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MODERNIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA SET EN TRAVÉS DE

UN ENTORNO WEB COLABORATIVO


1 Objetivo del proyecto:

Modernizar la gestión diaria y la difusión de la actividad del INET a partir de la utilización


de las tecnologías de la información y la comunicación.

1.1 Necesidad del proyecto.

El INET tiene su base social constituida por más de 100 personas, socias de la SET. Su
ámbito principal de actividad es la organización de actividades públicas de difusión de y la
edición de publicaciones, abordados ambos aspectos desde la óptica y tratamiento de lo
transnacional, dirigidas al público en general y lejos de planteamientos academicistas o
cerrados.

También cuenta con grupos de trabajo, formados por personas socias, que se
constituyen en espacios de estudio e intercambio de opinión que llegan a generar sus propias
publicaciones y tienen un funcionamiento autónomo en cuanto a la convocatorias de reuniones
y edición de publicaciones se refiere, coordinados por alguna de las personas miembro del
grupo.

Por otro lado, el INET mantiene vínculos transnacionales con otras instituciones de
ámbito de acción similar y personas expertas que colaboran esporádicamente con el instituto a
través de publicaciones, asesoramiento para la acción, consultoría y asistencia para la
ejecución de proyectos, ubicados geográficamente en puntos dispersos del globo.

De un tiempo a esta parte la participación activa de los socios en la gestión (no así en las
actividades y grupos de trabajo) del INET ha decaído bastante. Así, un porcentaje escaso
asiste a las convocatorias asamblearias de la SET, quedando en manos de la Junta Directiva, y
dentro de ella, la Ejecutiva (presidente, vicepresidente, secretario y tesorero) la toma de
decisiones.

Por otro lado, el volumen de actividades y publicaciones auspiciadas por el INET, ya


sean impulsadas por él mismo o en colaboración con otras instituciones, es considerable y
conlleva una serie de actividades administrativas, de difusión y contables, que hacen
imprescindible manejar un volumen de información considerable que requiere ser tratada, cada
vez más, con mayor calidad.

Al mismo tiempo, la presentación de cuentas a los patrocinadores (principalmente


administraciones públicas) ocupa un buena parte del tiempo de trabajo del personal de
administración, que ve cómo incide este proceso sobre el resto de su actividad, El uso de las
TICs aplicadas a la gestión documental se pretende que incida positivamente sobre este
aspecto.
Por último, la revista INETemas, es quizás la publicación estrella del instituto. Publicada
por el INET con una constancia inusual en este tipo de publicaciones ha llegado a los 33
números a lo largo de 12 años de existencia. Su edición llega a 1.300 puntos de lectura en
Andalucía, España, Europa y las más alejadas zonas del globo y su versión electrónica puede
ser consultada en la web, con el reconocimiento y felicitación expresa de no pocos receptores.
Regiones vivas del planeta, conflictos candentes, tendencias sociales, instituciones relevantes
y temas clave han tenido un tratamiento multidisciplinar en nuestros monográficos, con la
pretensión de abrir horizontes de reflexión en personas y colectivos ciudadanos. Como a otras
publicaciones del ámbito “cultural”, la reflexión en torno al modelo de presencia en la red de la
revista ha estado presente en el INET a lo largo de los últimos años. Esta presencia se ha
venido solucionando “provisionalmente” haciendo accesible en formato Acrobat PDF de todos
los números de la revista. Llegado este punto de integración de las TICs en al gestión del
instituto, se plantea también la incorporación de estas tecnologías a la edición del INETemas,
que también se plantea como espacio específico y con necesidades concretas en el espacio
web que se diseña.

La dotación de una infraestructura tecnológica básica que soporte este planteamiento es


también necesario plantearlo como objetivo del proyecto, ya que la actual dotación tecnológica
del INET se reduce a un PC de sobremesa, una impresora láser y una conexión ADLS a
internet. Por ello, se incluye un presupuesto de para la creación de una red wi-fi en la sede del
INET con la dotación hardware que se especifica, que incluye la renovación del PC de
sobremesa y la adquisición de un PC portátil que facilite el trabajo de gestión del personal al
servicio de la administración del INET y un cañón multimedia para utilizar en las actividades
públicas del INET.

1.2 Finalidad u objetivo a conseguir.

Con esta situación, el INET plantea una estrategia de modernización de la gestión de su


actividad apoyada en las TICs que permita:

• Facilitar la incorporación de los socios en la gestión del Instituto,


permitiéndoles tomar parte en los procesos de toma de decisiones, fomentar
el debate e interactuar de manera autónoma entre ellos sin necesidad del
contacto físico y facilitar la relación “administrativa” con el instituto: altas y
bajas, actualización de datos, pagos, publicación de información, petición de
publicaciones, resolución de dudas, etc.

• Crear espacios electrónicos de apoyo a la actividad de los grupos de trabajo


que facilite la interacción de miembros, compartir documentos, realizar
convocatorias, fomentar el debate, etc.

• Facilitar el proceso de gestión de las actividades públicas y permitir realizar


su seguimiento y difusión de manera electrónica.
• Facilitar el proceso de gestión documental ligada a la entrada y salida de
documentos de cualquier tipo del Instituto, así como realizar consultar sobre
el estado de los mismos.

• Creación de un espacio web público (internet) que permita la difusión de la


actividad del Instituto así como la interacción con las posibles personas
interesadas en su actividad y en colaborar con el mismo.

• Creación de un espacio web privado (intranet) que permita el acceso de


socios y personal administrativo tanto a las aplicaciones de gestión que se
desarrollen como a los espacios de debate y publicación de información que
se generen.

• Creación de un espacio web específico para la edición electrónica de la


revista INETemas.

• Renovar la infraestructura TIC del INET, con la creación de un espacio WI-


FI en la sede más la adquisición de un equipo PC de sobremesa, otro
portátil, una impresora láser a color y un cañón portátil para la utilización en
las actividades públicas del INET.

2 - Detalle de las funcionalidades incluidas.

Con base en estos objetivos, el proyecto incluye:

• Desarrollo de un sitio web corporativo autogestionado con dos ámbitos de


visualización de información:

o Un ámbito abierto (internet) dirigido al público en general y con intención


de difusión de la actividad del instituto y sus publicaciones.

o Un ámbito cerrado (intranet) dirigido al personal de administración,


socios, miembros de grupos de trabajo y colaboradores esporádicos. En
este ámbito, además de las herramientas de intercambio de opinión que
se generen (foros), deben proveerse acceso a las aplicaciones de
gestión que se describen en el punto siguiente. La interacción de cada
usuario con las aplicaciones estará restringido por su perfil de usuario.

• Desarrollo de las siguientes aplicaciones de gestión con las funcionalidades


mínimas que se describen:

o Gestión de contenidos del sitio web:

ESTRUCTURA DE PÁGINA.
La página debe de cargarse de forma automática generando la
cabecera, profundímetro, frame izquierdo, y el resto de
elementos, teniendo cuenta a que site se está entrando, desde
qué usuario y desde qué páginas anteriores.
Debe poder configurarse la información accesible y los bloques
de información que son visibles para cada tipo de usuario en
cada unos de los sites.
DOCUMENTOS

Los documentos que se ofrecerán en el sitio web podrán tener


diferentes formatos: xml, doc, pdf, xls, html, y documentos tipo
multimedia (vídeos y sonido). Aunque algunos puedan
gestionarse directamente desde las tablas del propio sistema de
gestión, deberán ser integrables desde el sistema de gestión
documental que se describe en el apartado correspondiente. Los
documentos podrán ser visualizados desde cualquier de los dos
ámbitos del sitio web.
El sitio se dotará de algún mecanismo para posibilitar el acceso a
través de ODBC a cualquier fuente de datos compatible con este
sistema (Access, SQL-Server...).
BUSCADOR DE TEXTO

La solución web debe disponer de un buscador de texto libre


para todos los contenidos del portal, bien sean documentos de la
base de datos, del repositorio o textos que aparezcan en
cualquier zona de las páginas del sitio.
Se habilitarán formularios de búsqueda que permitan búsquedas
por atributos del documento que a su vez serán configurables.
Estos atributos pueden ser o bien campos de la base de datos o
bien metaetiquetas de cualquier documento.
NOVEDADES

Deberá poder generarse automáticamente un “boletín de


novedades” semanal al que puedan suscribirse los usuarios que
lo deseen, que lo recibirán en una dirección de correo.
ENLACES.

La aplicación debe permitir crear y catalogar (con descripción


temática) enlaces. Debe existir una verificación periódica de que
los enlaces están correctos.
IDIOMAS

El sistema debe almacenar la información, previendo la


posibilidad de que en un futuro el web se pueda visualizar en
diferentes idiomas. Esto se tendrá en cuenta para el diseño de la
base de datos, repositorio y demás elementos del web.
MAPA DE LA WEB

El sistema debe tener la posibilidad de generar un esquema de


mapa de la web, que indique al usuario la ubicación los recursos,
con indicación de su dependencia y estructura de la web.
Revista INETemas.

La revista electrónica se nutrirá de los contenidos de su


homónima en formato papel. Las mejoras que debe incluir la
versión electrónica son las inherentes al espacio virtual en el que
se presenta, debiendo incluir como mínimo: búsquedas por texto
integral en el texto de los artículos, búsquedas por número,
autorr, palabras clave y metaetiquetas. Debe permitir descargar
en formato PDF y lenguaje de marcas (XML, HTML, XHTML,…)
un número entero de la revista o artículos seleccionados.
La interactividad con el lector debe contemplarse como posible a
partir de la inserción de comentarios a los artículos del último
número por parte de los lectores, pudiendo hacer referencia
desde éstos a otros espacios de intercambio de opinión del sitio
web (foros de la intra e internet).
o Facilidades de colaboración.

FOROS

La solución debe permitir generar y gestionar foros de discusión,


con control de usuarios y moderación obligatoria. Los foros
podrán ubicarse en los dos entornos de visualización (intranet
internet).
SERVICIO DE NOTICIAS ENTRE MIEMBROS

o Workflow.

Se debe prever la posibilidad de definir y utilizar alguna


herramienta de gestión de procesos para el mantenimiento de
algún apartado concreto del contenido del web.
o Directorio.

El portal debe utilizar una estructura completa y única de


Directorio tipo directorio LDAP (direcciones, teléfonos, fax, e-
mail, etc.) la que se permitirá acceso de visualización y edición
en función de los perfiles definidos en el apartado de usuarios.
Se debe contemplar la posibilidad de actualización automática
desde otras fuentes de información, como bases de datos
access o agendas de programas de correo electrónico.
o Estadísticas.

El sistema de gestión web debe aportar estadísticas de acceso


nominal, concurrente y en el tiempo, a documentos, páginas,
foros, para cada uno de los entornos de visualización. Se debe
contemplar la posibilidad de gestionar ficheros log con
información de las acciones que han ejecutado distintos
usuarios.
o Gestión de información relativa las relaciones a socios, colaboradores y
otro tipo de contactos, con funcionalidades básicas de:

Alta, baja y edición de registros personales.

Búsquedas y agrupación de registros por cada campo de


información.

Visualización e impresión de listados y grupos de registros con


selección de campos y distintos formatos de salida (listados,
etiquetas, ficheros de texto plano para su integración con otras
aplicaciones, etc.).

Integración de los datos, a modo de directorio LDAP, con el


resto de aplicaciones de gestión y herramientas ofimáticas
(como el correo electrónico) incluidas, por supuesto, la de
gestión de contenidos y accesos a los ámbitos públicos y
privados del sitio web corporativo.

Otras que puedan ofrecerse.

o Gestión de actividades: organización de las mismas, su promoción y


difusión.

Control y seguimiento de la agenda de actividades: contactos


realizados, usuarios que los realizan, gestión de documentos
(ponencias, fotos de la actividad, currículo del ponente, notas de
prensa,…).

Gestión de recursos: salas, centros, ponentes, colaboradores,


etc.).

Difusión: elaboración de tarjetones, integración con el directorio


LDAP para la difusión, relación con medios de comunicación,…).

Elaboración de memorias de actividades: listados anuales con


agrupación temporal, temática, localización física,…

Gestión de inscripciones: recepción de inscripciones a través de


la web, emisión de listados, realización de búsquedas,
exportación de ficheros de nombres para emisión de
acreditaciones y títulos.

Integración de parte de la información de la agenda con el


entorno público del sitio web.

o Gestión de documentos y correspondencia.

Funcionalidades de gestión de documentos: Descripción


documental, conforme a la normativa internacional de
catalogación, búsquedas por cada campo, visualización e
impresión de listados, gestión de documentos electrónicos,
integración para la búsqueda en el entorno web (intra e internet),
control de préstamo (con integración de los usuarios de la
aplicación de gestión de socios y colaboradores).

Funcionalidades de gestión de correspondencia: Registro de


entrada y salida de documentos, búsqueda de documentos por
fecha, destinatarios, remitentes, asuntos, e instituciones,
visualización en impresión de listados

2.1 Otras consideraciones y características.

Existe un sitio web (http://www.inetcordoba.org) cuya información es válida para los


apartados que son comunes al nuevo mapa web (VER MAPA WEB).
Como queda dicho, todas las aplicaciones deberán ser ejecutables en el entorno de la
intranet.

Las aplicaciones deben ser desarrolladas utilizando principalmente software con


licencias no privativas y deben ser capaces de integrar los datos existentes en las aplicaciones
informáticas usadas actualmente (DBASE III para la gestión de socios y colaboradores y MS
ACCESS para otros datos).

El desarrollo debe realizarse en módulos en períodos de tiempo independientes,


pudiendo dejar en suspenso o retrasar alguna de las aplicaciones sin que afecte al resto de
desarrollos y teniendo el siguiente orden de prioridades:

1. Desarrollo del entorno abierto del web (internet) y las aplicaciones de foros.

2. Desarrollo del entorno privado (intranet).

3. Desarrollo de la aplicación de gestión de socios y colaboradores y su integración


en el entorno web.

4. Desarrollo de la aplicación de documentos y correspondencia y su integración en


el entorno web.

5. Desarrollo de la aplicación de gestión de actividades y su integración en el


entorno web.

Para cada fase debe proporcionarse presupuesto y calendario de actuación conforme a


lo expresado en los puntos 6 y 10.

3 Destinatarios: Naturaleza, tipología, perfil y cuantificación numérica


de los destinatarios/usuarios finales del proyecto.

Los destinatarios/usuarios del proyecto se agrupan en las siguientes categorías:

PERFIL DE
DESCRIPCIÓN
USUARIO

Anónimo Visitante de la web no autentificado necesariamente.

Personal de la administración del Instituto, usuario


Administración principalmente de las aplicaciones de gestión en modo de
edición y visualización.
“Superusuario” responsable de los contenidos del sitio web,
Gestor de
validará según qué contenidos y organizará la información que
contenidos
se visualiza en los dos ámbitos de visualización del sitio web.
Socio numerario de la SET, con acceso a las aplicaciones
colaborativas de la intranet y a las aplicaciones de gestión que
Socio
se describen en modo de consulta y edición de registros que le
sean inherentes.
Socio de la SET que participa en un grupo de trabajo de
manera activa. Al perfil de socio se le añade el acceso a las
Miembro de grupo
herramientas colaborativas que de manera restringida se creen
de trabajo
para cada grupo de trabajo (el consejo de redacción de
INEtemas se puede considerar un grupo de trabajo)
Socio de la SET que participa en la Junta directiva el perfil debe
Miembro de JD ser compatible con el de socio y el de miembro de grupo de
trabajo y administración. Tendrá acceso a todas las
aplicaciones de gestión en modo de consulta más el de edición
cuando se le añada el perfil de administración.
Se hace una distinción por entorno, aplicación y perfil de usuario:

NÚMERO TOTAL
PERFIL DE
ENTORNO APLICACIÓN ACTIVIDAD (CONCURRENTE
USUARIO
S)
Web Visualización 1.000 al mes (100)
Internet Anónimo Edición -
Foros web 100 (50)
Publicación
Gestión
Edición
contable/financiera.
Gestión de socios Edición
Administración Gestión de actividades. Edición 5 (5)
Gestión de documentos. Edición
Gestión de contenidos
Edición
web
Gestión de socios Visualización
Gestión de actividades. Visualización
Gestor de contenidos Gestión de documentos. Visualización 2 (1)
Gestión de contenidos Edición –
web Publicación
Gestión de socios Edición
Intranet Edición –
Foros web
Socio Publicación 200 (30)
Gestión de contenidos
Edición
web
Edición –
Foros web
Miembro de grupo de Publicación
100 (50)
trabajo Gestión de contenidos
Edición
web
Gestión
Visualización
contable/financiera.
Gestión de socios Visualización
Miembro de JD Gestión de actividades. Visualización 15 (5)
Gestión de documentos. Visualización
Gestión de contenidos
Visualización
web
TOTAL 1.422

4 Descripción de la arquitectura del software

La empresa debe proporcionar una descripción de la arquitectura del software: capas en


la que se estructura, módulos que lo componen, elementos desarrollados y elementos
integrados, gestor de base de datos, clientes de acceso, lenguajes de programación
empleados, empleo de tecnologías xml, xslt,…

El entorno de trabajo propuesto (tanto intranet como el sitio web) debe basarse en
sistemas LAMP (Linux + Apache + MySql + Php).

Apache deberá ser el servidor sobre el que corra el sitio. MySql deberá sustituir como
gestor de base de datos a SQL de Microsoft, Access, Oracle o DBase, pudiendo este tipo de
base de datos servir tanto para gestionar los usuarios de la web, la documentación que se
posee, los foros, los datos de los socios, etc. Y por último Php como gestor de contenido
dinámico de la web.
Las aplicaciones que se desarrollen deben permitir exportar sus datos en XML o en
algún formato fácilmente interpretado por el gestor Sql, consiguiendo así el poder interconectar
diversas aplicaciones o módulos, además de poder ser publicados en la web de manera
sencilla y relativamente automática

5 Accesibilidad

El sitio web debe cumplir con las directrices de accesibilidad para contenidos web de la
W3C en el ámbito máximo que permitan los desarrollos.

6 Desarrollo y puesta en marcha

Se debe obtener un calendario de desarrollo y puesta en marcha común a todo el


proyecto, aunque deben quedar claramente divididas las fases conforme a lo expuesto en el
punto 2.1.

FASES TAREAS DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES REALIZADO POR DURACIÓN(mes


M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

7 Garantía, soporte y explotación

Número de meses del periodo soporte y explotación:

Metodología y actuaciones previstas para seguimiento, control de calidad y evaluación


de resultados del proyecto. Otras condiciones sobre el mantenimiento de los servicios

8 Factores de innovación

Describa los factores o elementos de innovación del proyecto.

9 Experiencias piloto

En caso de que este proyecto incluya algún programa piloto, justificación razonada de su
posible difusión al resto del tejido asociativo y actuaciones previstas para la transferencia de
resultados a otras asociaciones.

El código completo de los desarrollos de gestión expuestos en 2.1. con los número 2, 3
y 4 (aplicaciones de gestión de socios y colaboradores, documentación y registro y gestión de
asociaciones) será puestos a disposición de otras asociaciones que lo necesiten de manera
gratuita, así como toda la documentación necesaria para su implementación y puesta en
marcha.

El soporte técnico y asesoría que sean necesarios para su adaptación a entornos no


específicamente desarrollados en el marco de este proyecto, podrán ser contratados con la
empresa que realice los desarrollos.

Para la difusión de la iniciativa se utilizará el propio sitio web, así como los medios
tradicionales de difusión de las actividades del Instituto.
10 Presupuesto.

10.1 Recursos humanos propios

Coordinador del proyecto. 2.500

10.2 Recursos humanos Externos (Consultoría o asistencia técnica):

10.2.1 Descripción general de los trabajos objeto de la consultoría/asistencia técnica:

PERFILES DE TRABAJO (indicar número de horas por perfiles, dedicadas a cada tarea)

Jefe del Técnico de Analista Analista


Tareas Auxiliar Importe
Proyecto Sistemas Funcional Programador

10.2.2 Necesidad de adquisición/contratación de infraestructura TIC:

TIPO DESCRIPCIÓN IMPORTE

10.2.3 Otros gastos directos del proyecto no incluidos en los apartados anteriores:

DESCRIPCIÓN IMPORTE
ANEXO

MAPA WEB ANTIGUO Y PROPUESTA DE CONTENIDOS

MAPA DE CONTENIDO DE LA ANTIGUA WEB MAPA DE CONTENIDO DE LA FUTURA WEB

A) QUE ES EL INET 1) ACTIVIDADES PUBLICAS

A.1) QUE ES INET 1.1) PROXIMAS ACTIVIDADES


A.2) QUE HACE INET 1.2) ACTIVIDADES PASADAS
A.3) JUNTA DIRECTIVA
A.4) MEMORIAS (1999 - 2003) 2) QUE ES INET

B) ORIGEN 2.1) ORIGEN E HISTORIA


2.2) CONTACTO
C) AREA DE INVESTIGACION 2.3) ORGANIGRAMA

C.1) GRUPOS DE TRABAJO (2000 - 2003) 3) INETEMAS


C.2) GRUPO DE ANALISTAS
C.3) ENCUENTROS (2000 - 2003) 4) OTRAS PUBLICACIONES
C.4) MIEMBROS
4.1) LIBROS DEL INET
D) ACTIVIDADES PUBLICAS 4.2) OTROS
4.2.1) INETSELECCIONES
D.1) SEMINARIOS PERMANENTES (2000 - 2003) 4.2.2) INETRABAJOS
D.2) CONFERENCIAS Y MESAS REDONDAS (2000 4.3) COLABORACIONES
- 2003)
D.3) CURSOS Y JORNADAS (SOLO 2000 Y 2003) 5) REDES
D.4) OTRAS ACTIVIDADES (2000 - 2003)
5.1) ANALISTAS DEL INET
E) PUBLICACIONES 5.2) CENTROS AMIGOS

E.1) INETEMAS 6) PARTICIPACION


E.1.1) DEL Nº 00 AL 28 (OTOÑO 1994 A MAYO
2004) EN FORMATO HTML CADA ARTICULO, 7) GALERIA DE FOTOS
ASI COMO LA REVISTA COMPLETA EN PDF.
CLASIFICACION POR ARTICULO, AUTOR Y 8) PATROCINADORES
REVISTA
E.1.2) DEL Nº 29 AL 33 UNICAMENTE EN PDF
E.2) INETRABAJOS (VACIO, SOLO REFERENCIAS
A LO PUBLICADO CADA AÑO DESDE 1996)
E.3) INETSELECCIONES (VACIO, SOLO
REFERENCIAS A LO PUBLICADO CADA AÑO
DESDE 1996)
E.4) LOS LIBROS DEL INET (IDEM)
E.5) OTRAS PUBLICACIONES (IDEM)

F) RELACIONES INSTITUCIONALES