Está en la página 1de 59

saulyoshi@hotmail.

com

Microsoft Office Word 2007 UNIDAD 1 INTRODUCCIN


OBJETIVO DE LA UNIDAD
El alumno conocer la forma de Iniciar el Procesador, Identificar los componentes de la Ventana. Creacin del Primer Documento y a guardar un Documento.

1.1 Que es un Procesador de Palabras


Un procesador de palabras es una aplicacin informtica destinada a la creacin o modificacin de documentos escritos por medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a la antigua mquina de escribir, siendo mucho ms potente y verstil que sta. Microsoft Word es un procesador de textos diseados para ser utilizados bajo el sistema operativo Windows un procesador de textos es un programa que permite modificar y crear documentos de una forma sencilla.

1.2 Funciones Principales del Procesador de Palabras.


Permite combinar textos, nmeros e imgenes para crear documentos a los que se les puede aplicar diferentes formatos de una forma fcil. Como puede ser cartas, peridico, correspondencia, circulares, actas, pagares, recibos, contratos, revistas, etc.

1.2 Requerimientos Mnimos de Sistema.


1.3.1 Hardware.
Para usar Microsoft Office 2007, necesitar: Equipo y procesador Procesador de 500 megahercios (MHz) o superior1 Memoria 256 megabytes (MB) de RAM como mnimo

Disco duro 2 gigabytes (GB); una parte de este espacio se liberar despus de la instalacin si se elimina el paquete de descarga original del disco duro. Unidad Unidad de CD-ROM o DVD Pantalla Monitor con una resolucin de 1024x768 o superior

1.3.2 Software.
Sistema operativo Sistema operativo Microsoft Windows XP con SP2, Windows Server 2003 con SP4 o posterior3

1.4 Rutas de Acceso (Entrar y Salir).


Hay varias formas de arrancar y salir de Word.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Desde el botn Inicio, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla INICIO/TODOS LOS PROGRAMAS/MICROSOFT OFFICE/MSO WORD2007. Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el men Inicio. Arranque automtico al iniciar Windows (FORMA AVANZADO). Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows. Para cerrar Word hacer clic en el botn office situado en la parte superior de la ventana principal de Word Tambin puedes hacer clic en el botn cerrar X Tambin puedes salir mediante la combinacin de teclas ALT+F4.

1.5 Elementos Principales de la Pantalla.


La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

1.5.1 Lo Nuevo de Word 2007.


Ms Office 2007 ofrece herramientas que facilitan la creacin de documentos por ejemplo: La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer. Las completas funciones de revisin, comentarios y comparacin le ayudan a recopilar y administrar rpidamente la informacin.

1.6 Los Documentos.


Los documentos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

1.6.1 Clasificacin de los Documentos.


La informacin es ingresada a un papel a mano o por un proceso mecnico este se denomina documento pero a su vez es necesario identificar las caractersticas de comunicacin para los diferentes asuntos, por eso es necesario saber el procedimiento de estructura del documento para ello se describe los siguientes documentos.

1.6.2 Descripcin de los Documentos.


El memorndum es un medio de comunicacin que se enva al personal de una misma empresa, tiene la finalidad de trasmitir ordenes o informacin, resumen, datos para que sean tiles auxiliares en las oficinas en este documento es imprescindible la palabra memorndum. La carta al mecano grama que no tiene distribucin de columnas en sus textos. La carta es la forma que generalmente se emplea en la correspondencia de empresas mercantiles y en las relaciones personales o privadas. El oficio se denomina oficio a la correspondencia exterior, por que se dirige a una persona ajena a la dependencia del remitente. El curriculum se refiere a los datos generales sobre la carrera de vida y estudios que comprende una persona capturados en un documento.

1.7 Crear Documento.


1.7.1 El Primer Texto.
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta. Veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas. En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Al texto escribir un hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent"). Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma cuando est dentro del rea de texto y esta

otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta que indica dnde acaba el documento. Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin.

1.7.2 Guardar el Documento.


Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un disquete) de forma permanente. Pulsa en el icono Guardar y aparecer una ventana con el nombre guardar como... Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde tecleamos el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word ser Documento de Word, que ya viene escrito.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que ser la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese as, haz clic en el icono Mis documentos que hay en la parte izquierda de la ventana. Haz clic en el botn Guardar y observa cmo cambia la barra de ttulo; ahora podr Primero, en lugar de Documento1. Nuestro documento ya est guardado con un diferente nombre guardado en la capeta Mis documentos.

1.7.3 Cerrar el Documento.


Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el Botn Office Salir de Word. elegir

1.7.4 Guardar el Documento con otro nombre.


Este paso es un tanto sencillo podemos manipular el archivo desde el EXPLORADOR DE WINDOWS y haciendo una copia y renombrar el archivo. O bien volviendo a presionar el comando guardar como del botn de office.

1.7.5 Mover y Copiar Texto.


Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Veremos este tema mas adelante 2.4.1

UNIDAD II EDICIN BASICA.


OBJETIVO DE LA UNIDAD
El alumno aprender a dar Formato a los Documentos mediante las Barras, as como tambin utilizando atajos de teclado.

2.1 Barra de Herramientas de Acceso Rpido.


La barra de herramientas de acceso rapido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Imprimir, etc.

2.2 Barra de Mens.


Esta barra pertenece a word 2003 o anteriores y tenia la funcion de guardar todos los comandos agrupados en botones aunque en word2007 no lo vamos a utilizar pero es importante que sepas este dato

2.3 Banda de opciones.


La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas contiene las herramientas de Word, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Word, a travs de grupos de herramientas con botones de acceso rpido. Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaa Insertar, al presionar Alt, aparecen los comandos de teclado para activar las distintas herramientas, A2, D1, D2, etc.

2.3.1 Cambiando la apariencia de las Letras.


Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente. Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamao y estilo de fuente,etc.

2.3.2 Tipo de Letra.


Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

2.3.3 Tamao de Letra.


De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

2.3.4 Color de Letra.


Podemos cambiar el color de los caracteres. Seleccionar el texto al que vamos a cambiar el color y hacer clic en el botn con el tringulo en Color de fuente, aparecer esta ventana para que hagamos clic en el color deseado. Si el color que buscamos no est en la ventana, hacer clic en Ms colores... y aparecer una paleta con ms colores para elegir.

2.3.5 Alinear Texto.


Estos son los botones alineacin: Izquierda Centrada para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de Derecha Justificada

Este prrafo Este prrafo Este prrafo Este prrafo tiene tiene tiene tiene una establecida establecida la establecida alineacin alineacin alineacin alineacin justificada. izquierda. centrada. derecha. Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

2.3.6 Estilo Texto.


Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . clic en el botn correspondiente. Basta seleccionar el texto y hacer

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

2.4 Seleccionar.
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta sombreado, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos cmo lo seleccionado aparece en sombreado.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. - Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un recuadro negro. Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas SHIFT. + flecha derecha SHIFT. + flecha izquierda Ctrl + SHIFT.+ flecha derecha Ctrl + SHIFT.+ flecha izquierda SHIFT. + Fin SHIFT. + Inicio SHIFT. + flecha abajo SHIFT. + flecha arriba Ctrl + SHIFT. + flecha abajo Ctrl + SHIFT. + flecha arriba SHIFT. + AvPg SHIFT. + RePg Ctrl + E

2.4.1 Copiar, Cortar y Pegar Texto.


Se pueden utilizar varios mtodos. Mediante el ratn y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaa Inicio: Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, , colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com 2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu. Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con SHIFT + flechas, seleccionamos letras, (con SHIFT + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

2.4.2 Opciones de Pegado.


Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado. Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana donde podemos seleccionar una opcion de dos. Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato. Texto Unicode sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.

CEIStula

saulyoshi@hotmail.com

2.4.3 Buscar.
Mediante el botn Buscar podemos buscar texto en el documento. Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con la combinacin de teclas Ctrl + B. Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta aparecer en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla. Pulsar el botn Buscar siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos llevar a esa posicin y la palabra encontrada se pondr sombreada. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botn Buscar siguiente. Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.

2.4.4 Buscar y Reemplazar.


Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el botn Reemplazar . Podemos ejecutarlo desde el grupo de herramientas Buscar que se encuentra en la pestaa Inicio, o con la combinacin de teclas Ctrl + L. En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles: -Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar. -Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. -Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado. Nota: Despus de realizar una bsqueda, las doble flechas de la barra de desplazamiento vertical, que normalmente tienen la funcin de avanzar y retroceder una pgina y son de color negro, cambian a color azul y al pulsarlas se repite la bsqueda. Para activar otra vez su funcin habitual (avanzar pgina) abrir Buscar y en la pestaa Ir a, y elegir Pgina.

2.4.5 Eliminar.
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Presione las teclas Retroceso (BackSpace)

CEIStula

10

saulyoshi@hotmail.com

Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha

Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

2.4.6 Mover Texto.


Una forma de mover texto un tanto avanzado pero rpido es lo siguiente: Seleccionar con doble clic, presionar el botn izquierdo sobre el texto sombreado, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn, al principio te parecer muy difcil practcalo y ser una forma mas rpida de manipular el texto.

2.5 Diseo de Pagina


Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

2.5.1 Configurar Pgina.


Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, al darle clic despliuega una ventana donde nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Se puede cambiar el diseo intercalndo las opciones. Tamao. Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una Mrgenes. podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento.

CEIStula

11

saulyoshi@hotmail.com Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Saltos. Para cambiar el diseo o el formato de una o varias pginas del documento se pueden utilizar saltos de seccin. Por ejemplo, se puede disear parte de una pgina que slo tiene una columna para que tenga dos. Los captulos de los documentos se pueden separar de modo que la numeracin de las pginas de cada captulo comience por 1. Asimismo se pueden crear encabezados o pies de pgina distintos para una seccin del documento. Nota En la galera de nuevos diseos de pgina de Microsoft Office Word 2007 se puede elegir entre muchos diseos distintos. Por ejemplo, se puede agregar una pgina de una sola columna que tenga una seccin de dos columnas haciendo clic en esa opcin de diseo en la galera de diseos Nueva pgina. 1 Seccin con formato de una sola columna 2 Seccin con formato de dos columnas

2.6 La apariencia del Prrafo.


Mediante las opciones de la pestaa Inicio, en la barra de herramientas Prrafo se pueden manejar todas las caractersticas del formato prrafo. Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo de prrafo, veremos la pestaa Sangra y espacio, la otra pestaa Lneas y saltos de pgina la cual veremos en el siguiente tema avanzado.

Identificar Prrafo.
En Word2007, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo, normalmente las marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo de la pestaa Inicio. Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

CEIStula

12

saulyoshi@hotmail.com

Sangras.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que separa las lneas o interlineado.

Tabuladores.
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botn para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical): 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Tambin podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

CEIStula

13

saulyoshi@hotmail.com

Interlineados
El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las siguientes posibilidades: Sencillo, es el establecido por defecto. 1,5 lneas. Doble. Dos lneas. Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas. Exacto, como la opcin anterior pero permitiendo la superposicin de las lneas. Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con decimales

Vietas.
Las listas son uno de los elementos que se usan todos los das pero en los que se piensa raras veces. Las listas son elementos muy tiles en un documento. Se pueden utilizar con muchos fines; por ejemplo, para resumir la informacin y para facilitar su comprensin y asimilacin. Las vietas se utilizan para listas no ordenadas que no necesite ms que un nivel haga clic en la flecha vietas para seleccionar diferentes estilos de vietas.

Numeracin.
Word puede crear automticamente listas numeradas mientras escribe, o puede agregar rpidamente nmeros a lneas de texto existentes. 1. Escriba 1. para iniciar una lista numerada y, a continuacin, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. 2. Escriba el texto que desee. 3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. Word inserta automticamente la vieta o nmero siguiente. 4. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la ltima vieta o el ltimo nmero de la lista. En la ficha Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en Numeracin.

CEIStula

14

saulyoshi@hotmail.com

2.7 Ortografa y Gramtica.


La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2007 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y Vasta ya de gritar! Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo.

Revisin.
Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida la introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma. Revisar al finalizar. Para establecer esta forma de revisin debemos ir al Botn Office botn Opciones de Word y all seleccionar Revisin. , hacer clic en el

Aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe. Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografa podemos hacerlo de una de estas formas:

1.- Haciendo clic en la pestaa Revisar y luego sobre el icono herramientas de acceso rpido. 2.- Pulsando F7.

de la barra de

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.

Autocorreccin.
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros mtodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.

CEIStula

15

saulyoshi@hotmail.com Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazar con la palabra u once. De igual forma reemplazar por o oscuro por u oscuro. Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorreccin ir al Botn Office ,

y hacer clic en el botn Opciones de Word , aparecer un cuadro de dilogo, all seleccionar en el men de la izquierda, Revisin, y a continuacin hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin... en este cuadro de dialogo podremos habilitar las opciones que mas nos convengan.

2.8 Impresin
Se puede imprimir de dos formas: a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin. b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office. Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc.

Men Impresin Rpida.


Se pincha en el Botn Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida. Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

Comando Imprimir.
Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de dilogo.

Descripcin de la ventana Imprimir.

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades

CEIStula

16

saulyoshi@hotmail.com podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc... Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento. Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima. Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

Vista Preliminar.
Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de presentacin. El primer botn es la vista Diseo de impresin que permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. En la mayor parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones ms, en ese caso podemos utilizar la Vista preliminar. 2. Vista preliminar.

CEIStula

17

saulyoshi@hotmail.com La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora. Para desplegar la vista preliminar ir al Botn Office y desplegar la opcin Imprimir y elegir Vista preliminar. Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen. Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el documento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal como son los grficos, cabeceras y pies de pgina, as como los mrgenes, tambin permite ver la pgina completa. En esta vista, al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao. La vista preliminar tiene su propia pestaa para realizar unas funciones adicionales.

Imprimir. Manda a la impresora el documento. Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina. Dos pginas. Hace que en la pantalla se vea dos pginas. Ajustar. Al hacer clic en este icono se ajusta la pgina al ancho de la pantalla.

Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.

Tamao real. Permite mostrar la hoja a un zoom del 100%. Muestra u oculta las reglas (horizontales y verticales)... . Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima pgina. Cerrar. Sirve para cerrar la vista preliminar. Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel.

CEIStula

18

saulyoshi@hotmail.com Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una pgina con una sola lnea y as poder corregirlo. Al ver la pgina completa tambin podemos ver que el texto o los grficos quedan mal centrado, etc. Si estamos utilizando la vista diseo de impresin y slo tenemos una pgina no har falta pasar a la vista preliminar ya que no veremos prcticamente nada nuevo.

Dar de alta la Impresora.


La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador, en este punto aprenderemos a instalar una impresora y a configurarla en un sistema WindowsXP. Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. No obstante, en algunos casos podemos necesitar hacer el proceso manualmente. Cuando nosotros conectamos una impresora a nuestro ordenador es preciso instalar los controladores para que el sistema la reconozca. A continuacin aprenderemos a instalar una impresora de forma manual y a personalizar su funcionamiento para que se adapte lo ms posible a nuestras necesidades. Despliega el men Inicio Selecciona la opcin Impresoras y faxes. Si no tienes la opcin Impresoras y faxes en tu men Inicio tambin puedes llegar a ella a travs del Panel de control, opcin Impresoras y otro hardware. Aparecer una pantalla como esta, si seleccionas una impresora el panel contextual de la derecha te mostrar las opciones que ves aqu: Agregar una impresora, Ver lo que se est imprimiendo, Seleccionar preferencias de impresin, etc. Estas tareas son las que habitualmente se necesitan para manejar una impresora. Ahora, haz clic sobre el icono Agregar Impresora para iniciar el asistente que te ayudar a instalar una impresora.

El asistente te ir haciendo preguntas, por ejemplo, si tu impresora est conectada directamente a tu ordenador en modo local o si est en la red; a qu puerto has conectado la impresora y por ltimo aparecer una pantalla como la que ves aqu para que elijas el fabricante y el tipo de impresora para que Windows instale el software

CEIStula

19

saulyoshi@hotmail.com correspondiente. Tambin puedes utilizar, si los tienes, los discos del fabricante o ir a buscar a Internet mediante Windows Update.

UNIDAD III EDICIN PROFESIONAL


OBJETIVO DE LA UNIDAD
El estudiante ser capaz de aplicar tcnicas para Ilustrar Documentos con Imgenes, Manipular las herramientas de Dibujo, Imagen y Texto Artstico. Tendr la capacidad de Crear Documento tipo Revista o Peridico.

3.1 Men Insertar


En esta seccin encontraremos diferentes accesos directos a los comando para lograr un mejor aspecto del documento. Podemos insertar tablas, hojas en blanco, imgenes y grficos.

3.2 Smbolos.
Puede utilizar el cuadro de dilogo Smbolo para insertar smbolos como, por ejemplo, y , o caracteres especiales, como un guin corto () o puntos suspensivos () que no aparecen en el teclado, as como caracteres . Los tipos de smbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes que elegidas. Por ejemplo, algunas fuentes pueden incluir fracciones (), caracteres internacionales (, ) y smbolos de moneda internacionales (, ). La fuente integrada Symbol incluye flechas, vietas y smbolos cientficos. Tambin puede tener fuentes de smbolos adicionales, como Wingdings, que incluye smbolos decorativos.

Insertar un Smbolo.
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el smbolo. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en Smbolo. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el smbolo que desee en la lista desplegable. Si el smbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Ms smbolos. En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el smbolo que desea insertar y, por ltimo, haga clic en Insertar.

CEIStula

20

saulyoshi@hotmail.com

Reemplazar Texto por Smbolo.


1. Haga doble clic para seleccionar el texto en el lugar donde desee reemplazar el texto por el smbolo. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en Smbolo que desee en la lista desplegable. 3. Vera como se sustituye el texto por el smbolo seleccionado.

3.3 Texto Artstico.


Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt.

3.3.1 Insertar Word Art.


WordArt es una galera de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de 2007 Microsoft Office para crear efectos decorativos. Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste. A continuacin se mostrar una nueva ventana con un texto en el cuadro de dialogo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. Tipo de Fuente. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el texto. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado del campo fuente, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Por ultimo haz clic en la que ms te guste. O bien Word 2007 tambin nos permite cambiar la fuente, el tamao y el color de los textos fcilmente. Para ello tenemos la seccin Fuente en la pestaa Inicio o utilizando el cuadro de dilogo Fuente. Tamao. El tamao podemos introducirlo directamente los puntos del tamao o bien hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado del campo del tamao, esto har que se abra una ventana con los tamaos predeterminados. Haz clic en la que mas te convenga.

3.3.2 Formato Word Art.

Al darle aceptar en la ventana anterior nos desplegara una nueva ficha oculta que contiene todos los comando para formatear nuestro rotulo de WordArt. En este momento Word 2007 toma a nuestro WordArt como forma y la ficha solo aparecer cuando tengamos nuestra forma seleccionada.

CEIStula

21

saulyoshi@hotmail.com Cambiar el Estilo. En la seccin estilo nos muestra una lista de diferentes estilos que aplicara colores posicin y efectos a nuestro WordArt. Teniendo en cuenta que solo aparecer si nuestra forma de WordArt este seleccionada. Color. En la misma seccin de estilos de WordArt encontramos el acceso directo de relleno de forma al presionar la pequeo triangulo, nos mostrara una paleta de colores adems de opciones como degradados, texturas, mas colores, sin relleno e imagen. Forma. En este comando podemos cambiar la forma encontraras las diferentes opciones para distorsionar nuestro objeto de WordArt al desplegar el men desde el pequeo triangulo junto al icono. Efectos. Para que nuestro objeto de WordArt tenga un atractivo extra podemos disear un rotulo con los comandos de efectos aqu encontramos dos: Efectos de sombra: agrega una sombra a la forma. Efectos 3D: agrega un efecto 3D a la forma. Organizar. En Word 2007 puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y despus insertar un rectngulo) y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema Word 2007 incorpora la opcin ordenar que te permitir mover los objetos a planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrs de otro y que por eso no se vea. Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado haz clic en la seccin de organizar y despliega una de los dos mens: Traer al frente o Enviar al fondo. A continuacin selecciona el tipo de orden que quieras realizar. Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja. Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo. Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Word 2007 nos permite tambin cambiar la posicin que ocupan los objetos dentro del documento e incluso cambiar la posicin de alguno de ellos en funcin de otro objeto. Distribuir objetos dentro del documento consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos

CEIStula

22

saulyoshi@hotmail.com consiste en hacer que todos se ajusten a una misma lnea imaginaria. Para esto haz clic en el pequeo triangulo del comando alinear y elige la opcin que ms adecuada para tu diseo. Tambin con Word 2007 permite aplicar otros cambios a los objetos, puedes cambiar su orientacin (por ejemplo girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo inclinado), tambin puedes voltear los objetos (cuando volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que obtienes es la imagen que aparecera en un espejo puesto de forma vertical frente al objeto original). No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imgenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que s podemos girar y voltear. Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el men Girar. A continuacin selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los que te propone. Por ltimo veremos que Word 2007 nos permite tambin combinar texto y formas, ya que tenemos los comandos de posicin y ajuste con el texto, con estas herramientas podemos lograr un diseo de ms sofisticado solo presiona en la opcin que ms te agrade. Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos del men. Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

Tamao. En esta seccin podemos cambiar el ancho de la forma, introduciendo directamente los valores en cm. Este comando puede ser un tanto ms profesional. Opciones de Texto. Ahora bien digamos que nuestro texto no cumple con lo que se esperaba, ya que posiblemente no tecleamos correctamente la palabra, bueno aqu es donde podemos apoyarnos con los comandos de texto, presionamos sobre modificar texto para editar nuevamente el contenido del rotulo o bien podemos agregar ms espaciado entre caracteres, tambin nos permite modificar unas caractersticas ms como por ejemplo el alineado del texto la orientacin y el tamao de minsculas y maysculas.

3.4 Formas.
Word 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar.

CEIStula

23

saulyoshi@hotmail.com

3.4.1 Dibujando Formas.


Al hacer clic en el men Formas del la pestaa Insertar aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja del documento y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma. Colorear Forma. Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un desplegable que permite modificar el fondo de la forma. Tambin podemos pulsar en Sin relleno, dejaremos slo el contorno de la forma. Color Solido. Podremos darle un color solido, eligindolo de la paleta de colores. Degradado. O un color con degradado, pulsando en Degradado. Textura. Si preferimos que el fondo sea una imagen, podemos elegir una textura en el men desplegable Texturas. Trama. Inserta una imagen monocromtica predeterminada. Imagen. O un archivo de imagen pulsando en Imagen... aqu nos desplegara un cuadro de dialogo donde seleccionaremos el archivo deseado y seleccionamos el botn abrir.

Sombra y 3D.
Nos permite aplicar ciertos efectos visuales, como sombras, iluminacin, reflejos o efectos en 3D a nuestras formas. Haz clic en el men desplegable y selecciona la opcin que ms te guste.

Ajuste de Texto y Posicin.


Este tema lo podrs repasar en el punto 3.3.1 Insertar Word Art. En subtema Organizar ya que tanto WortArt como los objetos e imgenes se tratan por igual. Traer al frente Enviar al fondo Ajuste de texto Posicin Girar Agrupar Distribuir

CEIStula

24

saulyoshi@hotmail.com

3.5 Imgenes.
Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos: IMGENES. Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales.

Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, Corel, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo, pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales. GRFICOS. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.

Grficos. Representacin de datos en forma grfica. Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Insertar. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractivo. 3.5.1 Insertar Imgenes Prediseadas. Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral de Imgenes prediseadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar

CEIStula

25

saulyoshi@hotmail.com introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imgenes que tengan relacin con ese concepto. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG. Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro. 3.5.2 Insertar Imgenes de Archivo.

Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En cuadro de dialogo muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento. Ajustes de Imagen.

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable tambin encontrars la opcin Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imgenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG). Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco. Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn. Efectos de Imagen.

Efectos de sombra: agrega una sombra a la forma. Efectos 3D: agrega un efecto 3D a la forma.

CEIStula

26

saulyoshi@hotmail.com Posicin.

Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos del men desplegable. Ajuste de Texto. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en el men desplegable. Tamao de Imagen, Recortar, Mover.

Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin Tamao de esta pestaa: Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activar el modo de recorte. Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrstralo hasta la posicin que deseas enmarcar. Vers que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen. Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar. Para mover la imagen, haz clic con el cursor cima de la imagen y cuando este seleccionada, hacer clic y arrastrarlo para conseguir que se recorra la imagen suelta el botn donde deseas su nueva posicin.

3.6 Texto en Columnas.


Cuando en un documento, se desee dar un aspecto diferente a grandes bloques de texto, que inicialmente pueden suponer un muro para la lectura por parte de quien lo lee, podemos crear columnas con lo que estticamente el texto parece que invita ms a su lectura. Otros tipos de documentos, como boletines, folletos, etc.

CEIStula

27

saulyoshi@hotmail.com

3.6.1 Botn Columnas. Situar el cursor en lnea nueva, sin ninguna otra caracterstica de formato activada que pudiera interferir directamente con las columnas y entrar en la opcin "Columnas" del grupo de opciones configurar pgina de la ficha de Diseo de Pgina. Ahora podemos definir el nmero de columnas que deseamos para nuestro texto. (Se admiten hasta cuarenta y cinco columnas en general. Este panel inicial, nos ofrece algunas opciones de columnas para aplicar al documento, pero en el caso de que ninguna de ellas sea adecuada para nuestras necesidades, pulsaremos sobre la opcin "Ms columnas...", lo que nos permite ms posibilidades de formato para estas. A partir de este cuadro de dilogo de columnas, podemos fijar el nmero de columnas que deseemos para nuestro documento. Las columnas se pueden definir cada una con una anchura diferente, si bien lo ms usual es trabajar con columnas de igual ancho (por eso la casilla de verificacin de columnas de igual ancho est inicialmente activada). En la parte inferior del panel, aplicar de aqu en adelante y aceptar. (Observar la vista previa a la derecha del panel). Word habr insertado un salto de seccin continua y a partir de ese cdigo de salto de seccin, ya trabaja a razn del nmero de columnas definidas. Observar la regla de la parte superior, como en ella se ven claramente definidas las columnas con sus sangras, tabuladores, etc. El trabajo ser igual que antes solo que se trabajar en una anchura menor. 3.6.2 Saltos de Columnas. Comenzar a escribir en la primera columna. Cuando se desee dar por terminado el texto de la primera columna, cuando se quiera saltar a la siguiente columna, se efectuar un salto de columna bien desde la opcin saltos de la ficha de "Diseo de pgina" o bien pulsando las teclas Control+Mays+Intro simultneamente una sola vez.

3.7 Crear Letra Capital.


La letra capital, una letra mayscula destacada del texto del prrafo, se puede utilizar para empezar un documento, un captulo o para agregar inters a un boletn o a una invitacin. Haga clic en el prrafo que desee iniciar con una letra capital.

CEIStula

28

saulyoshi@hotmail.com o En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Letra capital.

Haga clic en la opcin En texto o En margen.

3.8 Color de Pgina.


En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Fondo de pgina, haga clic en Color de pgina.

Sigue uno de estos procedimientos:


Haga clic en el color deseado en Colores del tema o en Colores estndar. Haga clic en Efectos de relleno para cambiar o agregar efectos especiales como, por ejemplo, degradados, texturas o tramas.

NOTA Seleccione el color que desea utilizar antes de aplicarle un degradado o una trama.

3.9 Borde de Pgina.


En Microsoft Office Word 2007, los bordes pueden agregar inters y nfasis a distintas secciones del documento. Sigamos el siguiente procedimiento. 1. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Fondo de pgina, haga clic enBordes de pgina.

Asegrese de estar en la ficha Borde de pgina del cuadro de dilogo Bordes y sombreado. 2. Haga clic en una de las opciones de borde de Valores. Si desea que el borde aparezca en un lugar especfico de la pgina, como por ejemplo slo en la parte superior, haga clic en Personalizar en el cuadro Valor. En Vista previa, haga clic en el lugar donde desee que aparezca el borde. 3. Seleccione el estilo, el color y el ancho del borde.

CEIStula

29

saulyoshi@hotmail.com Para especificar un borde artstico, por ejemplo, rboles, seleccione una opcin del cuadro Arte. 4. Siga uno de estos procedimientos:

Para especificar que el borde aparezca en una pgina o seccin determinada, haga clic en la opcin que desee en Aplicar a. Para especificar la posicin exacta del borde en la pgina, haga clic en Opciones y seleccione las opciones que desee.

Nota: Para ver los bordes de pgina en la pantalla, muestre el documento en vista Diseo de impresin.

3.10 Notas al pie.


Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de esa cita. En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1. Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del doc

1. En la vista Diseo de impresin, haga clic en el lugar donde desee insertar la marca de referencia de nota. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Notas al pie, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar nota al final.

Mtodo abreviado de teclado Para insertar subsiguientes notas al pie, presione CTRL+MAYS+Y. Si desea insertar posteriores notas al final, presione CTRL+ALT+O.

CEIStula

30

saulyoshi@hotmail.com De manera predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada pgina y las notas al final al trmino del documento. 3. Para realizar cambios de formato en las notas al pie o las notas al final, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo Notas al pie y siga uno de estos procedimientos:

En el cuadro Formato de nmero, haga clic en el formato que desee usar. Para utilizar una marca personalizada en vez de un formato tradicional de nmero, haga clic en Smbolo junto a Marca personal y, a continuacin, elija una marca en los smbolos disponibles.

4. Haga clic en Insertar. NOTA Esta accin no cambia los smbolos existentes, sino que slo agrega nuevos smbolos. Word inserta el nmero de nota y sita el punto de insercin a continuacin del nmero de nota. 5. Escriba el texto de la nota. 6. Haga doble clic en el nmero de nota al pie o nota a final para volver a la marca de referencia en el documento.

3.11 Encabezado y Pie de Pgina.


Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa:

Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles. Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana.

CEIStula

31

saulyoshi@hotmail.com Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

3.11.1 Fecha.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. 3.11.2 Nmero de Pgina. Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero. Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo: Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina. Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). 2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en: Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

UNIDAD IV PERSONALIZAR DOCUMENTO CEIStula


32

saulyoshi@hotmail.com

OBJETIVO DE LA UNIDAD El alumno aprender las tcnicas para personalizar una tabla, Cartas Modelo y a restringir el acceso a sus documentos mediante contraseas.

4.1 Trabajando con Tablas.


Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos.

4.2 Componentes de la Tabla.


Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos. 4.2.1 Filas. Son el conjunto seleccionado de casillas en forma horizontal. 4.2.2 Columnas. Son el conjunto seleccionado de casillas en forma vertical. 4.2.3 Celdas.

Es la interseccin de una columna y fila este se le denomina celda activa o casilla activa.

4.3 Crear una Tabla.


Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse 4.3.1 Desplazarse por una Tabla. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

CEIStula

33

saulyoshi@hotmail.com

Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna

Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPg

Alt + RePg Al final de la columna Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila. 4.3.2 Modificar una Tabla. Para modificar una tabla tendremos que aprender a seleccionar una celda y borrar una celda y las diferencias que existe en las teclas Retroceso (Backs pace) y Suprimir as tambin su efecto en las tablas. Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla Insertar Filas, Columnas. Tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la izquierda de la columna seleccionada. Para insertar filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada.

CEIStula

34

saulyoshi@hotmail.com Y tambin para insertar celdas, en este caso se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas. Eliminar Filas, Columnas. Se desplegar esta iusta para que elijamos entre Eliminar Tabla, Eliminar Columna, Eliminar Fila o Eliminar Celdas, en este ltimo caso Word 2007 nos preguntar tambin cmo se desplazan las celdas afectadas.

Cambiar el ancho y alto de las Columnas y Filas.

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.

Establecer alto y ancho de celdas. El primer botn permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botn permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamao del ancho de columna automticamente basado en el tamao del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamao de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

Dividir o combinar celdas. Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva. 4.3.3 Herramientas de Tablas. Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo y Presentacin pestaas. . Observemos cmo se componen ambas

CEIStula

35

saulyoshi@hotmail.com La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan a continuacin.

Estilo de Tabla.

Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, slo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y vers cmo cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre l para aplicarlo. Bordes y Sombreado.

De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes. 4.3.4 Efectos de tablas largas. Cuando se trabaja con una tabla de gran tamao, es preciso dividirla cuando se produce un salto de pgina. De manera predeterminada, si se produce un salto de pgina en una fila larga, Microsoft Word permite la divisin de la fila en las dos pginas. Evitar que una Fila se divida entre 2 pginas. Haga clic en la tabla. En el men Tabla, haga clic en Propiedades de tabla y, a continuacin, en la ficha Fila. Desactive la casilla de verificacin Permitir dividir las filas entre pginas. Dividir una Tabla. Haga clic en la fila que desee que aparezca en la pgina siguiente. Presione CTRL+ENTRAR.

CEIStula

36

saulyoshi@hotmail.com Repetir los Ttulos de una Tabla en cada pgina. Cuando se trabaja con una tabla de gran tamao, se dividir en varias pginas. Puede realizar ajustes en la tabla para que los ttulos de la tabla aparezcan en cada pgina. Los ttulos de la tabla repetidos slo se muestran en la vista Diseo de pgina o al imprimir el documento. 1. Seleccione la fila o filas de ttulo. En la seleccin debe incluirse la primera fila de la tabla. 2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseo, en el grupo Contenido, haga clic en Repetir filas de ttulo. NOTA Microsoft Office Word repite automticamente el ttulo de la tabla en las pginas resultantes de saltos de pgina automticos. Word no repite el ttulo si inserta un salto de pgina manual dentro de la tabla.

4.4 Destinatarios y Remitentes.


Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc. 4.4.1 Preparar una Carta Genrica. Contenido Inicial del Documento. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de Datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. Estos registros podemos crearlos desde la ficha correspondencia dando clic en el botn seleccionar destinatarios aqu podemos escribir una nueva lista en Access con el botn escribir nueva lista. Crear Lista de Destinatarios. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser

CEIStula

37

saulyoshi@hotmail.com la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word. Generacin de la Carta. Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente. En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

CEIStula

38

saulyoshi@hotmail.com Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos: En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

CEIStula

39

saulyoshi@hotmail.com 4.4.2 La Ficha Correspondencia. Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante. . Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. . Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas. En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta. Insercin de Cdigos de Campo. Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.

CEIStula

40

saulyoshi@hotmail.com A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin. Pre visualizar los Datos. Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn. El botn vista previa de resultados permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono resaltar campos de combinacion, los campos del origen de datos aparecern resaltados. Opciones de combinacin. La opcin combinar documentos permite generar un solo documento con el resultado de la combinacin. Al hacer clic en l aparece un cuadro de dilogo Podemos combinar Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se combinara en un solo documento todos los contenidos con los diferentes destinatarios. 4.4.3 Sobres y Etiquetas. Si desea incluir un remite en los sobres, puede configurarlo antes de empezar a trabajar en el sobre. Cuando haya configurado el sobre como desee, puede imprimirlo, as como guardarlo para poder utilizarlo ms adelante. Generacin de los Sobres. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en Sobres.

En el cuadro Direccin, escriba la direccin de correo. Si desea utilizar una direccin contenida en la libreta de direcciones electrnica instalada en su equipo, haga clic en Insertar direccin .

CEIStula

41

saulyoshi@hotmail.com

Si desea dar formato al texto, seleccinelo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el texto seleccionado y, a continuacin, haga clic en Fuente en el men contextual. En el cuadro Remite, escriba el remite correspondiente o utilice el que est preconfigurado. Si desea utilizar una direccin contenida en la libreta de direcciones electrnica instalada en su equipo, haga clic en Insertar direccin .

Si desea conservar el remite para un uso futuro pero no incluirlo en el sobre actual, active la casilla de verificacin Omitir. Si tiene acceso al franqueo electrnico, por ejemplo, si lo adquiri de un servicio en el World Wide Web, podr agregarlo al sobre. Siga uno de estos procedimientos: Si desea el sobre sin guardarlo para su uso posterior, colquelo en la impresora de la forma indicada en el cuadro Papel y, a continuacin, haga clic en Imprimir. Si desea guardar el sobre para utilizarlo posteriormente, haga clic enAgregar al documento y despus haga clic en el botn de Microsoft Office, haga clic en Guardar como y escriba un nombre para el documento. Word agrega el sobre al documento actual como Pgina 1. Si lo desea, puede utilizar el resto del documento para escribir correspondencia que se almacenar automticamente con el sobre. Para imprimir el sobre, inserte un sobre en la impresora como se indica en el cuadro Alimentacin de la ficha Opciones de impresindel cuadro de dilogo Opciones de sobre, haga clic en Agregar al documento y, por ltimo, haga clic en Imprimir. NOTA Si desea imprimir el sobre sin imprimir el resto del documento, escriba Pgina 1 en el cuadro de dilogo Imprimir. En la seccinIntervalo de pginas del cuadro de dilogo Imprimir, haga clic enPginas y, a continuacin, escriba 1 en el cuadro Pginas. Generacin de las Etiquetas. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en Etiquetas.

CEIStula

42

saulyoshi@hotmail.com

En el cuadro Direccin, escriba el texto que desee. Si desea crear una etiqueta para una direccin almacenada en la libreta de direcciones electrnica instalada en su equipo, haga clic en Insertar direccin .

Para cambiar el formato, seleccione el texto, haga clic con el botn secundario del mouse en el texto seleccionado y, a continuacin, haga clic en Fuente o en Prrafo en el men contextual. Todas las etiquetas de la hoja tendrn el formato que especifique. Para seleccionar el tipo de etiquetas y otras opciones, haga clic enOpciones. En el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas elija su opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas Fabricante de las hojas de etiquetas Nmero que corresponde al nmero de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas El nmero de producto de sus hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones incluidas en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas Una vez seleccionadas las opciones que desea usar, haga clic en Aceptar. En Imprimir, haga clic en Pgina entera con la misma etiqueta. Siga uno de estos procedimientos: Para enviar las etiquetas directamente a la impresora sin obtener una vista previa de las mismas, haga clic en Imprimir.

CEIStula

43

saulyoshi@hotmail.com

Para obtener una vista previa de las etiquetas de forma que pueda editarlas y guardarlas en un documento que se pueda utilizar posteriormente, haga clic en Nuevo documento. Word crear un documento que contiene la hoja de etiquetas. Word utiliza una tabla para disponer las etiquetas. Si no ve lneas separando las distintas etiquetas, haga clic en la ficha Diseo bajo Herramientas de tabla y, a continuacin, en el grupo Tabla, haga clic en Ver lneas de la cuadrcula. Puede realizar los cambios que desee en cada etiqueta, incluso cambios del formato del texto y la combinacin de colores, igual que lo hara con el contenido de cualquier tabla de Word. Cuando termine, guarde o imprima las etiquetas de la misma forma en que guarda o imprime cualquier documento de Word.

4.5 Seguridad y Privacidad.


Hoy da existe bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernticos". Tambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. Por ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no tenga autorizacin para modificarlos. En Word tambin existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad: - Aadir contrasea a un documento. - Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento. - Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica. - Proteger el documento contra virus de macros. - Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos. Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo que conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes. 4.5.1 Impedir modificar la versin definitiva del Documento. Antes de compartir una copia electrnica de un documento de Microsoft Office con otra gente, puede utilizar el comando Marcar como final para que el documento sea de slo lectura, e impedir que se pueda modificar. Cuando un documento est marcado como final, los comandos de edicin y escritura y los de revisin estn deshabilitados o desactivados y el documento es de slo lectura. Adems, la propiedad Estado del documento est definida como Final. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que est compartiendo una versin finalizada de un documento. Tambin impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta.

CEIStula

44

saulyoshi@hotmail.com

El comando Marcar como final no es una funcin de seguridad. Toda persona que reciba una copia electrnica de un documento marcado como final, puede editar el documento quitando el estado Marcar como final del documento. Los documentos que han sido marcados como finales en un programa de 2007 Microsoft Office system no sern de slo lectura si se abren en versiones anteriores de los programas de Microsoft Office.

Marcar Documento como Final. Abrir el documento marcado como final. Haga clic en el botn de Microsoft Office continuacin, en Marcar como final. , seleccione Preparar y, a

Permitir la Edicin del Documento marcado como Final. El comando Marcar como final aparece seleccionado en documentos marcados como finales. Si desea editar un documento marcado como final, puede hacer clic en el comando Marcar como final. Tambin puede reconocer que un documento ha sido marcado como final mediante el icono Marcar como final situado en la barra de estado.

1. Abrir el documento marcado como final. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office en Marcar como final. , seleccione Preparar y, a continuacin,

4.5.2 Proteger Documento. Hoy da existe bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernticos". Tambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del

CEIStula

45

saulyoshi@hotmail.com documento. Por ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no tenga autorizacin para modificarlos. En Word tambin existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad: - Aadir contrasea a un documento. - Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento. - Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica. - Proteger el documento contra virus de macros. - Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos. Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo que conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes. Proteger el Documento. Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento. Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato. Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar, desplegar la opcin Proteger documento y seleccionarRestringir formato y edicin. Se abrir el panel que ves a tu derecha. La primera opcin Restricciones de formato permite proteger el documento sobre modificaciones de formateo. Pulsando sobre Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar que tipo de formateos restringimos. Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos, si quitamos la seleccin, esos estilos sern los que NO se permiten hacer sobre el documento. Disponemos de 3 botones. Todo. Marca todos los estilos. Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de word. Ninguno. No deja marcado ningn estilo. Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar. En el panel Proteger documento el tercer paso es comenzar a aplicar, se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin. Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la proteccin que aparecer, nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsarAceptar.

CEIStula

46

saulyoshi@hotmail.com Permitir cambios a Seleccin de Documento Protegido. Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin. Al seleccionar la segunda opcin Admitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin. Podemos seleccionar que tipo de ediciones sobre el documento queremos habilitar. Podemos seleccionar entre la lista que vemos en la imagen. Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden realizar modificaciones. Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados. Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento. Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios. Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura. 4.5.3 Establecer Contrasea. Contrasea para un Documento. Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea puede abrir, modificar, etc., el documento. Una contrasea (o palabra de paso, Password, en ingls) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto letras como nmeros y que utiliza un sistema de encriptacin para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables. Accediendo por el Botn Office - Preparar - Cifrar documento podemos ver este cuadro de dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea.

CEIStula

47

saulyoshi@hotmail.com Cambiar o quitar contrasea. Abra el documento. Escriba la contrasea cuando se lo pidan. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Seguridad. En el cuadro Contrasea de apertura o Contrasea de escritura, seleccione los smbolos marcadores de posicin (normalmente asteriscos) que representan la contrasea existente. Siga uno de estos procedimientos: Para eliminar la contrasea, presione SUPRIMIR y haga clic enAceptar. Para cambiar la contrasea, escriba la nueva y haga clic en Aceptar. Si ha cambiado la contrasea, vuelva a escribirla y haga clic enAceptar.

UNIDAD V INTEGRACION AL GRUPO DE TRABAJO


OBJETIVO DE LA UNIDAD. El Alumno aprender a compartir sus documentos mediante la WEB, as como tambin compartir actividades mediante los documentos Maestros y crear tablas de ndices

5.1 Tablas de Ilustraciones e ndices.


Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido. Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores. 5.1.1 Conceptos Bsicos. ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un ndice. Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una

CEIStula

48

saulyoshi@hotmail.com tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro. Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) cas tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido. Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema. 5.1.2 Insertar ndices. Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automticamente podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha. En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice. Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice. 5.1.3 Tablas de Contenido Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC). Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos. 1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos. 2. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema. 3. Crear estilos de ttulos personalizados.

CEIStula

49

saulyoshi@hotmail.com Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC. Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones... Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente. Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido. Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido. Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo. 5.1.4 Actualizar la Tabla. Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: - Desde la pestaa Refeencias disponemos del botn .

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos. Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de pgina o toda la tabla.

CEIStula

50

saulyoshi@hotmail.com

5.2 Documentos Maestros.


Qu es un documento maestro?, De qu modo puedo sacarle partido?. Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales. Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos. 5.2.1 Introduccin. Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar. En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro. Adems de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los nmeros de pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos no habr organizacin en el documento final. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc. El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea. En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos. 5.2.2 Botones del Documento Maestro. Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos botones. Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas est en la parte inferior izquierda de la pantalla. Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema: que

CEIStula

51

saulyoshi@hotmail.com Estos son las nuevas opciones que aparecern:

Son los botones destinados a documentos maestros.

. Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

. Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro. . Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad. . Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento. . Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro. . Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo. . Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos. . Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo. 5.2.3 Crear Documento Maestro. Para crear un documento maestro tenemos dos opciones: Crear un esquema de un documento maestro. Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin, estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales. Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:

CEIStula

52

saulyoshi@hotmail.com - Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente. - Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro. - Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento. Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento. Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro. Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre deCapitulo 1.docx, etc. La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l. Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos: - Crear un nuevo documento que ser el documento maestro. - Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista - Esquema o presionando sobre . Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados. - Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1. - Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre .

Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos insertar. - Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir. Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos. 5.2.4 Manipulando Documento Maestro. Contraer / expandir documentos. Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos un poco ms en detalle.

CEIStula

53

saulyoshi@hotmail.com

Con el botn conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento. Quitar subdocumento. Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn para quitar el documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco duro. Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar. Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos poca extensin para tener menos subdocumentos pero un poco ms extensos. Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos. Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarn todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados. Dividir. El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios subdocumentos. Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento. Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn estar habilitado si estamos en la posicin correcta. Bloquear documentos. , este botn slo

Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando un usuario est utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr acceso en modo lectura. Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema . Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este momento no podremos

CEIStula

54

saulyoshi@hotmail.com modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

5.3 Pginas Web con Word.


5.3.1 Introduccin. Dado el auge que est experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de pginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta especfica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy til para empezar a realizar nuestras primeras pginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en una pgina Web. En cuanto a las caractersticas de Word respecto de la edicin de pginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construccin de las pginas web, el HTML, ha sido integrado completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una pgina Web desde Word ser completamente trasnparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML. 5.3.2 Trabajar con una Pgina web. Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web. Si lo que queremos es editar una pgina existente... Si la pgna est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el men contextual, elegir Microsoft Office Word en el men Abrir con. Otra opcin es abrir una pgina directamente desde su servidor. Para ello, pulsamos en el Botn Office y elegimos Abrir. En la barra de exploracin, donde aparece la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la direccin Web completa (podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.

Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o en la pestaa Vistas. A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para el resto de documentos. Luego veremos que por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los formatos de Word, y al guardarla, se modificarn. 5.3.3 Insertar Marcadores. Un marcador nos muestra los lugares que contiene la pgina web activa sin salir y cargar otra pgina que no sea la que tenemos seleccionada (si es que los tiene). Para insertar un marcador basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una ventana para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el usuario pulse en el hiperenlace, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se insert el marcador.

CEIStula

55

saulyoshi@hotmail.com Es muy parecido a los hiperenlaces, pero su diferencia es que un hiperenlace al hacer clic llamamos una pgina nueva que a continuacin se empieza a cargar, mientras que el marcador nos apunta al ancla en la pagina activa.

5.3.4 Insertar hiperenlaces. Un hiperenlace (o hipervnculo) es una palabra, frase o grfico que al hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima de un hiperenlace, ste cambia de forma y toma la forma de una mano. Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el mismo servidor, a otra pgina en otro servidor, a una direccin de correo electrnico, a un servidor ftp, etc. Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar,y pulsar el botn Hipervnculo. Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el campo Direccin. Texto. Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecer en este campo o en otro caso debers escribirlo ahora. Si quieres insertar un hiperenlace en una imagen seleccionala antes de insertar el hipervnculo, vers como aparece <Seleccin del documento> en este campo Texto. Vincular a. Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda: 1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo, http://www.aulaclic.com/index.htm . Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.com) Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo, Word2007/tema_14_word.htm. 2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un lugar en el mismo documento en el que nos zencontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaa Insertar, seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre del marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores en los prximos temas. 3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que vamos a crear en este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se

CEIStula

56

saulyoshi@hotmail.com rellenar el campo Direccin con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo. 4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hiperenlace se abrir el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta direccin. En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora. Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hiperenlace y lo mantenga un cierto tiempoaparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia. Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hiperenlace. Slo funcionan con IE 4.0 o superior. Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botn podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo. Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin. Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la pgina a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando. La direccin (URL) de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin. 5.3.5 Modificar hiperenlaces. Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn derecho del ratn aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver en el punto anterior y en el que podemos modificar todas las caractersticas del hipervnculo. 5.3.6 Guardar la Pgina Web. Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios. Para guardar el documento, basta con pulsar el Botn Office y la opcin Guardar o Guardar como. El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo, eligiendo Pagina Web en el desplegable Guardar como tipo:. Al elegir este tipo de archivo, aparece el botn Cambiar ttuloz Pulsando sobre l aparecer un cuadro de dilogo, como el que ves aqu, en el que introducir el ttulo. Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el que se ver en la barra de direcciones y en lista de Favoritos desde un navegador, (cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos), y tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina. Pulsando en el botn Herramientas, encontramos las Opciones Web, donde podremos elegir algunas opciones ms avanzadas sobre la web.

CEIStula

57

saulyoshi@hotmail.com Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de Word. 5.3.7 Convertir a HTML Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina en un navegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator. Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas caractersticas de formato desaparecen. Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal. Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina. Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje. 5.3.8 Publicar en Internet. Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que te vamos a indicar, sin gastarte un duro. As de sencillo. Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un servidor de internet. Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP fija, una conexin telefnica y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que comparten su informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan hacer negocio en la red. De todas formas, crear un servidor es bastante ms complicado de lo que vemos en este curso. Sin embargo hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A continuacin te vamos a indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es muy similar. Obtener espacio gratuito. Hay dos alternativas. 1. Inscribirse en un sitio especializado en ofrecer espacio gratuito como Lycos-Tripod, Geocities, iespaa, Pobladores, etc, 2. Utilizar el espacio gratuito que suelen ofrecer los proveedores de internet como Tiscali, Inicia, Telpolis, WorldOnLine, Jazzfree, Navegalia, Terra, etc. Colocar tus pginas en internet. Una vez hayas elegido el sitio web que hospedaras tus pginas debes seguir las instrucciones que te darn para transferir tus pginas web a su servidor. Normalmente se hace mediante un programa de transferencia por FTP, por ejemplo Ws_Ftp, a partir del usuario, password y DSN que te proporcionen tendrs dos ventanas, una con los ficheros

CEIStula

58

saulyoshi@hotmail.com de tu ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, mediante unos botones podrs pasar los ficheros de un lado al otro. As de fcil. A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en internet tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo.http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm Si la direccin que te asignan es larga y complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin. Hay sitios que hacen esto gratuitamente como redireccion.com Vamos a esbozar algunas consideraciones sobre el diseo de pginas web. o Conviene no hacer las pginas demasiado grandes, cuanto ms grandes ms tardarn en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina. Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao. o Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que absolutas (en pixels). o Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que se siten en el sitio que ms nos interese. o Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG. o Facilitar la navegacin con ndices y flechas para avanzar y retroceder.

CEIStula

59