Captulo3delMdulo2

reausuaria,rganoencargadodelascontratacionesy Comitespecial

Docentes: CarlosMarianoRiveraRojas NapolenPrezMachuca

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ndice I. reausuaria A. B. Definicin. Elroldelreausuariaenladeterminacindelestudiodeposibilidadesque ofreceelmercado. C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial. D. Casosespeciales. 1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco. 2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones. 3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato. rganoencargadodelascontrataciones. Definicin. Lalabordelrganoencargadodelascontratacionesenladeterminacindelas caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valorreferencial. Suscripcindelcontrato.

II.

A. B. C. D.

III.

E. ComitEspecial. A. B. C. D. E. F. G. H.

Definicin. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial. Reemplazoporlossuplentes. TiposdeComitEspecial. DerechosdelComitEspecial. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos.

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I. J.

FuncionesdelComitEspecial. Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas. 1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato. 2. Requisitosmnimos. 3. Factoresdeevaluacin.

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I.

reausuaria A. Definicin El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, serviciosyobrasquerequiereparaelcumplimientodesusobjetivosymetas. Elartculo5delReglamentodelaLeydeContratacionesdelEstadoenadelante,laLey establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones,canalizalosrequerimientosformuladosporotrasdependencias. CadadependenciadeunaEntidadpblicaseconvertirenreausuariaalmomentoen querealicesupedido,elcualtomaelnombrederequerimiento. Enesterequerimiento,quesematerializaatravsdeunmemorandoocualquierotro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompaarse las caractersticasdelbien,serviciouobraylascondicionesenlasqueserequiere. El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidadesdebienes,serviciosyobrasquerequeraparaelejerciciopresupuestal. Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadasenaccionesyresultados.Enesesentido,laejecucindetareasrequiere debienesyservicios,losmismosquenecesitandepresupuesto.Elpresupuestoparalos bienesyserviciosestrepresentadoenelPAC.Lospedidosdelreausuariatienenque estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicosinstitucionales. Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importantepues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano EncargadodelasContratacionesdelaEntidaddemaneraoportuna,involucrndoseas coneltiempoquetomanlosprocesosdeseleccin.

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Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones,elreausuariadeberrequerirlacontratacindelosbienes,serviciosu obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin,conelfindeasegurarlaoportunasatisfaccindesusnecesidades. Deotrolado,elartculo11delReglamentoindicaqueelreausuariaeslaresponsable dedefinirconprecisinlascaractersticas,condiciones,cantidadycalidaddelosbienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debedesarrollarlaconformelodisponeelartculo13delaLey. Lasnormasantescitadasordenanqueelreausuariadeberdescribirelbien,serviciou obraacontrataalplantearsurequerimiento;definirconprecisinsucantidadycalidad, eindicarlafinalidadpblicaparalaquedebesercontratado. Definirconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,serviciosyobrasquerequiereel reausuariadeberealizarserespetandoelPrincipiodeRazonabilidad,contempladoen elartculo4acpitee)delaLey. La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar cules son sus necesidadesreales. Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores,dejandodeladootrosquepuedenofrecerbienes,serviciosuobrasenla calidadquelaentidadrealmentenecesita,consiguiendoademsunpreciomenor. Sobreestoltimo,no debeperdersedevistaqueelartculo2dela Leysealaqueel objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valordeldinerodelcontribuyenteenlascontratacionesquerealicenlasEntidadesdel SectorPblico,demaneraquestasseefectenenformaoportunaybajolasmejores condicionesdeprecioycalidad. Eneseordendeideas,sielreausuariaelaboralosrequisitostcnicosmnimosconel propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales

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necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generar responsabilidadesdecarcteradministrativo,civilypenal. Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Precisaademsqueestaevaluacindeberpermitirlaconcurrenciadeunapluralidad deproveedoresenelmercadoparalaconvocatoriadelrespectivoprocesodeseleccin. De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimientoslofavorezcaadeterminadospostores. Deestamanera,seadviertequeelartculo13delaLeyesconsecuenteconlafinalidad legalreferidaamaximizarelvalordeldinerodeloscontribuyentes. Sielreausuaria,encoordinacinconelrganoencargadodelascontratacionesdela Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bienoservicioquesolicitayquepermitelaparticipacindeunapluralidaddepostores, sealcanzarelobjetivoplanteadoporelartculo2delaLey. Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidasparaelcasoporlaDireccinGeneraldeControldeServiciosdeSeguridad, ControldeArmas,MunicinyExplosivosdeUsoCivilDICSCAMEC. Enelcasodeobras,lanormativadecontratacionesestablecequesedebercontarcon la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.

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LaEntidadcautelarsuadecuadaformulacinconelfindeasegurarlacalidadtcnicay reduciralmnimolanecesidaddesureformulacinporerroresodeficienciastcnicas querepercutanenelprocesodeejecucindeobras. Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las reales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitosenelpersonal,acordesconlaobraquesepretendeejecutar. A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende convocar a un proceso de seleccin para la compra de escobas y recogedores. Dicha Entidadestablececomorequisitostcnicosmnimoslossiguientes: REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados: no se indica la cantidad de escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas, por lo que no permite la presentacindeunapropuestaadecuada. Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no ocurreentodosloscasos,comoenlasAdjudicacionesdeMenorCuantaparabienesy servicios.Nosepresentanlasetapasdeconsultasyobservacionesalasbases. Acontinuacin,observamoscmofueronmodificadosestosrequisitostcnicosmnimos paraunasegundaconvocatoria:

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REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

*NOTA:Laentregaserentrespartesenelalmacndelimpiezapblica.

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Recordemosquecuandoelreausuariaelaboralascaractersticastcnicas,stasdeben serdetalladas.Debeindicarseconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,servicios yobrasobjetodecontratacin. B. Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticastcnicas.Precisamenteelartculo12delReglamentoindicaque,sobrela base de las mismas, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de evaluarlasposibilidadesqueofreceelmercadoparadeterminarlosiguiente: 1. Elvalorreferencial. 2. Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores. 3. LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro. 4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin,deserelcaso. 5. Lapertinenciaderealizarajustesalascaractersticasy/ocondicionesdeloque sevaacontratar,desernecesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin. El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad,siesqueestadependenciaaslorequiere.Estaafirmacin sefundamentaenelartculo13delcuerpolegalantescitado,elcualestableceque,para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est facultadoparasolicitarelapoyoquerequieradelreausuaria,laqueestarobligadaa brindarlobajoresponsabilidad. Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios de preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando tenga querealizarseporpaquete,oenformaseparada. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofreceelmercado

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C.

ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial

ElComitEspecialtambinrequierelaparticipacindelreausuariaeneldesarrollodel procesodeseleccin. En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificacionestcnicas,trminosdereferenciaoenelexpedientetcnicoloscuales bajoningunacircunstanciapuedenserrespondidosporelcomitespecialsinlaopinin previadelreausuaria. Sibienescierto,unodelosmiembrosdelcomitespecialpertenecealreausuaria,no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos tcnicosmnimos,quehansidoelaboradosporesta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultadoparahacerlasconsultasqueestimepertinentesalreausuaria,siempreque stasserefieranalrequerimientooalascaractersticastcnicas. Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del Comit Especial, seala que puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargadodelascontrataciones,segncorresponda. Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podrrequerirelapoyodelreausuariaaefectosdeverificarsilaspropuestascumplen conloestablecidoenlosrequisitostcnicosmnimos. Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual,elComitEspecialsolicitarinformacinalreausuaria,quienademsse encuentraobligadaadarleelapoyocorrespondiente.

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D.

Casosespeciales 1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco

El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo ElectrnicodeConveniosMarco. Precisaademsquesielcatlogocontieneelbienoservicioconlascondiciones requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones, estarnobligadasacontratarlosdelosproveedoresadjudicatarios.Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems condicionesestablecidasenlascorrespondientesfichasdelCatlogoElectrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados correspondenaprocesosdeAdjudicacinDirecta,LicitacinoConcursoPblico, mediantelasuscripcindelcontrato. El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la EntidadpblicaescogedesdeuncatlogoqueapareceenelSEACEalproveedor debienesoservicios,yrealizalacontratacindemaneradirectaatravsdeuna ordendecompra,deservicioocontrato. Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismogilparalacontratacin.PermitealaEntidadnosolamenteescoger alabrevedadalcontratistasinotambinlamarcadelbien;einclusivefraccionar lacompraeneltiempoycondistintosproveedores. Ahorabien,sielreausuariarequiereunbienoserviciocuyascaractersticasson distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminosquedebeseguirenelsiguienteordenestricto:

Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializanporlamodalidaddesubastainversaafindeverificarsien elmismoseencuentraelbienoserviciorequerido.

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Segundo:convocaralprocesodeseleccinquecorrespondadelamanera clsica.

Enresumen,unavezqueentreenvigencialamodalidaddelConvenioMarco,el reausuariaalmomentoderealizarsurequerimientodebeverificarsielbieno servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del conveniomarco. Luego,encasonosehallaraenelcatlogoreferido,debehacerlopropioenel catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de seleccinquecorresponda. 2. Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes, servicios y obras que requiere para la satisfaccin desusnecesidadesyelcumplimientodesusmetas. Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades reales de la Entidad, en concordancia con el PrincipiodeRazonabilidad,enarasdelobjetivoplanteadoporlaLey. Atendiendoaestospuntos,debemostenerencuentaqueexistensituacionesen las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicosmnimosyademselbienoserviciorequeridonoadmitesustituto. La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para recurriraunaexoneracindelprocesodeseleccinporlacausalcontempladaen elartculo131delReglamentodelaLey. En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienesoserviciossustitutosalosrequeridosporelreausuaria,ysiempreque exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar directamente,valedecir,atravsdeunaexoneracindeprocesodeseleccin. Labordelreausuariaenlasexoneraciones

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Enestecaso,ademsdepresentarelrequerimiento,luegodelascoordinaciones conelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad,queleindicarque solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinadacaractersticaquenopuedesersustituida. 3. Elartculo176delReglamentodelaLeyindicaquelaconformidadrequieredelinforme delfuncionarioresponsabledelreausuaria,quiendeberverificar,dependiendodela naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales,debiendorealizarlaspruebasquefuerannecesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servircomoinsumoparalaemisindelaconformidad. En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y establecilosrequisitostcnicosmnimosseaquiendeterminealfinaldelaejecucin contractualquerecibiporpartedelcontratistaaquelloqueefectivamenterequiri. Enresumen,lasprincipalesfuncionesdelreausuariasonlassiguientes: Requerirlosbienes,serviciosuobrasdeconformidadconloprevistoenelartculo13de laLey. Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblicadelobjetodelacontratacin. Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas duranteelprocesodeseleccin.PuedeleerunaopinindelOSCEen: http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR%20 %20LP_1_2010.doc Responsabilizarsedequeelpedidocumplaconlasexigenciaslegalesmencionadas. Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticasoespecificacionestcnicasydelostrminosdereferencia.Enestecaso debetenerencuentalaprohibicindeindicarmarcasonombrescomerciales,patentes, diseosotiposparticulares,fabricantesdeterminados,odeconsignarunadescripcin Elreausuariaenlaculminacindelcontrato

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que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico.Sloserposiblesolicitarunamarcaotipodeproductodeterminado. II. ElrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad(OEC) A. Definicin LanormativasobrecontratacionesdelEstadoestablecequeelrganoencargadodelas contratacionesesaqulrganoounidadorgnicaquerealizalasactividadesrelativasa lagestindelabastecimientoalinteriordeunaEntidad. EnlasentidadespblicasesconocidacomoLogsticaoAbastecimiento.Puedetener lacategoradegerencia,oficina,unidad,reaoequipo.Ellodependedelasnormasde organizacininterna. Elcitadorganojuegaunpapelpreponderanteenlacontratacinestatal.Juntoconel rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacineficientedentrodelmarconormativoaplicable. Actualmente,elartculo6delaLeysealaquelosfuncionariosyservidoresqueformen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitadosentemasvinculadosconlascontratacionespblicas. Adicionalmente,elartculo5delReglamentodelaLeyestablecequelosfuncionariosy servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de susfuncionesintervienendirectamenteenalgunadelasfasesdecontratacin,debern serprofesionalesy/otcnicosdebidamentecertificados,debiendoreunircomomnimo lossiguientesrequisitos: 1. 2. 3. Capacitacintcnicaencontratacionespblicasogestinlogsticaengeneral,no menoraochenta(80)horaslectivas; Experiencialaboralengeneral,nomenoratres(3)aos; Experiencialaboralenmateriadecontratacionespblicasoenlogsticaprivada, nomenordeun(1)ao.

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Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidoresdelrganoobjetodecomentarioestncapacitadosnosolamentedemanera terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en general. Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contratacionescuentenconpersonalcalificadoquepermitaalaEntidadsatisfacersus necesidadesdebienes,serviciosyobrasparaelcumplimientoadecuadoyoportunode lasmetasyfinalidadesplanteadas. Unrganoencargadodelascontratacionesconformadoporpersonascalificadasenlas condicionesprevistasseconvertirenunprincipalaliadodelasreasusuariasantesque enunadependenciaburocrticaqueretrasalascontratacionesrequeridasynoejecuta adecuadamenteelPlanAnualdeContrataciones. De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen directamenteenalgunadelasfasesdelacontratacinestatal. Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuyalaborserelacionesestrictamenteconlacontratacindeunbien,serviciouobra. A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionariosyservidoresdelrganoencargadodelascontratacionesqueseencarguen de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la ejecucincontractual. Sinperjuiciodeloestablecidoporlanormativa,esrecomendablequelacapacitacinse realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares dePliegoentreotros, puestoque deesamanerasepodrnunificarcriteriosentrelas distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las compraspblicas.

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Asimismo,enlafasedeprogramacinyformulacindelPresupuestoInstitucional,cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativacorrespondiente,susrequerimientosdebienes,serviciosyobras,enfuncin desusmetaspresupuestariasestablecidas,sealandolaprogramacindeacuerdoasus prioridades. Paradichofin,lasEntidadesutilizarnelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObrasque administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsabledeestaactividad. Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rganoencargadodelascontratacionesparasuconsolidacin,valorizacinyposterior inclusinenelPlanAnualdeContrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos enelcitadoPresupuestoInstitucional. En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidadesparaconsolidarlos,establecerelvalorestimadoyluegoincluirlosenelPlan AnualdeContrataciones. Paraefectosdelavalorizacindelosrequerimientosdelreausuariasedeberealizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarseelestudiodeposibilidadesqueofreceelmercadoyestevalorestimadono podrserconsideradocomounafuenteparaelindicadoestudio. Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesariasafinqueelPlanAnualdeContratacionesnosupereelmontoprevistoenel presupuestoinstitucional.

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Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contratacionesaprobadoestaradisposicindelosinteresadosenelrganoencargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dichoplanpuedeseradquiridoporcualquierinteresadoalprecioequivalentealcosto dereproduccin. EstadisposicindelreglamentoguardaconcordanciaconelPrincipiodeTransparencia contempladoenelartculo4acpiteh)delaLey. Elcostodereproduccinnicamentedebeserconsideradocomoelgastoqueincurrir laEntidadenfotocopiarelPlanAnualdeContrataciones.Nosetomarencuentaotros gastoscomopersonal,electricidad,gastosadministrativosentreotros. Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, elcual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones,conformeseestablezcaenelReglamento. De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.Dichacustodiaimplicamantenerunadecuadosistemadearchivoquepermita conservarelexpedientedecontratacinenbuenascondiciones,porunperiodomucho mayoradiez(10)aos. AsimismoelReglamentodisponequeelrganoencargadodelascontratacionesdela Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamentedeberverificarqueefectivamentecontienelossiguientesdocumentos: 1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmadosenlasespecificacionestcnicas,trminosdereferenciaoexpedientetcnico, respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marcodelSistemaNacionaldeInversinPblica. 2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativasobrecontratacionesdelEstado.

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3. Disponibilidadpresupuestal. EssumamenteimportantequeelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementosindispensablesparalaaprobacindelExpedientedeContratacin. En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmenteimposibleaprobarelexpedientedecontratacin. Porotrolado,enelcasoqueunprocesodeseleccinseadeclaradodesierto,lanueva convocatoriadebercontarconunanuevaaprobacindelExpedientedeContratacin sloencasoquehayasidomodificadoenalgnextremo.Estamodificacinserefierea cualquiercambioproductodelanlisisdelascausasquedeclararondesiertoelproceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior. B. Laformulacindelasespecificacionestcnicasdeberserrealizadaporelreausuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercadoparalasatisfaccindelrequerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinadospostores. Portalmotivo,elrganoencargadodelascontratacionesdebeempezaraelaborarel estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento. Lalabordelrganoencargadodelascontratacionesenladeterminacindelas caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar

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Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargadodelasContratacionestendrlaoportunidadderevisarquextremosdelas caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndaresplanteados para el caso por la normativa sobrecontratacinpblicavigente. En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el encargadodeverificarentreotros,lapluralidaddepotencialespostoresapartirdelos requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicar inmediatamentealreausuariaquextremodelasespecificacionestcnicasotrminos dereferenciadebersermodificadoparaevitarquelacontratacinsedirijaaunsolo proveedor. Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarlealreausuariaculessernlosextremosquerequierenserafinados,demodo talquepuedanescogerlasmejoresalternativasqueofreceelmercado. Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de manerainvoluntaria,unacaractersticaqueseencuentradescontinuadaenelmercado que ha sido reemplazada por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacindispuestaenlanormativasobrecontratacinpblica,elrganoencargado delascontratacionesdelaEntidadestenlaobligacindeindicaralreausuariacules son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica descontinuadayconsideraraquellaqueseencuentravigenteenelmercado. Precisamente, comoyalo mencionamos anteriormente, elArtculo 11del Reglamento delaLey,alocuparsedelascaractersticastcnicasdeloquesevaacontratar,indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicadoenelArtculo13delaLey. Asimismo,lacitadanormaacotaqueelrganoencargadodelascontrataciones,conla autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofreceelmercado,podrajustarlascaractersticasdeloquesevaacontratar.

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Estanormaesconsecuenteconlacoordinacinquedebeexistirentreelreausuariay el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la responsablefinaldeladeterminacindelascaractersticastcnicaseselreausuaria. Sobreestoltimo,debetenerseenconsideracinquesielreausuariacuentaconel sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se trata de un bienoservicioquenoadmitesustituto,entoncescorrespondeiniciareltrmiteparala exoneracincontempladaenelartculo20acpitee)delaLey. Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin, ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o el rgano designadoparaelefecto. En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargoderealizarelprocedimientodeexoneracin,amenosqueeneldocumentoque apruebelamismasedesigneaotradependencia. C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad Elartculo19delaLeyestablecequeelrganoencargadodelascontratacionesencada Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dichoartculo. Lanormacitadaestablecelaresponsabilidadanteuneventualfraccionamientoelcual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacinparadarlugaralcambiodeltipodeprocesodeseleccin. Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas

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reasusuariasalolargodeunejerciciopresupuestal,afindedeterminarculesrepiten elpedidoypodrangenerarunfraccionamiento. Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo20haconsideradosupuestosenloscuales,noobstanteencontrarnosanteun caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una excepcin.Dichoscasossonlossiguientes: 1.Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas, crditos suplementarios y recursospblicoscaptadosopercibidosdirectamenteporlaEntidad. 2.EnelcasoqueconposterioridadalaaprobacindelPlanAnualdeContrataciones,surja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacinprogramadaaunnosehayaaprobadoelExpedientedeContratacin. 3.Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenesespeciales. 4.TratndosedeunacontratacinefectuadaatravsdelCatlogodeConveniosMarco. 5.En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus bienes,serviciosyobrasseandelacalidadnecesariaparaquelaEntidadseasegureel cumplimiento oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones del mercado. Esmuyimportantequeelreausuaria,rganoencargadodelascontrataciones,rgano decontrolinstitucional,realegalydemsdependenciasdelaEntidadencargadasde

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analizarlaexistenciadefraccionamientoconozcanclaramenteestasexcepciones,afin deevitarretrasosenlacontratacinprogramadaporlaEntidad. Asporejemplo,siunreausuariaquefuecreadaluegodelaaprobacindelPlanAnual deContrataciones,realizdurante10mesesenelaohizolacompradetnerparasus impresoras,arazndeS/1,000.00(Unmilcon00/100nuevossoles)encadacompra; noseconfigurafraccionamientoporquelacontratacinnofuedivididaparacambiarde tipodeprocesodeseleccin. En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles).Dichacontratacinseencuentrafueradeunprocesodeunseleccinenvirtudal acpiteh)delnumeral3.3delartculo3delaLey. En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizarelprocesodeseleccinquecorresponde. Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos treintadas. D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valorreferencial El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en consideracin que,al elaborarel citado estudio, el referido rganodeterminarlosiguiente: 1.Elvalorreferencial. 2.Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores. 3.LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro. 4.Informacinquepuedautilizarseparaladeterminacindelosfactoresde evaluacin,deserelcaso.

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5.Lapertinenciaderealizarajustesalascaractersticasy/ocondicionesdeloquese vaacontratar,desernecesario. 6.Otrosaspectosnecesariosquetenganincidenciaenlaeficienciadelacontratacin. Asimismo,lanormativasobrecontratacinpblicaobligaqueelindicadoestudiotome encuentapresupuestosycotizacionesactualizados.Estosdebernprovenirdepersonas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web, catlogos,entreotros.Deberemplearsecomomnimodos(2)fuentes. Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contratacionesdelaEntidadconozcanque,cualquierafueraelnmerodecotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen una fuente y que slo de manera excepcionalpodrnelaborarunestudiodeposibilidadesqueofreceelmercadoconuna solafuente. La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precios histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediatadeserelcaso,lasmejorasenlascondicionesdeventa,lasgarantasyotros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacindelasEntidades. Para la determinacin del valorreferencial,el rgano encargado de lascontrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligadaabrindarlobajoresponsabilidad. E. Suscripcindelcontrato OtraimportantelaborqueelrganoEncargadodelasContratacionestieneasucargo es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentidaoadministrativamentefirme. Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamentefirme,elComitEspecialdebeentregarelexpedientedelproceso

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deseleccinalrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidadafinqueelmismo puedacitaralcontratistaparalafirmadelcontrato. El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa,teniendoencuentaelobjetoytipodeprocesoconvocado. III. ElComitEspecial A. Definicin Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogosparaqueintegrenelComitEspecial. Supresidente,tanprontorecibielExpedientedeContratacin,convocasuscolegas paraelaborarlasbasesadministrativasy,cuandoempezaronaanalizarlainformacin queseleshabaproporcionado,quedaronsorprendidosporlacantidaddedocumentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisisdepreciosunitariosylosplanosdelafuturaedificacin. Cerraronlostomos,losataronenunpaqueteconformeleshabanentregadoysubieron a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la presenciadelosmiembrosdelComitEspecialdelaobra.Quepasen,dijo,unpoco irritado.Entoncesingresaron. ElpresidentedelComitEspecialcoloclosfilesdelexpedientetcnicoenelescritorio deldirector,losabriyubiclaspginasquecontenanlaspartidasymetrados,adems de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu,peroenestecasonolavemos[3].

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Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del procesodeseleccin. LanormativaquerigelascontratacionesdelEstadoestipulaqueelComitEspecialesel rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buenaproosucancelacin. EstintegradoportresmiembrosysudesignacinestacargodelTitulardelaEntidad odeotrofuncionarioaquienelprimerolehayadelegadoesafuncin.Susintegrantes debernestaridentificadosconnombrepropioyconindicacinexpresadelapersona quelopresidir.Igualmente,debernominarsetantossuplentescomotitularessehaya designado.. El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular(ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directasydemenorcuanta. Elencargoparadesempearlafuncindelcomitespecialesirrenunciable[1]. B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial LadesignacindeberealizarsemediantedocumentoescritofirmadoporelTitulardela Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para msdeunprocesodeseleccin. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombredelossuplentesysurespectivacorrespondenciaconlostitularesparaelcaso dereemplazo.

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Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, stepuedeprovenirdeotraentidadpblica,encuyocasoserequiereautorizacindel Titulardeestaltima. NopuedensermiembrosdelComitEspecial:elTitulardelaEntidad;losfuncionarios queejerzanfuncionesdecontrolofiscalizacin,exceptopersonaldelrganodecontrol interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelacindelprocesoencurso;ylosfuncionariosqueensucalidaddemiembrosdeun ComitEspecialhubierensidosancionadosporresolucindebidamentefundamentada. DejardesermiembrodelComitEspecialquienseasancionadoconposterioridadasu designacin. Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximodedos(02)dasdespusdehaberseaprobadoelExpedientedeContratacin. C. Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposibleelcumplimientodesufuncin,talescomoenfermedad,muerte,culminacin delcontrato,ceseenlasfunciones,entreotros. Laremocindeberhacersemediantedecisinescritaymotivada.Eneldocumentode remocinsenombrarsureemplazo. D. Reemplazoporlossuplentes CambiodelosmiembrosdelComitEspecial Unodelosmiembrosdebeperteneceralreausuaria,otroaLogsticaycualquierade losmiembrosdebetenerconocimientotcnicosobreelobjetodelaconvocatoria.

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Encasodeausenciadelmiembrotitular,porcausasimprevistas,serreemplazadopor uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausenciaparadeterminarresponsabilidades,sifueranjustificadas.Previaautorizacin, quienfueratitular,podrocuparelcargodemiembrosuplente. E. 1. Permanente Esnominadoparaquellevenacabolasadjudicacionesdirectasylasdemenor cuantaquesevayanaconvocarenelcursodelao. 2. AdHoc(paraunprocesoespecfico) Selonombraparaquellevenacabounalicitacinpblicaounconcursopblico. Enadjudicacionesdirectasydemenorcuantapuededesignarseunocuandosea necesario. F.DerechosdelComitEspecial Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibirelExpedientedeContratacindebidamenteaprobado. PuedenrealizarconsultasacercadelcontenidodelExpedientedeContratacin,realizar observacionesysugerirmodificaciones.Siseaceptaraestoltimo,esnecesarioqueel ExpedientedeContratacinvuelvaaaprobarse. El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnicadelaEntidadparaelmejordesempeodesusactividades. Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna. Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunquesuaprobacindeberrealizarlaslamismaautoridadqueloaprob. PuedeobservarelvalorreferencialycomunicardichasituacinalaoficinadeLogstica. SiestalaaceptadebeseraprobadoporelfuncionarioquediovistobuenoalExpediente deContratacinysolicitarselacertificacinpresupuestal. TiposdeComitEspecial

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Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayorofaltagravedebidamenteacreditada. Enlarealidad,lamayoradepersonasqueconformanunComitEspecialpocasveces sonexpertosenasuntosdecontratacin;porloqueresultanaturalqueseleshayadado la facultad de exigir la asesora de cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la Entidadaefectosdellevarcorrectamenteeltrabajoqueselehaencomendado. Porotrolado,eslgicosuponerqueunagranresponsabilidadtengacomocorrelatola autonomaenelejerciciodesusfunciones. LatentacindeseduciropresionaralComitEspecialporpartedediversaspersonas interesadasenelnegocioquevaimplcitoentodoprocesodeseleccin,siempreestar presente.Laraznresideenquefinalmente,enlasmanosdeste,dealgnmodoest la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de autonomaeindependencia;perotambinessudeberhacerlarespetar,deotromodo nopodralegarviolacindesufuero,sinoquesehabrconvertidoencmplicedelas accionesilcitas. G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial

Eldasiguientedesudesignacin,elpresidentedelComitEspecialdebeconvocaralos demsmiembrosparasuinstalacin. Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin. Conducirelprocesodeseleccinhastasuculminacin. Tomardecisionesconlapresenciadetodossusmiembros,ningunodeloscualespuede abstenersedeemitirsuvoto.Losacuerdospuedenserunnimesopormayora. Susdecisionesdebenconstarenactas. La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros;salvoquealgunodeelloshayavotadoencontra. Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del procesodeseleccin.Unavezproducidoesteevento,cesaeldeberdeconfidencialidad

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yapareceeldetransparencia,envirtuddelcualsedeberpermitirquecualquierpostor revisetodalainformacingeneradaeneltranscursodelprocesodecontratacin. Advertencia!Elcomitespecial,deoficioporcuentapropianopuedemodificarlas bases. H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos LasnormasqueregulanlascontratacionesdelEstadonoestablecenresponsabilidaddel ComitEspecialrespectodelosrequisitosmnimos;peroslosrganosdecontrol.Los auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto,sumamenteamplioydeapreciacinsubjetiva,alcanzapararesponsabilizara cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objetodelcontrato. I. FuncionesdelComitEspecial Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin. Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad[5]. A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las contratacionesdelEstado;pues,aunqueselesproveededeterminadainformacin, estensusmanoscompletarlahastaconvertirlaenunaofertavlida,firme,seriay, sobretodo,paralosfinesbuscados. ElejerciciodelalaborcomomiembrodeunComitEspecialimplicanecesariamenteel conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos.

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J. Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales:reglasdelprocesodeseleccin,requisitosmnimosyfactoresdeevaluacin, elComitEspecialrecurriralassiguientesfuentesdeinformacin: 1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato Lafuentedeinformacinprincipalsonlasbasesestandarizadaspublicadasporel OSCE,enlasquesehasistematizadolasreglasfijadasenelReglamentoqueson aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propiadelainstitucinylaqueconstaenelExpedientedeContratacin. 2. Requisitosmnimos Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas

LafuentedeinformacineselExpedientedeContratacinylasnormaslegales queregulanelobjetodelprocesodeseleccin. 3. Factoresdeevaluacin

LafuentedeinformacineselReglamento;peroelaportedelaexperienciade los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacinconstituyenelnicoaporterealdelComitEspecialydeloscualeses elnicoresponsable. Acontinuacinlespresentamoselsiguientecaso: Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios.Elpedidoestimadofuede50000litrosparaunao.Conestainformacin, laoficinadelogsticarealizelestudiodemercadoysolicitcotizaciones. Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650ml,otrasporenvasesdelitroyotrasporenvasesdeveintelitros.Enestemomento, se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieronadquirirellquidoenbotellasde650ml.

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Alrevisarlainformacinrecibidadelosproveedoresquecotizaronelvolumenelegido, encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expedientedecontratacinestabacompleto,pidieronsuaprobacinylaobtuvieronsin contratiempos,puesalfinyalcabosetratabadecompraragua. ElComitEspecial,luegoderecibirelExpedientedeContratacinaprobadoysinhacer ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un procesoejemplar;demodoqueslocabaesperarlafechadepresentacindeofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras, estasltimaspedidasparaasegurarlacalidaddelproducto. En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los evaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario: Procedieron a redactar el actadelresultado,queincluyladeclaratoriadedesiertodelprocesodeseleccin. Posteriormentesecomunicaronconlosdistribuidoresdeaguademarcasconocidas,con lafinalidaddeconocerlasrazonesdesuausenciaenelproceso.Elloslesdijeronqueel valorreferencialnorepresentabaelcostodemercado. Dosdasdespus,cuandoenlaoficinadelrganodecontrolinternoseacabelbidn deagua,pidieronsureemplazo;peroenlaoficinadelogsticalescomunicaronqueno disponandelproducto.Asimismolesprecisaronqueelprocesoparaadquirirlosehaba declaradodesiertoporfaltadepostores;peroquenosepreocuparan,porqueentres das,comomximo,tendranelpreciadolquidoenenvasesindividualesparasaciarsu sed. Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellasde650ml.

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Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les pedaquejustifiquenlarazndecompraraguaenelenvaseantescitado;pueslocomn yrazonableesqueseadquirieraenrecipientesde20litros,comosehacanormalmente ycuyocosto,adems,eramuchomenor. La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las razones expuestaspararechazarsuoferta(carenciaderegistrosanitario)noestabaprevistoen lasbases,demodoquenohubomsremedioqueesperarlaratificacindelanulidad, previotrmitedelaimpugnacin. Qufallenesteprocesodeseleccin?Enprimerlugar,laoficinadelogstica(OEC)no hizountrabajologstico,sinounodeaprovisionamiento;esdecir,selimitaprocesar unpedidosinimportarelporquniparaqu.Unanecesidaddeestetipodebihaber sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la optimizacindelosrecursoshumanos.Sehabraprevisto,entonces,lacompradelagua necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de presentacin,lascondicionessanitarias,entreotrosdatosquehabranservidoparaque elrequerimientodecompraseaunpedidobienelaborado. Deotrolado,laoficinadelogstica(OEC)alnohaberrealizadounacorrectagestindel pedido(tamaodeenvaseycondicionessanitarias)llevacaboundeficienteestudio demercado,loquegenerunvalorreferencialsubvalorado;esdecir,elExpedientede Contratacinnofueelaboradodemaneracorrecta. A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacindelExpedientedeContratacin,nosepercatdesusdeficienciasytraslad su contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones,estabanirremediablementeviciadasdenulidad. Esteejemplosencilloilustratresaspectosfundamentalesdelosactospreparatoriosdel proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado;puesunExpedientedeContratacinbienelaboradogarantizalacalidaddelos productosquesevaacontratar,lascondicionesdelatransaccincomercialyelprecio

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correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que promuevaunprocesodeseleccintransparente.
[1]Art.20delaLeyy27al34delReglamento. [2]Art.34delReglamento. [3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en temasdecontratacinpblica. [4]Art.28delReglamento. [5]Art.27delReglamento.