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5 Consejos para una Migracin ERP Menos Estresante

Contenido

Sumario Ejecutivo.. 3 Priorice los entregables del sistema ERP.. 4 Examine los procesos existentes antes de reproducirlos en el software ERP 5 Elegir cul es la informacin que debe migrarse al sistema ERP.. 6 Determinar planes de seguridad en el sistema ERP... 7 Considere el sistema ERP en la nube 8

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Sumario Ejecutivo
Como implementar un sistema empresarial con menos riesgos La migracin de un sistema informtico de planeacin de recursos empresariales (o de un sistema contable) a un sistema ERP nuevo es un desafo hasta para las organizaciones de manufactura ms avanzadas. Cada sector de la organizacin se ve afectado por esta decisin y todos deben trabajar de forma conjunta para asegurar que se alcanzarn los objetivos buscados una vez el software est implementado. Afortunadamente, una buena preparacin previa a la implementacin del software puede hacer una enorme diferencia. Los gritos pueden ayudar a aliviar la tensin por un momento, pero no harn que una implementacin de software ERP (Enterprise Resource Planning) funcione mejor. Solo la buena planeacin puede conseguirlo. Es posible llevar adelante un negocio de manufactura exitoso utilizando solo un software contable de los econmicos? S. Muchos negocios hoy en da operan de esa manera y tienen ganancias anuales significativas. Puede un fabricante expandir su negocio, llegar a nuevos mercados e incrementar sus posibilidades de manufactura con el mismo tipo de software? Lo ms probable es que no.

Un crecimiento agresivo supone como condicin que la gerencia de la compaa tenga una confianza total en sus operaciones. Esa confianza solo viene de saber cmo va el negocio da a da, o hasta minuto a minuto. Ese tipo de informacin inmediata solo puede ser obtenida a travs de un paquete de software empresarial que recopile, organice y reporte mediciones de desempeo claves. El negocio de manufactura que depende de un paquete de software contable bsico probablemente lo hace porque los dos se desarrollaron de manera simultnea. El software hizo su trabajo en los primeros das de la operacin y, a medida que fueron pasando los aos, los procesos se fueron ajustando en torno al programa. Lo mismo vale para las compaas que desarrollaron sus propios sistemas informticos de gestin o usaron productos bsicos estandarizados. Esta es la razn por la que una migracin de software ERP puede ser tan estresante. No ser una instalacin plug-and-play porque no habr una correspondencia exacta. Pero esto tampoco significa que el personal de oficina de la compaa tenga que perder horas de sueo para conseguirlo. Estos cinco consejos pueden ayudarlo a hacer ms tolerable una tarea que en un principio puede parecer intimidante.

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1. Priorice los entregables del sistema ERP

A veces es fcil caer en la fascinacin por todas las maravillas tecnolgicas que provee un sistema ERP. La clave est en encontrar un denominador comn, de forma tal que todos estn de acuerdo en lo que ser implementado y lo que estar disponible cuando llegue el momento de la salida en vivo. Las mejores implementaciones ERP son las que le ofrecen lo que necesita el da de hoy y que pueden crecer con usted a medida que necesita agregar ms opciones y funcionalidades. Si un proveedor sobre-vende las caractersticas del software, es probable que usted nunca se sienta feliz con la implementacin cuando est usndola al 20 por ciento o que resulte excesivamente complicado y engorroso para el usuario comn. Esta es la razn por la que una empresa de manufactura tiene que ser muy precisa a la hora de establecer los objetivos esperados para el proyecto durante la primera fase de la implementacin. Es decir, para obtener el mximo de una experiencia ERP una compaa seguramente tendr que emprender un proceso de implementacin multifase. La buena noticia es que las fases no tienen en modo alguno por qu ir una junto a la otra. Algunas empresas podran estar satisfechas con funcionalidades ERP bsicas. La primera fase de una implementacin se concentra en objetivos importantes del lado comercial, como el ciclo de cotizacin-ventas a cobranza. Tambin es una buena oportunidad para identificar los indicadores clave de desempeo sobre los que la direccin de la compaa desea hacer un seguimiento. Para los fabricantes se recomienda que la recoleccin de datos del piso de planta forme parte de la primera fase de implementacin. Esto le da a la direccin de la compaa visibilidad real sobre las rdenes de produccin y la capacidad de mquina, al tiempo que provee un medio para determinar de forma casi instantnea si las operaciones de manufactura son rentables. Adems, esa funcionalidad es una puerta de entrada natural para implementar planificaciones ms precisas, durante una segunda fase de implementacin. Es uno de esos mdulos que, aunque suene increble, muchas fbricas no estn implementando. De hecho, la planificacin avanzada tambin es una funcionalidad de sentido comn para la fase uno de implementacin, en el caso de algunos fabricantes. No quiero que haya una persona que tome los resultados ERP, los vuelque en una hoja de clculos y los manipule, dijo Dusty Alexander, presidente de Global Shop Solutions. Queremos encargarnos de todo incluyendo el piso de planta, de manera que el operador pueda dirigirse a la pantalla tctil para saber qu debe hacer a continuacin.

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2. Examine los procesos existentes antes de reproducirlos en el software ERP.

Este es el momento de ser honestos: Los procesos comerciales actuales pueden agilizarse? Las observaciones del proveedor de software externo y de los consultores de implementacin pueden resultar iluminadoras. Muchos de estos procesos crecieron con el tiempo en la empresa a falta de un sistema integrado. Los sistemas ERP actuales estn realmente integrados y contienen las mejores prcticas de negocios incluidas en el paquete. Lo recomendable entonces es observar los procesos desde la perspectiva de lo que pueden hacer los nuevos sistemas, y de esta manera determinar el mejor abordaje. Por lo que no solo se trata de automatizar lo que se hace hoy en da, sino de tratar de ver qu es lo que se puede hacer con el nuevo sistema. Un proceso de estas caractersticas puede ser algo simple, como agilizar la dinmica de los despachos. Con un sistema ERP los datos se ingresan solo una vez cuando se efecta la orden inicial. Cuando la orden ha sido completada y est lista para su envo, un empleado puede presionar un botn, creando un documento de envo con la informacin de contacto del cliente, las instrucciones de envo, la descripcin del contenido y la remisin. En nuestra prctica profesional hemos visto negocios en los que el departamento de envos tena que recibir la aprobacin de la oficina central antes de dar curso a cualquier envo; este tipo de verificaciones y controles puede llegar a funcionar en una tienda con menos de 10 empleados, pero un escenario de esas caractersticas puede resultar intolerable en un negocio que prepara decenas de envos por da. Otros procesos tpicos que deberan ser examinados incluyen la coordinacin de rdenes en el piso de planta, la gestin de cambios de ingeniera, la ejecucin en la fbrica y la gestin de materiales. Los procesos de revisin de la empresa "hacia afuera" incluyen todos los aspectos de interaccin con clientes y proveedores. El mismo tipo de mirada crtica puede ser aplicada a ms procesos nicos, aquellos que ayudan a diferenciar un negocio de manufactura de otro. Por ejemplo, un fabricante de dispositivos mdicos debe ser cuidadoso en lo que se refiere a seguimiento de elementos en el proceso de manufactura (rastreabilidad), incluyendo la identificacin de las partes con un nmero de serie y el detalle del lote en el que la parte ha sido fabricada. Esto es algo con lo que no todos los fabricantes estn familiarizados, por lo que debe ser definido previamente antes de la implementacin del sistema ERP. El software actual ha evolucionado en una direccin tal que se pueden gestionar este tipo de procesos especializados en el mismo sistema sin necesidad de re-escribir cdigo. Esto es posible gracias a distintas reglas que mantienen a un proceso alineado con parmetros definidos de antemano. Si el fabricante de dispositivos mdicos quiere asegurarse de que sus productos puedan ser enviados solo con la documentacin requerida, entonces se podrn re-

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Escribir las reglas para prevenir que la etiqueta de envo est disponible antes de que todos los documentos hayan sido aprobados y recopilados. Esta posibilidad de hacer reglas ayuda a tomar lo particular un negocio, definirlo dentro de los lmites del sistema; y poner los controles donde corresponde para que el proceso funcione. Pero debe estar advertido. Si los gerentes piensan que un proceso central es tan especfico como para que el software necesite ser reconfigurado para acomodarse al mismo, es probable que estn yendo por el camino equivocado. La mayora de los sistemas ERP diseados correctamente que circulan entre miles de fabricantes deberan satisfacer perfectamente un 90 por ciento de sus requerimientos. Si se ve en la constante necesidad de pedirle a su proveedor potencial que agregue personalizaciones en la soluciones para alcanzar sus requerimientos, posiblemente est viendo la solucin equivocada.

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3. Elegir cul es la informacin que debe migrarse al sistema ERP.

No es necesario agregar que, por el solo hecho de que existan datos no significa que deban ser arrastrados al nuevo software. Hay muchos factores que afectan la decisin de la cantidad de datos a migrar. Un factor es el costo relativo y la facilidad para mantener al viejo sistema solo con fines de referencia. Es muy econmico conservar una vieja computadora con informacin de referencia en algn rincn. Lo siguiente es la calidad y la coherencia de los datos en el viejo sistema en comparacin al nuevo. A menudo sucede que el sistema anterior o la informacin de las hojas de clculo no poseen la informacin necesaria para el nuevo sistema, como el tipo de operacin o el tiempo de elaboracin. En ese caso, lo ms fcil es empezar de cero. Al clasificar los datos de acuerdo a su importancia un fabricante puede comprender con mayor rapidez qu es lo que necesita y qu es lo que puede dejar atrs. Los archivos anteriores deberan ser clasificados en: Datos estticos, (como los clientes), que son de conversin obligada. Datos dinmicos, que pueden ser rdenes de trabajo abiertas, de conversin deseable. Datos histricos, como el historial de rdenes de trabajo de conversin opcional. Las herramientas modernas de mapeo de datos facilitan enormemente esta tarea a los implementadores. Casi que resulta tan simple como dirigir la informacin de una columna en una hoja de clculos a su nuevo destino en un archivo en el sistema ERP. La situacin ptima para la migracin de datos es que la empresa la ejecute durante un fin de semana o un da feriado. Algunos dueos de negocios prefieren ejecutar sistemas paralelos para asegurarse de que los datos estn disponibles ya sea en el sistema anterior o en el nuevo software ERP - pero eso solo duplica el trabajo para los que deben ingresar los datos. De hecho la situacin puede irse de las manos porque la ejecucin de sistemas paralelos, en algunos casos, puede prolongarse por perodos de hasta un mes o ms, por lo que hoy en da casi no se utiliza y ha sido reemplazada por el mtodo de "Big Bang". A los fabricantes que an se encuentran en problemas para decidir si lo mejor es recuperar registros viejos o volver a crearlos, hay una regla muy sencilla: si hay 1,000 registros o menos considere volver a crearlos.

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4. Determinar planes de seguridad en el sistema ERP

Si todo est bloqueado el ritmo del negocio se reduce tremendamente. Hemos participado en implementaciones en las que el encargado de las redes tiene todo tan asegurado que nadie puede hacer nada. Es increblemente frustrante. Una vez ms, la empresa de produccin necesita profundizar en el proceso, pero en esta ocasin desde una perspectiva de usuario, no desde una macro-perspectiva. La direccin tiene que determinar quin requiere acceso a los datos, quin debe ingresar nuevos datos, y quin necesita el permiso para cambiar o borrar datos. Desde una perspectiva del software se recomienda bloquear los permisos de los usuarios para cambiar cdigos de razn. Por ejemplo, cuando una parte de metal debe ser re-trabajada, un empleado acude al sistema ERP e ingresa el cdigo de razn, como una soldadura inadecuada o una terminacin echada a perder, para esa parte rechazada. Si los cdigos permanecen bloqueados el empleado no tiene la oportunidad de crear otro cdigo que, para l, podra describir mejor la razn para hacer el trabajo de nuevo. Eso evita una proliferacin desordenada de causas de problemas que despus hacen imposible una recopilacin con fines estadsticos. Como estos tipos de cdigos son una parte integral de las operaciones de direccin, la empresa necesita cifras concretas, no totales que se hayan diluido porque se introdujeron ms de 20 cdigos de re-trabajo diferentes en el sistema. Es difcil analizar operaciones globales con ese impedimento. Una compaa debera tomar estas decisiones de seguridad de forma correcta antes que el software est en marcha. Al determinar el perfil de seguridad al inicio de la implementacin, se puede lidiar mejor con el impacto psicolgico de la eliminacin de derechos en distintos aspectos del sistema en un momento posterior. Nada deja traslucir ms una falta de confianza en tu equipo como la remocin de los derechos especficos de un usuario para una tarea en particular, una vez que ha comenzado la implementacin.

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5. Considere el sistema ERP en la nube.

Una opcin interesante para los fabricantes que consideran una nueva implementacin de software ERP es la de evaluar si lo mejor sera alojar el software en su propia infraestructura informtica (IT) o suscribirse para usar el software, entendiendo por eso que es alojado en otra ubicacin accedindose al mismo a travs de la Web o a travs de la nube. Este abordaje de Software-As-a-Service (SaaS) est ganando en popularidad con muchas compaas porque no deben asumir la carga de los costos directos de compra de nuevo hardware para brindar soporte al software y los costos permanentes de emplear a un equipo IT para mantener el sistema. De hecho, la analista de software empresarial Cindy Jutras en 2011 llev a cabo un estudio en 1,250 compaas y comprob que solo el 56% considerara un sistema de implementacin de software on-site tradicional; solo un par de aos atrs ese porcentaje hubiera estado alrededor de 90%. La gente, especialmente los emprendimientos recientes y los start-ups, no quieren las complicaciones de la tecnologa en sus plantas. Quieren tener la posibilidad de acceder con facilidad y que un proveedor lo haga por ellos, dijo Hansen. La gran duda respecto a SaaS tiene que ver con su fiabilidad. Debera un fabricante dejar toda su informacin comercial en manos de empresas externas? Muchas compaas no tienen reparos en que su sistema de relacin con el cliente (CRM) se desarrolle en un entorno SaaS, pero esa concepcin cambia cuando el sistema de registros transaccionales del negocio los presupuestos, diseos, historial de rdenes, etc. empieza a ser considerado como un candidato para ser alojado en otra ubicacin. El sistema basado en la nube cuando es gestionado por buenos proveedores siempre es seguro y se mantiene en lnea. Tiene un respaldo de seguridad permanente y un programa de recuperacin en caso de desastres en el que se puede confiar. Por lo que la informacin estar mejor asegurada que en la mayora de las plantas que conocemos en trminos de gente accediendo a informacin a la que no deberan. Sin embargo una empresa podra querer almacenar todos sus datos on-site, dependiendo de las industrias a las que se le brinde servicio. En ese caso, la computacin en la nube no tendra sentido. Resolver estos asuntos no garantizar una implementacin ERP rpida y sin sobresaltos, pero seguramente ayudar.

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Si una compaa invierte ms tiempo en la planificacin previa, las posibilidades de tener una implementacin exitosa aumentan de manera exponencial. A nadie le gustan los incendios y, en una implementacin ERP, en el caso de pequeos y medianos fabricantes por lo general no estn los recursos financieros o el personal necesario para lidiar con un fracaso.

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