MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Manuales

Definicin de manuales
Segn Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Para Continolo G. un manual es: "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo". Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo". Los manuales administrativos son documentos de carcter informativo e inclusive instructivo, que poseen la descripcin de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de comunicacin y coordinacin en las decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y ataen al empleado directamente, es decir, orientando a los miembros de la organizacin. Por lo tanto los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institucin, por ende cumplen con el propsito de registrar y sealar en forma sistemtica la informacin administrativa de una organizacin.

Manuales de normas y procedimientos

Definicin
El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organizacin / institucin, explicando un conjunto de procedimientos internos segn los niveles de autorizacin de las unidades orgnicas que forman parte de una organizacin; con el objetivo de ir creando y consolidar

criterios dentro de la organizacin, y uniformar la actividad operativa, de la institucin, as como tambin garantizar y satisfacer la transmisin y recuperacin de informacin. Este documento tambin especifica las normas correspondientes con las acciones de carcter disciplinario, relacionndose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla tambin las nominas, permisos, vacaciones, bonos por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organizacin o institucin crezca y se desarrolle en todos los mbitos. Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institucin.

Objetivos
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. Describir grficamente los flujos de las operaciones. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible. Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de tareas, y requerimientos. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

Tipos
De manera general, los manuales de procedimientos por sus caractersticas diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de

procedimientos de fbrica. Tambin puede referirse a: Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de contabilidad. Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y seleccin de personal. Practicas generales en un rea determinada de actividad, por ejemplo; el manual de procedimientos de ventas, los manuales de produccin, el manual de finanzas.

Tambin se pueden clasificar de acuerdo a su mbito de aplicacin y alcances en manual de: Procedimiento General: es aquel que contiene informacin sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en ms de un sector administrativo. Procedimiento Especfico: son aquellos que contienen informacin sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propsito de cumplir de manera sistemticamente con sus funciones y objetivos.

Presentacin
Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempear dentro de la institucin a travs de una normas establecidas, por medios de anlisis, estudios, y estrategias de planeacin. La estructura se puede presentar de la siguiente manera: Ttulo y cdigo del procedimiento. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripcin del procedimiento. b. Objetivos del procedimiento. c. Normas aplicables al procedimiento. d. Requisitos, documentos y archivo. e. Descripcin de la operacin y sus participantes. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol.

En toda presentacin debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos: Contenido del manual. Objetivos del manual. Objetivos y polticas de la organizacin. Responsabilidad. Contenido especficos de los entes. Contenidos comunes de los rangos de igual jerarqua Alcance de los procedimientos. Instrucciones. Normas de procedimientos. Organigramas. Rgimen de autorizaciones. Glosario. ndice Temtico. ndice de referencias cruzadas. Verificacin y asesoramiento. Indicacin de fechas. Numeracin de pginas. Formato. Armado.

Segn la Gua para la elaboracin del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: La presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer la operacin de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de Procedimientos.

Elaboracin

Segn la Gua para la elaboracin del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: Los manuales de procedimientos debern elaborarse segn el formato y la Direccin de Organizacin se encargar de integrar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. La elaboracin del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su vez el resultado de estudios, anlisis, creacin de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la organizacin; donde que da registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas reas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido. En el proceso de creacin del manual, debe existir una metodologa que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar bajo personal competente, la redaccin y trascripcin debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades funcionales de los organismos.

Implantacin
La implantacin del manual de normas y procedimientos es importante para la organizacin, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunin de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicacin inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendr la compaa. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal.

Mantenimiento
Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos, debido que si est se desactualiza, pasara hacer un documento inutilizable, y generara por otro lado la creacin de otro manual que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto al tiempo que se perdera, por ello es mas ventajoso y recomendable para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo.

Recursos humanos en los archivos Debemos referirnos tambin al profesional o trabajador de la informacin y la cultura, especficamente en la archivologa, como Recursos Humanos formados acadmicamente en las ciencias de la informacin, es el principal elemento de la cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El profesional de la archivologa, hace posible la transferencia del patrimonio cultural a travs de los servicios de consulta, circulacin, transmisin, recuperacin y adquisicin informacin. Gracias a la labor del profesional de esta rea, se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a travs de tcnicas y proceso sistemticos, tanto de forma tradicional: manual, y moderna: automatizada, la aplicacin de las nuevas tecnologas de recuperacin y bsqueda agilizada de la informacin, para su fcil difusin. El personal de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Informacin; por ende la gestin de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestin de los recursos humanos, financieros y materiales.

Personal fundamental
El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del rea archivstica, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de forma jerrquica segn sus funciones y actividades de la labor archivstica:

 El archivlogo: director y responsable del archivo. Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organizacin y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentacin, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y tambin a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentacin. Tiene como funciones: Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestin del centro archivstico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacin interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacin documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo. Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organizacin y el funcionamiento del archivo y, tambin, aquellas otras de aplicacin a todas las reas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y prstamo de la documentacin. Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentacin de acuerdo con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisin correspondiente, puedan ser de aplicacin en el uso y consulta de la documentacin. Planificar, dirigir y coordinar la metodologa de organizacin documental utilizada en el archivo, especialmente en relacin con el sistema de clasificacin, transferencias, elaboracin de instrumentos de descripcin, preservacin y conservacin de la documentacin, calendario de conservacin y eliminacin, accesibilidad y consulta de la documentacin. Planificar y coordinar el sistema de organizacin integral de la documentacin del organismo o entidad a la que pertenece el archivo. Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentacin que custodia el archivo. Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guas, inventarios, catlogos, elaborar las memorias anuales del archivo. Planificar y coordinar las actividades de difusin que anualmente se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc. Planificar y controlar la preservacin y la conservacin de la documentacin. Segundo Archivlogo: subdirector del archivo o al de jefe de una seccin ya sea archivo intermedio, archivo histrico su objetivo se basa en velar que se cumpla con las funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos documentales de la USI o archivo de la organizacin.

 Archivero o archivista: se encarga de velar por la organizacin y la custodia de la documentacin que est bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta, as como tambin del procesamiento de los documentos. Tiene como funcin: Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacin de la documentacin del organismo, institucin o entidad para que se aplique de forma unvoca y generalizada en todos los archivos de gestin, adems del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualizacin de su proceso. Organizar y dirigir la elaboracin de los instrumentos de descripcin de la documentacin custodiada en el archivo - catlogos, inventarios, ndices u otros- y realizar aquellos que requieran una descripcin documental ms especializada. Definir y organizar el sistema de informacin, consulta y prstamo de la documentacin del archivo. Tambin le corresponder asesorar a los usuarios que requieran una informacin ms especializada. Promover y organizar las actividades de difusin del archivo: visitas de estudiantes y del pblico en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros. Planificar, dirigir y controlar la conservacin y los sistemas de seguridad del edificio y los depsitos del archivo y, tambin, de todos los equipamientos que dispone el centro.

Auxiliar de Archivo: Colaborar en los trabajos de ejecucin y control de la documentacin, en especial, aquellas que conciernan ms directamente con las tcnicas archivsticas manuales de la organizacin documental como pueden ser la gestin de los depsitos y las de prevencin y conservacin de la documentacin, entre otras. Sus funciones pueden ser: Colaborar con los otros tcnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenacin fsica de la documentacin de algunas series documentales, etc. Ejecutar la destruccin fsica de aquella documentacin que le ha indicado su superior jerrquico, en aplicacin del calendario de conservacin y eliminacin. Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias hasta los depsitos del archivo, otorgndoles la ubicacin adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su numeracin.

Llevar a cabo la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo con las directrices de su superior jerrquico, comprobando la ubicacin de la documentacin y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalacin.

Vigilar la prevencin y la conservacin de la documentacin controlando peridicamente su estado fsico; y adems le corresponder notificar las incidencias, as como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado ptimo.

Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacin y as mismo extraer los clips, gomas, plsticos,... de los documentos. Supervisar peridicamente las condiciones fsicas y ambientales de los diferentes depsitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservacin y seguridad del edificio y los depsitos.

Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos: pueden encargarse de recibir y atender al pblico del archivo y tambin llevar la gestin de los trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente. Sus funciones a cumplir: Recibir y atender al pblico del archivo ofrecindole la informacin que requiera, o bien dirigindolo a la sala de consulta o las salas donde se efecta alguna actividad. Realizar los trabajos administrativos del centro. Introduccin de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informtico. Realizar las estadsticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, prstamo de la documentacin, entre otras.

Los tcnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar las tcnicas ms apropiadas para la prevencin, reproduccin y preservacin de la documentacin en cualquier tipo de soporte documental. Funciones a cumplir:

Estudiar y proponer a la direccin del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo una buena poltica de prevencin, reproduccin y preservacin de la documentacin.

Deber controlar el estado de conservacin de la documentacin en cualquier tipo de soporte documental. Organizar y dirigir las tcnicas de restauracin ms apropiadas para cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tcnicas que requieran una manipulacin ms especializada.

Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la documentacin para la conservacin o consulta.

Polticas de reclutamiento y de seleccin

Es el proceso de identificar y atraer a la organizacin a solicitantes capacitados e idneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso al momento de seleccionar al nuevo personal. Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idneo para ocupar el puesto vacante y as poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar las expectativas de nuestros clientes. Alcance: La presente poltica aplica a la Direccin General, Gerencias y Coordinaciones Este manual esta diseado para facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal en la organizacin. Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones conocer y aplicar el proceso de Reclutamiento. Esta Poltica esta diseada para facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal en la organizacin a travs del Departamento de Recursos Humanos

Ejemplo de un diagrama del proceso de reclutamiento y seleccin: http://www.rrhh-web.com/reclutamientoyselecion.html

Polticas de induccin
Consiste en la orientacin general, que se le da al empleado para integrarlo en el entorno laboral de la institucin; y prepararlo el cargo que va a cumplir dentro de empresa.

Tiene como finalidad que el trabajador conozca ms en detalle la empresa y sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrir su vida laboral. Una Induccin bien ejecutada constituye la base de todas las expectativas y compromisos implcitos (contrato psicolgico) del trabajador. Esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes acerca de la organizacin y el ambiente que se respira en ella y deben responderse con la mayor rapidez. (Administracin de empresas:http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republicabolivariana-de-venezuela_10.html)

Polticas de adiestramiento
Es la formacin que se le brinda y da al personal, con el objetivo de especializarlo y mejorar el desempeo de los empleados dentro de la institucin, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento. Es el entrenamiento y transmisin de conocimientos concernientes al rea profesional, obteniendo el desarrollo de habilidades competentes. Propsito: Consolidar y racionalizar las acciones de adiestramiento del personal anualmente, por medio de la deteccin de necesidades diseadas para tal fin, a objeto de satisfacer las demandas de adiestramiento y/o desarrollo de cada unidad organizativa. Objetivos: - Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de cada unidad organizativa a fin de incrementar sus niveles de eficiencia. - Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de adiestramiento a nivel organizacional. - Proporcionar insumos que permitan elaborar el presupuesto correspondiente, en funcin a los recursos humanos y materiales requeridos para tal fin. - Establecer prioridades para desarrollar acciones de adiestramiento. - Ejercer el control y evaluacin de los resultados sobre las acciones de adiestramiento. - Establecer bases reales para seleccionar los recursos docentes internos y externos.

Capacitacin

La capacitacin se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento planeado, sistemtico y organizado, que comprende un conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeo compatibles con las exigencias del puesto que desempea, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, as como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve. (Administracin de empresas:http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republicabolivariana-de-venezuela_10.html) La capacitacin es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de los nuevos avances tecnolgicos y cientficos que se dan en la sociedad profesional (en este caso en el mundo de la informacin) y la propia en la naturaleza de la llamada sociedad. la capacitacin es de objetivos cortos o mediano plazo y muy especifica, pero que siguen aportando un conocimiento al empleado.

Sueldos
Segn Snchez Barriga Es la fase de la administracin de recursos humanos, que usa principios y tcnicas definidas para lograr la remuneracin total que recibe el trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia del puesto, a la eficiencia, a las necesidades personales del trabajador y a las posibilidades de la empresa. La funcin que tiene el departamento de recursos humanos en la administracin de sueldos y salarios es: El sistema debe ayudar y atraer el nmero y la clase de empleados necesarios para operar en la institucin en trminos de excelencia. El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan. Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro de un marco de imparcialidad y equidad. Debera ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y habilidades.

 Meritocracia
En una definicin muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a aquellos sistemas polticos donde se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la riqueza (o sea, segn pautas de adscripcin) sino por los mritos (pautas de realizacin). En las sociedades industriales avanzadas, esos "mritos" se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar, base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeo de cargos de creciente importancia, hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la combinacin de circunstancias de poder y de apoyos de cada uno. (Glosario de conceptos polticos usuales: http://www.eumed.net/dices/definicion.php?Dic=3&def=382)