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PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

GyM.SGP.PG.37 Revisin: 0 Fecha: 22/06/2008 Pgina 1 de 8

PROGRAMACIN DE PEDIDO DE MATERIALES

1.

OBJETIVO
Establecer dentro del sistema logstico planteado, una secuencia gil, ordenada y anticipada de canalizacin y consolidacin de requerimientos, que a su vez se mantenga alineada a la rutina de programacin de actividades del Proyecto como un esfuerzo conjunto.

2.

PEDIDO DE MATERIALES
Los requerimientos de materiales sern generados de acuerdo a la Clasificacin de Materiales por Forma de Pedido1. A continuacin se detallan las metodologas para la generacin de los requerimientos de acuerdo al tipo de material:

LOOK AHEAD

INVENTARIO

PLANEAMIENTO

Materiales Estndares

Materiales con Stocks Mnimos

Materiales Crticos

Materiales Fuera de Rutina

CONSOLIDACIN DEL PEDIDO DE MATERIALES

Figura 01 - Pedido de Materiales

2.1. Pedido de Materiales Estndares


Los materiales estndares son aquellos que tienen un plazo de abastecimiento igual o menor al horizonte del look ahead. De acuerdo al procedimiento de Herramientas de Programacin, el ingeniero de produccin deber elaborar semanalmente el look ahead de Materiales2 correspondiente y entregarlo al Responsable del Control Logstico, quien realizar la consolidacin de los look aheads de Materiales de los diferentes frentes a fin de generar el pedido correspondiente. El look ahead de Materiales ser entregado a ms tardar en la Reunin Semanal de Produccin3 y debe incluir el consumo de las prximas semanas. En caso de necesitar alguna aclaracin sobre los materiales listados, ests sern consultadas en la Reunin Semanal de Proyecto4. A continuacin se muestra un ejemplo de look ahead de materiales:

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 Sistema Logstico 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.19 Herramientas de Programacin 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin 4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.20 Reuniones de Programacin

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GESTION

REGISTRO DE PROYECTOS

LOOKAHEAD DE MATERIALES
CODIGO DE PROYECTO AREA / DPTO CLIENTE LOGSTICA

Revisin: Fecha: Pagina: NRO. REGISTRO UBICACIN

NOMBRE DE PROYECTO
DESCRIPCION MATERIAL ENCOFRADO Alam bre Negro M adera Tornillo DEL

UND. SIMPLE kg p2 pl gln gln kg 1:10 + 30% P.G. m3

CANT.

SEMAN A 1

SEMANA

SEMANA

CONCRETO # 8

403,00 333,00 383 115,00 298650,00

242,00 200,00 229869,00 179190,00 51729,00 279,00

161,00 133,00 153246,00 119460,00 34486,00 186,00

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Triplay Lupuna Curador Quimico Desmoldante Clavo para Madera CONCRET O CICLOPEO Hormign Piedra Grande Cem ento PAETEO Cem ento SOLADO de 4"

86215,00
465,00

42 7,00 1320,00 94,00

342,00 1056,00 75,00

85,00 264,00 19,00

0,00 0,00 0,00

m3 bls

Tipo I DE CIMENTACION Tipo I f'c=100 kg/cm2, e=10 cms

bls m 3 m 3 bls gln


FIRMA:

9458,00

1892,00

7566,00

0,00

Arena Gruesa Piedra Chancada 1/2" Cem ento


ELABORADO POR: NO BRE: M CARGO: FECH A:

106260,00 105600,00 6810,00 29791,00

0,00 0,00 0,00 0,00 APROBADO POR: NOMBRE:


FECHA:

48300,00 48000,00 3405,00 13541,00


FIRMA:

57960,00 57600,00 3405,00 16250,00

Tipo I

Gasolina 84 Oct

Figura 02 Ejemplo de look ahead de Materiales Estndares

2.2. Pedido de materiales de Stock Mnimo


Los materiales a ser gestionados por Stocks Mnimos se definieron en la etapa de planeamiento mediante el Listado de Stocks Mnimos5, y son aquellos materiales de alta frecuencia y rotacin que se deciden manejar mediante un mecanismo automtico de reposicin. Este mecanismo consiste en la generacin automtica de los requerimientos en el momento en el que el stock de los materiales en almacn llega a una cantidad determinada. El clculo para determinar el punto de pedido es el siguiente:

Unidades

m SS
PA PA PA PA
Tiem po

m = SS + DxPA
Figura 03 Evolucin del stock en un consumo regular

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 - Cronogramas de Recursos

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Donde: m = Stock Mnimo: Es el Stock que cuando es alcanzado, genera los pedidos de reposicin. SS = Stock de Seguridad: Es el stock definido como la existencia mnima necesaria para salvar cualquier contingencia que retrase la reposicin oportuna del material. Su valor puede estimarse a partir de la Demanda (D) y los das de cobertura deseados. PA = Plazo de Abastecimiento del Material: Es el tiempo de respuesta o demora desde que se hace un requerimiento hasta que el pedido llega fsicamente al Proyecto. Depende tanto del material como de las caractersticas del Proyecto. Debe incluir los tiempos de cotizacin, compra, transporte, manipuleo, etc. D = Demanda del Material: Es el ratio de consumo del material en el tiempo, el cual podr ser fijo o variable dependiendo del desarrollo del Proyecto. P = Pedido del Material: Es la cantidad de material que ser solicitada al momento de alcanzar el Stock Mnimo (m). Se calcula considerando la capacidad de almacenamiento disponible, la frecuencia con que se desea hacer la reposicin, los costos de transporte, la duracin y/o caducidad del material bajo determinadas condiciones de almacenamiento, etc. Debe permitir alcanzar un stock (M) que por lo menos sea igual al Stock Mnimo (m). M = Stock Mximo: Es el stock que se alcanza cuando llega el pedido al Proyecto. Est limitado por la capacidad de almacenamiento disponible. Se calcula como la suma del Stock de Seguridad (SS) y el Pedido (P). La generacin de los requerimientos estar a cargo del Responsable del Control Logstico, y puede ser realizado manualmente o a travs del ORACLE, con base en la informacin de almacn6. El sistema se configura para generar automticamente los requerimientos, los cuales pasan al proceso de aprobacin definido. Para establecer una rutina de pedido de materiales de Stocks Mnimos, se requiere lo siguiente: a) b) Tomar del Expediente del Plan7 el Listado de Materiales de Stocks Mnimos. Establecer ratios de consumo de materiales por unidad de trabajo. Estos ratios son los previstos a comparar con los ratios reales obtenidos del avance. Por ejemplo, si se requieren clavos para los encofrados, se deber definir un ratio de consumo en kg/m2. Este primer clculo es resultado de la experiencia y criterio de los ingenieros involucrados en el Proyecto. Obtener la informacin del avance (metrados) de produccin para el periodo de anlisis, a fin de determinar la demanda (D) con la que se va a consumir el material en dicho periodo. Esta demanda deber ser revisada y ajustada peridicamente. En caso de gestionar estos materiales va ORACLE, se requiere configurar el sistema para cada uno de ellos, ingresando los siguientes datos: stock de seguridad (SS), plazo de abastecimiento del material (PA) y ratios de consumo (D), para calcular la cantidad mnima a partir de la cual se generar la solicitud interna. La cantidad de material a pedir (P) se determinar en funcin del valor de Stock Mximo (M) definido. En caso de gestionar los materiales de manera manual, el valor del Stock Mnimo (m) se debe comparar constantemente con las existencias de almacn para generar los requerimientos en el momento oportuno. En ambos casos, es imprescindible contar con informacin actualizada y confiable de los ingresos y salidas de materiales, proveniente de almacn.

c)

d)

e)

f)

6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.39 Gestin de Almacenes 7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto

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A continuacin se muestra un ejemplo del listado de materiales de stocks mnimos.


CL CU LO D E S TO CK S M XI MOS Y M NI MO S - AG UA Produccin (m l) mensual Agua Produccin (ml) m ensual Alcantarillado 3300 2750
(Modificable) 15 das de cobertura

Codigo 85.10.0012 10.01.0210 10.01.0211 01.01.0010 01.01.0210 80.90.0030 13.37.0117 01.03.0010 01.03.0015 01.03.0030 76.09.1310 19.10.0116 10.10.0112 17.57.0002 80.01.0235 19.22.0211 32.08.9000 19.15.0055 19.21.0108 17.60.0103 25.25.0310 01.05.0800

Materiales consumibles AGUA DE MESA PURIFICADA X 20 LT. DISPENSADOR ALAMBRE NEGRO # 16 ALAMBRE NEGRO # 08 CEMENTO TIPO I CEMENTO TIPO V CINTA TEFLON CLAVOS CON CABEZA P/MADERA DE 4" CONCRETO FACIL CONCRETO FC=175 KG/CM2 (40 KG) CONCRETO FACIL CONCRETO FC=210 KG/CM2 (40 KG) CONCRETO FACIL CONFITILLO FC=140 KG/CM2 (40 KG) CORDEL DE NYLON DISOLVENTE PARA LACA DE ENCOFRADO FIERRO CORRUGADO 3/8" HIPOCLORITO DE CALCIO HOJA DE SIERRA 1/2"X12" LACA PARA ENCOFRADO LUBRICANTE PARA UNIONE S UF-KM PEGAMENTO OATEY 1/4" PINTURA ESMALTE SINTETICO ROJO BERMELLO REACTIVO DPD PARA CLORO TOTAL TRAPO INDUSTRIAL YESO

Und. CAJ KG KG BLS BLS UND KG BLS BLS BLS MT GLN KG KG UND GLN GLN GLN GLN UND KG KG

Ratio (/ml) 0.07

Dema nda (mes) 221.10 120.00

PA (da) 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32 0.32

D (diaria) 10.05 5.45 4.42 7.14 10.00 20.89 1.31 91.32 12.73 43.41 0.78 0.36 9.23 0.42 5.36 1.55 3.82 0.36 2.00 3.65 155.27

SS 150.75 81.82 66.27 107.05 150.00 313.36 19.64 1,369.77 190.91 651.14 11.73 5.40 138.41 6.36 80.45 23.18 57.27 5.40 29.93 54.76 2,329.09

Stock mnimo 221 .10 120 .00 97.20 157 .00 220 .00 459 .60 28.80 2,009 .00 280 .00 955 .00 17.20 7.92 203 .00 9.33 118 .00 34.00 84.00 7.92 43.89 80.31 3,416 .00

Stock mximo 371.85 201.82 163.47 264.05 370.00 772.96 48.44 3,378.77 470.91 1,606.14 28.92 13.32 341.41 15.68 198.45 57.18 141.27 13.32 73.82 135.06 5,745.09

Inventario 485.00 695.00 175.00 180.00 267.00 485.00 67.00 100.00 1,912.68 15.00 52.00 84.00 1.00 770.00 76.00 300.00

Cantidad de pedido 372.00 (283.00) (532.00) 89.00 190.00 773.00 (219.00) 2894.00 404.00 1506.00 29.00 13.00 (1,571.00) 1.00 146.00 0.00 (27.00) 141.00 12.00 (696.00) 59.00 5445.00

0.02

97.20 157.00 220.00

0.07 0.10

459.60 28.80 2,009.00

0.03

280.00 955.00 17.20

0.00 0.03 0.00

7.92 203.00 9.33 118.00 34.00 84.00

0.00 0.01

7.92 43.89 80.31 3,416.00

Figura 04 - Ejemplo de Pedido de Materiales con Stock Mnimo

2.3. Seguimiento al Cronograma de Materiales Crticos


El Cronograma de Materiales Crticos indica las cantidades y las fechas de necesidad en el Proyecto de los materiales crticos. A partir de este cronograma y del plazo de abastecimiento de cada uno de los materiales considerados, se determina la fecha lmite para generar los pedidos y asegurar la disponibilidad del material en el Proyecto en el momento que sea requerido.

2.4. Pedido de Materiales Fuera de Rutina


El pedido de cualquier material debe estar contemplado en alguna de las rutinas antes mencionadas; sin embargo, existe la posibilidad de omisin de algn material, quedando la posibilidad de gestionarlo mediante un mecanismo fuera de rutina, que implica generar necesariamente una Solicitud Interna (SI) para gestionar su compra. Estos materiales se han dividido en dos categoras: 9 9 Materiales fuera de rutina No Urgentes: Aquellos cuyo plazo de abastecimiento permite contar con el material en el Proyecto antes de la fecha requerida. Materiales fuera de rutina Urgentes: Aquellos cuyo plazo de abastecimiento no permite contar con el material en el Proyecto antes de la fecha requerida.

Es importante que estos pedidos se registren en un formato que indique la fecha de entrega de la solicitud de requerimiento, la fecha necesaria en Proyecto y la fecha de llegada a Proyecto; para su correcto control y seguimiento. Queda a criterio del Proyecto proceder a una compra directa, siempre y cuando el beneficio de seguir con el procedimiento formal de gestin de compras8, sea menor que comprar directamente. Esta accin debe estar debidamente sustentada para que pueda proceder. A continuacin se presenta un ejemplo:
8

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.38 - Gesti?n de Compras

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PROGRAMACIN DE PEDIDO DE MATERIALES

ING.

CANT.

UND.

DESCRIPCION INICI AL

FECHA ENTREGA REQUERIMI

FECHA NECESARIA EN OBRA

FECHA DE LLEGADA A OBRA

ESTADO

OBS

PLAZO DE ABASTECIMI ENTO

345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364

MC LR LR LR LR LR LR LR LR JG JG JG JG JG JG JG JG CM CM CM

68 300 80 80 50 50 3000 24 5 15 30 15 20 7 7 7 5 4 20 30

UND UND UND UND KG KG UND BLS M3 UND UND UND UND UND UND UND UND MT MT

Cuartones 7.5"x4"x2" Tablones de 2"x10"x10" madera tornillo Palos de euc alipto de 4" Palos de euc alipto de 3" Clavos de 4" Alambre #16 Ladrillos Cemento Arena Respiradores de 2 vas Filtros o cartuchos para gases txicos Orejera tipo copa Arns tipo paracada Linea de vida de 1.80 m Linea de vida de 4.00 m Linea de vida de 6.00 m Manmetros Soga 5/8 Cadena de 1/2"

05-Dic 05-Dic 05-Dic 05-Dic 05-Dic 05-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 06-Dic 07-Dic 07-Dic 07-Dic

11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic

11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 11-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 12-Dic 13-Dic 13-Dic 13-Dic

Atendi do Atendi do Atendi do Atendi do Stock Stock Atendi do Atendi do Atendi do Atendi do Atendi do Atendi do Cancelado Cancelado Cancelado Cancelado Atendi do Proces o Atendi do Atendi do Por PDR Por PDR Por PDR Por PDR

6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6

PLANCHA Triplay de 6 mm.

Figura 05 Ejemplo de pedido de materiales fuera de rutina

2.5. Consolidacin de Requerimientos


El Responsable del Control Logstico9 es el encargado de la gestin logstica correspondiente a cada tipo de material segn la Matriz de Clasificacin de Materiales por forma de Pedido, verificando previamente los niveles de inventarios, los pedidos en trnsito y los pedidos por atender, a fin de solicitar solo lo necesario y no duplicar pedidos. La diferencia entre los requerimientos generados y las existencias en almacn representa el pedido. Este proceso se debe efectuar de preferencia de manera semanal. Al momento de consolidar se deber tener en cuenta las modificaciones en las fechas de necesidad en Proyecto de un material, debido a cambios en el planeamiento.

REQUERIMIENTOS CONTROL LOGSTICO

Consolidado de los materiales a gestionar

CRONOGRAMA CRTICOS

Revisin de Inventarios

COMPRAS

LISTADO DE MATERIALES CON STOCK MNIMO

Lista de materiales a comprar

Ver Programacin de Pedido de Materiales

Figura 06 Consolidacin de requerimientos y pedido de materiales

9 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 - Sistema Log?stico

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3.

INDICADORES
Indicador de calidad de pedido: El Proyecto podr llevar un control de la calidad de los pedidos de materiales estndares, comparando las cantidades previstas a utilizar sealadas en los look aheads de materiales con las cantidades realmente consumidas semanalmente. El objetivo es afinar la calidad del pedido a fin de evitar excesos de inventario o paras en la produccin por pedidos insuficientes. Se muestra un ejemplo en la figura 07.

4.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
GP 1. Participar en el seguimiento a los temas logsticos dentro de las Reuniones de Programacin. 2. Revisin aleatoria del funcionamiento del sistema de pedidos, de la consolidacin de los mismos, de su canalizacin a compras, de su seguimiento y de su distribucin dentro del Proyecto a la llegada de los mismos. 3. Revisin mensual de los indicadores de este procedimiento en la Reunin Semanal de Proyecto. 4. Toma de acciones correctivas en base a la revisin de indicadores de desempeo del sistema logstico. 5. Elaboracin del Look Ahead de Materiales. 6. Elaborar el listado de Pedido de Materiales de Stocks Mnimos. 7. Dar seguimiento al estatus del Cronograma de Materiales Crticos. 8. Mantener actualizado el formato de pedido de materiales fuera de rutina. 9. Consolidacin de los listados de pedidos de materiales. 10. Revisin peridica de los indicadores. 11. Dar seguimiento al status de todas las compras que estn bajo su gestin. GP: Gerente de Proyecto Pr: Responsable de Produccin CL: Control Logstico Pr CL

5.

REFERENCIAS Y ANEXOS

5.1. Buenas Prcticas


9 Ser conveniente elaborar un cronograma de los materiales de Stocks Mnimos cuando se trata de un Proyecto con materiales bien diferenciados de acuerdo a las etapas de ejecucin. Por ejemplo, en el caso de una edificacin, se tienen materiales con Stocks Mnimos para el casco en un primer momento y para los acabados en una segunda etapa. Se recomienda hacer un cronograma con las cantidades y fechas de requerimiento de los materiales crticos, considerando el plazo de abastecimiento asociado a cada material, a fin de contar con un mecanismo de alerta para el requerimiento oportuno de estos materiales. Se recomienda realizar los pedidos de modo que se evite generar un sobre-stock, lo que significa dinero congelado por un tiempo mayor al necesario, o en caso contrario un dficit de stock, lo que a su vez significara falta de material para mantener la continuidad de produccin.

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Figura 07 Ejemplo de indicador de calidad de pedido

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5.2. Documentos Relacionados


9 9 9 9 9 GyM.SGP.PG.36 GyM.SGP.PG.39 GyM.SGP.PG.19 GyM.SGP.PG.20 GyM.SGP.PG.09 Sistema Logstico Gestin de Almacenes Herramientas de Programacin Reuniones de Programacin Anlisis de Proyecto

5.3. Anexos
9 9 9 GyM.SGP.PG.19-F03 Look Ahead de Materiales GyM.SGP.PG.37-F01 Materiales con Stocks Mnimos GyM.SGP.PG.37-F02 Materiales Fuera de Rutina