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Por la cual se establecen los procedimientos a seguir para el proceso del cierre Presupuestal, Fiscal y Contable de la vigencia 2012. EL GERENTE DEL HOSPITAL SIMN BOLlVAR EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artculo 20 del Acuerdo 17 de diciembre de 1997, expedido por el Concedo de Bogot, CONSIDERANDO: Que I~s entidades del Estado preparar el cierre FinanciJro (presupuestal- fiscal y contable) de cada vigencia, la Gerencia, con el apoyo de sus Oficinas Asesoras y de 'Gestin y el Seguimiento de la oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, se propone llevar a cabo este proceso y para ello se imparten algunas directrices generales y especificas de acuerdo al rango de las funciones de cada oficina y Grupo Funcional de la Entidad. Que Conforme a lo manifestado, se requiere del concurso y colaboracin de quienes intervienen directa o indirectamente en e! proceso financiero, para que se lleven a cabo todos los procedimientos necesarios con miras a un proceso de cierre exitoso. Que en mrito de lo expuesto, RESUELVE: A.RTCULO PR!MERO: RECONOCIMIENTO y REGiSTRO DE LOS HECHOS ECONM~COS y SOCiALES. El tiempo regular en el cual las Entidades deben medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas sociales y arnb.er.tales. la ejecucin presupuesta] y el cumplimiento de 12s metas, est circunscrito al afio fiscal (1 de enero 31 de diciembre); Conforme 2 lo expuesto, es necesaric (2112;2,' el' los Estados Financieros de la Entidad a 31 de diciembre de cada ao, el resu.tado del 100% de las coeraciones financieras \j , , administrativas celebradas en 12 viqencia: por esta razn, se solicita a todos los __.;..:.funcionarios y dems responsables de la informacin comprometidos directa o r>;
Calle 165"# 7 - 06 Telfono 6767940 .;'"' esesimonboli\/ar@gov.co . Atencin al usuario 6770230

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Por la cual se establecen los procedimientos a seguir para el proceso del cierre Presupuestal, Fiscal y Contable de la vigencia 2012. indirectamente en el proceso financiero y administrativo, preparar y entregar los informes y documentacin que les competa conforme a los roles asignados a cada dependencia.

ARTCULO SEGUNDO: SOCIALIZACIN DEL CIERRE FISCAL DE LA VIGENCIA 2012. Los Subgerentes, Profesionales y Lderes de reas y/o Grupos funcionales debern socializar oportunamente el contenido de esta circular a los ,funcionarios o colaboradores que conforman sus grupos de trabajo y a los proveedores de bienes y servicios con los cuales se tenga directa relacin en razn de las funciones desarrolladas por el rea. ARTCULO TERCEROINFORMACiN. Pargrafo pendientes sucedidos lmite para CRONOGRAMA PARA LA ENTREGA DE

1-Los informes de todas aquellas actuaciones y situaciones de legalizar, sucedidas entre enero y noviembre de 2012, o en vigencias anteriores que no se hayan legalizadas, la fecha la entrega de informacin es el 10 de diciembre de 2012.

Pargrafo 2-Los informes, correspondientes a procesos desarrollados en diciembre de 2012 y los informes consolidados de la vigencia, se fija como fecha lmite para su entrega el martes 8 de enero de 2013, con algunas excepciones que le sern socializadas a cada responsable de la informacin cuyo plazo de entrega este circunscrito a otra fecha. P2r2::r2.70 3- Receccin de benes.nedicarnentos. medico quirrgicos. debern entreqarse 21 HOs~t21 suministros, activos fijos Etc.)
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Calle 165 # ( - 06 Telfono 6767940 esesimonbolivar@gov.co Atencin al-usuario 6770230

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Por la cual se establecen los procedimientos a seguir para el proceso del cierre Presupuestal, Fiscal y Contable de la vigencia 2012.

Pargrafo 4-Prestacin de servicios. Los servicios en cualquier modalidad contratados por el Hospital Simn Bolvar debern ejecutarse antes del 30 de diciembre de 2012, con excepcin de aquellos que por su naturaleza requieren el servicio continuado, como el servicio de vigilancia, aseo, ascensores, alimentacin, fotocopiado, ETC.) Pargrafo 5- Recepcin de facturas. las facturas correspondientes a los bienes entregados y servicios prestados en diciembre de 2012 conforme a lo expuesto, deben radicarse en el Hospital Simn Bolvar con fecha lmite del 20 de diciembre del 2012 con excepcin de las facturas de servicios continuados cuya fecha lmite de recepcin en el hospital es el 2 de enero de 2013 con fecha de elaboracin del ao 2012. Pargrafo 6- Para aquellos contratos cuya ejecucin por razones extremas (entrega de bienes) se extienda hasta el 31 de diciembre de 2012, deber informarse a los proveedores la obligacin de facturar con fecha de diciembre de 2012 y radicar las facturas en las instalaciones del hospital simultneamente con la entrega de los bienes y en todo caso antes del 31 de diciembre de 2012. ARTCULO CUARTO - CIERRE DE PRESUPUESTO ANTE lA CONTRALORIA DISTR1TAL. De acuerdo a la programacin de visitas por parte de la Contralora Oistrital el hospital a determinado efectuar los siguientes cierres para la entrega de la informacin requerida: Parqrafo 1- Diciembre 26, Se debe reportar tode lo tramitado del 1 de enero a cicierncre 26 de 2012 re!ac:onanco: 1) Ultimo cheque girado. 2) Ultima Odel de Paco elaborada. 3) ultima Oisoonibi!idad oresuouesral expedida, 4) ultimo Registro Presupuestal expedida, 5) ultima orden ce/v';' servicios elaborada y debidamente firmada, 6) ultima orden de compra
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Por la cual se establecen los procedimientos a seguir para el proceso del cierre Presupuestal, Fiscal y Contable de la vigencia 2012.

elaborada y firmada y 7) Ultimo Contrato legai'izado a 26 de diciembre de 2012. Pargrafo 2- Diciembre 27 y 28 de 2012 se deben reportar diariamente los trmites ejecutados por los mismos Grupos Funcionales responsables de los procesos contemplados en e! pargrafo 1 del presente artculo. Pargrafo 3- Conforme al contenido de los pargrafos 1 y 2 del presente; artculo, el da lunes 31 de diciembre de 2012 no se debe efectuar ningn trmite que afecte los correspondientes cierres legalizados ante la Contralora Distrital.

ARTCULO QUINTO- Es parte integral de la presente Resolucin el instructivo mediante el cual se establece la responsabilidad de cada uno de los grupos funcionales en el proceso de cierre Presupuesta, Fiscal y contable de la vigencia 2012. ARTCULO SEXTO- SEGUiMIE.NTO DE lA OFICINA DE GESTiN PBLICA Y AUTOCONTROL- La oficina de Gestin Pblica y Autocontrol ser responsable del seguimiento a lo dispuesto en la presente Resolucin e informar a la Gerencia con fecha lmite del 21 de enero de 2013 sobre los resultados obtenidos por el trabajo adelantado por cada una de las reas o responsables de la :{,...q-informacin.

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Por la cual se establecen los procedimientos a seguir para el proceso del cierre Presupuestal, Fiscal y Contable de la vigencia 2012. ARTCULO SPTIMO- SANCIONESLos responsables de la informacin respondern disciplinariamente por el incumplimiento a las directrices impartidas en la presente Resolucin. ARTCULO OCTAVO- La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLACE
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VIVIANA FERNANDA MENESES ROMERO Gerente. r;.

Revis y Aprob: Rafael Mauricio Sop SOlano!)

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Proyect y elabor:

Maria Nidia Del ~'-Alvaro

Pardo Neira;;'

Calle 165;; 7 - 06 Telfono 6767940 esesimonbolivar@gcv.co Atencin al usuario 6770230