Cmo realizar eficazmente una seleccin de personal

Encontrar al candidato adecuado para cubrir un puesto de trabajo no suele ser fcil: el proceso de seleccin debe ser riguroso y realizarse a conciencia para dar con la persona ideal. Javier Benavente, Director de Operaciones de Solutecnia Green, ofreci una conferencia en la Jornada de Formacin para Directores de Clubes de Golf organizada por ClubManagerSpain para Green Cantabria, en la que expuso -de forma completa y clara- cmo debe de realizarse ese proceso: desde la convocatoria del puesto, hasta la incorporacin definitiva del candidato elegido. Antes de entrar de lleno en materia, Javier Benavente se puso en la piel de los directores que, tantas veces, se convierten de hecho en el departamento de recursos humanos de los clubes y que, en no pocas ocasiones, viven esa faceta de su gestin como una fuente de conflictos, con una dedicacin excesiva de tiempo, con problemas asociados La seleccin de personal forma parte de esa gestin de recursos humanos y se ve contagiada por las mismas connotaciones negativas en la mayora de los casos: sensacin de tiempo malgastado, desplazamientos y trmites de contratacin, costes y ms costes, inseguridad en el acierto Pero, obviamente, las empresas (tambin los clubes de golf) estn formadas por personas y es fundamental encontrar a las mejores para conseguir tambin los mejores resultados. Benavente explic que ante la necesidad de realizar un proceso de seleccin de personal, el director se encuentra con tres opciones:

Realizacin directa (sabiendo que ello conlleva mucho tiempo y dedicacin): divulgacin de la oferta, recepcin de CV's, filtrado previo, convocatoria de entrevistas, etctera. Delegacin en un subordinado. Para el conferenciante, sta es la peor de las alternativas, porque -antes o despus- el proceso volver a manos del director y acaba resultando absurda la duplicidad de esfuerzos. Externalizacin del servicio, una opcin que permite a las pequeas y medianas empresas -como son los clubes de golf- que carecen de departamento de Recursos Humanos, contar con selecciones realizadas con el mximo nivel profesional y obviando la mayor parte de los problemas que supone la realizacin directa.

Supongamos, sin embargo -como ocurre en la mayora de los clubes de Espaa- que la opcin elegida es la primera: el director se ocupa de la seleccin del nuevo personal. Javier Benavente expuso las pautas para que la realice de la forma ms eficaz posible. En primer lugar, explic el conferenciante, si la nueva contratacin no es consecuencia de una ampliacin de plantilla, sino el resultado de una mala experiencia anterior habr que proceder del siguiente modo: 1. 2. 3. 4. Descartando prejuicios por la comparacin con anteriores escenarios y trabjadores Considerando que nos encontramos ante un nuevo escenario Definiendo perfectamente el perfil buscado Por encima de todo, nunca contratar conocidos, amigos, familiares o recomendados, especialmente por parte de otros empleados. En principio, puede parecer que eso favorecer el proceso, lo har ms corto y nos liberar de una tarea aburrida; pero a muy corto plazo no traer ms que quebraderos de cabeza y no tardaremos en arrepentirnos de haber optado por un atajo para resolver el problema.

Pasos a seguir para una seleccin eficaz

Los pasos a seguir para una eficaz seleccin de personal pasan por una fase previa (anlisis del puesto y del perfil y establecimiento de los criterios de seleccin); una fase operativa (oferta y preseleccin de candidatos, entrevista personal, valoracin psicolgica, anlisis de los datos y elaboracin del informe) y una ltima fase de incorporacin. Vamos a ir examinando ms detenidamente cada parte del proceso.

1. Fase previa: Anlisis del puesto y definicin del perfil. Existen tres elementos fundamentales en el anlisis del puesto de trabajo: en primer lugar, identificar los requisitos y responsabilidades propias del puesto de trabajo que vamos a cubrir. Despus, identificar los conocimientos, habilidades, destrezas que se necesitan para desempear ese puesto con eficacia y finalmente- identificar las caractersticas psicolgicas que necesitara nuestro candidato ideal. Establecer los criterios de seleccin. En base a ese anlisis del puesto de trabajo que ya hemos realizado, se debe redactar una lista con los requisitos que los candidatos han de cumplir para incluirlos o no en el proceso de seleccin. Hablamos de requisitos en cuanto a

las capacidades necesarias para el desempeo del trabajo, los requisitos de orden cualitativo y los de orden psicolgico.

2. Fase operativa: Hemos definido el puesto de trabajo, hemos definido el perfil del candidato y hemos definido los criterios segn los cuales vamos a incluir o no a los candidatos en nuestro proceso. Estamos listos para iniciar ese proceso. Oferta y preseleccin de candidatos. Consiste en publicitar el puesto y el perfil buscados y en llevar a cabo una primera criba de los CV's recibidos. Entrevista personal. Javier Benavente recomienda dividir este proceso en dos partes. En primer lugar, realizar una entrevista breve (puede ser por telfono), con el fin de comprobar los datos consignados en el currculum, la disposicin del candidato, su inters por el puesto, la coherencia entre la informacin escrita y esa primera impresin que recibiremos a travs de la conversacin. Posteriormente ser preciso realizar una entrevista en profundidad y, en este caso, es imprescindible que sea en persona. Es el momento de conocer al candidato, apreciar sus caractersticas personales, los datos de su historia acadmica y laboral, sus intereses, sus proyectos y expectativas con respecto al puesto que ofrecemos, su jerarqua de valores, etctera. Podemos hacer una entrevista perfectamente estructurada (basndonos en un cuestionario); semiestructurada (creo que es la idnea, porque permite mayor libertad y espontaneidad pero nos ayuda a no dejar fuera de la conversacin ningn aspecto importante); o no estructurada, sin ningn guin previo, pidiendo al candidato que nos hable de su experiencia, de los motivos que le han llevado a solicitar el puesto Valoracin psicolgica. Para realizar esta valoracin se utilizan bateras de tests o pruebas psicolgicas con las que evaluar a los candidatos. Se tratan de tests de personalidad, de inteligencia, de actitudes, etctera. Anlisis de datos. Ha llegado el momento de poner nota a los candidatos, que sern calificados en funcin de las caractersticas requeridas para el puesto y clasificados siguiendo la lista de criterios establecida en la fase previa. As, los candidatos que cumplan con un mayor nmero de criterios -o que los cumplan en un nivel ms elevado- son situados en primer lugar. Elaboracin del informe. El evaluador debe redactar un informe del candidato (o candidatos) con mejor valoracin. En el informe tienen que constar las caractersticas intelectuales de la persona elegida, la estructura de su personalidad, su comportamiento en

las entrevistas y su evaluacin psicolgica. Datos con los que se podr considerar al candidato apto no apto. Verificacin documental. Una vez considerada la aptitud del candidato, todava queda algo importante por hacer y es verificar la documentacin que nos ha presentado que le hemos solicitado. Para ello, la empresa debe fijar con claridad los documentos que va a exigir a los candidatos (ttulos acadmicos, diplomas de formacin, certificado de residencia, permiso de trabajo, permisos de capacitacin especial, certificados de mritos, etc.). A partir de ah, debe tomar las medidas de precaucin que dicta el sentido comn: no aceptar documentos digitalizados o fotocopias sin compulsar, prestar atencin a aquellos documentos que tienen su origen en otros pases, etctera. Es muy importante tambin exigir al candidato referencias profesionales y comprobarlas, mejor si es a travs de una llamada telefnica. De esta forma, nos garantizamos la espontaneidad en la respuesta de nuestro interlocutor y podemos comprobar a quin llamamos y con quin hablamos. Javier Benavente recomendaba tambin desconfiar de la veracidad de las referencias extremas, sin matices.

3. Incorporacin Una de las ms habituales causas de fracaso en el proceso de seleccin consiste en entender que el mismo termina una vez que el trabajador firma el contrato y se incorpora al puesto, manifest Javier Benavente. Por el contrario, continuaba, la incorporacin es el momento clave: ese momento en el que lo terico, lo futurible, lo prometido, lo esperado pasa a convertirse en real, tangible, evaluable, medible para ambas partes, empresa y trabajador. La empresa ha de considerar, explicaba, que -por muy capacitado que est el nuevo empleado, por muy adecuado que sea su perfil y por mucha urgencia que su incorporacin requiera- ste se encuentra en un entorno desconocido, con mtodos de trabajo nuevos -o al menos distintos- y ante la necesidad de adaptarse a nuevos equipos de trabajo, a nuevos compaeros, a nuevos superiores, etctera. El estrs que puede producir la combinacin de todas estas variables influir de manera determinante en el comportamiento, productividad y rendimiento iniciales del trabajador. Benavente cifra la duracin de esta primera fase en unas tres semanas y propone que no se considere, en ningn caso, como parte del periodo de prueba, que empieza a posteriori. Periodo de prueba. Indudablemente es la fase que pone en valor la eficacia o no de la seleccin efectuada. Hay que considerarla, por tanto, como una fase de prueba para el trabajador, pero tambin para el propio sistema de seleccin empleado.

En modo alguno debe aprovecharse esta fase para analizar de manera agobiante el rendimiento y la productividad del trabajador; pero s es el momento de tener en cuenta una serie de factores que nos ayudarn a decidir si la eleccin ha sido o no la acertada:

Grado de adaptacin del trabajador Nivel de integracin en el equipo Grado de interiorizacin de la filosofa de trabajo de la empresa Grado de satisfaccin personal Grado de satisfaccin profesional Deseo de proyeccin y permanencia en el tiempo Expectativas de futuro

Formacin continuada. El conferenciante finaliz su exposicin haciendo referencia a la importancia de la formacin continuada en el seno de la empresa: Resulta esencial, dijo, en el xito de un proceso de seleccin eficaz, que el trabajador no solamente supere el mismo y culmine con xito las fases de incorporacin y de prueba, sino que, adems, vaya siendo 'moldeado' a las necesidades de la empresa. La formacin continuada -a nadie escapa su importancia- ir dotando al trabajador de aquella capacidades que no aportaba en el momento de su seleccin e incorporacin, pero que la empresa considera imprescindibles para su perfil y su puesto. Javier Benavente analiz el doble beneficio de esta prctica laboral: por un lado, la empresa dispone de trabajadores perfectamente capacitados para hacer frente a sus responsabilidades profesionales y, por otra, el trabajador enriquece su nivel de capacitacin profesional y mejora sus posibilidades de proyeccin ad futurum.

La externalizacin Javier Benavente concluy ofreciendo a los clubes la posibilidad de que todo este proceso quede en manos de una empresa especializada capaz de realizarlo con la mayor profesionalidad y, adems, con un conocimiento profundo de las necesidades de los clubes