Ing.

Hugo Gilberto Garca Guerra

Objetivos
Definir el campo de trminos, registro, tabla, base de

datos relacional, clave principal y clave externa Crear una base de datos en blanco Identificar los componentes de la ventana de Microsoft Access Crear y guardar una tabla en vista Hoja de datos Introducir los nombres de los campos y registros en vista hoja de datos Abrir una tabla mediante el panel de navegacin
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Objetivos
Abrir una base de datos Access Copiar y pegar los registros de otra base de datos

Access Navegar en una tabla de la base de datos Conocer que es una consulta sencilla y como recorrerla Conocer que es un formulario sencillo y como utilizarlo Conocer que es un un informe sencillo Aprender a manejar una base de datos (compresin, copias de seguridad y restaurar la base de datos)
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Conceptos bsicos
TABLA una coleccin de

registros relacionados
REGISTRO una coleccin de

datos referentes a un tema. (un rengln de la tabla)

CAMPO es la unidad bsica

Juan

714-6566

j@hotmail

de informacin(una columna de la tabla)

Nombre

Organizacin de los datos

TABLA (el grupo de registros intererelacionado) CAMPO (nombre de la columna) REGISTRO (un rengln) DATO (una celda)

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Ejemplo de tabla
Campos Registros

Nombre E-mail Juan Ana Luisa Juan@hotmail.com

AnaMa@hotmail.com

Telefono
714-6566 714-8995 714-3017

Direccin Mina 11 Peru 14 Juarez 19

LAT@hotmail.com

Modelo lgico
El diseo lgico de una base de datos es un modelo

abstracto de la base de datos desde una perspectiva conceptual. En el modelo lgico definimos las tablas que emplear la base de datos.
Alumno Materia Calificacin Fecha

Bases de datos
Una coleccin de tablas relacionadas se llama base de

datos relacional. Los registros en las tablas se relacionan a travs de un campo comn. Una clave principal es un campo cuyos valor identifica de manera exclusiva cada registro de una tabla. Es usual incluir la clave principal de una tabla como un campo en una segunda tabla (para formar una relacin entre las dos tablas), y se denomina clave externa en la segunda tabla
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Clave primaria y Clave Externa

En el ejemplo IDMateria es la clave primaria de la tabla

Retcula, y es clave externa en la tabla Calificaciones.

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Clave primaria
Una clave primaria es una clave nica

que define unvocamente a todos los dems atributos de la tabla, para especificar los datos que sern relacionados con las dems tablas. Slo puede existir una clave primaria por tabla. Ningn campo de la clave primaria puede contener valores nulos (NULL).
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Partes de la pantalla de Acces

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Crear una tabla (vista hoja de datos)

Haga clic en la pestaa Crear en la Cinta de opciones En el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla

Acepte el valor predeterminado ID como campo clave principal con el tipo de datos Autonumrico (o cambie el nombre del campo y cambie su tipo de datos, si es necesario) Haga doble clic en Agregar nuevo campo de la

columna encabezado, y luego escriba el nombre del campo que desea agregar. Pulse la tecla Tab o la tecla Enter para aceptarlo
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Crear una tabla

Agregue todos los campos a la tabla escribiendo los nombres de

campo en los encabezados de columna y pulsando la tecla Tab o la tecla Enter para pasar a la siguiente columna. En el primer rengln por debajo de los nombres de campo, introduzca el valor de cada campo en el primer registro, al pulsar la tecla Tab o la tecla Enter para pasar de un campo a otro. Despus de ingresar el valor para el ltimo campo en el primer registro, presione la tecla Tab o la tecla Enter para pasar a la siguiente fila, y luego ingrese los valores para el prximo registro. Contine este proceso hasta que haya introducido todos los registros de la tabla. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en el botn OK
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Crear una tabla

Agregue todos los campos a su mesa escribiendo los nombres de

campo en los encabezados de columna y pulsando la tecla Tab o la tecla Enter para pasar a la siguiente columna En la primera fila por debajo de los nombres de campo, introduzca el valor de cada campo en el primer registro, al pulsar la tecla Tab o la tecla Enter para pasar de un campo a otro Despus de ingresar el valor para el ltimo campo en el primer registro, presione la tecla Tab o la tecla Enter para pasar a la siguiente fila, y luego ingrese los valores para el prximo disco. Contine este proceso hasta que haya introducido todos los registros de la tabla Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en el botn OK
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Crear una tabla (vista hoja de datos)

Por ejemplo cree directamente en Access una tabla

introduciendo los datos de sus amigos cercanos

(siguiendo el procedimiento previamente citado).

paterno materno nombre1 nombre2

email

fecha_nac Casado

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Guarde la tabla
Haga clic en el botn Guardar de la barra de

herramientas de acceso rpido. En el cuadro de texto Nombre de tabla, escriba el nombre para la tabla Haga clic en el botn Aceptar (OK) Cierre Access Posteriormente abra de nuevo Access y agregue ms datos a la tabla.

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 Modifique el tipo de letra, tamao, color, apariencia,

Ver y modificar tipos de letra

alineacin, etc. en la tabla creada previamente.

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Manejar columnas
En la opcin registros podemos mostrar/ocultar

columnas, asi como congelar/descongelar columnas, ajustar ancho y alto de columnas, etc.

Experimente en su tabla

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Cambio de vista
Fcilmente podemos cambiar de

Vista de hoja de datos a Vista de diseo oprimiendo el botn correspondiente.

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Ordenar
Para cambiar la forma en que

est ordenada la lista, damos clic en una celda del campo a ordenar y despus damos clic en el botn ordenar.

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Buscar y reemplazar
Estas opciones

son similares a las de Word y Excel

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Navegando en una hoja de datos

Los botones de navegacin nos permiten navegar en la

hoja de datos. Abra la base de datos Dulce.mdb y en la hoja clientes practique con cada uno de los botones de navegacin hasta familiarizarse con ellos.

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Botones de navegacin
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Primer registro Registro anterior Registro especfico: (escriba el nmero de registro, presione ENTER) Registro siguiente ltimo registro Nuevo registro (vaco) Filtro (indica si estn filtrados los registros o no) Cuadro Buscar
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Filtro
Para ver como luce una lista filtrada, en la tabla

Clientes seleccione el apellido Garca, de clic al botn de la derecha y aplique el

Filtro de Texto
Igual a Garca

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Lista filtrada
Observe como luce la

lista filtrada.

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Buscar
En la lista sin filtrar busque Garca
Despus de que lo encuentre busque si hay otros

registros con el mismo apellido, oprimiendo el botn de registro siguiente

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Crear una tabla en modo de diseo

Vamos ahora a crear

la misma tabla en modo de diseo

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Ing. Hugo Gilberto Garca Guerra

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Crear una tabla en modo de diseo

En el cuadro Nombre de campo, escriba el nombre

para el campo, a continuacin, oprima Tab Seleccione el tipo de datos que convenga para el campo. Oprima la tecla Tab Escriba la descripcin opcional del campo. Utilice el panel Propiedades del campo para modificarlas, segn corresponda

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Definir el campo llave

Coloque el cursor en el rengln deseado y de clic al

botn Llave Primaria

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Crear tabla a partir de una plantilla

Podemos crear la tabla deseada

a partir de alguna de las plantillas disponibles en Access.

Utilice la plantilla Contactos para

crear la misma tabla con los datos de sus amigos.

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Importar tabla de Excel con datos

Access permite importar los datos y los campos (los

encabezados) de una hoja de clculo durante una operacin de importacin. Para importar datos de varias hojas de clculo, debemos repetir la operacin de importacin para cada hoja de clculo. Cuando se importan datos, Access los almacena en una tabla nueva sin modificar los datos originales de Excel.

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Importar datos desde Excel

En la opcin Datos Externos damos clic a Excel

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Importar datos desde Excel

Damos clic a Examinar y buscamos la ubicacin y el

nombre del archivo a importar

Ing. Hugo Gilberto Garca Guerra

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Importar datos desde Excel

Seguimos cada uno de los pasos que nos indica el

asistente de importacin

Nombre de la hoja de Excel que queremos importar

CAMPOS (Encabezados)

DATOS

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Importar datos desde Excel

Indicamos que tiene encabezado

Clic aqu

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Importar datos desde otras fuentes

Seleccionar la fuente

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Tabla importada
Finalmente llegamos a la tabla importada en Access y

revisamos si los tipos de campos son los que deseamos, de no ser as procedemos a cambiar el tipo de datos.

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Tabla de Excel vinculada en Access

Cuando se crea un vnculo con una hoja de clculo o un

rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que est vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o suprimir datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen.

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Tabla de Excel vinculada en Access

Es el equivalente al pegar con vinculo

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Anexar datos a los existentes

Cuando es informacin adicional que debemos agregar

Ing. Hugo Gilberto Garca Guerra

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Si importamos de Access
Podemos importar

las tablas con sus datos o bien las tablas vacas (importar encabezados y propiedades), etc. LA ESTRUCTURA DE LA TABLA
Ing. Hugo Gilberto Garca Guerra 42

Ver objetos en el panel de navegacin

Tablas
Consultas Formularios

Informes

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Compactar una base de datos

Compactar una base de datos reordena los datos y

objetos en una base de datos para reducir su tamao de archivo

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Compactar y reparar
Asegrese de que la base de datos de archivo que desea

compactar y reparar est abierta. Haga clic en el Botn de Office, seleccione Administrar y, a continuacin haga clic en Compactar y reparar base de datos.

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Copia de respaldo
Copia de seguridad de una base de datos es una copia de

la base de datos para proteger la contra una posible prdida o daos a la misma. El comando de copia de seguridad de base de datos le permite realizar una copia de su archivo de base de datos, mientras que usted est trabajando en su base de datos Para crear una copia de seguridad adicional de la base de datos, simplemente copie el archivo correspondiente y gurdelo donde en una memoria USB o en otra parte del disco duro. [con el explorador de Windows ( o Mi PC)]
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Ejercicio. Utilizar las bases de datos de ejemplo

Access dispone de una serie de plantillas,

de las bases de datos ms usuales, para crear las principales tablas con todos sus campos con unos pocos clics del ratn. Contactos Administra informacin sobre personas con las que
trabaja su equipo, por ejemplo, clientes y socios. Puede realizar un seguimiento de la informacin de nombre y direccin, nmeros de telfono, direcciones de correo electrnico e incluso adjuntar una imagen. Construya la base de datos Contactos usando la plantilla correspondiente e introduzca datos en sus tablas y pruebe sus formularios, consultas e informes.
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