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MODERNIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA SET EN TRAVÉS DE

UN ENTORNO WEB COLABORATIVO
1 Objetivo del proyecto:

Modernizar la gestión diaria y la difusión de la actividad del INET a partir de la utilización
de las tecnologías de la información y la comunicación.

1.1 Necesidad del proyecto.

El INET tiene su base social constituida por más de 100 personas, socias de la SET. Su
ámbito principal de actividad es la organización de actividades públicas de difusión de y la
edición de publicaciones, abordados ambos aspectos desde la óptica y tratamiento de lo
transnacional, dirigidas al público en general y lejos de planteamientos academicistas o
cerrados.

También cuenta con grupos de trabajo, formados por personas socias, que se
constituyen en espacios de estudio e intercambio de opinión que llegan a generar sus propias
publicaciones y tienen un funcionamiento autónomo en cuanto a la convocatorias de reuniones
y edición de publicaciones se refiere, coordinados por alguna de las personas miembro del
grupo.

Por otro lado, el INET mantiene vínculos transnacionales con otras instituciones de
ámbito de acción similar y personas expertas que colaboran esporádicamente con el instituto a
través de publicaciones, asesoramiento para la acción, consultoría y asistencia para la
ejecución de proyectos, ubicados geográficamente en puntos dispersos del globo.

De un tiempo a esta parte la participación activa de los socios en la gestión (no así en las
actividades y grupos de trabajo) del INET ha decaído bastante. Así, un porcentaje escaso
asiste a las convocatorias asamblearias de la SET, quedando en manos de la Junta Directiva, y
dentro de ella, la Ejecutiva (presidente, vicepresidente, secretario y tesorero) la toma de
decisiones.

Por otro lado, el volumen de actividades y publicaciones auspiciadas por el INET, ya
sean impulsadas por él mismo o en colaboración con otras instituciones, es considerable y
conlleva una serie de actividades administrativas, de difusión y contables, que hacen
imprescindible manejar un volumen de información considerable que requiere ser tratada, cada
vez más, con mayor calidad.

Al mismo tiempo, la presentación de cuentas a los patrocinadores (principalmente
administraciones públicas) ocupa un buena parte del tiempo de trabajo del personal de
administración, que ve cómo incide este proceso sobre el resto de su actividad, El uso de las
TICs aplicadas a la gestión documental se pretende que incida positivamente sobre este
aspecto.

300 puntos de lectura en Andalucía. Su edición llega a 1. con la pretensión de abrir horizontes de reflexión en personas y colectivos ciudadanos. Llegado este punto de integración de las TICs en al gestión del instituto. Esta presencia se ha venido solucionando “provisionalmente” haciendo accesible en formato Acrobat PDF de todos los números de la revista. fomentar el debate e interactuar de manera autónoma entre ellos sin necesidad del contacto físico y facilitar la relación “administrativa” con el instituto: altas y bajas. Con esta situación. fomentar el debate. La dotación de una infraestructura tecnológica básica que soporte este planteamiento es también necesario plantearlo como objetivo del proyecto. el INET plantea una estrategia de modernización de la gestión de su actividad apoyada en las TICs que permita: • Facilitar la incorporación de los socios en la gestión del Instituto. Por último. conflictos candentes.2 Finalidad u objetivo a conseguir. ya que la actual dotación tecnológica del INET se reduce a un PC de sobremesa. resolución de dudas. etc. petición de publicaciones. España. • Facilitar el proceso de gestión de las actividades públicas y permitir realizar su seguimiento y difusión de manera electrónica. se plantea también la incorporación de estas tecnologías a la edición del INETemas. Como a otras publicaciones del ámbito “cultural”. instituciones relevantes y temas clave han tenido un tratamiento multidisciplinar en nuestros monográficos. la revista INETemas. permitiéndoles tomar parte en los procesos de toma de decisiones. actualización de datos. compartir documentos. con el reconocimiento y felicitación expresa de no pocos receptores. se incluye un presupuesto de para la creación de una red wi-fi en la sede del INET con la dotación hardware que se especifica. que incluye la renovación del PC de sobremesa y la adquisición de un PC portátil que facilite el trabajo de gestión del personal al servicio de la administración del INET y un cañón multimedia para utilizar en las actividades públicas del INET. Por ello. tendencias sociales. Publicada por el INET con una constancia inusual en este tipo de publicaciones ha llegado a los 33 números a lo largo de 12 años de existencia. la reflexión en torno al modelo de presencia en la red de la revista ha estado presente en el INET a lo largo de los últimos años. • Crear espacios electrónicos de apoyo a la actividad de los grupos de trabajo que facilite la interacción de miembros. realizar convocatorias. que también se plantea como espacio específico y con necesidades concretas en el espacio web que se diseña. Regiones vivas del planeta. . publicación de información. es quizás la publicación estrella del instituto. una impresora láser y una conexión ADLS a internet. etc. 1. Europa y las más alejadas zonas del globo y su versión electrónica puede ser consultada en la web. pagos.

. otro portátil. • Creación de un espacio web específico para la edición electrónica de la revista INETemas. profundímetro. o Un ámbito cerrado (intranet) dirigido al personal de administración. deben proveerse acceso a las aplicaciones de gestión que se describen en el punto siguiente.Detalle de las funcionalidades incluidas. 2 . además de las herramientas de intercambio de opinión que se generen (foros). En este ámbito. desde qué usuario y desde qué páginas anteriores. Con base en estos objetivos. frame izquierdo. el proyecto incluye: • Desarrollo de un sitio web corporativo autogestionado con dos ámbitos de visualización de información: o Un ámbito abierto (internet) dirigido al público en general y con intención de difusión de la actividad del instituto y sus publicaciones. socios. teniendo cuenta a que site se está entrando. • Creación de un espacio web privado (intranet) que permita el acceso de socios y personal administrativo tanto a las aplicaciones de gestión que se desarrollen como a los espacios de debate y publicación de información que se generen. así como realizar consultar sobre el estado de los mismos. • Renovar la infraestructura TIC del INET. y el resto de elementos. La página debe de cargarse de forma automática generando la cabecera. con la creación de un espacio WI- FI en la sede más la adquisición de un equipo PC de sobremesa. La interacción de cada usuario con las aplicaciones estará restringido por su perfil de usuario. • Desarrollo de las siguientes aplicaciones de gestión con las funcionalidades mínimas que se describen: o Gestión de contenidos del sitio web: ESTRUCTURA DE PÁGINA. miembros de grupos de trabajo y colaboradores esporádicos. una impresora láser a color y un cañón portátil para la utilización en las actividades públicas del INET. • Creación de un espacio web público (internet) que permita la difusión de la actividad del Instituto así como la interacción con las posibles personas interesadas en su actividad y en colaborar con el mismo. • Facilitar el proceso de gestión documental ligada a la entrada y salida de documentos de cualquier tipo del Instituto.

MAPA DE LA WEB El sistema debe tener la posibilidad de generar un esquema de mapa de la web. y documentos tipo multimedia (vídeos y sonido). deberán ser integrables desde el sistema de gestión documental que se describe en el apartado correspondiente. El sitio se dotará de algún mecanismo para posibilitar el acceso a través de ODBC a cualquier fuente de datos compatible con este sistema (Access. debiendo incluir como mínimo: búsquedas por texto integral en el texto de los artículos. Los documentos podrán ser visualizados desde cualquier de los dos ámbitos del sitio web. bien sean documentos de la base de datos. Las mejoras que debe incluir la versión electrónica son las inherentes al espacio virtual en el que se presenta.Debe poder configurarse la información accesible y los bloques de información que son visibles para cada tipo de usuario en cada unos de los sites. BUSCADOR DE TEXTO La solución web debe disponer de un buscador de texto libre para todos los contenidos del portal. palabras clave y metaetiquetas. HTML. doc. La aplicación debe permitir crear y catalogar (con descripción temática) enlaces. SQL-Server. Aunque algunos puedan gestionarse directamente desde las tablas del propio sistema de gestión. autorr. DOCUMENTOS Los documentos que se ofrecerán en el sitio web podrán tener diferentes formatos: xml. previendo la posibilidad de que en un futuro el web se pueda visualizar en diferentes idiomas. Debe permitir descargar en formato PDF y lenguaje de marcas (XML. ENLACES..…) un número entero de la revista o artículos seleccionados. Estos atributos pueden ser o bien campos de la base de datos o bien metaetiquetas de cualquier documento. Se habilitarán formularios de búsqueda que permitan búsquedas por atributos del documento que a su vez serán configurables. búsquedas por número. La revista electrónica se nutrirá de los contenidos de su homónima en formato papel. del repositorio o textos que aparezcan en cualquier zona de las páginas del sitio. XHTML. Esto se tendrá en cuenta para el diseño de la base de datos. Debe existir una verificación periódica de que los enlaces están correctos. que indique al usuario la ubicación los recursos. NOVEDADES Deberá poder generarse automáticamente un “boletín de novedades” semanal al que puedan suscribirse los usuarios que lo deseen. IDIOMAS El sistema debe almacenar la información. xls. . pdf. html. que lo recibirán en una dirección de correo.). con indicación de su dependencia y estructura de la web.. Revista INETemas. repositorio y demás elementos del web.

) la que se permitirá acceso de visualización y edición en función de los perfiles definidos en el apartado de usuarios. para cada uno de los entornos de visualización. foros. por supuesto. fax. o Estadísticas. o Facilidades de colaboración. etc. ficheros de texto plano para su integración con otras aplicaciones. o Directorio. a modo de directorio LDAP. como bases de datos access o agendas de programas de correo electrónico. El portal debe utilizar una estructura completa y única de Directorio tipo directorio LDAP (direcciones. Se debe contemplar la posibilidad de actualización automática desde otras fuentes de información. con control de usuarios y moderación obligatoria. a documentos. teléfonos. pudiendo hacer referencia desde éstos a otros espacios de intercambio de opinión del sitio web (foros de la intra e internet). Se debe prever la posibilidad de definir y utilizar alguna herramienta de gestión de procesos para el mantenimiento de algún apartado concreto del contenido del web. etiquetas. Se debe contemplar la posibilidad de gestionar ficheros log con información de las acciones que han ejecutado distintos usuarios. colaboradores y otro tipo de contactos.). etc. Los foros podrán ubicarse en los dos entornos de visualización (intranet internet). La interactividad con el lector debe contemplarse como posible a partir de la inserción de comentarios a los artículos del último número por parte de los lectores. con el resto de aplicaciones de gestión y herramientas ofimáticas (como el correo electrónico) incluidas. El sistema de gestión web debe aportar estadísticas de acceso nominal. e- mail. o Gestión de información relativa las relaciones a socios. Integración de los datos. con funcionalidades básicas de: Alta. Visualización e impresión de listados y grupos de registros con selección de campos y distintos formatos de salida (listados. FOROS La solución debe permitir generar y gestionar foros de discusión. Búsquedas y agrupación de registros por cada campo de información. SERVICIO DE NOTICIAS ENTRE MIEMBROS o Workflow. la de . páginas. baja y edición de registros personales. concurrente y en el tiempo.

Elaboración de memorias de actividades: listados anuales con agrupación temporal.1 Otras consideraciones y características. destinatarios. Funcionalidades de gestión de documentos: Descripción documental. usuarios que los realizan. remitentes. Integración de parte de la información de la agenda con el entorno público del sitio web. control de préstamo (con integración de los usuarios de la aplicación de gestión de socios y colaboradores). asuntos. búsquedas por cada campo. exportación de ficheros de nombres para emisión de acreditaciones y títulos. o Gestión de documentos y correspondencia. Difusión: elaboración de tarjetones. gestión de contenidos y accesos a los ámbitos públicos y privados del sitio web corporativo. gestión de documentos electrónicos. localización física.…). emisión de listados. o Gestión de actividades: organización de las mismas. realización de búsquedas.org) cuya información es válida para los apartados que son comunes al nuevo mapa web (VER MAPA WEB). temática. su promoción y difusión. centros. gestión de documentos (ponencias. . integración con el directorio LDAP para la difusión. etc.… Gestión de inscripciones: recepción de inscripciones a través de la web.). Control y seguimiento de la agenda de actividades: contactos realizados. currículo del ponente. fotos de la actividad. e instituciones. ponentes. Funcionalidades de gestión de correspondencia: Registro de entrada y salida de documentos.…). Otras que puedan ofrecerse. colaboradores. visualización e impresión de listados. búsqueda de documentos por fecha. integración para la búsqueda en el entorno web (intra e internet). Gestión de recursos: salas. visualización en impresión de listados 2. notas de prensa. Existe un sitio web (http://www.inetcordoba. relación con medios de comunicación. conforme a la normativa internacional de catalogación.

5. con acceso a las aplicaciones colaborativas de la intranet y a las aplicaciones de gestión que Socio se describen en modo de consulta y edición de registros que le sean inherentes. Socio de la SET que participa en un grupo de trabajo de manera activa. 2. Las aplicaciones deben ser desarrolladas utilizando principalmente software con licencias no privativas y deben ser capaces de integrar los datos existentes en las aplicaciones informáticas usadas actualmente (DBASE III para la gestión de socios y colaboradores y MS ACCESS para otros datos). Desarrollo del entorno privado (intranet). Tendrá acceso a todas las . Desarrollo de la aplicación de gestión de socios y colaboradores y su integración en el entorno web. pudiendo dejar en suspenso o retrasar alguna de las aplicaciones sin que afecte al resto de desarrollos y teniendo el siguiente orden de prioridades: 1. Desarrollo del entorno abierto del web (internet) y las aplicaciones de foros. tipología. perfil y cuantificación numérica de los destinatarios/usuarios finales del proyecto. Socio numerario de la SET. Desarrollo de la aplicación de documentos y correspondencia y su integración en el entorno web. Desarrollo de la aplicación de gestión de actividades y su integración en el entorno web. 3 Destinatarios: Naturaleza. 4. Como queda dicho. El desarrollo debe realizarse en módulos en períodos de tiempo independientes. Al perfil de socio se le añade el acceso a las Miembro de grupo herramientas colaborativas que de manera restringida se creen de trabajo para cada grupo de trabajo (el consejo de redacción de INEtemas se puede considerar un grupo de trabajo) Socio de la SET que participa en la Junta directiva el perfil debe Miembro de JD ser compatible con el de socio y el de miembro de grupo de trabajo y administración. Gestor de validará según qué contenidos y organizará la información que contenidos se visualiza en los dos ámbitos de visualización del sitio web. 3. Personal de la administración del Instituto. “Superusuario” responsable de los contenidos del sitio web. todas las aplicaciones deberán ser ejecutables en el entorno de la intranet. Para cada fase debe proporcionarse presupuesto y calendario de actuación conforme a lo expresado en los puntos 6 y 10. usuario Administración principalmente de las aplicaciones de gestión en modo de edición y visualización. Los destinatarios/usuarios del proyecto se agrupan en las siguientes categorías: PERFIL DE DESCRIPCIÓN USUARIO Anónimo Visitante de la web no autentificado necesariamente.

. Gestión de socios Visualización Miembro de JD Gestión de actividades. Visualización 2 (1) Gestión de contenidos Edición – web Publicación Gestión de socios Edición Intranet Edición – Foros web Socio Publicación 200 (30) Gestión de contenidos Edición web Edición – Foros web Miembro de grupo de Publicación 100 (50) trabajo Gestión de contenidos Edición web Gestión Visualización contable/financiera. los datos de los socios. Edición 5 (5) Gestión de documentos. la documentación que se posee. Visualización Gestión de contenidos Visualización web TOTAL 1.422 4 Descripción de la arquitectura del software La empresa debe proporcionar una descripción de la arquitectura del software: capas en la que se estructura. Oracle o DBase. Edición Gestión de contenidos Edición web Gestión de socios Visualización Gestión de actividades. aplicaciones de gestión en modo de consulta más el de edición cuando se le añada el perfil de administración. los foros. etc. empleo de tecnologías xml. Y por último Php como gestor de contenido dinámico de la web. elementos desarrollados y elementos integrados. aplicación y perfil de usuario: NÚMERO TOTAL PERFIL DE ENTORNO APLICACIÓN ACTIVIDAD (CONCURRENTE USUARIO S) Web Visualización 1. Visualización Gestor de contenidos Gestión de documentos. módulos que lo componen. pudiendo este tipo de base de datos servir tanto para gestionar los usuarios de la web. lenguajes de programación empleados. clientes de acceso. Gestión de socios Edición Administración Gestión de actividades.… El entorno de trabajo propuesto (tanto intranet como el sitio web) debe basarse en sistemas LAMP (Linux + Apache + MySql + Php). MySql deberá sustituir como gestor de base de datos a SQL de Microsoft. Visualización 15 (5) Gestión de documentos. xslt. Access.000 al mes (100) Internet Anónimo Edición - Foros web 100 (50) Publicación Gestión Edición contable/financiera. Apache deberá ser el servidor sobre el que corra el sitio. Se hace una distinción por entorno. gestor de base de datos.

aunque deben quedar claramente divididas las fases conforme a lo expuesto en el punto 2. control de calidad y evaluación de resultados del proyecto. además de poder ser publicados en la web de manera sencilla y relativamente automática 5 Accesibilidad El sitio web debe cumplir con las directrices de accesibilidad para contenidos web de la W3C en el ámbito máximo que permitan los desarrollos. El código completo de los desarrollos de gestión expuestos en 2. 6 Desarrollo y puesta en marcha Se debe obtener un calendario de desarrollo y puesta en marcha común a todo el proyecto. 3 y 4 (aplicaciones de gestión de socios y colaboradores.1. . documentación y registro y gestión de asociaciones) será puestos a disposición de otras asociaciones que lo necesiten de manera gratuita. El soporte técnico y asesoría que sean necesarios para su adaptación a entornos no específicamente desarrollados en el marco de este proyecto. justificación razonada de su posible difusión al resto del tejido asociativo y actuaciones previstas para la transferencia de resultados a otras asociaciones. podrán ser contratados con la empresa que realice los desarrollos. Otras condiciones sobre el mantenimiento de los servicios 8 Factores de innovación Describa los factores o elementos de innovación del proyecto. así como toda la documentación necesaria para su implementación y puesta en marcha. soporte y explotación Número de meses del periodo soporte y explotación: Metodología y actuaciones previstas para seguimiento. 9 Experiencias piloto En caso de que este proyecto incluya algún programa piloto. Para la difusión de la iniciativa se utilizará el propio sitio web.1. consiguiendo así el poder interconectar diversas aplicaciones o módulos. así como los medios tradicionales de difusión de las actividades del Instituto. Las aplicaciones que se desarrollen deben permitir exportar sus datos en XML o en algún formato fácilmente interpretado por el gestor Sql. con los número 2. FASES TAREAS DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES REALIZADO POR DURACIÓN(mes M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 7 Garantía.

2.2.500 10.3 Otros gastos directos del proyecto no incluidos en los apartados anteriores: DESCRIPCIÓN IMPORTE .2 Necesidad de adquisición/contratación de infraestructura TIC: TIPO DESCRIPCIÓN IMPORTE 10. 2.1 Recursos humanos propios Coordinador del proyecto. dedicadas a cada tarea) Jefe del Técnico de Analista Analista Tareas Auxiliar Importe Proyecto Sistemas Funcional Programador 10.2. 10.1 Descripción general de los trabajos objeto de la consultoría/asistencia técnica: PERFILES DE TRABAJO (indicar número de horas por perfiles.2 Recursos humanos Externos (Consultoría o asistencia técnica): 10. 10 Presupuesto.

2) GRUPO DE ANALISTAS C. SOLO REFERENCIAS A LO PUBLICADO CADA AÑO DESDE 1996) E.2003) D.2) QUE HACE INET 1.1) SEMINARIOS PERMANENTES (2000 . 7) GALERIA DE FOTOS ASI COMO LA REVISTA COMPLETA EN PDF.2003) 5.3) ENCUENTROS (2000 .5) OTRAS PUBLICACIONES (IDEM) F) RELACIONES INSTITUCIONALES .4) OTRAS ACTIVIDADES (2000 .1) QUE ES INET 1.2) CONFERENCIAS Y MESAS REDONDAS (2000 4.3) INETSELECCIONES (VACIO.4) MIEMBROS 4.3) CURSOS Y JORNADAS (SOLO 2000 Y 2003) 5) REDES D. AUTOR Y 8) PATROCINADORES REVISTA E.1) PROXIMAS ACTIVIDADES A.1) INETSELECCIONES D. CLASIFICACION POR ARTICULO.2003) 4.2) ACTIVIDADES PASADAS A.1) ORIGEN E HISTORIA 2.2) DEL Nº 29 AL 33 UNICAMENTE EN PDF E.2003) 3) INETEMAS C.2003) 2) QUE ES INET B) ORIGEN 2.3) ORGANIGRAMA C. SOLO REFERENCIAS A LO PUBLICADO CADA AÑO DESDE 1996) E.2) CENTROS AMIGOS E.4) LOS LIBROS DEL INET (IDEM) E.1) INETEMAS 6) PARTICIPACION E.1) DEL Nº 00 AL 28 (OTOÑO 1994 A MAYO 2004) EN FORMATO HTML CADA ARTICULO.4) MEMORIAS (1999 .1.2) CONTACTO C) AREA DE INVESTIGACION 2.2003) 4) OTRAS PUBLICACIONES C.3) COLABORACIONES .2) INETRABAJOS (VACIO.3) JUNTA DIRECTIVA A.1) LIBROS DEL INET D) ACTIVIDADES PUBLICAS 4.1) ANALISTAS DEL INET E) PUBLICACIONES 5.2) OTROS 4.2.1) GRUPOS DE TRABAJO (2000 .2.2) INETRABAJOS D.1. ANEXO MAPA WEB ANTIGUO Y PROPUESTA DE CONTENIDOS MAPA DE CONTENIDO DE LA ANTIGUA WEB MAPA DE CONTENIDO DE LA FUTURA WEB A) QUE ES EL INET 1) ACTIVIDADES PUBLICAS A.