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DIVISIN DE CORREO

PRODUCTOS CON IMPORTES A COBRAR. PROCESOS EN REPARTO. CIRCULAR 05-2008 Tratamiento por las Unidades de Reparto Ordinario y Unidades de Servicios Especiales de los envos nacionales e internacionales con importes a cobrar: reembolso, gravmenes aduaneros y otros. 1.- INTRODUCCIN. En la actualidad muchos envos llevan asociados importes de distinta naturaleza para cobrar al Receptor en el momento de la entrega. Se trata de una prestacin o valor aadido a ciertos productos certificados que permite al Remitente (reembolsos) y/o a otros Organismos (derechos aduana,) cobrar importes a distancia de forma segura. En los ltimos meses se han implantado y perfeccionado en las Unidades sistemas corporativos de informacin que facilitan la gestin y control de los envos que cuentan con importes asociados. Esta circunstancia, junto con la necesidad de simplificar los procesos de admisin y distribucin, hace necesario agrupar en esta circular toda la informacin referida al cobro de importes. Esta circular sustituye a la CIRCULAR 04-2005. Productos con Reembolso y se complementa con la CIRCULAR 01-2005. Envos Internacionales Gravados en Aduana, la CIRCULAR 03-2007. Reembolso Internacional. Formalidades para la Entrega Domiciliaria y la CIRCULAR 02-2008. Reparto en Canarias de Paquetera con Liquidacin de Tributos. 2.- IDENTIFICACIN Y DOCUMENTACIN DE LOS ENVOS. La identificacin de los envos reembolsos y la documentacin que les acompaa vara en funcin del origen, del canal de admisin y tipo de Cliente que realiza el depsito de los envos. 2.1. Origen nacional (excepto en Canarias envos con origen peninsular): Envos con IMPRESO M-11R. Se trata de un impreso multihoja, adherido a la cubierta del envo que recoge todos los datos necesarios para la gestin integral del proceso. Tiene un nmero de envo nico, con su cdigo de barras (RB), y consta de las siguientes copias: o Original. Viaja con el envo hasta su entrega al Destinatario, momento en que se desprende para su retorno a la Unidad y formalizar el giro. o Primera y segunda copia. Justificantes para la Oficina de origen y Remitente respectivamente, por lo que no llegan a las Unidades de Reparto. o Tercera copia. Se queda siempre adherida al envo. Es empleado por los Clientes que depositan tanto en la red de Oficinas como en las Unidades de Admisin Masiva.

5 de junio de 2008

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Etiqueta Postal Exprs.

Respecto al volcado de informacin en SGIE se pueden distinguir dos situaciones: o Envos depositados en la Red de Oficinas. El impreso tiene validacin mecnica y/o sello (rural) y los importes SIEMPRE deben figurar en SGIE. o Envos depositados en unidades de Admisin Masiva. El impreso est cumplimentado pero no tiene validacin mecnica, puede que en algn caso no figuren los importes en SGIE. En este ltimo supuesto se deben grabar, en destino, los importes manualmente en el sistema. Envos SIN DOCUMENTACIN especfica alguna. Toda la informacin aparece en la etiqueta adherida en la cubierta, no llevan ni libranza ni impreso M11-R y SIEMPRE deben figurar todos los importes en SGIE. Se trata de grandes Clientes que proporcionan en un fichero informtico todos los datos de los envos que depositan.

En ningn caso se reetiquetarn estos envos ya que se perdera la trazabilidad y se impide el retorno de informacin.

5 de junio de 2008

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2.2. En Canarias envos con origen Pennsula o Baleares: Envos VEGA. Exclusivos para el mbito territorial de Canarias. Debido a la especificidad del procedimiento se desarrolla en la CIRCULAR 02-2008. 2.3. Origen internacional: Se identifican por alguno, o varios, de los siguientes elementos o documentos: o o o o o Etiqueta del Cliente en la cubierta con toda la informacin. Libranza internacional del pas de origen. Etiqueta R-1 Etiqueta roja Importes a Cobrar (en caso de gravamen aduanero) EV-4 (en caso de gravamen aduanero ANEXO I)

Es posible que estos envos cuenten en su cubierta con varios cdigos de barras que tienen distintos usos (cdigo del propio Remitente, nmero del pas de origen, cdigos de encaminamiento, etc...). Es muy importante identificar el cdigo correcto a efectos de su tratamiento en SGIE. SIEMPRE deben figurar TODOS los importes asociados y los datos del Remitente en SGIE. IMPORTANTE: Los importes que figuran en la cubierta o documentacin del pas de origen pueden ser inferiores a los que aparecen en SGIE por la cuanta de los derechos de giro que se calculan a su entrada en la red de Correos. El EPG y EMS nunca llevan como importe asociado el reembolso.

Etiqueta Importes a Cobrar. Envo gravado en Aduana

Etiqueta R-1 Reembolso Internacional

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3.- TRATAMIENTO EN LAS UNIDADES DE REPARTO. Con el fin de conseguir los niveles ptimos de calidad en los procesos de reparto es preciso centrar la atencin, a efectos de estos envos, en las siguientes operaciones: Antes del reparto. RECEPCIN: La Unidad de Reparto recibe diferenciados desde su Centro de Tratamiento los envos con importes a cobrar. Se debe comprobar que figuran todos los envos anotados en la documentacin del despacho, y si hubiese discrepancia se levantar acta con las formalidades habituales. En el caso de envos con origen internacional no es precisa la intervencin de la Oficina. Todos estos envos deben tener en SGIE sus importes en euros y con los derechos de giro ya calculados. ALTA EN UNIDAD Y VERIFICACIN DE IMPORTE: Excepcionalmente, en algunos casos se producen incidencias en el tratamiento de los importes a cobrar motivadas bien por la ausencia de los importes en SGIE o bien por la diferencia entre los datos que figuran en la cubierta del envo o documentacin y los que refleja el sistema. Para resolver estas situaciones se debe atender al punto 5.- Incidencias de esta circular. Como procedimiento general para la deteccin previa (antes del reparto) de este tipo de errores, y evitar problemas en las liquidaciones, se establece el siguiente procedimiento: 1.- Alta en Unidad. Todos los envos con importes a cobrar que llegan a la Unidad se graban en SGIE como Alta en Unidad. o Envos con importes en SGIE: no es necesario introducir ningn dato adicional, ya que SGIE recupera automticamente los datos del envo. Cualquier dato del envo que se grabe manualmente no ser tenido en cuenta y se sustituir por el que figure previamente en SGIE. o Envos que pueden no tener importes en SGIE (slo M-11R sin validacin mecnica y/o sello): excepcionalmente se debe seguir introduciendo en SGIE el tipo de producto y su importe en cualquier caso. Y si, adems, por falta de cdigo de barras se hubiese etiquetado en destino (etiquetas blancas con cdigo que comienza por CD9) se debe cumplimentar tambin el nmero de origen y la Oficina de origen. Si lleva cdigo de barras nunca se debe volver a etiquetar. 2.- Verificacin de importes en SGIE. Se utiliza la opcin de men: o Control de Envos

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o Fecha de la consulta o Tipo de importe: seleccionar el que corresponda. o Situacin: seleccionar Alta en unidad de reparto. Con este listado se puede verificar mediante punteo manual si los importes de SGIE se corresponden con el de cada uno de los envos. ASIGNACIN A SECCIN: Una vez clasificados los envos a seccin se introducen en SGIE leyendo su cdigo de barras. Es necesario comprobar, una vez finalizada la asignacin de los envos a cada seccin en SGIE, que se ha recuperado correctamente la informacin asociada y que esta coincide con los datos que figuran en el envo. Durante el reparto. Se proceder a realizar normalmente los intentos de entrega establecidos para cada envo en funcin del tipo de producto de que se trate. Segn el resultado del intento de entrega se proceder como sigue: o Entregado al Destinatario: Cobrar todos los importes asociados que aparecen agregados en la Hoja de Reparto o taloncillo de SGIE. Se solicita la firma del Receptor en: Asiento de la Hoja de Entrega, taloncillo de SGIE o PDA. Adems, si lo hubiese, en el Aviso de Recibo. Adems, si la hubiese, documentacin aduanera anexa. En el caso de reembolsos internacionales recabar, adems de la identidad, el Documento Oficial de Identidad del Destinatario. Gestionar la documentacin del envo para su entrega a la Oficina: En el caso del impreso M-11R, se desprende el original del impreso multihoja . Si la hubiese, ejemplar de documentacin aduanera anexa. Entrega del envo al Receptor y, si la tuviera, su ejemplar de la documentacin aduanera anexa. o Avisado. Se cumplimentar, siguiendo el procedimiento habitual y en ese mismo momento, un Aviso de Llegada para el Destinatario. A la vuelta del reparto. Se proceder a la liquidacin normal en SGIE de los envos y sus importes. Segn el resultado del intento de entrega se proceder como sigue:

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o Entregados (cobrados) al Receptor. Se liquidarn a la Oficina por el procedimiento habitual: Los importes cobrados. Documentacin que proceda de los envos: originales del impreso M11-R, documentacin aduanera, etc. Adems del Cuadre de la Unidad, se adjuntar el listado SGIE de envos reembolso cobrados obtenido a travs de la opcin del men Control de Reembolsos. o Avisados. Se entregan/cursan los envos a la Oficina de Lista junto con el despacho SGIE donde se relacionan. o Devolucin/reexpedicin. Se seguir el procedimiento establecido para estos envos.

4.- ADMISIN POR LOS SERVICIOS RURALES. Los Servicios Rurales remitirn a la Oficina Postal de la que dependen la primera copia del multihoja M11-R de los envos reembolso que admitan, con el fin de que esta los grabe en IRIS y quede incorporada la informacin asociada en los sistemas informticos corporativos.

5.- INCIDENCIAS. 5.1. Origen nacional (excepto Canarias envos origen Pennsula o Baleares): Si no figuran los importes en SGIE de envos con M-11R admitidos en la Red de Oficinas (validados) o de envos de grandes Clientes sin documentacin especfica, se debe abrir incidencia en el CAU (RICO: 22525). Transcurridos 5 das hbiles sin aparecer los importes en SGIE se devuelve el envo liquidndolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin Informacin. En caso de que durante la verificacin de importes se compruebe que no existe coincidencia entre el importe recuperado por SGIE y el que figura en la cubierta del envo se debe proceder de la siguiente manera: o Identificar la Unidad de Admisin (Oficina o Unidad de Admisin Masiva) por los datos que figuran en SERADE provenientes de la interface, y buscar su correo electrnico en la lista de direcciones del correo electrnico o en la intranet corporativa en el Localizador de Oficinas que se encuentra en la parte superior derecha: http://intranet.correos.es/portada/empleados_oficinas.asp o Comunicar por correo electrnico a dicha Unidad de Admisin la divergencia de importes del reembolso, segn el siguiente formato:

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ASUNTO: Incidencia de Importe de Reembolso TEXTO: Informe sobre incidencia en importe de reembolso Datos del envo: Nmero de origen: Oficina de Origen: Fecha de admisin: Importe en cubierta: Importe en SGIE: Tipo de producto: (muy importante para localizarlo en IRIS) Datos de identificacin del comunicante: Nombre de la Unidad: Nombre y apellidos: o La Unidad de Admisin proceder, previa verificacin de la informacin, a modificar el importe del envo en el sistema manteniendo el mismo cdigo de envo. o La Unidad de Admisin comunicar, respondiendo a este correo en el plazo mximo de 24 horas, la correccin en IRIS del importe solicitado, mediante alguna de las siguientes respuestas: Ha sido corregido el importe en IRIS/SGIE siendo el correctoeuros El importe correcto es el que figura en el sistema siendo de euros La admisin del envos no ha sido realizada en esta oficina o bien el nmero es incorrecto y no le corresponde su resolucin. Al da siguiente de recibida la comunicacin de la Unidad de Admisin, la Unidad de Reparto consultar el envo en SGIE para verificar si se ha corregido la incidencia y, si procede, se iniciar su tratamiento como si de un envo nuevo se tratase, para realizar los intentos de entrega a domicilio que correspondan. o Si no hubiera respuesta de la Unidad de Admisin en el plazo de cinco das se deber realizar una segunda peticin de resolucin de Incidencia de importe de Reembolso, Segunda Peticin con copia al correo de la Gerencia de Zona o Jefe Zonal de Logstica, segn corresponda, que deber intervenir para que se resuelva. o Transcurrido un plazo de diez das sin respuesta desde la primera comunicacin de incidencia se devolver el envo reembolso al Remitente indicando en la cubierta como causa de devolucin Incidencia de Importe de Reembolso y liquidndolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin informacin.

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En el caso en que sea imposible la identificacin de la Unidad de Admisin o la comunicacin con ella, se proceder a devolver el envo al Remitente lo antes posible, liquidndolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin Informacin. En los envos con reembolso, que no se encuentren por interfase en el sistema SGIE, si no hubiese coincidencia entre el importe que aparece en el M11-R con el que figura en la cubierta del envo se considera correcto este ltimo. En caso de que faltase el M11-R, cuando procediese llevarlo, se tomarn del envo todos los datos necesarios (remitente y su direccin postal, destinatario e importe) para la confeccin del mismo y se enviarn a la Oficina de la que se dependa junto con el importe del reembolso. Tampoco se podr modificar el importe de la cubierta del envo aunque no coincida con el que nos ha confirmado la Unidad de origen. En este caso, se har ver al Receptor que el importe correcto es el del sistema informtico y que aparece en la Hoja de Reparto. Todas las incidencias de importes de reembolsos debern ser archivadas como parte de la documentacin de SGIE. 5.2. En Canarias envos con origen peninsular o Baleares: Envos VEGA. Exclusivos para el mbito territorial de Canarias. Debido a la especificidad de las incidencias se desarrollan en la CIRCULAR 02/2008. 5.3. Origen internacional: En caso de que durante la verificacin de importes se compruebe que no existen TODOS los importes o que no existe coincidencia entre el importe recuperado por SGIE y el que figura en la cubierta o documentacin del envo, con la salvedad ya comentada de que la diferencia se deba a los derechos de giro, se debe proceder de la siguiente manera: o Envos gravados por la Aduana. Se debe abrir incidencia en el CAU (RICO: 22525). Transcurridos 5 das hbiles sin aparecer los importes en SGIE se devuelve el envo liquidndolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin Informacin. o Resto de envos. Comunicar la incidencia al correo electrnico: barajas.internacional@correos.es con el siguiente formato: ASUNTO: Incidencia de Importe de Reembolso TEXTO: Informe sobre incidencia en importe de reembolso

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Datos del envo: Pas de origen. Nmero de Origen. Importe en cubierta. Importe en SGIE. o En cualquiera de los casos, transcurrido un plazo de cinco das sin respuesta desde la primera comunicacin de incidencia se devolver el envo indicando como causa de devolucin en la cubierta Incidencia de Importes y liquidndolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin informacin. No se debe entregar ningn envo en que la cantidad cobrada no coincida con la que el sistema SGIE indica en la Hoja de Reparto o en el taloncillo.

6.- PUBLICIDAD DE LA CIRCULAR. Se debe dar a esta Circular la mxima difusin para conocimiento de todo el personal encargado de su puesta en prctica, especialmente a los responsables de las Unidades, y todo su personal dependiente. Esta Circular est publicada en la Intranet de Correos para su consulta.

Madrid, 5 de junio de 2008

EL SUBDIRECTOR DE DISTRIBUCIN

EL SUBDIRECTOR DE TRANSPORTES

Magn Blanco Gonzlez

Jos Tola Garca

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ANEXO I

5 de junio de 2008