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ORGANIZACIN

PRESENTACION Como consecuencia de que el hombre vive en sociedad se ha visto la necesidad de dividir el trabajo entre sus diferentes miembros, lo que ha hecho posible la especializacin con el consiguiente aumento de la productividad, la consecucin de una mayor calidad de los productos obtenidos y a un menor coste. En una empresa las operaciones precisas para la obtencin del producto son numerosas y se necesitan personas especializadas para diferentes tareas, que debern ser coordinadas para que cada uno de ellos cumpla con una actividad diferente y pueda llegar as a una finalidad que es la obtencin del producto. Si cada empleado tuviese que realizar l slo todas las operaciones, la produccin se vera reducida. Por todo ello, podemos afirmar que la divisin del trabajo es la razn misma de la organizacin, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organizacin que distribuya las distintas tareas entre los trabajadores. En este tema vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la organizacin de la empresa, identificando las concepciones diversas que existen sobre diseo de organizaciones. CONTENIDO 5.1. Concepto de organizacin. 5.2. El organigrama. Clases de organigramas. 5.3. Departamentalizacin. 5.4. Tipos de estructura organizativa. 1. Estructura jerrquica o lineal. 2. Estructura funcional. 3. Estructura mixta o jerrquica-funcional (en lnea y staff). 4. Estructura por comit. 5. Estructura matricial. 6. Estructura por divisiones. 5.5. Organizacin formal e informal. 1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN Organizacin es la combinacin de los medios tcnicos, humanos y financieros que componen la empresa: edificios, mquinas, materiales, personas, en funcin de la consecucin de un fin, segn las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen.

Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organizacin adecundola a esos objetivos y a la situacin en las condiciones especficas en que se encuentre. A partir de ahora, slo nos referiremos a la relacin que guardan las actividades de los hombres que trabajan en la empresa. El primer paso en la organizacin de la empresa ser la definicin o descripcin de los puestos de trabajo, as como la asignacin de responsabilidades y posteriormente tendr lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la determinacin de los niveles de jerarqua o escalas de autoridad que es lo que se llama estructura. (Ver fig. 11.1) NIVELES DE ORGANIZACIN Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de organizacin segn la dimensin de la empresa y segn el mbito de supervisin de subordinados que pueda controlar el jefe. Si sta es pequea y tiene pocos empleados podrn ser dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y teniendo ms trabajadores se tendrn que ir constituyendo mandos intermedios, que irn aumentando conforme se incrementa el nmero de subordinados.

La base de la pirmide representa los trabajos con tareas totalmente ejecutivas. Segn se van subiendo escalones las tareas ejecutivas van reducindose en cada nivel, a medida que se amplan las tareas directivas. Los grupos de personas comprendidas en este tringulo pueden estar entrelazadas entre s de distintas formas lo que da lugar a distintas estructuras. Cuando la tarea a ejecutar se realiza por una sola persona no se presentan problemas, pero si se exige la participacin de varias personas es necesario organizarla. Con este sistema de relaciones se pretende que: a) Cada individuo conozca lo que hacen los dems.

b) Conocer sus funciones y sus obligaciones en el proceso de trabajo. c) Tener una informacin de todas las actividades que se desarrollan en el trabajo, con el fin de dar al trabajador una visin ms clara y de conjunto que facilite la comprensin del objetivo final de la empresa. Dentro del sistema deben existir: a) Unas reglas de trabajo. b) Una poltica de trabajo. Ambas estarn implcitas o bien se pueden plasmar en un documento escrito. c) Unos manuales de instruccin y capacitacin. d) Una cultura de la empresa, es decir, un conjunto de costumbres y maneras de actuar que de forma explcita o implcita estn guiando y condicionando las decisiones de la empresa. Todo ello marcar la estrategia a seguir. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Son pautas con fines orientativos para la direccin de la empresa. Es necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la eleccin de una estructura. Entre muchos principios que podramos citar destacamos los siguientes: 1) Definicin de objetivos de la empresa. 2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que depende de l, y que el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara asignacin de rdenes, evitando interferencias. 3) Unidad de direccin 4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad. 5) Extensin del control: fijar el mbito de autoridad. 6) Homogeneidad de tareas. 7) Graduacin o jerarqua de la autoridad. Debe estar claramente establecido quines tienen la facultad de ordenar la realizacin de las distintas tareas. 8) Equilibrio en la organizacin. 2 EL ORGANIGRAMA El organigrama empresarial es la representacin grfica de la estructura organizativa de la empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la empresa, captada en un momento de su vida. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su

empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar. La estructura de organizacin es como una red de comunicacin a travs de la cual se transmite informacin. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos: 1) Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructura jerrquica. 2) Vertical, entre rangos diferentes, bien de informacin o ascendente, o de mando o control o descendente. Esta dependencia se expresa colocando al superior en un rectngulo inmediatamente encima del que representa al subordinado y la relacin entre ambos mediante una lnea vertical. Comunicacin de mando Descendente Comunicacin de informacin

Ascendente

CLASES DE ORGANIGRAMAS 1) Por su finalidad: Organigramas informativos: se confeccionan con el objeto de informar al pblico en general sobre la empresa o institucin de que se trate, con el objeto de contar con un esquema simplificado, sin detalle. Por ejemplo un organigrama del Ministerio de Hacienda. Organigramas analticos: debe contener con detalle toda la estructura de una empresa. 2) Por su amplitud: General: cuando abarca el conjunto completo de la organizacin de que se trate. Parcial: cuando se limita a reflejar una parte o sentir de la estructura. 3) Por el contenido: Estructurales: se limitan a poner de manifiesto los nombres de los elementos, su colocacin en la lnea jerrquica y las relaciones de autoridad. Funcionales: se reflejan las funciones o contenidos que tienen asignados los distintos rganos. De personal: se refieren a cargos o puestos de trabajo 4) Por la disposicin grfica: Vertical: situndose el origen en el centro de la parte superior y bajando por escalones sucesivos. El conjunto presenta una imagen piramidal.

Horizontal: con desarrollo de izquierda a derecha. Adopta la misma figura de pirmide con la base a la derecha.

Circular: La autoridad ms alta est ubicada en el centro y a partir de ste se desarrollan crculos cada vez mayores que van representando los diferentes niveles de autoridad en forma de crculo. 3 DEPARTAMELIZACION Concepto Es la agrupacin de puestos de trabajo homogneos en unidades organizativas con el fin de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los objetivos marcados. Est directamente relacionada con el tamao de la empresa y con la complejidad de las operaciones, actividades y funciones. En una empresa nos podemos encontrar con las siguientes reas o funciones: Funcin de direccin: planificacin, organizacin, coordinacin, comunicacin y control. Funcin de administracin: gestin de almacenes, de nminas y seguros sociales, facturacin, archivo, contabilidad, informtica, etc.

Funcin financiera: Financiacin, presupuestos de tesorera, seguros, inversiones, etc. Funcin de produccin: planificacin y programacin, aprovisionamiento, control de calidad, mtodos y tiempos. Suelen tener un staff de I+D. Funcin comercial : equipo de ventas y administracin comercial. Funcin de marketing: diseo de estrategias de marketing (producto, precio, distribucin y comunicacin) y tareas tcnicas. Funcin de personal o de recursos humanos: planificacin de personal, empleo y formacin, contratacin, relaciones laborales, mdico y seguridad y administracin de personal. Funcin de I+D: comprende las funciones de investigacin y desarrollo de nuevas tcnicas y productos. Una o ms reas o funciones pueden formar un departamento, por ejemplo las funciones de administracin y financiera se suelen agrupar en el departamento ECONMICO-FINANCIERO, al igual que las funciones comercial y marketing que suelen agruparse en un departamento. Formas de departamentalizacin ms usuales: A) Por funciones o por departamentos Se organizan agrupados en funcin a las especializaciones: departamento comercial, departamento tcnico, departamento administrativo, departamento financiero. Esta disposicin es la ms utilizada en la organizacin o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos estn controlados por el presidente o director general de la empresa. B) Por producto Agrupaciones por producto o servicios. C) Por clientes

Se establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento del mercado al que vayan dirigidos. D) Geogrfica Las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geogrficas.

E) Por procesos La actividad se organiza segn las fases que componen el proceso de produccin.

Tambin pueden darse formas de ordenar los rganos de la empresa en los que aparezcan varios criterios de aplicacin conjuntamente, en distintos niveles de la empresa (como veremos ms adelante). Normalmente en los niveles superiores se emplea la distribucin funcional, pudindose combinar, en otros niveles inferiores, con una divisin por zonas o por productos.

5.4. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos, ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organizacin. Cada empresa tiene su propia estructura organizativa en funcin de sus objetivos, de su tamao, de sus productos y de la coyuntura que atraviesa. 1. Estructura jerrquica o lineal Este modelo se apoya al mximo en el principio de jerarqua basado en la unidad de mando, en la que cada individuo responde a su inmediato superior de los subordinados que tiene debajo de l, y a su vez ste depende exclusivamente de su inmediato superior, solo del cual podr recibir rdenes. Los poderes se concentran en el mando supremo, que se van delegando para que conforme se va decreciendo en el nivel jerrquico, se van limitando. Ejemplo tpico de esta organizacin es la militar. Esta organizacin es tpica de las PYME. Ventajas 9 Simplicidad y claridad para su aplicacin. 9 Unidad de mando, cada subordinado responde ante un nico jefe. No hay interferencia de poderes. 9 La comunicacin de informacin (ascendente) tanto como la comunicacin de rdenes (descendente) es directa 9 Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en ausencia de superiores. 9 La disciplina se mantiene fcilmente. Inconvenientes 9 La concentracin de poderes requiere la especializacin en numerosas tareas y la realidad es que no se puede ser experto en todas ellas. 9 Cuando la empresa crece y la cadena de rdenes tambin, se incrementa la burocracia. 9 Es rgida e inflexible y puede dar lugar a un rgimen dictatorial. 2. Estructura funcional Surge con el fin de superar los lmites de la estructura jerrquica pura y su incapacidad a las crecientes exigencias de especializacin. Su caracterstica fundamental es que los subordinados, de los niveles inferiores, en vez de estar conectados a la direccin a travs de un nico punto (el superior inmediato) recibe las rdenes, instrucciones y la asistencia que

necesita directamente de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales desarrolla una funcin particular, en la que es especialista. De ah precisamente la denominacin de estructura funcional. Esta estructura es bastante utilizada en las pequeas y medianas empresas cuando existen especialistas bien coordinados. Ventajas 9 Al ser los jefes especialistas, existe una mayor eficacia empresarial (recordad la teora de Galbraith). 9 El asesoramiento del experto est a disposicin de cada trabajador. 9 Comunicaciones rpidas. Inconvenientes 9 Prdida de unidad de mando. 9 Se reciben rdenes de varios jefes que pueden ser contradictorias, lo cual conlleva a una posible confusin en la ejecucin de tareas. 9 Menor disciplina. 9 La especializacin puede hacer olvidar los objetivos globales de la empresa. 3. Estructura mixta o jerrquica-funcional Se basa en la distincin entre jefes con autoridad (tipo jerrquico) y tcnicos especialistas que deben ser odos antes de tomar una decisin (tipo funcional). En este caso, el jefe con autoridad recibe los informes de los tcnicos (llamados staff) y bajo su responsabilidad toman la decisin pasando al encargado la orden de ejecutarla. La funcin del staff consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar tcnicamente a las unidades de mando. No est autorizado ni para dar rdenes ni para tomar decisiones. En el organigrama se representa mediante trazos discontinuos. Pueden darse dos alternativas en las ayudas de los staff: a) Staff personal: si el director crea un rgano staff para uso exclusivo sin que nadie ms de la empresa pueda hacer uso de l.

b) Staff especializado: existen staff a disposicin de todos los cargos de la empresa para que hagan de l el uso que precisen.

Sirve a un gran nmero de departamentos y funciones diferentes, por lo que cada departamento de este staff est especializado en una clase de ayuda (personal, contabilidad, tcnico-informtico, marketing, jurdico, fiscal, calidad, etc.). Ventajas 9 Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. 9 Se mantiene la unidad de mando. Inconvenientes 9 A veces, los staffs dan opiniones sin sopesarlas debidamente ya que no tienen ninguna responsabilidad. 9 Puede haber conflictos entre el staff y la autoridad formal. 4. Estructura por comit Las decisiones se llevan a cabo en grupo y no de forma individual, repartindose la responsabilidad entre las personas que lo forman. Ventajas 9 Las decisiones se negocian y se toman por consenso. Inconvenientes 9 Puede resultar dificultosa la propia dinmica del funcionamiento de la reunin (alianzas entre personas, presiones, etc.) 5. Estructura matricial Este tipo de organizacin adopta una estructura compleja, en forma de matriz de doble entrada, en la que se utilizan dos variables organizativas, por ejemplo funciones y proyectos, establecindose enlaces entre ellas. Cada empleado tiene al menos dos jefes: el gerente funcional, de tipo jerrquico y el gerente del proyecto. Cuando en un enlace se produce una colisin de competencias, se establece un sistema de jerarquas, como por ejemplo, se puede dar prioridad a la consecucin de los proyectos sobre las funciones.

6. Estructura por divisiones Este modelo ha surgido por las necesidades de la direccin moderna de la empresa, ante un crecimiento diversificado de las misma de naturaleza multiproducto, multimercado y multiplanta. Una divisin es una unidad organizativa tpica de las grandes empresas, que acta como una cuasi-empresa con sus propios departamentos y objetivos, pero dependiendo de otra unidad superior, la direccin general. Los criterios ms utilizados para realizar divisiones en una empresa son los siguientes: 1. Productos. 2. Mercados. - reas geogrficas. - Tipos de consumidor. 3. Funciones o procesos. 4. Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados. 5 ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL Todo el estudio realizado hasta este momento sobre organizacin corresponde a una estructura constituida, es decir, a una estructura de organizacin formal representado por los organigramas. Este esquema externo est globalmente constituido con vistas a la consecucin de un objetivo comn. La organizacin informal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personal que se encuentran en contacto mtuo, constituyendo un grupo social cuyo origen es por lo tanto espontneo, no organizado con vistas a un objetivo. Se crea as, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados lderes informales) y subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los rechazados. Cada individuo tiene as una posicin precisa, que deriva justamente de sus interacciones con los restantes miembros del grupo. En las relaciones entre los empleados se desarrollan ideas y valores comunes, por ejemplo las aspiraciones que se persiguen y la actitud hacia los superiores; costumbres y rutinas habituales que no han sido formalmente establecidas, cubriendo incluso lagunas de la organizacin formal.

Se establece una comunicacin informal en la empresa que es incluso ms fluida que la de la organizacin formal. Esta informacin puede ser exacta, pero tambin pueden circular comentarios que pueden afectar seriamente a la empresa. Lo ideal es que coincidan la estructura formal e informal y que los jefes formales sean tambin lderes informales, si no logran el que se reconozca la estructura informal deben evitar choques frontales en los que an teniendo el poder y la fuerza provocarn una guerra de guerrillas de los grupos informales que repercutirn en la marcha de la empresa. En resumen, en la organizacin informal confluyen, pues, intereses personales contrapuestos que no pueden ser manifestados en la estructura oficial, aunque deben se aceptados y conocidos por la direccin, tratando de que apoyen los objetivos generales de la empresa.