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Contenido

CARACTERIZACIN DE PROCESOS......................................................................................................... 2 IDENTIFICACIN Y GESTIN DE PROCESOS ..........................................................................2 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ....................................................................................3 CARACTERIZACIN DE PROCESOS .........................................................................................3 GESTION DE LOS PROCESOS...................................................................................................3 EVALUAR .....................................................................................................................................3 MEJORAR ....................................................................................................................................3 ANALIZAR ....................................................................................................................................3 HOJA DE MEJORAMIENTO ................................................................................................................................... 8 ELEMENTOS DE LA HOJA DE MEJORAMIENTO .......................................................................8 ANEXO 1:Analisis del proceso de Adquisicin ...............................Error! Bookmark not defined. ANEXO 2: Formularios mejorados ...............................................Error! Bookmark not defined.

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CARACTERIZACIN DE PROCESOS Permite identificacin de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definicin de las principales caractersticas del proceso facilitando su entendimiento, gestin y control de sus interrelaciones como parte de un sistema.

IDENTIFICACIN Y GESTIN DE PROCESOS 1. Identificar los procesos Procesos: Definir los subprocesos correspondientes o actividades para cada proceso 2. Identificar los dueos del proceso Son los responsables de la realizacin del proceso 3. Identificar las entradas de proceso Insumos o entradas a transformar pueden ser: a. materiales b. equipo c. informacin d. condiciones ambientales. Identificar los proveedores de las entradas (otros procesos / reas internas). 4. Identificar las salidas del proceso Producto o servicio que se crea en el proceso el cual es entregado a un cliente. Puede ser la entrada para un proceso posterior (pueden ser internos o externos a la organizacin). CARACTERISACION DE PROCESOS

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CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO DESCRIPCIN DEL PROCESO Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como informacin, documentos, solicitudes, materiales, etc. Fuente: Son los procesos internos o entes externos que generan entradas para el proceso que se est caracterizando. Actividades: son todas las tareas realizadas Salidas: Productos del proceso Clientes: Son los procesos internos o usuarios a los cuales este proceso les entrega la salida del proceso o puede ser el usuario CARACTERIZACIN DE PROCESOS Recursos: elementos que brindan el soporte necesario para ejecutar el proceso tales como equipos, maquinaria, sistemas de informacin, etc. Requisitos (de norma y legales): requisitos de la norma ISO 9001 y leyes, decretos, resoluciones, circulares o normas internas que rigen la ejecucin del proceso y que debe cumplir el proceso. Controles: mediciones y controles que requiere el proceso para garantizar su ptimo resultado. Indicadores: miden el desempeo del proceso (eficacia). DESARROLLO DE DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Los procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente claro qu pasos deben darse para realizarlo. Es decir, se hace necesaria una explicacin, fase por fase, de las actividades que componen el proceso GESTION DE LOS PROCESOS: tiene tres elementos de mejor MEJORA CONTINUA EVALUAR Definir el objetivo del proceso de forma que permita la comprensin del valor aadido del mismo respecto de su contribucin a la Misin general de la organizacin. Asignar un responsable de proceso que lidere la mejora continua de la eficacia y la eficiencia. Consensuar requerimientos cliente proveedor como primer paso para la mejora de calidad. Definir indicadores slidos y consistentes que permitan la toma de decisiones acertadas respecto de la mejora de la calidad. MEJORAR Convertir las acciones en planes detallados de mejora Llevar a cabo los planes de mejora Comparar los resultados de los indicadores con los resultados previos, comprobando de esta forma si las acciones dan la mejora esperada. Verificar la satisfaccin del cliente Iniciar un nuevo ciclo de gestin, volviendo a la fase de evaluacin. ANALIZAR Analizar las reas de mejora, utilizando herramientas de mejora de la calidad tales como: Proceso de Mejora de Calidad, Anlisis de causas raz y Simplificacin de procesos. Identificar las acciones adecuadas para garantizar la mejora del rendimiento.

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MACROPROCESO: Adquisicin de materiales PROCESO: Adquisicin de MPD CARACTERIZACION suministros de fabrica OBJETIVO

CODIGO: AD-MPD-SDF VERSION: PRIMERA y FECHA DE ELABORACION: 01 DE DICIEMBRE DE 2012

Mejorar las adquisiciones de materia primas y suministros de fbrica que sern usados en la elaboracin del producto, de tal manera que se pueda obtener materiales de calidad con bajos costos y as obtener productos competitivos en el mercado no solo por su calidad sino tambin por su precio. RESPONSABLE Gerente de compras, Jefe de produccin, Jefe. Bodega Bodeguero.

REQUISITOS LEGALES Ley de rgimen tributario interno Ley Orgnica De Aduanas Ley orgnica de regulacin y control del poder de mercado ISO 9001 POLTICAS INTERNAS DELLTEX contempla unas polticas de Compra Responsable que tiene como objetivo el mantenimiento de un estilo de gestin que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso que nos permite mantener relaciones perdurables con las ms prestigiosas marcas a nivel mundial traspasando a nuestro mercado la calidad y garanta de productos globales. 1. Mantener continuidad del abastecimiento. 2. Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales comprados. 3. Mantener los niveles de calidad de los productos. 4. Seleccionar los proveedores con las caractersticas necesarias requeridas para la empresa. 5. Atender oportunamente los proveedores. 6. Recibir muestras y cotizaciones. 7. Anlisis y aceptacin de nueva lista de precios. 8. Revisar la base de datos. 9. Visitar la competencia al medio. 10. Negociar descuentos y condiciones de pago 11. Visitar los almacenes propios de la compaa. 12. Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de demandas, 13. Verificar el cumplimiento de las rdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades. 14. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. 15. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa.

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MACROPROCESO: Adquisicin de materiales PROCESO: Adquisicin de MPD CARACTERIZACION suministros de fabrica SUBPROCESOS NOMBRE DE LOS SUBPROCESOS Elaboracin del plan de compras Seleccin de proveedores Negociacin con los proveedores Elaboracin del pedido Registro y seguimiento de existencias Elaboracin informe de compras

CODIGO: AD-MPD-SDF VERSION: PRIMERA y FECHA DE ELABORACION: 01 DE DICIEMBRE DE 2012

PERIODICIDAD mensual 15 das 2 das 1 da continuo mensual

INDICADORES
TIPO DE NOMBRE DEL INDICADOR RFER. QUE MIDE FORMULA R.% APLICACIN (+) (-) FUENTE INDICADO R

PROCESO

SUBPROCESO

ADQUISICION

1
ADQUISICION

seleccin del proveedor seleccin del proveedor seleccin del proveedor

proveedor ms importante para la empresa nivel de pedidos al proveedor

compras por proveedor pedidos realizados

Valor de las compras del proveedor valor total de las compras Nmero de pedidos al proveedor nmero total de pedidos numero Trmino de pago medio total Termino de pago objetivo N de pedidos con retraso total pedidos recibidos

100%

15000 35000 05/10

42 % 50 %

dep. compras dep. compras

eficiencia

100%

2
ADQUISICION

eficiencia

termino de pago

100%

ADQUISICION

seleccin del proveedor

Cumplimient o de proveedores

ADQUISICION

5
ADQUISICION

plan de compras plan de compras

compras objetivas utilidad en compras realizadas cumplimient o de los presupuesto s de compras

pago nivel de cumplime nt de los proveedor es cumplimie nto de objetivos de compras Precio de compra Estrategia de compras Plazo de entrega

2/8
0%

25 %

dep. compras

eficiencia

2/100
Valor anual de las compras por proveedor valor de compas objetivo 100%

2% encuestas

eficiencia

150000 250000 10% 25% 15000 45000

60 % 50 %

dep. compras

eficiencia

6
ADQUISICION

Reduccin del precio de compra 100% precio del mercado Compras reales presupuesto de compras Plazo de entrega medio plazo de entrega objetivo N de proveedores activos ao anterior variacin de proveedores activos 100% 100%

entrevista

eficiencia

7
ADQUISICION

plan de compras

33 %

dep. compras

eficiencia

8
ADQUISICION

plazo de negociacin recepcin de de pedidos proveedores seleccin del proveedor proveedores activos para la empresa

10 das 15dias

66 %

encuesta

eficiencia

Eficacia global

100%

15/20

75 %

dep. compras

eficiencia

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MACROPROCESO: Adquisicin de materiales PROCESO: Adquisicin de MPD CARACTERIZACION suministros de fabrica

CODIGO: AD-MPD-SDF VERSION: PRIMERA y FECHA DE ELABORACION: 01 DE DICIEMBRE DE 2012

REGISTROS REGISTRO Copia de plan de compras Copia de solicitud de compra Copia de Propuesta de compra Copia de Orden de entrada DOCUMENTOS CDIGO PC-DLT-P SC-DLT-P PC-DTL-P OE-DTL-P KX-DTL-P NOMBRE Formato de plan de compras Formato de solicitud de compra Formato de propuesta de compra Formato de orden de entrada Formato de kardex UBICACIN Archivo de compras Archivo compras Archivo de compras Bodega

INSTRUCCIONES ACLARATORIAS:

Este es un anlisis del proceso de adquisicin de la empresa DELLTEX con el fin de estudiar el comportamiento de este proceso en la empresa, realizar mejoras al proceso, y conocer cules seran los posibles benficos futuros.

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EMPRESA INDUSTRIAL "DELLTEX" DIAGRAMA DE PROCESO MEJORADO


PROCESO : Adquisicin materia prima SUB PROCESO: Seleccin de proveedores CODIGO: 0000121-MPD-JSN OBJETIVO: Adquirir materia prima de calidad, para obtener productor innovadores y competitivos en el mercado actual ALCANCE DESDE: Orden de adquisicin HASTA: almacenaje en bodega RESPONSABLES: Gerente De fbrica, jefe de produccin, Jefe Bodega, bodegero. TIEMPO C.: 182 FRECUENCIA: semanal EFICIENCIA EN TIEMPO: 80% COSTO C.: 51.17 VOLUMEN: 2 semanales EFICIENCIA EN COSTO: 80%
ACCION

FECHA:19/11/2012

SIMBOLOGIA
operacin control transporte archivo demora decisin

TIEMPO

COSTO SOLOCIONES PROPUESTAS


Elaborar un nuevo plan de compras ms detallado

N 1 C

RESPONSABLES

ACTIVIDADES

AV

NAV AV NAV

Gerente. Fabrica y Elaborar el plan de compras Jefe. produccin Gerente. Fabrica y Jefe. produccin Seleccionan proveedores Enva una proforma al Jef. de produccin proveedor eliminado consulta a gerencia y Jef. de produccin bodega Jef. de produccin elabora la proforma Gerente. Fabrica y analizan y aprueban el Jefe. produccin pedido Jef. de produccin eliminado Jef. de produccin Jef. de produccin Jef. de produccin Asis. de contabilidad Jef. de bodega fusionado Jef. de bodega jefe de bodega Bodeguero realiza el pedido

1 m 2 3 e 4 m 5 m 6 m 7 m 8 e 9 10 c 11 12 13 15 16 17 18 m f m C

@ @

15 10 10 5 5 14 7 8 3 10 5

7,5 3 3 7,5 4,2

Realizar reuniones cada fin de mes Internet

ninguna

1,5 ninguna
ninguna ninguna implementar un registr del

Recibe el pedido revisa documentacin del prov. enva factura a contabilidad

2,1 ingreso de MP 2,4 3


ninguna

0,9 ninguna
ninguna 1,15 ninguna

Paga el pedido de telas


transporta Tela a bodega revisa y contabiliza las telas se registra en kardex almacena las telas

TOTAL

15 4,5 Ninguna 3 4,6 comprar ms computadoras 5 5,75 implementar ms perchas 80.52 20.5 41,7 10,5 Pgina 7 de 10

HOJA DE MEJORAMIENTO
Las hojas de mejoramiento permiten establecer las diferencias existentes entre la situacin actual y una situacin propuesta, buscando el beneficio tanto en tiempo como el econmico. En la hoja de mejoramiento se relaciona la situacin actual y la situacin propuesta, para luego determinar las diferencias existentes tanto en tiempos, costos, eficiencias en tiempo y costos, la frecuencia y volumen. Adems nos brinda informacin acerca del beneficio que se espera obtener con el planteamiento de soluciones y la utilizacin del beneficio.

Elementos de la hoja de mejoramiento Nombre del Proceso: Se coloca el nombre del proceso a desarrollar. Cdigo: Se refiere a la codificacin a la que pertenece el proceso. Costo: Representa el costo total del proceso mejorado en el que se incluyen tanto los costos que agregan valor AV, como los que no agregan valor NAV. Tiempo: Identifica el tiempo total del proceso mejorado, incluyen tanto los tiempos que agregan valor AV, como los que no agregan valor NAV. Eficiencia: Es el porcentaje de eficiencia en funcin de los tiempos y costos. Frecuencia: Es el nmero de veces que se efecta cada proceso, ya sea sta diaria, semanal, quincenal, mensual, anual. Problemas detectados: Son los problemas det Problemas detectados: Son los problemas detectados en el captulo anterior cuando se realiz el anlisis y otros que se hayan visto al momento de proponer la mejora. Soluciones propuestas: Son las alternativas para superar los problemas mencionados anteriormente. Situacin actual: Aqu se colocan los tiempos de la situacin actual del proceso (antes del mejoramiento). 313 Propuesta: Aqu se colocan los tiempos y costos de la situacin propuesta con las correcciones y mejoras del proceso. Diferencia: Se realiza una resta entre la situacin actual y propuesta para ver si es a favor o en contra de la empresa. Beneficio del proceso: Se coloca cual es el tiempo que ahorra la empresa en realizar los procesos. Utilizacin del beneficio: Se detalla en qu forma ser utilizado el beneficio alcanzado con el mejoramiento y este puede ser mediante la utilizacin del tiempo en otras actividades o reduccin del costo del proceso.

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HOJA DE MEJORAMIENTO

PROCESO OBJETIVO ALCANCE

ADQUISICION DE MATERIALES realizar adquisiciones de materia primas y suministros de fbrica desde: plan de compras de calidad hasta: almacenaje en bodega

SITUACION ACTUAL AV 101,5 TIEMPO NAV TOTAL AV 107 208,5 59.10 COSTO NAV TOTAL 89.5 148.6
EFICIENCIA FRECUENCIA VOLUMEN

TIEMPO 49%

COSTO 49%

semanal

1 semanales

AV

SITUACION PROPUESTA TIEMPO COSTO EFICIENCIA FRECUENCIA VOLUMEN NAV TOTAL AV NAV TOTAL TIEMPO COSTO 2 semanal semanales 80 20 100 40,72 10,45 51,17 80% 80%

SITUACION DIFERENCIAS TIEMPO COSTO EFICIENCIA FRECUENCIA VOLUMEN AV NAV TOTAL AV NAV TOTAL TIEMPO COSTO 1 semanal semanales 21.5 87 108.5 18.38 79.05 96.88 31% 31%

BENEFICIO ANUAL TIEMPO 52*1*108.5=5642

ESPERADO COSTO 52*1*96.88=5037.76

BENFICIO ANUAL

CUALITATIVO

mayor comunicacin mayor integracin personal mayor trabajo en equipo desempeo del liderazgo incremento Responsabilidad

Calculo del tiempo 52 Semanas*1 compra*108.5minutos Calculo del costo 52 Semanas*1 compra*96.88dlares

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Conclusiones Con el transcurrir del tiempo se han encontrado y puesto en prctica una serie de tcnicas y herramientas que en la actualidad son de fundamental importancia para el buen manejo de cualquier organizacin, entre esas tcnicas o herramientas tenemos el mejoramiento continuo. El mejoramiento continuo es una herramienta que en la actualidad es fundamental para todas las empresas porque les permite renovar los procesos administrativos que ellos realizan, lo cual hace que las empresas estn en constante actualizacin; adems, permite que las organizaciones sean ms eficientes y competitivas, fortalezas que le ayudarn a permanecer en el mercado. Para la aplicacin del mejoramiento es necesario que en la organizacin exista una buena comunicacin entre todos los rganos que la conforman. Recomendaciones Puede ocurrir que el esfuerzo realizado para mejorar el nivel de desempeo en un aspecto parcial de la calidad y productividad afecte las causas races que tambin impactan en otros aspectos y se producen as efectos colaterales de mejora en los mismos, debido a una sinergia de causas y efectos que multiplican entonces los resultados del mejoramiento. Es en este paso donde se ve con ms claridad la importancia en el uso de las grficas de control, las nociones de variacin y desviacin y de proceso estable, ya que, para garantizar el desempeo, dichos conceptos y herramientas son de gran utilidad. BIBLIOGRAFIA -BEER, Michael. (1992). La renovacin de las empresas. A travs del camino crtico. Mc. Graw Hill. Harvard Business Chol Press, Espaa. -Curso Reingeniera en las Empresas de Servicio. (1994). Copyright Fadi Kabboul. IESA. NETGRAFIA http://www.claseejecutiva

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