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GUIA DEL USUARIO DEL MODULO DE S10 GERENCIA DE PROYECTOS (Versin Empresarial)

Av. San Borja Sur 754 San Borja. Lima 41, Per Telefax: 2257190 / 2250167 / 2260298 / 2249014 Web site: www.s10peru.com e-mail: s10@s10peru.com Software producido por el GRUPO S10

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Contenido Introduccin. 4 Generalidades 4 Entorno de trabajo del S10........ 5 Acceso al mdulo de Gerencia de proyectos . 6 Planificacin ........ 6 Registro de un nuevo proyecto....... 6 Asignar presupuestos al proyecto 9 Calendario . 10 Registro de das no laborables . 10 Horario de trabajo 11 Calcular horas y das laborables para los perodos .. 11 Botones . 12 Actividades 12 Generalidades .. 12 Datos que proporciona este escenario . 12 Cuando se cambia el presupuesto 12 Subactividades 13 Caso a) Asignacin automtica (ver en Valorizaciones) .. 13 Caso b) Asignacin manual . 13 Para el Meta . 13 Estructura de divisin del trabajo .. 13 Registro de las fases (WBS) .. 14 Preparando las partidas antes de asignar a las fases 16 Consolidar partidas .. 16 Hacer asignable 17 Asignar partidas a las fases 19 Subfases 20 Botones .. 21 Partidas de control .. 23 Acceso al escenario 24 Registro de las partidas de control .. 24 Verificar estructura . 24 Registro 25 Asignacin de actividades a las partidas de control 26 Botones .. 26 Perodos . 27 Generalidades 27 Acceso al escenario .. 27 Hacer visible los perodos . 27 Crear perodos personalizados .. 28 Botones .. 32 Cronograma por perodos . 33 Acceso al escenario .. 33 Tomar datos del presupuesto ...... 33 Exportar al MS Project 34 Informacin exportada al MS Project 34 Mostrar barras 34 Para insertar la columna Cuadrilla 35 Verificando la duracin de las actividades . 35 Vincule las actividades .. 36 Importar los datos del MS Project al S10 .. 38 Resultados de la planificacin . 40 Exportar el cronograma de avances a Excel 40 Imprimir reporte del cronograma de avances desde el S10 .. 41 Actividades y recursos .. 45 Exportar el plan de utilizacin de recursos a Excel . 45 Botones 46 Registro de informacin previa a la ejecucin .. 47 Personal disponible 47 Registro de obreros en el catlogo de identificadores .. 47 Eleccin del personal disponible .. 50
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Acceso al escenario . Propiedades de los obreros Copiar propiedades de los obreros Equipo disponible .. Registro de activos en el catlogo de recursos .. Acceso al catlogo de recursos .. Seleccin de activos disponibles .. Acceso al escenario . Propiedades del equipo .. Grupo de trabajo Acceso al escenario . Asignar obreros a los grupos de trabajo Registro de subcontratos . Acceso al escenario . Actividades por grupos . Acceso al escenario . Ejecucin .. Orden de trabajo Generar orden de trabajo Exportar la orden de trabajo a Excel . Importar la orden de trabajo de Excel Para conocer la cantidad de materiales que utilizar Tareos manuales . Exportar el tareo a Excel . Elija la partida de control .. Elija el tipo de hora . Importar tareo . Proceso del tareo Resultados de la mano de obra por semana . Uso del mdulo Almacenes Registro de usuarios en el sistema . Registro de usuarios en el proyecto Movimientos .. Ingresos Ingreso por compra . Egresos .. Egreso a partida de control .. Stock . Informes . Registro de avances Valorizacin de subcontratos .. . Partes de equipo Control .. .. Requisito .. Resultados operativos Resultados operativos acumulados ..

50 51 52 53 54 54 58 58 60 61 61 62 63 63 67 67 69 69 70 72 74 76 78 79 80 80 81 81 82 83 83 85 88 88 88 91 91 96 97 98 101 105 110 110 110 115

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Introduccin Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo proyecto. El conjunto de programas que se describe en esta gua, ha sido desarrollado dentro de los nuevos conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma grfico de Gantt para la parte de planificacin para lo que utilizaremos el MS Project 2003. Este programa tambin est preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales, equipos y subcontratos. El mdulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material. Durante la ejecucin, el sistema se integra con Excel, para el acopio de informacin del campo. Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestin del proyecto son los Resultados Operativos para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado. Slo un control peridico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las medidas correctivas justo a tiempo. Generalidades Se utilizarn los mdulos: Presupuestos Gerencia de proyectos Almacenes Resultados que se logran al usar este programa:

En planificacin: Contar con un cronograma grfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de utilizacin de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizar. Adems conocer el tiempo real de ejecucin. En ejecucin: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos. En control: Resultados operativos.

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Entorno de trabajo del S10

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Acceso al mdulo de Gerencia de proyectos

Del tapiz de su PC elija el botn

1 Planificacin 1.1 Registro de un nuevo proyecto 1.1.2 Datos del proyecto Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrar el proyecto: Proyecto: Puente en carretera Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones Lugar: Urubamba Fecha Inicio: 04/07/2005 Plazo: 180 das Tipo de moneda: Nuevos Soles. Calendario: Base 1.1.3 Registro del proyecto El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales. Acceso al escenario de Datos generales,

En el rbol de este catlogo registre el tipo de proyecto, en este caso OBRAS VIALES.

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En la ventana Proyecto, registre: Obras viales,

Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto;

Nota: En el rbol de este catlogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc. El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:

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Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registr el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo. Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto. Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera perodos semanales y mensuales. Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automticamente. Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en das calendario que est previsto dure la ejecucin del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los perodos a partir de la fecha de inicio. Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago de planillas el da lunes, otros el mircoles, etc.). Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto. Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dlares Americanos.) Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa. Llamada j: Sucursal, este dato es informativo. Llamada k: Direccin, este dato es informativo. Llamada l: Telfono, este dato es informativo. Llamada m: Fax, este dato es informativo. Llamada n: Adicionar, despus de registrar todos los datos use este botn para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto ser mostrado en el catlogo de proyectos.

Despus, el proyecto es mostrado en el rbol del escenario de datos generales.

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1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto

Del catlogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,

Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los dems presupuestos, Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que se elaboren ms presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde corresponda, cuando en el proyecto existan ampliacin de metas u obras adicionales, elabore otro presupuesto y asigne.

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1.2 Calendario El proyecto usa calendarios para definir los das hbiles y feriados dentro del lapso de ejecucin del proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un proyecto en el escenario de datos generales tambin le asigna un calendario base por defecto que es utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los das laborables y no laborables definida en el calendario base son los das laborables y no laborables predeterminados de cada recurso, no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el men Herramientas) y tambin puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para luego adecuarlo. El usuario tambin puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto. 1.2.1 Uso del calendario El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.); cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de estas se le puede asignar un calendario diferente. 1.2.2 Acceso al escenario

1.2.3 Registrar los das no laborables

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Procedimiento para registrar un da como no laborable: Llamada a: Elija el mes y ao. Llamada b: Elija el da haciendo un clic sobre este. Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable. Repita el proceso para todos los das no laborables del periodo de duracin del proyecto. Llamada d: S el da elegido requiere un horario que slo es laborable medio da, elija esta opcin y en la ventana que muestre ingrese las horas. 1.2.4 Horario de trabajo Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, se digita directamente el horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador.

Una vez que ingrese el horario del da lunes, marque un bloque solo de la lnea del da lunes haciendo un clic sobre el botn luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un men de donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los das martes, mircoles, jueves y viernes, luego haga clic derecho sobre el bloque y del men que muestre elija pegar. Tambin modifique el horario del da sbado. 1.2.5 Calcular horas y das laborables para los perodos

Despus de procesar el calendario desaparece el botn

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1.2.6 Botones Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el men herramientas.

1.3 Actividades 1.3.0 Generalidades El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos ms pequeos y manejables con suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participacin de todas las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso tambin es conocido como faseado o Estructura de Divisin del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en ingls), en las que se agrupan partes del presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar actividades que son las que se programan. Actividad es una porcin de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de adecuar los presupuestos al proceso constructivo. El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos: Venta. Meta. 1.3.1 Datos que proporciona este escenario Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que sern programadas en el escenario del diagrama de Gantt. 1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botn actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botn . 1.3.3 Acceso al escenario en el escenario de

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1.3.4 Subactividades Al ubicar el cursor en Venta en el rbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificacin. Esta labor se realizar slo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para visualizar otro presupuesto, Caso a) Asignacin automtica (Ver en Valorizaciones) Caso b) Asignacin manual Esta opcin es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada una de las fases, con los metrados que le corresponde. 1.3.4.2 Para el Meta En el rbol elija Meta, luego use el botn 1.3.4.2.1 Estructura de divisin del trabajo Llamado tambin faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al proceso constructivo, para cada una de las ramas del rbol se forman las fases. Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un anlisis de la forma como ser construida, en el caso del puente en este croquis se esboza, para desplegar el contenido del presupuesto.

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