Qu son y cmo se hacen las descripciones de puesto?

Qu es una descripcin de puesto? Es un documento breve, normalmente de 4 a 5 pginas, que especifica la razn del ser del puesto en la organizacin, sus principales finalidades, su ubicacin en el organigrama de la empresa y el mbito y la dinmica del puesto en la organizacin. Este documento sirve para varios propsitos, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: analizar la organizacin, identificar necesidades de capacitacin y entrenamiento, valuacin de los puestos, conocer los resultados sobre los que se puede medir el desempeo del ocupante del puesto, inducir al puesto a sus nuevos ocupantes y, en la medida que un jefe comenta la descripcin del puesto con su colaborador, mejorar la comunicacin jefe - subordinado. Qu formato tienen las descripciones de puesto aqu en LA EMPRESA? IDENTIFICACIN DEL PUESTO. Esta seccin contiene los datos que permitan ubicar al puesto en la organizacin. PROPSITO BSICO: Es un enunciado breve, normalmente entre 5 y 7 lneas, que responde a la pregunta bsica, para qu existe este puesto en la organizacin? Este enunciado explica la razn de ser del puesto en la organizacin. Se describe en la forma siguiente: Verbo accin Marco de actuacin Objeto (funcin) sobre el que recae la accin Resultados principales que debe conseguir el puesto

DIMENSIONES: Esta seccin contiene las cifras de resultados con los que se mide el desempeo de puesto. Se expresan en base anual y en moneda nacional o volumen. FINALIDADES PRINCIPALES. Esta seccin describe las principales responsabilidades del puesto. Esto significa, que se especifican los principales resultados que se esperan del puesto, as como las acciones que le competen en esos resultados. Verbo accin (Qu hace) Objeto (funcin) sobre el que recae la accin Un resultados especfico del puesto (Para qu o resultado)

Normalmente, los puestos tienen entre unas 5 a 8 finalidades principales. SITUACIN ORGANIZACIONAL. Aqu se presenta un diagrama que muestra la ubicacin del puesto en la estructura organizacional de la empresa. Se considera que el diagrama se explica por s mismo. ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO DEL PUESTO. En esta seccin se describen el mbito y la actividad - o cmo - que el

puesto lleva a cabo para desempear sus responsabilidades. Esta seccin se plantea de manera descriptiva y se incluye un prrafo por cada uno de los aspectos siguientes:

Tarea primaria del puesto. Puestos que le reportan directamente y propsito bsico de esos puestos. Proceso de supervisin y control que ejerce el puesto sobre sus subordinados Principales relaciones internas del puesto y propsito de esas relaciones. Principales relaciones externas y propsito de esas relaciones. Participacin en Comits formalmente instituidos en la empresa. Principales decisiones que reserva(que no delega) el titular del puesto. Principal reto o desafo del puesto. Libertad de actuacin del puesto. (Opcional). Perfil humano del puesto: escolaridad, experiencias de trabajo, conocimientos especializados, idiomas y de computacin(PCs) que se requieren para un desempeo satisfactorio del puesto.

Si en la descripcin del puesto no aparece algn prrafo que describa el contenido sealado en alguno de los puntos anteriores, significa que ese aspecto no es preponderante o relevante en el puesto. A continuacin, una descripcin de puesto ilustrativa SYDEG MEXICANA, S.A. DE C.V. (Descripcin de puesto) PUESTO: TITULAR: REPORTA A: UBICACIN: FECHA: ANALISTA: APROBACIONES: 1)___________ (Titular) I. PROPSITO BSICO Planear, dirigir y llevar a cabo, segn las polticas y normas establecidas, las actividades de relaciones industriales que se requieren para asegurar que la empresa cuente con la organizacin, el personal y el 2)__________ (Jefe Inmediato) Gerente de Relaciones Industriales Lic. Juan Pedro Ramrez Martnez Director general Oficina Matriz, Mxico D. F. Enero del 2005 Lic. Carmen Rodrguez

clima laboral que exige su estrategia de negocio y, de esta manera, contribuir a que la empresa alcance misin y fines empresariales. II.DIMENSIONES. Puestos que le reportan directamente 5 Personal total del rea 15 Personal total de la empresa No sindicalizados 150 Sindicalizados 300 III.FINALIDADES PRINCIPALES 1.Definir y establecer las normas y procedimiento de administracin de personal que se requieren para cumplir los compromisos que la empresa contrae con su personal, as como con las regulaciones legales y fiscales en la materia. 2. Planear y dirigir las actividades de anlisis de la organizacin que se requieren para que la empresa cuente con una estructura organizacional que responda a las exigencias de su estrategia de negocio. 3. Coordinar y llevar a cabo las actividades de reclutamiento y seleccin que se requieren para asegurar que las diferentes reas de la empresa cuenten con el personal competente que demandan sus fines. 4. Planear y coordinar las actividades de capacitacin y desarrollo que son necesarias para asegurar que el personal de la empresa cuenta con las habilidades y cualidades que exige su puesto. 5. Instrumentar, mantener y operar un sistema de administracin de la compensacin que permita atraer, retener y motivar al personal que requiere la empresa para alcanzar eficazmente sus fines. 6. Planear y coordinar las actividades de higiene y seguridad industrial que se requieren para proteger y salvaguardar la integridad fsica del personal, las instalaciones y , en general, de los activos de la empresa. 7. Planear y coordinar la estrategia de relaciones laborales que se requiere para mantener el equilibrio en las relaciones de la empresa con su personal, tanto sindicalizado, como nosindicalizado. 8. Prever y coordinar el cumplimiento de los trmites administrativos que se requieren para asegurar que la empresa cumple con las regulaciones gubernamentales vigentes, en materia laboral, de higiene y seguridad, de ecologa, de proteccin civil y, en general, de cualquier tramite, permiso o

licencia que exige la continuidad de las operaciones de la empresa. 10. Establecer, mantener y desarrollar los contactos con las comunidades inmediatas a las instalaciones de la empresa y con las entidades gubernamentales municipales, estatales y federales para proyectar la imagen de la empresa, procurar la atencin de las necesidades que plantean los grupos comunitarios y conseguir resoluciones favorables a los tramites, permisos y licencias gubernamentales que requiere la continuidad de las operaciones productivas de la empresa. 11. Dirigir, motivar y desarrollar al personal a su cargo para conseguir la profesionalizacin de los servicios que ofrece el rea de relaciones industriales, dentro de un clima laboral acorde con los lineamientos marcados por la direccin general. IV.SITUACIN ORGANIZACIONAL

V.ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO La tarea primaria del puesto consiste en asegurar que la empresa cuente con la organizacin, el personal y las condiciones laborales propicias para conseguir eficazmente sus fines, dentro de un clima de armona, tanto con el personal y el sindicato de la empresa, as como con los grupos de intereses de la comunidad inmediata y las autoridades gubernamentales locales, estatales y federales. Para tal fin, el puesto es responsable de las actividades de reclutamiento y seleccin de personal; capacitacin y desarrollo; administracin de las compensaciones; higiene y seguridad industrial; relaciones laborales, tanto individuales, como colectivas; administracin y

control de personal; cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, en materia de ecologa, seguridad y proteccin civil; entablar y mantener relaciones con la comunidad inmediata a las instalaciones de la empresa, las autoridades municipales, el consejo de colaboracin ciudadana y, en general, con autoridades estatales y federales que inciden en las materias que son competencia del puesto. Asimismo, el titular del puesto coordina los servicios generales de oficina de la empresa, tales como conmutador, limpieza, copiadora, telfonos y es responsable de los servicios concesionados o contratados a externos, tales como seguridad y vigilancia, comedores del personal, servicio mdico, seguros de vida y de gastos mdicos mayores de empleados y obreros, seguros de la flotilla de vehculos de la empresa y la pliza mltiple empresarial, de equipo electrnico y de rotura de maquinaria. Al titular le reportan directamente los puestos siguientes: Asistente de personal, cuyas responsabilidades principales giran alrededor del reclutamiento de personal sindicalizado; la elaboracin, el control y el pago de la nmina de empleados; la administracin de algunas prestaciones, tales como la despensa y la entrega de uniformes al personal sindicalizado; y en general, en auxiliar al titular del puesto en actividades del rea de relaciones industriales. Secretaria, quien es responsable de auxiliar al titular del puesto tanto con las actividades propiamente secretariales, como con en manejo y control de los expedientes del personal sindicalizado. Auxiliares de intendencia(12), quienes son responsables del aseo y limpieza de las reas de oficina de la empresa. Recepcionista, que tiene como responsabilidad la de atender el conmutador, recibir y canalizar a los visitantes de la empresa y asistir a la direccin general en labores secretariales. El titular del puesto supervisa y controla el desempeo de sus colaboradores por medio de la revisin de los documentos, p. ej. la nmina y las incidencias del IMSS, informes y tramites que les encomienda, as como manteniendo una comunicacin directa con sus colaboradores para conocer las situaciones que enfrentan en el desempeo de sus responsabilidades y que exigen una atencin urgente y/o especial. En el desempeo de su puesto, el titular se relaciona internamente con todo el personal de la empresa para brindarle informacin sobre sus prestaciones y orientarle en las situaciones laborales que le plantean, especialmente, cuando le plantean inquietudes que pueden derivar en conflictos. En particular: se relaciona de forma relevante con los directores, gerentes y mandos intermedios de la organizacin para definir planes y acordar pautas de accin en relacin con su personal y

asesorarles en los problemas que le plantean en materia laboral; y con la Representacin Sindical para negociar y acordar el manejo de situaciones laborales que pueden afectar la operacin y la continuidad habitual de las actividades productivas de la empresa. En mbito externo a la empresa, el titular del puesto se relaciona principalmente con el sindicato para escuchar solicitudes, inconformidades del personal, negociar incrementos y el contrato colectivo de trabajo; con el Consejo de Colaboracin Ciudadana para mantener relaciones armnicas con la comunidad inmediata a las instalaciones de la empresa; con el sacerdote de la Iglesia de la comunidad para conocer sus necesidades y procurarles solucin; con bolsas de trabajo para reclutar personal; con asesores externos, tales como abogado laboral, fiscalistas, consultores de recursos humanos para aprovechar sus conocimientos y servicios especializados; con proveedores de los servicios de vigilancia, aseguradores, comedores, etc., para negociar los contratos y supervisar su calidad; con autoridades municipales para tramitar licencias, permisos, cumplimiento de normativa de proteccin civil y, en general, mantener relaciones publicas que faciliten la obtencin de resoluciones favorables a la empresa; con funcionarios de la Secretara del Trabajo y Previsin social para tratar asuntos relacionados con tramites, emplazamientos e inspecciones laborales; con funcionarios de la Procuradura Federal de Proteccin al Ambiente para atender asuntos relativos al cumplimiento de la normativa ambiental e inspecciones de ecologa; con la Universidad Tecnolgica y el CONALEP cercanos a la planta para coordinar el servicio social, prcticas y estadas de estudiantes en la empresa; con la Asociacin de Relaciones Industriales del Estado de Mxico para mantenerse enterado sobre el clima y las tendencias laborales imperantes en el medio. El titular del puesto participa en el Comit Directivo que define los planes estratgicos de la empresa. En particular, se encarga de presentar los indicadores de xito ante el comit, tales como el credo de conducta, el proceso de seleccin, los planes de compensacin y capacitacin del personal. As mismo, coordina las reuniones mensuales de la Comisin Mixta de Higiene y Seguridad y encauza las actividades de dicha comisin para crear un ambiente libre de riesgos de higiene y seguridad industrial. Entre las principales decisiones que se reserva el titular en su puesto, pueden mencionarse la siguientes: los pagos relativos a la nmina; la instrumentacin de estrategias para la prevencin y solucin de conflictos laborales, tanto individuales, como colectivos; las medidas de seguridad en la empresa; las liquidaciones del personal, previo comentario con la direccin general; y, en general, las decisiones clave de su mbito de responsabilidad que tienen un impacto significativo en el costo de personal y/o que implican un riesgo laboral para la continuidad de las operaciones productivas de la empresa. El titular considera que el principal reto de su puesto est en

lograr la instrumentacin eficaz de una estrategia de relaciones laborales y recursos humanos que lleve a la organizacin hacia una cultura de trabajo institucional, con el enfoque que persigue el Sistema de Calidad ISO-9000 que se est tratando de implementar en la empresa. La libertad de actuacin del titular del puesto se enmarca dentro de las normas y polticas de la empresa, mismas que exigen al titular la aplicacin de su juicio y sentido comn para mantener una flexibidad gerencial que promueva la armona y el trato digno entre y con los empleados de la empresa. (Optativo) El titular considera que el perfil apropiado para su puesto exige: Licenciatura en administracin, relaciones industriales, psicologa industrial o equivalente. Entre 5 y 7 aos en el campo de relaciones industriales o recursos humanos, dentro de los cuales, al menos durante tres aos, haber sido cabeza del rea y manejado la funcin de relaciones industriales completa. Sobre de reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, administracin de la compensacin, relaciones laborales, administracin de personal, higiene y seguridad industrial, as como de las leyes del IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo y dems regulaciones gubernamentales aplicables en materia de relaciones laborales, ecologa, proteccin civil, higiene y seguridad industrial y, en general, de permisos y normas que regulan en funcionamiento de una empresa. Manejo de PC, paquetes de computo generales(Windows, Office, etc..) y paquetes de nmina. Dominio amplio del Ingls. Flexible, dinmico y con facilidad para las relaciones y la comunicacin interpersonales.

Escolaridad: Experiencia:

Conocimientos tcnicos:

Cualidades personales: