1.1.

1.1.1.

Tablas y Grficas Dinmicas

Concepto:

Uno de los mayores retos en el mundo real es la necesidad de obtener informacin importante a partir de grandes cantidades datos. Las tablas y grficas dinmicas proporcionan una manera fcil de resumir y analizar datos usando tcnicas especiales de anlisis cruzado. Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos colocando los campos en diferente formato y con los clculos que usted decida. En esta tabla podr girar los encabezados de filas y columnas alrededor del rea de los clculos de los datos de origen y, con esto, obtener informes desde diferentes puntos de vista. Existe un asistente que facilita la creacin de tablas dinmicas y que contiene la opcin para generar grficas dinmicas para mostrar la relacin entre la informacin y no slo cantidades muchas veces difciles de comparar.
1.1.2. Asistente para tablas y grficas dinmicas:

Esta herramienta le guiar en la creacin de un informe de anlisis avanzado con una tabla dinmica: 1. Seleccione slo una celda en la lista o base de datos de Excel. 2. Cinta de opciones Insertar Tablas dinmica 3. Aparece el dilogo Crear tabla dinmica, para definir el rango de datos, dnde se colocar el informe de tabla dinmica. Excel automticamente considera la regin actual y propone su rango, que podemos modificar. Debemos asegurarnos que el rango contenga los encabezados de las columnas (campos). La mayora de las veces es preferible colocarla en una hoja de clculo nueva, para no afectar informacin en una hoja existente.

4. Clic en Aceptar. Se crea una hoja con el esquema de las cuatro reas de la tabla dinmica.
1.1.3. Diseo de la Tabla dinmica:

Una vez que el asistente gener el esquema de la tabla podemos disearla en funcin de nuestros requerimientos:

1. Trace su tabla dinmica arrastrando los campos desde la Lista de campos de la tabla dinmica hasta una de las cuatro reas en la hoja: * Diseo: a) Pginas: Arriba de la tabla, para filtrar la informacin, similar a un Autofiltro. b) Columnas: rea en la parte superior dentro de la tabla. c) Filas: rea en el lado izquierdo dentro de la tabla. * Clculos: d) Datos: rea donde se muestran los resultados de los clculos. Tambin conocida como Eje. Los resultados dependern del diseo aplicado, esto es, de los campos colocados en las reas de pginas, columnas y filas.

rea de PGINAS rea de COLUMNAS rea de FILAS

rea de DATOS

2. Puede redisear su tabla, arrastrando los campos de una a otra rea. 3. Puede colocar ms de un campo en cualquier rea de la tabla dinmica. 4. Para eliminar un campo, simplemente arrstrelo fuera de la tabla o sobre l haga clic derecho Quitar nombre del campo o desmrquela de la lista de campos.
1.1.4. Cinta de opciones "Opciones:

Al usar el asistente o seleccionar una tabla o grfica dinmica, aparece sta:

Ocultar/Mostrar detalles (slo en campos agrupados) Borrar o Seleccionar elementos de la tabla Moverla a otra hoja Mostrar/Ocultar herramientas de la Tabla dinmica

Nombre y Opciones de la tabla dinmica

Crea un grupo con los elementos seleccionados (de un campo de diseo)

Crea un grupo de todo un campo numrico o de fecha. Configuracin del campo activo Quita grupos

Campos y Elementos Actualizar tabla dinmica calculados y ajustar rango origen Grfica dinmica Ordena (incluso hacer un orden manual).

Su funcionalidad se explica a lo largo de los siguientes apartados.

1.1.5.

Cinta de opciones "Diseo:

Al usar el asistente o seleccionar una tabla o grfica dinmica, aparece sta:

Muestra /oculta Subtotales en campos agrupados Muestra /oculta Totales generales Aplica formatos prediseados, con una presentacin profesional, para facilitar la lectura del informe.

Muestra /oculta Totales generales

Separa cada elemento con una fila en blanco

Aplica o no formatos opcionales a los estilos, debe estar aplicado un Estilo de tabla dinmica.

Su funcionalidad se explica a lo largo de los siguientes apartados.

1.1.6. Agrupacin por periodos:

La agrupacin por periodos es particularmente importante ya que por omisin se muestran los valores del campo fecha de cada da, lo que ciertamente no es el objetivo de un informe de resumen directivo. Para lograr esto, una vez que haya arrastrado un campo Fecha a la tabla dinmica, sigua estos pasos: 1. En la celda con el ttulo del campo de Fecha, clic derecho Agrupar

2. Las fechas que aparecen en Automticamente, son la fecha mayor y la menor de la base de datos original. Puede redefinirlas manualmente. 3. En Por, seleccione el periodo por el que desea agrupar. Puede ser ms de uno. 4. Aceptar. En la tabla las fechas se mostrarn agrupadas. Si seleccion ms de un agrupador de periodo, se generarn sub-campos del campo Fecha. Quitar Agrupacin: En la celda con el ttulo del campo de Fecha, clic derecho Desagrupar
1.1.7. Formato a nmeros:

Para aplicar formato numrico a los resultados de los campos en el rea de Datos, seleccionar el rango y aplicar el formato de celda no es la forma ms correcta, debido a que al modificar el diseo o actualizar la tabla se puede perder tal formato. Por ejemplo, suponga que coloc el campo Venta en el rea de Datos con la funcin Suma, siga estos pasos:

1. Seleccione la celda con el ttulo del campo Suma de Venta. 2. Siga una de estas dos opciones: a. En la cinta de opciones Opciones Configuracin de campo , Aparece el dilogo Campo de la tabla dinmica. b. Clic en el botn Formato de nmero. Muestra el dilogo Formato de celdas. O a. En la celda con el ttulo Suma de Venta, clic derecho Formato de nmero Muestra el dilogo Formato de celdas. 3. Seleccione la categora Contabilidad y Aceptar. 4. Si sigui la 1 opcin, en el dilogo Campo de la tabla dinmica, Aceptar. Nota: este mtodo es ms slido que dar formato de celdas, ya que se aplica al campo completo de la tabla dinmica y no a las celdas de la hoja de clculo.
1.1.8. Estilos de tabla dinmica:

As como el formato a nmero dentro de una tabla dinmica, debe evitar el formato individual de celdas y de rangos debido a que al recalcularse o actualizarse la tabla su diseo se vuelve a reorganizar cambiando por ejemplo su tamao y consecuentemente el rango que ocupa en la hoja de clculo. Para aplicar formato a toda la tabla lo mejor es aplicar estilos, siga estos pasos: 1. Seleccione cualquier celda de la tabla dinmica. 2. Cinta de opciones Diseo, del grupo Estilo de tabla dinmica, despligue la lista de Estilos:

3. Seleccione el diseo de estilo que ms coincida como requiere el informe. El formato se aplica. Si desea cambiarlo, repita los pasos.
1.1.9. Renombrar, Mover o Eliminar campos:

Las etiquetas que tienen los campos se basan en los nombres de campos de la base de datos origen, en ocasiones desearamos cambiarlos por nombres ms descriptivos o cortos (para reducir anchos de columna, por ejemplo). A) Para nombrar un campo en la tabla dinmica: 1. Seleccione la celda con el ttulo del campo por cambiar. 2. en la barra de frmulas cambie el texto del campo.

Nota: esto se aplica slo al campo de la tabla dinmica, que sigue estando vinculada con el de la base de datos, y sta no se afecta en lo absoluto. B) Para mover un campo en la tabla dinmica: En la Lista de campos de tabla dinmica, en su parte inferior, se encuentran las cuatro secciones del informe, simplemente arrastre el campo deseado desde su seccin actual a la nueva.

C) Para quitar un campo en la tabla dinmica: En la Lista de campos de tabla dinmica, en su parte superior, cada campo tiene un cuadro de verificacin, slo d clic en l para desactivarlo.

1.1.10. Mostrar registros de un resultado:

Podemos obtener una instantnea (analtica) de los registros de detalle que forman un resultado en su tabla dinmica, por ejemplo, al revisar su informe le llama la atencin por qu el resultado de los servicios de Internet en la zona 6 se dispara con respecto a las dems zonas, haga los siguiente: En el resultado a revisar, d doble clic a su celda. Se genera una hoja de clculo con una copia de los registros de la base de datos origen que forman tal resultado. Una vez que termine su revisin, esta hoja la puede guardar o eliminar, sin afectar la base de datos.
1.1.11. Actualizar la Tabla dinmica:

Al modificar los datos de la base de datos origen, la tabla dinmica no refleja automticamente los cambios, para lograrlo haga lo siguiente: A) Actualizacin de slo valores: Cinta Opciones Actualizar; o <Alt +F5>, O, En cualquier celda de la tabla dinmica, clic derecho Actualizar. Los cambios a los valores de la base de datos se reflejan en la tabla dinmica. Si es necesario, la tabla se redisea cambiando su rango utilizado.

B) Actualizacin de registros: Si la modificacin no es a valores sino que se agregaron o eliminaron registros, debe redefinir el rango de la base de datos origen, siga los pasos siguientes: 1. Cinta Opciones Cambiar origen de datos.

2. Actualice el rango de la base de datos, ya sea teclendolo o arrastrndolo en la hoja, para considerar el cambio en la cantidad de registros. 3. Clic al botn Finalizar. Los cambios al tamao de la base de datos se reflejan en la tabla dinmica. Si es necesario, la tabla se redisea cambiando su rango utilizado.
1.1.12. Filtrado de datos:

As como en la base de datos o lista donde puede aplicar filtros automticos directamente a sus campos, en una tabla dinmica puede hacer lo mismo para cualquier campo de diseo esto es, en el rea de Fila, Columna o Pgina de la tabla dinmica. A) Para filtrar un campo del rea de Filas o Columnas: 1. Cada campo tiene una lista desplegable, similar al Autofiltro. 2. Despliegue el campo deseado y desmarque los elementos por excluir. Estos son criterios mltiples aplicados a un mismo campo. B) Para filtrar un campo del rea de Pginas: 1. Use los campos de Pgina para filtrar toda la tabla dinmica, por ejemplo, coloque el campo Zona en el rea de Pginas. 2. Despliegue su lista y seleccione la zona 3. La tabla se redisear, considerando todas las dems zonas Filas, Columnas y Datos. Nota: Por omisin, este filtrado es de criterio nico. Si requiere que sea mltiple, marque la opcin Seleccionar varios elementos.
Marque esta opcin

Para poder seleccionar varias opciones.

1.1.13. Informe de pginas:

Esta herramienta guarda como informes separados en hojas de clculo individuales cada pgina de su tabla dinmica, por ejemplo, si tiene una tabla dinmica analizando las ventas por cada clienteservicio y desea enviar por email los informes por cada zona a los correspondientes gerentes, siga estos pasos:

1. Coloque el campo Zona en el rea de pginas. 2. Asegrese que en su lista muestre (Todas). 3. Cinta Opciones gpo. Tabla dinmica Opciones Mostrar pginas de filtro de informe.

4. En este dilogo, seleccione el campo Zona y Aceptar. Se generan hojas de clculo con las tablas dinmicas para cada zona, las cuales puede mandar individualmente por e-mail a los respectivos gerentes.
1.1.14. Agrupacin de datos:

As como las fechas (por periodo) podemos agrupar campos de texto (por categoras) o campos numricos (por rangos), por ejemplo en campo Zona en el rea Filas de la tabla dinmica, siga estos pasos: 1. En el campo de Zona, seleccione las celdas con las zonas 1 y 2 (los elementos a agrupar). 2. Clic derecho Agrupar Se genera el sub-campo Zona2 basado en el campo Zona con el elemento Grupo1. 3. Repita para las zonas 3-4 y las zonas 5-6. Su tabla quedara as:

Seleccione los elementos a agrupar

Para hacer clculos con los grupos, vea el tema Subtotales, ms adelante.
1.1.15. Subtotales:

Excel automticamente agrega filas de subtotales para cada grupo y de Total general a una tabla dinmica. Los subtotales calculan los resultado de los elementos agrupadores (esto es, los ms externos) cuando existe ms de un campo en el rea de Filas o Columnas.
Total General Subtotales

Total General

A) Para mostrar u ocultar los Totales generales: 1. Cinta Opciones gpo. Tabla dinmica Opciones, ficha Totales y filtros. 2. Marque o desmarque Mostrar totales generales de las filas. 3. Marque o desmarque Mostrar totales generales de las columnas. 4. Aceptar. B) Para mostrar u ocultar las filas o columnas de Subtotales: 1. Seleccione la celda del campo agrupador, por ejemplo: Cliente agrupando a Servicios. 2. En l, clic derecho Subtotal nombre del campo C) Para mostrar u ocultar los detalles de un grupo: 1. Para mostrar u ocultar los detalles de todos los elementos de un campo agrupador, por ejemplo: Cliente agrupando a Servicios, seleccione el campo Cliente (agrupador) y en cinta Opciones, seleccione: Expandir todo el campo o Contraer todo el campo. 2. Para mostrar u ocultar los detalles de un elemento en especial de un campo agrupador, por ejemplo: Dafi (del campo Cliente): a. Verifique que los botones +/- estn activos, si no: cinta Opciones gpo. Mostrar u ocultar Botones +/-. b. Clic en el botn + para expandir o para contraer.

Botn +/-

Opcional: No es necesario que estn visibles los botones +/-, simplemente d doble clic en el elemento agrupador; se mostrarn u ocultarn sus correspondientes Servicios (detalles) del cliente seleccionado.
1.1.16. Funciones de Clculo:

Cada celda en el rea de datos (clculos) de una tabla dinmica contiene el resultado de un clculo que resume los datos de la base de datos origen. Si el campo es numrico, por omisin se aplica la funcin SUMA; si el campo es de texto se aplica la funcin CUENTA. Para cambiar la funcin de resumen, siga estos pasos: 1. Seleccione una celda con resultado, del campo requerido, en el rea Datos. 2. Cinta Opciones gpo. Campo activo Configuracin de campo; o en l clic derecho Configuracin de campo de valor. Aparece el dilogo Configuracin de campo de valor.

Cambie la funcin de resumen.

3. En la ficha Resumir por:, seleccione la nueva funcin de resumen deseada. 4. Aceptar. La funcin slo se aplica a este campo de Datos, debido a que puede haber ms de un campo en el rea Datos incluso este mismo campo (de la base de datos) ms de una vez, puede usar una funcin de resumen diferente para cada campo.
1.1.17. Anlisis avanzado:

Para obtener clculos ms sofisticados podemos cambiar el tipo de clculo en los campos del rea de datos, basndose en resultados de otras celdas en la misma rea de Datos. Para cambiar el tipo de clculo de un campo de datos, siga estos pasos: 1. Seleccione una celda con resultado, del campo requerido, en el rea Datos. 2. Cinta Opciones gpo. Campo activo Configuracin de campo; o en l clic derecho Configuracin de campo de valor. Aparece el dilogo Configuracin de campo de valor. 3. Ficha Mostrar valores como:

Cambie el tipo anlisis entre los datos.

4. En la lista desplegable seleccione el tipo de clculo que desee, por ejemplo: % del total. Algunos tipos de clculo necesitan ms informacin como el Campo base y el Elemento base. [Vea tabla ms abajo]. 5. Aceptar. El informe (con la opcin % del total) mostrar los porcentajes con respecto al gran total (esq. inf. der.), en vez de los valores de importe:
Muestra % sobre el Gran total, en vez de importes.

Los tipos de anlisis y lo que devuelven, se enlistan a continuacin (en orden de dificultad):
Anlisis 1. % del total 2. % de la fila 3. % de la columna 4. Total en Resultado Presenta los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de todos los datos del informe de tabla dinmica. Presenta todos los datos de cada fila como un porcentaje del total de cada fila. Presenta todos los datos de cada columna como porcentaje del total de cada columna. Visualiza los datos de elementos sucesivos como un total Acumulado. Deber seleccionar el campo (Base) cuyos elementos desee mostrar en un total acumulado.

5. Diferencia de

Muestra todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y del Elemento base especificados. 6. % De Muestra todos los datos en el rea de datos como un porcentaje del valor del Campo base y del Elemento base especificados. 7. % de la diferencia de Muestra todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y del Elemento base, pero presenta la diferencia como un porcentaje de los datos base. 8. ndice Presenta los datos utilizando los siguientes algoritmo: (Valor de Celda X Suma Total General) / (Suma Total de Fila X Suma Total de Columna) Para los tipo del 5 al 7, El campo base y el elemento base proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado. 1.1.18. Campos Calculados:

As como se generan sub-campos a partir de campos directos de la base de datos origen y que se manejan en forma independiente, como por ejemplo el campo Trimestres a partir del campo Fecha, tambin podemos agregar a la tabla dinmica campos personalizados con frmulas que procesen valores de los campos de la base de datos origen. Por ejemplo si en la base de datos existe el campo Ventas (incluido el IVA), podemos crear un campo calculado IVA para obtenerlo a partir de aquel. Siga estos pasos: 1. Seleccione una celda en el informe de tabla dinmica. 2. Cinta Opciones gpo. Herramientas Frmulas Campo calculado...

3. En el cuadro Nombre, teclee: IVA 4. En el cuadro Frmula, introduzca: = 5. Utilice los datos del campo Venta en la frmula, seleccionndolo de la lista Campos y, luego, clic en Insertar campo. 6. Complete la frmula agregando: /1.15*0.15 La frmula completo debe quedar as: =Venta/1.15*0.15 7. Clic en el botn Sumar, para agregarlo. 8. Aceptar.
Campo calculado (agregado) Suma de IVA en base a los importes de las ventas.

9. Si es necesario, mueva el campo calculado: arrastrando una de las celdas de encabezado (Suma de IVA) a la posicin deseada antes o despus de otros campos en rea Datos por ejemplo, arriba de Suma de Venta. Nota: Estos campos se manejan igual que cualquier otro campo de la tabla dinmica, por ejemplo: puede cambiarle la funcin de resumen o el tipo de clculo personalizado.
1.1.19. Grficas dinmicas:

Una grfica dinmica es una versin visual de la tabla dinmica. Las grficas dinmicas se crean a partir de tabla dinmica y se colocan en una hoja de grfico nueva en el libro de trabajo. Al igual que las tabla las grficas dinmicas tienen campos dinmicos que pueden arrastrarse desde al barra de herramientas y moverse alrededor del rea de la grfica. Tambin puede modificar las funciones usadas para analizar datos en una grfica dinmica. Un informe de grfica dinmica, tiene asociada una tabla dinmica. De hecho, la recomendacin es que primero genere una tabla dinmica con el diseo deseado y, a partir de esta crear la grfica dinmica. Siga estos pasos: 1. Una vez creada la tabla dinmica [Vea 2.2.2. y 2.2.3.], seleccione una celda dentro de ella, por ejemplo: las Ventas por Servicio Trimestre en todas las Zonas:

2. Cinta Opciones gpo. Herramientas Grfico dinmico.

Seleccione Grupo y Subgrupo.

3. Seleccione Grupo y Subgrupo: por ejemplo, Columna y Columna agrupada 3D, respectivamente. 4. Clic en Aceptar. Se inserta un objeto flotando sobre la hoja conteniendo la grfica cuyas barras son la representacin grfica de los datos numricos de la tabla dinmica asociada, y cualquier cambio hecho a esta grfica se refleja en su tabla, o viceversa. 5. Redisee la grfica: a. En la Leyenda, clic derecho Formato de leyenda, ficha Opciones de leyenda, marcar Inferior y cerrar.

b. Seleccione el rea del grfico y en cinta Formato Estilo visual Efecto sutil - nfasis 6 (naranja tenue). c. En el rea del grfico, clic derecho Tamao fuente = 12 y Negrita. 6. Muestre la cinta de opciones Analizar:

7. Asegrese de que est activo el botn Filtro para grfico dinmico: aparece en la parte derecha el Panel de filtros del grfico dinmico. La hoja debe tener una presentacin similar a la siguiente:

rea de Pginas rea de Categoras rea de Series rea de Datos

Las reas de la grfica dinmica estn asociadas a las reas de la tabla dinmica: Categoras se relaciona con Filas y Series con Columnas. Los campos de la grfica dinmica se analizan por medio del Panel de filtros del grfico dinmico, con la misma lgica que como se hace directamente en la tabla dinmica. Los cambios se reflejan en su tabla dinmica asociada y viceversa.