CONFIGURAR Y ADMINISTRAR EL SISTEMA DE RESERVAS ONLINE DE ConMenu.

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INTRODUCCIN Y NOCIONES PREVIAS ConMenu.com proporciona a los restaurantes suscritos un Sistema de Reservas Online automatizado y con confirmacin en tiempo real. El Sistema de Reservas de ConMenu.com es GRATUITO para los restaurantes suscritos y, a diferencia de otros sistemas, SIN COMISIN POR RESERVA NI COSTES DE CONFIGURACIN, ALTA Y/O MANTENIMIENTO. El Sistema de Reservas adems de permitir las reservas a los usuarios registrados en ConMenu.com en los restaurantes que configuren y activen el sistema, tambin puede ser utilizado por los restaurantes en su propia web, con tan slo incluir un pequeo cdigo html (un iframe) en la pgina o pginas donde se desee disponer de l. As mismo, adems de gestionar las reservas online, se puede emplear para gestionar las reservas internas del restaurante. El Sistema de Reservas permite la captacin de nuevos clientes y aporta a tus clientes actuales un servicio de valor aadido al posibilitarles la reserva online en tu establecimiento, conociendo en el momento y desde cualquier lugar y dispositivo los horarios y disponibilidad del mismo. A diferencia, tambin, de otros sistema El Sistema de Reservas de ConMenu.com NO ES UNA CENTRAL DE RESERVAS. Es decir, el usuario de ConMenu.com reserva en el restaurante de su eleccin, no en el sugerido o priorizado por el sistema. El usuario de ConMenu.com realiza la reserva a travs de la ficha de tu restaurante. Al poder establecer la cuota o personas mximas que pueden reservar desde el sistema El Sistema de Reservas de ConMenu.com es completamente COMPATIBLE con otros sistemas de reservas de los que tu restaurante pueda disponer. Si lo quieres emplear tambin para anotar las dems reservas (tanto de otros sistemas como las propias del establecimiento que te realicen por telfono, email o en persona) te permitir conocer desde cualquier lugar y en cualquier momento la situacin de reservas de tu restaurante. En cualquier caso el uso que desees hacer del sistema, si lo activas, es el creas ms conveniente para tu restaurante. El Sistema de Reservas de ConMenu.com est basado y es una modificacin e integracin del sistema OpenSource (de cdigo abierto) mySeat Restaurant Reservation System. 2012 RUTON WORKING S.L. 2012 ConMenu.com | 1

El Sistema de Reservas de ConMenu.com es un sistema de reservas de restaurantes muy sencillo de utilizar. Su arquetipo es el clsico diario de reservas del restaurante en papel. Su fcil utilizacin hace que sea muy sencillo de utilizar por ti y tus empleados. El sistema est desarrollado para controlar la capacidad no para controlar las mesas. Un algoritmo artificial calcula efectivamente la disponibilidad de cada comedor o evento en una fecha y hora determinada. Tan slo has de indicar la capacidad mxima del comedor o evento, el nmero de mesas de que dispones y el lmite de reservas online que quieres aceptar, el sistema hace el resto. No tienes que definir cada mesa, sus sillas, dibujar o especificar el esquema del comedor, ni ningn otro proceso complicado. Su configuracin no te llevar ms que un par de minutos. El Sistema de Reservas de ConMenu.com te permite crear tanto distintos comedores (salones o zonas fsicas) como eventos reservables. Entre otras caractersticas del sistema estn: Validacin de los datos de la reserva para garantizar que se realice correctamente. El sistema es inteligente y recuerda reservas antiguas y te advierte ante reservas duplicadas y crticas reduciendo el riesgo de que el cliente no se presente. Las reservas a travs de ConMenu.com slo pueden realizarla usuarios registrados pudiendo contactar con ellos para verificacin personal y manual de la reserva. El sistema penaliza y bloquea la posibilidad de futuras reservas a los usuarios que sin cancelacin previa de la reserva no se hubiesen presentado. Integra un sistema de gestin de mesas pudiendo asignar las reservas a mesas y controlar los asientos y estado. El sistema de control de tiempo te muestra mediante un grfico de barras la ocupacin en todo momento para facilitar la visualizacin y evitar solapamientos con clientes del restaurante. Permite la creacin y gestin de reservas offline. Completas estadsticas de ocupacin de cada espacio y/o evento. Histrico de las reservas de un cliente.

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CREACIN Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE RESERVAS Para crear y configurar el Sistema de Reservas para tu restaurante has de dirigirte a la zona de administracin del establecimiento y en el desplegable Configuracin del Sistema de Reservas pulsar en el botn Crear y Configurar el Sistema de Reservas.

En la siguiente pantalla hay una serie de datos que debes de completar y seleccionar.

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Nombre de Usuario: Se asigna automticamente en base al alias de tu establecimiento. Es el nombre de usuario que utilizars para identificarte en el Sistema de Reservas de ConMenu.com Contrasea: Debes indicar una contrasea para acceder al Sistema de Reservas junto con tu nombre de usuario. Reescribela para verificar que la has escrito correctamente. Persona de Contacto: Indica tu nombre o el de la persona que sea responsable de las reservas para podernos dirigir al l ante notofocaciones. Email: El email de contacto para notofocaciones de ConMenu.com con respecto al Sistema de Reservas. Intervalo de tiempo: Este valor significa los tramos de tiempo reservables. Estableciendo, por ejemplo, este valor cada 15 minutos se pude hacer una reserva a las 13:00, 13:15, 13:30, 13:45, 14:00,... Estableciendo este valor cada 30 minutos se pude hacer una reserva a las 13:00, 13:30, 14:00,... Atencin: Esta configuracin de intervalo de tiempo reservable no puede cambiarse posteriormente ya que afectara a todo el sistema y a las reservas ya realizadas. Elige el valor apropiado a las necesidades de tu restaurante. Nmero mximo de personas permitidas en una reserva: Tal y como indica aul es el nmero mximo de personas (pax) que puede realizarse en una reserva. Puede reserva un grupo de 40, de 20, de 12,? Configralo conforme a tus necesidades. Este nmero si puede ser modificado en cualquier momento. Por ltimo pulsa el botn Activar. En la nueva pantalla se muestran los datos de acceso y la direccin URL del Sistema de Reservas de ConMenu.com.

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VER Y EDITAR LA CONFIGURACIN INICIAL DEL SISTEMA DE RESERVAS Desde el desplegable Configuracin del Sistema de Reservas de la zona de administracin del establecimiento podemos ver y editar la configuracin pulsando en el botn Ver y Editar Configuracin del Sistema.

En la nueva pantalla podemos recuperar los datos de acceso y tambin editar algunos aspectos de la configuracin. 2012 RUTON WORKING S.L. 2012 ConMenu.com | 5

ENTRAR AL SISTEMA DE RESERVAS DE ConMenu.com Una vez creado y configurado el sistema podemos entrar al mismo desde la URL: http://conmenu.com/reservations o bien haciendo click en el botn Entrar al Sistema de Reservas del desplegable Configuracin del Sistema de Reservas de la zona de administracin del establecimiento.

En la nueva ventana que se abre debemos identificarnos con nuestro nombre de usuario y contrasea (que previamente hemos creado para el Sistema de Reservas)

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Entrar por HTTPS en vez de HTTP, es decir, a travs de https://conmenu.com/reservations/PLC/index.php si queremos navegar de forma segura.

Una vez identificados accederemos al sistema.

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PRIMERA VISITA AL SISTEMA DE RESERVAS CREAR Y CONFIGURAR UN COMEDOR PARA EL QUE REALIZAR RESERVAS En la primera visita al Sistema de Reservas de ConMenu.com tenemos que crear al menos nuestro primer comedor (saln o espacio) o evento para el que realizar reservas. Lo normal es crear un comedor o el comedor genrico del restaurante. El Sistema permite la creacin de mltiples comedores, espacios y/o salones reservables as como eventos. Nuestro restaurante puede tener uno o varios espacios para los que queremos permitir reservas independientes. Por ejemplo podra reservar en el Comedor Interior o en la Terraza. As mismo puedes crear eventos reservables. Por ejemplo, reserva para las Jornadas Gastronmicas de las setas. A estos efectos el funcionamiento es igual, lo que tienes que crear es algo reservable. Para crear nuestro comedor iremos al botn Sistema del men superior y en la nueva ventana pulsamos en el botn Crear.

En la siguiente pantalla debemos completar los distintos datos del comedor (o evento) tales como nombre, capacidad, das disponible, horarios, etc. Tal y como veremos a continuacin.

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Nombre (1): El nombre de nuestro comedor, espacio o evento. Es descriptivo y visible y seleccionable por el usuario que va a efectuar una reserva. Por ejemplo Comedor Estndar, Comedor del Primer Piso, Terraza Cubierta, Jornadas Gastronmicas de la Caza, Comedor a la Carta,

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Email de confirmacin (2): Al email al que nos llegarn las notificaciones de reservas para este comedor (o espacio o evento). NO EQUIVOCARSE. Indicar correctamente la direccin de email. Podemos indicar una direccin diferente para cada comedor o evento o indicar la misma en los distintos comedores (si los hubiera). A este email, adems de aparecer en el sistema, nos llegarn las notificaciones de nueva reserva. Asientos mximos (3): El nmero total de plazas del restaurante (si slo hay un comedor) o del comedor o evento. Es el nmero total disponible fsicamente (aforo), no cuantas queremos hacer reservables por el sistema. Mesas mximas (4): El nmero total de mesas del restaurante (si slo hay un comedor) o del comedor o evento. El nmero total, no cuantas queremos hacer reservables online. Mx. clientes online (5): El nmero mximo de clientes que queremos que puedan realizar reservas online para un determinado momento en todo el restaurante (si slo hay un comedor) o para ste comedor o evento especfico. Por ejemplo: Dispongo de una capacidad total de 120 plazas (asientos) y de un total de 30 mesas y quiero que se pueda reservar online el 30% del restaurante (o del comedor o evento), indicar en este caso 40 clientes online mx. Duracin de la estancia (6): Estimacin de la duracin de la estancia del cliente en base a nuestra experiencia. Cunto tarda el cliente de media desde que se sienta hasta que se va? Evidentemente este parmetro influye a la hora de remontar mesas y a la ocupacin y disponibilidad de las reservas. Introducir un valor real y objetivo y no pillarse los dedos puesto que si indicamos que la estancia es de 1:00 hora y luego resulta que todos los clientes suelen estar 2:00 horas nos vamos a encontrar con que los clientes de la segunda remesa van a tener que esperar. Contrasea (7): Por defecto dejar en blanco. Nos permite establecer una contrasea que se nos solicitar al introducir reservas internas manualmente. Reservas online (8): Tachar/Marcar esta casilla para que las reservas online estn disponibles para este comedor o evento. IMPORTANTE!!! Si no marcamos esta casilla slo podremos realizar reservas introducindolas manualmente. Si ste ltimo fuera nuestro deseo dejar sin marcar. Comienzo de temporada (9): Fecha de comienzo de nuestra temporada, por defecto Enero 01. Si nuestro restaurante no abre hasta una determinada fecha (por ejemplo, slo abre en verano) indicar sta. Final de temporada (10): Fecha de finalizacin de nuestra temporada, por defecto Diciembre 31. Como en el caso anterior si no es el caso y slo abrimos una determinada poca indicar la fecha correcta. IMPORTANTE!!! La fecha de final de temporada ha de ser mayor que la de inicio, sino se producirn errores en el sistema.

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Ao (11): Si el restaurante slo abre en unas fechas especiales o temporada y dichas fechas no se repiten cada ao indicar aqu el ao correspondiente. En caso contrario dejar en blanco == Da sin reservas (12): El da o das en los que no queremos reservas, ya sea porque el establecimiento est cerrado o simplemente porque no queremos permitir reservas online para dichos das. Hora de apertura y hora de cierre General (13): La hora general, para toda la semana, para las que se pueden hacer reservas. No los horarios de apertura y cierre, sino el comienzo del horario reservable y el final del mismo. Configurar con el valor mnimo y mximo de la semana. Es decir, la hora del da que ms pronto puedo reservar y como fn la hora del da que ms tarde puedo reservar. Hora de apertura y cierre especfico (14): Los horarios de inicio y fin de reservas de cada da en concreto. Se configura en conjuncin con el siguiente punto (Pausa). Por ejemplo, si nuestro restaurante abre ininterrumpidamente y queremos que pueda haber reservas durante toda la jornada indicar la hora de inicio y fin y la pausa dejar en blanco. Si por ejemplo queremos que se pueda reservar de 13:00 a 16:00 y de 20:30 a 23:30 indicar hora de inicio 13:00, hora de cierre 23:30 y en el siguiente punto (Pausa) indicar 16:00 20:30. Pausa (15): Tal y como indicamos en el punto anterior supone el horario de pausa o corte en las reservas de cada da. Una vez indicados todos los dats pulsar el botn Guardar

Una vez creado correctamente el comedor nos aparecer listado en la pestaa Comedor o Evento a la que accedemos en Sistema. Pulsando sobre el comedor o evento correspondiente de la lista podemos ver su informacin y si es necesario editarlo.

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En esta pantalla se muestran adems de los detalles del comedor o evento los enlaces a las reservas tanto del restaurante como de este comedor o evento concreto. Estos enlaces son los que debemos indicar en el iframe para integrar el sistema en nuestra web. En un captulo ms adelante est explicado el procedimiento. En la parte superior izquierda tenemos un botn Editar que es el que debemos pulsar para modificar los datos de este comedor o evento.

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EDITAR / MODIFICAR UN COMEDOR O EVENTO Desde Sistema > Pestaa Comedor o Evento pulsamos sobre el correspondiente enlace del comedor o evento a editar y en la nueva pestaa en el botn Editar, tal y como indicabamos anteriormente. Una vez en esta nueva pantalla proceder a modificar los datos deseados. Recordar pulsar el botn Guardar para almacenar los cambios o en el botn Volver para descartarlos.

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ELIMINAR UN COMEDOR O EVENTO Desde Sistema > Pestaa Comedor o Evento pulsamos sobre el botn bajo el ttulo Eliminar del correspondiente Comedor o Evento que queramos eliminar. Confirmar la eliminacin.

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VISUALIZANDO Y TRABAJANDO CON LAS RESERVAS Cuando accedemos al Sistema de Reservas ya configurado, o si estamos en cualquier seccin del mismo, pulsando sobre el botn Panel de Control del men superior se nos muestra la vista general de las reservas.

En la parte superior disponemos de un calendario para seleccionar la fecha para la que queremos visualizar las reservas (1). Por defecto nos mostrar la fecha actual. El siguiente apartado o seccin nos muestra las reservas para toda una semana a partir de la fecha seleccionada en el apartado anterior (2). Aqu podemos ver las reservas para cada da de cada comedor o evento reservable de que dispongamos. En cada da nos muestra separadamente las reservas de la maana o comidas y las de la tarde o cenas. Por ejemplo si nuestra significa que tenemos 10 reservas por la maana y 30 reservas para la tarde-noche. En realidad no reservas, sino plazas reservadas. En la ltima seccin de debajo (3) podemos ver el listado de las reservas confirmadas para dicha fecha. Nos muestra el nmero de plazas, el tipo de reserva, nombre del cliente, Desde aqu podemos asignar mesa a la reserva, editarla, cambiar el estado, etc Veamos en profundidad cada una de las opciones de los apartados ms significativos. 2012 RUTON WORKING S.L. 2012 ConMenu.com | 15

EL PANEL DE OCUPACIN POR SEMANA / CLIENTES

Pulsando sobre los datos de reservas de un da en un comedor de las reservas en ese comedor ese da.

vamos a los detalles

Desde aqu veremos las reservas recientes, los detalles de la reserva, podemos editar las reservas, ver las reservas canceladas, aadir reservas manualmente, etc

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Desde aqu tambin podemos modificar las condiciones de las reservas para ese dia. Al pulsar sobre el botn Detalles especficos podemos cerrar ese da o cambiar los lmites de capacidad.

En este panel en la parte superior derecha disponemos de tres botones

El primero por la izquierda nos muestra un detalle estadstico. El botn central nos muestra la visualizacin actual. El botn derecho nos muestra la ocupacin mensual de cada comedor.

A continuacin puedes ver unas capturas de pantalla de los tres escenarios:

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Desde cada uno de los distintos paneles tienes distintas opciones para ver, editar, cancelar y modificar el estado de las reservas. Navega por las distintas opciones para familiarizarte con el funcionamiento del Sistema de Reservas de ConMenu.com.

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EXPORTAR LAS RESERVAS Haciendo click en el botn Exportar del emn superior del Sistema de Reservas entramos en el panel de exportacin de reservas. Esta utilidad nos permite exportar las reservas en formato Excel conforme a distintos criterios y filtros (entre dos fechas, por tipo de cliente, por comedor o evento,)

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ESTADSTICAS DE LAS RESERVAS Desde el botn Estadsticas del men superior del Sistema de Reservas de ConMenu.com accedemos a una pgina de estadstica sobre las reservas presentadas de forma muy visual.

En las estadsticas: HG: (Hotel Guest) Cliente del Hotel | PASS: Cliente Online | WALK: Cliente Externo 2012 RUTON WORKING S.L. 2012 ConMenu.com | 21

CAMBIAR DE COMEDOR O EVENTO ACTIVO Desde determinados paneles la informacin que se nos presenta es para un comedor determinado. Pulsando en el botn izquierdo Comedores o Eventos del men superior de navegacin del Sistema de Reservas se despliegan los distintos comedores que tenemos creados para cambiar la visualizacin de los datos de uno a otro.

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AADIR MANULAMENTE UNA RESERVA Seleccionando el comedor o evento reservable correspondiente bajo el botn Comedor o Evento del men superior del Sistema de Reservas nos aparece un panel de visualizacin de las reservas de dicho comedor o evento con tres pestaas. La primera Reservas nos muestra los datos de las Reservas, la segunda Aadir Reserva nos permite aadir manualmente una reserva a dicho comedor o evento.

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CANCELAR RESERVAS / VER RESERVAS CANCELADAS En el panel de visualizacin de las reservas que comentabamos en el punto anterior, accesible desde el seleccionable del comedor o evento reservable correspondiente bajo el botn Comedor o Evento del men superior del Sistema de Reservas, podemos visualizar las reservas canceladas entrando en la tercera pestaa Reservas canceladas.

Para cancelar una reserva desde la pestaa Reservas vemos que bajo el listado de Reservas Confirmadas nos aparecen las distintas reservas. A la derecha de la correspondiente reserva disponemos del botn para cancelar la correspondiente reserva.

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CREAR EVENTOS O ANUNCIOS ESPECIALES El Sistema de Reservas de ConMenu.com nos permite crear anuncios de eventos especiales que se mostrarn a los clientes cuando van a realizar una reserva para el da del evento. Para crear una Evento Especial pulsamos sobre el botn Sistema del men superior de navegacin y en la nueva pantalla vamos a la pestaa Evento especial y desde alli al botn Crear.

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En la pantalla de creacin del Evento especial introducir los datos. 1. Seleccionar la fecha del Evento Especial 2. Seleccionar el comedor del evento. Si son todos seleccionar General 3. Introducir un ttulo o Asunto 4. Introducir la descripcin del evento. 5. Si el evento tiene un precio o descuento determinado indicar en el campo precio, en caso contrario dejar en blanco. Por ejemplo: 18 EUR con espectculo, 10% dto. Sobre carta, 6. Indicar por ltimo el horario de apertura (inicio) y cierre (fin) del evento

Una vez creado el evento desde la pestaa Evento especial nos aparecen listados los distintos eventos. Desde aqu podemos verlos, editarlos y eliminarlos.

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ACCEDER AL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE DESDE FUERA DE LA WEB APP INTEGRAR EL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE EN LA WEB DEL RESTAURANTE Desde el botn Sistema del men superior de navegacin accedemos a la pantalla para la gestin de los comedores y eventos existentes. Pulsa sobre el correspondiente comedor o evento. En la pantalla de visualizacin del comedor o evento podemos ver que se nos proporcionan dos enlaces: El correspondiente al comedor. Enlaza con el formulario web para reserva online en ste comedor concreto. El correspondiente al restaurante. Enlaza con el formulario web para reserva online en el restaurante, permitindonos elegir en que comedor o evento queremos realizar la reserva si hay ms de un comedor o evento reservable.

Para integrar el sistema en nuestra web podemos crear un enlace directamente a la direccin del formulario de reservas deseado o incluir ste dentro de un iframe, tal y como indicaremos a continuacin.

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INTEGRAR EL FORMULARIO EN LA WEB DE TU RESTAURENTE MEDIANTE UN IFRAME El elemento HTML iframe inserta un marco dentro de un documento. Para insertar un iframe en una pgina de tu web debes insertar en el cdigo HTML un cdigo similar al del siguiente ejemplo: <iframe height="1300" width="560" src="https://conmenu.com/reservations/api/reserve.php?propertyID=1006 " scrolling="no" > <p>Tu navegador no soporta iframes.</p> </iframe> Debes sustituir la URL del atributo src del iframe (en rojo) por la URL correspondiente al formulario de reservas online que quieras mostrar, tal y como vimos en la pgina anterior. Si no tienes conocimientos en HTML contacta con el desarrollador de tu web para que realice esta integracin. No le llevar ms que unos minutos.

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EL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE EXTERNO A LA WEB APP En el formulario para realizar reservas online desde tu web o externo a la Web App ConMenu.com los clientes operarn de la siguiente forma: 1. Seleccin del comedor o evento para el que reservar en el restaurante. Si slo hay un comedor o evento o la URL que indicas es la del comedor en concreto este paso se salta. 2. Seleccin de la fecha de la reserva. Slo nos permite seleccionar entre las fechas disponibles. 3. Seleccin del nmero de personas para la reserva. Limitado al Nmero mximo de personas permitidas en una reserva que configuramos inicialmente (ver pgina 4 de este manual) 4. En base a las selecciones anteriores nos muestra las horas disponibles. Seleccionaremos la hora deseada. 5. Introduccin de los datos del cliente Tras realizar la reserva nos aparece una ventana con los datos de la reserva.

As mismo al cliente le llega un mensaje de confirmacin de la reserva con los datos de la misma y con un enlace para que pueda cancelar la reserva si ocurre alguna circunstancia para ste hecho. Al restaurante le llega tambin un email con el anuncio y datos de la nueva reserva al email que se haya indicado al crear el comedor o evento correspondiente.

Antes de activar definitivamente el Sistema de Reservas de ConMenu.com en la Web App puedes utilizar este formulario, si quieres, para hacer pruebas.

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ACTIVAR EL SISTEMA DE RESERVAS EN ConMenu.com Y EN LA FICHA DE TU RESTAURANTE Tras haber activado el Sistema de Reservas de ConMenu.com y haber procedido a configurarlo hemos visto que debemos de crear al menos un comedor o evento reservable, configurarlo, realizar, si queremos, las pruebas oportunas, Por ello y para evitar que mientras estamos configurando y aprendiendo a funcionar con el Sistema de Reservas algn usuario pueda realizar una Reserva Online desde la ficha de tu restaurante en ConMenu.com esta opcin permanece inhabilitada.

Para habilitar que los usuarios puedan realizar Reservas Online en tu restaurante en ConMenu.com hemos de activar esta opcin. Desde la zona de administracin del establecimiento en ConMenu.com vamos al desplegable Configuracin de datos del establecimiento y hacemos click en el botn Informacin de contacto.

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En la nueva pantalla, en la que podemos editar los datos de contacto, tras comprobar que hemos configurado el restaurante en el Sistema de Reservas y hemos creado al menos un comedor o evento y este est activo para reservas online nos aparece la opcin Activar Reservas?. Seleccionar SI y pulsar el botn Editar.

Ahora la opcin aparecer habilitada en la ficha de tu restaurante permitiendo a los usuarios de ConMenu.com realizar reservas online en tu establecimiento.

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