UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS INFORMATICAS

ASIGNATURA:
ANALISIS DE SISTEMAS

TEMA/TITULO DEL TRABAJO:

ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA DE FACTURACION DE LA EMPRESA MEGAFRIO

Integrantes Equipo:
JENNIFER LOPEZ TUBAY CINTHIA IZA KARINA PINCAY

Curso: 3 B NIVEL Profesor(a):

Ing. Armando Franco Pico, MEIGEN

MANTA-MANAB-ECUADOR AGOSTO, 2012

INDICE

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

I.

INTRODUCCION

II.

ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACION

III.
A. B.

DIAGNOSTICO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA SITUACION ACTUAL 1. (GRAFICO Y EXPLICACION DE FLUJO DE INFORMACION DEL SISTEMA ACTUAL)

IV.
A. B.

OBJETIVOS DE ESTUDIO
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS

V.
A.

ESTRATEGIA METODOLGICA APLICADA AL PROYECTO

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS METODOLGICOS (METODOLOGIA AGIL UTILIZADA RESUMEN Y ETAPAS) TECNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS

B. VI.

ESTUDIO DE ARTE (MARCO TEORICO)

INFORMACION DETALLADA DE: METODOLOGIAS AGILES PROGRAMACION EXTREMA (O LA UTILIZADA) DFD UML CASOS DE USO

VII.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
(REALIZAR UNA CARTA GANTT CON LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS)

Pgina 2 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

VIII.

DESARROLLO DE PROPUESTA
REPRESENTAR A TRAVES DE: 1. DFD con DICCIONARIO DE DATOS (datos o campos) 2. CASOS DE USO

Pgina 3 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

IX.
1. 2. 3.

CONCLUSIONES
XXXXX YYYYY ZZZZZ

Pgina 4 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

X.
1. 2. 3.

RECOMENDACIONES
XXXXX YYYYY ZZZZZ

Pgina 5 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

I.

INTRODUCCIN

El desarrollo de sistema no es una actividad mecnica. No existen secretos mgicos para alcanzar el xito; tampoco hay herramientas, tcnicas o mtodos perfectos. Para conseguir la seguridad suficiente, han de dominarse las tcnicas precisas. Pero la aplicacin completa y consistente de dichas tcnicas an deja bastante lugar a la inspiracin. Independientemente del objetivo o funcionamiento de un negocio, todo miembro de una empresa habr de encontrarse en algn momento, con los analistas de sistemas, este no es ms que el que estudio los problemas y necesidades de una empresa para determinar cmo podran combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnologa para obtener mejoras en la empresa. Los sistemas de empresas apoyan, y a veces automatizan, las operaciones diarias. Los sistemas de informacin generan la informacin que ayuda a los directivos a resolver problemas y a tomar decisiones inteligentes. Los sistemas de empresa y de informacin evolucionan rpidamente para convertirse hoy da en un mismo sistema. Hay que tener presente que antes de estudiar el proceso de construccin de sistemas, es preciso comprender claramente el producto que se est intentando elaborar. Adems que lo que queremos es asegurar que los objetivos que establezcamos respondan a los problema y a las oportunidades que hemos descubierto en el sistema actual. Nuestro proyecto consiste en analizar el sistema actual de facturacin de mercanca y servicio de la empresa MEGAFRIO y hacerles una propuesta que automatice el sistema manual que llevan actualmente dndoles a conocer los beneficios de este sistema y los que les mejorar el surtido de mercanca, atencin al cliente y mayor eficiencia al momento de emitir y llevar un registro de facturas y cotizaciones al consumidor final.

II.

ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN

La empresa MEGAFRIO, nace de la idea de emprender como dueo de su propio negocio que brindara a las personas , empresas soluciones de servicios de instalacin , venta de equipos, mantenimiento y proyectos en todo a lo referente de Equipos de Aires Acondicionados. Dicha empresa comienza labores el mes de Diciembre del 2009, junto a su dueo el Sr. Milton Tapia Solrzano, en aquel momento la empresa solo contaba con dos personas como colaboradores del negocio los cuales se turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco fueron creciendo el negocio y se fueron integrando mas personas brindndoles una oportunidad de trabajo.

Pgina 6 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

III.

DIAGNOSTICO
A. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

El xito de una investigacin, encaminada a la solucin de un problema depende de un anlisis bien detallado, conciso y vers de toda la informacin utilizada para dicho anlisis, orientada siempre a un punto especifico el cual no podemos obviar si deseamos un resultado que determine la solucin de un problema ya que todas las empresas estn sujetas a cambios de acuerdo con los avances de la tecnologa Consientes del problema que presenta en la empresa en cuanto a la optimizacin, control y administracin de sus productos, un grupo de estudiantes de la Facultad de Informtica, ULEAM, hicimos nfasis especialmente en una empresa dedicada a : servicios referentes a Sistema de Aire Acondicionado, MEGAFRIO Este trabajo investigativo de campo pretende crear un software informtico que permita la automatizacin de procesos administrativos y de facturacin de productos y servicios, para lograr esto se analizar las diferentes necesidades y problemas de gestin, capaz de organizar una solucin a sus diferentes problemas administrativos y de servicios, la propuesta pretende mejorar y agilizar las transacciones que realiza la empresa al momento de prestar sus servicios y productos a la comunidad. Alternativas de solucion De acuerdo a la investigacin realizada en la empresa MEGAFRIO se ha logrado determinar que esta necesita de un sistema de facturacin ms eficiente para poder desempear sus actividades de manera ms rpida y confiable. Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final, comprobante de crdito fiscal, cotizaciones. Recordemos que los clientes desean una buena atencin, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan rpido son atendidos y la buena presentacin de los documentos entregados. Por medio de este nuevo sistema la calidad se va ha detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago. Ya que la empresa ha decidido adquirir nueva tecnologa entonces esta tambin debe pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante. Dicha empresa esta forzada ha cambiar para mantenerse a la par de la competencia que existe en su rama, no se puede quedar atrs, debe de estar siempre luchando en el campo de batalla. Los documentos que se emite actualmente son: la factura de consumidor final, el comprobante de crdito fiscal y la nota de crdito. Los datos que se encuentran en el interior de cada unos de los documentos se encuentra en los Anexos A-3 (factura de consumidor final), A-4 (comprobante de crdito fiscal) y A-5 (nota de crdito). Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa tambin lleva un registro de toda esta informacin por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar todos sus datos de manera ordenada. El tiempo de realizacin de las facturas puede cambiar de acuerdo al cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos.

Pgina 7 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:

izacin

Nota: Si cliente rechaza cotizacin all se termina el proceso

B. SITUACION ACTUAL Actualmente MEGAFRIO lleva la entrega de facturas, cotizaciones de mercanca y servicios manualmente, capturando y archivando las facturas de aquellos productos que compran a distribuidores haciendo la cancelacin de la mercanca sea en efectivo o cheque, otros materiales son comprados al crdito y el control que se lleva es que las facturas se tiene a la vista para ver la fecha de trmino de la mismas. Actualmente esto presenta una serie de problemas, como es la falta de un software informtico propio y que responda a sus necesidades, para que de esta manera el administrador pueda disponer de informacin precisa y fiable a la hora de invertir y tomar decisiones que mejoren y amplen los servicios y preferencias que ofrece a sus clientes, el administrador del negocio al disponer del software podr disponer de informacin de sus clientes y sus preferencias en cualquier momento, tendr un control absoluto de su mercadera y servicios, as mismo eliminar algunos costos producidos por las tareas manuales y semiautomticas de registros y facilitar la administracin del negocio aunque no se cuente con su presencia. El desarrollo de este proyecto tiene la finalidad de disear, implementar y desarrollar una solucin informtica, la misma que permitir a los desarrolladores cumplir con varias etapas de anlisis y desarrollo, se utilizaran herramientas como la investigacin de campo, la cual permitir conocer los requerimientos que la empresa necesita en el desarrollo del software, por otro lado el proyecto permitir a los desarrolladores alcanzar el objetivo principal de profesionalizacin.

Pgina 8 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

IV.

OBJETIVOS DE ESTUDIO A. OBJETIVO GENERAL

Como futuros trabajadores de la informacin, el objetivo de este trabajo es analizar la facturacin a clientes de la empresa por medio de las herramientas proporcionadas en la materia Anlisis de Sistema, por un perodo de cuatro meses y medio para satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin Mediante este trabajo se pretende entender el funcionamiento de facturacin de la empresa MEGAFRIO y tratar de facilitarlo por medio del anlisis de sistema.

B. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mejorar la rapidez de la facturacin en la empresa Hacer que la facturacin sea mas sencilla y no un obstculo para entender. Mejorar la calidad total y el servicio al cliente de la empresa. Identificar las necesidades del cliente de acuerdo a sus requerimientos. Identificar problemas a solucionar con el sistema a desarrollar. Establecer las ventajas del anlisis de sistemas en la empresa. Proponer alternativas de solucin para los problemas analizados anteriormente.

V.

ESTUDIO DE ARTE (MARCO TEORICO)

METODOLOGIAS AGILES El desarrollo de software es una actividad catica, frecuentemente caracterizada por la frase "codifica y corrige". El software se escribe con un plan subyacente mnimo, y el diseo del sistema se adoquina con muchas decisiones a corto plazo. Esto realmente funciona muy bien si el sistema es pequeo, pero conforme el sistema crece llega a ser cada vez ms difcil agregar nuevos aspectos al mismo. Adems los bugs llegan a ser cada vez ms frecuentes y ms difciles de corregir. La sea tpica de tal sistema es una larga fase de pruebas despus de que el sistema ha sido "completado". Tal fase larga de pruebas hace estragos con los planes de pruebas y depurado llegando a ser imposible de incluir en el programa de trabajo. Hemos vivido con este estilo de desarrollo por mucho tiempo, pero tambin hemos tenido una alternativa desde hace mucho: Metodologa. Las metodologas imponen un proceso disciplinado sobre el desarrollo de software con el fin de hacerlo ms predecible y eficiente. Lo hacen desarrollando un proceso detallado con un fuerte nfasis en planificar inspirado por otras disciplinas de la ingeniera.

Pgina 9 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

Las metodologas ingenieriles han estado presentes durante mucho tiempo. No se han distinguido precisamente por ser muy exitosas. An menos por su popularidad. La crtica ms frecuente a estas metodologas es que son burocrticas. Hay tanto que hacer para seguir la metodologa que el ritmo entero del desarrollo se retarda. Como una reaccin a estas metodologas, un nuevo grupo de metodologas ha surgido en los ltimos aos. Durante algn tiempo se conocan como metodologas ligeras, pero el trmino aceptado ahora es metodologas giles. Para mucha gente el encanto de estas metodologas giles es su reaccin ante la burocracia de las metodologas monumentales. Estos nuevos mtodos buscan un justo medio entre ningn proceso y demasiado proceso, proporcionando simplemente suficiente proceso para que el esfuerzo valga la pena. El resultado de todo esto es que los mtodos giles cambian significativamente algunos de los nfasis de los mtodos ingenieriles. La diferencia inmediata es que son menos orientados al documento, exigiendo una cantidad ms pequea de documentacin para una tarea dada. De muchas maneras son ms bien orientados al cdigo: siguiendo un camino que dice que la parte importante de la documentacin es el cdigo fuente. Sin embargo, ste no es el punto importante sobre los mtodos giles. La falta de documentacin es un sntoma de diferencias mucho ms profundas: Los mtodos giles son adaptables en lugar de predictivos. Los mtodos ingenieriles tienden a intentar planear una parte grande del proceso del software en gran detalle para un plazo largo de tiempo, esto funciona bien hasta que las cosas cambian. As que su naturaleza es resistirse al cambio. Para los mtodos giles, no obstante, el cambio es bienvenido. Intentan ser procesos que se adaptan y crecen en el cambio, incluso al punto de cambiarse ellos mismos. Los mtodos giles son orientados a la gente y no orientados al proceso. La meta de los mtodos ingenieriles es definir un proceso que funcionar bien con cualquiera que lo use. Los mtodos giles afirman que ningn proceso podr nunca maquillar las habilidades del equipo de desarrollo, de modo que el papel del proceso es apoyar al equipo de desarrollo en su trabajo. Explcitamente puntualizan el trabajar a favor de la naturaleza humana en lugar de en su contra y enfatizan que el desarrollo de software debe ser una actividad agradable. En las secciones siguientes se vern estas diferencias ms en detalle, para discernir lo que es un proceso adaptable y centrado en la gente, sus beneficios y desventajas, y qu se debera usar: sea como desarrollador o como cliente de software.

Qu es una Metodologa gil? Las Metodologas giles o ligeras constituyen un nuevo enfoque en el desarrollo de software, mejor aceptado por los desarrolladores de e-projects que las metodologas convencionales (ISO-9000, CMM, etc) debido a la simplicidad de sus reglas y prcticas, su orientacin a equipos de desarrollo de pequeo tamao, su flexibilidad ante los cambios y su ideologa de colaboracin.

Pgina 10 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

PROGRAMACION EXTREMA (XP)

XP (eXtreme Programing) nace como nueva disciplina de desarrollo de software hace aproximadamente unos seis aos, y ha causado un gran revuelo entre el colectivo de programadores del mundo. Kent Beck, su autor, es un programador que ha trabajado en mltiples empresas y que actualmente lo hace como programador en la conocida empresa automovilstica DaimlerChrysler. Con sus teoras ha conseguido el respaldo de gran parte de la industria del software y el rechazo de otra parte.

La programacin extrema se basa en la simplicidad, la comunicacin y el reciclado continuo de cdigo, para algunos no es ms que aplicar una pura lgica. 2. Problemas del desarrollo de software. Cules son los principales problemas a la hora de desarrollar nuestro software? Seguro que cualquiera de vosotros se ha topado alguna vez con alguno de estos problemas:

Retrasos en la planificacin: llegada la fecha de entregar el software ste no est disponible. Sistemas deteriorados: el software se ha creado pero despus de un par de ao el coste de su mantenimiento es tan complicado que definitivamente se abandona su produccin. Tasa de defectos: el software se pone en produccin pero los defectos son tantos que nadie lo usa. Requisitos mal comprendidos: el software no resuelve los requisitos planificados inicialmente. Cambios de negocio: el problema que resolva nuestro software ha cambiado y nuestro software no se ha adaptado. Falsa riqueza: el software hace muchas cosas tcnicamente muy interesantes y divertidas, pero no resuelven el problema de nuestro cliente, ni hace que ste gane ms dinero. Cambios de personal: despus de unos aos de trabajo los programadores comienzan a odiar el proyecto y lo abandonan.

XP trata de evitar estos riesgos en nuestro desarrollo de software.3. En que consiste XP ? Sus objetivos. Los objetivos de XP son muy simples: la satisfaccin del cliente. Esta metodologa trata

Pgina 11 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

de dar al cliente el software que l necesita y cuando lo necesita. Por tanto, debemos responder muy rpido a las necesidades del cliente, incluso cuando los cambios sean al final de ciclo de la programacin. El segundo objetivo es potenciar al mximo el trabajo en grupo. Tanto los jefes de proyecto, los clientes y desarrolladores, son parte del equipo y estn involucrados en el desarrollo del software.

DFD

Histricamente han surgido varios enfoques que buscan abordar de manera sistmica el anlisis de los procesos de negocios en la empresa. Los Diagramas de Flujo de Datos o DFD se encuentran entre estas tcnicas, y es el mtodo ms conocido y usado entre los Analistas en Sistemas de Informacin de todo el mundo. El objetivo fundamental de esta tcnica es la descomponer un problema complejo en otros ms sencillos y manejables, facilitando la modularidad del sistema, as como aprovechar la comunicabilidad a travs de modelos grficos. Los DFD constan de cuatro clases de elementos, que luego son instanciados en la construccin del modelo. La figura 1 muestra en una tabla sus componentes.

Pgina 12 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

UML CASOS DE USO En el Lenguaje de Modelado Unificado, un diagrama de casos de uso es una especie de diagrama de comportamiento. UML mejorado El Lenguaje de Modelado Unificado define una notacin grfica para representar casos de uso llamada modelo de casos de uso. UML no define estndares para que el formato escrito describa los casos de uso, y as mucha gente no entiende que esta notacin grfica define la naturaleza de un caso de uso; sin embargo una notacin grfica puede solo dar una vista general simple de un caso de uso o un conjunto de casos de uso. Los diagramas de casos de uso son a menudo confundidos con los casos de uso. Mientras los dos conceptos estn relacionados, los casos de uso son mucho ms detallados que los diagramas de casos de uso.

La descripcin escrita del comportamiento del sistema al afrontar una tarea de negocio o un requisito de negocio. Esta descripcin se enfoca en el valor suministrado por el sistema a entidades externas tales como usuarios humanos u otros sistemas. La posicin o contexto del caso de uso entre otros casos de uso. Dado que es un mecanismo de organizacin, un conjunto de casos de uso coherente y consistente promueven una imagen fcil de comprender del comportamiento del sistema, un entendimiento comn entre el cliente/propietario/usuario y el equipo de desarrollo.

En esta prctica es comn crear especificaciones suplementarias para capturar detalles de requisitos que caen fuera del mbito de las descripciones de los casos de uso. Ejemplos de esos temas incluyen restricciones de diseo como: rendimiento, temas de escalabilidad/gestin, o cumplimiento de estndares.

Pgina 13 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

El diagrama de la derecha describe la funcionalidad de un Sistema Restaurante muy simple. Los casos de uso estn representados por elipses y los actores estn, por ejemplo, los casos de uso se muestran como parte del sistema que est siendo modelado, los actores no. La interaccin entre actores no se ve en el diagrama de casos de uso. Si esta interaccin es esencial para una descripcin coherente del comportamiento deseado, quizs los lmites del sistema o del caso de uso deban de ser re-examinados. Alternativamente, la interaccin entre actores puede ser parte de suposiciones usadas en el caso de uso. Sin embargo, los actores son una especie de rol, un usuario humano u otra entidad externa puede jugar varios papeles o roles. As el Chef y el Cajero podran ser realmente la misma persona.

I.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CARTA GANTT CON LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

N 1 2 3 4 5 6 7

Actividades Meses-Semanas Anlisis de la problemtica Determinacin del problema Solucin del problema Cotizacin del proyecto Investigacin del proyecto Redaccin del Proyecto Diseo del nuevo sistema 1

Julio 2 3

Agosto 1 2 3 4

Septiembre 1 2 3 4

Octubre 1 2 3 4

Pgina 14 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

Pgina 15 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

II.

DESARROLLO DE PROPUESTA
DFD con DICCIONARIO DE DATOS

DFD NIVEL 0

CLIENTE

0 SISTEMA DE FACTURACION

VENDEDOR

DFD NIVEL 1
a Informacin del cliente b La informacin del cliente se carga en el sistema

CLIENTE

Pedido Crdito_cliente

1 DATOS PARA FACTURACION

2 LLENAR FACTURA

VENDEDOR
Pedido_compra

Entrega_compra

5 Entrega de Mercadera

4 Cobro del total de la factura

Cobro_compra

Pgina 16 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

CASOS DE USO

Proceso de Facturacin

TOMA EL PEDIDO

Banco

Vendedor

VERIFICA EL CREDITO

Cliente

SE LLENA LA FACTURA

ENTREGA LA MERCADERIA

FACTURA Datos del cliente Nombres y Apellidos RUC o Cdula de Identidad Direccin Telfono Correo electrnico

SE REALIZA EL COBRO

Pgina 17 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

1.- TOMA EL PEDIDO El vendedor toma el pedido del cliente. 2.- VERIFICA EL CREDITO El vendedor verifica el crdito del cliente. 3.- SE REALIZA COTIZACION El vendedor le hace la cotizacin del pedido. 4.-SE LLENA LA FACTURA Se procede a llenar la factura con los parmetros ya ingresados en el sistema de facturacin. 5.- SE ENTREGA LA MERCADERIA Se hace el respectivo envo de la mercadera al cliente 6.- SE REALIZA EL COBRO El cliente ha aceptado todos los parmetros a cancelar y se realiza el cobro.

Pgina 18 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

BIBLIOGRAFA CONSULTADA
Anlisis y Diseo de Sistema. Editorial Prentice - Hall, Mxico, 1991. 881 pg.

KENDALL, Kenneth E.

http://repositorio.utm.edu.ec/bitstream/123456789/48/1/TESIS%20COMPLETA.pdf http://www.monografias.com/trabajos61/provision-plataforma-redes/provision-plataformaredes2.shtml http://www.cs.umss.edu.bo/doc/material/mat_gral_122/DFdatos.pdf http://es.scribd.com/doc/7439654/Ejemplo-Carta-Gantt http://msdn.microsoft.com/es-es/library/dd409432.aspx http://www.inf.udec.cl/~revista/ediciones/edicion4/urrutia_jimenez.PDF

Pgina 19 de 21

SISTEMA DE FACTURACION MEGAFRIO

Pgina 20 de 21