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ASISTENCIA

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ASISTENCIA

Objetivo
Lograr que el participante domine todas y cada una de las funciones del programa accys time para operar eficientemente el sistema, respecto al control de asistencia de los empleados.
Al finalizar este curso ser capaz de: Comprender el funcionamiento del sistema Accys Time. Analizar de forma ms segura la asistencia de sus empleados. Evaluar la productividad de sus empleados.

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TEMARIO.
1. 2. 3. 4. Configuracin Inicial Carga de Informacin Incidencias Reportes de Asistencia

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Tema 1: Configuracin Inicial.

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ASISTENCIA Configuracin Inicial

Es importante definir la configuracin inicial de nuestro sistema, para indicar desde un principio cuales sern los parmetros en los que se requiere que opere el sistema.

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ASISTENCIA Configuracin Inicial

1.1 Priodo de Operacin.


En este catlogo se indican los periodos de tiempo en los cuales requiere que opere el sistema. Se recomienda modificar est periodo de acuerdo a la semana, catorcena, quincena o mensualidad que este trabajando para que al momento de realizar alguna operacin o emitir un reporte, el sistema le indique en automtico la fecha que esta corriendo.
Fecha inicial de la quincena Fecha final de la quincena

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ASISTENCIA Configuracin Inicial

1.2 Perfiles de Seguridad


En esta parte del sistema usted podr indicar quin tiene derecho a entrar al sistema y con que restricciones, ya que podr asignar diferentes perfiles a cada usuario.
Dnde localizo Perfiles de Seguridad?
Men Principal Utileras Parmetros Utileras

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ASISTENCIA Carga de Informacin

Tema 2: Carga de Informacin.

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ASISTENCIA Carga de Informacin Es aqu en donde se carga toda la informacin de la empresa, como lo son las reas de trabajo, turnos y los empleados que pertenecen a ella.

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ASISTENCIA Carga de Informacin

2.1 Carga de Catlogos.


Grupos Catlogo donde Ud. le indicar al sistema los Grupos en los que clasificar a sus empleados. Accys Time le permite la creacin de un nmero indefinido de Grupos con los cuales podr trabajar. Oficina Catlogo en donde Ud. le indicar al sistema las Oficinas en las que trabajarn sus empleados y con las cuales los identificar posteriormente. Accys Time le permite la creacin de un nmero indefinido de Oficinas con las cuales podr trabajar, siempre y cuando su licencia se lo permita. Departamentos Departamentos es el catlogo en donde Ud. le indicar al sistema los Departamentos en los que clasificar a sus empleados. Accys Time le permite la creacin de un nmero indefinido de Departamentos con los cuales podr trabajar. www.accys.com.mx

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ASISTENCIA Carga de Informacin


Puestos Puestos es el catlogo en donde Ud. le indicar al sistema los Puestos en los que clasificar a sus empleados. Accys Time le permite la creacin de un nmero indefinido de Puestos con los cuales podr trabajar. Empresas Empresas es el catlogo en donde Ud. le indicar al sistema las diferentes empresas por las cuales estn contratados sus empleados.

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ASISTENCIA Carga de Informacin


Ejemplo para crear un catlogo de los mencionados anteriormente. Para est ejemplo se tomar en cuenta la creacin, modificacin y eliminacin de una oficina.

Oficina

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ASISTENCIA Carga de Informacin


Registrar Oficina. Para registrar una nueva oficina, ser necesario dar clic en el botn de Nuevo Registro. Slo indique una descripcin o nombre breve de la oficina, por ejemplo: Matriz o Sucursal, posteriormente dar clic en el botn guardar o la tecla "Enter" para terminar su registro.

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ASISTENCIA Carga de Informacin


Editar Oficina. Para editar una oficina, necesita seleccionarla y posteriormente dar clic en el botn de Editar Registro. Esta opcin le permitir modificar la descripcin de la oficina, posteriormente guardar los cambios.

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ASISTENCIA Carga de Informacin


Eliminar Oficina. Para eliminar una oficina, ser necesario seleccionar el registro a eliminar y posteriormente dar clic en el botn de Eliminar registro. Le permite eliminar una oficina, siempre y cuando no se encuentre asignada a ningn empleado, si esta seguro de hacer esta operacin, de clic en el botn aceptar o la tecla "Enter". para que se elimine el registro seleccionado.

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ASISTENCIA Carga de Informacin

2.2 Creacin de Turnos.


Es muy importante crear los turnos para las personas que laboran en la empresa, los turnos pueden ser individuales, grupales o departamentales. Tambin se pueden crear diferentes horarios para un turno, por ejemplo si se requiere controlar la comida o si se labora de lunes a viernes con un horario y el sbado con otro horario distinto. Es indispensable indicar una descripcin breve del turno por ejemplo: Matutino, Vespertino o Mixto.

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Cambio de da.
El recuadro de cambio de da permite aplicar un turno u horario que tenga la necesidad de registrar entrada en un da y registrar salida al da siguiente (turnos nocturnos), si el turno que se dar de alta tiene estas caractersticas se tendr que indicar que si aplica el cambio de da, de lo contrario ser necesario dejar ese recuadro en No, indicndole al sistema que el horario pertenece al mismo da.

Tolerancias.
Esta opcin permite indicarle al sistema cual ser la holgura que dar a sus horas de entrada y salida del personal, es decir, podr indicarle al sistema cuanto tiempo en minutos tiene el empleado para registrar su entrada sin marcarle retardo o cuanto tiempo tiene el empleado para registrar su salida antes de la hora indicada.

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Horas Extras. En el recuadro de horas extras Ud. le indicar el sistema a partir de que minuto comience el conteo de horas extras. (Las horas extras trabajadas no se pagarn en automtico, es necesario autorizarlas en Autorizacin de Horas Extras). Das laborables. Aqu se le indica al sistema cuales son los das a los que aplicara el horario anteriormente dado, bastara con seleccionar cada da de la semana, posteriormente ser necesario dar clic en el botn de registrar horario para que los cambios hechos surtan efecto y por ultimo dar clic en el botn salir.

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2.3 Carga de empleados.


Empleados es el catlogo en donde Ud. le indicar al sistema lo datos de los empleados a los que controlar por medio del sistema. Accys Time le permite la creacin de un nmero limitado o ilimitado de empleados dependiendo de la licencia que usted haya adquirido.

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ASISTENCIA Incidencias

Tema 3: Incidencias.

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ASISTENCIA Incidencias Son los permisos, vacaciones, incapacidades, das de castigo, das festivos y retardos que se manejan en el sistema. Es muy importante registrar las incidencias para obtener un mejor control sobre nuestros empleados, as mismo el conocimiento de su estatus.

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ASISTENCIA Incidencias

3.1 Das no laborables.


Son considerados como los das festivos en los cuales ningn trabajador labora.

3.1 .1 Por qu es importante indicar los das no laborables?


Es importante indicar los das festivos debido a que si el Sistema no encuentra sealado este parmetro y los empleados no presentan registros, los marcar como falta y para efectos de la prenmina, les descontar un da.

Por lo tanto es muy importante que al inicio de cada ao, se programen los das festivos de acuerdo al artculo 74 de la Ley Federal de Trabajo.
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3.2 Permisos.
Le permitir hacer un registro de los permisos asignados a sus empleados por da, ya sea permiso de entrada, de salida o por horas, especificando si es con goce o sin goce de sueldo. Para asignar un permiso es necesario tener previamente cargados los conceptos en el catlogo de tipo de permiso.

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3.2.1 Tipo de Permisos.


Tipo de permiso es el catlogo en donde Ud. le indicar al sistema que tipos de permiso se aplicarn al empleado. Accys Time le permite la creacin de un nmero indefinido de tipos de permiso con los cuales podr trabajar.

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3.3 Vacaciones.
Esta opcin le permitir hacer el registro o programacin de las vacaciones de sus empleados, ya sea para un rango de fechas o en un solo da.

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3.4 Incapacidades.
Permite hacer el registro de las incapacidades de sus empleados, ya sea para un rango de fechas o en un solo da.

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3.5 Das de Castigo.


Son los das de suspensin que le puede asignar a sus empleados. Los das de castigo pueden ser por da, por un periodo, por empleado por un grupo de trabajo en donde se le indica el motivo de esa sancin.

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ASISTENCIA Incidencias

3.6 Justificacin de Retardos.


Como su nombre lo dice esta opcin nos permitir justificar o quitar retardos a un empleado.

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ASISTENCIA Incidencias

3.7 Registros Directos.


Esta opcin permite hacer el registro directo de las asistencias de sus empleados, editar asistencia normal, retardos, das no laborables, ya sea para un rango de fechas o en un solo da.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

Tema 4: Reportes de Asistencia.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

4.1 Empleados.
Reporte donde visualizar informacin detallada de sus empleados, es decir, aqu podr ver que empleados pertenecen a un grupo, departamento, oficina, empresa, puesto, turno, si es sindicalizado, y el tipo de nomina que maneja.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

4.2 Asistencia por empleado.


Reporte donde visualizar los registros de asistencia de sus empleados y las incidencias generadas durante un periodo.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

4.3 Asistencia por da.


Es un reporte de asistencia por da de todos los empleados especificando una fecha o un rango de fechas determinado.

4.4 Asistencia sin turno.


En este reporte usted obtendr un listado de registros pendientes de asignacin de turno, identificando la fecha, hora y empleado que realizo el registro.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

4.5 Entradas y salidas.


Es un reporte de asistencia donde indica las entradas y salidas que se obtuvieron en un periodo determinado. Tambin muestra un listado de todas las checadas que se hicieron para ese empleado.

4.6 Asistencia Reporte General.


Este reporte le proporcionar las asistencias de los empleados, indicando el nmero de horas trabajadas por da, sus entradas, salidas, tipo de incidencia y el turno por el que fue controlado el empleado en esa fecha.

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ASISTENCIA Reporte de Asistencia

4.7 Resumen de Asistencias por fechas.


Este reporte le proporcionar una hoja en Excel con el desglose por columnas, las entradas y salidas por fecha, segn el rango seleccionado, generando un rengln por cada empleado y por cada horario registrado en el turno del empleado.

4.8 Ausentismo.
Este reporte emitir los mismos datos que el reporte general de asistencia, la diferencia radica en que esta opcin filtrar solo aquellas incidencias que pueden ser interpretadas como ausentismo de los empleados, como lo que son faltas, incapacidades, permisos, das de castigo, vacaciones, con el fin de poder consultar que empleados no se encuentren laborando en la empresa en una fecha determinada.
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4.9 Reportes Concentrados en Excel.


Estos reportes sern generados directamente en Excel, le proporcionarn de acuerdo a un rango de fechas, resmenes de incidencias por empleado, departamento o empresa.

4.10 Grficas.
El sistema le proporcionar una grfica por empleado donde se hace un comparativo entre lo registrado en su turno y lo que ha sido realizado por el empleado en un rango de fechas, esto con el fin de que pueda tomar decisiones al interpretar esta informacin como lo ser ver que empleados se quedan mas tiempo del necesario en la empresa o aquellos que salen antes de tiempo.
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4.11 Bitcora.
La bitcora es un reporte pensado en los administradores del sistema con la finalidad de tener el control de las modificaciones que se realicen, indicando la fecha, hora, usuario que hace la modificacin y operacin realizada.

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