ERP (Enterprise Resource Planning) Introduccin Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente, requiere

de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios. Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin. La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Qu es un ERP? El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.

Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin (www.adpime.com).

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolucin de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados nicamente a la planificacin de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificacin de los trabajos en planta. Esta planificacin se efecta enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP ms completos ofrecen mdulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestin de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversin de datos en informacin til), etc. En resumen, los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio La implementacin de los ERPs no son fciles, se requiere de un largo perodo de implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la puesta en marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de Informacin. Es importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios que se obtendrn con los ERPs, pues esto facilitar la implementacin en la empresa. Anteriormente slo las grandes empresas podan adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeas y medianas empresas estn incursionando en la implementacin de dichos sistemas.

Beneficios e impactos Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta

stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se menciono anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versin de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos. (www.chozamsoftware.com) Hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP: Integracin de la informacin financiera. - El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado. Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes - Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto ser ms fcil. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal. Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la

empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso. Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico. La mayora de los sistemas de ERP fueron diseados para ser usados para las compaas industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa. Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus desventajas: Son muy caros. Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin. Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.

En todo el mundo hay casos exitosos de la implementacin de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes, solo por mencionar algunos, tenemos a los siguientes: Cinsa que utiliz un ERP de ORACLE, GAN AHMSA que utiliz el ERP de SAP, KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES que utilizo el ERP de iBaan, SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE y por ltimo CASA MARZAM que utiliz el CARDINAL. (www.infojobs.net) Como podemos ver todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implementacin del sistema en ellas, s tiene mucho que ver en sus logros. De nada les servira su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situacin del mundo donde el manejo de la informacin es vital. En resumen, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, hay que tomar en cuenta que cada marca desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, aqu lo recomendable antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren para la empresa, as como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en marcha.

En ocasiones las empresas recurren a consultores expertos en el rea, con el fin de apoyarse en sus conocimientos. A menudo est prctica es saludable para las empresas, sin embargo es importante mencionar que son muy caras. ERP en las empresas Actualmente nos encontramos en una economa global y competitiva, por lo cual es indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes son cada vez ms exigentes; anticipndose a sus requerimientos y dndoles un trato personalizado a cada uno de ellos. En la actualidad, las compaas buscan implementar sistemas para que manejen todas las reas del negocio de tal forma que estn integrados. Muchas han buscado nuevas herramientas tecnolgicas para poder optimizar los procesos operativos internos para as ahorrar costos y ser ms eficientes, lo que tiene como consecuencia un mejor posicionamiento y la atraccin o bien conservacin de clientes. Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las estrategias de las grandes empresas actuales. Es importante que las empresas identifiquen cuales son sus necesidades, para as saber que sistema implementar; as se evitar elegir un sistema muy sofisticado para una pequea empresa, lo que provocar que no se recupere la inversin; o bien elegir un sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicar redisear en un futuro, para lo que se requiere una nueva inversin. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en lnea la informacin relevante. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integracin soporta la administracin de la cadena de suministro y las operaciones da con da. Las ventajas que ofrece la implementacin de un sistema ERP son: Control de la operacin, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparacin para e-business, diferenciacin, entre otras; apoyando a distintas reas de la organizacin como: compras, recursos humanos, almacenes, finanzas, mercadotecnia, etc... El procedimiento de implementacin cuenta con 6 etapas las cuales son: Definicin, entrenamiento, modelacin, configuracin, puesta en vivo y refinacin. La implementacin de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo ya que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Despus de la implementacin es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del desempeo, para que as el sistema funcione correctamente a largo plazo. Tambin se debe analizar constantemente el retorno de inversin y aspectos clave como la optimizacin (El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementacin del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la

implementacin como por ejemplo la expansin del software implementado; es importante ver a la optimizacin como un proceso de mejora continua. El xito de la implementacin del sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodologa bien definida la implementacin de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de seleccin hasta la etapa de operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementacin sea un xito. Un estudio en Israel encontr que diferentes compaas de manufactura ganaron beneficios diferentes tambin de las otras empresas en la implementacin del mismo sistema de ERP (1. La mayora de las implementaciones fueron adiciones al sistema actuales o expansiones a mdulos actuales para soportar otras funciones o tareas que fueran nicas para esa empresa. Neumticos Goodyear , fundada en 1898, actualmente se extiende en seis continentes en donde produce anualmente casi 150 millones de cubiertas de todos los tipos; vende sus productos en 185 pases, los fabrica en 77 plantas distribuidas en 27 de ellos y ocupa un total de 88.000 personas; cuenta con reconocimientos como: la certificacin del cumplimiento de las normas internacionales de calidad ISO 9002, la certificacin QS 9000 para proveedores de la industria automotrz y la certificacin ISO 14000 referida al cuidado y proteccin del medio ambiente. Esta empresa defini como objetivo para toda la regin, contar con sistemas y procesos comunes e integrados con el fin de contar con informacin consolidada en toda la regin, fortaleciendo as las actividades de la corporacin en Amrica Latina, por lo que se implemento un sistema ERP, proyecto que comenz en el mes de abril de 1998 y const de dos etapas iniciadas simultneamente en abril de 1998. En 1998 entraron en produccin el proceso de Gestin Comercial, que abarc desde la carga de un pedido hasta el pago de los clientes y al mismo tiempo, la gestin de compras, proponindose el desafo de establecer la implementacin en forma conjunta como un mismo proceso encadenado. Cuando los administradores de una empresa se deciden a invertir una gran cantidad de capital en una implementacin de un sistema de ERP hay un cambio total de cmo opera la empresa, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de ERP pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las dems, creando una ventaja competitiva Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los aos, es que stas han ido adquiriendo diversas compaas, las cuales manejan sistemas transaccionales ms pequeos unidos por otro ERP, y en muchos casos diseado especialmente a las necesidades de cada compaa, por lo que se tiene que hacer una gran inversin para la adaptacin de stos sistemas. La clave principal del proyecto de la compaa Neumticos Goodyear fue el trabajo en equipo en el que debieron integrarse profesionales de distintas compaas provenientes de los diferentes proveedores de los sistemas elegidos sumados a la gente de Neumticos Goodyear.

En una economa global, muchas veces el xito de una compaa depende de las inversiones que sta haga en tecnologa. La implementacin de un sistema de ERP es un reto actual para las compaas; y si se logra su buena implementacin y mejora continua puede significar el xito en la misma. Proveedores La integracin total de los mdulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. Esta es la caracterstica ms importante del sistema SAP y significa que la informacin se comparte entre todos los mdulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las reas. IBM es tambin una empresa que provee e instala un sistema de e-business, en cualquier empresa. IBM es una empresa lder en este sector gracias a los servicios que ofrece, ya que estos servicios integran todas las partes necesarias tanto en software como en hardware. Business Objects, esta empresa se encarga de proveer e instalar un sistema de eBusiness, aadiendo tambin cualquier tipo de conexin de red. Esta empresa basa en la comunicacin entre todas las partes de un negocio como pieza fundamental, por esta razn la implantacin de los servicios de red es tan fundamental en su producto. ADempiere es un proyecto guiado por la comunidad la cual desarrolla y soporta una solucin de cdigo abierto para negocios del mismo nombre, la cual ofrece la funcionalidad de Planeacin de Recursos Empresariales, Administracin de la Relacin con los Clientes y Administracin de la Cadena de Suministro (derivado de sus siglas en ingls: ERP, CRM, SCM respectivamente). Compiere es una solucin que integra ERP + CRM (gestin de las relaciones con los clientes) bajo interfaces Windows y Web. Es una solucin internacional basada en los flujos de trabajo que realiza el personal de la empresa. Es una solucin 100% Java sobre base de datos Oracle, con servidor de aplicaciones JBOSS. Actualmente ya no publica el cdigo fuente ni todos los binarios, por lo que puede dejar de ser considerado software libre. OpenBravo est basado en una versin muy anterior de este software. CK-ERP es un ERP y CRM de cdigo abierto que consta de 20 mdulos o aplicaciones que incluyen facilidades para la gestin de la contabilidad de la empresa, pagos, ingresos, pedidos u rdenes de compra, gestin de ventas, cotizaciones recibidas, gestin del punto de venta, gestin de recursos humanos o personal, gestin de nminas, gestin de contactos, entre otros. Su interfase online, es bastante simple pero es fcilmente adaptable a las necesidades de cualquier empresa. Slo funciona en entornos Windows. FacturaLUX es software libre de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) orientado a la administracin, gestin comercial, finanzas y en general a cualquier tipo de aplicacin donde se manejen grandes bases de datos y procesos

administrativos. Genera aplicaciones multiplataforma (windows, linux, Mac,...). Aunque algunos mdulos solo estn disponibles en la modalidad de venta, es software libre bajo licencia GPL. OpenXpertya es un ERP y CRM de cdigo abierto, con integracin de servicios en lnea. Utilizaba inicialmente la base de datos Oracle, aunque ahora admite otras. Est desarrollado en Espaa bajo el patrocinio del Principado de Asturias y por tanto, est adaptado a la legislacin espaola. Es un ERP Java, por tanto est bsicamente orientado a ventanas, aunque tambin tiene mdulos web para interacturar con todo tipo de clientes (web, dispositivos mbiles, TPVs, etc), Dispone tambin de los principales mdulos que debe contener todo ERP. TinyERP es un software de ERP bajo licencia GPL. Inicialmente desarrollado en Blgica, hay traducciones al espaol en versiones anteriores. TinyERP es un ERP reducido (5-50 usuarios) y principalmente enfocado a la PYME, aunque dispone de mdulos como gestin de proyectos o estadsticas, ms habituales de empresas de mayor tamao. Conclusin En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar. El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e importantes podemos mencionar: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar: Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin. Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en el mercado. Bibliografa Esteves J., Pastor J. An ERP Lifecycle-based Research Agenda. 1st International Workshop on Enterprise Management and Resource Planning: Methods, Tools and Architectures EMRPS99. Esteves J., Pastor J. Enterprise Resource Planning Systems Research: An Annotated Bibliography. Communications of the Association for Information Systems CAIS Parr A., Shanks G., Darke P. Identification of Necessary Factors for Successful Implementation of ERP Systems in New information technologies in organisational processes. Kluwer academic publishers. Robey D., Ross J., Boudreau M. 2000. Learning to Implement Enterprise Systems: An Exploratory Study of the Dialectics of change. MIT Center for Information Systems Research, working paper, n. 311 Aladwani A. Change Management Strategies for Successful ERP Implementation. Business Process Management Journal