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25/06/2012

Conceptos bsicos contables


Ignacio Vlez Pareja Profesor Asociado Universidad Tecnolgica de Bolvar Cartagena Junio 24 de 2012

INTRODUCCIN A LA GERENCIA FINANCIERA "La primera ley de la termodinmica es en esencia el principio de la conservacin de la energa de los sistemas termodinmicos. [] que La variacin de la energa de un sistema, durante un proceso de transformacin, es igual a la cantidad de energa que el sistema recibe de su entorno." Primera Ley de la Termodinmica Thermodynamics Enrico Fermi.
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Funciones de la Gerencia Financiera


La Gerencia Financiera se ocupa de:
Determinar la totalidad de los fondos requeridos por la firma. Asignar estos recursos de manera adecuada. Obtener la combinacin adecuada de recursos financieros.

Se puede clasificar la funcin financiera en cuatro grandes tipos de actividades:



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De inversin. De administracin o gerencia financiera. De financiacin. De pago de dividendos


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Informacin contable
La informacin contable debe servir fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. 5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. 7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, y 9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad.
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Visin General de los Estados Financieros de una Firma


Estados financieros bsicos. Son estados financieros bsicos: 1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situacin financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo. Los estados financieros ms utilizados son el Balance General y el Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias. Sin embargo, el ms til en trminos gerenciales es el Flujo de Tesorera o estado de flujos de efectivo.
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La Contabilidad
La Contabilidad es un gran modelo y produce los Estados Financieros. Son modelos matemticos que simplifican la realidad, pero la hacen comprensible. La actividad del Gerente Financiero reposa en la Contabilidad. La Contabilidad registra la informacin relacionada con las transacciones de la firma que surgen de decisiones pasadas. Puede suministrar informacin sobre el estado en que se encuentra la firma en un instante dado o mostrar qu ocurri durante un determinado perodo de tiempo.

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Principios que rigen la Contabilidad


Hay un cmulo de principios que se llaman principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia http://actualicese.com/normatividad/2001/decre tos/D2649-93/1D2649-93.htm. En la Contabilidad se manejan entre los muchos establecidos, dos principios bsicos: La causacin y la partida doble. La Causacin La partida doble
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La Causacin
Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Hay algunas sumas que aparecen en el Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias, que no han ocurrido todava. En estos casos se habla de causacin. Se hace una causacin cuando se reconoce un gasto, por ejemplo, que tendr que desembolsarse despus, pero que ha sido ocasionado por la operacin del perodo. Tambin se puede decir causacin o reconocimiento de ingresos.
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La partida doble
Este principio bsico, establece que cuando ocurre una transaccin en la firma, se afectan por lo menos dos cuentas. Por ejemplo, cuando se vende un producto o servicio de contado se afectan las cuentas de Ventas (Facturacin) y Caja o Bancos. En forma sucinta, se trata de mantener vlida la siguiente ecuacin: Activos = Pasivos + Patrimonio
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Balance General
El Balance General es una relacin en un instante de tiempo de los bienes y derechos que posee una firma (Activos), los montos de las deudas y obligaciones con terceros (Pasivos) y el remanente, que es la diferencia entre los dos y se conoce como Patrimonio, es decir, lo que les pertenece a los dueos o lo que la firma les debe. La relacin entre estos grandes grupos -Activos, Pasivos y Patrimonio- es la misma relacin de la partida doble: Activos = Pasivos + Patrimonio

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Resumen esquemtico
Balance General
ACTIVOS TODOS LOS BIENES POSEE LA FIRMA QUE PATRIMONIO EL MONTO DE LO QUE LE PERTENECE A O QUE APORTARON LOS ACCIONISTAS PASIVOS DEUDAS Y OBLIGACIONES QUE ESTN A CARGO DE LA FIRMA

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COMO COMPRENDER LAS FINANZAS DE UNA EMPRESA Tomado de Garca, B. ACTIVOS PASIVO Y PATRIMONIO CLIENTES CAJA _ VENTAS ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS C.M.V G. VTAS G.ADMON DEPRECI. IMPUESTOS EMPLEADOS EQUIPO + PT C x C. INVENTARIO PEP MP C x P. + PROVEEDORES _

GOBIERNO
UTILIDAD NETA + PATRIM.
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CREACION DE VALOR
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_ ACCIONISTAS +
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Los Activos
En los activos se incluyen los bienes, tangibles o no, que pertenecen a la firma. Se dividen en clases, segn su mayor o menor facilidad de convertirse en efectivo. A esto se le conoce tambin como la mayor o menor facilidad de hacerse lquidos. Bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad [de la empresa], que [] son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.
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Los Activos Corrientes


Los Activos Corrientes, son aquellos activos muy lquidos, que se pueden convertir en efectivo en un tiempo relativamente corto (menos de 1 ao). Los ejemplos ms conocidos de Activos Corrientes son:
El dinero en efectivo, en Caja o en los Bancos. Las Cuentas por Cobrar o Cartera, que son los montos de dinero que le deben los clientes a la firma. Las Inversiones Temporales, por ejemplo, Certificados de Depsito a Trmino, etc. Los inventarios de materia prima, producto en proceso o producto terminado, si se trata de una firma manufacturera. En caso de una firma comercial (o sea que se limita a comprar un producto para venderlo despus) sera slo el inventario de producto para la venta o mercancas.
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Los Activos Fijos


Los Activos Fijos, son aquellos que por su naturaleza se pueden convertir en dinero, en un tiempo mucho mayor que los activos corrientes, o sea que son menos lquidos. Otra caracterstica es que la firma no compra los activos fijos para venderlos, sino para utilizarlos en la operacin del negocio. Bienes que posea la empresa, con la intencin de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la produccin de bienes y servicios, por definicin no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida til exceda de un ao.
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Otros Activos
Aunque tienen una definicin en el Plan nico de cuentas, para efectos de presentacin se consideran los que no estn incluidos en los dos anteriores, porque no pueden clasificarse ni como corrientes, ni como fijos. Los ejemplos ms conocidos son:
Valorizaciones (el mayor valor por el cual se podra vender un activo, o sea, la diferencia entre el valor comercial y el valor que aparece registrado en los libros). Inversiones a largo plazo (ms de un ao), por ejemplo, inversiones en otras firmas. Gastos pagados por anticipado, el ejemplo ms claro de estos activos son los seguros que se pagan por todo un ao; la firma tiene el derecho de recibir el servicio de seguro durante el resto del ao, por lo tanto es un activo. Good will o reputacin que tiene la firma en el mercado y la competencia.
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Los Pasivos
En los pasivos, como ya se dijo, se incluyen las deudas que tiene la firma. Se dividen en clases, segn el mayor o menor plazo en que se puedan pagar. A esto se le conoce tambin como la mayor o menor exigibilidad. [] representan las obligaciones contradas por [la empresa] en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravmenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.
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Pasivos Corrientes
Son los que se deben pagar en un tiempo relativamente corto (menos 1 ao). Los ejemplos ms conocidos de Pasivos Corrientes son:
Las deudas con bancos y entidades financieras, que deban cancelarse dentro de un plazo menor de un ao. Aqu deben incluirse los sobregiros bancarios. Las Cuentas por Pagar a los proveedores de materia prima o bienes que se van a vender; esto es, los montos de dinero que se le deben a los proveedores de la firma. Las deudas con empleados, por ejemplo la nmina que est pendiente de pago, las primas de servicio, prestaciones sociales en general, etc. Anticipos recibidos de clientes por pedidos colocados a la firma. Impuestos pendientes de pago.
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Pasivos a Largo Plazo


Son aquellos que tienen que pagarse en un tiempo mucho mayor de un ao, o sea que son menos exigibles. Los ejemplos ms conocidos de Pasivos a Largo Plazo son:
Los prstamos a ms de un ao que haya contratado la firma con bancos o entidades financieras. Los bonos que haya emitido la firma, los cuales son equivalentes a prstamos que le han realizado las personas que han adquirido esos bonos. Las pensiones de jubilacin que hayan podido quedar a cargo de la firma.

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Patrimonio
La diferencia entre lo que posee la firma (Activos) y lo que debe (Pasivos), es el Patrimonio, o sea, el remanente que le corresponde a los dueos de la firma. En realidad el patrimonio puede ser visto como un pasivo (en este caso con unos acreedores muy particulares que son los dueos). [] valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos de [la empresa] que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el supervit de capital, reservas, la revalorizacin de patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de inters social, los resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el supervit por valorizaciones.

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Capital
Las sumas de dinero o de bienes que los dueos entregaron al comienzo de la operacin del negocio y que se utiliz por ejemplo, para comprar maquinaria, materias primas o productos para vender, para pagar la nmina, etc.

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Utilidades Retenidas
El excedente que hubo entre los Ingresos por Ventas que tuvo la firma al operar comercialmente y sus Egresos, de aos anteriores, lo cual se puede devolver o repartir entre los dueos, o se puede acumular o retener para que la firma siga funcionando con ms holgura.

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Utilidades del Perodo


Corresponden a las utilidades o prdidas obtenidas al cierre del perodo que se est estudiando y stas se hallan determinadas por el Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias.

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Reservas
Aqu deben incluirse los diferentes tipos de reservas, por ejemplo, reservas legales, para inversiones futuras, etc. [] valores que por mandato expreso del mximo rgano social, se han apropiado de las utilidades lquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente econmico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines especficos.
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Diferencias con los pasivos


Los pasivos:
Tienen plazo Tienen estipulada una tasa de inters Tienen estipulados las fechas de pago tanto del capital como de los intereses Tienen prioridad sobre el patrimonio de los socios en caso de liquidacin Los pagos ya mencionados se deben hacer independientemente de la situacin de la firma

El patrimonio
No tiene plazo para ser devuelto a los dueos La firma no est obligada a entregar utilidades (el equivalente al inters de los pasivos) Tiene carcter residual, puesto que los dueos reciben lo que quede despus de que la firma ha cumplido con las obligaciones con terceros El pago de utilidades se hace si stas se producen, si hay disponibilidad de efectivo y si se considera conveniente hacerlo. Hay participaciones -las acciones preferentes- que s tienen derecho a recibir remuneracin como si fueran pasivos.Vlez-Pareja (c) 2012 24/06/2012 Contabilidad bsica 25

Resumen esquemtico
ACTIVOS Corrientes: Dinero en efectivo. Cuentas por Cobrar. Inversiones Temporales. Inventarios. PASIVOS Corrientes: Deudas con bancos a menos de un ao. Sobregiros. Cuentas por pagar a proveedores. Deudas con empleados. Anticipos. Impuestos pendientes de pago.

Fijos: Edificios. Maquinaria. Muebles y Enseres. Vehculos. Terrenos. Otros Activos: Valorizaciones. Inversiones a Largo Plazo. Gastos Pagados por Anticipado. Good will.
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Largo Plazo: Prstamos a ms de un ao. Bonos.

PATRIMONIO Capital. Utilidades Retenidas. Utilidades del Perodo. Revalorizaciones.


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Estado de resultados
Este informe se conoce tambin como Estado de Prdidas y ganancias y en el lenguaje familiar o cotidiano como P y G. Muestra el desarrollo de la actividad de una empresa durante un perodo de tiempo, indica qu bienes o servicios vendi, cunto le costaron a la firma los bienes o servicios que entreg a sus clientes, cunto le cost mantener la organizacin para desarrollar su actividad y cunto fueron las utilidades que le quedaron a los socios o dueos de la firma. El Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias, refleja la actividad econmica de una firma en un determinado perodo de tiempo. Este informe muestra la utilidad que se puede definir en su forma ms general, como: Ingresos por Ventas (Facturacin) - Costos y Gastos - Depreciacin = Utilidad

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COMO COMPRENDER LAS FINANZAS DE UNA EMPRESA Tomado de Garca, B.


CLIENTES CAJA

VENTAS ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS INVENTARIO C.M.V G. VTAS G.ADMON DEPRECI. IMPUESTOS EMPLEADOS EQUIPO PT PEP MP PROVEEDORES

GOBIERNO
UTILIDAD NETA ACCIONISTAS
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CREACION DE VALOR
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Resumen esquemtico
El Estado de prdidas y ganancias o estado de resultados Ingresos por Ventas Costos (Facturacin) Gastos Depreciacin

Impuestos

Utilidad
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Ventas o Ingresos Operacionales


El valor que se vendi y se factur por los bienes o servicios que se entregaron a los clientes. Estas ventas se pueden hacer de contado o a crdito. [Los] beneficios operativos y financieros que percibe [la empresa] en el desarrollo [] normal de su actividad comercial en un [perodo] determinado. Mediante el sistema de causacin se registrarn como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

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Costo de Ventas
Todo producto o servicio que se ofrece a un cliente, le ha costado algo a la firma. En una firma manufacturera, este incluye la materia prima, las mquinas que intervinieron en su fabricacin (depreciacin) y la mano de obra del personal que intervino en su elaboracin. En una empresa comercial, es el costo del producto para la venta. Este costo se llama Costo de Ventas. Estos costos estn relacionados con el volumen de actividad de la firma y se dice que son costos variables, porque a mayor volumen de actividad, mayores son estos costos. Un ejemplo de costo variable es el papel utilizado en la fabricacin de un libro: mientras ms libros se produzcan, ms papel se gasta. Estos costos son lo contrario de los costos fijos, que no varan con el volumen de operacin, dentro de ciertos niveles. Un ejemplo de costo fijo es el arriendo de una bodega donde se fabrican los libros ya mencionados: no importa qu cantidad de libros se fabriquen, el canon de arrendamiento ser el mismo. [Es] la acumulacin de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboracin de productos y/o prestacin de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por [la empresa], en un perodo determinado. Contabilidad bsica Vlez-Pareja (c) 2012 24/06/2012 31

Utilidad Bruta
La diferencia entre el Ingreso por Ventas y el Costo de Ventas, se denomina Utilidad Bruta. Utilidad Bruta = Ingreso por Ventas - Costo de Ventas

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Gastos Generales
Para que la empresa funcione, es necesario contar con personas y recursos materiales que prestan soporte interno a la empresa, tanto para fabricar y comercializar los productos o servicios que se ofrecen, como para establecer relaciones externas con clientes, proveedores, bancos, etc. Estos gastos estn relacionados con cuentas tales como salarios del personal administrativo, arriendos, servicios, depreciacin de los bienes que se utilizan para apoyar la operacin, etc. A estos gastos se les llama Gastos Generales y son independientes del volumen de operaciones que desarrolle la firma. Por esa razn, casi siempre tienen la caracterstica de permanecer fijos dentro de ciertos lmites y se dice que son costos fijos. Tambin se les conoce como Gastos Administrativos. [] Cargos operativos y financieros en que incurre el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio econmico determinado. Mediante el sistema de causacin se registrar con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligacin de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

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Utilidad antes de impuestos


Al descontar de lo que se obtuvo por la venta de los productos o servicios que entrega la firma a sus clientes, los diferentes costos o gastos (Costo de Ventas y Gastos Generales), se produce un remanente que se llama Utilidad antes de Impuestos. Sobre este monto se calcula una porcin que debe pagarse al Estado y son los Impuestos. Utilidad antes de Impuestos =
Utilidad Bruta - Gastos Generales (incluye depreciacin) Otros gastos + Otros ingresos ajustes por diferencias en cambio y correccin monetaria (si aplica)
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Utilidad Neta
Al deducir de la Utilidad antes de Impuestos, los Impuestos, entonces se obtienen la Utilidad Neta. Estas ltimas pueden entregarse a los dueos como reconocimiento al hecho de que ellos entregaron su dinero para que la firma funcionara; de otra manera, pueden dejarse dentro de la firma y se constituyen en Utilidades Retenidas o por Repartir. Utilidad Neta = Utilidad antes de Impuestos Impuestos
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Resumen esquemtico de E de R
El Estado de prdidas y ganancias o estado de resultados

Ingresos por Ventas (Facturacin)

Costo de Ventas

Gastos Generales y otros ingresos y egresos Impuestos

Utilidad neta

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Flujo de tesorera
El Flujo de tesorera permite proyectar la situacin de liquidez de la firma en el futuro. Esto es, el saldo en bancos al final de cada perodo. A pesar de que el comn de la gente llama a este instrumento Flujo de Caja, se ha dejado ese nombre para la proyeccin de ingresos y egresos de un proyecto de inversin o firma , el cual sirve para evaluar su bondad. All se muestran todos los flujos de dinero entre terceros (clientes, proveedores y accionistas) y la firma. El Flujo de tesorera a su vez, trata de determinar el estado de liquidez de la organizacin o del proyecto, o sea la cantidad de dinero con que se cuenta en un momento dado. Aqu se registran todos los ingresos y egresos que ocurren en el momento en que se reciben o se pagan. Por ejemplo, la recuperacin de cartera, que corresponde a las ventas realizadas en fechas anteriores, se registra cuando los clientes pagan los desembolsos por pago de utilidades, de intereses o de abonos a capital que se registran cuando ocurren; las prestaciones y las cuentas de los proveedores se registran cuando se pagan, aunque la materia prima y la mano de obra hayan sido utilizadas con anterioridad.
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Relacin entre los EEFF de una Firma


Los estados financieros de una firma estn perfectamente relacionados. No es posible examinar uno de ellos haciendo caso omiso de los dems. En la figura se puede apreciar la relacin existente entre el Balance General y el Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias y el Flujo de Fondos de una firma.

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COMO COMPRENDER LAS FINANZAS DE UNA COOPERATIVA Tomado de Garca, B.


ACTIVOS CLIENTES CAJA _ VENTAS ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS C.M.V G. VTAS + PT C x C. INVENTARIO PEP + MP C x P. _

PASIVO Y PATRIMONIO

PROVEEDORES

G.ADMON
DEPRECI. IMPUESTOS EQUIPO

EMPLEADOS

GOBIERNO EXCEDENTES _

CREACION DE VALOR
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Resumen
Se ha mostrado las ideas bsicas de la contabilidad y las relaciones entre los diferentes estados financieros que reflejan las consecuencias de las decisiones tomadas en el pasado. Con ello se puede entender el uso de la contabilidad en la gerencia de una firma.

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