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11 MARCAS DE AUDITORIA Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o su analtica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora. ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE:

AUDITORIA A:

MARCA ^

SIGNIFICADO Confrontado con libros Cotejado con documento Correccin realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitos

S SI SIA SC S Y

Solicitud de confirmacin enviada Solicitud de confirmacin recibida inconforme Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero aclarada Solicitud de confirmacin recibida conforme Totalizado Conciliado Circularizado Inspeccionado

ndices y Marcas de los Papeles de Trabajo del Auditor Dentro de la realizacin de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligacin de incluir dentro de estos una serie de smbolos o abreviaciones alfabticas que permitan que su trabajo se encuentre ms organizado y con una clara relacin entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como ndices y los smbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoria; a continuacin incluyo una explicacin y muestro cuales son los ms usados. Espero sean de gran utilidad para sus papeles de trabajo NDICES Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de Auditora" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes:

ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes.

ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y a las cdulas analticas dos letras maysculas. ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna una letra mayscula a las cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional. ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100. ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el cdigo correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de las hojas de trabajo tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de las cdulas sumarias tendra dos dgitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede tener de 4 a 6 dgitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del ndice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico: NDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO BG/1 BG/2 BG/3 NDICE NUMERICO PUC 1 2 3

NOMBRE DE LA CDULA Balance General Activo Balance General Pasivo Balance General Patrimonio

TIPO DE CDULA Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo

Estado de Resultados Ingresos Estado de Resultados Egresos Estado de Resultados Costo de Ventas DISPONIBLE CAJA GENERAL Caja General Oficina Principal Caja General Sucursal A CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Caja Menor Oficina Principal Caja Menor Sucursal A BANCOS Banco X Cuenta nnnnn1 Banco X Cuenta nnnnn2 Banco Y INVERSIONES ACCIONES Acciones Z DEUDORES CLIENTES Cliente A Cliente B INVENTARIOS MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Articulo M Articulo N PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS TERRENOS Terreno P Terreno Q CONSTRUCCIONES EN CURSO Construccin W CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Edificio R INTANGIBLES CRDITO MERCANTIL

Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Analtica Sub-analtica Sub-analtica Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sumaria Analtica Sumaria Analtica

PyG/1 PyG/2 PyG/3 A A1 A1/1 A1/2 A2 A2/1 A2/2 A3 A3/1-1 A3/1-2 A3/2-1 B B1 B1/1 C C1 C1/1 C1/2 D D1 D1/1 D1/2 E E1 E1/1 E1/2 E2 E2/1 E3 E3/1 F F1

4 5 6 11 110505 110505-01 110505-02 110510 110510-01 110510-02 111005 11100501-01 11100501-02 11100502-01 12 120505 12050501 13 130505 130505-001 130505-002 14 1435 143505-001 143505-002 15 150405 150405-01 150405-02 150805 150805-01 151605 15160501 16 160505

MARCAS Marca Alfa Marca Beta DIFERIDOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Intereses Seguros y Fianzas VALORIZACIONES DE INVERSIONES EN ACCIONES OBLIGACIONES FINANCIERAS SOBREGIROS BANCO X Cuenta nnnnnn1 Cuenta nnnnnn2 SOBREGIROS BANCO Y PAGARS BANCO X PAGARS BANCO Y PROVEEDORES PROVEEDORES NACIONALES PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C CUENTAS POR PAGAR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR RETENCION EN LA FUENTE IVA RETENIDO RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA ACREEDORES VARIOS IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR

Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica

F2 F2/1 F2/2 G G1 G1/1 G1/2 H H1 AA AA1 AA1/1 AA1/2 AA2 AA3 AA4 BB BB1 BB1/1 BB1/2 BB1/3 CC CC/1 CC/2 CC/3 CC/4 CC/5 DD DD/1 DD/2

160510 160510-01 160510-02 17 1705 170505 170520 19 190505 21 21050101 21050101-01 21050105-05 21050102 210510-01 210510-02 22 220505 220505-01 220505-02 220505-03 23 2335 2365 2367 2370 2380 24 240405 2408

DE INDUSTRIA Y COMERCIO OBLIGACIONES LABORALES SALARIOS POR PAGAR CESANTAS CONSOLIDADAS INTERESES SOBRE CESANTAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS INDEMNIZACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES CESANTAS INTERESES SOBRE CESANTAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO RESULTADOS DEL EJERCICIO RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. SUPERAVIT POR VALORIZACIONES MARCAS DE AUDITORIA

DD/3 EE EE/1 EE/2 EE/3 EE/4 EE/5 EE/6 FF FF1 FF2 FF3 FF4 GG GG1 GG2 GG3 GG4 GG5 GG6

2412 25 2505 2510 2515 2520 2525 2540 26 201005 201010 201015 201020 31 32 33 34 36 37 38

Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora. ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES COSTA LTDA.

CLIENTE: MARCA ^ S SI SIA SC S Y SIGNIFICADO Confrontado con libros Cotejado con documento Correccin realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitos Solicitud de confirmacin enviada Solicitud de confirmacin recibida inconforme Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero aclarada Solicitud de confirmacin recibida conforme Totalizado Conciliado Circularizado Inspeccionado

AUDITORIA A: