Universidad Galileo de Guatemala Centro de Estudios Huehuetenango CEI San Lorenzo Nombre del Alumno: Gustavo Adolfo Cajas

Cobn No. De Carn: IDE-0414681 E-mail: gustavo_cajas_2012@hotmail.com Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos I Hora: 4:00 P.M. a 5:00 P.M.

Tema: Ejercicio 6 Automatizacin de Procesos Administrativos

Tutor: Ing. Erick Morales Martnez Fecha de Entrega: 18 de febrero de 2012

AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 EJERCICIO 6 CAPITULO 3 INFORMACIN Y COMUNICACIN Competencia: Proporcionar cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicacin. Instrucciones y enunciado del ejercicio: Determine cual es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique por qu y cmo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. 2. 3. 4. 5. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones. Clasificar las responsabilidades de tarea. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo.

Responda estas preguntas basado en el organigrama Chocolak.

Para promover cambios en la estructura organizativa de la empresa de deben enumerar los siguientes errores en el organigrama. Los puestos de mando no estn bien definidos. El puesto de supervisor de ventas parece estar en un puesto fuera de la empresa, como si su nico trabajo fuera dar informes y nada mas, y no parece estar bajo ningn puesto de autoridad. El jefe de operaciones solo se relaciona con el supervisor de ventas. El rea contable esta completamente aislada de los dems puestos de la empresa. El puesto de operador auxiliar no corresponde dentro de las lneas de mando ya que debera estar bajo las rdenes del jefe de operaciones. Se estn utilizando flechas, las cuales no son utilizadas en los organigramas ya que representan una relacin no un flujo. Se estn utilizando lneas directas entre los puestos de supervisor de ventas y los puestos de vendedor Sacatepquez y vendedor centro y deben de tener una relacin lineal. Segn el organigrama se entiende que cada departamento realiza su trabajo bajo ningn mando de autoridad. Para dicho problema se reorganiza el organigrama de la siguiente manera:

Gerente

Asistente de Gerencia

RRHH

Supervisor de Ventas

Jefe de Produccin

Jefe de Operaciones

Contador

Asistentes

Vendedor Sacatepquez

Vendedor Centro

Modelador y cribador

Operador Molino

Operador Horno

Transporte materia prima y producto terminado

Transportador de mantenimiento

Modelador empacador

Al organigrama se le realizaron los siguientes cambios: Se elimino el puesto de operador auxiliar ya que este puesto no conlleva trabajo y el puesto se usara para la creacin de otro puesto. Se creo el puesto de jefe de produccin ya que este velar con que se cumpla con la produccin de dicho producto con los puestos de operador de horno, operador de molino y modelador y cribador, dejando mas tiempo al jefe de operaciones para velar que se cumplas las metas de los puestos de modelador y empacador, transporte de mantenimiento y transporte de materia prima y producto terminado. Se creo el puesto de Recursos Humanos, el cual servir de mediador entre los empleados de la empresa y los mandos medios y altos, as como el encargado de dar todo tipo de informacin a los trabajadores, tambin capacitaciones constantes para que el trabajador realice su tarea de forma eficiente.

1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados. Para aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales es necesario que haya un departamento de Recursos humanos que se encarga en difundir toda la informacin al personal, y que se tengan diferentes mtodos o canales de comunicacin para difundir el reglamento de la empresa como ejemplo: Red Interna de la empresa. Pizarra informativa. Manuales. De tal forma que se asegure que la informacin llegue a los subordinados. De esta forma la informacin se centraliza en un solo departamento, y se comunican directamente con personal de mandos medios para que en conjunto hagan cumplir las reglas de la organizacin. 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales. Para obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales, los subordinados deben tener claro la misin y visin de la organizacin, los objetivos del departamento al que pertenecen. Los mandos medios deben comunicar claramente los objetivos del departamento y establecer planes de motivacin, controlar y evaluar el desempeo del personal. Todo esto con la finalidad de reducir al mnimo la incertidumbre de los subordinados.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones. La informacin que proporcionan los subordinados es vital para la toma de decisiones, por lo que deben de realizar procesos de revisin de la informacin, con el objetivo de que los informes que trasladen a los mandos medios sea exacta e integra. 4. Clasificar las responsabilidades de tarea. El Departamento de Recursos Humanos es un conjunto con mandos medios deben definir un manual de puestos con sus respectivos requisitos de puesto, atribuciones, responsabilidades y obligaciones, de tal forma que jefe y subordinado tengan claro conocimiento de las tareas a realizar para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo. En el manual de responsabilidades y obligaciones se deben definir cuales son los puestos con mayor autoridad el cual debe fijar responsabilidades a corto plazo para los subordinados para ser monitoreados en cada momento, as el desempeo del trabajador ser mayor. De no cumplirse con los objetivos con que pretende la empresa con el empleado, realizar un estudio para determinar en que parte de la labor se esta fallando.