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Evolucin de los sistemas de Administracin de Proyectos

La implantacin de sistemas de Administracin de Proyectos en la organizacin ocurre en fases incrementales, es decir, es una disciplina que se va adquiriendo con la implantacin de procesos, con el uso de herramientas y con la definicin de una cultura. Existen diferentes modelos de la evolucin de acuerdo a los estudios realizados, uno de ellos es el Modelo de tres fases definido en conjunto por el Software Engineering Institute y el Project Management Institute. A continuacin se presentan las fases y las actividades que se realizan en la evolucin:

Fase 1: Uso Ad Hoc Inicio por un individuo o departamento:


En esta etapa un individuo o departamento hace conciencia de que los proyectos no se estn realizando de manera adecuada y decide realizar acciones que permitan un mejor cumplimiento. En ocasiones se obtienen productos finales adecuados pero en tiempos excesivos o fuera de los presupuestos establecidos.

Uso de una o ms herramientas bsicas de la Administracin de Proyectos:


El individuo o departamento inicia tomando acciones individuales como el uso de procedimientos formales, la aplicacin de metodologas, el uso de herramientas computacionales o la capacitacin en disciplinas administrativas

La alta administracin no participa (o muy poco) en la decisin de usar herramientas :


La alta administracin no visualiza aun la cultura orientada a proyectos como una necesidad prioritaria y solamente apoya las iniciativas individuales En algunos casos el intento puede fallar por la falta de coordinacin entre le proyecto y los recursos

Fase 2: Aplicacin formal (De 2 a 5 aos)


En esta etapa, la alta administracin ha creado conciencia en la necesidad de orientar sus actividades hacia la estructura por proyectos y decide hacer inversiones y esfuerzos para lograrlo, algunas caractersticas de esta formalizacin son:

Se reconoce la existencia de barreras para el xito del proyecto Se reconoce la necesidad de entrenamiento en Administracin de Proyectos en cada nivel administrativo Existe una constante atencin al l producto final y al tiempo del proyecto La alta administracin se interesa en la Administracin de Proyectos e invierte en herramientas y motiva a sus empleados a tomar este nuevo enfoque Se enfatiza el control de calidad como medida de xito en el proyecto Se utiliza el concepto de cliente del proyecto, para atender en forma precisa sus requerimientos Se utiliza el concepto de cliente del proyecto El administrador del proyecto asume mayor control y dedica sus esfuerzos a la administracin y control Un grupo especializado estudia como convertir la organizacin a una estructura matricial para desarrollar proyectos en toda la organizacin La alta administracin no participa an en la seleccin y priorizacin del proyecto

Fase 3: Organizacin orientada a Proyectos (De 5 a 10 aos)


En esta fase se evidencia una clara orientacin por proyectos en el que se obtienen resultados rentables, se han apreciado los beneficios y se involucra a toda la organizacin en la disciplina. Sus caractersticas son: La alta administracin toma un papel importante en: La definicin de estrategias para el desarrollo de proyectos El desarrollo de un portafolio balanceado de proyectos en cuanto a la inversin, el riesgo y los beneficios que se obtendrn para el logro de las estrategias El establecimiento de prioridades de proyectos de acuerdo al cumplimiento de las metas de la organizacin La administracin de proyectos es parte de la cultura organizacional La empresa adopta una estructura organizacional orientada a la matriz por proyectos Se hace un balance de recursos segn las prioridades de los proyectos Se establece un estricto control financiero en cada uno de los proyectos Se utilizan manuales de polticas y entrenamiento a los participantes en cada fase del proyecto Se implanta un proceso de auditoria en la conclusin de proyectos

Enfoque actual
Actualmente, las organizaciones se enfocan al desarrollo de un proceso de Administracin de Proyectos integrado que enfoque: El esfuerzo de la organizacin hacia los proyectos enfocados al plan estratgico de la organizacin El uso de herramientas y tcnicas de la Administracin de Proyectos para instrumentar los procesos La generacin de habilidades interpersonales necesarias para el xito de los proyectos reas de integracin a las que se orienta la Administracin de Proyectos: Las reas en las que se desarrollan los esfuerzos, estn orientadas hacia la ciencia y el arte de la administracin de proyectos, siendo estas, la bsqueda del desarrollo de proyectos valiosos para la organizacin y la integracin de los mtodos y procedimientos que permitan el desarrollo rentable de soluciones. Las reas en las que deben realizarse los esfuerzos se dividen en: 1. Integracin de los proyectos con el plan estratgico de la organizacin La interrelacin entre los diferentes grupos de administradores para decidir y priorizar los proyectos que se desarrollarn El establecimiento de estrategias diseadas para las necesidades de los clientes La implantacin de las estrategias a travs de proyectos mediante: La priorizacin de proyectos La asignacin de los recursos escasos a los proyectos adecuados 2. Integracin del proceso de Administracin de Proyectos a. Aspectos tcnicos del proceso Informacin formal del proceso a cada stakeholder Planeacin, calendarizacin y control en cada proyecto b. Aspectos socioculturales del proceso Corresponde a la etapa de implantacin en la que se hace conciencia de los beneficios del producto final Combinacin de talentos de diferentes reas en una estructura matricial para lograr el xito del proyecto Administracin de la interfase con el medio ambiente como una responsabilidad del administrador de proyectos

El administrador debe balancear su atencin a ambas dimensiones del proceso