mortgage loans held for sale, at lower of cost or market Loans, net of allowance for loan losses of $38,282 in 2001 and $28,928 in 2000 Accrued interest receivable Premises and equipment, net Other assets Total $49,940 $45,936 2000

139,508 14,398 50 73,552

169,309 11,305 2,161 27,806

2,023,361 38,450 3,127

1,656,687 29,800 4,640

2,670,270 35,473 40,254 40,427

2,203,660 46,951 41,738 20,864 $4,260,857

Crear una frmula

$5,128,810

LIABILITIES AND STOCKHOLDERS' EQUITY

LIABILITIES: Deposits Securities sold under agreements to repurchase Advances from Federal Home Loan Bank Term notes Other liabilities Total liabilities $2,988,345 1,560,655 120,000 48,000 34,326 $2,636,695 1,179,073 120,000 48,000 26,471 4,010,239

Crear una frmula

4,751,326

COMMITMENTS AND CONTINGENCIES

STOCKHOLDERS' EQUITY:

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
Preferred stock $1.00 par value per share (liquidation preference $25 per share);20,000,000 shares authorized; 1,219,000 shares of 7.125% Non-cumulative, Convertible outstanding; 2,001,000 shares of 7.25% Non-cumulative Monthly Income Preferred Stock, 1999 Series B, issued and outstanding; 2,208,000 shares of 7.60% Non-cumulative Monthly Income Preferred Stock, 2001 Series C, issued and outstanding and1 ,791,999 shares of 7.40% Non-cumulative Monthly Preguntar al profesor! Income Preferred Stock, 2001 Series D, issued and outstanding Common stock - $1.00 par value per share; authorized 300,000,000shares; issued and outstanding 41,501,700 Paid in capital Retained earnings: Reserve fund Undivided profits Accumulated other comprehensive income (loss), net of income tax of $209 in 2001 and $10 in 2000 21,901 119,907 17,302 93,241

7,220

3,220

41,502 187,654

41,502 95,313

-700

40

Total stockholders' equity

Crear una frmula

377,484

250,618

TOTAL Crear una frmula See Notes to Consolidated Financial Statements.

$5,128,810

$4,260,857

Ejemplo de cmo multiplicar con Excel

Ilustracin 15 Ejemplo de cmo multiplicar con Excel


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6. Datos estadsticos con grficas analticas.


Este trabajo consiste en crear unos datos en Excel, calcular unas estadsticas usando las funciones usadas en los trabajos anteriores, para hacerle tres grficas analticas (pie chart, lnea y columnas).

Informe de distritos por trimestres


distritos
trimestre 1 trimestre 2 trimestre 3 trimestre 4 total mx. mn. mean porcentaje del total

Arecibo 50 76 63 65 254 76 50 63.5 11.9% Bayamn 62 74 45 63 244 74 45 61.0 11.4% Carolina 110 95 105 94 404 110 94 101.0 18.9% Guayama 65 65 58 45 233 65 45 58.3 10.9% Humacao 45 78 69 65 257 78 45 64.3 12.0% Mayagez 48 89 58 86 281 89 48 70.3 13.2% Ponce 59 96 65 60 280 96 59 70.0 13.1% San Juan 48 95 21 19 183 95 19 45.8 8.6% total 487 668 484 497 2136 mximo 110 96 105 94 mnimo 45 65 21 19 promedio 60.9 83.5 60.5 62.1 porcentaje 22.8% 31.3% 22.7% 23.3% del total Tabla 3 Todas las estadsticas se calculan con las funciones de Excel. Los porcentajes no son una funcin, para ellos hay que dividir cada total entre la celda del gran total, la que se ve en rojo con el valor 2136. Use el Data Validation en los datos para evitar errores de letras o palabras. Aqu se van a usar los datos de Arecibo (una serie sola) para hacer una grfica circular o Pie y los datos de varios distritos (varias series) para hacer una grfica de lnea y otra de barras (column). Vea los ejemplos a continuacin. Note que los datos estn ordenados alfabticamente por Distritos. Tambin los datos tienen Data Validation para evitar letras y palabras.

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

eje de x u horizontal

Ilustracin 16 En la grfica de lnea el eje de X (la horizontal) tiene que ser tiempo, como los trimestres aqu.

Ilustracin 17 En la grfica de barras no hay restricciones de cuntas series o de qu va en el eje de X En la horizontal pueden ir Trimestres o Distritos.. Este trabajo de hacer grficas se explica bien detalladamente en el captulo 7 del libro Nuevo Excel Rapidito! y en la pgina Excel 91 del libro Aplicaciones Office (Batista, 2007). Ambos libros estn disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en Borders donde los puede leer libremente. Tiene que entregar tres grficas: pie, columnas o barras y lineal cada una en su propia hoja. Junto con los datos. No debe entregar las mismas grficas que se muestran aqu, use otros datos.

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Gua de Excel

7. La planilla de contribucin sobre ingresos de Hacienda


Este trabajo consiste en crear en Excel la planilla de contribuciones sobre ingresos del Departamento de Hacienda. De las docenas de encasillados y anejos de la Planilla solamente tienen que hacer los siguientes: Sheet 1 Sheet 2 Sheet 3 Sheet 4 Sheet 5 Encasillado 2 Encasillado 3 Anejo A parte I Anejo A parte II Anejo I parte I 5 frmulas 10 frmulas 3 frmulas 3 frmulas 12 frmulas

Este trabajo consiste en pasar a Excel todas las lneas de la planilla. El usuario escribe los nmeros y su hoja de Excel har los clculos. La propia planilla indica exactamente qu clculo hay que realizar (Hacienda nos dice qu restar o sumar). Debera tener abierta la planilla en la computadora o en papel a su lado.

Ilustracin 18 Encasillado 2 va en el Sheet 1. Este trabajo se explica en el captulo 9 del libro Nuevo Excel Rapidito! que se encuentra en Reserva en la Biblioteca.

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

http://www.hacienda.gobierno.pr/planillas_y_formularios/individuos.html

Ilustracin 19 Para bajar la Planilla desde la pgina Web use la del 2007 que es la usada en este ejemplo y en el libro Nuevo EXCEL Rapidito!

Funciones especiales adicionales para el trabajo de la planilla de contribuciones


Sheet 1 Encasillado 2 5 frmulas o funciones Lleva la function =COUNT( ) en la lnea: Total de comprobantes con esta planilla

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Gua de Excel

=count(G2:G5)

Sumar la retenida y los salarios

Ilustracin 20 Encasillado 3 va en el Sheet 2

La lnea 5. Ingreso Bruto Ajustado se debe copiar automticamente del Sheet 1 Encasillado 2 Sheet 2 Encasillado 3

10 frmulas o funciones

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

La lnea 7. Total deducciones detalladas se copia automticamente del Sheet 3 Anejo A parte I La lnea 9. Total deducciones adicionales se copia automticamente del Sheet 4 Anejo A parte II Lleva la function =MAX( ) en la lnea: 8. Deduccin fija o deducciones detalladas (Anote la mayor de la lnea 6 7)

Lleva Data Validation en las lneas: 6. DEDUCCION FIJA: 11. EXENCION PERSONAL:

Para escribir como si fuera un prrafo use el botn de wrap text.

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Gua de Excel

Para escribir como si fuera un prrafo use el botn de wrap text.

Van multiplicaciones en la lnea: 12. EXENCION POR DEPENDIENTES La lnea 14. INGRESO NETO SUJETO A CONTRIBUCION lleva la funcin =IF( )

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

sumar
s u m a r

sumar

Ilustracin 21 Anejo A parte I va en el Sheet 3

Sheet 3 Anejo A parte I 3 frmulas o funciones

Lleva Data Validation en la lnea: 3. Gastos incurridos en el cuido de hijos

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Gua de Excel

sumar
s u m a r

Ilustracin 22 Anejo A parte II va en el Sheet 4

Sheet 4 Anejo A parte II

Lleva Data Validation en las lneas: 1. Total aportaciones a cuentas de retiro individual 6. Intereses de prstamo de automvil La lnea 5. To Gastos ordinarios y necesarios se copia automticamente del Sheet 5 Anejo I parte I

3 frmulas o funciones

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

=if( ) =if( ) 50%

sumar

=if( ) =if( ) sumar

sumar 3% =min( )

Ilustracin 23 Anejo i va en el Sheet 5

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Gua de Excel

Sheet 5 Anejo I parte I

Lleva la funcin de =IF( ) en: 1. Comidas y entretenimiento C. y D. 2. Otros gastos J. y K. Lleva la function =MIN( ) en la lnea: 8. Deduccin por gastos ordinarios y necesarios

12 frmulas o funciones

www.hacienda.gobierno.pr

Este trabajo se encuentra explicado en su totalidad en el captulo 9 del libro Nuevo Excel Rapidito! que se encuentra en Reserva en la Biblioteca y en Borders donde lo puede leer sin comprarlo. Tambin puede bajar de Hacienda en el Internet esta Planilla del 2007 con su libro de instrucciones.

Los nombres de los archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus apellidos (sin acentos ni diresis). Por ejemplo si sus apellidos son Daz Caballero el nombre del archivo para el trabajo de las Planillas de Hacienda sera: PlanillasHaciendaDiazCaballero.xlsx

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

8. Registro Escolar (la magia del vlookup)


Este trabajo consiste en crear un registro escolar donde se va a usar la poderosa funcin vlookup para determinar automticamente la nota y otra informacin adicional.

Rbrica del trabajo a realizar: 1. Expandir la lista a 20 estudiantes 2. Expandir el registro de dos a cuatro asignaciones o trabajos 3. Tiene que usar la funcin VLOOKUP para crear: Nota, Mensaje y Escala de 4 puntos 4. Debajo de las asignaciones poner las funciones estadsticas: MAX, MIN, AVERAGE y MEDIAN 5. Use Data Validation para evitar poner datos errneos (negativos o letras y palabras).6 6. Use Conditional Formatting para destacar con color rojo si el estudiante lleva F. En la columna del porcentaje se aplica el conditional formating si ste es menor de 0.5 7. No olvide llenar el Document Properties 8. Tener dos secciones cada una en su propia hoja o worksheet con los nombres de los Sheet Tabs cambiados y las hojas vacas, como en todos los trabajos, eliminadas.

Data Validation y Conditional Formatting estn explicados en el trabajo 1. Cuenta chequera o ATH.

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Gua de Excel

Sumar todas las claves. Titular a la celda F3 como total

Sumar las notas de cada estudiante.

=vlookup(G7, curva, 2) =vlookup(G7, curva, 2) =vlookup(G10, curva, 3) =vlookup(G10, curva, 3)

Dividir la suma de cada estudiante entre total. Esta columna lleva conditional formatting.

Nombrar al grupo Nombrar al grupo de celdas como de celdas como curva adems de curva adems de cambiarle el color. cambiarle el color. celdas Dividir la celdas Dividir la

Debajo de las columnas de asignaciones y el porcentaje van las funciones estadsticas de: MAX, MIN, AVERAGE y MEDIAN.

nota mensaje escala de 4 puntos La tabla de la curva debe estar en su propio Sheet.

Este trabajo del Registro Escolar se explica detalladamente en el captulo 15 del libro Nuevo Excel Rapidito! y en los ejercicios E2 y E3 del libro Aplicaciones Office (Batista, 2007). Ambos libros estn disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en la librera Borders donde los pueden leer libremente. Pueden entregar el trabajo explicado aqu en esta Gua como cualquiera de las otras tres versiones explicadas en los libros de referencia.

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7 Use el View Page Layout View y escoja Click to add Header para poner el ttulo en el encabezamiento.

9. Contando votos con Excel

=B19*4 +C19*3 + D19*2 + E19 =SUM(B19:E19)*4 =G19 / H19

La columna H se conoce como base y es el mximo de puntos que se hubiera obtenido si todos los votos hubieran sido Excelente (4 puntos).

=SUM(G19:G25) puntos =SUM(H19:H25) base =puntos/base

Use el Data Validation

Esta hoja sirve para sumar o tabular cuntos puntos tiene una evaluacin como se muestra. La ecuacin o frmula en cada celda de la columna G consiste en multiplicar los votos recibidos en cada fila por los puntos que vale. Por ejemplo, en la primera pregunta el voto anotado en 4 (B19) se multiplica por los cuatro puntos que vale y el voto anotado en 2 (D19) se multiplica por dos. Su trabajo consiste en alterar esta hoja con una pregunta ms (8. en vez de 7.) y otra columna ms:
excelente 5 bueno 4 satisfactorio 3 deficiente 2 inaceptable 1 N/A

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Gua de Excel

10. Anlisis de Pareto (McDonough)


El principio de Pareto es tambin conocido como la regla del 80-20 y recibe ese nombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunci por primera vez y consiste en resolver un problema por lo menos hasta que el 80% de los afectados estn satisfechos. Supongamos que los datos de la tabla a la derecha son personas enfermas: Si no se tienen los recursos para curar a los 66 enfermos (100%) pues aplicaremos Pareto para tratar por lo menos a 53 personas (80%). El anlisis consiste en determinar quines de los 66 sern los 53 que recibirn tratamiento y quienes quedarn sin l. Primer paso, Segundo paso, ordenar de mayor a acumular o sumar menor los datos de todos los porcentajes acuerdo a la en la columna D o columna B o Q de cum. % para que se quantity. En la vea hasta cuntos columna C ya se han pueblos atender para calculado los cumplir con el requisito de 80%. Como se ve en la porcentajes que es dividir cada valor Q de cada tabla la suma de Culebra, Vega Baja y San Juan pueblo entre el total que est en la celda B7. cumplen con el mnimo de Pareto de 80%. En el prximo paso sumaremos los porcentajes Tristemente, los pacientes de Dorado y Carolina no para ver dnde la suma alcanza 80% seran atendidos de acuerdo al anlisis de Pareto. Finalmente, hacemos una grfica de columnas de la cantidad Q y una de lnea del porcentaje acumulado, cum. % para ver visualmente el anlisis de Pareto que ya realizamos arriba. 1. Seleccionamos simultneamente las celdas Series... y escoger Secondary Axis. A1:B6 y D1:D6 Esto crea un segundo eje de Y a la derecha de 2. Escogemos la pestaa Insert... la grfica con los porcentajes %. Charts... Column... 2-D 4. Ojo, si el nuevo eje de Y no termina en Clustered Column. Eso crea 100% se ajusta dndole right-click y se escoge Axis Options... Maximum Fixed inmediatamente una grfica de columnas. con 1.0 Entonces, se le da right-click a las columnas o 5. El ltimo detalle consiste en dar right-click a serie de cum. % para cambiarlas con Change las columnas para ensancharlas. Eso se hace Series Chart Type... a grfica de con Format Data Series y en Series lnea o Line. Tendremos a la misma vez Options se ajusta el Gap Width hasta que columnas y la lnea. se vean anchas las columnas como en nuestro 3. A la lnea nueva que se cre se le da rightejemplo arriba. click para escoger Format Data Con el anlisis grfico de Pareto vemos dnde la lnea horizontal de 80% interseca la curva de cum. %. Vemos que Dorado y Carolina quedaron despus que se alcanz el 80% y las pintamos de rojo. [43]

80%

S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

11. Moving Average (Schroeder, 2004)

Este trabajo consiste en realizar predicciones de demanda basadas en el promedio de la demanda en el pasado reciente. Primera parte: En la tabla vemos los datos que conocemos (la demanda Dt) en color rojo.7 Todos los dems valores son calculados con Excel. La columna At se calcula usando la funcin Average. La columna Ft es una copia del promedio que se calcul en la columna At y la columna F es una resta como se indica.

Segunda parte: Hay que crear una grfica analtica de lnea que muestre la demanda real y el promedio para ver visualmente cun bien result el estimado comparado con los datos reales. Opcional: Este trabajo se puede aumentar aadiendo una columna de Six-period moving average y tambin se va a calcular el error de esa prediccin en otra columna. Finalmente, se puede analizar con la funcin de desviacin estndar (=stddev) cual de las dos predicciones obtuvo menos error.

Las columnas B y C deben llevar Data Validation para evitar datos errneos. [44]

Gua de Excel

12. Demografa ecologa

Ilustracin 24 No olvide usar Data Validation para evitar cantidades negativas o labels

Este trabajo consiste en completar la tabla de datos demogrficos ecolgicos con Excel. Los nmeros que estn pintados de rojo son los datos provistos por el investigador. Todos los dems datos son calculados en la hoja de Excel. Las ecuaciones para cada columna estn descritas arriba en el encabezado de la tabla excepto para la columna nx , el estudiante debe de disear esa ecuacin o formula de Excel. Para ms detalles consulte el captulo 5 del libro Ecology on Campus (Kingsolver, 2006).

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

13. Cinco clculos de Ecologa


Aqu citamos cinco ejercicios de Ecologa del libro Ecology on Campus (Kingsolver, 2006) y de www.wikipedia.com El estudiante debe crear un archivo de Excel con cinco Sheets, uno para cada trabajo.

Ilustracin 25 Sheet 1, Lincoln-Petersen index

Ilustracin 26 Sheet 2, Schnabel Method

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Gua de Excel

Ilustracin 27 Sheet 3, 95% Confidence Interval

Ilustracin 28 Sheet 4, Logistic Growth Equation

Ilustracin 29 Sheet 5, clculo de la pendiente o slope

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S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

14. Excel disuelto en Tolueno


Usaremos una Curva de calibracin de Tolueno para demostrar la versatilidad de Excel. Construiremos una curva lineal partiendo de una serie de puntos que fueron calculados en el laboratorio. Pero primero vamos a ver qu es una funcin lineal. En la grfica a la derecha vemos los dos puntos rojos: (3.5, 5) y (9, 10). Si graficamos esos puntos podemos dibujar la funcin completa y entonces para cualquier otro valor de X podemos calcular su Y buscando su valor en el eje vertical de la grfica. Pero si calculamos mejor la funcin, Y = mX + b entonces no tenemos que usar la grfica para conocer la Y pues sustituimos los valores de X en la ecuacin, multiplicamos por la pendiente, m, y sumamos la b. Excel provee la funcin LINEST que calcula la pendiente, m, y el intercepto, b, para la funcin lineal. Usaremos la Curva de calibracin as: para una concentracin desconocida de Tolueno, buscaremos como parea su rea, Y para determinar la concentracin X y poder calcular la cantidad de Tolueno en la muestra. La tabla de datos conocidos de concentracin de Tolueno, a la derecha, la podemos visualizar como una serie de puntos que vamos a graficar para calcular su funcin lineal: (0.00235, 700394.5), (0.001175, 364957.6), (0.00047, 148560.7) y (0.000235, 69249.6). tolueno (M) 0.002350 0.001175 0.000470 0.000235 rea 700,394.5 364,957.6 148,560.7 69,249.6

Usaremos la grfica Scatter with Smooth Lines para ver la Curva de calibracin de Tolueno.

Curva de calibracin de Tolueno


750,000 650,000 550,000 450,000 350,000 250,000 150,000 50,000 0.0000 0.0005 0.0010 0.0015 0.0020 0.0025 148,560.7 69,249.6 364,957.6 700,394.5

La grfica analtica muestra como Excel dibuj una lnea recta a partir de los puntos que tenemos para la concentracin de Tolueno, X, y su correspondiente rea, Y. Pero como ya dijimos es ms importante conseguir la funcin Y = mX + b y usaremos la funcin de Excel LINEST para ello. [48]

Gua de Excel

Primer paso, marcar un range vaco de cinco filas por dos columnas. Segundo, escribir en el Formula Bar =LINEST( F47 : F50, E47 : E50, TRUE, TRUE ) Tercero, sombrear la funcin dentro del mismo Formula Bar y dar la siguiente combinacin de tres ) a la misma vez. =LINEST(F47:F50,E47:E50,TRUE,TRUE) Al hacer eso aparecern los clculos de LINEST.

=LINEST( F47:F50, E47:E50, TRUE, TRUE ) En la ilustracin se muestra en las columnas E y F los datos conocidos obtenidos en el laboratorio para el Tolueno. En las columnas I y J se marcaron con el mouse las 5 celdas x 2 columnas. Cuando se activa la funcin con Ctrl + Shift + Enter se llenarn inmediatamente con los clculos. Las etiquetas que se ven en las columnas H y K no aparecen automticamente, hay que escribirlas si desea. Para nuestros datos de Tolueno LINEST calcul una pendiente, m, de 297,079,739.47 y un intercepto, b, de 6,628.78 as que la Curva de calibracin para Tolueno es Y = 297079739.47X + 6628.78 Ahora si se traen valores de concentracin y rea de sustancias desconocidas se comparan con lo que la frmula predice para determinar si puede ser Tolueno.

Ilustracin 30 Aqu se muestra como se llena la informacin para el LINEST. [49]

S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7

15. Trabajo ad libitum en Excel


Este trabajo consiste en crear su propia hoja de Excel. Puede ser un ejercicio de sus cursos de la universidad, de su empleo o de su vida social. El trabajo tiene que tener: funciones (function) o ecuaciones (formula) grficas analticas imgenes y colores data validation dos o ms hojas o worksheets

16. Trabajo verbal en Excel. El jardinero.


Este trabajo consiste en calcular usando Excel cunto dinero puede costar recortar la grama de un negocio. El empleado puede recortar 5.3 pies cuadrados de grama por segundo. El rea del terreno es rectangular pero contiene un hermoso edificio y un amplio estacionamiento ambos rectangulares tambin. Su hoja debe mostrar claramente dnde escribir las dimensiones del terreno, el edificio y el parking. Tambin en la hoja se ver la constante de 5.3 pie2/seg. por si la deseamos cambiar y el jornal ($) por hora del empleado. Su hoja har todos los clculos necesarios y mostrar el rea de recortar FICHA BIBLIOGRFICA Batista, N. D. (2007). II. Segundo Ejemplo - Grfica de los totales de ventas. En N. D. Batista, Aplicaciones Office (pg. Excel 91). Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von Neumann Inc. Caballero, J. J. (2009). nuevo Excel Rapidito! Carolina, PR: Editorial John L. von Neumann Inc. Kingsolver, R. W. (2006). Ecology on Campus. (N. Lally-Graves, Ed.) San Francisco, California: PEARSON Benjamin Cummings. McDonough, M. (n.d.). Creating Pareto Charts With Microsoft Excel. Retrieved January 24, 2012, from BRIGHT HUB: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/8708.aspx#secn_1 Schroeder, R. G. (2004). Operations Management: Contemporary Concepts and Cases, 2/e (SECOND EDITION ed.). New York: Mc Graw Hill Irwin. grama y el costo del trabajo. Tiene que usar el View... Page Layout... para que parezca una factura. Su hoja debe evitar que las reas del edificio y el parking sean mayores que el propio terreno. Para evitar eso puede usar =if( ), Data Validation o Conditional Formatting, el que desee utilizar. Pruebe su hoja con los datos siguientes: para un lote de
1,000 x 2,000 con un edificio de 400 x 550 y un estacionamiento de 600 x 600 el costo de recortar la grama es $1,153.56 con un jornal de $15.50 por hora.

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