APROVISIONAMIENTO I PARTE 1 DE 2 RESUMEN

Jos Luis Parra Daz Ing. En Informtica

Enero 2013 1

CONTENIDO.
CAPITULO 1.- PROCESO DE APROVISIONAMIENTO CONCEPTOS BSICO Pg. 7 Proceso de aprovisionamiento. Niveles de organizacin en el proceso de aprovisionamiento de SAP. Entradas de pedidos aspectos bsico Pg. 11 Detalles del pedido Formato del pedido. Procedimiento para crear un pedido. Procedimiento para emitir mensajes manualmente para pedido. Movimientos de mercancas Pg. 15 Registro de entrada de mercanca Entrada de mercanca. Procedimiento para el registro de entrada de mercanca para un pedido Procedimiento para visualizar el documento de material y el documento contable asociado Entrada de facturas aspectos bsicos. Pg. 18 Verificacin de factura logstica Entrada de facturas Procedimiento para entrada de factura. Procedimiento para visualizar el documento de factura CAPITULO 2 DATOS MAESTROS. Datos maestros en el proceso de aprovisionamiento Datos maestros de proveedores. Grupo de cuenta Cuenta asociada Funcin de interlocutor Bloquear a proveedores Registro maestro de materiales Crear registro maestro de materiales Tipo de material Ramo del material Ampliar un registro maestro de material. Ayudas de entradas Ayudas de entradas para registro maestros de proveedores Ayudas de entradas para registro maestros de materiales. Perfiles. Entrada colectiva de datos de almacn Visualizar listas de materiales Actualizacin en masa. Pg. 21 Pg. 21

Pg. 25

Pg. 28

Pg. 29

CAPITULO 3 . APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE ALMACEN Condiciones de compras Pg. 30 Clase de condicin y esquema de clculo. Clase de condicin Esquema de clculo 2

Aprovisionamiento con peticiones de ofertas y ofertas. Pg. 31 Peticiones de ofertas Numero de licitacin Proveedor CPD. Procedimiento para registrar peticiones de ofertas. Registro de ofertas y lista de comparacin de precios Gestin de oferta Proceso para registrar ofertas. Proceso para visualizar e imprimir peticin de oferta. Proceso de comparacin de precio. Proceso para modificar oferta. Proceso para imprimir comunicacin de rechazo. Crear pedido con referencia. Pg. 34 Configurar el resumen de documento para crear pedido con referencia. Registro info. de compras. Pg. 35 Actualizacin del registro info. de compras. Determinacin de precio. Proceso para visualizar lista de registro info. Proceso para visualizar un registro info a partir de la lista de visualizacin de registro info. Proceso para copiar condiciones a partir de ofertas. Proceso para modificar el registro info. Aspectos bsicos de Valoracin de material. Pg. 39 Valoracin de material. Nivel de Valoracin Categora de Valoracin Mtodo de Valoracin del material. Ejemplo para valoracin con precio estndar Ejemplo para Valoracin precio medio variable Tipo de stock Valoracin entrada de mercanca (EM) en el almacn. Pg. 46 Resumen de stock y tipo de stock. Resumen de stock Tipo de stock Visualizar resumen de stock y luego visualizar el material en el registro maestro de materiales Visualizar documento de material desde la transaccin migo. Verificacin de facturas y costes indirectos de adquisicin. Pg. 47 Coste indirecto de adquisicin Proceso para visualizar documento de factura e historial de pedido. CAPITULO 4 APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE CONSUMO. Material de consumo Pg. 51 Tipos de imputacin. Pedidos con imputacin. Diferencia entre el aprovisionamiento de material de almacn y material de consumo en relacin a la imputacin. Proceso de aprovisionamiento de material para almacn: Proceso de aprovisionamiento de materia de consumo. Solicitud de pedido Pg. 54 Crear una solicitud de pedido. 3

Registrar la imputacin. Caracterstica de la solicitud de pedido. Estatus e indicador de creacin.. Procedimiento para crear una solicitud de pedido, indicando valores de propuesta. Visualizar solicitudes de pedido por un nmero de necesidad. Pedido y confirmacin de pedido. Pg. 54 Convertir una solicitud de pedido en pedido. Caractersticas especiales para la conversin de solicitudes de pedidos. Confirmacin de un pedido. Entradas de mercancas valoradas y no valoradas. Pg. 58 Entradas de mercancas y recepciones de facturas por material de consumo. Pedidos lmites. Pg. 59 Ventajas del pedido lmite. Caractersticas de los pedidos lmites. Tipos de posicin en compras. CAPITULO 5 . APROVISIONAMIENTO DE SERVICIO EXTERNO. Registro maestro de servicio. Pg. 65 Condiciones de servicios. Proceso para visualizar un registro maestro de servicio (conociendo el nmero de servicio). Proceso para visualizar las condiciones de servicio a nivel de proveedor y organizacin de compra. Pedido para servicio. Pg. 67 Estructura del documento de compras Procedimiento para pedido de servicio. Entrada de servicio y Verificacin de facturas. Pg. 67 Entrada de servicio y aceptacin Procedimiento para crear y aceptar una hoja de entrada de servicio. Entrada de factura e historial de pedido. Historial de pedido CAPITULO 6. INFORME Y ANALISIS DE FUNCIONES. Pg. 70 Gestin de informes. Sap list viewer y alv grid control. Variantes. Funciones de Gestin de informes y de anlisis de compras. Funcin de Gestin de informes y de anlisis en Gestin de stocks Valoracin en la Verificacin de facturas. Proceso para la visualizacin de listas para pedidos en compras. Proceso para visualizar listas de documentos de material en Gestin de stocks Sistema de informacin para logstica (SIL) Pg. 74 Estructura bsica y concepto del sil. Estructura info Funciones del SIL Procedimiento para anlisis estndar para grupo de compras. Silcompras. 4

Procedimiento para anlisis estndar de almacn. CAPITULO 7. CONCEPTOS BSICO DE LA PLANIFICACIN DE NECESIDADES SOBRE CONSUMO. Planificacin de necesidades. Pg. 79 Niveles de Planificacin de la Planificacin de necesidades sobre consumo. Requisito para la planificacin de necesidades sobre consumo.. Mtodo de Planificacin de necesidades. Pg. 81 Caracterstica de Planificacin de necesidades. El registro maestro de materiales como elemento relevante en la Planificacin de necesidades. Pg. 82 Perfil MRP. Estatus de material. Planificacin de necesidades por punto de pedidos Pg. 84 Programacin progresiva. CAPITULO 8 - PLANIFICACIN DE COSTES. Pg. 87 Realizacin de la ejecucin de la planificacin. Peticin de planificacin. Proceso de la planificacin de necesidades sobre consumo. Tipo de ejecucin de planificacin. Parmetros de control para la ejecucin de planificacin. Parmetros de centros y grupos de Planificacin de necesidades. Parmetros de centro El grupo de Planificacin de necesidades Visualizar fichero de planificacin de materiales para un material. Realizar una Planificacin individual de un solo elemento para un material en el centro utilizando la Planificacin de cambio neto para el horizonte total. Resultado de la planificacin. Pg. 92 Listas de Planificacin de necesidades. Conversin de ordenes previsionales Evaluacin de la planificacin. Pg. 93 Layout y Funciones de las listas de Planificacin de necesidades. Parametrizacin especificas de usuario. Para visualizar listas de planificacin de necesidades de un material determinado utilice. Para visualizar la lista de necesidad/stock actual de un material determinado utilice: Listas colectivas. Para visualizar la lista de necesidad/stock actual en acceso colectivo. Para visualizar la lista de Planificacin de necesidad en acceso colectivo. rbol de material. Perfil de navegacin. Mensaje de excepcin La suma de periodo Calculo del tamao del lote. Pg. 97 Limitaciones adicionales del clculo del tamao de lote..

CAPITULO 9.APROVISIONAMIENTO AUTOMATICO. Pg. 100 Planificacin de necesidades en el proceso de aprovisionamiento. Mtodo de Planificacin de necesidades. Calculo del tamao del lote Calculo de fechas Lista de necesidades/stock actual Lista de Planificacin de necesidades Determinacin automtica de fuente de aprovisionamiento en el proceso de aprovisionamiento. Pg. 102 Fuentes de aprovisionamiento y determinacin de fuentes. Pedidos abiertos Libro de pedido Pg. 104 Procedimiento para crear pedido abierto de cantidad. Procedimiento para actualizar libros de pedidos manualmente. Determinacin de necesidades con determinacin de fuentes. Pg. 105 Generacin automtica de pedido. Autofacturacin. Requisitos para la autofacturacin. Ejecutar la autofacturacin. Transacciones varias. Pg. 109

CAPITULO 1 BASICOS

PROCESO DE APROVISIONAMIENTO CONCEPTOS

PROCESO DE APROVISIONAMIENTO. Un proceso de aprovisionamiento habitual comprende las siguientes etapas: Determinacin de necesidades: Un rea de especializacin de la empresa transfiere de manera manual una necesidad de material al departamento de compras a travs de una solicitud de pedido o si se ha parametrizado materiales en el registro maestro de materiales para planificacin de necesidades el sistema puede generar una solicitud de pedido. Determinacin de fuentes de aprovisionamiento: El sistema ayuda al encargado de compras en la determinacin de posibles fuentes de aprovisionamiento, para luego crear peticiones de ofertas y despus registrarlas. Adems puede hacer referencia a pedidos, pedidos abiertos y condiciones registradas (registro info. de compras, libro de pedidos) para determinar fuentes de aprovisionamiento de forma automtica. Seleccin de proveedor. Simplificar la seleccin de proveedor comparando los precios de las distintas ofertas. Tratamiento de pedidos: los pedidos se pueden generar de manera manual o automtico, cuando se creen pedidos se puede hacer referencia a otros documentos como ofertas, de tal manera de reducir el trabajo de entrada de datos, tambin se puede trabajar con contrato marco. Supervisin de pedidos. permite verificar el estatus del pedido en un determinado momento, pudiendo verificar si ya hay entrega o facturas para una posicin del pedido o chequear si hay algn material pendiente de entrega. Entrada de mercanca. Este proceso corresponde con la recepcin de los materiales, se puede usar el pedido como referencia de tal manera de reducir la carga de datos y verificar que la entrega corresponde con lo solicitado en el pedido. Se actualiza el historial del pedido. Verificacin de facturas. En este proceso se verificar que la factura enviada por el proveedor, corresponda con el pedido o con el documento de entrada de mercanca, tomando estos documentos como referencia para verificar los clculos y la precisin de la factura. Gestin de pago. El sistema autoriza el pago de la obligacin del acreedor.

CICLO DE APROVISIONAMIENTO Existen otros ciclos de aprovisionamiento especiales tales como: Traslados con pedido de traslado. La mercanca se aprovisiona y se suministra desde la empresa. El centro que necesita los materiales enva un pedido de compra interno (CO) a otro centro que puede suministrarlo. Intervienen Gestin de Stock y Compras en el centro receptor. Centro receptor: emite pedido de traslado Centro emisor: Procesa salida de material (traslado, stock en transito) Centro Receptor: Procesa entrada de material (traslado). Nota: al contabilizar la entrada de mercanca se libera el stock en transito a stock propio del centro receptor. Subcontratacin. La empresa contrata un material para que le produzca un material pero la empresa facilita algunos o todos los componentes para la produccin del material. Empresa: emite pedido de subcontratacin y efecta un traslado de los componentes al subcontratista Subcontratista: entrega el material elaborado con referencia al pedido. Empresa: al contabilizar asienta el material elaborado as como el consumo del material entregado para su elaboracin. Subcontratista: crea factura por servicios prestados. Consignacin de proveedor. Un proveedor entrega a la empresa un material por el que no debe pagar nada, hasta que la empresa retire parte o el total de ese material del almacn siendo all cuando se genera la obligacin con el proveedor.

Nota: estos procesos de aprovisionamiento especiales se pueden parametrizar como proceso de aprovisionamiento estndar, de modo que mediante planificacin de necesidades las solicitudes de pedido se generen automticamente con el indicador correspondiente. NIVELES DE ORGANIZACIN APROVISIONAMIENTO DE SAP. EN EL PROCESO DE

En SAP los Niveles de Organizacin son estructuras que representan vista jurdica u organizativa de una empresa. La determinacin de los niveles de organizacin es uno de los pasos mas importantes al momento de formular y disear el proyecto, es un requisito esencial. Primero analice las organizaciones estructurales y de proceso de su empresa y luego comprela con la estructura de SAP. Una vez decidida la estructura organizativa es muy difcil modificarla. Nota: los niveles de organizacin se definen y se asignan en el Customizing de la estructura de la empresa.

NIVELES DE ORGANIZACIN PROCESO DE APROVISIONAMIENTO SAP

Mandante: es el nivel jerrquico mas alto dentro del sistema SAP. Las especificaciones o datos que se registran a nivel de mandante se aplican a todas las sociedades y a todas las dems unidades organizativas. Es una unidad dentro de SAP que es autnoma tanto en el aspecto legal y organizativo como en lo que se refiere a datos con registros maestros independientes as como un conjunto de tablas independientes. Desde el punto de vista empresarial el mandante por ejemplo representa un grupo de empresa. Se representa en el sistema por una clave numrica de tres (3) dgitos.

10

Sociedad: representa una unidad contable independiente que realiza su propio balance, por ejemplo, una empresa dentro de un grupo de empresa, dentro de un mandante se pueden configurar varias sociedades. En SAP se puede copiar una sociedad a otra para esto se utiliza una funcin del Customizing. Se representa o define mediante una clave alfanumrica de 4 caracteres exclusiva dentro del mandante. Centro: es una unidad organizativa dentro de logstica, que subdivide una empresa desde el punto de vista de la produccin, el aprovisionamiento y la planificacin de necesidades, puede representar por ejemplo: Instalacin de produccin Centro de distribucin Oficina de venta regional Sede central de una empresa Ubicacin de mantenimiento

Puede copiar un centro a otro al momento de crearlo. Se define mediante una clave alfanumrica de 4 caracteres que es exclusiva dentro del mandante Almacn: unidad organizativa que permite diferenciar los stocks de materiales dentro de un centro, la gestin de stock se realiza a nivel de almacn al igual que el proceso de inventario. Se define mediante una clave alfanumrica de 4 caracteres que es exclusiva dentro del centro Aspectos importantes: Un mandante puede contener varias sociedades Una sociedad puede contener varios centros Un centro puede pertenecer a una sociedad Se puede asignar varios almacenes a un centro, pero un almacn solo pertenece a un centro la clave de un almacn es exclusiva dentro de un centro. Dentro de un mandante pueden existir varios almacenes con la misma clave, al especificar el almacn tambin se debe especificar el centro. Grupo de compra: es el encargado del aprovisionamiento de un material de una clase de material. Es el canal principal para las relaciones comerciales de una empresa con su proveedor. Se define en el Customizing para gestin de materiales compra crear grupo de compras Organizacin de compras: unidad organizativa dentro de logstica que subdivide la empresa segn las necesidades de compras. Adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y asume la responsabilidad de estas transacciones. Se pueden asignar varias organizaciones de compras a una sociedad. Una organizacin de compra solo puede pertenecer a una sociedad La organizacin de compra no necesariamente de estar asignada a una sociedad. 11

Se puede asignar varios centros a una organizacin de compras y un centro a varias organizaciones de compra (relacin M:N entre organizacin y centro de compras ). Las diferentes opciones de asignacin entre sociedad, centro y organizaciones de compras producen las siguientes categoras de organizacin de compras: Organizacin de compras especifica del centro. La organizacin de compra es responsable del aprovisionamiento de un centro. En Customizing para estructura de empresa asignar la organizacin de compra a una sociedad asignacin gestin de materiales asignar organizacin de compra a una sociedad. Asignar solo un centro de la sociedad a su organizacin de compra asignacin gestin de materiales asignar organizacin de compra a centro. Organizacin de compra para todos los centros. Se configura una organizacin de compra para todos los centros de la sociedad, para ello en Customizing se asigna la organizacin de compra a la sociedad deseada y se asignan los centros de costo a la organizacin de compra. Nota: siempre se deben asignar los centros a la organizacin de compra que lo aprovisionara. Organizacin de compra para todas las sociedades. en este caso no se asigna la organizacin de compra a ninguna sociedad.

ENTRADAS DE PEDIDOS ASPECTOS BASICOS DETALLES DEL PEDIDO El proceso de aprovisionamiento comienza con la creacin de un pedido mediante la transaccin ME21N. Un pedido es una solicitud formal aun proveedor para que suministre material o servicio, bajo las condiciones que se indican en el pedido, el pedido se enva al proveedor o se realiza un pedido de traslado a otro centro de la misma empresa o grupo de empresa. La Entrada de Mercanca y la Verificacin de Factura se lleva a cabo segn el pedido. Puede reducir el tiempo de registro de datos utilizando documentos de referencia tales como: solicitud de pedido, una oferta, pedido abierto. Tambin puede procesar pedido sin tomar documentos de referencia, el SAP le propones datos tales como: Desde el maestro de proveedor. o Direccin de pedido o Condicin de pago o Transporte Desde el registro maestro de materiales. (en caso de que exista) o El texto del material o El grupo del material Desde el registro info de compras o Propuesta de precio para el pedido

12

FORMATO DEL PEDIDO. El pedido consta de: Cabecera: informacin global referente al pedido. Posiciones: datos que describen el material o bien solicitado.

Las transacciones referente aun pedido son las siguientes: ME21N : crear un pedido ME22N : modificar un pedido ME23N : visualizar un pedido Son transacciones de una pantalla o de imagen nica, la cual se divide en cuatro mbitos: Cabecera: donde se indican los datos de carcter global para el pedido. Resumen de posicin: se indican las posiciones con los datos ms importantes, tales como material, cantidad, precio. Nota: la integracin de catalogo web es posible, es decir, los datos de posicin se pueden copiar desde un catalogo. Detalles de posicin: registran datos adicionales de una posicin especfica, por ejemplo, texto adicional, especificaciones de imputacin y confirmacin. Resumen de documentos: se pueden visualizar diferentes documentos de compras, por ejemplo, pedidos, solicitudes de pedido, ofertas, otros.

13

En esta imagen nica hay un botn de Parametrizacin Personal con el cual el usuario puede personalizar sus valores de propuesta. No importa la funcin con la cual acceda a la imagen nica de pedido (crear, modificar, visualizar) con los icono de la barra de herramienta para Crear, Visualizar/Cambiar puede cambiar entre ellos y desde el icono Otro Pedido, puede ir a otro pedido o solicitud de pedido, con el botn Resumen doc. Off/On , puede cerrar o abrir el Resumen de documentos. PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN PEDIDO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras pedido crear proveedor/centro de suministrador conocido (transaccin ME21N) Nota: se aconseja que antes de comenzar a indicar datos actuales de pedido, fije sus valores de propuesta tales como: organizacin y grupo de compra, centro, fecha de entrega. Esto con la finalidad de no indicar estos valores cada vez que cree un pedido. Para esto seleccione el botn Parametrizacin personal luego la ficha Valores de Propuesta a continuacin Cabecera del Pedido luego introducir datos de cabecera y seleccionar Intro. Si solo desea modificar los valores de propuesta de las posiciones utilice el botn Valores de Propuesta situado debajo del resumen de posiciones 2. Seleccione la clase de pedido, por ejemplo, pedido estndar. 3. Indique el proveedor al cual va a realizar el pedido 14

4. En los datos de cabecera ficha Datos Org., indique organizacin y grupo de compra y sociedad, los mismos pueden ya estar especificados habiendo realizado antes las parametrizaciones personales. 5. Indique los datos de las posiciones individuales en el Resumen de Posicin, adems de los datos del material se debe indicar el centro que recibir la mercanca. Nota: si existe un registro info de compras del material y del proveedor, se propondr su precio neto y si no ha indicado la fecha de entrega se calcular a partir del plazo de entrega del registro info. 6. Cuando se hayan registrado todos los datos seleccionar Grabar, en este momento el sistema le asigna el numero al pedido.

Nota: puede visualizar los pedidos de la siguiente forma: 1. Seleccionar Visualizar Resumen de documento 2. seleccione el icono variante de seleccin y luego mis pedidos 3. hacer doble click en el pedido deseado. MENSAJES: se puede emitir todos los documentos de compras como mensajes. Cuando se crea una peticin de oferta, pedido, pedido abierto o un plan de entrega, el SAP crea un mensaje a partir del documento afectado situndolo en una cola de mensaje. La cola contiene mensajes que aun no han sido transferidos a los proveedores. Para emitir el mensaje al proveedor tiene las siguientes opciones: Emitir inmediatamente: en cuanto se graba el documento, el SAP emite el mensaje directamente de la cola. 15

Emitir mas tarde: programe el Job de trabajo de fondo (RSNAST00) para que procese la cola en determinado intervalo de tiempo.

Nota: con la transaccin ME21N puede visualizar el documento en la pantalla antes de imprimirlo con el icono Visualizacin de Impresin PROCEDIMIENTO PARA EMITIR MENSAJES MANUALMENTE PARA PEDIDO. Prerrequisito: Los mensajes deben estar disponibles en la cola de mensaje. Los documentos de compras que forman la base de mensaje deben haberse liberado.

Procedimiento. 1. Seleccione gestin de materiales compras pedido mensaje Editar mensaje (Transaccin ME9F) Acceder a la imagen de seleccin de mensaje 2. Indique el criterio de seleccin para el documento que desea imprimir. 3. Seleccione Programa ejecutar, el sistema presenta una lista de mensaje que aun no se han emitido, segn los criterios de seleccin 4. Seleccione los documento que desea emitir , seleccione Visualizar mensaje, luego seleccione Volver 5. Seleccione tratar editar Mensaje. Nota: hay que definir en Customizing el dispositivo de salida, ejemplo, impresora, fax , correo. MOVIMIENTOS DE MERCANCIAS: cuando s registran movimiento de mercanca, tales como: entrada de mercanca, salida de mercanca, traslado, otros, se debe especificar una Clase de Movimiento, la cual es una clave de tres caracteres que se usan para diferenciar entre movimientos de mercancas, la clase de movimiento tiene funcin de control importante en la Gestin de Stock., establece que cuenta de consumo o existencia se actualizan en la contabilidad. REGISTRO DE ENTRADA DE MERCANCIA. Cuando se entregan mercanca en funcin de una orden, es importante que se registren estas entradas de mercancas con referencia al pedido, SAP propone todas las posiciones a partir del pedido, lo que facilita el pedido y la verificacin de la mercanca recibida, entre otras cosas se puede verificar si: Se ha entregado el material correcto. Se ha entregado la cantidad correcta o ha habido exceso o fallo en el suministro. 16

La mercanca perecedera estn dentro de la fecha mxima de caducidad ( debe estar activo el indicador de Verificacin de Caducidad)

Cuando se contabiliza una entrada de mercanca con referencia a un pedido, los historiales de pedido de las posiciones del documento de compra correspondiente se actualizan de forma automtica. Cuando se contabiliza la entrada de mercanca en almacn, el sistema genera un Documento de Material, el cual contiene informacin acerca del material entregado y la cantidad correspondiente, si la entrada de mercanca es valorada, se genera adems un documento contable, el cual condene detalle a efecto de contabilidad. ENTRADA DE MERCANCIA. Para el registro de movimientos de mercanca se utiliza la transaccin MIGO, es una transaccin de imagen nica, subdivide la pantalla en los siguientes mbitos:

Dato de cabecera: incluye informacin relacionada con todo el documento de material, tal como: Fecha de documento y de contabilizacin, responsable del registro, otros. Resumen de posiciones: proporciona una lista de posiciones de documento, haciendo click en el nro. De la posicin, se abren los datos de detalle. Detalle de posicin: incluye informacin acerca del documento de referencia y la imputacin. Estructura Jerrquica: agrupa los ltimos diez documentos (pedidos, reservas, documento de material, otros) a los cuales se hizo referencia al contabilizar un documento de mercanca, por lo tanto siempre se cuanta con un resumen de los documentos mas recientes ejecutados. En el resumen estos documentos no se pueden modificar.

17

Tambin se puede actualizar valores personales de propuesta seleccionando Parametrizaciones valores de propuesta. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ENTRADA DE MERCANCIA PARA UN PEDIDO 1. Logstica gestin de materiales gestin de Stock movimiento de mercanca movimiento de mercanca (transaccin MIGO). 2. Seleccione la transaccin Entrada de Mercanca y como referencia tome Pedido. 3. Indique 101 como Clase de Movimiento. 4. Indique el nro. De pedido o bsquelo seleccionando el icono Buscar pedido 5. Seleccione ejecutar, para transferir las posiciones. 6. Indique la fecha de documento y el nro. De nota de entrega del proveedor en la etiqueta General de los datos de cabecera. 7. Selecciones las posiciones que se entregaron mediante el indicador OK o modifique la cantidad y especifique un almacn. 8. Contabilice la entrada de mercanca. PROCEDIMIENTO PARA VISUALIZAR EL DOCUMENTO DE MATERIAL Y EL DOCUMENTO CONTABLE ASOCIADO. 1. Logstica gestin de materiales gestin de Stock movimiento de mercanca movimiento de mercanca (transaccin MIGO). 2. Seleccione Visualizar y referencia Documento de Material. 3. Indique el nro. D documento de material y el ejercicio del documento. Tambin se puede buscar el documento de material con Buscar Documento de material o seleccionar el documento de material haciendo doble click en el Resumen de documento. 4. Seleccione ejecutar para visualizar el documento. 5. Opcional: para visualizar el documento contable, abra los datos de cabecera y seleccione la etiqueta Info Doc. Seleccione Documento FI. Para visualizar el historial de pedidos pase del documento de material al historial, compare el nro. De documento de material del historial de pedido con el nro. De documento de material, luego: Abra los datos de detalle de Posicin. Seleccione la etiqueta Datos de Pedido Seleccione icono Info Historial.

18

ENTRADA DE FACTURAS ASPECTOS BASICOS. La entrada de la factura culmina el proceso de aprovisionamiento, el cual abarca el pedido y la entrada de mercanca. VERIFICACION DE FACTURA LOGISTICA: Es parte de la Gestin de materiales, se utiliza para registrar facturas y abonos y verificarlas para que sean correctas y garantizar que se haya cobrado el precio correcto por el material correcto. Cuando se contabiliza la factura se genera un documento de factura con los datos de la factura y un documento contable. Nota: la verificacin de la factura no incluye el pago ni la evaluacin de las facturas. Al registrar una factura con referencia a pedido, el SAP propone datos del pedido y de las entradas de mercancas para el pedido, se pueden modificar estos datos de propuesta, si la factura presentada por el proveedor contiene otros valores. Puede emitir mensajes de aviso y de error si existen discrepancias entre el pedido o la entrada de mercancas y la factura., el sistema avisa al usuario y segn las parametrizaciones del sistema, bloquea la factura para que no se pague. ENTRADA DE FACTURAS: La entrada de los datos de la factura se efecta con la transaccin MIRO, la cual es una transaccin de imagen nica formada por los siguientes mbitos:

19

Transaccin: se indica se lo que se registra es: una factura, un abono o un cargo posterior. Datos de cabecera. Se indica los datos generales de una factura por ejemplo: nmero y fecha de la factura, importe bruto, importe e impuesto, emisor, condicin de pago. Asignacin. Aqu se asigna una transaccin de pedido a la factura para que SAP proponga las posiciones de facturas a tratar. Posicin de facturas. Se pueden verificar las posiciones de factura propuesta, las cuales se pueden modificar de acuerdo a la factura real de proveedor. Nota: se pueden modificar las columnas visualizadas y su secuencia mediante la variante de visualizacin.

Datos del proveedor. Datos de detalle del emisor de la factura obtenidos del registro maestro de proveedor. Nota: mediante el icono Visualizar proveedor se puede pasar al registro maestro de proveedor. Nota: los datos del proveedor se visualiza si se ha registrado el emisor o se ha hecho referencia a un pedido.

Saldo (balance): aqu aparece el estatus del balance y de la factura. Estructura de pedido. La persona que registra la factura puede ver los historiales de pedido para las posiciones de pedido desde el resumen de posiciones.

PROCEDIMIENTO PARA ENTRADA DE FACTURA. 1. Logstica gestin de materiales verificacin de factura logstica entrada de documento aadir factura (Transaccin MIRO). 2. Seleccione factura en el campo Transaccin 3. En la cabecera del documento en la etiqueta Datos Bsicos, indique: fecha de documento, nro. De factura, importe bruto, impuestos, e indicador de tipo de impuesto. 4. Asigne una transaccin de aprovisionamiento, se puede hacer referencia a pedido o nota de entrega. 5. Indique el nro. De documento que se tomo como referencia, seleccione Intro para que el sistema proponga datos a partir del documento de referencia. Nota: se puede hacer referencia a varios documentos, Seleccionando Mas criterios de Asignacin aparece una ventana de dialogo y all puede seleccionar varios documentos 6. En la lista de posiciones el sistema propone las posiciones de pedido que cumplen con los criterios de asignacin especificada, compare las posiciones contra la factura real y corrija si fuese necesario, las posiciones a contabilizar deben seleccionarse. 20

7. Verifique si la factura es correcta aritmticamente, seria correcta si el balance es cero. 8. Contabilice la factura.

PROCEDIMIENTO PARA VISUALIZAR EL DOCUMENTO DE FACTURA. 1. Logstica gestin de materiales verificacin de factura logstica entrada de documento aadir factura (Transaccin MIRO). 2. Seleccione Documento Factura Visualizar o seleccionar el icono otro documento de Factura en la ventana de dialogo Seleccionar Documento Factura, el sistema propone la ultima factura que haya contabilizado seleccione continuar intro para visualizar la factura. Nota: si esta fuera de la transaccin MIRO indicar: Logstica gestin de materiales verificacin de factura logstica continuar tratam. visualizar doc. Factura (transaccin MIR4) 3. Seleccione Visualizar estructura de pedido, para visualizar el historial o haga doble click en el nro. De pedido dentro del resumen de posiciones y a continuacin seleccione la etiqueta Historial de pedido. 21

CAPITULO 2

DATOS MAESTROS.

DATOS MAESTROS EN EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO. Los datos maestros son datos grabados en la base de datos para periodos largos, se graban a nivel central y se utilizan para todas las aplicaciones evitando a si la redundancia de datos. En el proceso de aprovisionamiento los datos maestros ms importantes son: Registros maestro de proveedores. Registro maestro de materiales Registro info de compras.

Cuando se crean documentos de compras, los datos de propuestas se transfieren a los documentos de compras desde los registros maestros existentes, reduciendo el trabajo de introduccin de datos en el documento de compra, se pueden tomar datos entre otros por ejemplo, del registro maestro de materiales : la unidad de medida, texto breve del material, del registro maestro de proveedores : direccin y datos de pago, de los registros info de compras, se pueden tomar datos especficos de un proveedor para un determinado material, por ejemplo, plazo de entrega y precio de compra. DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES. Contiene informacin acerca de los proveedores de una empresa. Cada proveedor posee un registro maestro individual que contiene datos como: nombre, direccin, condiciones de pago, moneda empleada en transacciones con el proveedor, nombre de contactos importantes. Como el proveedor es un acreedor de la empresa, por motivo de 22

contabilidad el registro maestro de proveedores, tambin contiene datos contables como la cuenta del libro de mayor. Los datos de los registros maestros de proveedores se subdividen en: Datos generales. Son validos para todo el mandante, incluyen por ejemplo: direccin y datos bancarios del proveedor. Datos contables. Se actualizan a nivel de sociedad, contiene datos como: nro. De cuenta asociada, va de pago para las transacciones automticas. Datos de compra. Se actualizan para cada organizacin de compras incluyen: moneda de pedido, y diversos datos de control del proveedor.

Se puede decidir si los registros maestros de proveedores se actualizan de forma: Centralizada. Pueden actualizar todos los datos del registro maestro de proveedor, los datos de la sociedad solo se crean de esta forma. Se utilizan las transacciones siguientes: o XK01 : crear registros maestros de proveedores a nivel central. o XK02 : modificar registros maestros de proveedores a nivel central. o XK03 : Visualizar registros maestros de proveedores a nivel central. Descentralizada. Pueden actualizar datos generales y especficos de compra, se utilizan las siguientes transacciones: o MK01 : crear registros maestros de proveedores a nivel descentralizado o MK02 : modificar registros maestros de proveedores a nivel. descentralizado o MK03 : Visualizar registros maestros de proveedores a nivel descentralizado

GRUPO DE CUENTA: al crear un registro maestro de proveedores debe decidir que grupo de cuenta se va a asignar a este proveedor. Tiene funcin de control ya que solo permite aparecer las imgenes y los campos necesarios para el rol que como Interlocutor posee el proveedor. El grupo de cuenta determina:

23

El tipo de asignacin de nmero y el rango de nmero a partir del que se debe asignar el nmero de cuenta que el sistema utiliza para identificar al proveedor. Seleccin de campos. Cuales deben actualizarse y cuales ocultarse. Que esquemas para interlocutores son validos. El Estatus. Si el proveedor es un proveedor CPD ( se utiliza para crear documentos de compra y facturas cuando el proveedor no tiene registro maestro independiente).

Los grupo de cuenta se actualizan en Customizing para logstica general dentro de interlocutor comercial proveedor control definir cuenta de grupo y seleccin de campos (proveedor). CUENTA ASOCIADA. Dependiendo del grupo de cuenta el sistema SAP asigna de forma manual o automtica un nmero univoco para el proveedor, el cual es tambin el nmero de contabilidad auxiliar en la gestin financiera, en la contabilidad auxiliar las obligaciones se actualizan constantemente en cada proveedor. Al crear un registro maestro de proveedor tambin se debe actualizar una Cuenta Asociada, la cual es una cuenta mayor en la contabilidad principal, que representa la obligacin de una empresa hacia varios proveedores en la contabilidad principal.

24

FUNCION DE INTERLOCUTOR. El proveedor (interlocutor) puede asumir diversos roles en las relaciones comerciales con la empresa, puede ser por ejemplo, receptor de pedido, proveedor de mercanca, creador de factura. La actualizacin de funcin de interlocutor en el registro maestro de proveedores, le posibilita distribuir una o varias de estas funciones en registros maestros de proveedores diferentes. Por ejemplo un acreedor diferente como transportista para un proveedor determinado.

BLOQUEAR A PROVEEDORES. Se tiene la opcin de bloquear al proveedor en el registro maestro de proveedor. Mientras el indicador de bloqueo esta fijado no se podr hacer pedido al proveedor. Nota: si solo desea impedir que un proveedor suministre un material particular, bloquelo en el Libro de pedido del material, no en el registro maestro de proveedor. Compra datos maestros proveedores compras bloquear MK05) (transaccin

Tambin puede usar el indicador de bloqueo por motivo de calidad cuando la gestin de calidad est activa en el aprovisionamiento.

25

REGISTRO MAESTRO DE MATERIALES. Es la fuente central de datos especficos de material de una empresa, lo utilizan todas las reas de logstica. Los datos del registro maestro de materiales se subdividen segn las reas de utilizacin, cada rea de especializacin tiene su propia vista del registro maestro de materiales y es responsable de actualizar los datos tratados en esa vista.

Los datos del registro maestro de materiales pueden ser utilizados por ejemplo de la siguiente manera: Datos de compras. Para realizar pedidos Datos de gestin de stock. Para contabilizar movimiento de mercancas y realizar inventarios. Datos contables. Para valoracin de material Datos de planificacin de material. Para planificacin de necesidades.

La pantalla de datos para la actualizacin del registro maestro de materiales, se dividen en:

26

Datos principales. Son imgenes de las reas de especializacin como: datos bsicos, planificacin de necesidades, otros Datos adicionales. Imgenes para informacin adicional, como unidades de medidas alternativas, denominacin breve del material y valores de consumo.

Los datos que se actualizan en una vista pueden ser validos para diferentes niveles de organizacin. El registro maestro de materiales se organiza de manera que refleja la estructura de una empresa: Datos a nivel de mandante. Los datos generales del material que son validos para toda la empresa. Por ejemplo, nro. Del material, texto breve del material, unidad de medida bsica y alternativa, otros Datos a nivel de centro. Son los datos validos para un centro y los almacenes correspondientes. Por ejemplo, datos de compra datos de pronostico, datos de planificacin Datos a nivel de almacn. Datos validos para un almacn determinado. Por ejemplo, la ubicacin dentro del almacn.

CREAR REGISTRO MAESTRO DE MATERIALES. Al crear registro maestros de materiales se deben negociar varias imgenes de dialogo antes de poder comenzar a actualizar datos. En la imagen inicial una vez seleccionado el Tipo de Material y el Ramo del Material, aparecern dos ventanas de dialogo sucesivas, en la primera, deber especificar las vistas a procesar, en la segunda indicar los niveles de organizacin relevantes. A continuacin aparecen las pantallas de datos.

27

Al crear un nuevo registro maestro de materiales, se debe seleccionar un Tipo de Material y un ramo al cual se asignar el material. TIPO DE MATERIAL. Clasifica el material segn su propiedad, por ejemplo, materia prima, producto semielaborado, productos elaborados, material auxiliar y de consumo. El tipo de material controla: Tipo de asignacin de nmero (interno, externo). Rango de nro. Permitido. Imgenes que aparecen y sus secuencias. Seleccin de campos: obligatorios, opcionales, suprimidos o visualizables en las vistas. Clase de aprovisionamiento. Interno o externo. Cuentas que se contabilizaran con los movimientos de mercancas.

RAMO DEL MATERIAL. rea especfica en la que se utilizar: qumica, construccin, maquinarias, otros. Cuando se crea un material el ramo especifica: Las imgenes que aparecen y sus secuencias. Los campos especficos del ramo que se muestran en cada imagen.

Nota: se definen y agregan tipos y ramos de materiales en el Customizing. Para la actualizacin de los registros maestros de materiales se utilizan las siguientes transacciones: MM01 : crear registros maestros de materiales. Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterialcrear en general inmediatamente (MM01) MM02 : modificar registros maestros de materiales.

28

Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterialmodificar en general inmediatamente (MM02) MM03 : visualizar registros maestros de materiales. Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterialvisualizar visualizar estado actual (MM03) MM04 : visualizar documentos de modificacin. Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterialvisualizar modificaciones modificaciones activas (MM04)

AMPLIAR UN REGISTRO MAESTRO DE MATERIAL. Cuando ya se ha creado un registro maestro de un material, en la base de datos existe un registro par ese material. Cuando requiera crear datos, por ejemplo, para una especializacin determinada (una nueva vista) o para grabar mas niveles de organizacin, puede ampliar el registro maestro existente. Para ampliar el registro maestro de materiales aadiendo nuevas vistas, se utilizar la transaccin MM01 (crear registro maestro de materiales).

En cada modificacin que se efecte en el registro maestro de materiales se graba un documento de modificacin, el cual se puede consultar y verificar en cualquier momento a travs de la siguiente transaccin: Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterialvisualizar modificaciones modificaciones activas (Transaccin MM04). AYUDAS DE ENTRADAS AYUDAS DE ENTRADAS PARA REGISTRO MAESTROS DE PROVEEDORES. Para facilitar la creacin del registro maestro de proveedor, puede utilizar un proveedor ya existente como referencia. Debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: 29

El sistema solo copia datos que no sean especficos de cada proveedor. Debe especificar las reas que deben tomarse para las referencias.

AYUDAS DE ENTRADAS PARA REGISTRO MAESTROS DE MATERIALES. Realizar parametrizaciones previas para evitar introducir o seleccionar los mismos datos ms de una vez. o Parametrizaciones previas de las vistas en la ventana de dialogo Seleccin de vista. o Parametrizaciones previas para los Niveles de Organizacin. o En la transaccin MM01 puede seleccionar valores fijosramos para especificar el ramo y luego ocultar este campo. Material modelo. Se pueden tomar los datos a partir de un registro maestro de material existente. En la imagen inicial indique el nro. De material modelo en el campo correspondiente, en la ventana de dialogo para registrar los niveles de organizacin, recibir campos adicionales para especificar los niveles de organizacin del material modelo. Si solo se desean copiar de la referencia los datos de compras que son validos en todos los mandantes, no indique el centro. Se recomienda fijar el indicador Crear vistas Marcadas en la ventana de dialogo seleccin de Vista.

PERFILES. Un perfil es una clave que se puede utilizar para grabar parmetros de planificacin de necesidades o de pronsticos independientemente del registro maestro de materiales. La informacin grabada en el perfil es informacin estndar que se utiliza para actualizar diferentes materiales con propiedades iguales o parecidas. Se pueden indicar los perfiles en la ventana de dialogo Niveles de Organizacin. ENTRADA COLECTIVA DE DATOS DE ALMACEN. Un material se puede grabar en distintos almacenes. Para grabar datos especficos de almacn, se debe crear o ampliar el registro maestro de materiales para cada almacn afectado, si ya existe el registro se puede ampliar manual o automticamente. Manual se indican los almacenes para un registro maestro de materiales mediante la entrada colectiva en Logsticagestin de materialesmaestro de materialesotros entrada almacenes ( Transaccin MMSC). Automtica. El sistema ampla de forma automtica el registro maestro de materiales con los datos de almacn despus de la primera contabilizacin de entrada de mercanca. El sistema debe configurarse en Customizing para gestin de stock e inventario dentro de crear almacn automticamente.

VISUALIZAR LISTAS DE MATERIALES. se usa para verificar que los datos de un material son correctos puede usarse luego de una copia modelo o de entradas colectivas. Utilizar la siguiente transaccin Logsticagestin de materialesmaestro de materialesotros lista de materiales ( Transaccin MM60). Es recomendable tratar de delimitar la informacin a buscar de manera que el sistema no tenga que buscar demasiados registros (usar criterio de seleccin)

30

ACTUALIZACIN EN MASA. Es una herramienta genrica que se puede utilizar para modificar grandes cantidades de datos o para crear nuevos datos. Este proceso debe ser realizado por usuarios experimentados los cuales deben conocer los nombres de los campos y de las tablas utilizadas en SAP. Se puede realizar online o en proceso de fondo. El sistema ejecuta una verificacin de consistencia para los datos modificados. La herramienta de actualizacin en masa se encuentra en logsticafunciones centrales o por ejemplo para modificar maestros de materiales en Logsticagestin de materialesmaestro de materialesmaterial actualizacin en masa.

CAPITULO 3 . APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE ALMACEN. CONDICIONES DE COMPRAS. Son acuerdos con los proveedores acerca de precios, descuentos, recargos, otros, se pueden actualizar al registrar ofertas, registro info. de compras, contrato marco, pedidos. Los precios netos y efectivos en un documento de compra se determinan en base a estas condiciones. Las condiciones son usadas por SAP para la determinacin de precios.

Las condiciones pueden ser: Temporales. Validas durante un periodo de tiempo. 31

No temporales. No se puede determinar un periodo de tiempo de validez.

Las condiciones en los registros info, pedidos abierto y condiciones generales son condiciones Temporales, las condiciones de los pedidos son siempre condiciones No Temporales.

Nota: fijando el indicador condiciones temporales, en Customizing para la clase de documento puede controlar si las condiciones son temporales por ejemplo, ofertas y planes de entrega. Las condiciones en la cabecera son validas para todas las posiciones en el documento, las condiciones de posicin solo se aplican a la posicin respectiva. CLASE DE CONDICIN Y ESQUEMA DE CLCULO. CLASE DE CONDICION. Los diferentes factores de precios como por ejemplo, precio bruto, descuento, gasto de transporte, se representan con la clase de condicin. La clase de condicin determina como se calcula el factor de precio, puede elegir entre absoluto, por porcentaje o en funcin de la cantidad. La magnitud de referencia para la escala de precio tambin se define mediante la clase de condicin ESQUEMA DE CLCULO. Constituye la base para la determinacin de precio, determina la secuencia en que las clases de condiciones se deben tener en cuenta. APROVISIONAMIENTO CON PETICIONES DE OFERTAS Y OFERTAS. La determinacin de la fuente de aprovisionamiento, utiliza las peticiones de ofertas y el registro de ofertas, para luego comparar y determinar el proveedor. Otra forma de determinar la fuente de aprovisionamiento, es el registro info de compras, el cual puede actualizar las condiciones a partir de las ofertas. PETICIONES DE OFERTAS. Las peticiones de ofertas se envan a los proveedores los cuales luego envan sus ofertas o rechazos. Al recibir las ofertas se hace una comparacin de ofertas y se determina la oferta ms favorable o la posicin ms 32

favorable. La peticin de oferta se puede efectuar de forma: manual o con documento de referencia (otra peticin de oferta, solicitud de pedidos, contrato marco) NUMERO DE LICITACION. Se usa para enlazar varias solicitudes de ofertas en un proceso de determinacin de proveedores. Este nmero se coloca en la cabecera de la solicitud de oferta. Las solicitudes de ofertas y ofertas se pueden seleccionar con el nmero de licitacin. PROVEEDOR CPD. Son proveedores a los que se les ha adquirido material una vez o raramente, un registro maestro CPD se puede emplear para diferentes proveedores y asi evitar crear registros maestros innecesarios. Cuando se crea un documento de compra para un proveedor CPD, debe actualizar la direccin del proveedor, si registra una factura debe indicar por ejemplo datos bancarios. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR PETICIONES DE OFERTAS. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras peticin oferta/oferta peticin de oferta crear. (transaccin ME41) 2. Indique el tipo de peticin de oferta, el plazo de presentacin de oferta, la organizacin de compra y el grupo de compra. Puede indicar valores de propuesta. 3. Seleccione intro para acceder a la imagen detalle de cabecera. Si el nro. De licitacin no esta configurado como necesario se acceder al resumen de posicin. 4. Indique el nro. De licitacin 5. Seleccione intro para acceder al resumen de posicin 6. Para cada posicin indique el material deseado con cantidad y fecha de entrega. Nota: puede realizar peticiones de ofertas con o sin registro maestro de materiales, en tal caso deje en blanco el nro. De material e indique el texto breve, cantidad, fecha de entrega, grupo de artculo y unidad de pedido. 7. Opcional: si desea verificar o aadir elementos a los datos de detalles de una posicin seleccione la posicin y luego seleccione posicin detalles y luego el icono detalle de posicin. 8. Seleccione cabecera direccin de proveedor o el icono direccin de proveedor indique el nmero de proveedor y el sistema copia la direccin del registro maestro de proveedor. Si indica un nmero de proveedor CPD se debe indicar la direccin completa. 9. Grabe la peticin de oferta para que se cree para los proveedores correspondientes, en este momento es cuando se crea el nmero de la peticin de oferta. Para crear peticin a otro proveedor indique el nmero de proveedor correspondiente y grabe el documento (repita los pasos 8 y 9) 10. Para culminar la creacin de peticin de ofertas seleccione el icono finalizar

33

REGISTRO DE OFERTAS Y LISTA DE COMPARACION DE PRECIOS. Las ofertas contienen los precios y las condiciones de un proveedor para los materiales o servicios especificados en una peticin de ofertas. Las peticiones de ofertas y ofertas son un mismo documento en el sistema. GESTION DE OFERTA. Puede entra y comparar los precios entre ofertas en una lista de comparacin de precio la cual muestra la mejor oferta para cada material, tambin determina la mejor oferta global. En un registro info de compras se puede grabar informacin de oferta de un material, el registro info se puede crear fijando el indicador actualizacin de informacin durante la actualizacin de la oferta en el detalle de posicin. puede fijar el indicador de comunicacin de rechazo en aquellas posiciones que no interesen, generando el sistema una comunicacin de rechazo para los proveedores. PROCESO PARA REGISTRAR OFERTAS. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras peticin de oferta/oferta oferta actualizar. (transaccin ME47) 2. Indique el nmero de peticin de oferta y seleccione intro, si es necesario modifique los datos de cabecera, ejemplo, fecha de entrega. Se accede al resumen de posicin de la peticin de oferta. 3. Indicar directamente en el resumen de posiciones o para cada posicin en el detalle de posicin. Si el precio esta compuesto por varias clases de condiciones, seleccione posicin condiciones para acceder a la imagen de condiciones. 4. Si es preciso indique ms datos a partir de la oferta 5. grabe las entradas. 6. Para registrar mas ofertas repita los pasos 2 al 5.

34

PROCESO PARA VISUALIZAR E IMPRIMIR PETICIN DE OFERTA. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras peticin de oferta/ofertapeticin de oferta mensaje editar mensaje (transaccin ME9A). 2. Indique valores de seleccin 3. Seleccione ejecutar 4. Seleccione la peticin de oferta para el proveedor correspondiente y luego seleccione Visualizar mensajes . 5. Seleccin el icono Volver (back). 6. Seleccione el icono marcar todo y luego imprimir mensaje PROCESO DE COMPARACION DE PRECIO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras peticin de oferta/ofertapeticin de oferta comparacin de precio (transaccin ME49). 2. Indique dato de seleccin como por ejemplo, organizacin de compra, nmero de peticin de oferta, nmero de licitacin. 3. Seleccione ejecutar. 4. Haga la seleccin desde la lista de comparacin de precio mostrada.

PROCESO PARA MODIFICAR OFERTA. 1. Desde la lista de comparacin de precio, hacer doble clip en la oferta correspondiente. 2. Existen varias forma para modificar la oferta a. Seleccione el icono oferta. b. Seleccione tratar actualizar oferta c. Haga doble click en el nmero de oferta. Una vez presentada la oferta efectuar la modificacin. 3. Seleccione el icono grabar. PROCESO PARA IMPRIMIR COMUNICACIN DE RECHAZO. 1. En la lista de comparacin, seleccione la oferta a la que enviar la comunicacin de rechazo, haciendo doble click en el nmero de oferta correspondiente, para pasar al detalle de posicin. 2. fije el indicador comunicacin de rechazo. 3. Seleccione el icono grabar. 4. si va a marcar mas ofertas como rechazadas, repita los pasos 1 al 3 5. Seleccione logstica gestin de materiales compras peticin de oferta/ofertapeticin de oferta mensaje editar mensaje (transaccin ME9A). 35

6. Indique los valores de seleccin: organizacin de compra, grupo de compra, clase de mensaje (colocar ABSA), borrar o dejar en blanco el nmero de documento. 7. Seleccione ejecutar. 8. comprobar que esta marcada para rechazo, para esto en la oferta del proveedor correspondiente seleccione Visualizar mensaje y chequee que esta marcado como rechazo de peticin de oferta. 9. en la visualizacin seleccione el icono volver. 10. Seleccione el icono marcar todo y luego imprimir mensaje, si requiere imprimir otro mensaje de rechazo repita paso 8 y 9. CREAR PEDIDO CON REFERENCIA. Si ha efectuado un proceso de aprovisionamiento con documentos anteriores para el pedido, debe crear el pedido con referencia a uno de los documentos anteriores (solicitud de pedido, peticin de oferta, pedido abierto), o copiar un pedido existente utilizndolo como modelo. CONFIGURAR EL RESUMEN DE DOCUMENTO PARA CREAR PEDIDO CON REFERENCIA. 1. Seleccione transaccin ME21N. 2. Seleccione Resumen de documento activo, en caso visualice. 3. Seleccione el icono variante de seleccin y marque ejemplo peticin de oferta, luego indique el criterio organizacin de compra, grupo de compra, borre los criterio, seleccione grabar. de que el resumen no se el tipo de documento por de seleccin por ejemplo, datos que no utilice como

Nota: en Delimitaciones opcionales, puede incluir mas criterios de seleccin. Nota: Si utiliza los mismos valores con frecuencia, lo puede grabar como Variante en a imagen de seleccin para esto tome pasar a variante grabar como variante. Para utilizar una variante existente pasar a variante obtener. Seleccione ejecutar se visualizaran los documentos seleccionados en el resumen de documentos. 4. Seleccione el icono modificar desglose transfiera los valores que desee utilizar para agrupar sus documentos desde el set de columna a los criterios de clasificacin y seleccione aadir criterio de clasificacin seleccione transferir. 5. Haga click en la lista desplegable de la derecha, para ver el men contextual del layout y seleccione modificar layout desplace los valores que desea visualizar en el resumen de documentote sus documentos desde el set de columna a seleccin de columna y seleccione Mostrar campos seleccionados seleccionar transferir. 6. Haga clip en la lista desplegable de la derecha para ver el men contextual del layout y seleccionar grabar layout indique una clave y una denominacin para el nuevo layout seleccione grabar. REGISTRO INFO DE COMPRAS..

36

El registro info de compras, es otro registro maestro para compras, el cual se usa para definir la informacin especifica del proveedor para un material en el nivel de organizacin de compra y centro.

Un registro info de compras contiene la siguiente informacin: Precios y condiciones actuales y futuras. Datos de suministro ejemplo plazo de entrega, tolerancia. Datos de proveedor ejemplo persona contacto Datos especficos del proveedor acerca de un material ejemplo, descripcin del material en el proveedor. Numero de ltimo pedido Texto tales como: o Nota de registro info: comentario interno que se copia en la posicin de pedido, este texto no se imprime. o Texto de pedido en el registro info de compra: se utiliza para describir la posicin del pedido, se copia en la posicin de pedido y se imprime.

Al crear los documentos de compras, los datos del registro info se copian al documento como valores de propuesta. Un registro info de compra puede ser valido tanto a nivel de organizacin de compra como de centro. Tambin incluye informacin (datos generales) que son validos en todos los mandantes para todas las organizaciones de compra y los centros: Datos validos a nivel de mandantes. o Datos proveedor- nro. De material del proveedor, datos de reclamo. o Unidad de medida de pedido (conversin, otros). o Nota de registro info interna. o Datos administrativos. Datos validos a nivel de organizacin de compra. o Control (tiempo de entrega, cantidad mnima) 37

o Precios y condiciones ( precio bruto, porte, descuento). o Datos estadsticos ( historial de precio, estadstica de pedido) o Texto de pedido. Datos validos a nivel de centro. o Control (tiempo de entrega, cantidad mnima) o Precios y condiciones ( precio bruto, porte, descuento). o Datos estadsticos ( historial de precio, estadstica de pedido) o Texto de pedido.

Nota: para grabar condiciones a nivel de centro se debe especificar en Customizing gestin de materiales compras condiciones definir control de condiciones a nivel de centro. ACTUALIZACIN DEL REGISTRO INFO DE COMPRAS. La actualizacin de un registro info de compras puede realizarse: Manualmente: en el men compra seleccione datos maestros registro info crear (o modificar). En la imagen inicial indique: proveedor, material y los niveles de organizacin que desee (organizacin de compra u organizacin de compra/centro). En la siguiente pantalla de datos indique los datos necesarios manualmente, por ejemplo, plazo de entrega precio bruto, condiciones. Automtica. Fijar el indicador actualizar info, al actualizar ofertas, pedidos, o contrato marco. La informacin que se registra depender del tipo de documento de compra, pudindose guardar la siguiente informacin: o Oferta (condiciones temporales) o A partir de un pedido, pedido de orden de entrega o plan de entrega (nmero de documento) o Pedidos abiertos. Si no existe un registro abierto para la combinacin proveedor- material-organizacin de compra, cuando se crea o modifica un pedido abierto el sistema crea un registro info con las condiciones del pedido abierto. Si ya existe un registro no se efecta ninguna actualizacin.

Las parametrizaciones de Customizing para las condiciones son siempre importante, en Customizing de gestin de materiales en compra condiciones definir control de condicin a nivel de centro puede especificar lo siguiente: Si permite condicin con el centro o sin el. Si se permiten solo condiciones relativas al centro Que no se permiten condiciones relativas al centro. En las actualizaciones de pedido (transacciones ME21N, ME22N, ME23N), el indicador actualizar info controlo si se crea o actualiza un registro info de compra o no. En la oferta, pedido abierto, plan de entrega y pedido anterior, el indicador actualizar info tiene cuatro caractersticas: no se crea ni se actualiza el registro info.

38

A si existe un registro info a nivel de centro este se actualiza as como tambin puede actualizar un registro info a nivel de organizacin de compras. Sino existe un registro info se crea a nivel de la organizacin de compra. B Si se permiten condiciones de centro para el centro, se actualiza o se crea un registro info en el nivel del centro. C Si no se necesitan condiciones de centro para el centro, se actualiza o se crea un registro info en el nivel de la organizacin de compras.

DETERMINACIN DE PRECIO. Cuando se crea un documento de compra el sistema intenta encontrar un precio para el material a adquirir, buscando del nivel ms especfico al mas general, por ejemplo, cuando se crea un pedido el sistema busca un registro info de compra con la combinacin proveedor/material a nivel de la organizacin de compra/centro, si no existe ese registro info el sistema busca en el nivel de organizacin de compra, si tampoco encuentra el registro info se debe indicar el precio en forma manual. Nota: cuando se crea un pedido, el precio de valoracin del registro maestro de materiales no se propone como precio de pedido. PROCESO PARA VISUALIZAR LISTA DE REGISTRO INFO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras registro maestroregistro info visualizar lista por material (transaccin MEIM). 2. Indique el material y la organizacin de compra. 3. Seleccione ejecutar. PROCESO PARA VISUALIZAR UN REGISTRO INFO A PARTIR DE LA LSITA DE VISUALIZACION DE REGISTRO INFO. 1. Una vez presentada la lista de registro info, seleccione el registro info de la lista y selecciones el icono Visualizar registro info: a. Para visualizar datos como: cuando se creo, quien lo creo, nmero de registro info, seleccione detalle dato de gestin. b. Visualizar Datos Org compra 1 para visualizar si hay algn condicin registrada en el registro info. c. Seleccione pasar a datos Org compras 2 para determinar el nmero del ultimo pedido d. Para visualizar el ltimo pedido seleccione entorno ltimo documento PROCESO PARA COPIAR CONDICIONES A PARTIR DE OFERTAS. La forma ms fcil y rpida es utilizando la transaccin de comparacin de precio ME49. 1. Seleccione la transaccin ME49. 2. Indique la organizacin de compras y el nmero de la peticin de oferta (nro. De licitacin) y luego seleccione ejecutar 39

3. haga doble click en el precio de una oferta para pasar a los detalles de esa posicin de oferta, fije el indicador actualizacin info e indique su valor A, B o C y luego seleccione grabar. 4. repita el paso 3 para todos los precios de la oferta PROCESO PARA MODIFICAR EL REGISTRO INFO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras registro maestroregistro info modificar (transaccin ME12). 2. Indique los datos proveedor, material, organizacin de compras, seleccione info siguiente. 3. Modificar de acuerdo a los valores requeridos. Nota: para indicar la escala de descuento seleccione la clase de condicin RA01 y seleccione el icono info escala o pasar a escala luego indicar la escala de oferta 4. Grabar. SIMULAR PRECIO EN FUNCION DE LA CANTIDAD SEGN CONDICIN EN EL REGISTRO INFO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras registro maestroregistro info visualizar lista por material (transaccin MEIM). 2. Indique el proveedor, material y la organizacin de compra. 3. Seleccione el registro info 4. Seleccione simulacin de precio luego indique la cantidad deseada y confirmar con intro. ASPECTOS BASICOS DE VALORACION DE MATERIAL. VALORACION DE MATERIAL. Los movimientos de mercancas en la gestin de stock conllevan a que tanto la cantidad de stock como el valor de stock varen. En las entradas de mercanca el valor de stock aumenta, en la salida de mercanca el valor de stock disminuye. En el registro maestro de materiales se actualizan la cantidad, el valor de stock as como el precio del material ( precio de valoracin). La valoracin de un material determina y actualiza el valor de stock de un material, para lo cual se utiliza la siguiente formula: Valor de stock = Cantidad de stock * Precio del Material. El movimiento de mercanca no solo actualiza los valores cantidad y recio del material sino que tambin actualiza las cuentas de contabilidad. Hay una conexin directa entre Gestin de Materiales (MM) y Gestin Financiera (FI), porque la valoracin de material accede a cuentas de mayor en Gestin Financiera y las actualiza. La valoracin de material esta controlada fundamentalmente por dos factores: Parametrizaciones del sistema. Las cuales se definen en base a las siguientes preguntas: o en que nivel se valoran los materiales? o que clase de movimiento de mercanca son relevante para la valoracin? 40

o Qu cuentas se contabilizan durante una transaccin? NIVEL DE VALORACION. Es el nivel de la organizacin en el que se valora el material, se debe definir si se valora a nivel de sociedad o a nivel de centro.

Valoracin a nivel de sociedad: los datos de valoracin de un material se crean por separado para cada sociedad, el control de precio y el precio de valoracin de un material son validos para cada sociedad. Por lo tanto el material se valora en forma coherente para todos los centros de una sociedad. Valoracin a nivel de centro. Los datos de valoracin de un material se crean para cada centro. El control de precio y el precio de valoracin de un material son vlidos para cada centro, por lo tanto se puede valorar el mismo material de manera diferente en centro diferente. SAP recomienda la valoracin de material a nivel de centro ya que es obligatoria si se quiere utilizar uno de los componentes de la planificacin de la produccin o del clculo del coste del producto o si su sistema es un MySAP Retail. Se especifica el nivel de valoracin en Customizing para estructura de la empresa definicin logstica en general definir nivel de valoracin. Registro maestro de materiales datos contables. En el registro maestro de materiales, indique los datos de valoracin necesarios para un material en los datos contables, segn el rea de valoracin debe especificar la sociedad o el centro al actualizar los datos contable, para esto debe responder las siguientes preguntas o en que cuenta de mayor debe gestionarse el valor de stock de este material? o el stock de un material debe valorarse a un precio constante o el precio debe ajustarse para que se corresponda con la fluctuacin del precio de coste?

41

Nota: el tipo de material que seleccione al crear un material determina si el material debe valorarse o no, adems controla si el stock debe gestionarse por cantidad y/o valor y si la actualizacin se puede controlar en el nivel de rea de valoracin CATEGORIA DE VALORACION. SAP trabaja con categora de valoracin en la determinacin de cuantas automticas. En funcin de la categora de valoracin se determina la cuenta de existencia que se debe actualizar por un movimiento de mercanca. Sino quiere crear cuentas de existencias separadas para cada material puede unir los materiales para asignar cuentas de mayor mediante la categora de valoracin. La categora de valoracin se actualiza en la vista de contabilidad del registro maestro de materiales. una categora de valoracin se puede asignar a varios tipos de materiales, que la categora de valoracin sea valida para un material, depende del tipo de material y se puede parametrizar en el Customizing. METODO DE VALORACION DEL MATERIAL. El mtodo de control de precio fijado en el registro maestro de materiales, determina el valor utilizado para valorar la entrada de mercanca. La valoracin de un material se puede realizar de la siguiente manera: Mtodo de precio estndar. (control de precio S) , la contabilizacin de stock se efecta a un precio determinado en el registro maestro (precio estndar). Las desviaciones de este precio estndar se contabilizan en las cuentas de diferencia de precio. En los materiales que se valoran a precio estndar el precio medio variable se incluye en el registro maestro, por razones estadsticas lo que permite tomar decisiones si la diferencia entre el valor promedio y el precio estndar es grande. El valor del stock se calcula con la siguiente formula: Valor Total = precio estndar (por unidad de medida base) * Stock Total Valor Total = precio estndar * Stock Total Precio medio variable. (control de precio V). las entradas de mercanca se valoran con el precio del pedido y las salidas de mercanca con el precio medio variable actual. Se calcula con la siguiente formula: Precio medio variable = valor total del stock / cantidad total de stock. Cualquier diferencia de precio que aparezca durante la recepcin de la factura se contabiliza directamente en la cuenta de existencia y el sistema determina un nuevo precio medio variable.

42

EJEMPLO PARA VALORACIN CON PRECIO ESTANDAR. (1) Se tiene registrado un material en el registro maestro de material con un precio estndar de 2,00 Bolvares con un stock actual de 100 productos, (2) se recibe una entrada de mercanca de 100 unidades del producto a un precio de 2,40 Bolvares, (3) el proceso finaliza con una recepcin de factura de 100 unidades a precio de 2,20 Bolvares. Explicacin:

Precio estndar (1): Situacin inicial

La entrada de mercanca debe calcularse con el precio estndar calculndose de la siguiente forma: Valor de entrada = 100 unidades * 2,00 Bolvares = 200,00 Bolvares Esta cantidad se contabiliza en la cuenta de existencia. La diferencia 4,00 Bolvares del valor real del aprovisionamiento (100 unidades * 2,40 Bolvares = 240,00 Bolvares) se contabiliza en la cuenta de gasto de diferencia de precio, la contrapartida se contabiliza en una cuenta de compensacin EM/RF los movimientos contables serian los siguientes:

Precio estndar (2): Entrada de mercancas

43

Cuando se contabiliza la factura recibida, la cuenta de compensacin EM/RF se compensa al precio de pedido, la cuenta de proveedores se actualiza a precio de factura, la diferencia entre el precio de pedido y el precio de factura se contabiliza en la cuenta ingreso por diferencia de precio , no se realiza ninguna modificacin del valor del stock total.

Precio estndar (3): Recepcin de facturas

44

EJEMPLO PARA VALORACION PRECIO MEDIO VARIABLE (1) Se tiene registrado un material en el registro maestro de material con un precio estndar de 2,00 Bolvares con un stock actual de 100 productos, (2) se recibe una entrada de mercanca de 100 unidades del producto a un precio de 2,40 Bolvares, (3) el proceso finaliza con una recepcin de factura de 100 unidades a precio de 2,20 Bolvares. Explicacin:

Precio medio variable (1): Situacin inicial

45

La entrada de mercanca para un pedido de 100 unidades a un precio de 2,40 Bolvares cada una, se valora con el precio de referencia de 2,40 Bolvares Valor pedido = 100 unidades * 2,40 Bolvares = 240,00 Bolvares Se contabiliza con el valor del precio medio variable registrado en el registro maestro de materiales en este caso 2,40 Bolvares Valor contable = 100 unidades * 2,40 Bolvares = 240,00 Bolvares Este valor se contabiliza en la cuenta de existencia y la contrapartida por la misma cantidad en la cuenta de compensacin EM/RF, el movimiento contable es el siguiente:

Precio medio variable (2): Entrada de mercancas

46

Cuando se contabiliza la factura recibida, la cuenta de compensacin EM/RF se compensa al precio de pedido, la cuenta de proveedores se actualiza a precio de factura, la diferencia entre el precio de pedido y el precio de factura se contabiliza en la cuenta de existencia, no se realiza ninguna modificacin del valor del stock total. El precio medio variable se vuelve a calcular a partir del valor de stock modificado.

Precio medio variable (3): Recepcin de facturas

TIPO DE STOCK VALORACION ENTRADA DE MERCANCIA (EM) EN EL ALMACEN. 47

RESUMEN DE STOCK Y TIPO DE STOCK. RESUMEN DE STOCK. Es un anlisis que facilita informacin acerca de la situacin de stock de un material individual, los stock de material se muestran en el resumen de stock para cada nivel de organizacin, adems de para el mandante del las unidades organizativas, la sociedad, el centro, el almacn, se puede obtener el resumen de stock para lote/clase de valoracin y stock especiales ejemplo, materiales en consignacin y subcontratistas. En Customizing para gestin de stock se define que stock se muestra en cada columna y el orden en que aparecen. TIPO DE STOCK. En la entrada de mercanca EM decida con que tipo de stock se contabiliza una cantidad, el tipo de stock es importante para determinar el stock disponible en la planificacin de necesidades y para la toma de material en la gestin de stock. Una entrada de mercanca se puede contabilizar en tres tipos stocks diferente en el almacn: Stock de libre utilizacin. No hay restriccin en la utilizacin de material Stock en control de calidad. Disponible desde la perspectiva de planificacin de necesidades, pero no es posible efectuar Toma de material para consumo. Stock bloqueado. No esta disponible para planificacin de necesidades ni para efectuar toma para consumo. Para contabilizar una entrada de mercanca para un stock valorado se utiliza la Clase de movimiento 101. La toma de material para consumo solo se puede contabilizar a partir del stock de libre utilizacin. Del stock en control de calidad y del stock bloqueado solo se puede tomar una muestra, rechazar una cantidad o contabilizar una diferencia de inventario. Si desea tomar las mercancas de un stock bloqueado o en control de calidad, para consumo, primero debe traspasarlo al stock de libre utilizacin mediante la clase de movimiento correspondiente

En los movimientos de mercanca el sistema genera un Documento de Material y solo genera un Documento Contable cuando existe una modificacin en la valoracin. Un documento de Material se genera como comprobante de un proceso que ha provocado 48

una modificacin en los stocks. Los movimientos de mercancas (entrada, salida o traslado) son relevantes para la valoracin cuando el departamento contable de la empresa se ve afectado por los mismos. Una vez contabilizado un movimiento de mercanca no se puede modificar cantidad, material, clase de movimiento y niveles de organizacin, para corregir el error se debe registrar un nuevo Documento, para lo cual debe cancelar el documento incorrecto. El documento de material, consta de una cabecera y posiciones. La cabecera contiene datos como: fecha del documento, fecha de contabilizacin, periodo de contabilizacin, otros a nivel de posicin se tiene datos de nro. De cuenta de mayor, importe entre otros. El documento de material se identifica mediante el ejercicio del documento de material y el nmero de documento de material. El documento contable, se identifica mediante la sociedad, el ejercicio y el nmero de documento contable. VISUALIZAR RESUMEN DE STOCK Y LUEGO VISUALIZAR EL MATERAIL EN EL REGISTRO MAESTRO DE MATERIALES 1. Seleccione logstica gestin de materialesentorno stock resumen de stocks (transaccin MMBE). 2. Indique datos o criterio de seleccin, por ejemplo, Material, centro, versin de visualizacin. 3. Seleccione ejecutar 4. Una vez presentado el resumen puede ubicarse en la lnea de un centro deseado, por ejemplo centro 1000 y seleccionar detalle visualizar el material 5. Una vez en el registro maestro de materiales, puede seleccionar la ficha contabilidad 1 y observar el control de precio, precio medio variable, stock total valor total. 6. Seleccione la ficha stock de centro 7. Para observar los datos de otro centro seleccione tratar niveles de organizacin indique el centro y luego intro. VISUALIZAR DOCUMENTO DE MATERIAL DESDE LA TRANSACCION MIGO. 1. En la imagen nica de la transaccin MIGO, seleccione Visualizacin y referencia documento de material 2. El sistema propone el nmero del ltimo documento de material tratado, de ser necesario introduzca el nmero dl documento deseado y luego seleccione intro (ejecutar). 3. Para acceder al documento contable correspondiente al documento de material, en la cabecera del documento de material seleccione la ficha Info Doc y luego Documentos contables 4. En la ventana de dialogo lista de documentos en contabilidad seleccione marcar seleccione back para regresar al documento de material. Nota. Ver ejemplo relacionado en el libro Aprovisionamiento I parte 1 de 2 capitulo 3 paginas 227 a 236 (en la copia pagina 90 a 99) 49

VERIFICACION ADQUISICION.

DE

FACTURAS

COSTES

INDIRECTOS

DE

La verificacin de factura es el ltimo proceso del ciclo de aprovisionamiento, consiste en registra la factura. Cuando se registra la factura mediante la verificacin de facturas logsticas, se crea un documento contable independiente y el Documento de factura (Documento MM), cuando se contabiliza la factura sucede: se enva informacin a gestin financiera sobre el pago y se actualizan las cuentas Documento de Factura. Consta de una cabecera y al menos una posicin. Cabecera. Contiene: acreedor, fecha de contabilizacin, usuario que creo el documento. Posicin. Cuanto se paga por cada material.

Documento Contable. Consta de una cabecera y al menos una posicin. Cabecera. Contiene: fecha de contabilizacin, fecha de documento, periodo de contabilizacin, moneda. Posicin. Importe y nmero de cuenta de mayor.

El documento de factura y el Documento Contable son documentos separados que se crean al momento de la contabilizacin de la factura. El documento de Factura se identifica mediante el nmero de documento y el ejercicio del documento. El documento contable se identifica mediante la sociedad, el ejercicio y el nmero de documento contable. El sistema propondr la ltima sociedad que se haya utilizado, el usuario podr modificar en caso de ser necesario, para esto desde la transaccin MIRO seleccionar tratar cambiar sociedad. Nota. Se puede parametrizar el sistema para que en la barra de status se vean tanto el nmero de documento d Factura como el nmero de Documento contable, para esto se activa la visualizacin de los nmeros e documentos en gestin de materiales y en gestin financiera con el valor fijo IVFIDISPLAY indicando X para el usuario.

COSTE INDIRECTO DE ADQUISICION. Se pueden clasificar en: 50

Coste indirecto de adquisicin planificado. Se pueden desglosar por origen en: gasto de transporte y derecho de aduana. Este tipo de coste se acuerda de antemano con el proveedor, con un transportista o con la oficina de aduana y se registran mediante clase de condicin independiente cuando se crea el pedido. Los Movimientos de cuentas en el caso de costes indirectos de adquisicin planificados son los siguientes:

Coste indirecto de adquisicin no planificado. Son gastos no conocidos en el momento de realizar el pedido, por lo tanto, se registran al momento de contabilizar la factura. Se registran desde la transaccin MIRO en la etiqueta Detalle. Los Movimientos de cuentas en el caso de costes indirectos de adquisicin no planificados son los siguientes:

51

PROCESO PARA VISUALIZAR DOCUMENTO DE FACTURA E HISTORIAL DE PEDIDO. 1. Seleccionar logstica gestin de materiales verificacin logstica de factura continuar tratam. visualizar documento de factura. (transaccin MIR4) 2. Aparece el ltimo nmero de factura con el que se trabaj, si desea visualizar otro documento de factura introduzca el nmero de documento y luego seleccione intro o Visualizar documento para visualizar el documento deseado. 3. Una vez visualizado el documento de factura, para pasar al pedido, haga doble click en el nmero de pedido desde el resumen de posicin 4. Una vez ubicado en el pedido seleccione la etiqueta historial de pedido en los datos de detalle de posicin

52

CAPITULO 4

APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE CONSUMO.

MATERIAL DE CONSUMO. En SAP un material de consumo, es un material que est sujeto a una transaccin de aprovisionamiento y cuyo valor esta registrado en la clase de costo o en la cuenta de activo fijo. El material de consumo se adquiere directamente para un objeto de imputacin, por ejemplo, los materiales de oficina, equipos de computacin, maquinas. Cuando se adquiere un material directamente para consumo no se necesita registro maestro de materiales. en cuanto a los materiales de consumo se pueden distinguir los siguientes casos: Material de consumo sin registro maestro de materiales Material de consumo con registro maestro de materiales, que no est sujeto a gestin de stock, ni en funcin de cantidad ni de valor. Material de consumo con registro maestro de materiales que esta sujeto a funcin de stock en funcin de la cantidad, pero no del valor En el caso de materiales con registro maestro de materiales, el Tipo de Material controla si la gestin de stock del material debe realizarse en funcin del valor. Los tipos de materiales siguientes, corresponden a propuestas para materiales de consumo: Material no valorado. (tipo de material UNBW). Se gestiona en funcin de la cantidad pero no del valor, es aconsejable en materiales de poco valor pero que el stock se debe supervisar, ejemplo, manuales operativos. Material no de almacn ( tipo de material NLAG). La funcin de gestin de stock no es posible ni en funcin de cantidad ni en funcin de valor. Sin embargo para materiales de consumo que se necesitan con frecuencia, el uso de este tipo de material, permite grabar la informacin necesaria para crear documentos de compras, por ejemplo, la unidad de medido o el texto del material. Se puede registrar una imputacin para cada posicin de un documento de compra o solicitud de pedido externo si estn destinados al consumo directo, sin embargo, la imputacin es obligatoria en las siguientes circunstancias: Si se realiza el pedido de un material que no esta sujeto a gestin de stock en funcin del valor y su valor se contabiliza directamente en consumo (material de consumo nico). Si se realiza un pedido de un artculo para el que no existe un registro maestro de material. Si se solicita un servicio externo.

TIPOS DE IMPUTACION. Si un material debe adquirirse como material de consumo, se debe especificar un tipo de imputacin y otros datos de imputacin en la posicin del documento de la solicitud de pedido correspondiente o el documento de aprovisionamiento externo. El tipo de imputacin determina el tipo de objeto de imputacin que se debe cargar, los datos de

53

imputacin que se deben facilitar y las cuentas se cargan cuando se contabilizan las entradas de mercanca o factura..

EJEMPLO: Centro de coste como objeto de imputacin (tipo de imputacin K). Cuando se realiza una imputacin a un centro de coste, se debe indicar la cuenta de mayor de la cuenta de consumo y el centro de coste para el que se proveer el material, en Customizing se puede especificar que el sistema proponga la cuenta de mayor a cargar. EJEMPLO: Activo fijo como objeto de imputacin (tipo de imputacin A). se debe especificar el nmero de activo fijo en la pantalla de datos de imputacin, el sistema determina la cuenta de mayor a partir del nmero de activo fijo (no se puede indicar manualmente). En Customizing es posible definir otros tipos de imputaciones o modificar las existentes. Customizing gestin de materiales compras imputacin actualizar tipo de imputacin PEDIDOS CON IMPUTACION. Se puede especificar una o mas imputaciones para una posicin. Si se especifica una imputacin mltiple, se debe especificar tambin como se distribuir la cantidad de pedido entre los objetos de imputacin individuales, puede ser en funcin de cantidad o de porcentaje. Si se indica una imputacin mltiple para una posicin, el indicador EM no Valorada, se debe fijar de forma automtica para esa posicin, se debe indicar en caso de entrada parciales, como se distribuirn los costos, si proporcionalmente (segn un ratio) o progresivamente ( uno detrs del otro a medida que vaya llegando la mercanca). 54

Nota. Si se especifica el indicador facturas parciales en Customizing del tipo de imputacin, ste indicador se puede derivar automticamente del tipo de imputacin. Nota. No se puede deducir de una factura si est relacionada con un pedido con imputacin, esto se deduce a partir de la lista de posicin de verificacin de factura logstica en la columna de imputacin. DIFERENCIA ENTRE EL APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL DE ALMACEN Y MATERIAL DE CONSUMO EN RELACIN A LA IMPUTACIN. PROCESO DE APROVISIONAMIENTO DE MATERIAL PARA ALMACEN: Se necesita un registro maestro de materiales. en el pedido los datos de imputacin se determinan a partir del registro maestro de materiales (el tipo de imputacin no se especifica en el pedido) El valor de stock se contabiliza en una cuenta de existencia al momento de la entrada de mercanca, el valor de stock y la cantidad de stock se actualizan en el registro maestro de materiales.

PROCESO DE APROVISIONAMIENTO DE MATERIA DE CONSUMO. Puede tener o no un registro maestro de material, se puede aprovisionar de material de almacn para consumo directo. Siempre se debe especificar el tipo de imputacin y otros datos dependientes del tipo de imputacin como por ejemplo, un objeto de imputacin, una cuenta mayor. En el momento de la entrada de mercanca y/o recepcin de factura, la imputacin se carga con el valor del aprovisionamiento y se actualizan los datos del objeto de imputacin.

55

Material de almacn - Material de consumo: Comparacin

SOLICITUD DE PEDIDO. Es un instrumento interno de la empresa para registrar necesidades el cual desencadena un proceso de aprovisionamiento. Mediante este se solicita al departamento de compras, que adquiera una determinada cantidad de un material o un servicio en o para una fecha concreta. Una solicitud de pedido se puede crear de forma directa o indirecta: Directa. La solicitud de pedido se crea manualmente en le departamento que realiza la solicitud especificando que material o servicio solicita, cantidad y fecha. Indirecta. La solicitud de pedido , se crea desde otro componente SAP automticamente pudiendo crearse desde : o Planificacin de necesidades o Con ordenes de mantenimiento o Con ordenes de produccin.

Cuando se crea una solicitud de pedido de materiales que poseen un registro maestro d materiales, el sistema transfiere datos del registro maestro de materiales a la solicitud de pedido. Se puede convertir una solicitud de pedido en peticin de oferta, pedido o contrato marco.

56

CREAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO. Las transacciones para la actualizacin de solicitudes de pedido son pantallas de imagen nica, se divide en los siguientes mbitos: Cabecera Resumen de posicin Detalle de posicin Resumen de documento.

Las transacciones para actualizacin de solicitudes de pedidos son las siguientes: ME51N: crear solicitud de pedido ME52N: modificar solicitud de pedido 57

ME53N: visualizar solicitud de pedido

REGISTRAR LA IMPUTACION. Si desea solicitar materiales o servicios directamente para un objeto de imputacin, como, un centro de coste o un activo, debe especificar en el resumen de posicin el tipo de imputacin correspondiente y en la ficha Imputacin del detalle de posicin debe indicar los datos adecuados de la imputacin e indicar si la imputacin ser simple o mltiple y si es mltiple decidir si la distribucin ser por cantidad o por porcentaje y si se entregaron facturas parciales decidir si se distribuyen , proporcionalmente en las posiciones o si se distribuyen en las posiciones de imputacin una detrs de otra.

CARACTERISTICA DE LA SOLICITUD DE PEDIDO. TIPO DE IMPUTACION DESCONOCIDO (U). si no se conoce el objeto de imputacin al momento de realizar la solicitud de pedido, puede utilizar el tipo de imputacin U (desconocido) y no deber indicar ningn otro dato de imputacin. Si va a crear un pedido teniendo como referencia una solicitud de pedido con un tipo de imputacin, debe indicar la informacin precisa de imputacin, porque el tipo de imputacin desconocido (U) no est permitido en los pedidos. Nota. El tipo de imputacin U est permitido en los pedidos de varios servicios y en pedidos limites. PRECIO DE VALORACION. Cuando se crea una posicin de solicitud de pedido de un material valorado, el precio de valoracin se extrae del registro maestro de materiales. en el material no valorado o material sin registro maestro, el creador de 58

la solicitud de pedido debe indicar manualmente el precio de valoracin. El precio de valoracin se puede utilizar para un procediendo de liberacin por valor, esta liberacin se puede referir al valor de la posicin individual o al valor total de la solicitud. Si se hace efectiva una estrategia de liberacin, puede crear una solicitud de pedido o un pedido con referencia a la solicitud de pedido solo despus que se haya liberado la solicitud de pedido.

ESTATUS E INDICADOR DE CREACION.. Si se desea saber si la posicin de solicitud de pedido se ha procesado evale el status de tratamiento este se puede ver en la ficha status del detalle de posicin y facilita informacin de si la posicin ha sido: pedida, no pedida o solicitada, o si la posicin se ha convertido en un contrato marco. En la ficha status se visualiza el historial de documento de pedido de compras. Como comprador, le podra interesar saber como fue creada la solicitud de pedido manual o automticamente, esto lo puede visualizar en la ficha persona de contacto en detalle de posicin con el indicador de creacin

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO, INDICANDO VALORES DE PROPUESTA. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras solicitud de pedido crear. (transaccin ME51N) 2. Seleccione el icono Parametrizaciones personales. 3. Seleccione la etiqueta Valores de Propuesta. 4. Seleccione Mas Campos, en caso de querer aadir el centro a los valores de propuesta, en la ventana de dialogo Modificar Layout, seleccione un centro de la lista campos ocultos y selecciones el icono Mostrar campos, seleccinelo y luego seleccione el icono copiar. 5. Indique los valores propuestos tales como: tipo de imputacin, fecha de entrega, centro, solicitante, nmero de necesidad. 59

6. Seleccione el icono grabar para grabar sus valores de propuesta, los cuales se utilizan en la solicitud de pedido hasta que los vuelva a modificar. 7. Indique los datos de pedido en el resumen de posicin, tantas posiciones como materiales o servicios se requieran. 8. Confirme la entrada con intro 9. Introduzca los datos adicionales necesarios en el detalle de posicin, por ejemplo, si ser imputacin mltiple, la distribucin, facturas parciales, otros. 10. Seleccione grabar. Es aqu cuando se genera el nmero de solicitud de pedido.. VISUALIZAR SOLICITUDES DE PEDIDO POR UN NUMERO DE NECESIDAD. Nota. Utilice la visualizacin de lista general para la solicitud de pedido. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compras solicitud de pedido visualizacin de lista general. (transaccin ME5A) 2. Introducir el nmero de necesidad y seleccione el icono ejecutar. 3. Haga doble click en una posicin de solicitud de pedido para pasar a la solicitud de pedido. 4. Por ejemplo para visualizar el status de la solicitud de pedido seleccione la ficha status PEDIDO Y CONFIRMACION DE PEDIDO. CONVERTIR UNA SOLICITUD DE PEDIDO EN PEDIDO. Las solicitudes de pedidos creadas en un Departamento tcnico, deben ser convertidas en el departamento de compras en documentos de compras, los cuales pueden ser: un pedido, una orden de entrega para pedido abierto, un reparto de un plan de entrega o una peticin de oferta. Para convertir una solicitud de pedido en pedido, puede elegir entre diversas opciones: antes de la conversin en si de una posicin de solicitud de pedido, puede asignar una fuente de aprovisionamiento, la cual puede ser: un registro info, un pedido abierto o un plan de entrega. Esto se asigna en el nivel de posicin no en el de cabecera. Puede asignar una fuente de aprovisionamiento a una posicin de solicitud de pedido de diferentes maneras, por ejemplo, al crear una posicin de solicitud de pedido en la cabecera fuente de aprovisionamiento, para determinar la fuente de aprovisionamiento, utilice la determinacin automtica de fuente de aprovisionamiento. Con una fuente de aprovisionamiento, se puede convertir manual o automticamente una posicin de solicitud de pedido en pedido, el sistema propone el proveedor desde la fuente de aprovisionamiento en la solicitud de pedido si todava no se ha asignado una fuente de aprovisionamiento a la posicin de la solicitud, igualmente puede crear un pedido con referencia a esta posicin de solicitud de pedido en tal caso debe indicar el proveedor manualmente en el pedido.

60

CARACTERISTICAS ESPECIALES PARA LA CONVERSION DE SOLICITUDES DE PEDIDOS. Posicin de solicitud de pedido con el tipo de imputacin desconocido (U). Aunque se permite solicitud de pedido con el tipo de imputacin desconocido en las posiciones, en los pedidos solo se permiten este tipo de imputacin en casos excepcionales como por ejemplo, posiciones de pedidos lmites y posiciones de servicios. Para la mayora de los casos al crear un pedido se debe indicar el objeto de imputacin y los datos de imputacin correspondiente. Posicin de solicitud de pedido con registro maestro de materiales. si existe un registro info de compras del proveedor y material, el sistema propondr el precio de compra a partir del registro info de compras al crear pedido con referencia a una solicitud de pedido (sin fuente de aprovisionamiento). En caso contrario se indica el precio manualmente. El precio de valoracin a partir de la posicin de la solicitud de pedido no se copiara al pedido Posicin de solicitud de pedido sin registro maestro de materiales. si el sistema copia una posicin de solicitud de pedido sin registro maestro de materiales al pedido, el sistema propondr el precio de valoracin a partir de la solicitud de pedido como precio de compra. El encargado de compras puede modificar este precio de propuesta..

CONFIRMACION DE UN PEDIDO. LAS CONFIRMACIONES. Son avisos del proveedor acerca de la llegada estimada y la cantidad de material pedido, pueden ser por ejemplo, un aviso de entrega, acuse de recibo. Estas confirmaciones se pueden registrar manualmente o recibirlos va EDI. Las confirmaciones se pueden registrar directamente en el documento de compras o pueden ser documentos individuales tales como avisos de entregas. Si va a registrar confirmaciones en el pedido o mejor dicho en una posicin de pedido, debe indicar en el detalle de posicin en la ficha Confirmacin una clave de control de confirmacin. Puede fijar el indicador Obligacin de confirmacin de pedido. Para saber si recibi la confirmacin obligatoria o no al recibir la confirmacin de pedido del proveedor, modifique su pedido indicando en el pedido en la ficha Confirmacin los datos de la confirmacin. Las confirmaciones son importantes en la planificacin de necesidades de recursos. Ver ejemplo en Libro Aprovisionamiento I parte 1 de 2 capitulo 4 pagina 301 al 304. ENTRADAS DE MERCANCAS VALORADAS Y NO VALORADAS. ENTRADAS DE MERCANCAS Y RECEPCIONES DE FACTURAS POR MATERIAL DE CONSUMO. La imputacin registrada en el pedido afecta a la continuacin del proceso de aprovisionamiento. Por ejemplo, una cuenta de consumo se utiliza para contabilizacin, una cuenta de existencia no. 61

Otra diferencia entre el aprovisionamiento de material de almacn y el aprovisionamiento de material de consumo es que en aprovisionamiento de material de consumo se puede decidir si la entrada de mercanca debe ser valorada o no valorada para posiciones de pedido con imputacin, si se decide no valorada no se producen contabilizaciones en contabilidad en el momento de la entrada de mercanca en posiciones con imputacin mltiples, el sistema fija automticamente el indicador EM no valorada, el compromiso creado por la posicin de pedido con imputacin solo se puede reducir mediante la entrada de factura. CUADRO COMPARATIVO DE ENTRADA DE MERCANCIA Y RECEPCION DE FACTURA PARA MATERIAL DE ALMACEN Y MATERIAL DE CONSUMO

Los indicadores de entrada de mercanca y EM no valorada se encuentran en los siguientes puntos: En el pedido en la ficha Entrega del detalle de posicin En la solicitud de pedido en la ficha Valoracin, del detalle de posicin.

Nota: si no se ha producido actualizaciones en contabilidad en la entrada de mercanca, puede modificar la imputacin durante la entrada de factura si el tipo de imputacin lo permite.

62

Contabilizaciones para EM valoradas/no valoradas

PEDIDOS LMITES. Son documentos de compras que reducen los costos del aprovisionamiento de material, los pedidos lmites posibilitan adquirir diferentes materiales o servicios externos para los que se considera poco econmico un tratamiento individual. Para esto se crea un pedido que tenga un perodo de validez ms largo, por ejemplo un ao, y un lmite del valor por posicin. Los materiales y servicios se agrupan en un texto que lo identifique y se representan como una posicin de pedido lmite, los precios no se registran en el pedido. El nico documento de compra que puede preceder un pedido lmite es una solicitud de pedido

VENTAJAS DEL PEDIDO LMITE. Se adquieren diferentes materiales y/o servicios durante un perodo mas largo con una nica posicin de pedido. 63

No es necesario emitir pedidos por separado para las transacciones individuales de aprovisionamiento. No existe el proceso de entrada de mercanca ni entrada de servicio

Todo esto implica reduccin en los costes de gestin. Cuando se registra una factura con referencia a un pedido lmite, el sistema verifica lo siguiente: Que la factura se encuentra dentro del perodo de validez del pedido lmite. Que el monto de la factura no supere el lmite del precio global del pedido lmite.

Las imputaciones se pueden modificar al registrar los facturas solo si dicha modificacin, se ha autorizado en el Customizing para el tipo de imputacin. Customizing gestin de materiales compras imputacin actualizar tipo de imputacin.. CARACTERISTICAS DE LOS PEDIDOS LMITES. Clase de pedido FO (Pedido Marco) o Periodo de validez en la cabecera. Tipo de posicin B (limite) o Lmite en la posicin o Sin nmero de material o Tipo de imputacin U (desconocido) o Sin entrada de mercanca ni entrada de servicio Datos contables de la posicin propuestos en factura Imputacin adicional o mltiples posible en la verificacin de facturas. Verificacin del perodo de validez y lmite en la verificacin de factura.

64

TIPOS DE POSICION EN COMPRAS. El tipo de posicin, permite definir o controlar diferentes procesos de aprovisionamiento, se emplea en todos los documentos de compras, la clase de documento de compra determina que tipo de posicin estar disponible para seleccionar entre ellos tenemos:

En Customizing gestin de materiales compras definir representacin externa del tipo de posicin. Se puede modificar la descripcin de los tipos de posicin.. el tipo de posicin especfica si un nmero de material, una imputacin, una entrada de mercanca y/o una recepcin de factura es posible o necesaria para una posicin. Los tipos de imputacin predefinidos incluyen lo siguiente: Estndar. Se utiliza para materiales que se aprovisionan externamente (nmero de material e imputacin posible, EM generalmente posible (necesario en el Casio del material de almacn), RF posible). B . Limite. Se Adquiere material de consumo o servicio con un lmite de valor y tiempo (imputacin necesaria, EM no posible, RF necesaria) K . Consignacin. El proveedor le suministra materiales que se deben gestionar en las instalaciones de la empresa, pero dicho material pertenece al proveedor y solo se crea una obligacin cuando se realiza una toma de materiales del stock en consignacin (necesario EM no valorado, imputacin y RF imposible) L . Subcontrataciones. El producto terminado se encarga al proveedor, pero la empresa suministra parte o todo el material necesario para la produccin del producto terminado. U Pedido de Traslado. El material se transfiere de centro a centro (imputacin posible, EM posible, RF imposible) S pedidos para terceros. El proveedor debe entregar el material pedido directamente a un tercero, por ejemplo un cliente, pero el proveedor factura el material. 65

CAPITULO 5 .

APROVISIONAMIENTO DE SERVICIO EXTERNO.

El ciclo de aprovisionamiento para servicios externos consta de las siguientes etapas o pasos: Determinacin de necesidades. En un rea de especializacin de la empresa se presenta una necesidad de un servicio externo tal como: un proyecto, un trabajo de mantenimiento. Creacin de especificaciones de servicio. Se crea un documento que contenga las especificaciones del servicio enumerando los servicios requeridos detalladamente, este puede ser una solicitud de pedido. Determinacin de fuente de aprovisionamiento/seleccin de proveedor. Si para crear el pedido, se debe asignar un proveedor o licitante que est en capacidad de suplir el servicio, la determinacin de fuente de aprovisionamiento es un instrumento utilizado para analizar y evaluar datos de compras que ya se hayan registrados en el sistema. si se solicita un servicio para el cual nunca se ha registrado dato en el sistema, se puede realizar un proceso de licitacin. Pedido, supervisin de pedido. Una vez elaborado el documento de solicitud del servicio y determinado su proveedor, se procede a crear el pedido y una vez que el servicio ya se est realizando ste se puede evaluar para ver por ejemplo, como va su progreso o para evaluar la calidad notificando en el sistema. Entrada y aceptacin del servicio. Una vez registrado el servicio prestado en una hoja de servicio, se puede verificar y aceptar por uno a ms responsables Verificacin de factura de pago. Al finalizar el aprovisionamiento del servicio, se verifica si la factura del proveedor del servicio se ha preparado correctamente.

66

REGISTRO MAESTRO DE SERVICIO. El registro maestro de servicio, pertenece a los datos maestros y sirve de fuente de datos que se pueden utilizar al crear especificaciones de servicios.

Un registro maestro de servicio contiene la siguiente informacin para la identificacin univoca de un servicio externo: Nmero de servicio Tipo de servicio Texto descriptivo Unidad de medida base Grupo de artculos Categora de valoracin Mediante la transaccin logstica gestin de materiales maestro de servicios servicios maestro de servicios. (transaccin AC03). Se pueden crear, modificar y visualizar servicios. Es una transaccin de imagen nica, inicialmente se encuentra en modo de visualizacin. Se puede seleccionar un servicio especfico con el icono otro servicio o buscarlo en el resumen de documento.

67

CONDICIONES DE SERVICIOS. Los precios de servicios externos que sean validos durante un perodo ms largo se pueden registrar como condiciones de servicios. Las condiciones son utilizadas por SAP para determinacin de precio en el documento de compra. Se pueden registrar mas condiciones en el propio documento de compras. Se puede definir condiciones en el maestro de servicios en diversos niveles en el sistema. En el nivel de servicio. En el nivel de servicio, proveedor, organizacin de compra En el nivel de servicio, proveedor, organizacin de compra, centro

PROCESO PARA VISUALIZAR UN REGISTRO MAESTRO DE SERVICIO (CONOCIENDO EL NUMERO DE SERVICIO). 1. Seleccione transaccin AC03. 2. Seleccione el icono otro servicio e indique el nmero de servicio 3. Se mostraran las especificaciones del servicio. PROCESO PARA VISUALIZAR LAS CONDICIONES DE SERVICIO A NIVEL DE PROVEEDOR Y ORGANIZACIN DE COMPRA. 1. Seleccione logstica gestin de materiales maestro de servicios servicios condiciones de servicios para proveedor sin centro visualizar. (transaccin ML41). 2. Indicar los datos de proveedor y organizacin de compras 3. Seleccionar el icono ejecutar

68

PEDIDO PARA SERVICIO. Durante el aprovisionamiento de servicio suele suceder que ni la descripcin exacta del servicio ni la cantidad esta especificada de manera clara de igual forma muchas veces no se sabe el tiempo exacto que durar, especificando un lmite para servicios no planificado, puede controlar los costos de servicios imprevistos y servicios que no se pueden planificar. Si por ejemplo, durante el mantenimiento de una maquina, tambin se tienen que sustituir piezas desgastadas, el trabajo total incluye, un apagado, desmontaje de pieza desgastada, comprobacin, otros. Todas estas actividades o servicios individuales se consolidad e un conjunto de especificaciones de servicios. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO DE COMPRAS Cabecera: Datos generales, estadsticas, mensajes, condiciones Posiciones: Descripcin general del proceso planificado, fecha Lneas de servicios: Descripcin del servicio, cantidad, especificaciones del servicio (SS).

condiciones

Una posicin de servicio siempre debe tener una imputacin. Se puede utilizar el tipo de imputacin U (desconocido) para el tipo de posicin D (servicio) ya que muchas veces al elaborar el documento de compra no se conoce la imputacin. Para enumerar los servicios individuales con denominacin, especificacin de cantidad, precio y otros datos, utilice las especificaciones del servicio (SS), pueden ser con o sin registro maestro de servicio. El tipo de posicin D (servicio) activa la funcin de servicios y permiten la creacin de una especificacin de servicio y la fijacin de lmites de valor para servicio no planificado. Una especificacin de servicio puede constar de las lneas de servicios que desee para un mejor resumen puede estructurar los servicios de las especificaciones de servicios en una jerarqua de nivel con un mximo de 4 niveles de jerarqua, puede asignar tantas lneas de servicios desee a cada nivel de jerarqua.. PROCEDIMIENTO PARA PEDIDO DE SERVICIO. 1. Seleccione transaccin ME21N. 2. Indique el proveedor 3. En el resumen de posicin indique tipo de imputacin (sino la conoce indique U), tipo de posicin D (servicio), descripcin breve, grupo de artculo, centro. 4. En detalle de posicin, indique los datos para las fichas servicio y ficha lmites ENTRADA DE SERVICIO Y VERIFICACION DE FACTURAS. ENTRADA DE SERVICIO Y ACEPTACION. Los servicios que se hayan realizados se registran en hojas de entradas de servicios, al registrar el servicio se hace referencia al pedido los servicios planificados se copian directamente del pedido a la hoja de entrada de servicio, los servicios no planificados, se registran cuando finaliza el trabajo. El sistema verifica que los servicios no planificados no superan el lmite fijado en el pedido. Cuando se graban las hojas de entrada de servicio las contabilizaciones no se realizan en la gestin financiera. Las contabilizaciones se efectan en la gestin 69

financiera y en la contabilidad de coste cuando se acepta la hoja de entrada de servicio. El registro y aceptacin de la hoja de entrada de servicio se puede realizar en uno o dos pasos segn la autorizacin. Puede configurar procedimiento de liberacin para la hoja de entrada de servicio. La transaccin para Registrar Servicios Realizados o Hojas de Entrada De Servicio es la ML81N. Es una transaccin de imagen nica, donde se puede crear, modificar y visualizar Hojas de Entrada de Servicios. Cuando se llama inicialmente se encuentra en modo de visualizacin. Seleccione el icono Otro pedido para indicar el pedido al cual se le crear la hoja de entrada de servicio, en caso de que el pedido est visualizado en el resumen de documento haga doble click en el nmero para tomar los datos. Seleccione el icono crear hoja de entrada de servicio, para iniciar el proceso de entrada de servicio. Puede indicar los servicios de forma manual o utilizar el icono copiar hoja y tomar un modelo, si ha definido un lmite en el pedido tambin puede registrar servicios no planificados hasta dicho lmite.

Las hojas de entradas de servicios se pueden imprimir, una vez registrad la hoja de entrada de servicio, la puede aceptar de forma manual siempre y cuando nos se necesite una aceptacin por separado como parte de una estrategia de liberacin, para ello seleccione el icono aceptar antes de grabar la hoja de entrada de servicio. La hoja de entrada de servicio se puede aceptar de forma colectiva mediante la transaccin ML85. PROCEDIMIENTO PARA CREAR Y ACEPTAR UNA HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO. 1. Seleccione logstica gestin de materiales entrada de actividad actualizar (transaccin ML81N). 2. Seleccione el icono Otro Pedido e indique el nmero de pedido en la ventana de dialogo Marcar pedido/hoja de entrada confirme con intro, a continuacin aparece 70

preseleccionado en el resumen de documento, en caso de no aparecer seleccionado, seleccinelo con un doble click. 3. Seleccione el icono crear hoja de entrada de servicio para crear una hoja de entrada de servicio. 4. Actualice el texto breve para la hoja de entrada de servicio 5. Indique los datos necesarios como por ejemplo, tipo de imputacin, nmero externo. 6. Si desea tomar servicios del catalogo de prestaciones del pedido seleccione el icono Seleccin Servicio, el sistema propone el nmero de pedido para la seleccin de los servicios confirme con intro 7. Para tomar los servicios deseados en la hoja de entrada de servicio, seleccin las lneas de servicio y seleccione Servicios, volver a la hoja de entrada de servicio. 8. Tras tomar los servicios correspondientes realice la modificacin necesaria como por ejemplo, modificar la cantidad o el centro de costo. 9. Si es necesario indique los servicios no planificados. 10. Seleccione el icono aceptar para aceptar inmediatamente la hoja de entrada de servicio. 11. Seleccione grabar para aceptar la hoja de entrada de servicio al mismo momento de crearla. ENTRADA DE FACTURA E HISTORIAL DE PEDIDO. Se registra una factura solo si se ha aceptado la hoja de entrada de servicio correspondiente. La verificacin de factura se puede realizar con referencia al pedido, en ese caso el sistema propone todas las hojas de entrada de servicios aceptadas relacionada con el pedido, el sistema compara el precio de la factura con el de la hoja de entrada de servicio, sino hay diferencia contabiliza la factura, si hay diferencia bloquea el pago de la factura. HISTORIAL DE PEDIDO. Se enumeran todas las actividades relacionadas con una posicin de pedido, es decir todos los servicios registrados y realizados, los servicios aceptados y las facturas que se han registrado.

71

CAPITULO 6.

INFORME Y ANALISIS DE FUNCIONES.

GESTION DE INFORMES. Los informes permiten evaluar la informacin que se encuentra en los registros maestros y en los documentos generados en el sistema, bien sean documentos de compras, de material, documento contable, documento de factura, otros. Se pueden analizar tanto documentos como datos maestros mediante los informes.

SAP List Viewer y ALV Grid Control. Son herramientas que estandarizan y simplifican el tratamiento de listas en los sistemas SAP. Sus elementos claves se pueden resumir de la manera siguiente: Diseos uniformes de todas las listas y tablas. Funcin Multiaplicacin estandarizadas con iconos uniformes Creacin y modificacin sencillas de Layout (variantes de visualizacin).

72

Las funciones facilitadas por SAP List Viewer y ALV Grid Control incluyen lo siguiente: Seleccin de tabla Fijar filtro Clasificar Aadir valores Layout Crear subtotales.

73

VARIANTES. Si tiene que ejecutar informes o anlisis con los mismos valores de seleccin a intervalos regulares, puede definir sus propias variantes, para lo cual indique primero los valores de seleccin deseados en la imagen inicial del informe, luego seleccione Pasar a Variantes Grabar como Variante o puede solamente seleccionar el icono grabar en la siguiente pantalla introduzca el nombre de la variante y una descripcin para la variante y vuelva a seleccionar el icono grabar. Para acceder a una variante distinta seleccione Pasar a Variantes obtener o seleccionar solamente el icono Obtener Variante. FUNCIONES DE GESTION DE INFORMES Y DE ANALISIS DE COMPRAS. Se ejecutan informes y anlisis seleccionando el submen del documento de compra respecto al cual se desea evaluar datos a partir del men Compra. Las opciones de seleccin se ajustan para adaptarse al documento de compra correspondiente, las listas pueden variar de documento a documento. Cuando se ejecuta un informe o un anlisis, se debe considerar primero la informacin que realmente se necesita y utilizar los criterios de seleccin para limitar su informe y hacerlo lo mas claro e informativo posible. Se puede modificar la apariencia de su lista mediante: Parmetros de seleccin. Determinan los documentos de compras que se analizan mediante el informe, se pueden crear informes que solo seleccionen por ejemplo, pedidos pendientes, pedidos para los que aun no se reciben facturas, planes de entrega caducados. Parmetro de alcance de lista. Determinan los datos que se visualizarn para los documentos seleccionados. Estos parmetros se pueden utilizar para determinar si la lista debe visualizarse o no con LVA Grid Control.

Podemos crear nuestros propios parmetros de seleccin y de alcance de lista en Customizing para compras dentro de gestin de informesactualizar lista de compras parmetro de seleccindefinir parmetro de seleccin o en gestin de informesactualizar lista de compras alcance de listadefinir alcance de lista. Especifique adems si va a utilizar el ALV grid Control. Adems de las visualizaciones de listas para documentos y datos maestros, el men de compras tambin contiene anlisis generales, anlisis de valores, pedidos y un pronstico de entrada de mercanca. FUNCION DE GESTION DE INFORMES Y DE ANALISIS EN GESTION DE STOCKS En gestin de stock los informes y anlisis se pueden dividir en tres grupos: Anlisis de la situacin de stock. Anlisis de movimiento de mercancas 74

Anlisis para identificar incoherencias en los datos de stock.

Para mas informacin sobre la situacin de stock o sobre los movimientos de mercancas que se han producido, en el men, seleccione Gestin de stocks entorno visualizacin de lista. Encontrar anlisis de material y documentos contables relacionados con movimiento de mercancas. Por el contrario, seleccione Entorno Stock para acceder a las variaciones de los stocks. A continuacin una lista de informes y anlisis que se pueden ejecutar. Lista de documentos: Documento de material Documento contable para material Documento de material cancelados Motivo del movimiento Listado de stocks: Resumen de stocks Lista de necesidades/stocks Disponibilidad de stock de centro Stock de almacn Stock por fecha de contabilizacin En el men gestin de stock dentro de operaciones peridicas encontrar los anlisis para determinar incoherencias. VALORACION EN LA VERIFICACION DE FACTURAS. En la verificacin de facturas logsticas, existe un anlisis general de documentos de factura: el RESUMEN DE FACTURA. Esta funcin se utiliza para crear un listado de factura. Quizs necesite realizar esto por ejemplo, para comprobar que documentos ha registrado de forma manual un usuario determinado o para un emisor de la factura determinado durante un perodo especifico. La informacin facilitada por la lista de documentos de factura incluye lo siguiente: Persona que ha registrado la factura Fecha del documento Fecha de contabilizacin Nro. De documento de factura Nro. De documento contable asociado Status de la factura. PROCESO PARA LA VISUALIZACION DE LISTAS PARA PEDIDOS EN COMPRAS. 1. Seleccione logstica gestin de materiales compraspedido visualizaciones de listas para proveedor (transaccin ME2L). 75

2. Indique los criterios de seleccin por ejemplo, organizacin de compra, alcance de la lista, centro, otros 3. Seleccione ejecutar . PROCESO PARA VISUALIZAR LISTAS DE DOCUMENTOS DE MATERIAL EN GESTION DE STOCKS 1. Seleccione logstica gestin de materiales compraspedido visualizaciones de listas documento de material (transaccin ME51). 2. Para limitar la seleccin de material a solos los materiales deseados seleccione seleccin mltiple en la parte derecha junto a los campos del material. En el cuadro de dialogo de seleccin mltiple para el material, indique los cdigos de los materiales y luego seleccione el icono adoptar para que la lista se muestre bajo este criterio. 3. Introduzca el perodo de tiempo para el cual procesar la lista. 4. Seleccione ejecutar. SISTEMA DE INFORMACION PARA LOGISTICA (SIL) ESTRUCTURA BASICA Y CONCEPTO DEL SIL. Logstica de SAP ofrece un grupo de sistemas de informacin modulares en funcin de aplicaciones. Todos con una interfase estndar y funciones bsicas similares, se pueden distinguir los siguientes sistemas de informacin de logstica: Sistema de informacin de ventas. Sistema de informacin de compras Controlling de stock Sistema de informacin de gestin de almacn Sistema de informacin para produccin Sistema de informacin de gestin de la calidad Sistema de informacin de de mantenimiento Sistema de informacin para retail

76

Los sistemas de informacin del SIL reciben continuamente datos de las aplicaciones operativas (comercial, compras, fabricacin, mantenimiento, otras) estos datos se derivan de documentos de SAP R/2, SAP R/3 o sistemas externos. Este nivel se conoce como OLTP (online transaction procesing) sobre este nivel se encuentra el Logistics Data Warehouse, para cada operacin empresarial dentro de la aplicacin operativa, se archiva informacin en base de datos del Logistics Data Warehouse reducida a la parte estadstica relevante, estas bases de datos de Logistics Data Warehouse se conocen como Estructuras Info las cuales constituyen la base de datos del SIL. La evaluacin de los datos se llevan a cabo a nivel de online analytical processing (OLAP), a este nivel se dispone de una variedad de herramientas de informe y de anlisis.

77

ESTRUCTURA INFO. Las tablas fsicas individuales del Logistics Data Warehouse se denominan Estructuras Info, la cual tiene una forma tpica que contiene tres clases de informacin. 1. Caractersticas. Los objetos de anlisis del mundo empresarial real se incluyen en estructuras info como claves de clasificacin, en forma de caractersticas, la informacin estadstica para caracterstica como: proveedor cliente o material se actualiza en forma acumulativa. Tambin los elementos de organizacin como: grupo de compra, grupo de artculo, rea de valoracin, centro o almacn se utilizan como caractersticas en estructuras info. 2. Perodos. Los periodos posibles son das, semanas, mes y perodo contable. 3. Ratios. Son magnitudes cuantitativas que facilitan informacin sobre hechos mesurable se actualizan para cada combinacin de caracterstica y periodicidad. Se pueden obtener para cada clave por acumuladores ejemplo, cantidad de compras o ordenes de fabricacin. Pero tambin se pueden obtener como contadores. Ejemplo, nro. De entregas, nro. De de pedidos.

Se pueden generar listas para todas las combinaciones de caractersticas posibles, partiendo de loa datos existentes en las estructuras info. FUNCIONES DEL SIL Las herramientas de informes disponibles a nivel OLTP del SIL , incluyen los siguientes: 1. Anlisis Estndar. Proporcionan una multitud de funciones para facilitar una evaluacin detallada y selectiva de los datos en base a la estructura info estndar. Existen varias funciones para realizar anlisis estndar entre ellas estn : a. Funcin de desglose b. Seleccione ratio y modifique su orden c. Lista de clasificacin d. Crear secuencia ranking 78

e. Anlisis ABC 2. Sistema de alertas tempranas (EWS). Se pueden buscar patrones inusuales, lo que permite reaccionar a tiempo ante situaciones de excepcin definidas previamente y corregirlas. 3. Anlisis flexible. Se puede agrupan y agregar ratios por separados o se pueden definir ratios cuyo contenido se obtenga a partir de ratios existentes mediante la aplicacin de formulas de clculo.

Logistics Data Warehouse, est abierto por lo que es posible ejecutar anlisis con ayuda de programas externos como por ejemplo MS- Excel. Para todos los niveles de listas se puede realizar una serie de funciones como: curva de totales, curva de correlacin, anlisis ABC, la clasificacin, la segmentacin y las listas ranking. Todos los resultados se pueden presentar en grficos. PROCEDIMIENTO PARA ANALISIS ESTANDAR PARA GRUPO DE COMPRAS. SIL-COMPRAS. 1. Seleccione logstica controlling de logstica sistema info compra anlisis estndar grupo de compras (Transaccin MCE1) 2. Indique los datos de seleccin (criterio de seleccin) por ejemplo, organizacin de compra, grupo de compra, perodo a analizar. 3. Seleccione el icono ejecutar 4. Si desea modificar la representacin de las caractersticas seleccione parametrizacin representacin de caractersticas clave denominacin 5. Si desea aadir ratios seleccione tratar seleccionar ratio en la pantalla seleccionar ratios seleccione los ratios deseados y luego tome el icono seleccionar confirme con el icono continuar (intro) 6. Para desglose estndar seleccione detalle visualizar desglose estndar. 79

7. Si desea visualizar el desglose proveedor por un grupo de compras escoja el grupo de compras y seleccione vista desglosar por proveedor. 8. En caso de querer determinar los grupos de compras principales : a. Seleccione vistalista bsica b. Marque la columna valor del pedido y seleccione Vista topN.. introduzca por ejemplo el nro 5 y confirme con intro, aparecer los cinco grupos de compras principales. PROCEDIMIENTO PARA ANALISIS ESTANDAR DE ALMACEN. 1. Seleccione logstica controlling de logstica sistema info compra anlisis estndar almacn (Transaccin MCBC) 2. Indique valores o criterios de seleccin 3. Seleccione el icono ejecutar.

80

CAPITULO 7.

CONCEPTOS BASICOS DE LA PLANIFICACION DE NECESIDADES SOBRE CONSUMO. PLANIFICACION DE NECESIDADES. La principal funcin de la planificacin de necesidades es garantizar la disponibilidad de los materiales, es decir, aprovisionar la cantidad necesaria para la produccin interna y ventas cumpliendo con lo programado. La planificacin de necesidades ayuda a controlar los stocks y genera automticamente propuesta de aprovisionamiento para compras y fabricacin. La ejecucin automtica de planificacin para planificacin automtica de necesidades, crea los elementos de aprovisionamiento correspondiente tanto para fabricacin propia como aprovisionamiento externo. En fabricacin propia, el sistema crea ordenes previsionales para planificar cantidades de produccin, cuando la planificacin termina el sistema convierte las ordenes previsionales en ordenes de fabricacin y convierte las necesidades dependientes de las ordenes previsionales en reserva para la orden de fabricacin. En aprovisionamiento externo, el sistema cera una orden previsional o una solicitud de pedido para la planificacin directa de las cantidades de aprovisionamiento externo, cuando la planificacin termina, la ordene previsional debe convertirse en una solicitud de pedido, que posteriormente se convierte en pedido.

Si existe un plan de entrega para un material y esta indicado como relevante para PINec en el libro de pedido, tambin se puede crear repartos de entrega directamente durante la ejecucin de planificacin de necesidades. Nota: la clase de aprovisionamiento en planificacin de necesidades se definen en Customizing para tipo de material, puede decidir si es posible la fabricacin interna, el aprovisionamiento externo o ambos.

81

NIVELES DE PLANIFICACION DE LA PLANIFICACION DE NECESIDADES SOBRE CONSUMO. La planificacin de necesidades se realiza a nivel de Centro, sin embargo los stock de los almacenes individuales pueden excluirse de la planificacin d necesidades o planificar en forma independiente. Puede realizar planificacin de necesidades para reas de planificacin individual definida por los planificadores, pudiendo por ejemplo, agrupar varios almacenes en un rea de planificacin de necesidades, pudiendo hacer la planificacin de forma separada con respecto al centro y el rea nueva definida.

Existen tres tipos de rea de planificacin de necesidad: rea de planificacin de necesidad a nivel de centro (obligatoria). Se crea automticamente al activa la planificacin con las reas de planificacin de necesidades. Su nmero coincide con el nmero del centro. Sino se define mas rea de planificacin de necesidad el rea de planificacin de necesidad cubre todo el centro. rea de planificacin de necesidades de almacn, se define por los almacenes que se le asigna. rea de planificacin de necesidades de subcontratista, proporciona la planificacin de necesidad de material proporcionado a un subcontratista, se define por la asignacin de este subcontratista. LA PLANIFICACIN DE NECESIDADES SOBRE

REQUISITO PARA CONSUMO..

Para realizar la planificacin de necesidades de un centro deben cumplirse los siguientes requisitos: 82

La planificacin de necesidades del centro correspondiente debe estar activada en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumo planificacin activar planificacin de necesidades. Los parmetros de centro del centro correspondiente deben estar activado en Customizing para gestin de materiales dentro de planificacin de necesidades sobre consumo parmetros de centro efectuar actualizacin total de los parmetros de centro. En el registro maestro de materiales se deben actualizar los datos de planificacin de necesidades de los materiales sujetos a la planificacin automtica.

METODO DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. Los mtodos de planificacin de necesidades de consumo solo se basan en el consumo previo del material, son mtodos que ayudan a lograr un determinado objetivo con un esfuerzo relativamente bajo. El uso de mtodos de planificacin de necesidades es preferible en rea sin fabricacin interna o en centros de produccin para planificar materiales B y C y materiales auxiliares de consumo. Los siguientes mtodos en la planificacin de necesidades estn disponibles en la planificacin de necesidades sobre consumo. 1. Planificacin de necesidades por punto de pedido. Se realizan comprobaciones para determinar si el stock disponible planificado (la suma de stock del centro y la entrada fija), no alcanza el punto de pedido determinado para el material del registro maestro de materiales, si esto sucede el aprovisionamiento se desencadena. Las necesidades por punto de pedido deben cubrir la planificaciones de necesidades medias durante el plazo de reaprovisionamiento, se debe diferenciar entre: o Mtodo de planificacin de necesidades por punto de pedido manual. El cual se determina manualmente. o Mtodo de planificacin de necesidades por punto de pedido automtico. Se determina utilizando el pronstico. Nota: en determinadas circunstancias se deber considerar necesidades externas durante la planificacin del punto de pedido, en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumo datos maestros verificar caracterstica de planificacin de necesidad. 2. Planificacin estocstica. Utiliza valores histricos en la previsin de material para calcular futuras necesidades. Estas necesidades son necesidades pronsticos y estn inmediatamente disponible en la planificacin. El sistema realiza el clculo de previsin a intervalos regulares. 3. Planificacin de necesidades peridicas PINec. Utiliza valores histricos, sin embargo, sin embargo la planificacin de necesidades se ejecuta en funcin de intervalos definidos previamente a un ritmo determinado. Puede ser til planificar el material al mismo ritmo o modificarlo en funcin del plazo de entrega. El mtodo de planificacin de necesidades se define en el registro maestro de materiales de cada material y centro o rea de planificacin de necesidades individual, por lo que un mismo material puede tener distintos mtodos de planificacin en centros diferentes. 83

CARACTERISTICA DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. Es una Clave utilizada para determinar el mtodo a emplear para la planificacin de un material y determinar los parmetros de planificacin de necesidad que puede/deben introducirse durante la actualizacin del registro maestro de materiales. es parte de los datos del centro que se definen en el registro maestro de materiales, se define en Customizing Para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades de consumo datos maestros verificar caracterstica de planificacin de necesidades. EL REGISTRO MAESTRO DE MATERIALES COMO RELEVANTE EN LA PLANIFICACION DE NECESIDADES. ELEMENTO

El maestro de materiales contiene informacin sobre los materiales que una empresa suministra, fabrica, almacena o vende, es la fuente principal de una empresa para almacenar datos especficos en cuanto a un material. Los datos relevantes para la planificacin de necesidades se almacenan a nivel de centro en el registro maestro de materiales. las parametrizaciones para la planificacin de necesidades de almacn a nivel de almacn se realiza en la Vista MRP4 del registro maestro de materiales. los parmetros para las reas de planificacin de necesidades se realizan en la Vista MRP1. Los datos de la planificacin de materiales en el registro maestro de materiales, se pueden subdividir en las siguientes categoras: Datos generales que siempre puede/debe definir para planificar una necesidad Datos dependientes del mtodo de planificacin de necesidades Datos necesarios para la planificacin Datos necesarios para el clculo del tamao del lote.

84

Para crear las vistas para planificacin de necesidades en el registro maestro de materiales, utilizar: logstica gestin de materiales maestro de materiales material crear(general) inmediatamente (transaccin MM01) . PERFIL MRP. Es una Clave en la que se puede almacenar parmetros de planificacin de necesidades que no dependen del registro maestro de materiales, un perfil es una coleccin de campos para la configuracin del registro maestro de materiales. la informacin en un perfil es informacin estndar que se utiliza al actualizar deferentes materiales de la misma manera o en combinacin parecida. El perfil simplifica la actualizacin y gestin de los datos de planificacin de necesidades. Especifique lo siguiente en un perfil MRP: Que campos deben completarse al introducir datos de planificacin de necesidades en el registro maestro de materiales. Que valores deben introducirse en estos campos Cuales de estos valores en el registro maestros de materiales pueden sobrescribirse y cuales no.

Para crear perfil MRP, utilice, logstica gestin de materiales maestro de materiales perfil perfil MRP crear. Al crear registro maestro de materiales introduzca un perfil MRP para realizar una asignacin entre el registro maestro de materiales y el perfil, permitiendo que los datos en el perfil se copien ene le registro maestro de materiales, los datos fijos no pueden sobrescribirse. Nota: si se asigna un perfil luego de haber creado el registro maestro de materiales, solo se copiaran los datos fijos. Para visualizar perfil MRP, utilice, logstica gestin de materiales maestro de materiales perfil perfil MRP visualizar. Al modificar un perfil no solo se actualiza los valores modificados ene l perfil sino tambin los datos en el registro maestro, esto mediante un trabajo en segundo plano. Adicionalmente se crea un documento de cambio para todos los materiales con cambio. El momento en que se inicia el job de fondo PERFIL , se define en Customizing logstica gestin de materiales herramientas fijar momento de inicio de los job de fondo. Puede enumerar los registros maestros de materiales que utilizan el mismo perfil en logstica gestin de materiales maestro de materiales perfil perfil MRP utilizacin. Adems de los perfiles MRP, tambin puede utilizar perfiles de pronsticos, siguiendo el mismo principio que el de los perfiles MRP.

85

ESTATUS DE MATERIAL. Limita la posible utilizacin de un material y determina las funciones de gestin de materiales o planificacin de produccin y control, dicho de otra manera, con la asignacin de un estatus de material, se determina los usos comerciales para los que esta pensado el material. Se determina el estatus del material y sus caractersticas de control en Customizing logstica general maestro de materiales parametrizacin de los campos claves fijar estatus de material. Puede asignar un estatus de material a un registro maestro de materiales nivel de centro en la vista MRP1 o para todos los centros en Vistas Datos Bsicos I. Para modificar un perfil asignado a un registro maestro de materiales: 1. 2. 3. 4. transaccin MM02 Introduzca el nmero de material Seleccione Intro Seleccione vista MRP1 luego intro, introduzca el centro y el almacn luego seleccione Intro 5. En la barra de men seleccione tratar perfil MRP y sobreescriba el perfil deseado confirme la entrada y seleccione intro. PLANIFICACION DE NECESISDADES POR PUNTO DE PEDIDOS La base de planificacin por punto de pedido es la comparacin del stock de planificacin de necesidades disponible (suma del stock de centro y las entrada fijas) con el punto de pedido. Si el stock de disponible es inferior al punto de pedido se desencadena el aprovisionamiento. Las necesidades del punto de pedido deben cubrir las planificaciones de necesidades medias durante el plazo de reaprovisionamiento. El stock de seguridad se usa para cubrir tanto el exceso de consumo de material como el consumo adicional causado por entregas retrazadas, durante el plazo de reaprovisionamiento. Debe tener en cuenta los siguientes puntos al definir el punto de pedido: Stock de seguridad. El consumo anterior o las necesidades futuras Plazo de reaprovisionamiento

86

El punto de pedido se calcula de la siguiente manera: Punto de pedido = stock de seguridad + necesidades diarias * ciclo de fabricacin. Se determina el tiempo de tratamiento de compras para cada centro en Customizing para gestin de materiales dentro de planificacin de necesidades sobre consumo parmetro de centros efectuar actualizacin total de los parmetros de centro. PROGRAMACIN PROGRESIVA. Empieza en la fecha de la planificacin de necesidades. Esta fecha especifica la fecha de inicio de la orden para las ordenes previsionales y la fecha de liberacin de las solicitudes de pedido (liberar La orden de solicitud para convertirla en pedido). El tiempo de procesamiento del departamento de compras se calcula en das laborales y el plazo de entrega previsto en das naturales. Por tanto, la fecha de entrega se mantiene firme (para ordenes previsionales, es decir, la fecha de fin de la orden). Por ltimo el tiempo de procesamiento de la entrada de mercanca se calcula en das laborales con el plazo de entrega y as se conoce la fecha de disponibilidad. El tiempo de procesamiento de compras es el tiempo disponible para que el responsable de compras convierta una solicitud de pedido en un pedido. Esto se determina en Customizing para gestin de materiales dentro de planificacin sobre consumo planificacin de centro efectuar actualizacin total de los parmetros de centro.

El plazo de entrega previsto es el nmero de das necesarios para suministrar el material desde el aprovisionamiento externo. El tiempo de procesamiento de entrada de mercancas es el lapso de tiempo entre la entrada del material y la entrada en el almacn. El necesario para desembalar, verificar, almacenar el material otros.

87

El plazo de entrega planificado y el tiempo de procesamiento de la entrada mercanca se determinan para cada material. Tambin puede determinar el plazo de entrega previsto en el contrato marco o en el registro info. de compras en funcin del proveedor.

88

CAPITULO 8 -

PLANIFICACIN DE COSTES.

REALIZACION DE LA EJECUCION DE LA PLANIFICACION. Existen varias formas de efectuar una ejecucin de planificacin, por lo general se escoge entre una planificacin global y una planificacin individual. 1. Planificacin global. Puede realizar la ejecucin de planificacin como una ejecucin de planificacin global para un centro especfico o rea de planificacin de necesidades. Esto implica la planificacin de todos los materiales relevantes para la planificacin de un centro determinado e incluye las listas de materiales para realizar una planificacin global Logstica gestin de materiales planificacin de necesidades MRP planificacin planificacin global La planificacin global puede realizarse Online Tratamiento en segundo plano Se puede planificar una ejecucin de planificacin global Una vez. La planificacin se efectuara una vez en la fecha que haya especificado, con los parmetros de control que haya especificado en la variante. Peridicamente PINec. Se realiza a intervalos regulares. Tras la finalizacin de la ejecucin de la planificacin obtendremos estadsticas con informacin acerca del alcance de la planificacin, situaciones excepcionales y terminaciones. Puede definir el alcance de la funcin de planificacin al realizar la planificacin global para diferentes centros y/o diferentes reas de planificacin, en Customizing para gestin de materiales, puede definir todos los grupos de alcance de planificacin. Planificacin de necesidades sobre consumoplanificacin fijar alcance de planificacin para la planificacin global. Para cada alcance de planificacin introduzca un contador para especificar la secuencia de las unidades de planificacin de necesidades individuales. 2. Planificacin individual. Se realiza una ejecucin de planificacin de necesidades para un material puede ser una ejecucin de planificacin : a. Individual a un nivel. El sistema solo planifica el nivel de la lista de materiales del material seleccionado. Para realizar una planificacin individual a un nivel logsticagestin de materialesplanif nec. Material planif. Necesidades planificacin planificacin individual un nivel. 89

b. Global de varios niveles, el sistema planifica el nivel del material seleccionado mas todos los niveles inferiores de las listas de materiales. Tambin puede utilizar la planificacin individual interactiva, una planificacin simulada individual, la cual permite verificar el resultado de la planificacin a detalle y realizar ajustes, esta planificacin interactiva se realiza por logstica produccin planificacin de necesidades planificacin individual interactiva. PETICION DE PLANIFICACION. Durante una ejecucin de planificacin el sistema realiza varios subprocesos, el primero de ellos es la Entrada del Archivo de Planificacin. El archivo para peticin de planificacin contiene todos los materiales relevantes para una ejecucin de planificacin. Cuando se crea un maestro de materiales con vistas de planificacin de materiales y caractersticas MRP (todos a excepcin de ND para no MRP), este material se incluye automticamente en un archivo para peticin de planificacin, siempre y cuando se active la planificacin de necesidades para el centro en Customizing. El archivo de peticin de planificacin controla la ejecucin de planificacin y alcance de planificacin. En una ejecucin de planificacin solo se consideran aquellos materiales que han sufrido cambios relevantes para la planificacin y esto lo indican los indicadores : NETCH. Planificacin de cambio neto en el horizonte total NETPL. Planificacin de cambio neto en el horizonte de planificacin NEUPL. Planificacin regenerativa. Los cambios relevantes para la planificacin pueden ser: Cambios en el stock. Siempre que se altere el stock y la situacin de necesidad del material. La adicin de solicitud de pedido, pedidos, ordenes provisionales, necesidades de venta, necesidades pronsticos, reservas. Cambios en los campos relevantes para la planificacin de entrada o salida de mercanca La eliminacin de entradas o salidas de mercancas. El horizonte de planificacin se define en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumos en la actualizacin total de los parmetros de centro o en la actualizacin total de los grupos de planificacin de necesidades. Se deben realizar verificaciones constantes para ver si los materiales o centros son relevantes para el proceso de planificacin de necesidades ya que puede darse el caso de que la empresa excluya a un centro del proceso de planificacin, esta verificacin se efecta en logsticagestin de materialesplanif nec. Material planif. Necesidades planificacinpeticin de planificacin verificacin de consistencia.

90

PROCESO DE LA PLANIFICACIN DE NECESIDADES SOBRE CONSUMO. La ejecucin de la planificacin de necesidades consiste en diferentes subprocesos, estos son: Entrada de archivo de peticin de planificacin. En el que se determinan los materiales que deben preverse en la planificacin. Clculo de necesidad neta. Verifica si la necesidad queda cubierta por el stock existente y las entradas previstas de mercancas en compras y fabricacin, sino las cubre se genera una propuesta de aprovisionamiento. Clculo del tamao dl lote. Toma en cuenta los mtodos del clculo del tamao del lote y las restricciones definidas en el registro maestro de materiales. Programacin. El sistema calcula las fecha de liberacin y de entregas para solicitud de pedidos y las fechas de inicio y final de las ordenes previsionales, al programar material adquiridos externamente se utiliza el plazo de reaprovisionamiento como base. Clase de las propuestas de aprovisionamiento. El sistema verifica en el registro de materiales si la entrada de mercanca ser con una fabricacin interna o un aprovisionamiento externo, si es fabricacin interna el sistema crea ordenes previsionales, en caso de aprovisionamiento externo el sistema crea ordenes previsionales, solicitudes de pedidos o repartos en funcin de la parametrizacin.

Las Listas de materiales se crean para los materiales que deben planificarse y fabricarse, un material puede aparecer en diferente producto y en diferente nivel de fabricacin de producto. El cdigo de nivel de planificacin. es el nivel mas bajo en el que un material aparece en todas las listas de materiales. Determina la secuencia en la que se planifican los materiales, el sistema planifica primero todos los de nivel 0 luego nivel 1 y asi sucesivamente, cuanto menor sea el cdigo de nivel de planificacin, mayor ser el nmero de nivel. El cdigo de nivel de planificacin se define en le registro maestro de materiales y es una entrada en el archivo de peticin de planificacin. TIPO DE EJECUCION DE PLANIFICACION. Permite determinar el alcance de los materiales a planificar, los materiales que se deben tener en cuanta durante una ejecucin de planificacin. El tipo de ejecucin se define mediante el campo Clave de tratamiento, en la pantalla inicial. Existen tres tipos de ejecucin de planificacin 1. Planificacin regenerativa (NEUPL). Con esta clave de tratamiento, el sistema planifica todo los materiales incluidos en el archivo de peticin de planificacin de necesidades, independientemente de sus indicadores. Este tipo de clave de tratamiento es recomendable cuando se haya realizado alguna modificacin de la parametrizacin en Customizing, ya que los materiales afectados por estas modificaciones no contendrn ningn indicador en el archivo de peticin de planificacin. Aun asi con este tipo de planificacin se ejecuta una planificacin para el material y adems la planificacin regenerativa, restaura los indicadores de cambios NETCH y NETPL en el archivo de peticin de planificacin. 91

2. Planificacin de cambio neto en el horizonte total (NETCH). , utiliza la clase de tratamiento NETCH, solo se planifican los materiales en los que el indicador NETCH se haya fijado en el archivo de peticin de planificacin. Los siguientes movimientos provocan que se realice una entrada en el archivo de peticin de planificacin: a. Cambios en stock, donde se alteran el stock y la situacin de necesidad de material. b. Adicin, modificacin o eliminacin de solicitud de pedido, pedido, ordenes previsionales, necesidad de ventas, reservas, otros. c. Modificacin en los campos relevantes para la planificacin de necesidad del archivo maestro de materiales. En la planificacin de cambios netos en el horizonte total los indicadores NETCH y NETPL se restauran en el archivo de peticin de planificacin. 3. Planificacin de cambios netos en el horizonte de planificacin. Utiliza la clave de tratamiento NETPL, solo planifica los materiales en los que el indicador NETPL se haya fijado en el archivo de peticin de planificacin, por lo que el alcance y los materiales a planificar se limita aun ms. Durante la planificacin de cambios netos en el horizonte de planificacin, solo se restaura el indicador NETPL en el archivo de peticin de Planificacin. Nota: en la planificacin individual se puede escoger entre la planificacin de cambios neto total (NETCH) y la planificacin de cambio neto en el horizonte de planificacin. Tambin es posible fijar el indicador planificar regularmente en Customizing para caractersticas MRP, este indicador garantiza que los materiales en los que est fijado se planifican a intervalos regulares aunque no se haya realizado ningn cambio relevante para la planificacin. PARAMETROS DE CONTROL PARA LA EJECUCIN DE PLANIFICACION. Para la planificacin de necesidades estn disponibles los siguientes parmetros de control, los cuales puede fijarlo en la pantalla inicial de la ejecucin de planificacin: Clave de tratamiento. Se usa para determinar el tipo de planificacin: regenerativa (NEUPL), planificacin de cambio en el horizonte total (NETCH), planificacin de cambio en el horizonte de planificacin (NETPL). Indicador de Creacin de solicitud de pedidos, controla si las solicitudes de pedidos directas o las ordenes previsionales deben crearse para materiales suministrados externamente. Indicador de creacin para reparto de plan de entrega. Para decidir si los repartos de plan de entrega directo, deben crearse para materiales suministrados externamente. Indicador de creacin para lista MRP. Se utiliza para determinar si la ejecucin de planificacin debe crear listas de planificacin de necesidades, se pueden crear listas MRP que dependan de la aparicin de determinado mensaje de excepcin, los cuales se pueden definir en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumo evaluacin mensaje de excepcin definir y agrupar mensaje de excepcin. Modo de planificacin. Como se gestionan las propuestas de aprovisionamiento no fijados de la ltima ejecucin de planificacin en la siguiente ejecucin de planificacin, las opciones disponible son: 92

o Ajustar los valores de planificacin existente (modo de planificacin 1). o Volver a desencadenar las listas de materiales tras los cambios en estos. (modo de planificacin 2) o Eliminar todos los datos de planificacin y volver a crear propuestas de aprovisionamiento (modo de planificacin 3) Al planificar un material el modo de planificacin con mayor valor numrico tiene prioridad. PARAMETROS DE NECESIDADES. CENTROS Y GRUPOS DE PLANIFICACION DE

PARAMETROS DE CENTRO. Son parmetros de control para la planificacin de necesidades y se determinan para cada centro en Customizing para gestin de materiales dentro de planificacin sobre consumo parmetro de centro efectuar actualizacin total de los parmetros de centro. EL GRUPO DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. Es un objeto organizativo utilizado para asignar determinados parmetros de control de la planificacin de materiales a un grupo de material. Se asigna al registro maestro correspondiente en funcin del material. Puede actualizar los grupos de actualizacin de necesidades y los parmetros correspondientes en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidad sobre consumo grupos de planificacin de necesidades realizar actualizacin global de los parmetros de centro. Se puede proponer una planificacin de materiales como valor propuesto debido al tipo de material en el registro maestro de materiales en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidad sobre consumo grupos de planificacin de necesidades definir grupo de planificacin de necesidad para cada tipo de material. VISUALIZAR FICHERO DE PLANIFICACIN DE MATERIALES PARA UN MATERIAL. 1. Seleccionar logstica gestin de materiales plani. neces. Material planif necesidades planificacin peticin de planificacin visualizar 2. Indicar el nmero de material y el centro 3. Selecciones ejecutar. REALIZAR UNA PLANIFICACION INDIVIDUAL DE UN SOLO ELEMENTO PARA UN MATERIAL EN EL CENTRO UTILIZANDO LA PLANIFICACION DE CAMBIO NETO PARA EL HORIZONTE TOTAL. 1. Seleccionar logstica gestin de materiales plani. neces. Material planif necesidades planificacin planificacin individual un nivel. 2. Indicar la clave de tratamiento NETCH.

93

RESULTADO DE LA PLANIFICACION. Los resultados de la ejecucin de la planificacin son elementos de aprovisionamientos tales como ordenes previsionales, solicitudes de pedidos y repartos y listas de planificacin de necesidades opcionales (PINec) LISTAS DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. Contiene el resultado de la planificacin para el material, siempre muestra el status del stock/necesidad en el momento de la ultima ejecucin de planificacin y ofrece una base de trabajo para el planificador de necesidades; cada lista de planificacin de necesidad se divide en : Cabecera. Se registran los datos del material como por ejemplo: el nmero de material, el centro, los parmetros de planificacin de necesidad Posiciones: contiene informacin acerca de los elementos de planificacin individuales tales como: ordenes previsionales, pedidos, reservas, pedidos de clientes.

CONVERSION DE ORDENES PREVISIONALES Una Orden Previsional, es un documento interno utilizado por el planificador de necesidades, que especifica la cantidad necesaria de un material y el momento en que lo es. Pueden crearse manualmente, pero se generan automticamente con la ejecucin de una planificacin de necesidades. Una orden previsional posee las siguientes caractersticas: 94

Es una propuesta de aprovisionamiento de la planificacin de necesidades para la cobertura de necesidades, un elemento de planificacin interno. No es vinculante, por lo que no se desencadena directamente un aprovisionamiento, solo ayuda con la planificacin Se puede modificar o eliminar en todo momento. Para los materiales de fabricacin interna, determina las fechas bsicas para la fabricacin.

Para la fabricacin interna, la orden previsional se puede convertir en una orden de fabricacin, para el aprovisionamiento externo, la orden previsional se puede convertir en una solicitud de pedido. Existen dos maneras de convertir las ordenes previsionales en solicitudes de pedido: 1. Conversin individual. Para convertir una orden previsional de forma individual use la siguiente transaccin logstica gestin de materiales planificacin de materiales MRP orden previsional convertir a solicitud de pedido einzelumsetzung conversin individual conversin individual. Tambin puede convertir una orden previsional directamente desde la lista de planificacin de necesidades o la lista de necesidad/stock actual. 2. Conversin colectiva. Puede seleccionar ordenes previsionales especificas con fechas de inicio dentro del horizonte de apertura, el cual es el tiempo disponible para que el planificador de necesidades convierta una orden previsional en una solicitud de pedido o una orden de fabricacin. La clave del horizonte en el registro maestro de material controla el horizonte de apertura. Para convertir una orden previsional de forma colectiva en solicitudes de pedido puede utilizar la siguiente transaccin logstica gestin de materiales planificacin de materiales MRP orden previsional convertir a solicitud de pedido conversin colectiva. La conversin colectiva tambin es posible mediante proceso de fondo. EVALUACION DE LA PLANIFICACION. En SAP hay varias listas disponibles para evaluar los resultados de la planificacin, entre ellas estan las siguientes: Lista de planificacin de necesidades. El SAP crea Lista de Planificacin de Necesidades durante la ejecucin de planificacin en funcin del indicador de creacin lista de planificacin de necesidades. La lista de planificacin de necesidades siempre muestra la situacin del stock/necesidad en el momento de la ltima ejecucin. Esta lista muestra el resultado de la planificacin para el material. Se almacena ene le sistema hasta que se elimina manualmente o se sustituye por una nueva lista resultante de una ejecucin posterior. La lista es esttica. Lista de necesidad/stock actual. Muestra las necesidades y los stocks ms actuales, la diferencia principal entre la lista de planificacin de necesidades y la lista necesidad/stock actual, es que cada vez que se llama la lista de necesidad/stock actual, el sistema vuelve a leer los elementos de planificacin de necesidad y muestra la situacin ms actual. La lista es dinmica.

95

Las listas contienen la misma informacin como resultado de una planificacin de necesidades, la estructura bsica de ambas listas es la misma: La parte superior de la lista contiene la cabecera con el nmero de material y detalle de cabecera. Las listas contienen los elementos de planificacin de necesidades individuales y las correspondientes cantidades disponible. Los enlaces (opcionales). Tienen forma de rbol en le pool de trabajo del planificador de necesidades.

LAYOUT Y FUNCIONES NECESIDADES.

DE LAS

LISTAS

DE PLANIFICACION

DE

Las listas individuales poseen un gran nmero de opciones de visualizacin entre ellas tenemos: diferentes fechas, suma de perodos, por tipo de necesidad. Si desea compara la lista de planificacin de necesidad con la lista necesidad/stock actual puede utilizar la funcin de comparacin. PARAMETRIZACIONES ESPECIFICAS DE USUARIO. Permite ajustar las listas a las necesidades personales. Son aplicables a ambas listas, se incluyen entre otras: La definicin de parametrizacin para acceder a las listas. La definicin de llamadas de transacciones especificas de usuarios La configuracin de columnas en las listas La navegacin entre materiales con el rbol de material La definicin de valores de los semforos Grabar los parmetros de seleccin para el acceso colectivo a la lista de planificacin de necesidad.

96

PARA VISUALIZAR LISTAS DE PLANIFICACIN DE NECESIDADES DE UN MATERIAL DETERMINADO UTILICE. Logstica gestin de materiales planif. Neces. Material planificacin necesidad evaluacin lista de planificacn de necesidad de material. PARA VISUALIZAR LA LISTA DE NECESIDAD/STOCK ACTUAL DE UN MATERIAL DETERMINADO UTILICE: Logstica gestin de materiales planif. Neces. Material planificacin necesidad evaluacin lista necesidad/stock LISTAS COLECTIVAS. El acceso colectivo es posible con un gran nmero de criterios de seleccin que se diferencian para acceder a cada lista de necesidad/stock actual o la lista de planificacin de necesidades. PARA VISUALIZAR LA LISTA DE NECESIDAD/STOCK ACTUAL EN ACCESO COLECTIVO. Logstica gestin de materiales planif. Neces. Material planificacin necesidad evaluacin lista necesidad/stock visualizacin colectiva. PARA VISUALIZAR LA LISTA DE PLANIFICACION DE NECESIDAD EN ACCESO COLECTIVO. Logstica gestin de materiales planif. Neces. Material planificacin necesidad evaluacin lista de planificacin de necesidad visualizacin colectiva. ARBOL DE MATERIAL. Es una estructura de rbol que puede visualizar en la lista de planificacin de necesidad y en la lista necesidad/stock actual. Puede parametrizar en parametrizacin de usuario si desea visualizar el rbol de material o no. Puede visualizar el layout del rbol y visualizar lo siguiente: rbol de pool de trabajo,. Se visualizan todos los materiales de la sesin actual. rbol de ordenes. Todos los componentes y conjuntos de un elemento de planificacin de necesidad seleccionado rbol del grupo e producto. Visualiza todos los materiales de un grupo de productos. 97

PERFIL DE NAVEGACIN. SAP incluye perfiles de navegacin y llamadas de transacciones especficas del usuario para facilitar el trabajo con listas de planificacin de necesidades y las listas necesidad/stock actual, contiene llamada de transacciones para transacciones que pueden llamarse directamente desde la lista de necesidad/stock actual y desde la lista de planificacin de necesidades. Puede definir un perfil de navegacin en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidad de consumo evaluacin definir perfiles de navegacin. Los usuarios pueden asignarse uno de los perfiles seleccionando entornoperfil de navegacinasignar, en la barra de men. MENSAJE DE EXCEPCION Dependen del mtodo e indican situaciones excepcionales que deben tenerse en cuenta, pueden indicar lo siguiente: Nueva propuesta de pedido creado por MRP Fecha en el pasado. Problemas durante la explosin de la lista de materiales Problema durante la programacin Reprogramacin

En Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumo evaluacin mensaje de excepcin definir y agrupar mensaje de excepcin, puede realizar las siguientes parametrizaciones. Prioridad- si hay varios mensajes de excepcin para un elemento de planificacin se muestra el de mayor prioridad. Creacin de una lista de planificacin en funcin de los mensajes de excepcin que aparezcan Se agrupan varios mensajes de excepcin para la seleccin. Los mensajes de excepcin se producen durante la ejecucin de la planificacin en situacin que el planificador debe verificar. LA SUMA DE PERIODO. Es una manera de visualizar las listas de necesidad de planificacin y la lista de planificacin necesidad/stock actual. Visualizando en particular perodos representados de manera estndar: diaria, semanal mensual, podemos agregar nuevas particiones de perodos en Customizing para gestin de material bajo planificacin de necesidades sobre consumo evaluacin suma de perodo definir particin del perodo individual para la suma de perodo. DETALLES DE CABECERA. Muestran un resumen de los maestros y de transaccin de cada material agrupados en temas en pantallas individuales, pueden definir la secuencia en que se presentaran estos temas en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades

98

sobre consumo evaluacin definir secuencia de imgenes para los detalles de cabecera. NOTA: Puede visualizar un ejemplo completo de evaluacin de planificacin en el Libro Aprovisionamiento I parte 1 de 2 capitulo 8 paginas 536 al 550 (44 al 57). CALCULO DEL TAMAO DEL LOTE. El sistema determina la cantidad necesaria de material para una fecha determinada en el clculo de necesidades neta. Esta cantidad debe cubrirse con una entrada de mercanca. El sistema calcula la cantidad que debe entrar de mercanca en el Clculo del tamao del lote, que se realiza durante la ejecucin de planificacin, la forma de clculo de tamao del lote se especifica en el registro maestro de materiales. existen tres grupos de mtodos para calcular el tamao de lote: Clculo del tamao de lote esttico. La cantidad de aprovisionamiento se calcula utilizando nicamente las cantidades registradas en el registro maestro de materiales, mediante este mtodo, el clculo del tamao del lote, puede seleccionarse entre: o Tamao exacto de lote: significa que la diferencia con el punto de pedido se propone para la planificacin del punto de pedido. o Cantidad de pedido fija. Se crea una propuesta de pedido fijo para el tamao del lote o Reaprovisionamiento hasta stock mximo, se crea una propuesta de pedido igual a la diferencia del stock disponible hasta el nivel de stock mximo especificado.

Clculo del tamao de lote peridico. Mediante este mtodo el sistema agrupa varias cantidades de necesidades dentro de un mismo intervalo de tiempo para crear un lote. La duracin del intervalo de tiempo puede ser das, semanas, meses as como perodos definibles libremente en funcin de un calendario de planificacin. 99

Nota: los mtodos peridicos nicamente son adecuados en la planificacin de necesidades sobre consumo para la planificacin sobre pronsticos.

Clculo optimizado del tamao del lote.

Defina los mtodos de clculo del tamao del lote en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidades sobre consumo planificacin clculo del tamao del lote definir mtodo de clculo del tamao de lote. LIMITACIONES ADICIONALES DEL CALCULO DEL TAMAO DE LOTE.. 100

Al actualizar el registro maestro de materiales puede especificar limitaciones adicionales que se tienen en cuenta durante el clculo del tamao de lote, esto incluye: El redondeo del tamao del lote. Puede ajustar las cantidades de aprovisionamiento de las unidades de medida de entrega, embalaje y transporte, existen dos opciones de redondeo: o Valor de redondeo (valor al que se redondea). El sistema determina que el tamao del lote es un mltiplo de una unidad de medida de pedido o Perfil de redondeo (redondeos escalonados). Se utiliza para definir parametrizacin para redondear hacia arriba o hacia abajo la cantidad propuesta de pedido. Los perfiles de redondeo se definen en Customizing para gestin de materiales bajo planificacin de necesidad sobre consumo planificacin clculo del tamao del lote actualizar perfil de redondeo El tamao de lote mnimo y mximo. Puede incluir un tamao de lote mximo y mnimo en el registro maestro de materiales como valor lmite.

101

CAPITULO 9.-

APROVISIONAMIENTO AUTOMATICO.

El ciclo de aprovisionamiento se puede simplificar en diferentes momentos automatizando los pasos individuales: PLANIFICACIN DE APROVISIONAMIENTO. NECESIDADES EN EL PROCESO DE

Este proceso comienza con la determinacin de necesidades, se puede crear solicitudes de pedidos con la planificacin de necesidades para no tener que ingresarlo manualmente en el sistema. Para esto es necesario definir los datos correspondientes al material a planificar en el registro maestro de materiales. La planificacin de necesidades ayuda a supervisar stock y cubre la creacin automtica de propuesta de aprovisionamiento para la compra y la produccin, la ejecucin automtica de planificacin para planificacin de necesidades dficit y crea los elementos de aprovisionamiento tales como: orden previsionales, solicitud de pedidos y el reparto del plan de entrega. En produccin propia el sistema crea ordenes previsionales para planificar cantidades de produccin, si la planificacin est completa las ordenes previsionales se convierten en ordenes de fabricacin. En aprovisionamiento externo el sistema crea una orden previsional o una solicitud de pedido directamente para planificar la cantidad de aprovisionamiento externo, si se crea una orden previsional el dpto. de compras solo podr pedir el material cuando el planificador la haya aprobado y convertido en solicitud de pedido. La planificacin de necesidades tiene lugar en el nivel del centro o para cada area de planificacin de necesidades. Para poder ejecutar la planificacin de necesidades a nivel de centro se debe activar la planificacin de necesidades y los parmetros de planificacin de necesidades de la siguiente forma: Para activar la planificacin de necesidades. Dentro de Customizing seleccione gestin de materiales planf. Necesidades sobre consumo planificacin activar planif. Necesidades. Para fijar los parmetros de centro. Dentro de Customizing seleccione: gestin de materiales planf. Necesidades sobre consumo parmetro de centro efectuar actualizacin total de los parmetros de centro Si se han cumplido estos requisitos, las peticiones de planificacin se incluyen automticamente en transacciones relevantes para PINec, tales como salidas de mercancas, reservas, modificacin de datos de planificacin de necesidad de un material, otros. Tambin puede incluir manualmente peticiones en el archivo de peticin de planificacin. La ejecucin de la planificacin determina dficit (infracobertura) de material y se puede realizar bsicamente de las siguientes formas: Planificacin global para un centro en particular o rea de planificacin de necesidades. Cubre la planificacin de todos los materiales relevantes para PINec para un centro en particular e incluye la explotacin de las listas de materiales de materiales con lista de materiales, se puede ejecutar: 102

o Online o Proceso de fondo Una vez Peridicamente Para ejecutar la planificacin global seleccione: Logstica gestin de materiales planif. Nec. Matrerial planif. Necesidades planificacin planificacin global. Planificacin individual para un material. Se ejecuta a un nivel o en varios niveles o La planificacin individual a un nivel. Planifica solo el nivel de la lista de materiales del material seleccionado o La planificacin individual de varios niveles. Planifica el nivel de la lista de materiales del material seleccionado y todos los niveles de la lista de materiales bajo esta. Para la planificacin individual seleccione Logstica gestin de materiales planif. Nec. Material planif. Necesidades planificacin posicin individual a un nivel. METODO DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. 1. Mtodo basado en la planificacin de necesidades. En este mtodo las necesidades externas como: pedidos de clientes, rdenes de preplanificacin, reservas no son relevantes. Este mtodo es preferible en reas sin produccin individual o en rea de produccin para planificar las posiciones B y C y materiales auxiliares y de consumo. Est pensada para planificar productos y montajes importantes como por ejemplo componentes. 2. Mtodo basado en la planificacin de necesidades sobre consumo. Se dispone de los siguientes mtodos: a. Planificacin de necesidades por punto de pedidos b. Planificacin estocstica c. Planificacin de necesidades peridicas El mtodo de planificacin de necesidades de consumo por punto de pedidos manual utiliza el indicador VB de planificacin de necesidades. Durante la planificacin de necesidades de consumo por punto de pedidos, el stock de almacn disponible para la planificacin de necesidades se calcula mediante la siguiente frmula: Stock de almacn disponible = stock de almacn + stock de pedidos en curso. CALCULO DEL TAMAO DEL LOTE 1. Clculo del tamao del lote esttico. El sistema no toma en cuenta infracobertura futuras, al determinar la infracobertura el sistema crea una propuesta de pedido por la cantidad del tamao del lote esttico, se clasifica en

103

a. Tamao de lote exacto. El sistema utiliza la cantidad de infracobertura exacta como cantidad de pedido b. Tamao de lote fijo. El sistema utiliza el tamao del lote fijo como cantidad de pedido c. Reaprovisionamiento hasta stock mximo. El sistema crea una propuesta de pedido por la cantidad que se requiere para llegar al stock mximo. CALCULO DE FECHAS Una vez calculadas las necesidades y el tamao de lote, el sistema calcula la fecha en que se debe enviar el pedido y la fecha en que el proveedor debe entregar el pedido. El SAP toma en cuenta tres componentes de tiempo: Tiempo de tratamiento de la compra: es el necesario para convertir una solicitud de pedido en pedido. Este perodo de tiempo se determina segn el centro en Customizing para gestin de materiales dentro de planificacin sobre consumo parmetro de centro efectuar actualizacin total de los parmetros de centro. Plazo de entrega previsto. Perodo comprendido entre la salida del pedido y la entrega de la mercanca por parte del proveedor. Este tiempo se ingresa en das naturales en el maestro de materiales, en el registro info de compras o en el pedido abierto. Tiempo de tratamiento de la entrada de mercanca. Es el tiempo necesario desde la entrada de mercanca hasta que el material est disponible. Se introduce en das laborables en el registro maestro de materiales o pedidos abiertos. LISTA DE NECESIDADES/STOCK ACTUAL Se usa para evaluar la ejecucin de planificacin, muestra la situacin actual de stock y las necesidades actuales de un material, es una lista dinmica ya que se actualizan sus datos cada vez que se llama, se muestra con la transaccin MD04. LISTA DE PLANIFICACION DE NECESIDADES. Se usa para evaluar la situacin de planificacin, muestra los mismos datos que la lista de necesidad/stock actual, pero es una lista esttica ya que solo muestra los datos del momento en que se tom. Nota: se puede ver un ejemplo de planificacin automtica para un material en el libro aprovisionamiento I parte 1 de 2, capitulo 9 paginas 583 a la pagina 588 ( 14 al 19). DETERMINACION AUTOMATICA DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO EN EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO. Consiste en la conversin automtica de solicitudes de pedidos en pedidos, para esto el sistema debe saber de que proveedor y a que precio debe adquirirse el material, la determinacin de fuente de aprovisionamiento se puede realizar de forma automtica. El sistema puede asignar una fuente automtica si la fuente se puede determinar de forma unvoca, con esta finalidad debe definir una fuente que sea vlida durante un periodo determinado utilizando el libro de pedido para un material. Nota: puede utilizar procedimientos de liberacin si desea verificar las solicitudes de pedido. 104

FUENTES DE APROVISIONAMIENTO Y DETERMINACION DE FUENTES. Una fuente de aprovisionamiento puede ser: Fuentes externa (un proveedor) se representan mediante registros info de compras y contratos marco, para estas fuentes el proveedor y el precio se toman de los registros o documentos correspondientes. o Un registro info de compras. Es un repositorio de informacin para compras. Contiene datos acerca de un material determinado y el proveedor de dicho material, esta informacin puede ser: precio actual del proveedor, plazo de entrega previsto, nombre con que el proveedor se refiere al material o Contrato marco. Es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para el aprovisionamiento de materiales y servicios segn condiciones predefinidas. Es vlido para un perodo determinado y para una cantidad o valor de adquisicin total indicado. Existen dos clases de contrato marco: Pedidos abiertos Plan de entrega. Un contrato marco no tiene fecha de entrega ni cantidades especificas de entregas individuales, estas se especifican bien sea en una orden de entrega para pedidos abiertos o en un reparto para plan de entrega. PEDIDOS ABIERTOS. Una posicin de pedido abierto se puede crear sin o con referencia a una posicin de solicitud de pedido o posicin de oferta o a un pedido abierto ya existente. La estructura de un pedido abierto se corresponde con la de otros documentos de compras: Cabecera. Informacin de orden global para el acuerdo Posicin. Datos especficos y se pueden relacionar con un centro en particular o con todos los centros de la organizacin de compras. Si son validos para todos los centros entonces es un pedido abierto central.

Existen dos tipos de pedidos abiertos: Pedidos abiertos de cantidad. Cuando la cantidad de material o servicio que se va solicitar durante el acuerdo ya esta estipulada Pedidos abierto de valor. Cuando el valor total del material o servicio a solicitar o realizar durante el acuerdo ya esta estipulado.

Para informar al proveedor de las cantidades que se necesitan se utilizan ordenes de entrega para pedidos abiertos. Los cuales se registran automticamente en la documentacin de orden de entrega para la posicin de pedido abierto correspondiente, esta documentacin enumera las actividades del pedido para una posicin de pedido abierto., para visualizar la documentacin de orden de entrega de un pedido abierto, 105

ubicado dentro del pedido abierto seleccionar la posicin del pedido abierto y seleccione posicin estadstica documentacin de orden de entrega.

LIBRO DE PEDIDO. Es una ayuda en la gestin de fuentes de aprovisionamiento de un material para un centro.- contiene que fuente de material est permitida y no permitida para un centro y los perodos para los que son vlidos estos dos status. Son utilizados para determinacin automticas de fuentes de aprovisionamiento en compra y en planificacin de necesidades. En la planificacin automtica de necesidades, una solicitud de pedido se puede generar con una fuente de aprovisionamiento, solo si el libro de pedido para el material contiene vlida con el indicador relevante para PINec fijado. Se puede especificar una gestin obligatoria del libro de pedido para un material, lo que significa que ese material solo se puede adquirir de fuentes que se han indicado como validas en el libro de pedido, el indicador necesario se encuentra en los Datos de Compras del registro maestro de materiales. tambin puede especificar la gestin obligatoria de libro de pedidos para un centro (Customizing), esto significa que debe actualizar todos los libros de pedidos para los materiales de aprovisionamiento externo de un centro. La actualizacin de un libro de pedido se puede hacer de la siguiente manera: Actualizar el libro de pedido de forma manual para cada material y centro. Desde un contrato marco. Cuando crea o modifique un contrato marco, puede tomar una posicin del contrato marco del libro de pedido para el material para ello seleccione la posicin y seleccione posicin actualizar libro de pedido, esto tambin es posible cuando crea o modifica un registro info de compra El sistema tambin puede crear un libro de pedido de forma automtica. Se genera un registro de libro de pedido para cada registro info o posicin de contrato marco. Se puede crear el libro de pedido de varios materiales (proceso colectivo) o de un solo material (proceso individual). PROCEDIMIENTO PARA CREAR PEDIDO ABIERTO DE CANTIDAD. 1. Logstica gestin de materiales compras contrato marco pedido abierto crear. (transaccin ME31K) 2. En la imagen inicial indique los datos necesarios tales como: proveedor organizacin de compra, grupo de compra, datos de propuesta para posicin, en la Clase de contrato seleccione MK (pedido abierto de cantidad). 3. Confirme con intro para ir a la imagen de atributos. 4. Especifique el perodo de validez del pedido abierto, verifique y modifique si es necesario otros campos como por ejemplo, la condicin de pago. 5. Seleccione intro para ir a la imagen de resumen de posicin. 6. Indique los datos para cada posicin, nmero de material, cantidad, precio, imputacin, centro receptor. 106

7. Verifique los datos detallados para la posicin particular, para eso seleccione las posiciones y seleccione Posicin detalle. 8. Indique las condiciones deseadas, para ello seleccione la posicin y seleccione Posicin condicin. 9. Grabe el pedido abierto. Nota: El sistema crea una versin en mensaje de pedido abierto. PROCEDIMIENTO MANUALMENTE. PARA ACTUALIZAR LIBROS DE PEDIDOS

1. Logstica gestin de materiales compras datos maestros libro de pedido actualizar. (transaccin ME01) 2. indique el material y el nmero de centro en la imagen inicial. 3. Seleccione intro para visualizar la imagen de resumen del libro de pedidos. 4. Indique los registros particulares del libro de pedido, indique los siguientes datos para cada registro: a. Perodo de validez. Indique el perodo en que puede pedirse el material de la fuente de aprovisionamiento b. Datos claves acerca de la fuente: i. Registro info de compras. Nro. De proveedor y organizacin de compra responsable. ii. Contrato marco. Nro. De contrato marco y numero de posicin del contrato para el material correspondiente. c. Decida si el libro de pedido cuenta como fuente fija y/o relevante para PINec en el perodo de validez correspondiente, fijando el indicador apropiado o fije el indicador Bloqueado si no se ha de efectuar pedidos a la fuente de aprovisionamiento. 5. Grabe el libro de pedido. Para la determinacin automtica de fuentes de aprovisionamiento para un proveedor se deben fijar los siguientes indicadores en el registro maestro de proveedores. Verificacin facturas por EM Liquidacin de entrega de EM autoeval. Pedido automtico Estos se hace en datos de compras una vez introducida la organizacin de compra. Estos indicadores sirven para la conversin automtica de solicitudes de pedidos en pedido y para la liquidacin automtica con respecto a entrega de Material. DETERMINACION FUENTES. DE NECESIDADES CON DETERMINACION DE

La determinacin automtica de necesidades es el resultado de la planificacin de necesidades, como requisito para este paso automatizado: Debe haber actualizado los datos de planificacin de necesidades en el registro maestro de material. Debe haber una fuente valida de aprovisionamiento de material como un contrato marco o un registro info de compras. 107

Indicar la fuente de aprovisionamiento en el libro de pedido de material y marcarla como relevante para planificacin de necesidades.

Los pasos anteriores pueden determinar una fuente de aprovisionamiento durante la ejecucin de la planificacin, si se determina la fuente de aprovisionamiento durante la ejecucin lo encontrara en los datos de detalle de posicin de la solicitud de pedido de la ficha Fuente de aprovisionamiento.

GENERACIN AUTOMATICA DE PEDIDO. Puede convertir una posicin de solicitud de pedido asignada a una fuente de aprovisionamiento en un pedido con generacin automtica de pedido. Producir una conversin completamente automtica de una solicitud de pedido en pedido, ejecutando el programa para la ejecucin de planificacin en proceso de fondo y luego ejecutar el programa para la conversin automtica de solicitud de pedido en pedido. Desde el men de compra seleccione pedido crear autom. Mediante solped o solicitud de pedido funciones siguientes crear pedido autom. Mediante solped. Para la conversin automtica de solicitudes de pedidos en pedidos, deben haberse cumplido los siguientes requisitos: En el registro maestro de materiales debe fijarse el indicador pedido automtico, en datos de compras. En el registro maestro de proveedores, debe fijarse el indicador pedido automtico . La posicin de solicitud de pedido debe tener asignada una fuente de aprovisionamiento valida.

Nota: si una posicin de una solicitud de pedido contiene errores, esta no se puede convertir en pedido.

AUTOFACTURACIN. El cliente acuerda con los proveedores que para que no creen una factura para la transaccin de pedido, SAP la crear automticamente (autofacturacin). Esta factura representa un abono para el proveedor, se informar al proveedor a travs de un mensaje.

108

El procedimiento de autofacturacin tiene las siguientes ventajas: Las transacciones de pedidos se concluyen ms rpido Se evita errores en la entrada de datos. No ocurre variacin de cantidad y precio en la verificacin de factura. La base para crear la factura son los datos del pedido y de la entrada de mercanca, el sistema determina el importe facturado para este pedido a partir de los precios del pedido, las condiciones de pago, la informacin de impuesto, la cantidad de entrega registrada en la entrada de mercanca y el importe que se debe pagar a los proveedores. REQUISITOS PARA LA AUTOFACTURACIN. El indicador de la autofacturacin de entrada de mercanca (autofacturacin) debe fijarse en el registro maestro de proveedores. Se debe introducir una clave de condiciones de pago cuya base se haya definido en el Customizing en los datos de cabecera del pedido (entrega/factura). Se puede definir un valor de propuesta para las condiciones de pago en el registro maestro de proveedores en los datos de organizacin de compra. Los siguientes indicadores deben fijarse en la posicin de pedido: o Indicador para autofacturacin. o Indicador para la verificacin de factura, basado en la entrada de mercanca. o Indicador de impuesto. No debe calcularse el precio de la posicin de pedido. El indicador de precio estimado se encuentra en detalle de posicin del pedido en la ficha control de condiciones. Tiene que registrar la entrada de mercanca con referencia al pedido. En el registro info de compra para el proveedor y el material, asegrese que el indicador no autofacturacin no est fijado si se fija evitar la autofacturacin

109

Para calcular automticamente los costes indirectos de adquisicin, debe activarlo de forma adicional en Customizing para gestin de material bajo verificacin de factura logstica autofacturacin (ERS) determinar calculo automtico de los costes indirectos de adquisicin. Para la combinacin de sociedad organizacin de compra y proveedor. EJECUTAR LA AUTOFACTURACION. Para ejecutar la autofacturacin online, en el men verificacin de factura logstica selecciones liquidacin automtica autofacturacin en la imagen inicial, primero debe especificar que operacin debe liquidar el sistema, estn disponible los siguientes valores de seleccin: Sociedad Centro Fecha de contabilizacin de entrada de mercanca. Documento de la entrada de mercanca Ejercicio de la entrada de mercanca Proveedor Documento de compra Posicin de documento de compra.

Asi mismo debe especificar la seleccin que utiliza el sistema para crear los documentos de compras. Entrega. Pedido Posicin de pedido Pre documento de entrega u hoja de entrada de servicio. 110

Puede ejecutar la autofacturacin en proceso de fondo con el programa RMMR1MRS. Para calcular los gastos indirectos de adquisicin se utiliza el programa RMMR1MDC NOTA: se puede ver un ejemplo completo del proceso de aprovisionamiento automtico en el libro Aprovisionamiento I partes 1 de 2 capitulo 9 paginas 619 a la 631 (paginas 49 a 61). TRANSACCIONES VARIAS. 1. visualizar lista de necesidad/stock actual logstica gestin de materiales planic. Neces. Material planif. Necesidad valoraciones lista necesidad/stock (transaccin MD04) 2. planificacin individual de material de un nivel. logstica gestin de materiales planic. Neces. Material planif. Necesidad planificacin individual un nivel (transaccin MD03) 3. creacin automtica de pedido. Logstica gestin de materiales compras pedido crear autom. Mediante solped transaccin ME59N 4. liquidar una entrada de mercanca automticamente logstica gestin de material verificacin de factura logstica liquidacin automtica autofacturacin (ERS) (transaccin MRRL) 5. Visualizar documento de factura logstica gestin de material verificacin de factura logstica continuar tratam. visualizar documento de factura (transaccin MIR4) 6. Visualizar pedido. Logstica gestin de materiales compras pedido visualizar transaccin (ME23N)

111