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Administracin de sistemas Informticos

El Rol del Administrador de sistemas informticos en la organizacin

Mg. Luis Alberto Esteban Villamizar Facultad de Ingenieras y Arquitectura Universidad de Pamplona

Grupo de Investigacin en Ciencias Computacionales CICOM Lnea de Investigacin en Ingeniera del Software

Sistema de Informacin
Conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de datos, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo de una organizacin. El dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, etc), un atributo o caracterstica de un objeto Procesos en los que se incluye operaciones como extraccin, manipulacin, tratamiento, depuracin, conservacin, acceso y/o colaboracin de la informacin adquirida por una organizacin a travs de diferentes fuentes y que define la forma de acceso y los derechos de los usuarios sobre la misma. Son los encargados de suministrar los recursos necesarios para la toma de decisiones, as como para mejorar los procesos, productos y servicios de la organizacin

Sistemas de Informacin

Procesos

Personal

Informacin

Productos

Tecnologa

Administracin

Principales acciones

Planificar Organizar Dirigir Controlar Evaluar

Recaen sobre

Objeto motivo del proceso de administracin

La Informacin

Ejercicio
Imaginar o recordar como serian los procesos en una institucin de educacin sin el uso de computadores Proceso de: Matricula Acadmica y Financiera Registro y expedicin de Calificaciones Expedicin de Certificados Por grupos imaginar los procesos de una determinada empresa y como manejaran la informacin involucrada en cada uno de los procesos.

Sistema Informtico

Procesos

Personal

Informacin

Productos

Computadores Software Redes

Tecnologa
Tcnicas de procesamiento

Ejercicio
Imaginar como serian los procesos en una institucin de educacin con el uso de la tecnologa disponible en 10 aos Proceso de: Matricula Acadmica y Financiera Registro y expedicin de Calificaciones Expedicin de Certificados

Administrador de Sistemas Informticos

Entidad Organizacional
Misin Visin

Proceso 1

Proceso 2

Proceso n

Organigrama
A sis dmin tem ist as rado Inf orm r de tic os

Tecnologa

Informacin

Funciones del Administrador de Sistema Informticos


Administrar la informacin Conocer los procesos de la organizacin Comprender la estructura orgnica y su relacin con la informacin Conocer la informacin que se requiere en cada proceso y por cada persona en una organizacin Garantizar la disponibilidad de la informacin tanto para los procesos como para las personas Garantizar la eficiencia en la comunicacin de datos Proponer mejoras en los procesos de tratamiento de informacin Participar en los planes estratgicos de sistemas de informacin Definir proyectos que permitan el mejoramiento de los sistemas de informacin.

El conocimiento de la organizacin y sus procesos

La organizacin y sus procesos

La organizacin y sus procesos


Coldeportes

Mapa de procesos

Mapas de procesos
Los pasos para hacer un mapa de procesos: 1) Identificar a los actores: Clientes, proveedores y otras organizaciones del entorno 2) Identificar la lnea operativa: est formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto o prestar el servicio objeto misional de la organizacin. 3) Aadir los procesos de soporte a la lnea operativa y los de Direccin: Direccin, mejora continua, estrategia,etc. 4) Aadir los procesos que afectan a todo el sistema: Gestin de reclamaciones, recursos humanos, auditorias internas Tpicamente cualquier organizacin puede definir bsicamente tres tipos de procesos: Estratgicos Claves, misionales o principales Apoyo

Mapa de procesos genrico

Tipos de procesos

Destinados a definir y Controlar las metas de la organizacin, sus polticas y estrategias

Procesos Operativos
Permiten Generar el producto o servicio que se entrega al cliente.

Procesos de Apoyo
Abarcan las actividades necesarias para El correcto funcionamiento de los Proceso operativos y estratgicos

Satisfaccin de expectivas del Cliente

Procesos Estratgicos

Requisitos del Cliente

Tpicos procesos Estratgicos


Planeacin Marketing Diseo de nuevos productos o servicios Gestin de calidad

Tpicos procesos Operativos


Pedidos Almacenamiento Produccin Envasado Transporte y distribucin

Tpicos procesos de soporte


Contabilidad Compras Gestin de proveedores Limpieza Control de calidad Gestin de recurso humano Gestin documental Mantenimiento Capacitacin

Ciclo funcional del administrador de sistemas informticos

Comprender Planear estratgicamente los Sistemas de Informacin

Definir planes y Proyectos

Entidad Organizacional

Sistemas de informacin

Planeacin estratgica de sistemas de informacin


Un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin y Comunicaciones se elabora: Partiendo de los objetivos estratgicos a corto y medio plazo de la empresa. Diagnosticando el estado actual del uso de tecnologas de informacin y comunicacin en la organizacin. Recogiendo las necesidades y requerimientos de los miembros de la organizacin (usuarios de informacin), en base a los procesos que de alguna manera requieren, generan o almacenan informacin. Valorando los escenarios tecnolgicos existentes que aporten el menor riesgo, la mayor proteccin de las inversiones y los mximos beneficios.

Planeacin estratgica de sistemas de informacin

Objetivos
Determinar la estrategia general de los Sistemas de Informacin. Adecuar los sistemas actuales, tanto desde el punto de vista organizativo como desde el tecnolgico. Definir un horizonte hacia el que evolucionar a corto, medio y largo plazo. Potenciar la eficiencia y eficacia de la organizacin, interna y externamente. Favorecer la mejora de la calidad profesional y de la gestin interna. Reducir los costes de tratamiento (registro, acceso, almacenamiento) de informacin. Definir proyectos que pretendan el mejoramiento del tratamiento de la informacin.

Planeacin estratgica de sistemas de informacin

Posibles resultados
La identificacin de los estndares tecnolgicos en tecnologas de informacin y comunicaciones. Definicin de los Sistemas de Informacin que contengan y faciliten la informacin necesaria a los diferentes departamentos y miembros de la organizacin, de manera que: Permitan desarrollar adecuadamente sus funciones y objetivos en las unidades organizativas correspondientes. Permitan medir la eficacia y progreso de su desempeo. Sean el soporte y la herramienta fundamental de los procesos de la organizacin y de la actividad diaria de los elementos operativos. Definicin de unos sistemas de informacin estructurados adecuadamente por orgenes y destinos de la informacin, con el fin de que el acceso a los mismos sea rpido y seguro. Determinacin de la estructura de la funcin informtica, las necesidades de personal, su calificacin y especializacin. Definicin de las infraestructuras necesarias y de los soportes informticos y de comunicaciones de los sistemas de informacin. Dimensionamiento de las necesidades de recursos en un horizonte de tres a cinco aos. Elaboracin del plan de actuacin en trminos de proyectos a corto y mediano plazo y el calendario de trabajo en el periodo de tiempo estimado.

Planeacin estratgica de Tecnologas de la informacin

Situacin Actual

Situacin Futura

Planes y proyectos

Software

Infraestructura

Organizacin

Proyecto
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico PMI producto nico Caractersticas de un proyecto: Existe un objetivo claro Se pueden identificar un conjunto de tareas en el tiempo Necesaria la intervencin de personal Existen limitaciones de recursos Tiene un inicio y un fin Tiene exigencias de un nivel de calidad Se requiere una planificacin

Gestin de Proyecto
Articular el mtodo para alcanzar un objetivo nico y no repetitivo en un plazo con principio y fin claros utilizando las tcnicas y herramientas que proporciona la gestin

Necesidad

Anlisis de alternativas Seleccin de alternativa Anlisis de viabilidad Consecucin de patrocinadores

Planteamiento de alternativas de solucin

PMBOK

Direccin del proyecto Ejecucin Inicio Planificacin Cierra Seguimiento y control

Elementos en un proyecto
Tiene Sub Tiene Sub

Tiene como entrada

Actividad
Necesita Emplea

Tiene como Salida

Producto

Herramienta Personal
Obedece

Desempea

Directiva

Rol

Para que un Proceso de Gestin de proyectos?

1. Lo que el director desea.

2. Como lo define el director de proyecto.

3. Como se disea el Producto.

4. Como se ejecuta el plan

5. Como se ha realizan ajustes de ultima hora para que funcione el producto

6. Lo que el cliente quera.

Un proyecto
Personal

G2

G2 Gi T1 Gj Gj Tj Tj Tn Tj T2 Tj Gm

G0 T0 Ti

Producto o servicio nico

Necesidades

Proceso

.... --

Producto

.... --

.... --

.... --

.... --

Tecnologa
Tiempo

Cuerpo de conocimiento y la gua para el PMBOK El cuerpo de conocimiento es un termino usado para referirse a un conjunto de trminos, conceptos, actividades, procesos, documentos que soportan una ciencia o una disciplina
rea 1 rea 2 rea 3 Libros Artculos Documentales Experiencias Investigaciones Guas
Conforman

Gua

Estructura el

rea n

Cuerpo de conocimiento

Personas

Producen, utilizan

Cuerpo de conocimiento de la gestin de proyectos

Se

y an tur c tru es

n iza tet sin

Practicas comnmente com aceptadas en la gestin de proyectos gesti

a Gu

PMBOK

Gua para el PMBOK (Dos enfoques)


Herramienta para desarrollo de investigacin en el rea de la gestin de proyectos
reas de investigacin: Gestin de integracin Gestin de alcance Gestin de tiempos Gestin de Costes Gestin de calidad Gestin de recursos humanos Gestin comunicaciones Gestin de Riesgos Gestin de adquisiciones

a Gu

PMBOK

Como metodologa para la gestin de un proyecto en particular


Grupos de procesos de gestin requeridos en un proyecto: Procesos de Inicio Procesos de Planificacin Procesos de Ejecucin Procesos de Seguimiento y control Procesos de Cierre

Gua para el PMBOK


Procesos de la gua del PMBOK
Procesos Iniciales

Procesos de Planificacin

Procesos Propios de la elaboracin del producto o servicio nico

Estructura de desglose de trabajo del producto Procesos de control Procesos de ejecucin

Procesos de cierre

Procesos de gestin y procesos tcnicos


PMBOK
inicio Seguimiento y control Planificacin
G G G0 G G Gi Gi Gi Gi

Cierre
Gi

Ejecucin
G Gi Gi Gj Gj

Necesidades

Gm

Actividades propias del desarrollo del producto motivo del proyecto

Ti T0 T T T Tj

Tj Tj

Tj

Tn Tj

Ti T

Tj

Tj

Estructura de desglose de trabajo del producto

Producto o servicio nico

Procesos de gestin y procesos tcnicos


rea de conocimiento

inicio

Seguimiento y control Planificacin


G G Gi Gi Gi Gi

Cierre
Gi

Ejecucin
G Gi Gi Gj Gj

G0 G G

Gm

rea de conocimiento

rea de conocimiento

rea de conocimiento

La gua del PMBOK no es suficiente


Fundamentos de la direccin de proyectos

Gua del PMBOK


Habilidades interpersonales Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin

Conocimientos y habilidades de la direccin general

Comprensin del entorno del proyecto

Las variables determinantes de un proyecto


Costo
Pesos, dolares, etc

+ Alcance
rea del triangulo

Calidad

+ Tiempo
Aos, meses, das

La gestin de proyectos con la gua del PMBOK


Inicio de proyecto una vez aprobado Organizacin y preparacin del trabajo Realizacin del trabajo

Terminacin del proyecto

inicio
G0

Seguimiento y control Planificacin


G G Gi Gi Gi

Ejecucin
G Gi Gi Gj Gj

Gi

G1

G G

Gm

8 procesos de Ejecucin

10 procesos de Seguimiento y control del proyecto

20 procesos de Planificacin 2 procesos de inicio

PMBOK

2 procesos de cierre

Producto o servicio nico

Gi

Cierre

Necesidades

Procesos de gestin
Cada uno de los 42 proceso de gestin definidos por la gua del PMBOK, es descrito mediante Entradas, mtodos y herramientas y salidas

Entradas

Herramientas Y Tcnicas

Salidas

Grupos de procesos de gestin

Procesos de Seguimiento y control Procesos de planificacin

Inicio del proyecto

Procesos de iniciacin

Procesos de Cierre

Fin del proyecto

Procesos de Ejecucin

Procesos de inicio

Gestin de integracin

Desarrollar el Project Charter (carta de navegacin del proyecto)

Gestin de Comunicaciones

Identificar los Stakeholders (Involucrados)

Procesos de planificacin
Gestin de alcance
Recoleccin de requerimientos

Gestin de tiempos
Definicin de actividades Estimacin de duracin

Gestin de Costos
Estimacin De costos

Gestin de Calidad
Plan de gestin de la calidad

Definicin de alcance

Secuenciacin De actividades

Estimacin de recursos

Realizar el Presupuesto

Crear EDT

Realizar el calendario

Gestin de Recurso Humano


Plan de recursos humanos

Gestin de riesgos
Identificacin de riesgos Analisis Cualitativo De riesgos Plan Gestin del Proyecto

Gestin de Comunicaciones Gestin de Adquisiciones


Plan de Adquisiciones Plan de Comunicaciones

Anlisis Cuantitativo de riesgos

Plan de respuesta Al riesgo

Plan de gestin De riesgos

Procesos de Ejecucin

Gestin de Recurso Humano


Adquisicin del Equipo del proyecto Desarrollo del Equipo

Gestin de Comunicaciones
Distribucin de la informacin

Gestin de expectativas de los stakeholders

Gestin del equipo

Dirigir y gestionar La ejecucin del proyecto

Gestin de Adquisiciones
Realizar Las adquisiciones

Gestin de Calidad
Realizar el Aseguramiento de la calidad

Procesos de seguimiento y control


Gestin de Tiempo
Control del calendario

Gestin de Alcance
Verificacin de alcance

Gestin de Costos
Control de costos

Control De Alcance Monitoreo y control Del trabajo del proyecto

Gestin de Calidad
Realizar el control De la calidad

Gestin de Adquisiciones
Administrar las adquisiciones

Realizar el control Integrado de los cambios

Gestin de Riesgos
Monitorear y Controlar riesgos

Gestin de Comunicaciones
Reportar rendimiento

Procesos de cierre

Gestin de Adquisiciones
Cierre Del proyecto Cierre De adquisiciones

Herramientas software de gestin de proyectos


Las herramientas de software que soportan planificacin, seguimiento y control de proyectos, son aplicativos que permiten el registro de actividades, recursos y costos involucrados en un proyecto, de manera asistida, con el fin de facilitar a la direccin de proyectos mantener informacin de planificacin de manera consistente y de fcil acceso. Entre las herramientas mas conocidas se encuentran: MSProject GanttProject 2.0.10 GanttPV 0.11.b Open Workbench 1.1.4 OpenProj 1.4 Planner 0.14.4

Software libre
Es la denominacin del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, cambiado y redistribuido libremente.
Libertad 0 1 2 3 Descripcin La libertad de usar el programa, con cualquier propsito. La libertad de estudiar cmo funciona el programa y modificarlo, adaptndolo a tus necesidades. La libertad de distribuir copias del programa, con lo cual puedes ayudar a tu prjimo. La libertad de mejorar el programa y hacer pblicas esas mejoras a los dems, de modo que toda la comunidad se beneficie.

Software libre

Open Proj Software libre para gestin de proyectos


OpenProj es una utilidad para gestionar tareas, recursos (personas) y hacer un seguimiento visual de todo el proyecto. Es gratuito, concretamente open source, y proporciona todo lo que puedas esperar de una herramienta de gestin de proyectos, desde varios tipos de grficas hasta el coste final de desarrollo de un proyecto. Entrando en detalles, OpenProj permite asignar recursos a tareas, crear dependencias entre tareas, ver los recursos disponibles, filtrar las tareas por estado y ordenarlas segn prioridad, coste y otros factores. http://openproj.org/openproj http://cdlibre.org

Open Proj
Descripcin general del entorno
Actividades Duracin estimada de la actividad

Fecha estimada de inicio

Otra vista de la secuencia de actividades

Recursos

Estructura de desglose de trabajo

Estructura de desglose de recursos

Representacin grafica de las actividades en diagramas de GANT

Gantt tpico de un proyecto con base en la gua del PMBOK

Secuenciamiento de actividades
Introducir los datos que representan la siguiente red de actividades
B: 3 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

D: 2 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

E: 2 das
Temprano: Inicio Fin: Fin:

A: 1 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

Tardo : Inicio

C: 10 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

H: 1 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

F: 7 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

K: 2 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

G: 3 das
Temprano: Inicio Tardo : Inicio Fin: Fin:

Open Proj- Integrando los proceso tcnicos y de gestin


Gestin con el PMBOK
Proyecto

Procesos Tcnicos con RUP

Procesos de gestin

Procesos Tcnicos

Arranque
1 2

Seguimiento Inicio
1

Elaboracin

Construccin

Transicin

Ejecucin Planificacin
1 . 2 7 .

Iter 1
1 2 12 Requerimientos Diseo Implementacin Pruebas 21 . Modelado

Iter 2

Iter 3

Iter 4

Iter 5

Iter 6

Iter 7

Iter 8

Modelado Requerimientos Diseo Implementacin Pruebas

Modelado Requerimientos

Diseo Implementacin Pruebas

Cierre
1 2

Gracias