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INSTITUTO TECNOLOGICO DE MORELIA Jos Ma.

Morelos y Pavn

UNIDAD 8 DIAGNSTICO
VILLASEOR ZAVALA LUIS ERNESTO GIRON COLORADO GEORGINA TREVIO MONTOYA INS PRESENTAN BRIONES YAEZ JORGE PROFESOR CONSULTORIA MATERIA

Morelia, Mich. A 13 de octubre de 2011

DIAGNSTICO
8.1 MARCO CONCEPTUAL DEL DIAGNSTICO Qu es el diagnstico? Es la segunda fase del proceso de consultora. Su objetivo es examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente. Una meta importante consiste en examinar las relaciones entre el problema de que se trate y los objetivos y resultados globales alcanzados por la organizacin cliente, y averiguar la capacidad potencial del cliente para efectuar cambios y resolver el problema con eficacia. No puede haber un diagnstico sin datos y hechos, es cierto que: a) El diagnstico abarca mucho ms que una recopilacin y anlisis de datos; y b) Un diagnstico eficaz se circunscribe a determinados datos y se centra de manera coherente con los objetivos del proyecto. Replanteamiento del problema El plan del cometido preparado durante la fase inicial y confirmado en el contrato de consultora puede necesitar una revisin y ajuste antes de que comience el trabajo de diagnstico. El personal de la organizacin y el diagnstico El diagnstico promueve el conocimiento de la necesidad de cambios e indica de manera ms concreta los tipos de modificaciones que se necesitarn. La actividad de anlisis y recopilacin de datos puede hacer participar cada vez ms al personal del cliente en la tarea. Como resultado de ello, la final del diagnstico el personal de la organizacin cliente estar mejor dispuesto que al comienzo para hacer frente a los cambios necesarios. 8.2 OBJETIVOS Y PROBLEMAS DEL DIAGNOSTICO Objetivos Gerald Nadler y Shozo Hibino, insisten en que la determinacin de los objetivos del trabajo para resolver un problema garantiza que los esfuerzos se concentraran en los sectores donde pueden tener el mayor impacto. Es necesario establecer el conjunto de objetivos que ha de alcanzar el proyecto. A continuacin convendr determinar el objetivo prioritario. Problemas Existe un problema si: a) hay una diferencia entre dos situaciones una real (pasado o presente) y una potencial o deseada (presente, pasada, o futura), y b) alguien esta preocupado acerca de esta diferencia y quiere cambiarla. El problema del cliente se identificar mediante 5 dimensiones: 1. Sustancia o identidad. 2. Ubicacin fsica y en la organizacin. 3. tenencia del problema. 4. Magnitud absoluta o relativa. 5. Perspectiva cronolgica. Adems el diagnstico tendr por finalidad establecer: Las causas del problema. Otras relaciones importantes. Las posibilidades del cliente para resolver el problema Las orientaciones posibles de la accin futura.

8.3 DEFINICIN DE LOS HECHOS NECESARIOS. Los hechos son los materiales de construccin de cualquier trabajo de consultora. Los hechos debern permitir el examen de los procesos, las relaciones, las causas y las influencias mutuas. Plan para la recopilacin de datos Esta recopilacin se ha de preparar determinando exactamente qu datos se requieren. Periodo La eleccin del periodo ha de tener en cuenta la disponibilidad de los registros sobre el pasado y de los cambios que el cliente pueda haber introducido en los procedimientos de registro. Aspectos abarcados En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidir si ha de resumir una informacin total o nicamente una seleccin. Se recopilara informacin respecto de los elementos vitales que representan la actividad en el periodo actual, y con respecto a los elementos que es probable pasen a ser vitales en el futuro. Organizacin y tabulacin de datos Por ultimo, el trabajo preparatorio de la recopilacin de los datos incluye decisiones sobre su organizacin y tabulacin, que se adoptan teniendo en cuenta el uso final al que se destinan. Entre las agrupaciones mas caractersticas figuran las siguientes: Con respecto a los acontecimientos Con respecto al personal Con respecto a los materiales Con respecto a los recursos, insumos, productos, procesos y procedimientos. Para disponer de los hechos en una forma compresible, el consultor planificara como tabularlos. 8.5 FUENTES Y FORMAS DE OBTENER LOS DATOS Fuentes de los datos Los hechos se presentan ante los consultores en tres formas: 1. Registros: son hechos almacenados de tal forma que se pueden leer y transcribir. 2. Acontecimientos y condiciones: son los actos y las actividades y las circunstancias que los rodean, que se pueden observar. 3. Recuerdos: son toda la informacin almacenada en la mente de las personas que trabajan en la organizacin del cliente, estn asociadas con ella o simplemente pueden proporcionar informacin til al consultor. Recuperacin de los datos registrados Los registros son una fuente prolfica de informacin y algunos de ellos sern objeto de examen y estudio en cualquier misin de consultora de empresas. Sin embargo, existen ciertas trampas que se deben evitar al recuperar los datos registrados. Muchos registros no son fiables y dan una idea distorsionada de la realidad Los diversos departamentos de la organizacin tienen registros diferentes sobre la misma actividad, insumo o producto. Los criterios y los valores utilizados en el registro de datos se modifican y el consultor debe conocer esas modificaciones.

Observacin La observacin es el mtodo que el consultor emplea para obtener informacin que no se puede obtener de inmediato. Normalmente, la observacin se centrara en grupos ms que en individuos. Entre la informacin que el consultor suele obtener por medio de la observacin cabe mencionar la siguiente: Trazado de la fabrica, los almacenes y las oficinas. Flujo de las operaciones, los trabajadores y los materiales. Mtodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo. Condiciones de trabajo. Actitudes y comportamientos de los miembros de la organizacin. Relaciones interpersonales y entre grupos. En el caso de la observacin, el consultor deber de explicar que es lo que va a hacer y deber de percatarse si sucede algo fuera de lo normal para descartar y repetir la observacin cuando las condiciones vuelvan a ser normales. Informes especiales Se puede pedir a individuos o equipos de la organizacin que ayuden en la realizacin del cometido reflexionando sobre aspectos particulares del problema y formulando sugerencias por medio de un informe escrito especial. Cuestionarios El cuestionario es til para obtener un nmero limitado de hechos sencillos de un gran nmero de personas. Al aplicar un cuestionario se le debe indica al encuestado: Por que se le formulan las preguntas. Quien las esta formulando. Que va a hacer el interrogador con las preguntas. A quien ms se va a interrogar. Entrevistas Las entrevistas son ciertamente la tcnica mas utilizada para la recopilacin de datos, junto con los datos registrados. Al planificar las entrevistas, el consultor determina que datos desea obtener, de quien, cuando, donde y como. Que datos: al fijar los datos que necesita, el consultor tiene en cuenta los acontecimientos que puede esperar tenga el entrevistado. A quien debe entrevistar: los entrevistados deben de estar relacionados con las actividades objeto de estudio. Momento de la entrevista: las entrevistas deben de seguir una secuencia y se ha de tener en cuenta el tiempo que un entrevistado puede dedicar a la entrevista y su estado de nimo. Donde reunirse: para ello se debe de tomar en cuenta la proximidad a la actividad objeto de estudio, comodidad del entrevistado, evitar el ruido e interrupciones. Como actuar: esto puede variar segn los caracteres del entrevistado y del consultor, su relacin y las circunstancias en las que se renen.

Reuniones para la recopilacin de datos El consultor puede disponer de una reunin especial, una especie de entrevista colectiva, cuyo objetivo es obtener datos relativos al problema objeto de estudio; esta reunin de recopilacin de datos no debe de ser muy amplia. Estudio de la actitud de los empleados Por regla general, es mas posible que se necesite un estudio en una organizacin mas importante que en una pequea- las principales tcnicas usadas sern las descritas anteriormente con inclusin de la observacin, las entrevistas y los cuestionarios. Estimaciones Toda estimacin es provisional y nunca sustituye plenamente a los datos establecidos; se debe de recurrir a estimaciones solo cuando no se dispone de los hechos probados, o por algn motivo stos son difciles de obtener. Siempre que sea posible es conveniente, es conveniente obtener las estimaciones de ms de una fuente y verificarlos. El consultor puede aceptar las estimaciones del cliente: Con respecto a hechos con que el cliente esta familiarizado. Aspectos de la situacin actual que no es necesario precisar. Que sirven para indicar si valdra la pena efectuar otras observaciones Para verificar si los beneficios resultantes de las mejoras deben ser objeto de una medicin mas exacta. Si el clculo se puede poner a prueba. Aspectos culturales en la recopilacin de datos La sensibilidad a los factores culturales, caracterstica general de la consultora de primera calidad; el consultor debe presente la cultura del pas y de la organizacin e incluso la microcultura.

8.5 ANLISIS DE LOS HECHOS Los datos no se pueden utilizar sin un anlisis cuyo objetivo va ms all de la investigacin y evaluacin. Una descripcin correcta de la realidad, es decir, de las condiciones y de los acontecimientos y sus causas, es por tanto solo un aspecto del anlisis. No existen lmites claros entre anlisis y sntesis, pues el anlisis de los hechos se transforma gradualmente en una sntesis. Elaboracin de los datos Antes de someter los datos a las actividades analticas es preciso corregirlos y seleccionarlos. Esta actividad incluye la verificacin de su integridad, as como de la claridad de los registros y de la presentacin, la eliminacin o correccin de errores y la comprobacin de que se han aplicado criterios uniformes al reunir los datos. Clasificacin La clasificacin de los datos comienza antes de que reinicie el descubrimiento de los hechos mediante el establecimiento de criterios para la organizacin y tabulacin de los datos. Es preciso clasificar tanto la informacin cuantificada como la de otro tipo. Los principales criterios de clasificacin empleados por los consultores son los siguientes: Tiempo Lugar (unidad o dependencia)

Responsabilidad Estructura Factores determinantes En funcin de tiempo indica las tendencias, los ritmos del cambio y las fluctuaciones al azar y peridicas, en funcin de tiempo o unidad o dependencia orgnica ayuda a examinar los problemas de las diversas partes de la organizacin, segn la estructura de las unidades y los procedimientos es esencial y aplica varios criterios. Las operaciones en un proceso de produccin se pueden clasificar segn su secuencia cronolgica y presentar en un cuadro o diagrama, o en el plano del taller. Anlisis de los datos organizados Los datos se analizan para determinar relaciones, proporciones y tendencias. Para analizar los datos se utilizan diversas tcnicas: tcnicas estadsticas, modelos matemticos y tcnicas graficas. El principal objetivo consiste en determinar si existe una relacin especfica entre diversos factores y acontecimientos descritos por los datos y, en caso afirmativo, examinar su naturaleza. La relacin se cuantifica y define como una funcin. El propsito es descubrir y definir relaciones que sean sustanciales y no slo accidentales. Empleo de razones Una forma comn de expresar y medir las relaciones son las razones, que pueden analizar si los insumos de una actividad generan productos proporcionados, examinar si los recursos y los compromisos estn adecuadamente equilibrados o expresar la estructura interna de un favor o recurso particular. No existen lmites para la construccin de razones analticas detalladas en ninguna empresa y en ninguna zona funcional de la direccin. Anlisis causal Ese anlisis tiene por objetivo descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los acontecimientos. Es siempre necesario proceder muy metdicamente, examinar de manera detallada, sobre la base de la informacin reunida, si una causa hipottica podra realmente haber creado el efecto efectivamente observado. Anlisis del campo de fuerzas. La situacin presente de una organizacin se considera como un equilibrio mantenido por dos sumas de fuerzas que actan en direccin opuesta: fuerzas impulsoras que se orientan hacia el cambio, mientras que fuerzas restrictivas se oponen al cambio. Comparacin La comparacin se usa, no slo para efectuar una evaluacin global, si no adems para examinar los detalles del funcionamiento y establecer soluciones. La comparacin entre empresas se utiliza a menudo para evaluar los indicadores del rendimiento global en relacin con datos comparables de otras empresas, o con normas sectoriales. El establecimiento de referencias es una tcnica ms analtica debido a que se concentra en procedimientos, actividades y funciones concretas dentro de las organizaciones. Anlisis del futuro Debido a su concentracin en las actividades y los resultados, todo el trabajo de consultora est orientado en lo esencial hacia el futuro. Esta orientacin futura da un sesgo particular al anlisis de los hechos, por que los consultores tienen que reunir o

establecer datos sobre una situacin que no existe todava, adems de acopiar datos sobre realidades existentes. Sntesis A medida que avanza el anlisis de los hechos el mtodo del consultor entraar cada vez ms una sntesis, ya que ste determinar las relaciones esenciales, las tendencias y las causas, har una distincin entre los acontecimientos y factores fundamentales y secundarios y definir los factores y condiciones que habr que modificar si se quiere cambiar todo un proceso u organizacin. 8.6 INFORMACIN AL CLIENTE El objetivo es crear una relacin autnticamente colaborativa entre el consultor y el cliente en una etapa inicial del cometido y prevenir las diversas actitudes y reacciones negativas por parte del cliente que son difciles de evitar, si est mal informado acerca de lo que est realmente sucediendo y si las conclusiones del consultor le llegan como una sorpresa. Utilidad de la informacin proporcionada al cliente La informacin que se proporciona al cliente: Le aporta algo nuevo e importante acerca de su organizacin Lo pone en conocimiento del enfoque adoptado por el consultor y de los progresos logrados en la investigacin Aumenta la contribucin activa del cliente a la tarea Ayuda al consultor a seguir por buen camino o a reorientar su investigacin, si es necesario. Cundo se ha de aportar la informacin? Se debe facilitar en momentos en que puede ser til para un objetivo concreto. A quien se ha de proporcionar la informacin? Se debe de proporcionar esa informacin a las personas de quienes el consultor espera ms ayuda, ms informacin o ciertas medidas relacionadas con el problema de que se trate. Qu informacin sobre los resultados se ha de dar y cmo? El consultor debe mostrarse selectivo al compartir informacin en la que es probable que el cliente est seriamente interesado, ante la que probablemente reaccionar y que lo estimular. Forma de la informacin facilitada al cliente Nunca se insistir lo bastante en la necesidad de una preparacin meticulosa de los datos y en la forma de presentar la informacin sobre los resultados es habitual presentar una informacin oral individualizada a miembros importantes de la organizacin cliente. Otra forma es la informacin por escrito. Terminacin de la fase de diagnostico Antes de presentar un informe de diagnostico, el consultor puede considerar til sugerir la celebracin de una o ms reuniones de informacin para examinar las conclusiones principales.