Manual Administrador Invesicres 63

Versin: 6 Edicin: Abril 2004
Manual de administrador
invesicres
REFER. MANUAL: SIAA1-6.3-0404 VERSIN PROD.: KSMSMSIAA16.3
Primera edicin Diciembre 2002 Segunda edicin Noviembre 2003 Tercera edicin Abril 2004
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Contenido
Contenido
ndice de figuras
_________________________________________ If.1
Introduccin
Arquitectura........................................................................................................I.2 Aplicaciones invesicres ......................................................................................I.3 Documentacin de invesicres ............................................................................I.8 Convenciones tipogrficas .................................................................................I.8
Captulo 1. Configuracin
Acceso a la aplicacin.......................................................................................1.1 Ficha Visualizacin .........................................................................................1.2 Ficha Directorios.............................................................................................1.3 Ficha Dispositivos...........................................................................................1.4 Ficha Base de datos central .........................................................................1.10 Ficha Base de datos local.............................................................................1.11 Ficha Servidor de correo ..............................................................................1.12
invesicres
Captulo 2. Volmenes
Acceso a la aplicacin ...................................................................................... 2.1 Repositorios...................................................................................................... 2.3 Gestin de repositorios ............................................................................... 2.3 Crear repositorios.................................................................................. 2.3 Consultar las propiedades..................................................................... 2.7 Modificar repositorios ............................................................................ 2.8 Borrar repositorios................................................................................. 2.8 Volmenes........................................................................................................ 2.8 Gestin de volmenes ................................................................................ 2.8 Crear volmenes ................................................................................... 2.9 Consultar propiedades de volmenes ................................................. 2.10 Modificar volmenes ........................................................................... 2.11 Borrar volmenes................................................................................ 2.12 Listas .............................................................................................................. 2.12 Gestin de listas de volmenes ................................................................ 2.12 Crear listas de volmenes................................................................... 2.13 Consultar las propiedades de las listas ............................................... 2.14 Modificar listas .................................................................................... 2.14 Borrar listas ......................................................................................... 2.15 Asociar volmenes a listas.................................................................. 2.15 Modificar la posicin de los volmenes en una lista............................ 2.16 Borrar volmenes de una lista............................................................. 2.16
II
Contenido
Captulo 3. Estructura administrativa y usuarios

Acceso a la aplicacin Unidades administrativas..............................................3.2 Unidades administrativas ..................................................................................3.4 Alta de tipo de instituciones.........................................................................3.5 Alta de unidades administrativas.................................................................3.6 Lista de distribucin ...............................................................................3.8 Consultas y modificaciones de unidades administrativas..........................3.11 Mover Unidades administrativas ...............................................................3.14 Entidades registrales.......................................................................................3.15 Alta de entidades registrales .....................................................................3.16 Consultar y modificar entidades registrales...............................................3.20 Oficinas de registro .........................................................................................3.21 Alta de oficinas de registro ........................................................................3.22 Consultar y modificar las propiedades de las oficinas...............................3.24 Alta de usuarios.........................................................................................3.25 Ficha Usuarios ..................................................................................3.26 Crear un usuario nuevo en la oficina..............................................3.26 Asignar permisos genricos a un usuario ......................................3.28 Modificar/consultar los usuarios de una oficina..............................3.30 Borrar usuarios de una oficina .......................................................3.32 Estaciones de trabajo......................................................................................3.32 Alta de estaciones .....................................................................................3.33 Consultar y modificar estaciones de trabajo..............................................3.35 Activar / desactivar elementos de la estructura...............................................3.36 Importar fichero de datos ................................................................................3.37
III
invesicres
Exportar fichero de datos ............................................................................... 3.38 Replicar base de datos................................................................................... 3.38 Bloqueo y desbloqueo de usuarios................................................................. 3.39 Cambiar la identificacin del superusuario del sistema ............................ 3.41
Captulo 4. Libros de registro

Acceso a la aplicacin ...................................................................................... 4.1 Alta de libros de registro................................................................................... 4.3 Asociar a un libro oficinas y / o usuarios .......................................................... 4.5 Asociar oficinas........................................................................................... 4.6 Permisos especficos sobre el libro....................................................... 4.7 Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina.......................................................................................... 4.9 Desligar una oficina de un libro ........................................................... 4.10 Dar de alta usuarios de una oficina..................................................... 4.11 Restricciones sobre la consulta de registros ....................................... 4.12 Para los usuarios de una oficina.................................................... 4.12 Para uno o varios usuarios ............................................................ 4.13 Asociar usuarios ....................................................................................... 4.14 Desligar un usuario de un libro............................................................ 4.16 Consultar y modificar las propiedades de los usuarios ....................... 4.16 Asignar administrador del libro............................................................ 4.17 Asociar a un libro de entrada otro libro de salida............................................ 4.18 Modificar y/o borrar la asociacin de un libro con otro.............................. 4.19 Consultar y modificar las propiedades del libro de registro ............................ 4.20
IV
Contenido
Numeracin de un libro de registro .................................................................4.21 Cambiar la numeracin de un libro de registro..........................................4.23 Reserva de nmeros de registro ...............................................................4.24 Copiar libros de registro ..................................................................................4.25 Asociar un volumen de almacenamiento al libro Pendientes de registro ........4.27 Borrar libros de registro...................................................................................4.27 Cerrar de libros de registro .............................................................................4.27
Captulo 5. Asuntos, transportes y procedimientos

Acceso a la aplicacin.......................................................................................5.1 Tipos de asuntos...............................................................................................5.3 Nuevo asunto ..............................................................................................5.4 Ficha Tipo de asunto...........................................................................5.4 Ficha Oficinas de registro....................................................................5.7 Ficha Documentos ..............................................................................5.9 Consultar y modificar tipos de asuntos......................................................5.11 Borrar tipos de asunto ...............................................................................5.11 Asignar y borrar administradores para los tipos de asuntos......................5.12 Tipos de transportes .......................................................................................5.13 Nuevo transporte.......................................................................................5.13 Consultar y modificar las propiedades ......................................................5.14 Borrar tipos de transporte..........................................................................5.14 Tipos de procedimientos .................................................................................5.15 Nuevo tipo de procedimiento.....................................................................5.15 Consultar y modificar las propiedades ......................................................5.17 Borrar tipos de procedimiento ...................................................................5.17
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Captulo 6 Poblacin
Acceso a la aplicacin ...................................................................................... 6.1 Importar fichero de informacin de territorio..................................................... 6.3 Alta de personas fsicas y jurdicas .................................................................. 6.4 Ficha Persona fsica ................................................................................. 6.5 Ficha Persona jurdica.............................................................................. 6.5 Ficha Domicilio ......................................................................................... 6.6 Ficha Telfono / E-mail............................................................................. 6.8 Buscar personas fsicas y jurdicas .................................................................. 6.9 Criterios de bsqueda............................................................................... 6.10 Consultar y modificar las propiedades de personas fsicas y jurdicas........... 6.11 Borrar personas fsicas y jurdicas.................................................................. 6.12
Captulo 7: Informes
Acceso a la aplicacin ...................................................................................... 7.1 Editar plantilla ................................................................................................... 7.3 Crear informes.................................................................................................. 7.4 Ficha Informe............................................................................................ 7.5 Ficha Libros de registro ............................................................................ 7.6 Ficha Oficinas de registro......................................................................... 7.7 Ficha Perfiles de usuario .......................................................................... 7.8 Consultar y modificar las propiedades de un informe....................................... 7.9 Borrar informes................................................................................................. 7.9
VI
Contenido
Captulo 8: Control de modificaciones

Acceso a la aplicacin.......................................................................................8.1 Buscar registros modificados ............................................................................8.3 Ficha Buscar .............................................................................................8.3 Criterios de bsqueda:...........................................................................8.5 Ficha Orden ..............................................................................................8.6 Ver las modificaciones especficas de un registro ............................................8.7
Captulo 9: Exportar
Acceso a la aplicacin.......................................................................................9.1 Exportar desde la base de datos local a la central............................................9.3 Exportar desde la base de datos local o central a un fichero............................9.8 Importar un fichero a la base de datos central ................................................9.12 Consultar y modificar las propiedades de las tareas.......................................9.14 Borrar tareas ...................................................................................................9.15 Fichero de trazas (EXPORT.LOG)..................................................................9.16 Configurar el destino del fichero de trazas ................................................9.16 Informacin del fichero de trazas ..............................................................9.16 Preparar la base de datos local ......................................................................9.18
VII
ndice de figuras
ndice de figuras
Fig. 1- 1 Acceso a la aplicacin Configuracin ............................................. 1.1 Fig. 1- 2 Configurar la estacin. Visualizacin .............................................. 1.2 Fig. 1- 3 Configurar la estacin. Directorios .................................................. 1.3 Fig. 1- 4 Configurar la estacin. Dispositivos ................................................ 1.4 Fig. 1- 5 Configurar la impresora de validacin............................................. 1.4 Fig. 1- 6 Configurar los dispositivos de captura ............................................ 1.6 Fig. 1- 7 Nuevo dispositivo de captura .......................................................... 1.6 Fig. 1- 8 Parmetros de configuracin .......................................................... 1.7 Fig. 1- 9 Prueba de configuracin ................................................................. 1.8 Fig. 1- 10 Modificar la configuracin del escner.......................................... 1.9 Fig. 1- 11 Otras configuraciones para el escner ......................................... 1.9 Fig. 1- 12 Configurar la estacin. Base de datos central............................... 1.10 Fig. 1- 13 Fuente de datos ODBC................................................................. 1.11 Fig. 1- 14 Configurar la estacin. Base de datos local.................................. 1.12 Fig. 1- 15 Configurar la estacin. Servidor de correo.................................... 1.13
Fig. 2- 1 Acceso al administrador de almacenamiento.................................. 2.1 Fig. 2- 2 Conexin con el Administrador de almacenamiento ....................... 2.2 Fig. 2- 3 Ventana principal del Administrador de almacenamiento ............... 2.2 Fig. 2- 4 Cuadro de dilogo de creacin de repositorios............................... 2.4 Fig. 2- 5 Dilogo 2 de creacin de un repositorio FTP .................................. 2.5
If.1
invesicres
Fig. 2- 6 Dilogo 2 de creacin de un repositorio PFS ..................................2.6 Fig. 2- 7 Consulta de las propiedades de un repositorio ...............................2.7 Fig. 2- 8 Creacin de volmenes...................................................................2.9 Fig. 2- 9 Consultar las propiedades del volumen seleccionado.....................2.11 Fig. 2- 10 Crear una lista ...............................................................................2.13 Fig. 2- 11 Consulta de propiedades de la lista seleccionada.........................2.14
Fig. 3- 1 Acceso a Unidades administrativas.................................................3.2 Fig. 3- 2 Conexin con unidades Administrativas..........................................23. Fig. 3- 3 Ventana principal de la aplicacin ...................................................3.3 Fig. 3- 4 Secuencia de uso: Unidades administrativas ..................................3.4 Fig. 3- 5 Tipo de institucin - Nueva ..............................................................3.5 Fig. 3- 6 Unidad administrativa Nueva. Datos de identificacin..................3.6 Fig. 3- 7 Unidad administrativa Nueva. Direccin.......................................3.7 Fig. 3- 8 Unidad administrativa PROPIA. Propiedades .................................3.9 Fig. 3- 9 Ficha Lista de distribucin ...............................................................3.9 Fig. 3- 10 Cuadro de dilogo Seleccionar destino .........................................3.10 Fig. 3- 11 Lista de distribucin ya elaborada .................................................3.11 Fig. 3- 12 Ventana de bsqueda de unidades administrativas ......................3.12 Fig. 3- 13 Resultados de la bsqueda ...........................................................3.13 Fig. 3- 14 Unidad administrativa Propiedades............................................3.14 Fig. 3- 15 Seleccionar Unidad administrativa destino....................................3.15 Fig. 3- 16 Entidades registrales .....................................................................3.16 Fig. 3- 17 Entidad registral nueva. Datos de identificacin............................3.17 Fig. 3- 18 Entidad registral Nueva. Direccin .............................................3.18
If.2
ndice de figuras
Fig. 3- 19 Entidad registral Nueva. Envo telemtico ................................. 3.19 Fig. 3- 20 Unidad registral - Propiedades...................................................... 3.20 Fig. 3- 21 Oficinas de registro ....................................................................... 3.21 Fig. 3- 22 Oficina de registro Nueva (I) ...................................................... 3.23 Fig. 3- 23 Oficina de registro Nueva (II) ..................................................... 3.23 Fig. 3- 24 Oficina de registro - Propiedades.................................................. 3.25 Fig. 3- 25 Oficina de registro Propiedades. Ficha Usuarios..................... 3.26 Fig. 3- 26 Usuario - Nuevo ............................................................................ 3.27 Fig. 3- 27 Asignar permisos genricos de registro a un usuario ................... 3.29 Fig. 3- 28 Seleccin de usuarios................................................................... 3.30 Fig. 3- 29 Usuario Propiedades ................................................................. 3.31 Fig. 3- 30 Estaciones de trabajo.................................................................... 3.32 Fig. 3- 31 Seleccionar oficinas de registro para asociarles una estacin de trabajo ...................................................................................... 3.34 Fig. 3- 32 Estacin de trabajo Nueva ......................................................... 3.34 Fig. 3- 33 Estaciones de trabajo Propiedades ........................................... 3.35 Fig. 3- 34 Unidad administrativa - Desactivar ............................................... 3.36 Fig. 3- 35 Activar unidad administrativa ........................................................ 3.36 Fig. 3- 36 Importar Unidades administrativas................................................ 3.37 Fig. 3- 37 Exportar fichero de datos .............................................................. 3.38 Fig. 3- 38 Bloqueo / Desbloqueo de usuarios desde Unidades administrativas ................................................... 3.39 Fig. 3- 39 Gestin de usuarios ...................................................................... 3.40 Fig. 3- 40 Administrador de usuarios de invesdoc corporate para invesicres .............................................................................. 3.40 Fig. 3- 41 Cambiar la identificacin del superusuario del sistema ................ 3.41
If.3
invesicres
Fig. 4- 1 Acceso a la aplicacin Libros de registro ........................................4.1 Fig. 4- 2 Conexin con Libros de registro ......................................................4.2 Fig. 4- 3 Ventana principal Libros de registro ................................................4.2 Fig. 4- 4 Nuevo Libro de registro ...................................................................4.5 Fig. 4- 5 Seleccionar oficinas de registro para asociarlas a un libro..............4.6 Fig. 4- 6 Permisos de la oficina sobre un libro...............................................4.8 Fig. 4- 7 Asociacin oficina / libro. Propiedades ............................................4.9 Fig. 4- 8 Eliminar la asociacin de una oficina con un libro ...........................4.10 Fig. 4- 9 Alta de usuarios desde Libros de registro .......................................4.11 Fig. 4- 10 Aplicar restricciones sobre la consulta de registros.......................4.12 Fig. 4- 11 Seleccin del operador de condicin.............................................4.13 Fig. 4- 12 Seleccin de usuarios ...................................................................4.15 Fig. 4- 13 Permisos especficos de un usuario sobre un libro de registro .....4.15 Fig. 4- 14 Consultar / modificar las propiedades de un usuario.....................4.16 Fig. 4- 15 Seleccin del nuevo administrador del libro ..................................4.17 Fig. 4- 16 Asociar libros de registro ...............................................................4.18 Fig. 4- 17 Libro de registro ya asociado ........................................................4.19 Fig. 4- 18 Borrar la asociacin de un libro con otro .......................................4.20 Fig. 4- 19 Consultar y modificar las propiedades del libro .............................4.20 Fig. 4- 20 Libro de registro - Propiedades .....................................................4.21 Fig. 4- 21 Libro de registro - Numeracin de entrada ....................................4.23 Fig. 4- 22 Reservar nmeros para registros ..................................................4.24 Fig. 4- 23 Registros reservados.....................................................................4.25 Fig. 4- 24 Copiar un Libro de registro ............................................................4.26 Fig. 4- 25 Modificar las propiedades del libro copiado...................................4.26
If.4
ndice de figuras
Fig. 5- 1 Acceso a la aplicacin Asuntos, transportes y procedimientos....... 5.1 Fig. 5- 2 Conexin con Asuntos, transportes y procedimientos .................... 5.2 Fig. 5- 3 Ventana principal de Asuntos, transportes y procedimientos ......... 5.2 Fig. 5- 4 Nuevo asunto. Ficha Tipo de asunto .............................................. 5.4 Fig. 5- 5 Seleccionar la unidad administrativa relacionada con el tipo de asunto........................................................................ 5.5 Fig. 5- 6 Buscar unidades administrativas para asociarles tipo de asunto.... 5.6 Fig. 5- 7 Informacin auxiliar del tipo de asunto............................................ 5.7 Fig. 5- 8 Asociar un tipo de asunto a oficinas de registro.............................. 5.8 Fig. 5- 9 Seleccin de oficinas de registro para asociarlas a un tipo de asunto .......................................................................... 5.8 Fig. 5- 10 Oficina ya asociada a un tipo de asunto ....................................... 5.9 Fig. 5- 11 Asociar un documento a un tipo de asunto................................... 5.10 Fig. 5- 12 Consultar y modificar tipos de asunto ........................................... 5.11 Fig. 5- 13 Gestin de administradores de tipos de asunto ............................ 5.12 Fig. 5- 14 Nuevo transporte .......................................................................... 5.14 Fig. 5- 15 Consultar y modificar tipos de transporte...................................... 5.14 Fig. 5- 16 Nuevo tipo de procedimiento ........................................................ 5.15 Fig. 5- 17 Alta del tipo de procedimiento....................................................... 5.16 Fig. 5- 18 Indicar una fecha de baja para el tipo de procedimiento............... 5.16 Fig. 5- 19 Consultar y modificar tipos de procedimiento ............................... 5.17
Fig. 6- 1 Acceso a la aplicacin Libros de registro........................................ 6.1 Fig. 6- 2 Conexin a la aplicacin Poblacin ................................................ 6.2 Fig. 6- 3 Ventana principal de Poblacin....................................................... 6.2 Fig. 6- 4 Importar fichero de informacin de territorio ................................... 6.4
If.5
invesicres
Fig. 6- 5 Nueva persona fsica. Datos de identificacin.................................6.5 Fig. 6- 6 Nueva persona jurdica. Datos de identificacin..............................6.6 Fig. 6- 7 Aadir el domicilio a una persona ...................................................6.7 Fig. 6- 8 Aadir telfonos y direcciones electrnicas a una persona.............6.8 Fig. 6- 9 Introducir los criterios de bsqueda de personas ............................6.9 Fig. 6- 10 Propiedades de personas fsicas ..................................................6.12
Fig. 7- 1 Acceso a la aplicacin Informes ......................................................7.1 Fig. 7- 2 Conexin a la aplicacin Informes...................................................7.2 Fig. 7- 3 Ventana principal de Informes.........................................................7.2 Fig. 7- 4 Plantilla de un informe .....................................................................7.3 Fig. 7- 5 Informe Nuevo. Ficha Informe....................................................7.5 Fig. 7- 6 Asociar una plantilla al informe nuevo .............................................7.5 Fig. 7- 7 Informe - Nuevo: Ficha Libros de registro .....................................7.6 Fig. 7- 8 Informe - Nuevo: Ficha Oficinas de registro..................................7.7 Fig. 7- 9 Informe - Nuevo: Ficha Perfiles de usuario ...................................7.8 Fig. 7- 10 Informe - Propiedades ...................................................................7.9
Fig. 8- 1 Acceso a la aplicacin Libros de registro ........................................8.1 Fig. 8- 2 Conexin a la aplicacin Control de modificaciones........................8.2 Fig. 8- 3 Ventana principal de Control de modificaciones..............................8.2 Fig. 8- 4 Control de modificaciones - Buscar: Ficha Buscar........................8.4 Fig. 8- 5 Control de modificaciones - Buscar: Ficha Ordenar......................8.6 Fig. 8- 6 Control de modificaciones - Propiedades ........................................8.7
If.6
ndice de figuras
Fig. 9- 1 Acceso a la aplicacin Exportacin................................................. 9.1 Fig. 9- 2 Conexin a la aplicacin Exportacin ............................................. 9.2 Fig. 9- 3 Ventana principal de Exportacin ................................................... 9.3 Fig. 9- 4 Asistente para la definicin de tareas (I)......................................... 9.4 Fig. 9- 5 Asistente para la definicin de tareas (II)........................................ 9.4 Fig. 9- 6 Asistente para la definicin de tareas (III)....................................... 9.5 Fig. 9- 7 Asistente para la definicin de tareas (IV)....................................... 9.5 Fig. 9- 8 Fijar las condiciones de exportacin ............................................... 9.6 Fig. 9- 9 Asistente para la definicin de tareas (V)........................................ 9.7 Fig. 9- 10 Ejecutar la tarea de exportacin ................................................... 9.7 Fig. 9- 11 Exportacin a fichero (I) ................................................................ 9.8 Fig. 9- 12 Exportacin a fichero (II) ............................................................... 9.9 Fig. 9- 13 Fijar las condiciones de exportacin ............................................. 9.9 Fig. 9- 14 Exportacin a fichero (III) .............................................................. 9.10 Fig. 9- 15 Seleccionar el directorio destino para guardar el fichero .............. 9.11 Fig. 9- 16 Definir una tarea de importacin de un fichero (I) ......................... 9.12 Fig. 9- 17 Definir una tarea de importacin de un fichero (II) ........................ 9.13 Fig. 9- 18 Definir una tarea de importacin de un fichero (III) ....................... 9.13 Fig. 9- 19 Definir una tarea de importacin de un fichero (IV)....................... 9.14 Fig. 9- 20 Propiedades de una tarea de exportacin .................................... 9.15 Fig. 9- 21 Configurar el directorio del fichero de trazas................................. 9.16 Fig. 9- 22 Ejemplo de un fichero de trazas.................................................... 9.17 Fig. 9- 23 Definicin de la base de datos local.............................................. 9.18
If.7
Introduccin
g g g g
Arquitectura Aplicaciones invesicres Documentacin de invesicres Convenciones tipogrficas
Introduccin
l Sistema de Informacin Comn de los Registros de Entrada y Salida de la Administracin Pblica, invesicres, es un sistema de informacin basado en la gestin electrnica de documentos. Est destinado a los registros administrativos de entrada y salida de la Administracin Pblica, y permite la realizacin de las tareas de estas oficinas de manera ms gil y completa. El producto invesicres de Informtica El Corte Ingls proporciona las funciones necesarias para cumplir con las exigencias legales en materia de unificacin de procedimientos administrativos y ventanilla nica, abarcando todos los aspectos propios de las operaciones de registro: Automatizacin del libro de registro, as como una garanta de autenticidad, confidencialidad y disponibilidad de las operaciones de registro. Simplificacin de la tarea de registro y de la transmisin de documentos de forma telemtica entre oficinas de registro de distintas unidades administrativas. Mantenimiento de un sistema de registro integrado con un sistema de archivo y gestin de documentos de acuerdo con las especificaciones ATRIO. Integracin del registro de documentos con mdulos de seguimiento de expedientes de acuerdo a las especificaciones ESTROFA.
Adems invesicres aade otras aportaciones, tales como: Mantenimiento de un libro de registro en local, gracias al cual se garantiza la continuidad de las tareas de registro cuando stas no pueden realizarse de manera centralizada por falta de conexin. Existencia de un sistema de control de modificaciones del libro de registro. Distribucin de los documentos de entrada registrados a los usuarios destinatarios finales de los mismos. Personalizacin de las soluciones de registro unificado, adaptndolas a las necesidades particulares de cada oficina de registro, lo que permite:
I.1
invesicres
Ampliar el modelo de datos del libro de registro conservando siempre la informacin de registro comn obligatoria. Definir nuevos formatos de informes y modificar los ya existentes. Adaptar el sello a las necesidades de cada oficina. Utilizar el programa en las distintas lenguas oficiales del Estado espaol.
Arquitectura
Las caractersticas de hardware y software de la versin 6 de invesicres para puestos cliente son las siguientes: Requisitos hardware: PC compatible con procesador Pentium a 133 MHz 32 Mbytes de memoria RAM 20 Mbytes de espacio libre en disco duro para la instalacin Tarjeta grfica SVGA, con resolucin mnima de 800x600 Tarjeta de conexin a red Ratn instalado Requisitos software: Sistemas operativos: Windows 2000 Professional SP4 / Windows XP SP 1a.
Base de datos central: Oracle 8i / Oracle 9i / SQLServer 2000
I.2
Introduccin
Base de datos local: Microsoft Access 2000
Software de digitalizacin para captura (opcional): Adrenaline 3.2 / ImageControls 3.23 / Driver Twain de 32 bits
Controlador de impresora para la impresora de validacin (opcional): Versin del controlador para el sistema operativo que corresponda (para la impresora Epson TM-U295 se recomienda la versin 1.41 e).
Software de correo electrnico (opcional): Microsoft Exchange Server 5.5. Requiere la instalacin de alguno de los siguientes software cliente de correo electrnico para el servidor de intercambio registral: Microsoft Outlook (tm) 97 / Microsoft Outlook (tm) 98 / Microsoft Outlook (tm) 2000 Para cualquiera de estos clientes de correo electrnico es necesario la instalacin de la librera Microsoft CDO 1.21 Cualquier servidor de correo electrnico compatible con los protocolos SMTP y POP3. No se requiere la instalacin de software cliente de correo para el servidor de intercambio registral.
Aplicaciones invesicres
Invesicres es un sistema formado por once aplicaciones, que se dividen genricamente en aplicaciones de Cliente y aplicaciones de Administrador, segn el usuario predominante en su uso. La aplicacin Registro es la nica propiamente de tipo Cliente, el resto son de Administrador. Poblacin slo puede ser utilizada por usuarios con perfiles de
I.3
invesicres
Superusuario. Control de Modificaciones, adems de Superusuarios, admite perfiles de Administrador de libro: La siguiente tabla muestra un resumen de las aplicaciones que pueden utilizar los distintos usuarios de invesicres en funcin del perfil que tengan asignado en el sistema.
Aplicaciones
Perfiles en invesicres
Superusuario Administrador de libro
S No S (*)
Operador de registro
S No No No No No No No No S S
Configuracin Volmenes Libros de registro
S S (**) S
Control de modificaciones S Unidades administrativas Asuntos y transportes Poblacin Informes Gestin usuarios Exportar Registro
S S S S S (**) S S
S (*)
No No No No No No S
(*) nicamente puede acceder a la informacin de los libros de registro el usuario que los ha creado o el que los administra. En ambos casos, se tiene pleno acceso a todas las operaciones disponibles. (**) Slo el superusuario del sistema: SYSSUPERUSER. Cada aplicacin del sistema invesicres tiene una funcin claramente definida, que permite introducir los datos necesarios para realizar todas las tareas relacionadas con las operaciones rutinarias de registro (en la aplicacin Registro o Cliente) detalladas en el Manual de usuario.
I.4
Introduccin
El manual del Administrador de invesicres presenta las aplicaciones destinadas a los usuarios encargados de la gestin a alto nivel del sistema. Se divide en nueve captulos, adems de esta introduccin, y en ellos se explican las aplicaciones propiamente de administracin: Configuracin. Volmenes. Unidades administrativas. Libros de registro. Asuntos y transportes. Poblacin. Informes. Control de modificaciones. Gestin usuarios. Exportar.
Para poder empezar a trabajar con invesicres es necesario preparar el sistema para que se puedan realizar todas las tareas relacionadas con las operaciones rutinarias de registro. Normalmente, la secuencia lgica de trabajo es la siguiente: 1. Arrancar el CD de instalacin e instalar el paquete completo de aplicaciones. Realizar la configuracin de invesicres mediante la aplicacin Configuracin, que permite configurar el sistema desde un puesto invesicres en aspectos tales como los directorios bsicos de trabajo; almacenamiento de correo; impresoras de validacin y de red; dispositivos de captura; conexin a la base de datos central, y a la local si se utiliza y en cada puesto que lo necesite. Estas operaciones deben llevarse a cabo inmediatamente despus de la instalacin del puesto y no requieren la existencia de un usuario registrado de la aplicacin. Para completar esta informacin puede consultar el Capitulo uno de este manual. Definir la estructura de almacenamiento para asegurar una correcta gestin de volmenes y servidores de almacenamiento desde Vol-
I.5
invesicres
menes, aplicacin del entorno invesdoc corporate a la que se puede acceder desde invesicres. Permite dar de alta nuevas unidades de almacenamiento masivo de la informacin no relacional mediante dispositivos de almacenamiento organizados internamente en volmenes, listas y repositorios y establecer sus caractersticas de configuracin. Puede consultar el captulo dos para ms informacin sobre esta aplicacin. 2. A continuacin desde la aplicacin Unidades Administrativas proceda a: Crear las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y estaciones de trabajo que integran los diferentes entes de la Administracin del Estado, y que le permitirn realizar el mantenimiento de las tablas correspondientes a estas unidades. Dar de alta a los usuarios de las distintas oficinas de registro de cada unidad, asignndoles su correspondiente perfil de usuario (Superusuario, "Administrador de libro u Operador de registro). En el captulo tres, se explica con detalle el uso de la aplicacin Unidades administrativas. La aplicacin Gestin Usuarios, del entorno invesdoc corporate pero accesible desde invesicres, permite llevar el control de todos los usuarios tanto los de invesdoc corporate para que puedan utilizar, bajo ciertas limitaciones invesicres, como los del propio invesicres. Slo puede acceder a esta aplicacin el superusuario del sistema (SYSSUPERUSER) y su uso especfico es desbloquear a un usuario que haya intentado acceder a alguna de las aplicaciones de forma errnea tres veces, o bloquearlo para que no pueda acceder a ninguna de ellas. Consulte el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual. 3. Desde la aplicacin Libros de registro debe: Crear los libros de registro necesarios, especificando para cada uno los siguientes parmetros: nombre del libro, Tipo (Entrada o salida), Tipo de numeracin (Central, local o por oficina), autenticacin de las imgenes digitalizadas, lista de volmenes asociada al libro para el almacenamiento de las imgenes digitalizadas (Opcional). Asociar las oficinas de registro y los usuarios deseados al libro o libros creados en el paso anterior.
I.6
Introduccin
Modificar, en caso de que sea necesario, los contadores de numeracin de los libros. Consulte el captulo cuatro para ms informacin.
4.
Seguidamente puede definir y dar de alta desde la aplicacin Asuntos y transportes los asuntos y tipos de transporte necesarios para la posterior operacin de registro. En el momento del registro, podr elegir entre seleccionar los asuntos y transportes dados de alta desde aqu, o bien introducir un valor libre si as lo prefiere. Consulte el captulo cinco para ms informacin. A continuacin, desde Poblacin puede dar de alta personas fsicas y jurdicas, adjuntando sus principales datos de contacto (direccin, e-mail, NIF/CIF, etc.). Las personas fsicas y jurdicas existentes en la base de datos podrn incluirse directamente desde el cuadro principal de registro y para algunos usuarios, tambin crearlas desde all. Consulte el captulo seis para ms informacin. La aplicacin Informes le permite disear el formato de las plantillas que se utilizarn para imprimir certificados de registro, listados y relaciones diarias. Consulte el captulo siete para ms informacin. La prestacin fundamental de Exportar consiste en transferir un conjunto de registros que define el usuario mediante filtro desde un libro origen a un libro destino. Por ejemplo, puede exportar los registros que ha creado un usuario determinado desde el libro de entrada de la base de datos local al libro de entrada de la base de datos central. Esta operacin puede resultar necesaria, por ejemplo, en aquellos casos en los que un fallo de funcionamiento en la base de datos central (un error de comunicaciones, por ejemplo) obligue a trabajar nicamente sobre la base de datos local. Una vez subsanada la incidencia, los registros creados en la base de datos local se pueden exportar a la central. Consulte el captulo nueve para ms informacin. Desde Control de modificaciones cualquier usuario autorizado de invesicres podr realizar bsquedas avanzadas mediante filtros personalizables sobre los conjuntos de registros existentes en los libros de registro que hayan sufrido modificaciones en cualquier campo. Consulte el captulo ocho para ms informacin.
5.
6.
7.
8.
I.7
invesicres
Documentacin de invesicres
El paquete de documentacin de invesicres incluye los siguientes elementos: Manual de usuario: en este manual se describe la aplicacin Cliente de invesicres, es decir, el uso de las opciones y procedimientos principales de la aplicacin Registro. Manual del administrador: describe en detalle el funcionamiento de las aplicaciones de Administrador de invesicres. Est dirigido a administradores y, ms en general, a usuarios que vayan a crear o gestionar las tablas de mantenimiento de invesicres.
Convenciones tipogrficas
En la confeccin de este manual se han seguido algunas convenciones que tienen por objeto facilitar su uso. Para los formatos se aplican las siguientes normas tipogrficas: Negrita Nombres de aplicaciones, ventanas y cuadros de dilogo, as como ttulos de apartados a los que se hace referencia. Ejemplo: Unidades administrativas Comillas Las fichas y los controles (botones, casillas, etc.) de los cuadros de dilogo. Ejemplos: Aceptar, "Cancelar", "S", "No". Asimismo se han incluido los siguientes iconos:
Signo de advertencia. La operacin requiere especial atencin o puede producir efectos no deseados. Notas que completan lo dicho sobre algn tema tratado previamente.
I.8
Introduccin
Referencia a otro captulo o seccin del presente manual, que ofrece informacin relacionada con el tema que se est tratando. Referencia bibliogrfica a otro manual.
I.9
1
Configuracin
g g g g g g g
Acceso a la aplicacin Ficha Visualizacin Ficha Directorios Ficha Dispositivos Ficha Base de datos central Ficha Base de datos local Ficha Servidor de correo
Configuracin
sta aplicacin permite configurar el sistema desde un puesto invesicres, en aspectos tales como los directorios bsicos de trabajo, almacenamiento de correo, impresoras de validacin y de red, dispositivos de captura, etc.
La configuracin de invesicres 6.1 se realiza inmediatamente despus de la instalacin del puesto y no requiere la existencia de un usuario registrado de la aplicacin.
Acceso a la aplicacin
Para acceder a la aplicacin Configuracin, pulse inicio y desde el grupo de programas invesicres, seleccinela tal y como se ve en la figura siguiente:
Fig. 1- 1 Acceso a la aplicacin Configuracin
Como no se exige identificacin de usuario, se abrir la ventana Configuracin de estacin, que incluye seis fichas, desde las que podr fijar los siguientes aspectos: La identificacin de referencia (cdigo, nombre o abreviatura) que se utiliza en las aplicaciones al presentar una unidad administrativa, una oficina de registro y un tipo de asunto.
1.1
invesicres
Los directorios de trabajo de invesicres en el puesto local. La configuracin de las impresoras y del sello de validacin de la oficina. El funcionamiento bsico de los dispositivos de trabajo (impresoras y escner) a los que recurre el puesto durante la operacin de registro. La base de datos local y central con las que trabaja el puesto cliente. El servidor de correo para el intercambio registral de invesicres. Tambin se pueden configurar los parmetros de Visualizacin, Directorios y Dispositivos desde la aplicacin Registro, men Opciones, Configuracin.
Ficha Visualizacin
La ficha Visualizacin, ilustrada en la figura siguiente, permite fijar qu parte de la identificacin de referencia (cdigo, nombre o abreviatura) se utiliza en las aplicaciones al presentar una unidad administrativa o una oficina de registro. Por defecto Configuracin sugiere que se muestre el cdigo.
Fig. 1- 2 Configurar la estacin. Visualizacin
1.2
Configuracin
Ficha Directorios
Los directorios asociados a invesicres se usan para reservar espacio de trabajo en el disco local destinado a operaciones de tratamiento de imgenes o similares:
Fig. 1- 3 Configurar la estacin. Directorios
Directorio de cach: Se utiliza para reservar espacio en disco para informacin documental. Por defecto est fijado a 10 Mbytes en la ruta: C:\Archivos de programa\IECISA\inveSicres\Cache. Directorio temporal: Este directorio est destinado a los ficheros temporales que se generan durante la aplicacin, tales como los generados al capturar la informacin documental asociada a un documento de registro. Usa por defecto C:\Archivos de programa\IECISA\inveSicres\Temp.
1.3
invesicres
Ficha Dispositivos
Los dispositivos de trabajo son los perifricos utilizados en el trabajo diario de registro: Impresora de validacin y escner.
Fig. 1- 4 Configurar la estacin. Dispositivos
Impresora de validacin: Permite configurar los parmetros de la impresora que se utilizar para el sello de validacin y algunos aspectos bsicos del mismo. El sello no se puede configurar en cuanto a su contenido. Marque la casilla y pulse Configurar... para abrir este cuadro de dilogo:
Fig. 1- 5 Configurar la impresora de validacin
1.4
Configuracin
En l se pueden configurar los siguientes parmetros: La impresora que efectuar la validacin, es decir, por la que se imprimir el sello. La fuente o tipografa utilizada para el texto del sello. El formato de la fecha que se usar para escribir la fecha del registro. El literal que se usar para designar el libro de entrada al que pertenece el registro. El literal que se usar para designar el libro de salida al que pertenece el registro. Si se va a imprimir con un marco fino alrededor del sello, marque la casilla Recuadro. Si se va a incluir en el sello el nmero de pginas que tiene el documento registrado, marque N de pginas. Si se va a incluir en el sello el cdigo de la oficina de registro, marque Cdigo de oficina. Si se va a incluir en el sello el cdigo de la unidad destino o el de la de origen, segn se trate de registros de entrada o de salida, marque Cdigo de unidad destino / origen. Si se van a escribir en una sola lnea los datos de identificacin del sello, es decir, la identificacin del libro de registro y de la oficina de registro, marque Datos de identificacin en la misma lnea. En Justificacin, seleccione el modo de ajuste del sello en la pgina, es decir, centrado, a la derecha o a la izquierda. En Ancho, indique en milmetros la anchura del sello completo. En Desplazamiento, indique en milmetros la distancia desde el sello al borde de la pgina. Puede comprobar el aspecto que presentar la impresin del sello con el botn Prueba. Con Aceptar guarda los datos de configuracin de la impresora de validacin.
1.5
invesicres
Escner. Permite configurar el escner de red o del puesto invesicres que se utilizar para capturar los documentos impresos grficos o de texto que se asocian al documento principal de registro. Marque esta casilla y pulse Configurar... para acceder al cuadro de dilogo de configuracin.
Fig. 1- 6 Configurar los dispositivos de captura
El recuadro Dispositivos estar vaco si no se ha configurado ninguno, o mostrar los dispositivos ya configurados. Pulse "Nuevo" para configurar uno o aadir otro a los que ya existen y se abrir otro dilogo en el que tiene que indicar cada uno de los parmetros que se necesitan:
Fig. 1- 7 Nuevo dispositivo de captura
1.6
Configuracin
Escriba el Nombre del escner. Seleccione el Tipo: TWAIN. Elija la Fuente con el botn "Examinar". El dilogo muestra una relacin de fuentes en funcin del tipo de escner instalado. Seleccione la que corresponde al modelo que est configurando. Pulse "Aceptar" y volver al dilogo anterior.
Si marca la casilla "Utilizar la interfaz de la fuente", cuando vaya a capturar documentos desde el escner se mostrar la interfaz del driver instalado. Si la deja en blanco, la captura se realiza con la interfaz que se proporciona por defecto. Pulse "Aceptar" para guardar estos datos y se mostrarn en otro dilogo los parmetros de la configuracin.
Fig. 1- 8 Parmetros de configuracin
El Nombre se refiere al que se asigna a la configuracin, en el ejemplo de la figura es: Por defecto.
1.7
invesicres
La Pgina incluye el tamao de papel que se va a capturar; la resolucin con la que se capturar y el origen desde el que se va a capturar, en este caso el alimentador automtico del escner. Los Ajustes se refieren a la captura en blanco y negro (monocromo), escala de grises o en color (16M de colores); a la intensidad o grado de luminosidad de la imagen; y al contraste entre los colores. El Fichero se refiere al formato, que puede ser: BMP TIFF. En este formato, se puede capturar ms de una pgina en el mismo fichero si marca la casilla Multipgina. JPG. En este formato se puede configurar, adems, qu tipo de fichero JPG se guarda: Con prdida, Sin prdida o con Prdida progresiva. Estas opciones van de menor calidad en la imagen a mayor, y afectan tambin al tamao del fichero JPG. Esta caracterstica es vlida tanto para TWAIN como para KOFAX.
El botn "Probar" le muestra en la pantalla cmo queda la imagen con los parmetros indicados.
Fig. 1- 9 Prueba de configuracin
Si est de acuerdo cierre esta ventana de prueba (botn: "Aceptar" para volver al dilogo anterior.
), y pulse
Pulse "Aceptar" de nuevo en el dilogo Configuracin de dispositivos de captura y ya tiene configurado el escner.
1.8
Configuracin
Si necesita modificar la configuracin o aadir una nueva, sitese de nuevo en el dilogo Configuracin de dispositivos de captura, seleccione el escner y pulse "Abrir" para ver el dilogo especfico de configuracin de dicho escner.
Fig. 1- 10 Modificar la configuracin del escner
Puede modificar el Nombre indicando uno diferente. Seleccione ahora la pestaa o ficha "Configuraciones" y pulse cualquiera de los botones siguientes para realizar la accin correspondiente:
Fig. 1- 11 Otras configuraciones para el escner
El botn "Nueva" da la posibilidad de aadir una nueva configuracin a la que ya tiene.
1.9
invesicres
El botn "Abrir" edita los parmetros que tiene el dispositivo seleccionado y permite modificarlos. El botn "Predeterminada" slo se habilita si tiene varias configuraciones guardadas, y establece la seleccionada como la configuracin que por defecto va a tomar el escner al capturar una imagen. El botn "Eliminar" permite borrar la configuracin seleccionada. Si borra todas tiene que reconfigurar el dispositivo con el botn "Nueva". Pulse "Aceptar" en todos los cuadros de dilogo que se han ido abriendo para guardar los cambios, y si todo es correcto, podr usar a partir de ese momento el escner desde invesicres.
Ficha Base de datos central

Esta ficha permite fijar la base de datos central a la que se conecta el puesto cliente que se est configurando:
Fig. 1- 12 Configurar la estacin. Base de datos central
1.10
Configuracin
Cumplimente los siguientes datos en el recuadro Datos de la conexin: Base de datos: Pulse el botn de seleccin y elija la fuente ODBC de datos. .
Fig. 1- 13 Fuente de datos ODBC
Si necesita alguna otra, con el botn "Nueva" se abre un asistente para que la configure. Especifique un nombre de usuario y su contrasea. A continuacin, verifique que la conexin es correcta pulsando Prueba.
Ficha Base de datos local

Esta ficha permite configurar la base de datos local para cada estacin de trabajo que disponga de ella. El kit de instalacin crea una base de datos local llamada DBSICRES.MDB ya inicializada con la estructura de datos de invesicres en el subdirectorio \local, del directorio de instalacin de invesicres 6.1.
1.11
invesicres
Cumplimente los siguientes datos: Marque la casilla de verificacin La estacin tiene base de datos local.
Fig. 1- 14 Configurar la estacin. Base de datos local
Indique los datos de conexin: Seleccione la base de datos entre las fuentes ODBC disponibles (DBSICRES). Complete el usuario (sysadm) y la contrasea (sysadm). Verifique que la conexin es correcta pulsando "Prueba". Por ltimo, pulse Aceptar. Para ms informacin, consulte en el captulo nueve de este manual, el apartado Preparar la base de datos local.
Ficha Servidor de correo

Esta ficha permite configurar un servidor de correo para que invesicres pueda realizar las operaciones de intercambio registral y envo de mensajes.
1.12
Configuracin
Rellene los siguientes datos: Seleccione el Tipo de servidor. Puede ser Microsoft Exchange o un servidor compatible con los protocolos SMTP o POP3.
Fig. 1- 15 Configurar la estacin. Servidor de correo
Para un servidor de correo electrnico Microsoft Exchange indique: Servidor: alias de la mquina en la que est instalado el software de correo electrnico (servidor) usado por el servidor de correo invesicres. Perfil: perfil de conexin al software cliente de correo usado por el servidor de correo invesicres. Usuario: usuario de conexin al software cliente de correo usado por el servidor de correo invesicres. Contrasea: clave de conexin al software cliente de correo usado por el servidor de correo invesicres.
Para un servidor de correo electrnico compatible con los protocolos SMTP y POP3 indique: Servidor, puerto, usuario y contrasea de la conexin SMTP. Servidor, puerto, usuario y contrasea de la conexin POP3.
1.13
invesicres
Directorio. Directorio de mensajes del servidor de intercambio registral e invesicres. Pulse para seleccionarlo. Tiempo entre intentos de envos y recepcin (segundos). Tiempo de espera entre las operaciones de envo y recepcin de mensajes. Nmero de reenvos. Nmero mximo de envos de un mensaje que deben intentarse antes de considerarlo errneo. Tiempo entre reenvos (horas). Tiempo de espera entre dos reenvos de un mensaje.
1.14
2
Volmenes
g g g g
Acceso a al aplicacin Repositorios Volmenes Listas
Volmenes
l Administrador de almacenamiento permite definir la estructura de almacenamiento del sistema, dar de alta nuevos repositorios, volmenes y listas, as como modificar los derechos y propiedades de los volmenes ya creados y consultar las caractersticas de un volumen, lista o repositorio determinado. Para asociar un fichero a un determinado libro de registro, debe capturarlo va escner o va fichero (Explorador Windows). Al guardarlo, el fichero se almacena en un volumen de almacenamiento correspondiente a la lista de volmenes asociada al archivador. Por lo tanto, es obligatorio que exista una lista con al menos un volumen de almacenamiento asociada a cada libro del sistema que utilice informacin documental. Las listas y volmenes de almacenamiento se definen desde aqu. Los volmenes, incluidos en las listas, se crean en un repositorio.
Al Administrador de almacenamiento se accede seleccionando en el men inicio la aplicacin Volmenes del grupo de programas invesicres. Slo el SYSSUPERUSER puede acceder a esta aplicacin.
Fig. 2- 1 Acceso al administrador de almacenamiento
2.1
invesicres
En el cuadro de dilogo de conexin que se abre debe escribir su nombre y clave personal de acceso al sistema, y pulsar "Aceptar".
Fig. 2- 2 Conexin con el Administrador de almacenamiento
Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.
Fig. 2- 3 Ventana principal del Administrador de almacenamiento
Para crear la estructura completa de almacenamiento de invesicres debe realizar las siguientes operaciones: Definir los repositorios disponibles. Fijar los volmenes para cada repositorio. Determinar las listas de volmenes.
En caso de que sea necesario, puede asociar una determinada lista al libro de registro deseado. Terminado el procedimiento anterior la estructura destinada a guardar la informacin est preparada para comenzar a trabajar en invesicres.
2.2
Volmenes
Repositorios
Los repositorios agrupan caractersticas tcnicas asociadas a un dispositivo fsico. Son independientes entre s, no pudiendo incluirse un repositorio dentro de otro. Los volmenes que se utilizan en el sistema se crean siempre dentro de un repositorio, por lo que antes de comenzar a crear volmenes, es imprescindible que exista al menos un repositorio. Los volmenes deben pertenecer exclusivamente a un repositorio.
Gestin de repositorios
El men Repositorio contiene las opciones necesarias para llevar la gestin de repositorios que comprende las siguientes operaciones: Crear repositorios (opcin Nuevo). Modificar sus caractersticas (opcin Abrir). Borrar repositorios (opcin Eliminar). Consultar sus propiedades (opcin Propiedades).
Crear repositorios
Secuencia de operaciones para crear un repositorio 1. Seleccione el nodo Repositorio que aparece por defecto en la pantalla, y ejecute la opcin Nuevo del men Repositorio. Se abre el asistente de creacin de repositorios.
2.3
invesicres
Fig. 2- 4 Cuadro de dilogo de creacin de repositorios
2.
Introduzca el nombre que desee dar al repositorio en el campo Nombre. En el campo Tipo seleccione el tipo de repositorio que desee crear. Segn la forma de acceso que se determine a la mquina puede elegir uno de stos: PFS (Public File System): El sistema puede acceder a una mquina mediante un sistema pblico de ficheros. Tambin puede ser una UNC (\\). FTP (File Transfer Program): Si es una mquina con protocolo FTP. Disco remoto con servidor FTP.
En el campo Descripcin puede introducir una breve descripcin sobre el repositorio. El recuadro Atributos se refiere a aquellas caractersticas del repositorio que no se van a poder cambiar. Seleccione una de las siguientes opciones: WORM: Se tratar de un disco de una sola escritura. Lectura mltiple y no regrabable.
2.4
Volmenes
Removible: Se trata de un dispositivo no fijo, esto es, movible.
El recuadro Estado se refiere a aquellas propiedades transitorias por las que va a pasar el repositorio. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones: Disponible: Es el estado natural, se puede acceder a l normalmente. Slo lectura: El repositorio no se podr modificar, ni se podrn crear y eliminar volmenes de dicho repositorio.
3.
Pulse "Siguiente" para pasar de ficha una vez definidos los aspectos necesarios.
Se pueden dar dos casos: A) Si se trata de un repositorio FTP aparece la siguiente pantalla:
Fig. 2- 5 Dilogo 2 de creacin de un repositorio FTP
Esta pantalla le permite indicar las caractersticas fsicas de la mquina sobre la que van a almacenarse los ficheros. Rellene los siguientes campos y recuadros:
2.5
invesicres
"Plataforma": Indique la plataforma sobre la que corre el sistema, puede ser Unix o Windows NT. En el recuadro Servidor seleccione si desea establecer conexin con ste mediante una direccin IP o mediante un nombre lgico de conexin que corresponder al fichero HOSTS de Windows. En ambos casos, deber introducir el nombre de un usuario y su contrasea. Pulsando el botn "Prueba de conexin" puede realizar una prueba de conexin con el servidor para verificar que todos los datos introducidos son correctos. Ruta de acceso: En este recuadro incluya la ruta para acceder al repositorio en cuestin.
B) Si se trata de un repositorio de tipo PFS, aparecer una pantalla en la que deber introducir la ruta de acceso al servidor. El botn de seleccin abre la pantalla del explorador de Windows que le ayudar a configurar esta ruta.
Fig. 2- 6 Dilogo 2 de creacin de un repositorio PFS
4.
Pulse "Finalizar". El nuevo repositorio aparecer en ambas partes de la pantalla principal.
2.6
Volmenes
Consultar las propiedades

Durante el proceso de creacin se determinan ciertas caractersticas de cada repositorio. Para consultarlas, haga clic sobre el repositorio en cuestin y seleccione la opcin Propiedades del men Repositorio o del men contextual.
Fig. 2- 7 Consulta de las propiedades de un repositorio
A partir de aqu puede consultar los siguientes aspectos: Nombre y tipo. Fecha y hora de creacin y ltima modificacin del repositorio. Nombre del usuario que lo cre y responsable de su ltima modificacin.
Si selecciona la pestaa "Detalle" puede ver tambin: La ruta de acceso al directorio en el que se van a almacenar los ficheros correspondientes. Otros atributos: WORM y removible, y el estado actual (Disponible, se puede leer y acceder a l siempre que lo desee; o slo lectura, se trata de un repositorio sobre el que no se pueden modificar datos).
2.7
invesicres
Modificar repositorios
Desde la opcin Abrir de los mens Repositorio o contextual y una vez seleccionado el repositorio en cuestin se puede modificar lo siguiente: El nombre. Tambin puede modificarlo sin necesidad de abrirlo con la opcin Cambiar nombre de los mens citados. La descripcin. El estado: "Disponible" o de "Slo lectura".
Borrar repositorios
Slo se pueden borrar repositorios en los que no exista ningn volumen. La opcin que ha de utilizar es Eliminar de los mens Repositorio o contextual.
Volmenes
Una vez definidos los repositorios es necesario asociarles volmenes. Todo volumen se crea y asocia durante su definicin a un repositorio concreto. Por lo tanto se puede decir que los volmenes de almacenamiento no tienen autonoma ya que siempre dependern de un repositorio. Un volumen de almacenamiento representa el destino fsico o lgico en que se almacenan los ficheros documentales (archivos imagen, ficheros capturados de escner, archivos documento, etc.) de los registros.
Gestin de volmenes
El men Volumen contiene las opciones necesarias para llevar la gestin de volmenes que comprende las siguientes operaciones:
2.8
Volmenes
Crear volmenes (opcin Nuevo). Modificar sus caractersticas (opcin Abrir). Borrar volmenes (opcin Eliminar). Consultar sus propiedades (opcin Propiedades).
Crear volmenes
Secuencia de operaciones para crear un volumen 1. Seleccione, en la parte izquierda de la pantalla, el repositorio en el que desee incluir el volumen. Elija la opcin Nuevo del men Volumen. Se abre el siguiente dilogo:
Fig. 2- 8 Creacin de volmenes
2.
Rellene los siguientes campos: Nombre: Introduzca el nombre que desee dar al nuevo volumen.
2.9
invesicres
Ruta de acceso: Relativa al repositorio al que pertenece el volumen. Capacidad: Tamao mximo en Mbytes que va a tener el volumen. Se podr copiar informacin que no exceda de lo aqu indicado. Por defecto se asignan 500 Mbytes. Descripcin: Escriba un breve texto sobre el volumen. Estado: Permite seleccionar el estado del volumen. Se reconocen tres estados diferentes para un volumen: "Disponible": Se puede leer y acceder a l normalmente. Por defecto todos los volmenes nuevos estn disponibles. "Slo lectura": Se trata de un volumen que no se puede modificar. "Lleno": El volumen ha llegado a la capacidad mxima definida y no puede albergar ms ficheros.
3.
Pulse "Aceptar". El nuevo volumen aparecer en la zona derecha de la pantalla principal de la aplicacin. Para crear ms volmenes repita este proceso las veces que sean necesarias.
En estos procesos de creacin de elementos, la aplicacin Administrador de almacenamiento controlar la correcta introduccin de datos mediante mensajes emergentes.
Consultar propiedades de volmenes

Igual que sucede con los repositorios, durante el proceso de creacin de volmenes se determinan ciertas caractersticas. Para consultarlas debe seleccionar dicho volumen y elegir la opcin Propiedades del men Volumen o del men contextual asociado.
2.10
Volmenes
Fig. 2- 9 Consultar las propiedades del volumen seleccionado
Adems del nombre, repositorio al que pertenece el volumen, identificador y usuario que lo ha creado y modificado, bajo la pestaa "Detalle" tambin puede consultar la ruta de acceso, la capacidad total del volumen y lo que est ocupado, as como el nmero de ficheros copiados y el estado en el que se encuentra.
Modificar volmenes
Desde la opcin Abrir de los mens Volumen o contextual y una vez seleccionado el volumen en cuestin se puede modificar lo siguiente: El nombre. Tambin puede modificarlo sin necesidad de abrirlo con la opcin Cambiar nombre de los mens citados. La capacidad. El estado: "Disponible", de "Slo lectura" o "Lleno". La descripcin.
2.11
invesicres
Borrar volmenes
Slo se pueden borrar volmenes vacos, es decir, aquellos en los que no se ha copiado informacin. La opcin que ha de utilizar es Eliminar de los mens Volumen o contextual. Siempre que borre un volumen que est asociado a una lista, tambin desaparece de sta.
Listas
Una lista es un conjunto de volmenes pertenecientes a uno o varios repositorios ordenados segn un criterio. Cada lista debe contener al menos un volumen. Los volmenes incluidos en repositorios pueden pertenecer a ms de una lista. Los elementos de una lista pueden moverse entre s, alterando el orden definido, o aadiendo o eliminando elementos a otras listas. Las operaciones de almacenamiento de invesicres se realizan a travs de listas de volmenes. Estas listas estn compuestas exclusivamente por volmenes asociados a uno o a varios repositorios. As, aunque los repositorios no se utilizan desde la aplicacin cliente (Registro), son necesarios para la creacin de listas y, a su vez, las listas son necesarias para el buen funcionamiento del sistema. Las listas de volmenes establecen el orden que el sistema seguir a la hora de almacenar los ficheros que se anexan en la operacin de registro. As, si asocia la lista 1 a un libro de registro, el sistema almacenar los ficheros que se incluyan en cada registro que se realice en dicho libro dentro del VOL1; cuando ste se llene, pasar al VOL2, y as sucesivamente hasta acabar con el espacio disponible de los volmenes incluidos en esta lista.
Gestin de listas de volmenes

El men Lista contiene las opciones necesarias para gestionar las listas de volmenes que se definan. Las operaciones que puede realizar son las siguientes:
2.12
Volmenes
Crear listas (opcin Nueva). Modificar sus caractersticas (opcin Abrir). Borrar listas (opcin Eliminar). Consultar sus propiedades (opcin Propiedades).
Crear listas de volmenes

Secuencia de operaciones para crear una lista 1. Seleccione en la parte izquierda cualquier elemento, es decir, un repositorio o una lista de tal forma que se habilite la opcin Nueva del men Lista. Elija dicha opcin y se abrir el dilogo que aparece a continuacin.
2.
Fig. 2- 10 Crear una lista
3. 4.
Escriba el nombre y una breve descripcin complementaria si lo desea. Pulse a hora "Aceptar" y se aadir en el lado correspondiente de las listas de la ventana principal del administrador de almacenamiento. Para crear ms listas repita este proceso las veces que sea necesario.
2.13
invesicres
Consultar las propiedades de las listas

Cuando se crea una lista se aaden una serie de caractersticas que pueden consultarse con la opcin Propiedades del men Lista o del men contextual, una vez que sta se haya seleccionado previamente.
Fig. 2- 11 Consulta de propiedades de la lista seleccionada
La informacin que se puede consultar es la siguiente: El nombre de la lista y el identificador. La descripcin. Las fechas y los usuarios que la han creado y modificado.
Modificar listas
Desde la opcin Abrir de los mens Lista o contextual y una vez seleccionada la lista en cuestin se puede modificar lo siguiente: El nombre. Tambin puede modificarlo sin necesidad de abrirla con la opcin Cambiar nombre de los mens citados. La descripcin.
2.14
Volmenes
Borrar listas
Se pueden borrar listas de volmenes siempre que no estn siendo utilizadas por ningn libro de registro, es decir, siempre que no se le hayan asociado desde la aplicacin Libros de registro. Para ms informacin vase el captulo 4 de este manual.
Asociar volmenes a listas

Creadas las listas, hay que asociarles los volmenes de almacenamiento en el orden de uso que desee establecer para la aplicacin Registro de invesicres, ya que para que se pueda guardar informacin documental de un registro en un volumen, ste ha de estar asignado a una lista.
Proceda de la siguiente manera: 1. Abra el repositorio en el que se incluyen todos o parte de los volmenes que desea incluir en la lista y seleccione los que desee asociar a la lista. Arrstrelo/s hasta el icono del nuevo elemento de lista. Puede realizar esta misma operacin a partir de las opciones Copiar/Pegar del men Edicin. Los volmenes se incluirn automticamente en la nueva lista. Recuerde que una lista puede incluir un nmero indeterminado de volmenes y stos pueden proceder de distintos repositorios.
2.
A partir de ahora, al seleccionar un elemento de lista, en la parte derecha de la pantalla aparecern sus volmenes asociados en el orden especificado durante su proceso de creacin. Este orden puede ser modificado en cualquier momento, y su alteracin afectar al archivador que la tenga asociada. Para cada volumen asociado a la lista se ofrecen varios datos que coinciden con los que aparecen al seleccionar un repositorio.
2.15
invesicres
Modificar la posicin de los volmenes en una lista

Si ha asociado varios volmenes a una lista puede alterar su posicin ponindolos en el primer lugar de la lista. Lo nico que ha de hacer es seleccionar la lista y despus el volumen que quiere poner en primer lugar, y a continuacin desde el men contextual (botn derecho del ratn) elegir la opcin Poner en primera posicin. Observe que con este procedimiento puede alterar el orden de todos los volmenes uno a uno y puede poner en primera/ltima posicin, o adelantar/retrasar una posicin el volumen seleccionado. A partir de este momento la aplicacin seguir este orden a la hora de almacenar los ficheros de las registros de libro de registro al que, durante su proceso de definicin se le haya asociado esta lista. Recuerde que una lista puede estar asociada a varios libros.
Borrar volmenes de una lista

Si desea eliminar la asociacin de un volumen a una lista pero sin borrarlo, ha de utilizar la opcin Eliminar de lista una vez que haya seleccionado la lista y, a continuacin, el volumen que quiere quitar.
2.16
3
Estructura administrativa y usuarios
g
Acceso a la aplicacin Unidades administrativas Unidades administrativas Entidades registrales Oficinas de registro Estaciones de trabajo Activar / desactivar elementos de la estructura Importar fichero de datos Exportar fichero de datos Replicar base de datos Bloqueo y desbloqueo de usuarios
g g g g g
g g g g
a Administracin del Estado est constituida por rganos estructurados jerrquicamente. En invesicres cuya estructura se corresponde en parte con la de la Administracin del Estado, los rganos, tales como Ministerios, Comunidades Autnomas y Provincias o Entes de la Administracin Local, se agrupan en Organismos y se consideran todos ellos Unidades administrativas. La aplicacin Unidades administrativas permite crear y gestionar la estructura (las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y estaciones de trabajo) que conforman los diferentes entes de la Administracin del Estado, y de esta manera realizar el mantenimiento de las tablas correspondientes a estas unidades, as como las siguientes tareas relacionadas con ese mantenimiento:
Dividir la estructura administrativa segn la organizacin de la Administracin del Estado. Reorganizar la estructura del sistema en caso de que se produzcan cambios en la Administracin del Estado. Importar y exportar a ficheros la informacin del organigrama de unidades administrativas. Definir a los usuarios de las distintas oficinas de registro de cada unidad y asignarles sus correspondientes perfiles. Realizar bsquedas mediante filtros personalizados sobre las unidades administrativas existentes, consultar sus caractersticas y realizar las modificaciones que se consideren necesarias.
Adems de la aplicacin Unidades administrativas, al final de este captulo se explica brevemente la aplicacin Gestin de usuarios, usada casi exclusivamente para bloquear y desbloquear usuarios, que bien por decisin del superusuario, o bien por conexin fallida tres veces consecutivas a alguna de las aplicaciones de invesicres hayan quedado bloqueados.
3.1
invesicres
Acceso a la aplicacin Unidades administrativas

A la aplicacin Unidades administrativas se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
Fig. 3- 1 Acceso a Unidades administrativas
Fig. 3- 2 Conexin con unidades Administrativas
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios de este mismo captulo. Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.
3.2
Como se puede observar en la figura siguiente, la aplicacin Unidades administrativas est integrada por cuatro mdulos. Dependiendo de la seleccin que realice, el rea de trabajo de la ventana principal de la aplicacin Unidades administrativas mostrar la tabla correspondiente a: Unidades administrativas, Entidades registrales, Oficinas de registro o a las Estaciones de trabajo.
Fig. 3- 3 Ventana principal de la aplicacin
No todos los mens, opciones y botones se utilizan para todos los mdulos, por lo que en funcin del que se tenga seleccionado se habilitarn unos u otros. Incluso en el mismo mdulo, y dependiendo del rea de la ventana seleccionada, se dispondr de determinadas opciones especficas. Asimismo, se facilita el uso de la aplicacin con la incorporacin de mens contextuales (botn derecho del ratn y el cursor situado en la ventana o mdulo correspondiente) que incluyen las opciones que en esa situacin se pueden utilizar. Por lo que cualquier operacin posible en una situacin determinada se puede realizar de alguna de esta forma:
3.3
invesicres
Con una opcin de alguno de los mens fijos. Con la combinacin de teclas rpidas asociadas a cada opcin de men. Con el botn correspondiente de la zona superior de la ventana principal. Con una opcin del men contextual asociado.
Para llevar a cabo de forma correcta la administracin y el mantenimiento de las unidades administrativas que integran los diferentes Organismos se recomienda crear las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y estaciones de trabajo de acuerdo con el orden indicado a continuacin en la figura siguiente:
Fig. 3- 4 Secuencia de uso: Unidades administrativas
Unidades administrativas
El mdulo Unidades administrativas incluye todas las entidades del organigrama de la Administracin del Estado, tales como: Las instituciones de nivel ms alto, que agrupan tipos de instituciones (como las Comunidades Autnomas, el Poder Ejecutivo o Judicial o la Jefatura del Estado).
3.4
Las unidades de nivel medio (Ministerios en el Poder Ejecutivo, CC.AA. para las Comunidades Autnomas, o Ayuntamientos especficos para las Entidades Locales). Las unidades de nivel ms bajo que dependen de los anteriores (como una Subsecretara, un Instituto Nacional o un Ayuntamiento especfico).
Se pueden ordenar con las opciones del men contextual por: UID, nombre, abreviatura, fecha de alta y fecha de baja. D de alta las unidades administrativas desde el nivel que corresponda (1er. nivel o tipo de institucin, 2 nivel, etc.). Puede realizar esta operacin de forma manual, aunque la manera de proceder habitual consiste en importar directamente un fichero de datos que contiene las unidades administrativas a cargar agrupadas por tipo de instituciones, y realizar las modificaciones que se consideren necesarias sobre l. Para ms informacin consulte el apartado Importar ficheros, dentro de este mismo captulo.
Alta de tipo de instituciones

Para crear un nuevo tipo de institucin (las Comunidades Autnomas, el Poder Ejecutivo o Judicial o la Jefatura del Estado) seleccione la opcin Nueva - Tipo de institucin del men Unidades o del contextual
Fig. 3- 5 Tipo de institucin - Nueva
Rellene los siguientes datos en el cuadro de dilogo Tipo de institucin - Nueva:
3.5
invesicres
Cdigo: especifique un cdigo alfanumrico que identificar el tipo de institucin. Nombre: introduzca el nombre del tipo de institucin.
Pulse Aplicar si desea continuar creando instituciones, o Aceptar para validar el alta y volver a la pantalla principal.
Alta de unidades administrativas

Para crear una nueva unidad administrativa seleccione en el panel izquierdo la unidad jerrquica superior en la que se integrar la nueva unidad administrativa. Seguidamente seleccione la opcin Nueva-Unidad del men Unidades:
Fig. 3- 6 Unidad administrativa Nueva. Datos de identificacin
En la ficha Unidad administrativa rellene lo siguiente: UID: introduzca un cdigo alfanumrico de identificacin de la unidad administrativa. Abreviatura: especifique un nombre abreviado que identifique la unidad administrativa. CIF: detalle, si lo desea, el cdigo de identificacin fiscal correspondiente.
Invesicres no valida el dgito de control.
3.6
Nombre: introduzca un nombre para identificar la unidad administrativa. Fecha de alta: el sistema otorga por defecto la fecha del da en curso, pero si lo desea puede indicar otra diferente.
En la ficha Direccin de forma optativa puede indicar lo siguiente:
Fig. 3- 7 Unidad administrativa Nueva. Direccin
Domicilio. Puede escribir hasta 240 caracteres alfanumricos. Ciudad. En principio esta lista est vaca. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y despus podr elegir una poblacin de la provincia seleccionada. Slo se mostrarn valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de informacin territorial: ISPOB.TER. Consulte el captulo 6 de este manual, apartado Importar fichero de informacin de territorio. Provincia. Seleccione una de las que se muestran en la lista desplegable. Cdigo postal, telfono, fax y Direccin de correo electrnico. Son datos meramente informativos. La opcin Mover del men Edicin le permite reestructurar la distribucin jerrquica de las Unidades administrativas y de los diferentes organismos que las integran. Para ms informacin consulte el apartado Mover unidades administrativas, dentro de este mismo captulo.
3.7
invesicres
Lista de distribucin
Cuando las unidades administrativas son de tipo PROPIO, es decir, dependen del Tipo de institucin cuyo cdigo es 0, se pueden configurar listas de distribucin. En este caso, cada unidad administrativa puede tener su propia lista de distribucin, que la conforman los usuarios, grupos de usuarios y/o departamentos a quienes se van a repartir de forma automtica los registros que lleguen distribuidos desde cualquier entidad registral. La distribucin puede hacerse de forma automtica y/o manual. Para establecer que el reparto de los registros que llegan a una oficina, entre los usuarios, grupos y/o departamentos que han de recibirlos, se haga de forma automtica es condicin indispensable que la unidad administrativa tenga definida una lista de distribucin. Consulte el manual de usuario de invesicres para ver cmo se realiza la distribucin (manual y automtica) desde la aplicacin de Registro. Para seleccionar los usuarios a quienes se va a distribuir la informacin ha de abrir el cuadro de dilogo de las unidades administrativas, bien al darlas de alta, (cuadro de dilogo Unidad Administrativa Nueva), o bien al fijar sus propiedades (cuadro de dilogo Unidad Administrativa - Propiedades). Al primero de ellos se accede desde la opcin Nueva y al segundo desde Propiedades del men Unidades o del men contextual asociado. Adems de los botones "Nuevo" o "Propiedades" de la barra de herramientas. Como ya hemos dado de alta unidades administrativas, explicaremos cmo se modifican sus propiedades para aadirles la lista de distribucin.
Definir una lista de distribucin en una unidad administrativa PROPIA. 1. Seleccione la unidad administrativa PROPIA en la que quiere configurar una lista de distribucin. Elija la opcin Propiedades de alguna de estas maneras: Desde el men Unidades.
2.
3.8
Desde el men contextual asociado. Con el botn "Propiedades" de la barra de herramientas.
A continuacin se abrir el cuadro de dilogo Unidad AdministrativaPropiedades que muestra la figura siguiente.
Fig. 3- 8 Unidad administrativa PROPIA. Propiedades
3.
Seleccione la ficha "Lista de distribucin" y ver lo siguiente.
Fig. 3- 9 Ficha Lista de distribucin
3.9
invesicres
Al principio estar vaca, a medida que vayan incorporando usuarios, grupos o departamentos los ver en esta ficha. 4. Pulse ahora el botn "Aadir" y acceder al cuadro de dilogo Seleccionar destino de la figura siguiente:
Fig. 3- 10 Cuadro de dilogo Seleccionar destino
Recuerde que las oficinas de registro en invesicres aparecen en la lista de departamentos.
5.
Seleccione el departamento o grupo que quiere incorporar en la lista de distribucin y pulse "Aceptar". Si desea algn usuario concreto, elija el departamento o grupo al que pertenece y, despus en la lista de la derecha, seleccinelo y pulse "Aceptar" para regresar al cuadro de dilogo anterior. Debe repetir los pasos 4 y 5 con cada uno de los usuarios que quiera aadir a la lista.
6.
Pulse "Aplicar" si va a continuar agregando usuarios, grupos o departamentos a la lista, o "Aceptar" si ha concluido y desea volver a la ventana Unidades administrativas. La figura siguiente muestra el cuadro de dilogo Unidad Administrativa Propiedades con la lista de distribucin ya elaborada.
3.10
Fig. 3- 11 Lista de distribucin ya elaborada
Si ha accedido al cuadro de dilogo Propiedades desde la zona derecha de la ventana Unidades administrativas, en la parte inferior ver las flechas con las que puede pasar a la anterior, siguiente, primera o ltima unidad administrativa del mismo tipo que la seleccionada.
Consultas y modificaciones de unidades administrativas

La opcin Buscar del men Editar permite realizar bsquedas de las unidades administrativas mediante filtros personalizados y conocer a qu organismo pertenece la unidad. Para realizar la bsqueda, sitese sobre un elemento del panel izquierdo de la ventana de unidades administrativas y elija la opcin Buscar del men Edicin: En la ventana Unidades administrativas - Buscar, indique los criterios de bsqueda para consultar los organismos y unidades administrativas:
3.11
invesicres
Campos disponibles
Nombre Abreviatura Cdigo
Operadores
igual a empieza por termina en contiene distinto de
Nexo
Y O
Elija el campo sobre el que se basar la bsqueda. Si desea elegir ms de un campo ha de hacer un clic en cada fila de la tabla de bsqueda. Por ejemplo Nombre y Cdigo. Escoja un operador de la lista para el campo o campos elegidos anteriormente. Continuando con el ejemplo podra ser empieza por y contiene, respectivamente. Introduzca un valor para cada campo elegido, teclendolo en el cuadro de texto Valor de cada fila. Por ejemplo, AL y L02, respectivamente. Si su bsqueda incluye varios campos, especifique un nexo entre la primera y la segunda condicin, por ejemplo O, y pulse Buscar. Si quiere introducir nuevos criterios de bsqueda pulse el botn Borrar todo para seleccionar nuevos valores.
Fig. 3- 12 Ventana de bsqueda de unidades administrativas
3.12
En la ficha Resultados se mostrarn aquellas unidades y organismos que cumplan las condiciones de bsqueda establecidas. Para este ejemplo y con los datos que estamos utilizando, el sistema encontrara lo siguiente:
Fig. 3- 13 Resultados de la bsqueda
Para consultar en detalle los resultados de la bsqueda, seleccione el elemento que desee examinar y haga doble clic sobre l. El sistema retorna a la pantalla principal del mdulo Unidades administrativas, mostrando en el panel izquierdo el elemento seleccionado y en el derecho las unidades administrativas del organismo elegido: Si desea ms informacin o modificar algn dato, elija en la zona derecha una unidad administrativa y seleccione la opcin Propiedades del men Ver o del contextual asociado. En el cuadro de dilogo que se abre, adems de consultar las caractersticas de esa unidad, puede realizar modificaciones en todos los campos, excepto en el UID, y tambin en los de la ficha Direccin.
3.13
invesicres
Fig. 3- 14 Unidad administrativa Propiedades
Las flechas de la parte inferior del cuadro de dilogo permiten navegar por el resto de las unidades administrativas que dependen de la misma unidad jerrquica que la actual.
Mover Unidades administrativas

Con esta posibilidad invesicres permite reorganizar la estructura jerrquica de los Organismos y tipos de Instituciones del mdulo Unidades administrativas. Para mover una unidad administrativa: Seleccione en el panel derecho la unidad o unidades que desee mover. Para elegir varias mantenga pulsada la tecla SHIFT o CTRL mientras selecciona cada unidad.
En el men Edicin, haga clic en Mover o pulse el botn ce el cuadro Unidades administrativas - Seleccionar.
Apare-
Sitese sobre la unidad administrativa destino, expandiendo o contrayendo el rbol jerrquico (utilice nicamente clic simple), y pulse Aceptar.
3.14
Fig. 3- 15 Seleccionar Unidad administrativa destino
Si marca la casilla Recordar ltima seleccin la siguiente vez que abra esta ventana se mantendr el rbol desplegado en la ltima seleccin hecha. Si marca la casilla Mostrar unidades administrativas desactivadas aparecen adems en la ventana estas unidades. El botn Buscar abre la ventana de bsquedas para facilitar la tarea. En el apartado Consultas y modificaciones de unidades administrativas, explicado anteriormente, se detalla el procedimiento para buscar unidades administrativas.
Entidades registrales
Una entidad registral es aquella unidad administrativa que permite realizar tareas de registro. Cada entidad registral est formada por diversas oficinas de registro que comparten determinadas caractersticas, como el modo de transporte o el formato de mensajes de envo.
3.15
invesicres
Fig. 3- 16 Entidades registrales
Alta de entidades registrales

Para crear las entidades registrales que van a agrupar las diferentes oficinas de registro seleccione la opcin Nueva del men Entidades registrales. A continuacin se abrir el cuadro de dilogo Entidad registral Nueva, que presenta dos fichas: Entidad registral, que incluye sus datos de identificacin. Direccin, para incluir el domicilio, telfono, fax y correo electrnico. Envo telemtico, para el cifrado de mensajes.
Para poder dar de alta oficinas de registro es necesario haber creado previamente las entidades registrales
3.16
En la Ficha Entidad registral rellene los siguientes datos:
Fig. 3- 17 Entidad registral nueva. Datos de identificacin
UID: introduzca un cdigo alfanumrico para identificar la entidad. Abreviatura: especifique un nombre abreviado que designe la entidad registral. CIF: detalle, si lo desea, el cdigo de identificacin fiscal correspondiente. Nombre: introduzca un nombre para identificar la entidad registral. Fecha de alta: por defecto el sistema otorga la fecha del da en curso, pero si lo desea puede introducir una fecha diferente.
En la ficha Direccin de forma optativa puede indicar lo siguiente: Domicilio. Puede escribir hasta 240 caracteres alfanumricos. Ciudad. En principio esta lista est vaca. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y despus podr elegir una poblacin
3.17
invesicres
de la provincia seleccionada. Slo se mostrarn valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de informacin territorial: ISPOB.TER. Consulte el captulo seis de este manual, apartado Importar fichero de informacin de territorio. Provincia. Seleccione una de las que se muestran en la lista desplegable. Cdigo postal, telfono y fax. Direccin de correo electrnico. La direccin de correo electrnico es imprescindible para el intercambio de registros, va mensajes, entre las entidades registrales. En el manual de usuario de invesicres se explica la forma de enviar y recibir mensajes desde la aplicacin Registro. Consulte el captulo cuatro.
Fig. 3- 18 Entidad registral Nueva. Direccin
3.18
En la ficha Envo telemtico indique lo siguiente: En el recuadro Certificado digital: escriba los datos del Emisor y el Nmero de serie para la firma digital. "Cifrar mensajes al enviar": marque la casilla si desea enviar los mensajes cifrados. Por defecto aparece desactivada.
Fig. 3- 19 Entidad registral Nueva. Envo telemtico
Para crear una nueva entidad registral tambin puede importar un fichero de datos con las entidades a cargar, y modificar, a continuacin, los datos que estime oportunos, o crear las entidades una a una de forma manual. Para ms informacin consulte el apartado Importar fichero de datos, dentro de este mismo captulo.
3.19
invesicres
Consultar y modificar entidades registrales

En las entidades registrales se pueden modificar todos los datos, excepto el cdigo UID. Utilice la opcin Propiedades del men Ver o contextual o doble clic sobre la entidad registral en cuestin para abrir el cuadro de dilogo Entidad regsitral Propiedades.
Fig. 3- 20 Unidad registral - Propiedades
Desde aqu puede consultar los datos de identificacin de la entidad y el tipo de transporte utilizado para intercambio de documentacin entre sus oficinas, o modificar los datos que precise. No olvide guardar las modificaciones con Aceptar o Aplicar.
3.20
Oficinas de registro
En las oficinas de registro se llevan a cabo las operaciones de registro de documentos. Habitualmente pertenecen a una misma unidad administrativa, y deben asociarse a una entidad registral ya definida. Cada oficina tiene unos usuarios propios, que no pueden pertenecer simultneamente a otras oficinas distintas a la original.
Fig. 3- 21 Oficinas de registro
Las operaciones que se han de realizar desde este mdulo son las siguientes: Dar de alta oficinas de registro. Consultar y modificar sus propiedades. Dar de alta usuarios invesicres para cada oficina. Opcionalmente, aadir y quitar estaciones de trabajo en una oficina de registro.
3.21
invesicres
Alta de oficinas de registro

Para crear una nueva oficina de registro seleccione la opcin Nueva del men Oficinas. Se abrir el cuadro de dilogo Oficina de registro Nueva, que consta de dos fichas, Oficina y Direccin. En la Ficha Oficina de registro rellene los siguientes datos: Cdigo: especifique el cdigo de identificacin de la oficina. Abreviatura: introduzca un nombre abreviado que identifique la oficina de registro. Nombre: detalle un nombre para identificar la oficina de registro. Tipo de oficina: puede ser registro central o registro auxiliar. Fecha de alta: el sistema otorga por defecto la fecha del da; si desea que figure una fecha diferente indquelo. Entidad registral: especifique la entidad a la que desea asociar la oficina de registro. Pulse el botn de seleccin para enlazar con el cuadro Entidades registrales Seleccionar. Marque la entidad y valide la operacin. Sello: si deja en blanco el cuadro de texto, el sistema toma por defecto el nombre de la oficina para el sello de validacin. El sello de validacin se imprime en la primera pgina del documento registrado. Especifica la oficina de registro, el nmero de registro, el tipo de documento y la fecha y hora en que se registr. Si desea que el texto correspondiente a la cabecera sea diferente al que habitualmente utiliza la oficina, escriba aqu el nuevo texto. Representante: puede escribir el nombre de la persona responsable de la oficina de registro. Pulse Aplicar para guardar los datos y seguir dando de alta oficinas o Aceptar para guardar y salir de este cuadro de dilogo.
3.22
Fig. 3- 22 Oficina de registro Nueva (I)
En la ficha Direccin indique lo siguiente:
Fig. 3- 23 Oficina de registro Nueva (II)
3.23
invesicres
Domicilio. Puede escribir hasta 240 caracteres alfanumricos. Ciudad. En principio esta lista est vaca. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y despus podr elegir una poblacin de la provincia seleccionada. Slo se mostrarn valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de informacin territorial: ISPOB.TER. Consulte el captulo seis de este manual, apartado Importar fichero de informacin de territorio.
Provincia. Seleccione una de las que se muestran en la lista desplegable. Cdigo postal, telfono, fax y Direccin de correo electrnico. Son datos meramente informativos. Pulse Aceptar.
Consultar y modificar las propiedades de las oficinas

Una vez dadas de alta oficinas de registro se pueden consultar y modificar sus propiedades, esto es, se pueden modificar todos los datos de identificacin de la oficina a excepcin del cdigo. Asimismo y tal y como explicaremos en el apartado siguiente, se pueden dar de alta usuarios en dicha oficina con los perfiles adecuados a las tareas que vayan a realizar con invesicres. Cualquiera de estas operaciones se realiza desde el cuadro de dilogo Oficina de registro Propiedades que se abre haciendo doble clic sobre la oficina en cuestin o con la opcin Propiedades del men Ver o contextual asociado.
3.24
Fig. 3- 24 Oficina de registro - Propiedades
Alta de usuarios
Una vez creada la oficina de registro el siguiente paso es asignarle sus usuarios. Para ello lo primero que debe hacer es dar de alta a los diferentes usuarios con sus correspondientes perfiles y permisos. Esta tarea se realiza, como acabamos de comentar en el apartado anterior, desde la ficha Usuarios del cuadro Oficinas de registro Propiedades. La aplicacin incorpora un sistema de control de licencias que limita el nmero de usuarios que pueden crearse en el sistema y el nmero de usuarios que pueden acceder concurrentemente a la aplicacin de Registro.
3.25
invesicres
Ficha Usuarios
Desde esta ficha se puede: Crear un usuario nuevo en la oficina. Seleccionar uno que ya existe en otra oficina para asignarlo a sta. Consultar y modificar las propiedades del usuario seleccionado. Borrar usuarios de la oficina y por tanto de la base de datos.
Fig. 3- 25 Oficina de registro Propiedades. Ficha Usuarios
Crear un usuario nuevo en la oficina

Pulse este botn para abrir el cuadro de dilogo Usuario Nuevo.
3.26
Fig. 3- 26 Usuario - Nuevo
Rellene los siguientes datos: Nombre: especifique el literal de identificacin. Contrasea: introduzca la clave de acceso. Confirmar contrasea: teclee nuevamente la clave anterior. Perfil: seleccione en el cuadro de lista el perfil que desea que tenga el nuevo usuario. Cada uno de los perfiles incluye una serie de permisos predefinidos de acceso a las aplicaciones invesicres y a los libros de registro. Adems de contar implcitamente con unos permisos genricos que se pueden modificar. Mientras que los permisos genricos se asignan como veremos a continuacin desde esta aplicacin, los permisos especficos (consulta, modificacin y registro) los conceder un superusuario desde la aplicacin Libros de registro para cada libro y a cada usuario con perfil de administrador de libros u operador de registro. Consulte el captulo cuatro de este manual. Superusuario invesicres. Posee todos los derechos posibles en el contexto invesicres (consulta, modificacin y registro), y los permisos genricos (alta de personas fsicas / jurdicas, modificacin de personas fsicas / jurdicas, modificacin de fecha de registro y modificacin de campos protegidos). Es el responsable de la gestin de todas las aplicaciones del sistema y tiene acceso total a la informacin almacenada en los libros de registro. Administrador de libro de registro. Puede realizar cualquier operacin sobre los libros de registro creados por l o que administra. Adems el su-
3.27
invesicres
perusuario puede asignarle o no permisos especficos (consulta, registro y modificacin) y permisos genricos (alta de personas fsicas / jurdicas, modificacin de personas fsicas / jurdicas, modificacin de fecha de registro y modificacin de campos protegidos) en otros libros de registro. Por este motivo un usuario puede tener este perfil y ejercer slo como operador de registro en los libros en los que no sea el administrador. Tiene acceso a las aplicaciones Registro, Libros de registro, Control de modificaciones y Configuracin de estacin. Operador de registro. Las operaciones que pueden realizar estos usuarios sobre un libro de registro estn determinadas por los permisos especficos y genricos que se les asignen. El administrador del libro es el encargado de otorgarle los permisos de acceso y asociarlos a una oficina de registro. nicamente tienen acceso a la aplicacin Registro. El perfil de Superusuario engloba a los otros dos y el de Administrador incluye al Operador de registro. Tambin se pueden crear usuarios en una oficina desde la aplicacin Libros de registro. Vase en el captulo cuatro, el apartado Dar de alta usuarios de una oficina. "Usuario bloqueado". marque esta casilla si quiere bloquear el usuario de tal manera que no pueda acceder al sistema. Tenga en cuenta que de forma involuntaria cualquier usuario puede quedar bloqueado al acceder a alguna de las aplicaciones de invesicres que requieren nombre de usuario y clave de acceso para su conexin, y errar tres veces en el intento. Para desbloquearlo simplemente desactive esta casilla. Consulte tambin el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios de este mismo captulo.
Asignar permisos genricos a un usuario

Los permisos genricos determinan las operaciones que el usuario puede realizar desde la aplicacin Registro sobre: Las tablas de interesados -personas fsicas / jurdicas- (creacin y modificacin), llamadas remitentes cuando se trata del registro origen, y destinatarios cuando se trata del registro destino.
3.28
La fecha de registro (introduccin y modificacin). Los campos protegidos de cada registro: Origen o remitente, Destino o destinatario, tipo de asunto y resumen (modificacin). Acceso a operaciones de intercambio registral.
Fig. 3- 27 Asignar permisos genricos de registro a un usuario
Los permisos genricos se conceden o deniegan desde los cuadros de dilogo Usuario Nuevo (botn Nuevo) o Usuario Propiedades (botn Propiedades) activando o desactivando las casillas correspondientes tal y como se explica seguidamente. Cmo se asignan los permisos genricos a un usuario. 1. 2. Seleccione la ficha Permisos genricos como se ve en la figura anterior. Active las casillas correspondientes a los permisos que quiere asignar. Alta de personas fsicas / jurdicas. Si activa esta casilla se concede al usuario el permiso de dar de alta o aadir a la base de datos tanto personas fsicas como jurdicas. (tabla de interesados). Modificacin de personas fsicas / jurdicas. Si activa esta casilla se concede al usuario el permiso de modificar los datos tanto de personas fsicas como jurdicas de la tabla de interesados. "Introduccin de fecha de registro". Si activa este permiso se concede al usuario el permiso de introducir la fecha del registro que va a realizar. Si no tiene este permiso el sistema la asigna automticamente. Modificacin de fecha de registro. Si activa este permiso se concede al usuario el permiso de modificar la fecha de registro.
3.29
invesicres
Modificacin de campos protegidos. Si activa esta casilla se concede al usuario la posibilidad de que una vez registrado un documento, pueda modificar alguno de estos campos: origen, destino, remitente, destinatario, tipo de asunto y resumen. "Acceso a operaciones de intercambio registral". Si activa esta casilla se concede al usuario la posibilidad de acceder a estas operaciones de intercambio registral: enviar a entidad registral, enviar mensajes, monitorizar mensajes enviados y validar mensajes recibidos. Consulte el manual de usuario de invesicres para ver los efectos de estos permisos en la aplicacin Registro. 3. Pulse Aceptar para asignar los permisos genricos a ese usuario.
Modificar/consultar los usuarios de una oficina

Pulse este botn para acceder a la ventana de seleccin de usuarios que muestra los usuarios dados de alta en la base de datos.
Fig. 3- 28 Seleccin de usuarios
3.30
A la izquierda se muestran las oficinas de registro y si tiene marcada la casilla Mostrar todos los departamentos tambin se ven los departamentos que estn definidos desde para la aplicacin invesdoc corporate. A la derecha se ven los usuarios que pertenecen a la oficina (o departamento) seleccionada. Para asociar usuarios de una oficina en la actual, tiene que seleccionar la oficina en el lado izquierdo y en el derecho elegir el usuario. Puede elegir varios usuarios manteniendo pulsadas las teclas SHIFT si son consecutivos o CTRL si son alternos. Pulse Aceptar para asociarlos a la oficina. En ese momento vuelve al cuadro de dilogo anterior. Pulse de nuevo Aceptar para guardar los cambios y salir o Aplicar para seguir modificando o consultando.
Pulse este botn para ver las propiedades del usuario seleccionado. En ese momento se abre el cuadro de dilogo Usuario Propiedades que muestra la figura:
Fig. 3- 29 Usuario Propiedades
Desde aqu se puede modificar todo, incluidos los permisos genricos, a excepcin del Nombre de usuario. Asimismo se puede bloquear o desbloquear usuarios. Para cambiar los permisos genricos, antes debe modificar el perfil de usuario, validarlo y abrir de nuevo este cuadro de dilogo. Es entonces cuando se puede seleccionar la ficha: Permisos genricos y asignarle los que vaya a tener.
3.31
invesicres
Borrar usuarios de una oficina

Pulse este botn para borrar de la oficina y de la base de datos el usuario seleccionado. Una vez que lo elimina no lo puede recuperar por lo que el sistema le muestra un mensaje para confirmar la operacin.
Estaciones de trabajo
Las estaciones de trabajo son los puestos en los que se realiza la operacin informtica de registro. Se asocian a una oficina de registro y son el ltimo elemento a definir para poder empezar a utilizar las tablas de Unidades administrativas en la operacin de registro: Se pueden dar de alta desde aqu o antes de registrar la primera vez desde la aplicacin Registro.
Fig. 3- 30 Estaciones de trabajo
3.32
Las operaciones que se pueden realizar desde este mdulo son las siguientes: Dar de alta estaciones de trabajo. Consultar y modificar sus propiedades.
Alta de estaciones
Para crear una nueva estacin de trabajo, pulse este botn o elija la opcin Nueva del men Estaciones o del contextual asociado y se abrir a continuacin el cuadro de dilogo Estacin de trabajo Nueva para que rellene los siguientes datos: Cdigo: introduzca un cdigo alfanumrico para identificar la estacin. Nombre: introduzca el nombre de la mquina y que identificar la estacin de trabajo. Direccin IP: especifique, si lo desea, la referencia de protocolo IP que identifica la mquina en la red. Este valor no se valida por lo que no es imprescindible que lo rellene. Direccin MAC: introduzca la identificacin alfanumrica de la tarjeta de red de la mquina. Oficina de registro: especifique la oficina de registro a la que desea asopara enlazar con el cuadro Oficinas ciar la estacin de trabajo. Pulse de registro - Seleccionar. Elija la oficina y valide la operacin. Si tiene marcada la casilla Mostrar oficinas de registro desactivadas se vern atenuadas las que estn fuera de servicio.
3.33
invesicres
Fig. 3- 31 Seleccionar oficinas de registro para asociarles una estacin de trabajo
Descripcin: permite incluir algn detalle especfico que facilite la identificacin de la estacin de trabajo.
Fig. 3- 32 Estacin de trabajo Nueva
3.34
Consultar y modificar estaciones de trabajo

Con este botn o con la opcin Propiedades del men Ver o contextual asociado al mdulo estaciones de trabajo se abre el cuadro de dilogo desde donde se pueden consultar los datos de la estacin de trabajo seleccionada, y modificar todo excepto el cdigo.
Fig. 3- 33 Estaciones de trabajo Propiedades
Con las flechas inferiores puede recorrer todas las estaciones que tenga dadas de alta en invesicres. Si realiza algn cambio pulse Aplicar para guardar y seguir modificando o Aceptar para volver a la pantalla anterior.
3.35
invesicres
Activar / desactivar elementos de la estructura

En caso de que por cualquier motivo una unidad administrativa, entidad registral u oficina de registro desaparezcan o queden temporalmente fuera de servicio, invesicres le permite desactivarlas. Los organismos que se desactivan se muestran en la pantalla principal en un tono ms claro y aparecen listados con su fecha de baja. Para desactivar uno de los elementos citados, seleccinelo desde su mdulo respectivo y elija a continuacin la opcin Desactivar del men Edicin. En el cuadro que aparece, indique la fecha a partir de la que tendr efecto la desactivacin:
Fig. 3- 34 Unidad administrativa - Desactivar
Para volver a activarlos, seleccinelos de nuevo y elija Desactivar del men Edicin, el sistema le muestra un mensaje para que confirme la operacin.
Fig. 3- 35 Activar unidad administrativa
3.36
Importar fichero de datos

Esta opcin de los mdulos Unidades administrativas y Entidades registrales permite importar el contenido de un fichero origen a las tablas de estos mdulos. Por defecto, la extensin de los ficheros es *.adm si se trata de unidades administrativas, o *.alt, si se trata de entidades registrales. Para importar las unidades o las entidades, seleccione la opcin Importar desde el men Herramientas. Se abre el cuadro Importar. Seleccione el fichero origen y confirme la importacin, para transferir el contenido del fichero plano *.adm/*.alt a la base de datos central:
Fig. 3- 36 Importar Unidades administrativas
Si marca la casilla Borrar unidades existentes al importar el fichero plano (adm o alt, segn se trate de unidades administrativas o entidades registrales) se eliminan las que hubiera definidas en la estructura y se copian las del fichero.
3.37
invesicres
Exportar fichero de datos

Esta opcin del mdulo Unidades administrativas permite exportar una parte o toda la tabla de organismos y unidades administrativas a un fichero. Por defecto la extensin del mismo es *.adm. Seleccione en el men Herramientas la opcin Exportar-Todas para crear un fichero que incluya el contenido completo de unidades administrativas, o Exportar-Tipo de institucin para exportar slo las unidades administrativas dependientes del tipo de institucin seleccionada. Confirme la exportacin para que el nombre y el destino del fichero de datos se copie en el directorio deseado.
Fig. 3- 37 Exportar fichero de datos
Replicar base de datos

La opcin Replicar del men Herramientas permite copiar todas las tablas correspondientes a las unidades administrativas, entidades de trabajo y oficinas de registro desde la base de datos central a la local instalada en la estacin de trabajo.
3.38
Esta operacin es imprescindible para activar la sincronizacin entre la base de datos central y la local de esa estacin, y slo ha de realizarse una vez en cada estacin de trabajo. Llevar unos minutos.
Bloqueo y desbloqueo de usuarios

La seguridad del sistema invesicres hace posible que los usuarios dados de alta en el sistema puedan quedar bloqueados de forma voluntaria por decisin del administrador del sistema (superusuario) o involuntaria al acceder a cualquiera de las aplicaciones de invesicres que requieren nombre de usuario y clave de acceso para su conexin, y errar tres veces en el intento. Se puede bloquear o desbloquear usuarios en el cuadro de dilogo Usuario Propiedades al que se accede desde la aplicacin Unidades administrativas>Oficinas de registro> ficha "Usuario". Para ms informacin consulte el epgrafe Modificar/consultar los usuarios de una oficina de este mismo captulo.
Fig. 3- 38 Bloqueo / Desbloqueo de usuarios desde Unidades administrativas
3.39
invesicres
O tambin desde: La aplicacin Gestin de usuarios, a la que slo puede acceder el SYSSUPERUSER desde el men inicio, seleccionndola del grupo de programas inve-
sicres.
Fig. 3- 39 Gestin de usuarios
La pantalla principal muestra los usuarios, grupos y oficinas de registro dadas de alta en el sistema. Asimismo si el usuario est utilizando la aplicacin invesdoc corporate con la misma base de datos, tambin se muestran los usuarios, grupos y departamentos dados de alta en la misma.
Fig. 3- 40 Administrador de usuarios de invesdoc corporate para invesicres
El nico que puede bloquear o desbloquear un usuario desde esta aplicacin es el superusuario especial del sistema que por defecto es: SYSSUPERUSER y su clave de acceso SYSPASSWORD. Ningn otro puede hacerlo.
3.40
Cmo se desbloquea un usuario 1. 2. Despliegue la oficina a la que pertenece y seleccinelo en el rea derecha de la ventana. Abre el men Usuario y elija la opcin Desbloquear.
Para bloquearlo haga lo mismo, pero elija Bloquear en el men Usuario.
Cambiar la identificacin del superusuario del sistema

A efectos de seguridad existe la posibilidad de modificar la identificacin del superusuario especial (SYSSUPERUSER con clave SYSPASSWORD) que tiene prioridad en algunas operaciones sobre el resto de superusuarios. Por este motivo se puede modificar su nombre y clave de acceso.
Ha de tener especial cuidado en recordarla porque una vez que se modifique no es posible conocerla. Para modificar estos datos, seleccione Cambiar identificacin del men Opciones (slo habilitado para este superusuario). En el cuadro de dilogo que se abre, modifique los datos y pulse Aceptar.
Fig. 3- 41 Cambiar la identificacin del superusuario del sistema
3.41
4
Libros de registro
g g g
Acceso a la aplicacin Alta de libros de registro Asociar a un libro de registro oficinas y/o usuarios Asociar a un libro de entrada otro libro de salida Consultar y modificar las propiedades del libro de registro Numeracin de un libro de registro Copiar libros de registro Asociar un volumen de almacenamiento al libro Pendientes de registro Borrar libros de registro Cerrar libros de registro
g g g
g g
Libros de registro
os libros de registro mantienen constancia de los documentos que entran o salen de una oficina de registro. Las transacciones de documentos, ya sean en una direccin o en otra, se llevan a cabo entre dos unidades administrativas, o entre una unidad y personas fsicas o jurdicas. La aplicacin Libros de registro permite crear y gestionar los libros de entrada y salida de documentos, as como asociarles oficinas de registro y usuarios con diferentes permisos de acceso a los documentos:
A la aplicacin Libros de registro se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
Fig. 4- 1 Acceso a la aplicacin Libros de registro
4.1
invesicres
Fig. 4- 2 Conexin con Libros de registro
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual. Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.
Fig. 4- 3 Ventana principal Libros de registro
Una vez dados de alta y definidos, tanto los libros de entrada como los de salida quedan disponibles para la posterior operacin de registro de los documentos, pudiendo elegir el usuario aqul en el que quiera archivarlos. Para ms informacin consulte el Manual de usuario de invesicres.
4.2
Libros de registro
Entre otras, desde Libros de registro puede realizar las siguientes tareas: Crear un nuevo libro. Asociar oficinas de registro al libro. Asociar usuarios y asignar uno o varios administradores para el libro de registro. Modificar las propiedades de los libros de registro existentes, las de las oficinas y sus usuarios asociados, as como el tipo de numeracin de un libro de registro. Consultar en cualquier momento las propiedades de definicin de los libros de entrada y salida existentes. Crear un libro a partir de uno existente (copiar un libro) manteniendo sus propiedades originales. Cerrar un libro de registro. Asociar un volumen de almacenamiento al libro de documentos pendientes de registro.
Alta de libros de registro

Los libros de registro mantienen constancia de los documentos que hayan entrado o salido. El libro de registro de entradas refleja los documentos recibidos en la unidad administrativa, y el de salidas indica los que sta ha expedido. Lo habitual es que exista un libro de registro por entidad registral u organismo, si bien puede existir un libro por oficina, pudiendo cerrarse ste al finalizar el ao. Para ms informacin consulte en este mismo captulo el apartado Cierre de libros de registro. El procedimiento para dar de alta un libro de registro consiste en crearlo y definir sus propiedades y, a continuacin, asociar las oficinas de registro y los usuarios con acceso al libro.
4.3
invesicres
Secuencia de operaciones para crear un Libro 1. Seleccione Registro de entrada o Registro de salida segn vaya a crear un Libro de entrada o de salida. Pulse este botn o seleccione la opcin Nuevo del men Libro o del contextual asociado (botn derecho del ratn en el rea izquierda de la ventana). En el cuadro de dilogo que se abre, indique lo siguiente: Nombre: Introduzca un nombre para identificar el libro de registro. Numeracin: Seleccione el modo de numeracin que seguir el nuevo libro. Cada uno de estos modos se configura desde el men Herramientas. Consulte el apartado Numeracin de un libro de registro en este mismo captulo. Central. Los cuatro primeros dgitos para el ao, el resto para el contador. Local. Los cuatro primeros dgitos para el ao, los tres o cuatro siguientes para el cdigo de estacin y el resto para el contador. Por oficina. Los cuatro primeros dgitos para el ao, los tres o cuatro siguientes para el cdigo de la oficina y el resto para el contador.
2.
3.
Tipo de libro: Especifique si es de entrada o salida. Por defecto se muestra el tipo de libro seleccionado, pero lo que aqu se indique ser lo que determine si el libro que se va a crear es de salida (rojo) o de entrada (azul). Autenticacin de imgenes: Si marca esta casilla, cuando se digitalicen documentos se aadir en cada pgina un sello que garantice su autenticidad. Lista de volmenes asociada: Pulse el botn de seleccin y elija en el cuadro de dilogo que se abre el volumen que va asociar al libro de registro. Es imprescindible asignar una lista de volmenes si se va a adjuntar a los registros de este libro informacin documental, es decir, ficheros grficos,
4.4
Libros de registro
de texto, etc. Para ms informacin consulte el captulo dos de este manual, Volmenes.
Fig. 4- 4 Nuevo Libro de registro
4.
Pulse Aceptar para guardar los datos y volver a la ventana principal. En ella ver que el nuevo libro de entrada o salida se ha aadido.
Asociar a un libro oficinas y / o usuarios

Una vez creado el libro de registro, el nico usuario que puede acceder al libro: crear registros, consultarlos y modificarlos (aplicacin Registro) es el creador del libro o los superusuarios de invesicres. Para que cualquier usuario de una oficina pueda acceder al libro, especificando los permisos, es necesario asociar la oficina al libro. Asimismo se puede asociar algn usuario concreto y no todos los de una oficina.
4.5
invesicres
Asociar oficinas
Para asociar una oficina a un libro de registro ha de seleccionar ste en el panel izquierdo y se habilitarn en ese momento los botones de la barra de herramientas. (Slo en el caso de tener activada la opcin Barra de herramientas del men Ver.)
Contine de esta manera 1. este botn desde el men Edicin, elija Oficinas de registro, Pulse Asociar. Tambin puede hacerlo desde el men contextual (botn derecho del ratn pulsado en el rea derecha de la ventana con la ficha Oficinas de registro seleccionada). En el cuadro de dilogo Oficinas de registro Seleccionar, elija una o varias (manteniendo las teclas SHIFT o CTRL) y valide la operacin con el botn Aceptar.
2.
Fig. 4- 5 Seleccionar oficinas de registro para asociarlas a un libro
Tenga en cuenta que si tiene marcada la casilla Mostrar oficinas de registro desactivadas se vern tambin las que estn fuera de servicio atenua-
4.6
Libros de registro
das. Estas oficinas no se pueden asociar hasta que no las active desde la aplicacin Unidades administrativas. 3. Seleccione ahora la ficha Usuarios y ver aadidos todos los usuarios que se hayan definido para esa oficina. Una vez que se asocia una oficina a un libro se puede: Asignar, consultar y modificar los permisos especficos de todos los usuarios de esa oficina sobre ese libro. Consultar y modificar el modo de numeracin del libro para esa oficina. Desligarla del libro. Dar de alta en la base de datos nuevos usuarios para esa oficina. Restringir, a los usuarios de la oficina, la consulta de los registros del libro que cumplan determinadas condiciones (las indicadas en el filtro).
4.
Permisos especficos sobre el libro

Antes de explicar el detalle de los permisos especficos de la oficina y de los usuarios sobre el libro, hemos de hacer la siguiente consideracin relativa al esquema de seguridad de invesicres y al acceso de la informacin de los libros de registro. Los permisos se asignan por oficina y por usuario: Limitaciones por oficina: para que una oficina pueda realizar cualquier operacin sobre un libro de registro es necesario que est asociada a l. Las operaciones que pueden realizar los usuarios dependen de los permisos especficos de la oficina sobre el libro. Estos permisos se conceden o deniegan desde la ficha Oficinas de registro. Limitaciones por usuario: el usuario de una oficina de registro hereda automticamente los permisos de la oficina a la que pertenece. Adems de estos permisos al usuario se le pueden asociar a ttulo individual permisos adicionales o genricos que amplan el conjunto de permisos de la oficina sobre el libro en cuestin. Estos permisos se conceden o deniegan desde la ficha Usuarios.
En resumen: PERMISOS USUARIO = PERMISOS OFICINA A LA QUE PERTENECE + PERMISOS ASIGNADOS A ESE USUARIO.
4.7
invesicres
Para un usuario dado nunca se pueden restringir los permisos heredados de una oficina. As por ejemplo, si desea que un usuario no tenga permiso de consulta para un libro, pero su oficina s lo tiene, el procedimiento adecuado consiste en eliminar el permiso de consulta de la oficina, de manera que el usuario no lo herede y, a continuacin, asignarlo individualmente a todos los restantes usuarios.
Adems, los usuarios pueden contar con unos permisos genricos en funcin de los cuales podrn realizar determinadas operaciones; como por ejemplo: modificar los campos protegidos, la fecha de registro y la tabla de interesados. Para ms informacin sobre estos permisos, consulte el apartado Asignar permisos genricos a un usuario del captulo tres de este manual. Tambin se puede restringir la consulta de los registros del libro aplicando filtros o condiciones a la oficina y a los usuarios. Consulte el apartado Restricciones sobre la consulta de registros, explicado ms adelante. Tal y como se observa en la figura, los permisos que se pueden conceder (casilla marcada) o denegar (casilla en blanco) a los usuarios de una oficina sobre un libro concreto son los siguientes:
Fig. 4- 6 Permisos de la oficina sobre un libro
4.8
Libros de registro
Consulta: Los usuarios de la oficina de registro poseen el permiso de consulta sobre el libro de registro. Los usuarios de una oficina slo pueden acceder a los registros creados en su propia oficina, exceptuando claro est el administrador del libro que puede acceder a todos los registros efectuados en las distintas oficinas que lo tienen asociado, y por supuesto los superusuarios de invesicres. Registro: Los usuarios de la oficina de registro pueden crear registros sobre el libro de registro. Engloba el permiso de consulta. Modificacin: Los usuarios de la oficina de registro poseen permiso de modificacin de registros sobre el libro de registro. Tambin en este caso los usuarios de una oficina slo pueden modificar los registros creados en su propia oficina.
Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina

Para consultar o modificar las propiedades que una oficina tiene respecto de un libro de registro, hay que seleccionar la oficina y a continuacin el botn de la barra de herramientas Propiedades. En el cuadro de dilogo que se abre, adems del tipo de numeracin para los registros que se hagan a partir de ese momento en dicha oficina, se pueden modificar tambin los permisos especficos que los usuarios de esa oficina tengan sobre ese libro, es decir, consulta, registro y modificacin, que acabamos de explicar en el epgrafe anterior.
Fig. 4- 7 Asociacin oficina / libro. Propiedades
4.9
invesicres
Estas propiedades de la oficina para un libro concreto prevalecen sobre las propiedades generales establecidas para dicho libro. Esto significa que si para un libro concreto se tiene definido un tipo de numeracin y se le asocia por ejemplo la oficina UNO, y a continuacin se modifican las propiedades de dicho libro para esa oficina (por ejemplo se cambia el modo de numeracin) estos cambios prevalecen sobre los hechos en las propiedades generales del libro de registro en cuestin. De esta manera se podra dar el caso de tener el mismo libro para dos oficinas, y en cada una de ellas se numeraran los registros de forma diferente.
Desligar una oficina de un libro

Al igual que se pueden asociar oficinas de registro, tambin se puede quitar esa asociacin, desligando la oficina con el libro. La opcin que se ha de utilizar para ello es la de Eliminar asociacin de cualquiera de los mens relacionados con las oficinas en esta aplicacin, es decir, del men Edicin, del contextual asociado o del botn Oficinas de la barra de herramientas. Esta operacin requiere ser confirmada por el usuario, por eso el sistema muestra un mensaje como el de la figura siguiente.
Fig. 4- 8 Eliminar la asociacin de una oficina con un libro
Si contesta afirmativamente, a partir de entonces desde esa oficina ya no se podr registrar en ese libro.
4.10
Libros de registro
Dar de alta usuarios de una oficina

En el captulo anterior, Estructura administrativa y usuarios, hemos explicado en detalle la forma habitual de dar de alta usuarios invesicres en el sistema, desde cada una de las oficinas de registro a las que pertenecen. Dado que puede ocurrir que cuando se estn asociando oficinas y usuarios a los libros de registro, surja la necesidad de dar de alta nuevos usuarios, existe la opcin Nuevo usuario dentro de Oficinas de registro del men Edicin, o del contextual asociado o del botn Oficinas de la barra de herramientas que abre el cuadro de dilogo Usuario Nuevo ya explicado y que a groso modo permite lo siguiente:
Fig. 4- 9 Alta de usuarios desde Libros de registro
Asignar un nombre, y una clave de identificacin en invesicres para el nuevo usuario, asignarle un perfil: operador de registro, administrador de libro o superusuario de invesicres, y concederle los permisos genricos adecuados. Consulte el apartado Crear un usuario nuevo en la oficina del captulo tres de este manual para ms detalles. Recuerde que slo los superusuarios de invesicres pueden dar de alta nuevos usuarios.
4.11
invesicres
Restricciones sobre la consulta de registros

Ya hemos comentado que siempre que en una oficina se conceda permiso de consulta sobre el libro que tiene asignado, todos los usuarios de la misma podrn consultar los registros hechos por esa oficina en dicho libro. Sin embargo es posible restringir este derecho de consulta tan amplio y delimitarlo a los registros que cumplan determinadas condiciones. De esta manera, si se establece un filtro a la consulta, siempre que un usuario de la oficina intente consultar los registros se aplicar esta restriccin ya que internamente se realizar una bsqueda por los registros que cumplan la condicin especificada.
Para los usuarios de una oficina

Cmo delimitar los derechos de consulta de los usuarios de una oficina: 1. 2. 3. Seleccione el libro al que est asociada la oficina. Seleccione ahora la oficina. Elija la opcin Filtro del botn Oficinas de la barra de herramientas, o del men contextual asociado, o de Oficinas de registro del men Edicin. En la ventana de bsqueda que se abre indique las condiciones (una o varias expresiones de bsqueda).
4.
Fig. 4- 10 Aplicar restricciones sobre la consulta de registros
4.12
Libros de registro
En el ejemplo que se indica en la figura anterior, los usuarios de la oficina slo podrn consultar los registros cuyo origen sea X03 y adems estn completos. Cualquier otra bsqueda que realice cualquier usuario se har sobre estos registros. Para ir aadiendo condiciones haga clic sobre la columna Campo y seleccione alguno de los que aparecen en la lista desplegable, luego haga lo mismo para el Operador y a continuacin indique el dato a buscar en la columna Valor. Todas las condiciones se unen con el Nexo lgico Y / O.
Fig. 4- 11 Seleccin del operador de condicin
Utilice el botn Borrar todo para limpiar la ventana de bsqueda y borrar todas las expresiones que haya definido. Puede ahora indicar otras nuevas o ninguna. Con el botn Aceptar guardar las condiciones fijadas en la ventana de bsqueda y sern las que delimiten la consulta.
Slo pueden restringir el acceso a los registros de una oficina, el administrador del libro en el que se anotan los registros de la misma y un superusuario de invesicres.
Para uno o varios usuarios

Cmo delimitar los derechos de consulta de uno o varios usuarios: 1. Active la ficha Usuarios y elija el usuario objetivo sobre el que vaya a aplicar el filtro. Si quiere ms de uno seleccinelos manteniendo pulsadas las teclas SHIFT o CTRL. Elija la opcin Usuarios Filtro del men Edicin, o contextual asociado, o del botn Usuarios de la barra de herramientas. Se abre el cuadro Libros de registro- Filtro.
4.13
invesicres
2.
Establezca en el filtro la expresin de bsqueda que fijar los registros a los que tendr acceso ese usuario o usuarios. Recuerde que no puede aplicar restricciones ni al administrador del libro que est seleccionado, ni a los superusuarios de invesicres. Por ejemplo, puede hacer que ese usuario slo tenga acceso a los registros que cumplan: [Origen] DISTINTO DE [Comunidad Foral de Navarra] y CON [Fecha de registro] POSTERIOR A [1-01-2000].
Independientemente de que se redefina el filtro de consulta para un Operador de registro, y aunque ste posea permiso de modificacin, nunca podr modificar anotaciones registrales efectuadas en oficinas de registro que no sean la suya.
Asociar usuarios
Por defecto cuando se asocia una oficina a un libro, se asocian tambin todos sus usuarios. En este caso, en la ficha Usuarios, al lado de cada usuario se muestra un icono de color azul claro. Sin embargo puede ocurrir que no se quieran asociar todos los usuarios de la oficina, sino alguno en concreto. En esta situacin se puede asociar dicho usuario de forma individual y aparecer entonces en la ficha Usuarios con un icono de color rojo. Los derechos o permisos que tenga sobre los registros del libro hay que indicarlos de forma individual.
Cmo se asocia un usuario a un libro de registro y se le asignan los permisos especficos: 1. 2. 3. Seleccione el libro. Elija la ficha Usuarios. En el men Edicin, seleccione la opcin Usuarios-Asociar. Puede usar tambin el men contextual de usuarios o el botn Usuarios de la barra de herramientas.
4.14
Libros de registro
4.
En la ventana Seleccin de usuarios que se abre, elija el usuario o usuarios (manteniendo pulsada las teclas SHIFT o CTRL) y pulse Aceptar.
Fig. 4- 12 Seleccin de usuarios
Si marca la casilla Mostrar todos los departamentos se vern adems de las oficinas de registro de invesicres con sus usuarios, los departamentos del sistema invesdoc corporate y sus usuarios. Puede dar acceso a un libro de registro a un usuario de invesdoc coporate asocindolo desde aqu. 5. Lo siguiente es concederle o denegarle los permisos especficos sobre dicho libro. Desde la ficha Usuarios marque las casillas Consulta, Registro o Modificacin si va a contar con estos permisos o djelas en blanco en caso contrario. Tenga en cuenta que a ningn supersusuario se le pueden denegar estos permisos.
Fig. 4- 13 Permisos especficos de un usuario sobre un libro de registro
4.15
invesicres
Desligar un usuario de un libro

Slo se puede eliminar la asociacin de un libro con un usuario siempre que ste no pertenezca a una oficina asociada a dicho libro. En esta situacin lo nico que ha de hacer es seleccionar el usuario que se quiere desligar del libro y a continuacin elegir la opcin Usuarios-Eliminar asociacin del men Edicin, o del contextual o del botn correspondiente de la barra de herramientas. A partir de este momento dicho usuario no podr acceder desde la aplicacin Registro a ese libro ni siquiera para consultas.
Consultar y modificar las propiedades de los usuarios

Una vez que se asocian los usuarios a los libros de registro se pueden consultar y modificar sus propiedades. Teniendo en cuenta que slo los superusuarios de invesicres y los administradores de cada libro pueden hacerlo. La opcin que se ha de elegir despus de haber seleccionado el usuario cuyas propiedades quiere consultar o modificar es Propiedades del men Ver o el botn correspondiente de la barra de herramientas.
Fig. 4- 14 Consultar / modificar las propiedades de un usuario
4.16
Libros de registro
Desde este cuadro de dilogo que se abre se puede modificar la clave de usuario, el perfil y los permisos genricos. Para ms informacin acerca de los perfiles y permisos genricos, consulte el captulo tres de este manual.
Asignar administrador del libro

Al menos un usuario debe ser el administrador del libro, pero puede haber ms de uno. Ningn usuario cuyo perfil sea Operador de registro puede ser administrador de libro. Por defecto el administrador del libro es quien lo crea.
Para asignar un nuevo administrador, haga lo siguiente: 1. Sitese en la ficha Usuarios y seleccione un usuario de los asociados al libro. Seleccione la opcin Usuarios-Nuevo administrador del men Edicin, o del contextual o del botn de la barra de herramientas.
2.
Fig. 4- 15 Seleccin del nuevo administrador del libro
En el cuadro de dilogo Usuarios Seleccin slo se vern los usuarios que pueden ser administradores. Elija uno de ellos y pulse Aceptar. 3. El icono del usuario administrador del libro es de color azul oscuro. Puede realizar cualquier operacin -consulta, modificacin y registroAdems, puede modificar los permisos especficos y genricos de los usuarios del libro que administra.
4.17
invesicres
La operacin inversa, es decir, borrar el administrador del libro, se hace desde la opcin Usuario - Eliminar administrador del men Edicin o del contextual o del botn de la barra de herramientas. El sistema le muestra un mensaje para que confirme la operacin. Si contesta afirmativamente, no borra la asociacin del usuario con el libro, sino solamente la propiedad de administrador del mismo. Recuerde que al menos tiene que haber un administrador del libro y que cualquier superusuario de invesicres lo es por defecto.
Asociar a un libro de entrada otro libro de salida

Esta funcin permite establecer una asociacin entre un libro del registro de entrada con otro del registro de salida. Cuando se produce una asociacin de este tipo, cada vez que se haga un registro en el libro de entrada se generar automticamente otro registro en el libro de salida. La asociacin en sentido inverso no se admite.
Secuencia de operaciones: 1. Seleccione el libro de entrada al que va a asociar un libro de salida.
Fig. 4- 16 Asociar libros de registro
4.18
Libros de registro
2.
Elija la opcin Libro de registro asociado del men Ver o del contextual (botn derecho del ratn). En el cuadro de dilogo que se abre pulse este botn para seleccionar el libro de salida que va a asociar. Marque el libro de salida y pulse "Aceptar". Observe que se anota en el cuadro de dilogo Asociar libros de registro.
3.
4.
Fig. 4- 17 Libro de registro ya asociado
5.
Pulse "Aceptar" para guardar la asociacin.
Modificar y/o borrar la asociacin de un libro con otro

En cualquier momento se puede cambiar el libro asociado por otro e incluso eliminar esta asociacin. Para ello, seleccione el libro de entrada y elija la opcin Libro de registro asociado del men Ver o del contextual (botn derecho del ratn). Si quiere asociar otro libro distinto del actual proceda como se ha explicado en el epgrafe anterior, es decir, seleccione con ayuda de este botn otro libro de salida y valide la operacin.
4.19
invesicres
Si quiere eliminar la asociacin, simplemente marque la casilla tal y como muestra la figura siguiente y pulse "Aceptar".
Fig. 4- 18 Borrar la asociacin de un libro con otro
Consultar y modificar las propiedades del libro de registro

Para consultar y modificar las propiedades de un libro de registro hay que seleccionarlo en el rea izquierda de la ventana y pulsar el botn Propiedades de la barra de herramientas o la opcin Propiedades del men Ver o del contextual asociado (botn derecho del ratn pulsado sobre el libro).
Fig. 4- 19 Consultar y modificar las propiedades del libro
4.20
Libros de registro
Sobre el cuadro de dilogo que se abre puede efectuar la modificacin que requiera y validarla para que surta el efecto correspondiente. El nico dato que no se puede modificar es el tipo de libro, es decir, ningn libro de entrada puede cambiarse a salida y viceversa. Lo dems: tipo de numeracin, autenticacin de imgenes y lista de volmenes asociada, se puede modificar.
Fig. 4- 20 Libro de registro - Propiedades
Cuando se modifican las propiedades de un libro de registro, los cambios slo afectarn a las oficinas que a partir de ese momento se asocien a dicho libro. Si se quiere modificar la numeracin para las oficinas ya asociadas hay que hacerlo modificando las propiedades de la oficina para ese libro. Vase el apartado Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina explicado anteriormente en este mismo captulo.
Numeracin de un libro de registro

En toda operacin de registro se asigna un nmero nico al documento registrado. Este valor adopta una secuencia de numeracin de carcter anual, es decir, que se reinicia obligatoriamente cada ao. Dentro de la citada secuencia anual, se pueden definir tres modos de numeracin:
4.21
invesicres
Modo local: la numeracin es de uso exclusivo de cada puesto de trabajo. Modo central: la numeracin se puede utilizar desde cualquier puesto de trabajo que opere con la base de datos central del sistema. Modo por oficina: la numeracin se aplica a todos los puestos de la oficina en cuestin.
Los nmeros con que se registran los documentos varan en cada modalidad. Son los siguientes: Los cuatro primeros dgitos: (AAAA), corresponden a los cuatro dgitos del ao. Por ejemplo, 2003 Los dgitos siguientes: identifican el tipo de secuencia de numeracin. Si est utilizando: La numeracin central, se asignarn los dgitos 00 de forma fija. 2003 00 7865432 La numeracin local, se asignarn tres o cuatro dgitos para el cdigo de la estacin de trabajo (desde 001 hasta 9999) de la oficina de registro. 2003 9999 000693 (para la estacin 9999) La numeracin por oficina, se asignarn tres o cuatro dgitos a la oficina y los dgitos 00 de forma fija a continuacin para distinguirlos del cdigo de estacin: 2003 9999 00 008503 (para la oficina 9999) Los dgitos finales (seis para local u oficina y siete para central) corresponden en todas las modalidades a la numeracin secuencial propia del documento.
4.22
Libros de registro
Cambiar la numeracin de un libro de registro

Esta opcin le permite modificar los valores de los contadores de numeracin para cada tipo de numeracin. Seleccione en el panel izquierdo de la ventana principal el libro cuya numeracin desee cambiar. Elija la opcin Herramientas-Numeracin de entrada o Herramientas-Numeracin de salida para enlazar con el cuadro de dilogo Libro de registro-Numeracin de entrada / salida, segn se trate de unos libros u otros.
Fig. 4- 21 Libro de registro - Numeracin de entrada
Para un ao dado, y dependiendo del tipo de numeracin del libro, puede modificar en el cuadro anterior los siguientes valores:
4.23
invesicres
Central (Modo central): escriba un nuevo valor de hasta 7 dgitos estrictamente superior al que exista. Este valor se aplicar a partir de este momento en los nuevos documentos registrados. (Sera el contador secuencial propiamente dicho del registro, es decir, los ltimos siete dgitos). Por oficina (Modo oficina): escriba un nuevo valor (doble clic en la columna Contador) estrictamente superior al que exista. Sera el contador secuencial del registro. Local (Modo local): escriba un nuevo valor (doble clic en la columna Contador) estrictamente superior al que exista. Sera el contador secuencial del registro.
Reserva de nmeros de registro

Para una oficina se puede reservar un determinado nmero de registros de un libro. Esto quiere decir que en la aplicacin Registro se generarn los registros aqu indicados en estado reservado. Estos registros se crean con el nmero que les corresponda segn la numeracin predeterminada para el libro o la oficina y en el da y la fecha aqu seleccionada. En el men Herramientas se encuentra la opcin Reservar nmeros que slo se habilita si se ha seleccionado un libro y una oficina. Al ejecutarla se abre el cuadro de dilogo siguiente:
Fig. 4- 22 Reservar nmeros para registros
Oficina. Es la oficina para la que se reservan nmeros.
4.24
Libros de registro
Nmeros a reservar. El usuario tiene que indicar cuntos registros quiere reservar. Fecha de registro. Por defecto es la fecha actual, pero se puede seleccionar otra. La que aqu se indique ser la que se muestre en el registro (en estado reservado) al abrirlo desde la aplicacin Cliente (Registro). Hora de registro. Por defecto es la actual, pero se puede seleccionar otra. Tambin este dato se muestra en el registro desde la aplicacin Cliente.
Cuando pulsa Aceptar se muestra el siguiente mensaje con el primer y ltimo nmero de registro asignado a los registros reservados.
Fig. 4- 23 Registros reservados
Consulte en el manual de usuario, el apartado Estados de un documento registrado del captulo dos.
Copiar libros de registro

La parte ms laboriosa de crear un libro de registro es la asociacin de oficinas de registro, usuarios, perfiles y derechos individuales. Invesicres le permite crear un nuevo libro a partir de uno existente, sin necesidad de definir sus propiedades paso a paso, y manteniendo sus caractersticas originales. Si desea hacer uso de esta opcin, seleccione el libro que quiera copiar y, a continuacin, la opcin del mismo nombre del men Edicin o de la barra de herramientas.
4.25
invesicres
Aparece el cuadro Libro de registro Copiar. Introduzca una denominacin diferente a la del libro copiado y pulse Aceptar:
Fig. 4- 24 Copiar un Libro de registro
El nombre asignado al nuevo libro debe ser siempre distinto al del original. El nuevo libro ser igual al libro copiado en cuanto al tipo, de entrada o salida, a las oficinas de registro, los usuarios y filtros de acceso, pero sin registros. Una vez copiado, puede modificar sus propiedades tal y como ya hemos explicado anteriormente desde la opcin Propiedades del men contextual o del botn de la barra de herramientas.
Fig. 4- 25 Modificar las propiedades del libro copiado
4.26
Libros de registro
Asociar un volumen de almacenamiento al libro Pendientes de registro

Existe un libro de entrada creado por defecto durante la instalacin de invesicres que permite guardar los documentos pendientes de registro, hasta que se les asigne un nmero y una fecha de registro. Estos registros son los que se reciben en la aplicacin Registro va correo electrnico. Para asociar un volumen de almacenamiento a este libro, elija la opcin Volumen de pendientes de registro del men Herramientas y seleccione el volumen en el que se guardar la documentacin hasta que se registre. Para ms informacin sobre la definicin de volmenes, consulte el captulo dos, Volmenes de este manual.
Borrar libros de registro

Para borrar un libro de registro, seleccinelo en el panel izquierdo y elija Eliminar del men Edicin. Antes de borrar el libro el sistema pedir confirmacin.
Slo se pueden eliminar aquellos libros en los que no se hayan efectuado operaciones de registro.
Cerrar de libros de registro

Cerrar un libro de registro impide que se realicen operaciones de creacin de nuevos registros o que se modifiquen sus datos. Esta inhabilitacin es vlida pa-
4.27
invesicres
ra cualquier usuario, independientemente de cul sea su perfil o los permisos que posea sobre el libro. Para cerrar un libro de registro seleccinelo en el rea de trabajo y pulse Cerrar. El sistema le pedir confirmacin. El libro queda a disposicin de los usuarios que posean permiso de acceso exclusivamente para realizar tareas de consulta, sin que pueda modificar de ahora en adelante ninguno de sus datos. En caso de que quiera volver a abrir el libro cerrado, basta con seleccionarlo y pulsar nuevamente Cerrar.
4.28
5
Asuntos, transportes y procedimientos
g g g g
Acceso a la aplicacin Tipos de asuntos Tipos de transportes Tipos de procedimientos
Asuntos transportes y procedimientos
El tipo de asunto permite clasificar las diferentes operaciones de registro por temas. El tipo de procedimiento se usa para indicar los documentos originales que se adjuntan en la operacin de registro. Mediante la aplicacin Asuntos, transportes y procedimientos puede dar de alta los diferentes tipos de transporte utilizados en el envo y la recepcin de documentacin, definir y dar de alta los diferentes tipos de asunto utilizados en la operacin de registro de dicha documentacin y dar de alta los tipos de procedimientos para los que se requieren los documentos originales que se adjuntan en la operacin de registro. Asimismo esta aplicacin permite consultar y modificar en cualquier momento las propiedades de definicin de los asuntos, transportes y procedimientos existentes.
l transporte es el medio por el que un documento llega al registro de entrada, o por el que parte del registro de salida.
A la aplicacin Asuntos, transportes y procedimientos se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
Fig. 5- 1 Acceso a la aplicacin Asuntos, transportes y procedimientos
5.1
invesicres
Fig. 5- 2 Conexin con Asuntos, transportes y procedimientos
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual. En la ventana principal de la aplicacin puede seleccionar Asuntos, Transportes y/o "Procedimientos" para acceder a las tablas correspondientes a cada uno de ellos. La figura muestra dichas tablas y est seleccionada la de Tipos de asuntos.
Fig. 5- 3 Ventana principal de Asuntos, transportes y procedimientos
En el momento del registro, si se rellena el campo tipo de asunto tendr que seleccionar alguno de los valores dados de alta desde aqu en la tabla; mientras que para el tipo de transporte podr optar entre los valores que d de alta desde
5.2
aqu en la tabla de transportes o escribir cualquier otro valor. En lo que respecta a los procedimientos el comportamiento es similar a lo explicado. Cuando el destino del registro es una unidad administrativa de tipo PROPIO slo pueden seleccionarse los tipos de procedimientos dados de alta desde esta aplicacin; mientras que si el destino es una unidad administrativa de otro tipo no es necesario darlos de alta desde aqu puesto que no se validan en esta tabla. Adems y tal y como veremos a lo largo de este captulo se pueden adjuntar plantillas de documentos en los tipos de asunto, de tal forma que si al registrar un documento (aplicacin Registro) se selecciona ese tipo de asunto con plantilla, sta se aada al clasificador Documentos del registro. Para ms informacin consulte el apartado Adjuntar informacin documental al registro del Manual de usuario de invesicres.
Tipos de asuntos
Este mdulo permite definir y dar de alta los diferentes tipos de asuntos utilizados en la operacin de registro, asociarlos a diferentes oficinas de registro e indicar el tipo de documentacin (documento) que debe acompaarlo. Un asunto no puede borrarse una vez que se haya utilizado en una operacin de registro. Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de asuntos son las siguientes: Dar de alta nuevos asuntos, asociarles las oficinas de registro en las que va a estar disponible e indicar los documentos que se asocian al mismo. Consultar y modificar las propiedades de un asunto previamente seleccionado. Borrar tipos de asuntos que no se hayan utilizado en ningn registro. Ordenar los tipos de asunto por su cdigo o por su descripcin. Asignar y borrar administradores para los tipos de asuntos.
5.3
invesicres
Nuevo asunto
Elija la opcin Nuevo del men Asuntos, o el botn Nuevo de la barra de herramientas para crear un nuevo tipo de asunto. A continuacin se abre el cuadro Tipo de asunto - Nuevo, que incluye tres fichas: Ficha Tipo de asunto: permite indicar el asunto. Ficha Oficinas de registro: permite asociar las oficinas para las que estar disponible el asunto. Ficha Documentos: permite indicar qu documentos se asocian al tipo de asunto.
Ficha Tipo de asunto

Indique los siguientes datos en esta ficha:
Fig. 5- 4 Nuevo asunto. Ficha Tipo de asunto
Cdigo: introduzca un cdigo alfanumrico para identificar el tipo de asunto que va a dar de alta. Este dato es obligatorio.
5.4
Descripcin: escriba el literal que identificar el tema. Este dato es tambin obligatorio. Unidad administrativa: para indicar qu unidad administrativa est rela. cionada con este tipo de asunto, pulse el botn de seleccin: Eljala en el cuadro de dilogo Unidades administrativas Seleccionar.
Fig. 5- 5 Seleccionar la unidad administrativa relacionada con el tipo de asunto
Con el botn Buscar se facilita la bsqueda de unidades administrativas ya que permite introducir condiciones que delimitan la informacin a buscar.
5.5
invesicres
Fig. 5- 6 Buscar unidades administrativas para asociarles tipo de asunto
Brevemente explicaremos la forma de construir una condicin simple de bsqueda. Obtendr ms informacin en el apartado Consultas y modificaciones de unidades administrativas del captulo tres de este manual. Haga un clic en la columna Campo y seleccione uno de los valores de la listas desplegable: Nombre, abreviatura o cdigo. Repita lo miso en la columna Operador y seleccione cualquiera de los de la lista. Haga clic en la columna Valor y escriba lo que quiere buscar. Si va a incluir ms condiciones nalas con alguno de los operadores de la columna Nexo. Pulse Buscar y de las unidades que encuentre y que se muestran en la ficha Resultados de esta ventana, seleccione la que buscaba y pulse Aceptar para cerrar la ventana de bsqueda. Vuelva a pulsar Aceptar con la seleccin de la unidad administrativa que va a asociar al tipo de asunto que est definiendo.
Fecha de creacin: permite indicar la fecha de alta del asunto. El sistema otorga por defecto la fecha actual, si bien puede indicarse otra diferente si as se desea. Fecha de baja: especifique la fecha de desactivacin del asunto (optativo). A partir de esta fecha no se puede utilizar ese tipo de asunto en operaciones de registro.
5.6
Usar para registro de entrada: marque la casilla de verificacin si desea que el asunto est disponible en libros de entrada. Usar para registro salida: active la casilla para que el asunto est disponible en libros de salida. "Informacin auxiliar" Si pulsa este botn se abre un cuadro de texto libre para que escriba lo que necesite. Si quiere forzar un cambio de lnea ha de pulsar las teclas CTRL + ENTER.
Fig. 5- 7 Informacin auxiliar del tipo de asunto
Un mismo tipo de asunto puede estar disponible al mismo tiempo tanto para libros de registro de entrada como de salida
Ficha Oficinas de registro

Desde esta ficha se asocia la oficina u oficinas de registro en las que estar disponible el tipo de asunto que se est dando de alta al ir a registrar un documento (aplicacin Registro).
5.7
invesicres
Fig. 5- 8 Asociar un tipo de asunto a oficinas de registro
La casilla de verificacin Disponible para todas las oficinas de registro esta activada por defecto; en caso de que no desee que el tipo de asunto pueda ser utilizado por todas las oficinas, debe desactivar la casilla y aadir la oficina u oficinas en las que est disponible. Con este botn se accede al cuadro de dilogo de seleccin de las oficinas de registro dadas de alta en la base de datos.
Fig. 5- 9 Seleccin de oficinas de registro para asociarlas a un tipo de asunto
5.8
Elija una o varias (manteniendo pulsadas las teclas SHIFT o CTRL) mientras va haciendo clic en la oficina y pulse despus Aceptar.
Fig. 5- 10 Oficina ya asociada a un tipo de asunto
Pulse Aplicar para guardar y seguir con el cuadro de dilogo abierto o Aceptar para guardar y cerrarlo. puede borrar la asociacin que ha hecho de una o vaCon este botn rias oficinas de registro con el tipo de asunto actual. Slo ha de seleccionar la oficina y pulsarlo y a partir de ese instante ya no estar disponible en dicha oficina este asunto.
Ficha Documentos
Desde esta ficha se pueden asociar documentos al tipo de asunto definido. Estos documentos se muestran por defecto durante la operacin de registro en la ficha Documentos (aplicacin Registro), si se ha seleccionado el correspondiente tipo de asunto.
5.9
invesicres
Se puede asociar uno o varios documentos a cada tipo de asunto.
Fig. 5- 11 Asociar un documento a un tipo de asunto
Escriba el literal correspondiente al documento que va a asociar y pulse a continuacin el botn para aadirlo a la lista de documentos posibles para ese tipo de asunto. La relacin de documentos asociados a un tipo de asunto conforman una lista de comprobacin de presentacin de documentos en aquellos registros que hagan referencia al tipo de asunto. Si los documentos se han digitalizado y anexado a los registros que hagan referencia al tipo de asunto, la lista de comprobacin permite tambin clasificar los documentos presentados.
Para borrar un documento, seleccinelo de la lista y pulse este botn:
Para modificar la denominacin de un documento, seleccinelo de la lista, escriba la nueva denominacin y pulse o la tecla ENTER.
5.10
Consultar y modificar tipos de asuntos

La opcin Propiedades del men Ver o el correspondiente botn de la barra de herramientas abre un cuadro de dilogo con el tipo de asunto seleccionado en la ventana para consultarlo o modificarlo. Se pueden modificar todos los datos del tipo de asunto a excepcin del cdigo.
Fig. 5- 12 Consultar y modificar tipos de asunto
Mediante las flechas situadas en la parte inferior del cuadro de dilogo puede pasar de un tipo de asunto a otro sin necesidad de volver a la ventana principal de la aplicacin.
Borrar tipos de asunto

La opcin Eliminar del men Edicin o su correspondiente botn de la barra de herramientas permite borrar el tipo de asunto seleccionado. Recuerde que slo se pueden borrar los tipos de asunto que an no se han usado en ninguna operacin de registro.
5.11
invesicres
Asignar y borrar administradores para los tipos de asuntos

Cualquier usuario de invesicres, independientemente de su perfil, puede ser administrador de un tipo de asunto y por consiguiente puede acceder a esta aplicacin, con la salvedad de que un operador de registro que sea administrador de un tipo de asunto podr modificar ste y dar de alta otros tipos de asunto para los que se convierte en su administrador. El resto de tipos de asunto de los que no es administrador slo podr consultarlos. En ningn caso un operador de registro que sea administrador de tipos de asunto puede gestionar (crear, modificar, o borrar) los usuarios administradores de los tipos de asunto. Esta operacin es especfica de superusuarios de invesi-
cres.
La gestin de administradores se realiza desde el cuadro de dilogo que se invoca desde la opcin Administradores del men Ver. Secuencia de operaciones: 1. 2. Seleccione el tipo de asunto al que va asignar administradores. Abra el cuadro de dilogo Tipos de Asunto - Administradores.
Fig. 5- 13 Gestin de administradores de tipos de asunto
5.12
3.
Pulse "Aadir" para acceder al cuadro de dilogo de seleccin de usuarios de invesicres. Elija uno y pulse "Aceptar". Observe que se anota en la columna Usuarios. Puede asignar tantos administradores para un mismo tipo de asunto como desee. Para ello, repita los pasos 3 y 4. Cuando haya concluido pulse "Aceptar" para guardarlo en la base de datos y volver a la ventana principal.
4. 5.
6.
Para borrar un administrador debe situarse en este mismo cuadro de dilogo tal y como se acaba de explicar, seleccionar el usuario y pulsar el botn "Quitar". El sistema le muestra un mensaje para que confirme la operacin.
Tipos de transportes
Este mdulo permite dar de alta los diferentes tipos de transporte utilizados en el envo y la recepcin de documentacin. Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de transportes son las siguientes: Dar de alta nuevos tipos de transporte. Consultar y modificar sus propiedades. Borrarlos de la tabla. Ordenarlos alfabticamente de forma ascendente o descendente segn su descripcin.
Nuevo transporte
Para crear un nuevo transporte, seleccione la opcin Nuevo del men Transportes, o el botn correspondiente de la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo que se abre, rellene el campo descripcin y pulse Aplicar o Aceptar, dependiendo de que desee o no crear ms tipos de transporte:
5.13
invesicres
Fig. 5- 14 Nuevo transporte
Consultar y modificar las propiedades

Para consultar o modificar los datos de un tipo de transporte marque el elemento que desee ver o modificar y elija la opcin Propiedades para enlazar con el cuadro Tipo de transporte Propiedades.
Fig. 5- 15 Consultar y modificar tipos de transporte
situadas en la parte inferior del cuadro de dilogo Las flechas permiten pasar de un tipo de transporte a otro sin tener que volver antes a la ventana principal.
Borrar tipos de transporte

La opcin Eliminar del men Edicin o su correspondiente botn de la barra de herramientas permite borrar el tipo de transporte seleccionado. Antes de borrarlos el sistema le muestra un mensaje para confirmar la operacin.
5.14
Tipos de procedimientos
Este mdulo permite definir tipos de procedimientos que se pueden incluir en la operacin de registro (en el cliente Windows -aplicacin Registro- o en el escritotio Web de invesicres) cuando se requieran para documentos originales. Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de procedimientos son las siguientes: Dar de alta nuevos tipos de procedimientos. Consultar y modificar sus propiedades. Borrarlos de la tabla. Ordenarlos alfabticamente de forma ascendente o descendente segn su descripcin.
Nuevo tipo de procedimiento

Para crear un tipo de procedimiento, seleccione la opcin Nuevo del men Procedimientos, o el botn correspondiente de la barra de herramientas y se abrir un cuadro de dilogo para que rellene el cdigo y la descripcin, que son los datos obligatorios.
Fig. 5- 16 Nuevo tipo de procedimiento
5.15
invesicres
Secuencia de operaciones: 1. Escriba un cdigo alfanumrico (seis caracteres mximo) para identificar el tipo de procedimiento que va a dar de alta. Este dato es obligatorio. Escriba la descripcin. Indique la fecha de alta para el tipo de procedimiento. El sistema otorga por defecto la fecha actual, si bien puede indicarse otra diferente si as se desea.
2. 3.
Fig. 5- 17 Alta del tipo de procedimiento
4.
La fecha de baja muestra hasta cundo estar vigente en el sistema el tipo de procedimiento. Si desea desactivarlo en una fecha concreta tiene que marcar la casilla e indicar dicha fecha (por defecto es la actual) con ayuda del calendario que le facilita el sistema para la eleccin de sta. Al calendario se accede tal y como se indica en la figura.
Fig. 5- 18 Indicar una fecha de baja para el tipo de procedimiento
5.
Pulse "Aceptar" para guardar el tipo de procedimiento.
5.16
Consultar y modificar las propiedades

Para consultar o modificar los datos de un tipo de procedimiento marque el elemento que desee ver o modificar y elija la opcin Propiedades para enlazar con el cuadro Tipo de procedimiento Propiedades.
Fig. 5- 19 Consultar y modificar tipos de procedimiento
Se puede modificar la descripcin, y las fechas de alta y de baja. No olvide guardar los cambios con el botn "Aplicar". Las flechas situadas en la parte inferior del cuadro de dilogo permiten pasar de un tipo de procedimiento a otro sin tener que volver antes a la ventana principal.
Borrar tipos de procedimiento

La opcin Eliminar del men Edicin o su correspondiente botn de la barra de herramientas permite borrar el tipo de procedimiento seleccionado. Antes de borrarlo el sistema le muestra un mensaje para confirmar la operacin.
5.17
6
Poblacin
g g
Acceso a la aplicacin Importar fichero de informacin territorial Alta de personas fsicas y jurdicas Buscar personas fsicas y jurdicas Consultar y modificar las propiedades de personas fsicas y jurdicas Borrar personas fsicas y jurdicas
g g g
Poblacin
a aplicacin Poblacin permite mantener una relacin de personas fsicas y jurdicas y de datos asociados a ellas(direccin, e-mail, NIF/CIF, etc.), quedando ambos aspectos disponibles para la operacin de registro, con la consiguiente simplificacin y validacin del procedimiento. Esta informacin se puede usar en los campos Remitente o Destinatario, segn se trate de registros de entrada o salida, desde la aplicacin Registro. Permite tambin buscar y consultar las caractersticas de las personas fsicas y jurdicas una vez dadas de alta, as como modificar estos datos si fuese necesario.
A la aplicacin Poblacin se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
6.1
invesicres
Fig. 6- 2 Conexin a la aplicacin Poblacin
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual. Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.
Fig. 6- 3 Ventana principal de Poblacin
La pantalla principal de Poblacin muestra los datos esenciales de las personas fsicas (zona superior), N de documento y el nombre y los apellidos de las personas dadas de alta, y de las personas jurdicas (zona inferior), N de documento y la Razn social de la empresa:
6.2
Poblacin
Las personas fsicas o jurdicas que se den de alta desde aqu pueden incluirse en la aplicacin Registro directamente desde el cuadro principal de registro y para algunos usuarios, tambin crearlas desde all, pulsando F3: Remitentes, en caso de que se trate de un registro de entrada, o bien, pulsando F3: Destinatarios, si se trata de un registro de salida. En ambos casos se abre un filtro de bsqueda para que seleccione a la persona que actuar como remitente o como destinatario (genricamente los llamaremos interesados) de la operacin de registro, respectivamente. En el manual de usuario de invesicres encontrar la explicacin detallada del uso que se hace en la aplicacin Registro de las personas fsicas y jurdicas dadas de alta en la base de datos. Entre otras se pueden realizar las siguientes tareas: Importar el fichero de informacin territorial para facilitar la entrada de datos en la ficha Domicilio, en los campos, Ciudad, Provincia y Pas. Dar de alta personas fsicas y jurdicas. Buscar unas y otras. Consultar y modificar las propiedades de ambas. Borrar personas fsicas y jurdicas de la base de datos.
Importar fichero de informacin de territorio

En la instalacin de invesicres se proporciona el fichero de informacin territorial ISPOB.TER. Antes de proceder a dar a de alta personas fsicas y jurdicas hay que importarlo para facilitar luego la entrada de datos en las ficha Domicilio, campos Ciudad y Provincia/Pas de ambas. La opcin que se ha de utilizar es Importar del men Herramientas.
6.3
invesicres
Al seleccionarla se abre el cuadro de dilogo Importar para que elija el fichero comentado tal y como se ve en la figura siguiente.
Fig. 6- 4 Importar fichero de informacin de territorio
Alta de personas fsicas y jurdicas

El procedimiento para dar de alta una nueva persona fsica o jurdica es idntico, por lo que se explica de manera global. Para dar de alta nuevas personas fsicas o jurdicas y definir sus datos asociados, escoja la opcin Nueva del men Personas. Seleccione Fsica o Jurdica. Tambin puede hacer un clic en la zona superior (personas fsicas) o inferior (jurdicas) y seleccionar entonces el botn Nuevo de la barra de herramientas. O finalmente hacer uso del men contextual habilitado en cada zona. A continuacin se abre el cuadro Persona fsica - Nueva, o bien Persona jurdica Nueva, que en ambos casos consta de tres fichas:
6.4
Poblacin
Ficha Persona fsica

En esta ficha se encuentran los datos de identificacin de la persona fsica que se est dando de alta. Rellene lo siguiente: Nmero de identificacin. Se refiere al tipo de documento que est seleccionado en la lista Tipo de documento. Este nmero no se valida. Tipo de documento. Puede ser NIF, Pasaporte, Documento de identificacin de extranjeros u otros. Primer Apellido, Segundo y Nombre. Slo son obligatorios el primer apellido y el nombre.
Fig. 6- 5 Nueva persona fsica. Datos de identificacin
Ficha Persona jurdica

En esta ficha se encuentran los datos de identificacin de la persona jurdica que se est dando de alta. Rellene lo siguiente: Nmero de identificacin. Se refiere al tipo de documento que est seleccionado en la lista Tipo de documento. Este nmero no se valida.
6.5
invesicres
Tipo de documento. Puede ser CIF u otros. Razn social. Es un dato obligatorio.
Fig. 6- 6 Nueva persona jurdica. Datos de identificacin
Ficha Domicilio
Esta ficha es idntica tanto para las personas fsicas como jurdicas. Aunque no es obligatorio rellenar ninguno de los datos de esta ficha para la operacin de alta de personas, invesicres permite guardar la informacin completa de uno o varios domicilios de cada persona, es decir, puede aadir domicilios, modificar sus datos y borrarlos si no se han registrado documentos con ellos. Direccin. Si opta por rellenar y guardar datos del domicilio de la persona fsica o jurdica, este campo pasa a ser obligatorio. Ciudad. Al igual que el anterior se convierte en un dato obligatorio si se va asociar un domicilio a una persona. En principio esta lista est vaca. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia / Pas y despus podr elegir una poblacin de la provincia seleccionada. Slo se mostrarn valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de informacin territorial: ISPOB.TER.
6.6
Poblacin
Provincia / Pas. Seleccione una de las que se muestran en la lista desplegable. Cdigo postal.
Una vez rellenos los datos pulse este botn para aadir la informacin del domicilio a la persona actual. Vuelva a rellenar los campos mencionados si quiere aadir un segundo domicilio y pulse otra vez este botn. Repita la operacin para cada domicilio. Es para indicar el domicilio principal. Cuando slo hay uno se aade por defecto, pero si hay mas de uno puede indicar con este icono cul de ellos es el principal. Tan slo tiene que seleccionar el domicilio en la lista y pulsar este botn. Con este botn se modifican los datos del domicilio seleccionado y se actualizan en la lista de domicilios. Seleccione el domicilio a modificar, cambie los datos que precise y pulse este botn Tambin puede pulsar la tecla ENTER. Con este botn se borra el domicilio seleccionado de la lista de domicilios, siempre que no se haya usado en alguna operacin de registro. (aplicacin Registro).
Fig. 6- 7 Aadir el domicilio a una persona
6.7
invesicres
Ficha Telfono / E-mail

Los datos de esta ficha se rellenan de forma idntica a lo explicado para el domicilio. Detalle en el recuadro Nmero/direccin: el nmero de telfono o la direccin de correo electrnico, segn se indique en el campo Tipo. Seleccione en Tipo: telfono o correo electrnico.
Pulse este botn para agregar el nmero nuevo o la direccin de correo electrnico al recuadro inferior de la ficha. Repita estos pasos para cada nmero de telfono o direccin de correo electrnico que quiere aadir a la lista. Para destacar un nmero de telfono o direccin electrnica, seleccinelo en el recuadro inferior y haga clic sobre este botn. Con este botn se modifican los datos del telfono o correo seleccionado y se actualizan en la lista correspondiente. Seleccione el nmero o direccin electrnica a modificar, cambie los datos que precise y pulse este botn Tambin puede pulsar la tecla ENTER. Con este botn se borra el telfono o direccin electrnica seleccionada de la lista.
Fig. 6- 8 Aadir telfonos y direcciones electrnicas a una persona
6.8
Poblacin
Los usuarios con perfil Operador de registro o Administrador de libro creados desde las aplicaciones Unidades administrativas o Libros de registro pueden poseer dos permisos genricos adicionales (el perfil Superusuario engloba estos permisos por definicin) que les permiten dar de alta a personas fsicas y jurdicas, as como modificar sus datos desde la aplicacin Registro. Para ms informacin consulte el apartado Operacin de registro (datos principales) del Manual de usuario de invesicres.
Buscar personas fsicas y jurdicas

Para realizar una bsqueda de las personas fsicas y jurdicas inscritas debe seleccionar la opcin Buscar del men Edicin o el botn correspondiente de la barra de herramientas.
Fig. 6- 9 Introducir los criterios de bsqueda de personas
6.9
invesicres
Establezca en las fichas Personas y Direccin los criterios de bsqueda y el orden de presentacin en pantalla de los resultados, y pulse Buscar. Ya se ha explicado en los captulos anteriores la forma de fijar condiciones de bsqueda: hacer clic en la columna Campo, seleccionar uno de los que se ven en la lista; despus en la columna Operador y elegir el que sea preciso, y finalmente aadir un Valor. Recuerde que puede concatenar condiciones con los operadores Y / O de la columna Nexo.
Criterios de bsqueda
Ficha Personas: Campo
N de documento Tipo de documento Primer apellido Segundo apellido Nombre Razn social
Operador
igual a empieza por termina en contiene distinto de
Valor
NIF Pasaporte Doc. Identif. Extranjeros CIF Otros
Nexo
O Y
Ficha Direcciones: Campo

Direccin Ciudad Cdigo postal Provincia/pas Telfono Correo electrnico
Operador
Igual a Empieza por Termina en Contiene Distinto de Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que
Nexo
O Y
6.10
Poblacin
La aplicacin retorna a la pantalla principal, mostrando en dos ventanas los datos de las personas fsicas y jurdicas que cumplen las condiciones de bsqueda establecidas. A partir de aqu puede consultar en detalle los datos concretos de cualquiera de ellas, tal y como se explica a continuacin.
Consultar y modificar las propiedades de personas fsicas y jurdicas

Tal y como acabamos de ver en el apartado anterior invesicres permite adems de buscar personas de la tabla interesados (es decir, que se utilizarn en los campos remitente o destinatario de la aplicacin Registro) ver el detalle y modificar alguno de los datos asociados a ellas. Marque la lnea que desee examinar y, a continuacin, elija la opcin Propiedades del men Ver o el botn correspondiente de la barra de herramientas. A continuacin se abren los cuadros de dilogo Persona fsica Propiedades o Persona jurdica-Propiedades, segn se trate de una u otra, que incluyen tres fichas. Estas fichas, ya explicadas en el apartado anterior Alta de personas fsicas y jurdicas, reflejan las caractersticas asociadas a las mismas y le permiten modificar los datos que considere pertinentes.
6.11
invesicres
Fig. 6- 10 Propiedades de personas fsicas
Puede pasar a otra seleccin mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .
Borrar personas fsicas y jurdicas

Para eliminar de la base de datos una persona fsica o jurdica seleccione desde la pantalla principal, la persona o personas que desea dar de baja. A continuacin, abra el men Edicin y elija Eliminar o el botn correspondiente de la barra de herramientas. Slo se pueden borrar las personas fsicas y jurdicas que no estn referenciadas externamente. Las personas quedan referenciadas cuando se incluyen en una operacin de registro de entrada o salida.
6.12
7
Informes
g g g g
Acceso a la aplicacin Editar plantilla Crear informes Consultar y modificar las propiedades de un informe Borrar informes
Informes
L
cres.
a aplicacin Informes permite disear el formato de las plantillas generadas mediante la aplicacin Crystal Reports, que se utilizan para imprimir certificados de registro, listados y relaciones diarias durante la operacin de registro. Asimismo ofrece la posibilidad de realizar consultas de los informes creados con anterioridad y cambiar sus caractersticas, si se considera necesario.
Para ms informacin consulte los apartados Imprimir listados, Imprimir relaciones e Imprimir certificado de registro del Manual de usuario de invesi-
A la aplicacin Informes se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
Fig. 7- 1 Acceso a la aplicacin Informes
7.1
invesicres
Fig. 7- 2 Conexin a la aplicacin Informes
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual. Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin que muestra los datos esenciales de un informe:
Fig. 7- 3 Ventana principal de Informes
La informacin que aparece para cada informe es la siguiente: Descripcin del informe: especifica el tipo de asunto que trata el informe. Tipo de informe: indica a cul de las clases de informes pertenece (Listado genrico, Relacin diaria por origen, Relacin diara por destino, Certificado de registro).
7.2
Informes
Tipo de archivo: indica el libro de registro para el que estar disponible el informe, que puede ser de entrada o de salida.
Con esta aplicacin se puede realizar lo siguiente: Editar plantillas de Crystal Reports para luego poder asociarlas a un informe. (Ha de tener instalada esta aplicacin). Crear informes. Consultar y modificar sus propiedades. Borrarlos.
Editar plantilla
Para poder crear informes es necesario haber creado previamente plantillas o ficheros de tipo RPT con el editor de informes Cristal Reports.
Invesicres desde la opcin Editor de informes del men Herramientas o su

botn correspondiente de la barra de herramientas hace una llamada a dicho editor y permite disear nuevas plantillas, as como modificar las que ya existen.
Fig. 7- 4 Plantilla de un informe
7.3
invesicres
Con la instalacin de invesicres se proporcionan las siguientes plantillas: 101.rpt. Listado genrico de registros de entrada. 201.rpt. Listado genrico de registros de salida. 102.rpt. Relacin diaria por origen del registro de entrada. 103.rpt. Relacin diaria por destino del registro de entrada. 202.rpt. Relacin diaria por origen del registro de salida. 203.rpt. Relacin diaria por destino del registro de salida 120.rpt. Certificado de registro de entrada. 220.rpt. Certificado de registro de salida.
Crear informes
Una vez creadas las plantillas desde Crystal Reports se pueden crear nuevos informes asocindoles dichas plantilla. La opcin Nuevo del men Informes o el botn correspondiente de la barra de herramientas abre el cuadro de dilogo Informe Nuevo que incluye cuatro fichas: Informe, en donde se especifica el tipo de informe, archivo y plantilla que se le asocia. Libros de registro, en donde se indica los libros de registro en los que se va a poder utilizar este informe. Oficinas de registro, en donde se fijan las oficinas de servicio para las que va a estar disponible el informe. Perfiles de usuario, en donde se seleccionan los perfiles de usuario que tendrn acceso a este informe.
7.4
Informes
Ficha Informe
Rellene lo siguiente:
Fig. 7- 5 Informe Nuevo. Ficha Informe
Plantilla: pulse el botn situado a la derecha del cuadro de texto y elija una de las plantillas creadas con Crystal Reports (*.rpt):
Fig. 7- 6 Asociar una plantilla al informe nuevo
7.5
invesicres
Tipo: especifique, a continuacin, el tipo de informe: Listado genrico, Relacin diaria o Certificado de registro. Tipo de archivo: marque el tipo de libro (Entrada o Salida) para el que estar disponible el nuevo informe. Descripcin: aada, por ltimo, una breve descripcin que identifique el informe.
Ficha Libros de registro

Indique si va a estar disponible para todos los libros de registro o slo para algunos.
Fig. 7- 7 Informe - Nuevo: Ficha Libros de registro
La casilla de verificacin Disponible para todos los libros de registro est activada por defecto, en caso de que no desee que el informe est disponible para todos los libros, debe desactivar la casilla, e indicar para qu libros estar.
7.6
Informes
Pulse este botn para abrir la ventana de seleccin de libros y elegir uno de ellos. Si quiere seleccionar varios ha de repetir el proceso. Seleccione el libro o libros para los que no quiere que est disponible este informe y pulse este botn para borrarlos de esta lista. El sistema pedir confirmacin.
Ficha Oficinas de registro

Indique si va a estar disponible para todas las oficinas de registro o slo para algunas.
Fig. 7- 8 Informe - Nuevo: Ficha Oficinas de registro
Pulse este botn para abrir la ventana de seleccin de oficinas y elegir una de ellos. Si quiere seleccionar varias mantenga pulsada la tecla SHIFT o CTRL mientras va haciendo clic en cada una. Pulse despus Aceptar. Seleccione la oficina u oficinas para las que no quiere que est disponible este informe y pulse este botn para borrarlas de esta lista. El sistema pedir confirmacin.
7.7
invesicres
Ficha Perfiles de usuario

Especifique qu tipo de usuarios van a tener acceso al informe para hacer uso de l.
Fig. 7- 9 Informe - Nuevo: Ficha Perfiles de usuario
La casilla Disponible para todos los perfiles de usuario est activada por defecto, en caso de que no desee que esto sea as, desactive la casilla y marque en el cuadro de texto Perfiles, aquellos que tendrn acceso al informe. Por ejemplo marque Superusuario de invesicres si est creando un informe slo para superusuarios.
Los nuevos informes creados se guardan en la tabla SCR_REPORT de la base de datos. Si una vez creado un informe se borra el fichero RPT asociado (plantilla) del directorio de trabajo, ya no afectar a dicho informe porque ya estar guardado en base de datos. Lo que no podr hacer es volver a utilizar esa plantilla RPT para otros informes. Se recomienda conservar siempre las plantillas para usos posteriores.
7.8
Informes
Consultar y modificar las propiedades de un informe

Si desea consultar los datos de un informe, seleccinelo en la ventana principal de la aplicacin y elija la opcin Propiedades del men Ver o el botn correspondiente de la barra de herramientas. Las fichas Informe, Libros de registro, Oficinas de registro y Perfiles de usuario muestran los datos especificados al crear el nuevo informe. Puede modificarlas desde aqu.
Fig. 7- 10 Informe - Propiedades
Borrar informes
La opcin Eliminar del men Edicin o el botn correspondiente de la barra de herramientas sirve para borrar de la base de datos el informe seleccionado.
7.9
8
Control de modificaciones
g g g
Acceso a la aplicacin Buscar registros modificados Ver las modificaciones especficas de un registro
a aplicacin Control de modificaciones permite que cualquier usuario autorizado de invesicres pueda buscar mediante filtros que se pueden personalizar los conjuntos de registros en los que se haya modificado algn campo, as como consultar en detalle las caractersticas de los registros modificados.
A la aplicacin Control de modificaciones se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres.
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual.
8.1
invesicres
Fig. 8- 2 Conexin a la aplicacin Control de modificaciones
Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.
Fig. 8- 3 Ventana principal de Control de modificaciones
La tabla de modificaciones de la pantalla principal, sin datos disponibles cuando se accede a la aplicacin, muestra la siguiente informacin una vez realizada la bsqueda: N de registro: indica el nmero de registro del documento con que se dio de alta el documento en el libro correspondiente. Usuario: muestra el usuario que realiz la modificacin. Oficina de registro: especifica la oficina en la que se realiz la modificacin del registro.
8.2
Fecha: indica cundo se llev a cabo la modificacin. Tipo de modificacin: ofrece una breve descripcin de los cambios realizados. Campo modificado: presenta el campo sobre el que se efectu la modificacin.
Buscar registros modificados

Para buscar registros con modificaciones, seleccione desde la opcin Seleccionar del men Registro o desde el botn correspondiente de la barra de herramientas el libro sobre cuyos registros desee efectuar la bsqueda. Elija, despus, la opcin Buscar del men Edicin o el botn de la barra de herramientas : Buscar y se abrir entonces el cuadro Control de modificaciones - Buscar, que incluye las fichas Buscar y Orden. Indique a partir de ella los criterios de bsqueda de registros y la forma de ordenar los resultados.
Ficha Buscar
Permite construir la expresin de bsqueda que han de cumplir los registros que se quiere localizar. Elija el Campo o campos, sobre los que se basar la bsqueda. Por ejemplo, Usuario y Fecha de modificaciones.
No confunda este campo en el que se basar la bsqueda con el campo modificado. Puede realizar una bsqueda sobre cualquiera de los campos del registro, pero slo uno de ellos tiene que estar modificado.
8.3
invesicres
Fig. 8- 4 Control de modificaciones - Buscar: Ficha Buscar
Escoja un Operador de la lista para el campo elegido anteriormente. Tomando como referente el ejemplo iniciado en el paso anterior, los operadores podran ser igual a y posterior a, respectivamente. Introduzca un valor, teclendolo en el cuadro de texto. Continuando con el ejemplo, se han elegido los valores, USUARIO1 y 28/11/2002, respectivamente. Especifique un nexo en caso de que quiera establecer ms de una condicin de bsqueda. En el caso del ejemplo, en el que se han establecido dos condiciones se ha escogido el nexo y entre la primera y la segunda condicin. Pulse el botn Buscar para retornar a la pantalla principal en la que se mostrarn los resultados de la bsqueda. En este caso todos los registros modificados por el USUARIO1 en una fecha posterior al 28/11/2002.
8.4
Criterios de bsqueda:
Campos disponibles
Campo modificado Tipo de modificacin Oficina Fecha de modificacin
Operadores
igual a distinto de igual a distinto de posterior a anterior a en la semana en el mes en el ao igual a empieza por termina en contiene distinto de
Nexo
Y O
Usuario N de registro
El campo indica el campo del registro que, completado por un valor y operador, fijar la condicin de bsqueda. El operador lgico es un conector entre el campo por el que se busca y el valor que se asigna a la bsqueda. Puede expresar igualdad, desigualdad y otras comparaciones (igual a, distinto de, anterior a, etc.). El valor es el contenido que debe tener el campo que se desea encontrar. El nexo indica la forma en que se relacionan dos condiciones de bsqueda consecutivas, COND 1 y COND 2. Puede ser: Y, encontrar nicamente de los registros donde se verifiquen a la vez la COND 1 y la COND 2. O, encontrar los registros donde se verifique la COND 1, o la COND 2, o ambas a la vez.
8.5
invesicres
Ficha Orden
Sirve para determinar en qu posicin deben presentarse en pantalla los datos resultado de la bsqueda.
Fig. 8- 5 Control de modificaciones - Buscar: Ficha Ordenar
Seleccione en el recuadro Campos disponibles aquellos por los que desee ordenar el resultado. Pulse Agregar o Agregar todos. Si lo desea, puede variar el orden de prioridad de los campos de ordenacin pulsando Subir o Bajar. Pulse Buscar. La aplicacin retorna a la pantalla principal, mostrando los documentos modificados, ordenados de acuerdo a lo aqu indicado, que cumplen las condiciones de bsqueda establecidas.
Puede consultar las modificaciones especificas de un registro concreto tal y como se explica a continuacin.
8.6
Ver las modificaciones especficas de un registro

Para ver las modificaciones que ha sufrido un registro, seleccinelo en la pantalla principal y, a continuacin, elija la opcin Propiedades del men Ver o el botn correspondiente de la barra de herramientas. Se abre el cuadro de dilogo Control de modificaciones Propiedades, que muestra los siguientes datos:
Fig. 8- 6 Control de modificaciones - Propiedades
Nmero de registro: indica el nmero con que se dio de alta el documento en el libro correspondiente. Fecha de modificacin: fecha en la se realiz la modificacin. Usuario: muestra el nombre del usuario que efectu la modificacin (es el nombre del usuario de acceso). Operacin realizada: detalla el cambio realizado.
8.7
invesicres
Campo modificado: indica qu campo se modific con el cambio. Valor antiguo: valor previo del campo modificado. Valor nuevo: valor actual del campo modificado
Puede pasar a otro registro mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .
8.8
9
Exportacin
g g
Acceso a la aplicacin Exportar desde la base de datos local a la central Exportar desde la base de datos local o central a un fichero Importar un fichero a la base de datos central Consultar y modificar las propiedades de las tareas Borrar tareas Fichero de trazas (EXPORT.LOG) Preparar la base de datos local
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Exportacin
a prestacin fundamental de la aplicacin Exportacin consiste en transferir un conjunto de registros que define el usuario mediante un filtro desde un libro origen a un libro destino. As, por ejemplo, pueden exportarse los registros creados por un usuario determinado desde el libro de entrada de la base de datos local al libro de entrada de la base de datos central. Asimismo se incorpora la posibilidad de exportar los datos de registro a un fichero en formato XML, para luego poder importarlo. Esto se aplica tanto a la base de datos central como a la local, por lo que adems se incluye la opcin de conmutar o cambiar la conexin de una a otra. Esta aplicacin puede resultar necesaria, por ejemplo, en aquellos casos en los que un fallo de funcionamiento en la base de datos central, debido, por ejemplo a un error de comunicaciones, obligue a trabajar nicamente sobre la base de datos local. Una vez subsanada la incidencia, los registros creados en la base de datos local se pueden exportar a la central.
A la aplicacin Exortacin se accede seleccionando desde el men inicio este icono del grupo de programas invesicres. Cualquier usuario dado de alta en invesicres puede conectarse a esta aplicacin:
Fig. 9- 1 Acceso a la aplicacin Exportacin
9.1
invesicres
Supuesto 1. La estacin dispone de base de datos local: En el cuadro de identificacin escriba el usuario (nombre y contrasea) con el que se va a conectar. De forma predeterminada se conectar a la base de datos local, por lo que tiene que ser un usuario que exista en la misma.
Fig. 9- 2 Conexin a la aplicacin Exportacin
En este primer supuesto, las tareas nuevas que se pueden definir son: Exportar a base de datos central (Men Tarea, opcin Nueva > Exportacin a base de datos). Exportar registros a un fichero XML (Men Tarea, opcin Nueva > Exportacin a fichero).
Supuesto 2. La estacin NO dispone de base de datos local: En el cuadro de identificacin escriba el usuario (nombre y contrasea) con el que se va a conectar. De forma predeterminada se conectar a la base de datos central configurada. En este segundo supuesto, las tareas nuevas que se pueden definir son: Exportar registros a un fichero XML (Men Tarea, opcin Nueva > Exportacin a fichero). Importar registros de un fichero XML (Men Tarea, opcin Nueva > Importacin de fichero).
El sistema bloquear el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicacin. Con Gestin de usuarios el superusuario puede desbloquearlo. Vase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del captulo tres de este manual.
9.2
Exportacin
Una vez validados los datos en uno u otro supuesto, aparece la ventana principal de la aplicacin.
Fig. 9- 3 Ventana principal de Exportacin
El rea de trabajo puede aparecer vaca o incluir una lista con las tareas de exportacin / importacin pendientes de ejecucin o ya terminadas. Esta lista tiene un carcter meramente informativo; an as, no elimine las tareas que no hayan finalizado correctamente.
Exportar desde la base de datos local a la central

Puede usar la utilidad que proporciona la exportacin directamente dejndose guiar por el asistente de uso de la aplicacin. Para abrirlo hay que seleccionar en el men Tarea la opcin correspondiente y, una vez indicados los datos, pulsar el botn Siguiente en cada una de las ventanas que van apareciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opcin siempre puede hacerlo con el botn Atrs. Una exportacin completa se define por medio de estos pasos: 1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Men Tarea > Nueva > Exportacin a base de datos) para abrir el asistente.
9.3
invesicres
2.
Definir la tarea de exportacin. Escriba el nombre que identificar a la tarea de exportacin. Mximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utilizar para identificar dicha tarea una vez terminado el proceso de definicin.
Fig. 9- 4 Asistente para la definicin de tareas (I)
3.
Seleccionar el usuario de la base de datos destino. Este usuario puede ser el mismo o distinto del usuario de la base de datos origen.
Fig. 9- 5 Asistente para la definicin de tareas (II)
9.4
Exportacin
4.
para abrir Seleccionar los Libros de registro origen y destino. Pulse el cuadro de dilogo de seleccin de libros. Recuerde que ambos deben ser del mismo tipo; por ejemplo, ambos de entrada, o ambos de salida.
Fig. 9- 6 Asistente para la definicin de tareas (III)
5.
Definir el filtro de seleccin de los registros para exportar. Determine los registros que desea exportar al Libro de registro destino. Puede elegir entre tres opciones:
Fig. 9- 7 Asistente para la definicin de tareas (IV)
9.5
invesicres
Exportar todos los registros del Libro origen. Exportar todos los registros con fecha posterior a la ltima exportacin realizada desde dicho libro. Definir un filtro de seleccin especfico para los registros que desee exportar (botn Seleccionar).
Fig. 9- 8 Fijar las condiciones de exportacin
Este filtro le permite elegir virtualmente cualquier combinacin de registros posibles. El filtro de seleccin permite establecer un conjunto de condiciones para los registros que desea exportar, siendo la sintaxis genrica de estas condiciones:
[Campo del registro] + [Operador]+[Valor] + [Nexo siguiente condicin] [Campo del registro] + [Operador] + [Valor] + [Nexo siguiente condicin] . . [Campo del registro] + [Operador] + [Valor]
6.
Fijar las condiciones de exportacin. Active las casillas correspondientes de acuerdo a lo siguiente:
9.6
Exportacin
Borrar registros del Libro origen una vez finalizada la ejecucin de la tarea de exportacin. (casilla marcada). Si la deja sin marcar, los registros no se borran sino que se mantienen en la base de datos origen de la exportacin. Ejecutar la tarea de exportacin inmediatamente despus de terminar la definicin, o dejarla preparada para una ejecucin posterior.
Fig. 9- 9 Asistente para la definicin de tareas (V)
7.
Lanzar la tarea de exportacin (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente despus de su definicin (casilla del asistente Ejecutar la tarea ahora marcada), la exportacin quedar pendiente para su ejecucin en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jornada laboral. Para lanzar una tarea de exportacin, seleccinela y pulse este botn o la opcin Ejecutar del men Tarea.
Fig. 9- 10 Ejecutar la tarea de exportacin
9.7
invesicres
Exportar desde la base de datos local o central a un fichero

Puede usar la utilidad que proporciona la exportacin directamente dejndose guiar por el asistente de uso de la aplicacin. Para abrirlo hay que seleccionar en el men Tarea la opcin correspondiente y una vez indicados los datos, pulsar el botn Siguiente en cada una de las ventanas que van apareciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opcin siempre puede hacerlo con el botn Atrs.
Una exportacin completa a un fichero se define por medio de estos pasos: 1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Men Tarea > Nueva > Exportacin a fichero) para abrir el asistente. Definir la tarea de exportacin. Escriba el nombre que identificar a la tarea de exportacin. Mximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utilizar para identificar dicha tarea una vez terminado el proceso de definicin.
2.
Fig. 9- 11 Exportacin a fichero (I)
9.8
Exportacin
3.
Seleccionar el Libro de registro origen de la exportacin. Pulse ra abrir el cuadro de dilogo de seleccin de libros.
pa-
Fig. 9- 12 Exportacin a fichero (II)
4.
Definir el filtro de seleccin de los registros para exportar. Determine los registros que desea exportar al fichero. Puede elegir entre tres opciones: Exportar todos los registros del Libro origen. Exportar todos los registros con fecha posterior a la ltima exportacin realizada desde dicho libro. Definir un filtro de seleccin especfico para los registros que desee exportar (botn Seleccionar).
Fig. 9- 13 Fijar las condiciones de exportacin
9.9
invesicres
Este filtro le permite elegir virtualmente cualquier combinacin de registros posibles. El filtro de seleccin permite establecer un conjunto de condiciones para los registros que desea exportar, siendo la sintaxis genrica de estas condiciones:
[Campo del registro] + [Operador]+[Valor] + [Nexo siguiente condicin] [Campo del registro] + [Operador] + [Valor] + [Nexo siguiente condicin] . . [Campo del registro] + [Operador] + [Valor]
5.
Fijar las condiciones de exportacin. Active las casillas correspondientes de acuerdo a lo siguiente: Borrar registros del Libro origen una vez finalizada la ejecucin de la tarea de exportacin (casilla marcada). Si la deja sin marcar, los registros no se borran sino que se mantienen en la base de datos origen de la exportacin. Ejecutar la tarea de exportacin inmediatamente despus de terminar la definicin, o dejarla preparada para una ejecucin posterior.
Fig. 9- 14 Exportacin a fichero (III)
9.10
Exportacin
6.
Lanzar la tarea de exportacin (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente despus de su definicin (casilla del asistente Ejecutar la tarea ahora marcada), la exportacin quedar pendiente para su ejecucin en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jornada laboral. Para lanzar una tarea de exportacin, seleccinela y pulse este botn o la opcin Ejecutar del men Tarea.
7.
Seleccionar el directorio para guardar el fichero XML generado en la exportacin a fichero. Despus de lanzar o ejecutar una tarea de exportacin a fichero se abre el asistente de Windows para que seleccione la ruta donde se va a guardar el fichero XML que se va a generar. Elija el directorio destino y pulse Aceptar.
Fig. 9- 15 Seleccionar el directorio destino para guardar el fichero
9.11
invesicres
Importar un fichero a la base de datos central

Puede usar la utilidad que proporciona la exportacin / importacin directamente dejndose guiar por el asistente de uso de la aplicacin. Para abrirlo hay que seleccionar en el men Tarea la opcin correspondiente y una vez indicados los datos, pulsar el botn Siguiente en cada una de las ventanas que van apareciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opcin siempre puede hacerlo con el botn Atrs.
Una importacin completa de un fichero a la base de datos central se define por medio de estos pasos: 1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Men Tarea > Nueva > Importacin de fichero) para abrir el asistente. Definir la tarea. Escriba el nombre que identificar a la tarea de importacin. Mximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utilizar para identificar dicha tarea una vez terminado el proceso de definicin.
2.
Fig. 9- 16 Definir una tarea de importacin de un fichero (I)
3.
Seleccionar el Libro de registro destino de la importacin. Pulse el botn para abrir el cuadro de dilogo de seleccin de libros y elija aqul en el que se van a copiar los registros que contiene el fichero que se va a importar.
9.12
Exportacin
Fig. 9- 17 Definir una tarea de importacin de un fichero (II)
4.
Lanzar la tarea de importacin (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente despus de su definicin (casilla del asistente Ejecutar la tarea ahora marcada), la importacin quedar pendiente para su ejecucin en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jornada laboral.
Fig. 9- 18 Definir una tarea de importacin de un fichero (III)
Para lanzar una tarea de importacin, seleccinela y pulse este botn o la opcin Ejecutar del men Tarea.
9.13
invesicres
5.
Seleccionar el fichero de importacin de registros. Elija en el dilogo de seleccin de ficheros tpico de Windows, el fichero de datos XML, procedente de una exportacin de registros a fichero, que va a importar.
Fig. 9- 19 Definir una tarea de importacin de un fichero (IV)
Consultar y modificar las propiedades de las tareas

La opcin Propiedades del men Ver o el botn correspondiente de la barra de herramientas permite consultar y modificar las propiedades de las tareas definidas. Al seleccionarla se abre el siguiente cuadro de dilogo:
9.14
Exportacin
Fig. 9- 20 Propiedades de una tarea de exportacin
Se puede modificar: La descripcin. La seleccin de los registros que se van a exportar. La propiedad de borrar o no los registros de la base de datos local una vez finalizada la exportacin.
Puede pasar a otra tarea mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .
Borrar tareas
La forma de ir borrando tareas es seleccionarlas en la ventana principal y elegir la opcin Eliminar del men Edicin o el botn correspondiente de la barra de herramientas.
9.15
invesicres
Fichero de trazas (EXPORT.LOG)

Las tareas de exportacin / importacin suelen implicar rdenes de magnitud de miles e incluso millones de registros. Con el fin de controlar mejor el resultado dichas tareas y facilitar la consulta posterior, esta aplicacin crea al finalizar cada tarea un fichero de trazas denominado EXPORT.LOG.
Configurar el destino del fichero de trazas

EXPORT.LOG es un fichero plano que puede editarse con cualquier editor de texto estndar. Se guarda en el directorio que defina el usuario mediante la opcin Configuracin del men Opciones, siendo por defecto el directorio de ejecutables de la aplicacin:
(\ARCHIVOS DE PROGRAMA\IECISA\INVESICRES\BIN).
Fig. 9- 21 Configurar el directorio del fichero de trazas
Informacin del fichero de trazas

Para editar el fichero de trazas, abra el men Opciones y elija Ver fichero de trazas. En EXPORT.LOG se graba la siguiente informacin: La descripcin de la tarea de exportacin / importacin.
9.16
Exportacin
La fecha y la hora de definicin de la tarea. El usuario que defini la tarea. La fecha y la hora de la exportacin /importacin final. El estado en que finaliz la tarea y el resultado global en cuanto al nmero de registros efectivamente transferidos.
Fig. 9- 22 Ejemplo de un fichero de trazas
9.17
invesicres
Preparar la base de datos local

El kit de instalacin crea una base de datos local llamada DBSICRES.MDB ya inicializada con la estructura de datos de invesicres en el subdirectorio \local, del directorio de instalacin de invesicres 6.1.
Cmo preparar una base de datos local para poder registrar si hay un fallo en la central 1. Desde la aplicacin Configuracin, active "La estacin tiene base de datos local", seleccione la base de datos entre las fuentes ODBC disponibles (DBSICRES), complete el usuario (sysadm) y la contrasea (sysadm), y a continuacin verifique que la conexin es correcta pulsando "Prueba".
Fig. 9- 23 Definicin de la base de datos local
2.
Desde la aplicacin Unidades administrativas tiene que replicar en la base de datos local la informacin introducida en la base de datos central (Men Herramientas, opcin Replicar). Esta operacin es imprescindible para activar la sincronizacin entre la base de datos central y la local de esa estacin, y slo ha de realizarse una vez en cada estacin de trabajo. Llevar unos minutos.
9.18
Exportacin
3.
Desde la aplicacin Libros de registro defina al menos un libro de registro local y un usuario de invesicres en la base de datos local. Para ello debe hacer lo siguiente: Conectarse con un superusuario a Libros de registro. En el men Libros seleccionar la opcin Cambiar conexin y en el cuadro de dilogo de conexin que se abre conectarse como: SYSSUPERUSER con clave SYSPASSWORD (es el nico usuario que existe al principio en la base de datos local). A continuacin, crear los libros de entrada y / o salida que vaya a usar en la base de datos local. Asociar la oficina u oficinas a los libros. Puesto que los usuarios creados en la base de datos central no se replican en la local, tiene que dar de alta el usuario que va a utilizar con la base de datos local y asociarlo a su vez al libro y a la oficina. Puede que slo sea necesario crear dos libros de registro (entrada y salida), y dar de alta el usuario que habitualmente va a usar la estacin que se est configurando.
4.
Si falla la conexin a la base de datos central desde la aplicacin Registro dar un error y se mostrar un mensaje que pregunta si desea conectarse a la local. En caso afirmativo se abre el cuadro de conexin para que se identifique el usuario local. A partir de ese momento puede registrar. Cuando se restablezca la conexin habr que exportar estos registros a la base de datos central (aplicacin Exportacin) tal y como se ha explicado en los apartados correspondientes de este mismo captulo. q
5.
9.19

Manual Administrador Invesicres 63

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Versin: 6 Edicin: Abril 2004

Captulo 3. Estructura administrativa y usuarios

Captulo 4. Libros de registro

Captulo 5. Asuntos, transportes y procedimientos

Captulo 8: Control de modificaciones

Arquitectura Aplicaciones invesicres Documentacin de invesicres Convenciones tipogrficas

Base de datos central: Oracle 8i / Oracle 9i / SQLServer 2000

Base de datos local: Microsoft Access 2000

Configuracin Volmenes Libros de registro

Fig. 1- 1 Acceso a la aplicacin Configuracin

Fig. 1- 2 Configurar la estacin. Visualizacin

Fig. 1- 3 Configurar la estacin. Directorios

Fig. 1- 4 Configurar la estacin. Dispositivos

Fig. 1- 5 Configurar la impresora de validacin

Fig. 1- 6 Configurar los dispositivos de captura

Fig. 1- 7 Nuevo dispositivo de captura

Fig. 1- 8 Parmetros de configuracin

Fig. 1- 9 Prueba de configuracin

Fig. 1- 10 Modificar la configuracin del escner

Fig. 1- 11 Otras configuraciones para el escner

El botn "Nueva" da la posibilidad de aadir una nueva configuracin a la que ya tiene.

Ficha Base de datos central

Fig. 1- 12 Configurar la estacin. Base de datos central

Fig. 1- 13 Fuente de datos ODBC

Ficha Base de datos local

Fig. 1- 14 Configurar la estacin. Base de datos local

Ficha Servidor de correo

Fig. 1- 15 Configurar la estacin. Servidor de correo

Acceso a al aplicacin Repositorios Volmenes Listas

Fig. 2- 1 Acceso al administrador de almacenamiento

Fig. 2- 2 Conexin con el Administrador de almacenamiento

Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicacin.

Fig. 2- 3 Ventana principal del Administrador de almacenamiento

Fig. 2- 4 Cuadro de dilogo de creacin de repositorios

Removible: Se trata de un dispositivo no fijo, esto es, movible.

Fig. 2- 5 Dilogo 2 de creacin de un repositorio FTP

Fig. 2- 6 Dilogo 2 de creacin de un repositorio PFS

Pulse "Finalizar". El nuevo repositorio aparecer en ambas partes de la pantalla principal.

Consultar las propiedades

Fig. 2- 7 Consulta de las propiedades de un repositorio

Fig. 2- 8 Creacin de volmenes

Consultar propiedades de volmenes

Fig. 2- 9 Consultar las propiedades del volumen seleccionado

Gestin de listas de volmenes

Crear listas de volmenes

Fig. 2- 10 Crear una lista

Consultar las propiedades de las listas

Fig. 2- 11 Consulta de propiedades de la lista seleccionada

Asociar volmenes a listas

Modificar la posicin de los volmenes en una lista

Borrar volmenes de una lista

Estructura administrativa y usuarios

Acceso a la aplicacin Unidades administrativas

Fig. 3- 1 Acceso a Unidades administrativas

Fig. 3- 2 Conexin con unidades Administrativas

Estructura administrativa y usuarios

Fig. 3- 3 Ventana principal de la aplicacin

Fig. 3- 4 Secuencia de uso: Unidades administrativas

Estructura administrativa y usuarios

Alta de tipo de instituciones

Fig. 3- 5 Tipo de institucin - Nueva

Rellene los siguientes datos en el cuadro de dilogo Tipo de institucin - Nueva:

Alta de unidades administrativas

Fig. 3- 6 Unidad administrativa Nueva. Datos de identificacin