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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

SGC ISO 9001:2008 PROCESO GESTION DE LA CALIDAD

PAGINA:

DE 7

REVISIN: 00 FECHA: 01-03-2009

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HISTORICO DE REVISIONES
Revisin Fecha Descripcin de la modificacin Acta nm. Aprobado

ELABORADO: REVISADO: Coordinador del Sistema Comit de Calidad Gestin de la Calidad FIRMA: FIRMA:

APROBADO: Director Contabilidad y Auditoria FIRMA:

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir la forma, metodologa y actividades para el control de los registros de calidad como identificacin, almacenamiento, recuperacin, proteccin, conservacin temporal y destino requeridos por el Sistema de Gestin de Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoria de la Universidad Tcnica Particular de Loja UTPL. 2. ALCANCE Este procedimiento tiene que ver con el control de todos los registros que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoria de la Universidad Tcnica Particular de Loja UTPL., que se detallan en la lista maestra de registros. 3. REFERENCIAS Para realizar este procedimiento se utilizan los siguientes documentos: Norma ISO 9000:2005 Conceptos y vocabularios Norma ISO 9001:2008 Requisitos. Norma ISO 9004:2000 Directrices para la mejora del desempeo. Manual de Calidad Procedimiento para elaborar documentos 4. DEFINICIONES Las siguientes definiciones y abreviaturas son tomadas en cuenta en este procedimiento: SGC: Sistema de Gestin de la Calidad

Registros de Calidad: documento que proporciona conseguidos o evidencia de actividades efectuadas.

resultados

Distribucin: Procesos que reciben los datos recopilados en los registros.

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Almacenamiento: Formas de almacenamiento o archivo de los registros. Clasificacin: El uso que se le da a los registros de acuerdo con la procedencia, el proceso, actividad, el periodo, fecha. Proteccin: Lugar adecuado para la conservacin de registros y no se puedan alterar. Recuperacin: Personal autorizado que solicita el o los registros. Disposicin: Destino que tiene el registro (activo, inactivo, destruido)

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La responsabilidad de elaborar este procedimiento es del Coordinador Sistema de Gestin de la Calidad. La responsabilidad de revisar este procedimiento es el Comit de Calidad. La responsabilidad de aprobar este procedimiento es de la Direccin de Escuela La responsabilidad de cumplir este procedimiento es de todo el personal que utiliza registros de la calidad y que forma parte del Sistema de Gestin de la Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditora de la Universidad Tcnica Particular de Loja UTPL. Las modificaciones se realizarn de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos. 6. IDENTIFICACIN Este procedimiento se identifica como procedimiento para el control de los registros de la calidad. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Creacin de registros de la calidad El responsable de la elaboracin de un formato para registro, como parte de la generacin de documentos, desarrolla los formatos necesarios y establecidos segn los procedimientos, instructivos o manuales dejando establecida la del

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informacin que debe contener, los responsables de elaboracin, revisin y aprobacin.

7.2 Llenado de los formatos El responsable de llenar un formato y registrar uno o ms datos tomar en cuenta los siguientes criterios: Los registros de la calidad deben ser legibles Documentar la evidencia de aprobacin de la informacin, como por ejemplo: nombre del estudiante, firma, cdula de identidad, fecha. Incluir toda la informacin solicitada y en el caso de espacios no utilizados o no aplicables se cancelan los mismos con una lnea o anotando no aplica (n/a). Se permite corregir errores en los registros cuando sea factible hacerlo, siempre y cuando quede identificada la firma de responsabilidad de la persona que corrige, Se permite registrar informacin en el formato, aunque no haya sido diseado para este tipo de datos. Esta informacin estar con firma de responsabilidad y si el caso lo amerita se cambiar el diseo del formato en un tiempo mximo de un mes, mientras tanto dicha informacin servir para aclarar, verificar o resolver problemas en los procesos, cuyas variables son registradas. 7.3 Control de los registros El control de los registros de la calidad es responsabilidad de los administradores de los procesos o de quien elabor el documento y se detallan en la lista maestra de registros

7.3.1 Identificacin Los registros de la calidad se identifican, dependiendo el caso, mediante: nombre nico, fecha, y nmero secuencial si aplica. 7.3.2 Almacenamiento Se almacenan de acuerdo a las necesidades por: cdigos, nombres, rdenes, fechas, series, modelos, colores. Estos registros se recogen segn su elaboracin, diaria, semanal, mensual, anual, en carpetas o archivadores y en sitios adecuados que evitan su deterioro, dao, prdida y garantizan su fcil acceso.

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Se registra la informacin en la columna de almacenamiento del formato de la lista maestra de registros.

7.3.3 Recuperacin Es el orden para guardar los registros que permita una gil recuperacin por medios escritos y tomando en cuenta su generacin: diaria, mensual, anual. La informacin registrada facilita la demostracin de la conformidad con los requerimientos especficos del Sistema de Gestin de la Calidad. Adems se define quin tiene la posibilidad de utilizar los registros. Se deja documentado en la columna de recuperacin del formato de la lista maestra de registros. 7.3.4 Proteccin Los responsables de almacenamiento de los registros se encargan de disponer sitios y muebles que almacenen a los registros de la calidad y que sean protegidos con respecto a las alteraciones y tachones, al polvo, el agua, fuego, humedad, plagas, robos. Los responsables de los procesos coordinan que exista una zona debidamente acondicionada, en cuanto al rea disponible, facilidad de movilizacin, estabilidad y seguridad ambiental para la integridad de los registros. Adems se ha definido claves de acceso para proteccin de ciertos registros. 7.3.5 Tiempo de vigencia El mnimo tiempo de mantenimiento en el sitio donde se guardan los registros y sus copias se encuentran documentados en la columna Tiempo de Vigencia de la lista maestra de registros El tiempo de archivo de los registros se lo define de acuerdo a estos criterios: a. b. c. Requerimientos legales Requerimientos del cliente (vida til del servicio) Necesidad de la UTPL

7.3.6 Disposicin final Se refiere a que disposicin tendrn los registros despus de concluido el tiempo de conservacin temporal en el rea correspondiente.

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Se encuentra documentado en la columna de disposicin final de la lista maestra de registros. Se puede considerar las siguientes disposiciones: Archivo General UTPL: Al pasar del archivo de conservacin temporal (ao, semestre, mes, entre otros) a otro donde estn reunidos los de varios periodos, pero diferenciados claramente unos de otros. A menos que se indique otra cosa luego de este periodo el registro es destruido por el responsable del proceso. Destruccin: Eliminacin fsica del registro (se debe quemar o triturar los documentos) y llevar un informe por parte del responsable del proceso indicando que documentos se han eliminado y cuando. 7.4 Consideraciones generales

Todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad los recogen los responsables de elaborarlos, se clasifican y se archivan en sitios cercanos a los responsables del rea en carpetas identificadas con el nombre, de tal manera que se puedan recuperar con facilidad. Los registros se archivan y se retienen segn lo especificado en la lista maestra de registros. Tienen acceso a los registros de la calidad los responsables de los procesos en donde se elaboran y los responsables de elaborarlos.

8. ANEXOS No aplica