Vigilando la ejecucin, operacin y mantenimiento

pblica del presupuesto participativo a nivel regional y municipal

de los proyectos de inversin

Fascculo 2

Ciclo de Formacin XVII - Agosto 2011

Vigilando la ejecucin, operacin y mantenimiento de los proyectos de inversin pblica del presupuesto participativo a nivel regional y municipal

Fascculo 2

Presidente Molvina Zeballos Coordinador Ejecutivo Javier Azpur Responsable Proyecto ProParticipacin Fernando Romero Equipo del rea de Participacin y Formacin Anita Montenegro (Coordinadora) Carola Tello Elqui Cruz Esteli Reyes Yuri Gmez Contenido: Noemi Soria Arvalo Equipo tcnico Propuesta Ciudadana Coordinacin de edicin Yuri Gmez Erika Acosta Diseo y Diagramacin One Concept

Indice
1. Aspectos bsicos para la vigilancia de la ejecucin y gestin de proyectos 1.1 Importancia de vigilar la ejecucin y gestin de los proyectos de inversin pblica priorizados en el proceso del presupuesto participativo. 1.2 El plan de trabajo del comit de vigilancia. 2. Pasos y herramientas para vigilar la ejecucin de los proyectos de inversin pblica 2.1 La elaboracin del expediente tcnico y su uso en la vigilancia ciudadana. 2.2 La incorporacin de las obras a ser ejecutadas en el Plan Anual de Contrataciones. 2.3 El cronograma de ejecucin de obras. 2.4 La inspeccin de las obras, un aspecto clave de la vigilancia ciudadana. 2.5 Elementos para detectar posibles actos irregulares en la ejecucin de las obras. 3. Poniendo en marcha la vigilancia ciudadana de la ejecucin y gestin de proyectos

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3.1 La vigilancia ciudadana de la gestin de los proyectos de inversin pblica (PIP). 3.2 Estrategias para resolver los problemas ms comunes de la vigilancia ciudadana en la ejecucin y gestin de los PIP. 3.3 Elaborando el informe de la vigilancia ciudadana. 3.4 Difusin de los resultados. 4. Anexos

Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional - USAID Hecho en el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2011-11639 Impreso en SMS NEGOCIOS S.R.L. Primera Edicin Lima Per, Agosto de 2011 Tiraje: 1,500 ejemplares

Anexo 1 Informes de consistencia del estudio definitivo o expediente tcnico detallado del PIP viable. Anexo 2 Acta de inspeccin de obra. Anexo 3 Solicitud de acceso a la informacin pblica. Anexo 4 Lista de informacin sobre la fase de ejecucin y puesta en operacin y mantenimiento de los PIP. Anexo 5 Modelo de queja ante la Defensora del Pueblo.

Introduccin
Este segundo fascculo de la vigilancia ciudadana del presupuesto participativo se centra en la fase de ejecucin de los proyectos de inversin pblica (PIP), incluyendo su puesta en operacin y mantenimiento. El objeto de la vigilancia ciudadana en esta fase del presupuesto consiste en verificar y hacer seguimiento para que los PIP incorporados en el Presupuesto Institucional de Apertura se encuentren en condiciones de ser ejecutados, velando que su ejecucin responda a las especificaciones contempladas en el PIP y el expediente tcnico y que se realice de acuerdo a la calidad, costos y plazos previamente determinados. No es un ejercicio fcil, pues a las limitaciones de informacin se suma la necesidad de un mayor conocimiento tcnico. Para suplir estas dificultades, el presente fascculo explica la importancia y el sentido de los instrumentos ms importantes que permitirn cumplir con los objetivos de la vigilancia ciudadana. El proyecto de inversin pblica, el Plan Anual de Contrataciones, el expediente tcnico, el papel del supervisor y del inspector de obra, el acta de recepcin de obra y la liquidacin tcnica y financiera son parte de dichos instrumentos, que los comits de vigilancia deben manejar. Ante las limitaciones para contar con informacin, la participacin (sobre todo de la poblacin beneficiaria de cada proyecto) resulta estratgica para la vigilancia ciudadana. Ya sea que se cuente con el expediente tcnico o no, la poblacin beneficiaria puede ofrecer informacin valiosa, tal como la fecha de inicio real de cada obra, el nmero aproximado de personal que normalmente trabaja en ella, la puesta en obra de los materiales de construccin y sus posibles desvos, entre otros aspectos importantes. Por ello, los comits de vigilancia deberan promover una activa e informada participacin de la poblacin, organizndola en cada proyecto, no slo en la etapa de su ejecucin, sino despus, cuando el proyecto entre en su puesta en operacin y mantenimiento. En este fascculo tambin se presenta, paso a paso el proceso de la vigilancia ciudadana en la fase de ejecucin, operacin y mantenimiento del proyecto. Asimismo, incluye una caja de herramientas con el listado de informacin bsica que requieren los comits de vigilancia, sealando dnde obtenerla, cmo elaborar el informe de vigilancia, estrategias para su difusin, un modelo sencillo de acta de inspeccin de obra, entre otras herramientas que, estamos seguros, contribuirn a un mejor desempeo de los comits de vigilancia ciudadana.

el presente fascculo resalta la importancia de vigilar la ejecucin y operacin de los proyectos priorizados en el presupuesto participativo, los pasos y herramientas para realizar ptimamente esta labor y las mejores estrategias para resolver los problemas ms comunes de la vigilancia ciudadana.

Esperamos que este segundo fascculo sea de utilidad y provecho para las labores de vigilancia del proceso de presupuesto participativo que realizas.

Aspectos bsicos para la vigilancia de la ejecucin y gestin de proyectos

1. La importancia de vigilar la ejecucin y gestin de los proyectos de inversin pblica priorizados en el proceso de presupuesto participativo
En el fascculo 1 abordamos la vigilancia ciudadana hasta la incorporacin de los acuerdos del presupuesto participativo en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). Pero all no termina el ciclo presupuestario, pues para su ejecucin se requiere el cumplimiento de otras condiciones, que deben ser materia de vigilancia ciudadana.

Fase 1 Programacin

Fase 5 Evaluacin

FASES DEL CICLO PRESUPUESTARIO

Fase 2 Formulacin

Fase 4 Ejecucin

Fase 3 Aprobacin

Como podemos notar el presupuesto pblico tiene cinco fases, de manera que cuando el PIA es aprobado por el Consejo Regional y el concejo municipal, comienza la fase de ejecucin. Es decir, se trata del momento en el cual el gobierno regional o la municipalidad deben dar inicio a la ejecucin de los proyectos de inversin pblica.

2. El plan de trabajo del comit de vigilancia

Siempre ser importante que los comits de vigilancia cuenten con un plan de trabajo en el que precisen los objetivos de la vigilancia en la etapa de ejecucin de los proyectos de inversin pblica. Para ello se debe partir de un anlisis del contexto en el que desarrollarn sus acciones. Ser necesario conocer, con mayor precisin, si la municipalidad o el gobierno regional apoyar, ser indiferente o se mostrar reacio a fortalecer la participacin ciudadana, la vigilancia y la entrega de informacin. Del resultado de tal anlisis se definirn las estrategias para el logro de los objetivos sin importar cmo es nuestro contexto. Por otro lado, es necesario analizar el funcionamiento de los espacios de concertacin existentes, pues estos, dependiendo de su fortaleza, servirn de soporte a la vigilancia ciudadana. Finalmente, ser til identificar y definir a los potenciales aliados para la vigilancia ciudadana. Estos aliados, ms all de los espacios de concertacin, pueden ser

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instituciones como: La Contralora General de la Repblica. Los consejeros regionales y los regidores. La Defensora del Pueblo. Los medios de comunicacin. Las organizaciones sociales. El plan de trabajo, como herramienta principal del comit de vigilancia para orientar sus acciones al logro de los objetivos propuestos, deber considerar, entre sus aspectos principales, los siguientes: Los objetivos de la vigilancia ciudadana. Las estrategias planteadas a partir del anlisis del contexto. Los aliados de la vigilancia ciudadana. Las actividades, debidamente cronogramadas y con responsabilidades, que se realizarn en las fases de ejecucin y puesta en operacin y mantenimiento de los proyectos de inversin pblica ejecutados. Los recursos necesarios y las estrategias para conseguirlos. La difusin del informe de vigilancia ciudadana.

Pasos y herramientas para vigilar la ejecucin de los proyectos de inversin pblica

El objetivo de la vigilancia ciudadana en la fase de ejecucin consiste en verificar si los proyectos de inversin estn en condiciones de ser ejecutados de acuerdo a los plazos, calidad y costos establecidos en el expediente tcnico. En el Presupuesto Institucional de Apertura figuran los nombres de los PIP a ser ejecutados y la asignacin presupuestal correspondiente, pero en muchas ocasiones encontramos que algunos proyectos no son solo una idea, lo cual significa que carecen de elaboracin tcnica.

Para que el PIP est en condiciones de ser ejecutado se requiere que haya sido formulado y adems tenga declaracin de viabilidad de la Oficina de Programacin e Inversiones del gobierno regional o la municipalidad. Con la declaratoria de viabilidad pasamos de la fase de preinversin a la fase de inversin.

1. La elaboracin del expediente tcnico y su uso en la vigilancia ciudadana

La fase de inversin del proyecto comienza con los estudios definitivos o la formulacin del expediente tcnico. En las normas de Contralora encontraremos informacin sobre este punto1. Qu dicen las normas de Contralora acerca del expediente tcnico?
La Contralora indica que el expediente tcnico es el conjunto de documentos que comprende: La memoria descriptiva. La fecha de determinacin del presupuesto de obra, incluyendo la informacin previa Las especificaciones tcnicas. referida a las caractersticas tcnicas. Los planos de ejecucin de obras. El valor referencial. El metrado. La disponibilidad presupuestal. El presupuesto de obra. La fuente de financiamiento.
1. Normas de control interno para el sector pblico. Norma 600, normas de control interno para el rea de obras pblicas, aprobada mediante Resolucin de Contralora N 072-2000-CG.

Qu entendemos por especificaciones tcnicas?

Las especificaciones tcnicas se elaboran por cada partida que conforma el presupuesto total de la obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y forma de pago. Las especificaciones tcnicas de una obra constituyen las reglas que definen las prestaciones especficas del contrato de obra; esto es, la descripcin de los trabajos, el mtodo de construccin, la calidad de los materiales, los sistemas de control de calidad, los mtodos de medicin y condiciones de pago requeridos en la ejecucin de la obra.

Una adecuada sustentacin de los metrados reduce los errores y omisiones que pudieran cometerse en la presentacin de las partidas que conforman el presupuesto base.

De la lectura de las normas tcnicas se desprende que el expediente tcnico constituye un instrumento valioso para la vigilancia ciudadana, pues nos brinda informacin para conocer: La calidad y cantidad de los materiales de construccin. Los trabajos de construccin que se han programado realizar.

Por tanto, cada una de las partidas que conforman el presupuesto de la obra debe incluir sus especificaciones tcnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones.

Los sistemas de control de calidad. Los planos de la obra. El valor referencial de la obra. El cronograma de ejecucin de la obra.

Aspectos a tomar en cuenta:

Una poltica de transparencia de la gestin regional y municipal debera contemplar reuniones con el comit de vigilancia y los beneficiarios de cada obra para dar a conocer el contenido del expediente tcnico y hacerles llegar una copia de dicho documento. Por otro lado, el comit de vigilancia, debera contar con el expediente tcnico de cada una de las obras para hacer el respectivo seguimiento. Esta es, sin duda, la pieza de informacin ms valiosa para la vigilancia ciudadana en la etapa de la ejecucin de obras
Ver anexo 1

A qu nos referimos cuando hablamos de sustentacin de metrados?

Los metrados constituyen la expresin cuantificada de los trabajos de construccin que se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos pautan el costo del presupuesto base, en cuanto sustentan el volumen del trabajo por cada partida, con la planilla respectiva y con los grficos y/o croquis que el caso requiera.

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2. La incorporacin de las obras a ser ejecutadas en el Plan Anual de Contrataciones
El Plan Anual de Contrataciones es el documento en el cual se prev todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal. Es aprobado mediante resolucin del titular de la entidad, es decir, el presidente o presidenta regional o el alcalde o alcaldesa, y debe ser publicado en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE)2. Las obras pueden ser ejecutadas mediante dos modalidades: Con una empresa contratista. Con la intermediacin del gobierno regional o municipalidad. Cul es el contenido mnimo del Plan Anual de Contrataciones?
El objeto de la contratacin. La descripcin de los bienes, servicios u obras a contratar. El valor estimado de la contratacin. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como la modalidad de seleccin. La fuente de financiamiento. El tipo de moneda. La fecha prevista de convocatoria.

En ambas situaciones es obligatorio que la obra o los bienes y servicios que se requieren para su ejecucin formen parte del Plan Anual de Contrataciones del gobierno regional o de la municipalidad.

La incorporacin en el Plan Anual de Contrataciones es el requisito fundamental para convocar al proceso de seleccin. La vigilancia ciudadana, al hacer seguimiento de la ejecucin de las obras, deber informarse si las obras o los bienes y servicios que se requieren, forman parte del Plan Anual de Contrataciones. Si es as, significa que la obra va por buen camino.

3. El cronograma de ejecucin de obras

a) Cronograma de ejecucin de obras Cronograma de ejecucin de obras Existen 2 b) Cronograma general de ejecucin
2. Artculo 8 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Legislativo N 1017.

a) Cronograma de ejecucin de obras

Es el documento donde figuran las fechas previstas para la ejecucin de las obras del presupuesto participativo que pasan a formar parte del PIA. Deberan ser aprobadas mediante resolucin regional o de alcalda.
CRONOGRAMA DE EJECUCIN DE OBRAS DEL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO AO FISCAL 2012
Nombre de la Obra o PIP Pavimentacin Abastecimiento de agua potable y alcantarillado Centro de Salud Rehabilitacin de caminos Drenaje de carreteras Construccin de puente Mejoramiento y ampliacin de los sistemas de agua potable Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre

Este cronograma es importante porque permite conocer en qu momento se iniciar la ejecucin de las obras y en qu momento culminar.

b) Cronograma general de ejecucin

Se trata de un documento donde consta la programacin de actividades para la ejecucin de la obra contratada. Permite hacer seguimiento al avance de cada obra de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato firmado por el gobierno regional o la municipalidad y el contratista. Su incumplimiento da lugar a sanciones.

4. La inspeccin de las obras, un aspecto clave de la vigilancia ciudadana

La inspeccin de las obras forma parte del trabajo de campo que todo comit de vigilancia tiene que realizar. A travs de la inspeccin de las obras podemos constatar: Si cuenta con el personal responsable de su ejecucin, tal como el ingeniero residente y el inspector o supervisor, y si cuenta con un cuaderno de obra. Si la obra ha comenzado a ser ejecutada. El nivel de avance, de acuerdo al cronograma general de ejecucin. El supervisor o inspector es contratado por la municipalidad
Quin es el inspector o supervisor y cules son sus facultades?
El inspector o supervisor es el profesional contratado por la municipalidad y responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecucin de la obra y el cumplimiento del contrato. Est facultado para: Ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra. Rechazar y ordenar el retiro de materiales o equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones tcnicas. Disponer medidas en caso de emergencias.

3. Artculos 185, 193, 194 y 195 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Legislativo N 1017.

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Quin es el residente de obra y cul es su responsabilidad?
El residente de obra es un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista, previa conformidad de la entidad. Le corresponde velar por la ejecucin de la obra, anotando en el cuaderno de obra todos los hechos relevantes que ocurran durante su ejecucin.

Para ejercer la inspeccin es necesario que los comits de vigilancia cuenten con: El expediente tcnico. El cronograma de ejecucin de las obras del presupuesto participativo. El cronograma general de ejecucin de cada obra. Esta informacin debe ser solicitada al responsable del equipo tcnico regional o municipal, pero tambin puede ser requerida a las unidades ejecutoras de los proyectos de inversin pblica.

Qu entendemos por cuaderno de obra?

El cuaderno de obra es el documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra, y en el que tanto el inspector o supervisor como el ingeniero residente anotan las ocurrencias, rdenes, as como las consultas y las respuestas a dichas consultas.
Sin embargo, si el comit de vigilancia no cuenta con esta informacin, puede hacer la inspeccin respectiva de todas formas, registrando en un acta las ocurrencias, como el nmero de personas que se encuentran trabajando, el avance fsico, los materiales que se utilizan, etctera.

La inspeccin realizada por el comit de vigilancia debe levantar un reporte de inspeccin de obra en el cual se registren los resultados de la marcha de la obra. El documento servir como evidencia del trabajo desarrollado y se adjuntar al informe final. Las acciones y objetivos de la inspeccin de obra deben referirse a: Verificar si la obra se ha iniciado conforme a lo establecido en el cronograma de ejecucin de obras. Hacer seguimiento al avance de la ejecucin de la obra. Verificar la calidad de la obra. Tomar fotos. Registrar las posibles irregularidades e informarlas.
Ver anexo 2

Cmo debe hacerse la inspeccin de obra?

La inspeccin de obra debe hacerse levantando un acta, cuyo modelo se adjunta. Una vez levantada el acta de inspeccin, es necesario centralizar toda la informacin y elaborar un informe de vigilancia.

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5. Elementos para detectar posibles actos irregulares en la ejecucin de las obras

En la ejecucin de las obras pueden existir problemas sobre los cuales la vigilancia ciudadana debera prestar atencin especial, pues podra tratarse de actos irregulares que, al ser detectados, deben comunicarse a: Las autoridades regionales o municipales. El Consejo de Coordinacin Regional o Local. Los regidores o regidoras. La Contralora General de la Repblica.
A continuacin veamos los actos irregulares ms comunes.

El uso de materiales de menor calidad o precio, y en menor cantidad

Cmo detectar? La manera de detectar esto es a travs de inspecciones permanentes en las que se tome nota de los materiales que se utilizan para construir las obras. Si se tiene a disposicin el expediente tcnico, ser ms fcil hacerlo pues en ese documento figuran los materiales a ser utilizados. Otra posible situacin es la posible utilizacin de material de construccin en cantidades inferiores a las recomendadas. Las consecuencias de esto son una menor resistencia de las estructuras al paso del tiempo. Una manera de determinar la calidad de la obra es a travs de las pruebas que la empresa contratista est obligada a hacer. Copias de estas pruebas pueden ser solicitadas en el momento en que se hace la liquidacin tcnica y financiera de la obra. En relacin a los precios, hay que comparar los costos de los materiales adquiridos con los costos del mercado y as sabremos si alguno ha sido sobrevalorado. Debemos tener en cuenta que es comn que, en las obras, se adquieran materiales que despus van a ser utilizados en cantidades inferiores a las requeridas.

En todas las situaciones es importante contar con el expediente tcnico y el cronograma de ejecucin de obra.

Cambios en el diseo de las obras

A veces ocurre que las obras no son diseadas de acuerdo a los planos. Si es as, cualquier modificacin debe ser autorizada por el gobierno regional o la municipalidad. Si no es as, estamos ante una irregularidad que debe ser informada oportunamente. Los planos constituyen la herramienta ms importante para saber si el diseo de la obra ha sido modificado.

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Poniendo en marcha la vigilancia ciudadana de la ejecucin y gestin de proyectos
1. La vigilancia ciudadana de la gestin de los proyectos de inversin pblica
Una vez construida la obra, el gobierno regional o la municipalidad debe comenzar a prestar el servicio a la poblacin: Si el PIP se refiere al mejoramiento del servicio de agua potable y alcantarillado, ese es precisamente el servicio que se tiene que brindar. Si la obra se refiere a la puesta en funcionamiento de un centro de salud, entonces corresponde brindar servicios de salud. Entramos as a lo que se llama la fase de posinversin del proyecto que comprende la operacin y mantenimiento del mismo. En esta fase, y durante todo su periodo de vida til, se generan los beneficios del proyecto4. El beneficio social de un proyecto se refiere al valor que representa para la poblacin usuaria la disponibilidad o mejora del bien o servicio que ofrece el proyecto de inversin pblica. Los proyectos de inversin pblica deben generar tres tipos de beneficios sociales:
Estos beneficios tienen que ver con el efecto inmediato que ejerce la mayor dotacin del bien o servicio provisto en el proyecto. Estos beneficios provienen de dos fuentes: El ahorro de recursos, a raz de su mayor disposicin a menor precio. El mayor consumo del bien o servicio. Los beneficios que aparecen como consecuencia del servicio provisto pero que no fueron calculados ni proyectados en ninguna de las etapas anteriores al inicio de su funcionamiento. Son aquellos que claramente generan bienestar a la poblacin pero que son difciles de valorizar.

Aspectos a tomar en cuenta: Para que un proyecto de inversin pblica genere los beneficios sociales que justifiquen la inversin de recursos, la vigilancia ciudadana debe asegurarse que el PIP haya sido ejecutado de acuerdo a lo especificado en el expediente tcnico y tomando en cuenta las orientaciones sealadas por el supervisor o inspector de obra. La manera ms certera en que la vigilancia ciudadana constata que el proyecto ha sido ejecutado de acuerdo a las pautas establecidas en el expediente tcnico es a travs de la liquidacin tcnica y financiera del proyecto.

Beneficios directos

Este debera ser un requisito indispensable de todo proyecto, aunque no siempre ocurre, pues se prefiere inaugurar la obra antes de asegurarse que ha sido bien ejecutada.

Beneficios indirectos

Beneficios intangibles

4. Ministerio de Economa y Finanzas. Pautas para la identificacin, formulacin y evaluacin social de proyectos de inversin pblica a nivel perfil, p. 90.

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Qu documentos se debe solicitar al gobierno regional o a la municipalidad?

Antes que el PIP entre en su fase de operacin y mantenimiento, e incluso antes que la obra sea inaugurada, la vigilancia ciudadana debe solicitar al gobierno regional o a la municipalidad copia de los siguientes documentos: Acta de recepcin de obra. Liquidacin tcnica de obra. Liquidacin financiera. Estos documentos obran en poder de las unidades ejecutoras de cada proyecto de inversin pblica y de la unidad de contabilidad del gobierno regional o municipalidad.

En conclusin: Los comits de vigilancia no deberan aceptar que la obra entre en servicio si no cuentan con el acta de entrega de obra, la liquidacin tcnica acompaada de los controles de calidad y la liquidacin financiera.

Qu es el acta de recepcin de obra?

El acta de recepcin de obra es un documento pblico con el cual los integrantes de la comisin de recepcin y liquidacin de obra, junto con el supervisor y el ingeniero residente, proceden a la recepcin de la obra. En dicha acta se encuentran: Los antecedentes de la obra tales como la unidad ejecutora y periodo de ejecucin presupuestal. El estado actual en el que se encuentra la obra concluida, previa verificacin en campo. Las referencias a las obras ejecutadas, sealando en qu consistieron, todo ello conforme al expediente tcnico. La comisin verifica, a su vez, si la obra cuenta con los controles de calidad tanto de los materiales como de los procesos constructivos. La parte final del acta de recepcin de obra se refiere a las conclusiones y recomendaciones. Si existiera algn problema, la obra no debe ser recibida hasta que stos sean subsanados. Si luego de revisar los documentos solicitados encontramos conformidad en la ejecucin del proyecto, podremos decir que la obra est en condiciones de utilizarse para lo que ha sido creada.

Qu es la liquidacin tcnica de la obra?

La liquidacin tcnica de obra es un documento que contiene el nombre de la obra (tal como aparece en el expediente tcnico), su ubicacin y los nombres de los ejecutores. Tambin contiene las caractersticas principales de la obra, tales como: Longitud y rea total. Tipo de construccin. Meta ejecutada. Valorizacin de la obra. Inversin o gasto. Otra informacin importante que debe contener la liquidacin tcnica es: El presupuesto aprobado. Las remesas otorgadas (caja chica). El plazo de ejecucin inicial aprobado. La fecha de inicio. La fecha de culminacin programada. El costo final de la obra.

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FASCICUL FASCICULO 2
El acta de liquidacin debe ir acompaada por una serie de documentos tcnicos tales como el expediente tcnico, el informe final de obra, el acta de recepcin de obra y el cuaderno de obra. Otra parte importante son los antecedentes de la aprobacin de ejecucin del proyecto, as como la base legal para su ejecucin. En la parte final del acta se determina el monto final de la obra, se precisa si el monto final concuerda con lo presupuestado o si existen variaciones que deben entonces ser precisadas, y se determinan las caractersticas tcnicas de la obra concluida. Finalmente, se debe adjuntar la documentacin tcnico - econmica.

Qu es la liquidacin financiera de la obra?

La liquidacin financiera de la obra es un documento que comprende: El nombre de la obra segn aparece en el expediente tcnico. Los antecedentes de la obra (modalidad de ejecucin, fuente de financiamiento, responsable de la obra, residente de obra, administrador de obra, nmero de cuenta bancaria). La base legal y los procedimientos a tener presente en la liquidacin financiera: remesas, stock de almacn, monto final de la obra y la informacin contable. El anlisis de la ejecucin presupuestal. El movimiento de la cuenta corriente en el banco. La verificacin de las adquisiciones de bienes y servicios con los correspondientes registros de control. La informacin necesaria para comprobar que los procedimientos contables y de compromisos de devengado sean coincidentes y estn sustentados con la documentacin que exigen los sistemas. En el aspecto contable se requieren los libros de contabilidad principales y auxiliares verificados. Lo que se busca es que los saldos de balance de comprobacin, al 31 de diciembre o a la conclusin de la obra, efectuados los ajustes contables, sean similares a los saldos del estado de ejecucin presupuestal. Por ltimo, forman parte de la liquidacin financiera la informacin sobre el personal contratado y las conclusiones. El informe debe ir acompaado por los documentos sustentatorios.
Quin hace la liquidacin cuando se trata de obras por administracin directa? Cuando se trate de obras por administracin directa, la liquidacin la hace el gobierno regional o la municipalidad.

Para verificar si los proyectos de inversin pblica ejecutados cuentan con presupuesto para su operacin y mantenimiento el comit de vigilancia debe contar con el presupuesto institucional de apertura y el presupuesto modificado.

ambos instrumentos obran en manos del gerente de planeamiento y presupuesto del gobierno regional o municipal.

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2. Estrategias para resolver los problemas ms comunes de la vigilancia ciudadana en la ejecucin y gestin de los proyectos de inversin pblica
El problema ms comn es la negativa del gobierno regional o la municipalidad para entregar informacin que permita analizar los costos, la calidad de la ejecucin de las obras y el presupuesto disponible para operar y mantenerse. Veamos algunos artculos de la mencionada Ley:
El Estado tiene la obligacin de entregar la informacin que demanden las personas en aplicacin del principio de publicidad. La entidad designar al funcionario o a la funcionaria responsable de entregar la informacin solicitada. De no cumplir lo estipulado, sern sancionados por falta grave, pudiendo ser incluso denunciados penalmente por la comisin de delito de abuso de autoridad referida en el Artculo 377 del Cdigo Penal5. El cumplimiento de esta disposicin no da lugar a represalias contra los y/o las responsables de entregar la informacin solicitada.

Veamos a continuacin, algunas soluciones para el problema ms comn: la no entrega de informacin por parte del gobierno regional o la municipalidad.

Artculo 3 Principio de publicidad

Artculo 4 Responsabilidades y sanciones

a) Solicitar informacin al amparo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica N 27806

La solicitud de informacin se hace en la calidad de ciudadano, por escrito y especificando el nombre del documento que se solicita.
Ver anexo 3
Artculo 7 Legitimacin y requerimiento inmotivado

Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir informacin de cualquier entidad de la administracin pblica. En ningn caso se exige expresin de causa para el ejercicio de este derecho.

b) Coordinar con consejeros regionales y regidores

Los consejoros y consejeras regionales as como los regidores y las regidoras cumplen funciones de fiscalizacin. Si los funcionarios o funcionarias no entregan la informacin solicitada por el comit de vigilancia, ste tiene la atribucin de presentar un escrito ante el consejo, el presidente regional o el alcalde o alcaldesa para que los funcionarios respondan por la omisin en el cumplimiento de sus funciones. Tambin pueden pedir que se presenten, en sesin de consejo para responder por el incumplimiento de sus responsabilidades.

c) Formular una queja ante la Defensora del Pueblo

La misin de esta institucin consiste en proteger los derechos constitucionales y fundamentales de la persona y de la comunidad, supervisar el cumplimiento de los deberes de la administracin pblica y la prestacin de los servicios pblicos a la ciudadana. Entonces, si un funcionario o funcionaria incumple el deber de entregar informacin al comit de vigilancia del presupuesto participativo, la Defensora del Pueblo puede intervenir, una vez interpuesta la queja.
Ver modelo de queja en el anexo 5
5.Este artculo desarrolla el delito contra la omisin e incumplimiento de funciones cometidos por funcionarios y servidores pblicos.

La Defensora del Pueblo cuenta con oficinas en todos los departamentos del pas, de manera que la queja debe ser presentada en la circunscripcin adecuada.

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FASCICUL FASCICULO 2
d) Hacer seguimiento a la construccin de la obra con participacin de la poblacin y mediante inspecciones
Las inspecciones deben hacerse tomando en cuenta el expediente tcnico del PIP y el expediente tcnico, consignando en el acta de inspeccin de obra que figura en el anexo 2 las ocurrencias ms relevantes para luego cotejarlas con el expediente tcnico. Pero si no se cuenta con tal informacin, el acta de inspeccin nos servir para registrar informacin de campo sobre el proceso de ejecucin de la obra. Un apoyo principal para la vigilancia son los vecinos y las vecinas cercanas a la obra y que, seguramente, sern sus beneficiarios. Se recomienda su incorporacin en el comit de vigilancia de obra para levantar el acta y realizar el seguimiento.
Tambin pueden informar sobre la cantidad de operarios que trabajan de manera regular en las obras y otras incidencias relevantes. El acta servir para elaborar el informe del comit de vigilancia.

Los vecinos y las vecinas que viven en las proximidades de la obra pueden informar la fecha real de su inicio, el ingreso de materiales y la presencia del personal responsable para su supervisin o inspeccin.

3. Elaborando el informe de vigilancia ciudadana

Nuestro inters es generar cambios en las prcticas de nuestro gobierno regional o municipal, para que adopte las medidas ms convenientes para superar las dificultades en el cumplimiento de los acuerdos del presupuesto participativo y en la ejecucin de los proyectos de inversin pblica. La denuncia de posibles irregularidades es la ltima medida a tomar. Existen dos tipos de informes: Los informes parciales. Son informes de seguimiento, estos buscan que el gobierno regional o la municipalidad implementen medidas para superar las dificultades en la ejecucin del proyecto y la prestacin del bien o servicio. El informe final. Documento de carcter integral presentado a la sociedad civil, al Consejo de Coordinacin Regional o Local, a la Defensora del Pueblo y a la Contralora General de la Repblica. Para la elaboracin de los informes parciales se recomienda hacer una lista de chequeo de la informacin necesaria para el ejercicio de sus funciones. Esta lista debe ser aplicada a cada fase que implica la ejecucin y puesta en operacin y mantenimiento de los PIP.
Ver anexo 4

La mejor estrategia para elaborar el informe final es ordenarlo de acuerdo a una secuencia y estructura a partir de los informes parciales.

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A continuacin, ofrecemos una posible estructura:

En esta fase, el informe debe incluir: Informacin entregada por la municipalidad El comit de vigilancia debe dar cuenta de la informacin que le fue entregada por la municipalidad para el cumplimiento de sus funciones. Y si no le fue entregada ninguna informacin o la informacin fue parcial, tambin es necesario evidenciarlo y narrar cmo super esta dificultad.. Una matriz de dos columnas puede ayudar a visualizar mejor este punto.

a. Ttulo y subtitulo
El informe debe tener un ttulo llamativo para quienes lo lean. Por ejemplo: Vigilancia ciudadana Informe de la ejecucin y puesta en operacin y mantenimiento de los proyectos de inversin pblica del presupuesto participativo de la localidad de .. Ao El subttulo debe hacer referencia al nombre de quien lo elabora, digamos: El comit de vigilancia del presupuesto participativo del departamento o la localidad de

INFORMACIN REQUERIDA POR EL COMIT DE VIGILANCIA A LA MUNICIPALIDAD

Presupuesto Institucional de Apertura. Proyectos de Inversin Pblica (indicar los nombres de los PIP recibidos). Anotar si se recibi la informacin o no. Anotar si se recibieron todos los PIP, si la entrega fue parcial o si simplemente el comit de vigilancia no recibi informacin alguna. Anotar si se recibieron todos los expedientes tcnicos, si la entrega fue parcial o si simplemente el comit de vigilancia no recibi informacin alguna. Anotar si se recibi la informacin o no. Anotar si se recibi la informacin o no.

b. Presentacin
Se recomienda redactarla al final, cuando se tengan todos los elementos del informe ordenados de manera coherente. Conviene resaltar la importancia de la vigilancia ciudadana, de las partes del informe, y de sus aspectos ms relevantes, enfatizando las dificultades encontradas.

c. Objeto de la vigilancia ciudadana

Sealar brevemente que el objeto de la vigilancia ciudadana comprende la ejecucin de los proyectos de inversin pblica priorizados en el proceso del presupuesto participativo e incluidos en el PIA, as como el seguimiento a la operacin y mantenimiento de los PIP, una vez concluida su ejecucin.

Expedientes tcnicos (indicar los nombres de los expedientes tcnicos recibidos).

Cronograma de obra.

d. Fase de ejecucin de los proyectos de inversin pblica

Una vez aprobado el PIA, donde figuran los proyectos priorizados en el presupuesto participativo, comienza la fase de ejecucin presupuestaria, fase donde se concentr la vigilancia ciudadana.

Copia de actas de recepcin de obras, a nivel de cada uno de los PIP ejecutados. Copia de liquidacin tcnica de obra. Copia de liquidacin financiera de obra.

Anotar si se recibi la informacin o no. Anotar si se recibi la informacin o no.

Se recomienda que el informe est acompaado de matrices, grficos e incluso fotografas de las obras inspeccionadas.

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FASCICUL FASCICULO 2
Resultados de la vigilancia ciudadana En este acpite se debe informar sobre el estado de la ejecucin de los proyectos y los aspectos ms relevantes de la vigilancia ciudadana. Se elabora con base a la informacin recibida y/o a las actas de inspecciones. Se recomienda utilizar una matriz.
RESULTADOS DE LA VIGILANCIA CIUDADANA A NIVEL DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA
Nombre del PIP A manera de ejemplo el nombre del PIP ser: Ampliacin y mejoramiento del sistema de agua potable en la localidad de Resultados de la vigilancia ciudadana Indicar si el PIP ha sido ejecutado o si se encuentra todava en la fase de ejecucin. Si se encuentra en la fase de ejecucin, sealar el porcentaje de avance de la obra y tambin si se viene haciendo de acuerdo a lo establecido en el expediente tcnico. Si no se tiene a mano est informacin, se debe utilizar lo que figura en el acta de inspeccin de obra. Si el PIP ha sido ejecutado, sealar si se ha hecho de acuerdo a lo especificado en el expediente tcnico, tomando en cuenta los plazos establecidos, planos, costos y calidad. Asimismo, se debe determinar si se ha realizado la recepcin de la obra as como la liquidacin tcnica y financiera, que constituyen requisitos esenciales antes de su puesta en operacin. Finalmente, se deben hacer las observaciones o comentarios relevantes, tomando en cuenta las opiniones de los vecinos que viven cerca de la obra y que han participado de la vigilancia ciudadana.

PROYECTOS EJECUTADOS QUE SE ENCUENTRAN EN LA FASE DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO

Nombre del PIP A manera de ejemplo el nombre del PIP ser: Ampliacin y mejoramiento del sistema de agua potable en la localidad de Operacin y mantenimiento Indicar si el sistema de agua potable est abasteciendo a la poblacin beneficiaria, las horas al da en que la poblacin recibe agua, si la calidad del servicio ha mejorado (por ejemplo si el agua es clorada, si el servicio es permanente, etctera). Especificar tambin si la municipalidad ha presupuestado los gastos de operacin y mantenimiento de manera razonable.

f. Conclusiones y observaciones
Del contenido de las secciones anteriores se desprende un conjunto de conclusiones y observaciones, generales y especficas. Los aspectos centrales a tomar en cuenta deberan contemplar:
Si el gobierno regional o la municipalidad cumpli con entregar informacin oportuna, completa y veraz al comit de vigilancia, o si esta fue entregada de manera parcial o nula. La cantidad de PIP ejecutados en los plazos establecidos, con actas de recepcin de obras e informes de liquidacin tcnica y financiera. La relacin de PIP que pese a estar considerados en el PIA no han sido ejecutados, indicando las razones de lo sucedido. La cantidad de PIP en proceso de ejecucin, indicando su grado de avance en su ejecucin. Las principales observaciones encontradas, indicando si fueron puestas en conocimiento del gobierno regional o la municipalidad y las medidas que esta institucin tom. Si los PIP ejecutados estn en fase de operacin y si su gestin, en trminos generales, rinde los beneficios esperados. Las principales recomendaciones para mejorar el proceso en las fases de ejecucin, operacin y mantenimiento.

e. Fase de operacin y mantenimiento de los proyectos de inversin pblica

Se deben colocar todos los PIP ejecutados indicando, uno a uno, si estos prestan los servicios a la poblacin considerados en el proyecto y si tales prestaciones se hacen a cabalidad. En el informe subrayar si estos proyectos cuentan con gastos de operacin y mantenimiento debidamente presupuestados.

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4. Difusin de los resultados

La difusin de los resultados consiste en presentar y exponer el contenido del informe. La presentacin debe hacerse por escrito, priorizando: a) El concejo municipal. b) El Consejo de Coordinacin Local. c) Los agentes participantes del presupuesto participativo. d) La Contralora General de la Repblica. e) La Defensora del Pueblo. La exposicin de los resultados debe darse en espacios como la rendicin de cuentas y en reuniones con la poblacin, ms concretamente con los beneficiarios de los proyectos. Una estrategia sugerida es solicitar un espacio al gobierno regional o municipal y elaborar un informe breve en caso se cuente con poco tiempo de presentacin. Adems, si la solicitud procede, sera conveniente tener el informe escrito para su distribucin.

Qu estrategia se recomienda en caso el gobierno regional o la municipalidad no otorgue un espacio para el informe de la vigilancia ciudadana? Una estrategia adecuada es hacer la presentacin uno o dos das antes de la audiencia pblica; as, los participantes contarn con mayores elementos sobre la ejecucin de los proyectos y formularn preguntas y sugerencias ms consistentes. Otro buen momento para presentar el informe es en los das previos a la inauguracin de cada PIP ejecutado. En estas coyunturas la poblacin, especialmente la beneficiaria, muestra mayor inters en las obras de manera que la vigilancia ciudadana puede hacer un informe general del conjunto de proyectos bajo su responsabilidad y un informe ms detallado del proyecto que va a ser inaugurado, dando a conocer sus resultados y recomendaciones.

De ese modo, es muy probable contar con el respaldo de la poblacin.

Cmo actuar en caso de un proyecto ejecutado con indicios de irregularidad?

Se sugiere solicitar reuniones con la Contralora General de la Repblica para hacer entrega del informe, detallando, de forma objetiva y con indicios razonables, las situaciones anmalas encontradas. Finalmente, el comit de vigilancia puede redactar notas de prensa dirigidas a los medios de comunicacin del departamento o localidad, haciendo de conocimiento pblico los resultados de la vigilancia ciudadana. Si los medios acceden a entrevistarlos, deberan aprovechar esta ocasin, preparndose adecuadamente para responder preguntas en tiempos cortos.

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FASCICUL FASCICULO 2
Anexo 1
Formato SNIP 15 INFORME DE CONSISTENCIA DEL ESTUDIO DEFINITIVO O EXPEDIENTE TCNICO DETALLADO DE PIP VIABLE

Nombre del PIP: Cdigo SNIP: El suscrito informa que:

B. El costo de los componentes y el costo total del PIP a ejecutar es: Costo (S/.)

Componente
1 2 3 ... TOTAL C. Las metas de los componentes del PIP a ejecutar son:

Declaratoria de viabilidad

Componente
1 2 3 ...

Unidad de Medida

Meta Declaratoria de viabilidad

D. La alternativa tcnica del PIP a ejecutar es: Descripcin de la alternativa tcnica segn: Declaratoria de viabilidad

E. El plazo de ejecucin es: F. La modalidad de ejecucin es (por contrata, por administracin directa, mixta):

G. La(s) frmula(s) polinmica(s) es(son) la(s) que se detalla(n) en anexo adjunto (cuando corresponda):

Fecha: Nombre del responsable de la Unidad Ejecutora: Firma y Sello del responsable de la Unidad Ejecutora:

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Anexo 2 ACTA DE INSPECCIN DE OBRA

Responsable del llenado: Comit de Vigilancia El Comit de Vigilancia deber levantar el Acta de Inspeccin de Obra en el lugar en que esta se est ejecutando I. DATOS GENERALES Ubicacin: Nombre de la obra: Perodo de ejecucin: Del da Al da Mes Mes No No No Ao Ao

II. INFORMACIN QUE EL COMIT DE VIGILANCIA CUENTA SOBRE LA OBRA S Proyecto de Inversin Pblica S Expediento tcnico S Cronograma de Ejecucin Si marc No, Por qu no cuenta con la informacin?

III. OBSERVACIONES SOBRE LA OBRA S Existe cartel de obra? En el cartel, se consigna la siguiente informacin: S Nombre de la obra S Monto de la obra S Perodo de ejecucin La obra se encuentra: S Iniciada Si la respuesta es No, Por qu? Cundo debi iniciarse? Si la respuesta es S, Cundo se inici? Si la obra, estando iniciada, se encuentra suspendida, indicar Por qu? Personal a cargo de la obra Est presente el supervisor o inspector de obra S La obra cuenta con ingeniero residente S Describa en avance y otros datos de la obra a la fecha de la inspeccin tcnica Indique el avance de la obra: Qu materiales de construccin se encuentran en la obra? No No No No No

No No

(En esta seccin se debe registrar informacin sobre: 1. La obra ha sido paralizada en algn momento, 2. Se ha observado el retiro de materiales, 3. Se observa la presencia permanente del ingeniero y del supervisor o inspector de obra).

IV. PARA SER LLENADO A PARTIR DEL DILOGO CON LA POBLACIN QUE VIVE CERCA DE LA OBRA

VI. ESPACIO PARA EXPRESAR OBSERVACIONES O COMENTARIOS ADICIONALES

Fecha Firma de los integrantes del Comit de Vigilancia presentes en el acto de inspeccin de obra

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FASCICUL FASCICULO 2
Anexo 3 SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
GOBIERNO REGIONAL O MUNICIPALIDAD SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA LEY N 27806 y D. S. N 072- 2003-PCM N de Registro

1. FUNCIONARIO/A RESPONSABLE DE ENTREGAR LA INFORMACIN 2. DATOS DEL SOLICITANTE APELLIDOS Y NOMBRES / RAZN SOCIAL DOMICILIO
Av./Calle/Jr./Ps Provincia N/Dpto./Int. Departamento Distrito Correo electrnico Urbanizacin Telfonos

DOCUMENTO DE IDENTIDAD DNI/ CE / OTRO

3. INFORMACIN SOLICITADA

4. DEPENDENCIA DE LA CUAL SE REQUIERE INFORMACIN (Referencial) 5. FORMA DE ENTREGA DE LA INFORMACIN (Marcar con un aspa)
Copia simple Copia fedateada CD Diskette Correo electrnico Otro

IMPORTANTE

APELLIDOS Y NOMBRES

FECHA Y HORA DE RECEPCIN (Registrado por el gobierno regional o la municipalidad)

FIRMA
UNIDAD ORGNICA Subgerencia de Trmite Documentario Responsable de entregar la informacin Funcionario/a responsable de la informacin Responsable de entregar la informacin Subgerencia de Trmite Documentario ACTIVIDAD Recibe solicitud de informacin pblica Revisa solicitud y remite a unidad orgnica involucrada Busca informacin y prepara liquidacin Revisa y entrega a Subgerencia de Trmite Documentario Recibe liquidacin e informacin, y entrega a solicitante FECHA TIEMPO UTILIZADO

OBSERVACIONES:

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Anexo 4
LISTA DE INFORMACIN SOBRE LA FASE DE EJECUCIN Y PUESTA EN OPERACIN Y MATENIMIENTO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA

Fase

Informacin requerida

La informacin fue brindada

No

Ejecucin de proyectos de inversin pblica

Puesta en operacin y mantenimiento de proyectos de inversin pblica

Presupuesto Institucional de Apertura

Anexo 5 MODELO DE QUEJA ANTE LA DEFENSORA DEL PUEBLO

Seores Defensora del Pueblo Yo, con el debido respeto me dirijo a por los motivos que a continuacin expongo:

Seores Defensora del Pueblo, les pido que intervengan para que

de

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Indicaciones

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