Ao de la Integracin Nacional y reconocimiento de Nuestra Diversidad

ASIGNATURA:
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TEMA: LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA DOCENTE:

SILVA ROMERO ELMER, Dr.

Integrantes:
DAZ CARHUAPOMA LENIN ROJAS CABRALES MICHAEL GONZLES PUPPI LUIS SEGURA LUNA ENRIQUE FARRO QUESQUN HELHEN GERNIMO EGUSQUIZA DIEGO

CICLO:
2012 - I Lambayeque, Noviembre de 2012

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NDICE
Introduccin pg. 3 La Comunicacin en la Empresa... pg. 4 I. Naturaleza De La Comunicacin pg. 4 1.1. Concepto De Comunicacin... pg. 4 1.2. El Proceso De La Comunicacin... pg. 4 1.3. Retroalimentacin. pg. 7 II. 1.4. Barreras De La Comunicacin pg. 8 Redes De Comunicacin...... pg. 9 2.1. 2.2. 2.3. III. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Redes Formales.... pg. 9 Redes Informales..... pg. 10 Efectos De Las Redes De Comunicacin pg. 11 La Comunicacin Interna pg. 12 La Comunicacin Descendente. pg. 13 La Comunicacin Ascendente... pg. 13 La Comunicacin Horizontal.. pg. 14 3.4.1. Caractersticas.. pg. 15 3.4.2. Procedimientos. pg. 15 IV. Cmo Opera La Comunicacin En La Empresa En Los Siguientes Aspectos?........................ pg. 15 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. V. 5.1. 5.2. 5.3. El Clima Laboral... pg. 15 La Toma De Decisiones.. pg. 16 La Capacitacin pg. 16 El Liderazgo.. pg. 16 Concepto pg. 17 Elementos Que Intervienen En El Proceso Externo pg.17 Denominaciones... pg. 17

Cmo Opera La Comunicacin En La Empresa?................. pg. 12

La Comunicacin Externa......................................................... pg. 17

Conclusiones.. pg. 20 Bibliografa y Linkografa.... pg. 21

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INTRODUCCION
El presente informe trata de la comunicacin en las empresas ya que es muy importante por lo que esta debe estar consciente de lo esencial que es brindar un servicio de calidad, por lo que la comunicacin debe estar dentro y fuera de la empresa ya que los tiempos han cambiado ya no es como antes que todos los esfuerzos estaban dedicados al producto, a ganar ms y ser los primeros en el mercado, hoy es importante manejar la comunicacin empresarial, valorar el capital humano de su empresa y comprender al consumidor. La comunicacin se ha transformado en parte fundamental de las ciencias de la comunicacin. Para las personas y las organizaciones el comunicarse es algo natural. Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen como soporte bsico los procesos de comunicacin. A su vez, la comunicacin es la encargada de analizar estos procesos, ya que de stos se desprenden varios fenmenos importantes, y es a travs de sta que se puede mejorar la productividad y el ambiente de trabajo. La comunicacin es un proceso dinmico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado. Es un proceso que progresa en el espacio y en el tiempo, es irrepetible e irreversible. La comunicacin es una funcin de carcter estratgico y un elemento de progreso y de eficacia en el marco de la vida institucional, econmica y poltica, por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participacin en nuestras sociedades democrticas. En la empresa, la comunicacin es un elemento mediatizador que pretende convencer, persuadir, influir e informar de los objetivos que se propone. La comunicacin es una herramienta estratgica para la gestin de empresas o, dicho de otra manera, la comunicacin en la empresa es un instrumento de gestin y de direccin que, en cuanto a su definicin, funciones y aplicacin depende de las polticas, las estrategias y las posiciones que adopta una empresa en cada situacin concreta. Objetivo de la comunicacin: La comunicacin en la empresa tiene como objetivo apoyar la estrategia de la empresa proporcionando coherencia e integracin entre objetivos, los planes y las acciones de la direccin y la difusin y gestin de la imagen y de la informacin.

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LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA
I. NATURALEZA DE LA COMUNICACIN
1.1. CONCEPTO DE COMUNICACIN

Segn Keith Davis: Es el proceso de transmitir informacin y comprensin entre dos personas. Es la manera de relacionarse con otras personas a travs de datos, ideas, pensamientos y valores. sta une a las personas a partir de sentimientos y conocimiento. 1.2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIN

David K. Berlo afirma que, al comunicarnos, tratamos de alcanzar objetivos relacionados con nuestra intencin bsica de influir en nuestro medio ambiente y en nosotros mismos; sin embargo, la comunicacin puede ser invariablemente reducida al cumplimiento de un conjunto de conductas, a la transmisin o recepcin de mensajes. 1.2.1. EMISOR

Es quien abre el proceso de la comunicacin, es quien da a conocer el mensaje y lo emite. Los emisores son aquellas personas que pueden emitir mensajes para el beneficio de la comunicacin interna de la compaa y para el progreso de la entidad. Dentro del envo del mensaje existen:

Desarrollo de una idea: Es la idea que el emisor desea transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena, todos los dems pasos seran intiles. Codificacin: Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras, grficas u otros smbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor escoge el cdigo a fin de organizar las palabras y los smbolos en una forma que facilite el tipo de transmisin.

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Existen cinco principios para precisar la codificacin del mensaje: Pertenencia: El mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, grficas o los smbolos que lo componen. Sencillez: Formular el mensaje lo ms sencillo posible. Organizacin: El mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su comprensin. Concluir cada punto que se elabore. Repeticin: Los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces. Enfoque: El mensaje debe ser claro, se debe prescindir de los detalles innecesarios.

Transmisin: Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el mtodo escogido: memorndum, una llamada telefnica o una grfica personal, etc. Este paso va ligado o relacionado con el elemento del canal. 1.2.2. MENSAJE

El mensaje es la idea que el emisor transmite al receptor. Este toma en cuenta tanto el contenido, que constituye la identidad que la empresa quiere transmitir. El mensaje segn Berlo, son los productos del hombre, el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir, cifrar o poner en clave comn sus ideas. Los mensajes son la expresin de ideas (contenidos), puestas en determinada forma.

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Aspectos que deben tenerse en cuenta cuando se elabora un mensaje:

Tener en mente al receptor. Pensar el contenido con anticipacin. Ser breve. Organizar el mensaje cuidadosamente: lo ms importante debe ir al principio. As el tema ser ms claro. 1.2.3. CANALES

El canal es el medio por el cual se transmite el mensaje. Dentro de la empresa hay una infinidad da canales de comunicacin, ya sean formales, informales, personales o lugares. El canal debe asegurar el flujo de la comunicacin eficaz. Los canales formales de comunicacin son: boletines, posters, convocatorias, audiovisuales pedaggicos, ediciones internas de informacin, inserciones en el sobre de sueldo, correos electrnicos, etc. Los canales informales de comunicacin son: departamentos, secretarias, mensajeros, y estos mismos son emisores y receptores a la vez.

Tambin existen canales bsicos de la comunicacin tales como las oficinas, auditorios, cafeteras, corredores, elevadores, etc. Y otros que estn especficamente para procesos de comunicacin como salas de juntas, crculos de calidad, etc.

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1.2.4.

RECEPTOR El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la comunicacin mediante la recepcin y aceptacin del mensaje que se transmiti, y retroalimenta al emisor. Recepcin: La transmisin permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a los receptores el mensaje, que se preparan para recibir el mensaje.

Decodificacin: Es la traduccin de mensajes a una versin comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, pero es el receptor quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Para esto es importante la atencin que se le preste, ya sea al escucharlo, leerlo, etc. Aceptacin: Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptacin depende de una decisin personal, l ver si acepta una parte o todo el mensaje. Uso: El receptor hace uso de la informacin, efectuando las tareas, siguiendo las instrucciones o guardarla para el futuro u optar por otra alternativa. 1.3. RETROALIMENTACIN

Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentacin ha tenido lugar. sta completa el circuito de la comunicacin, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo da cuenta a aqul. Al no haber retroalimentacin, esto puede deberse a que el mensaje no se recibi, no se comprendi o el receptor debe indagar la falta de retroalimentacin.

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CARACTERSTICAS DE LA RETROALIMENTACIN: 1.4. til: Para enriquecer la informacin del emisor. Descriptiva: Para que sea eficaz. Especfica: De manera que indique la comprensin del mensaje. Oportuna: En el lugar y contexto adecuados. BARRERAS DE LA COMUNICACIN

El proceso de la comunicacin funciona como un sistema abierto. Por lo tanto, la informacin est expuesta a sufrir ciertas alteraciones, las cuales llamaremos barreras. Existen tres tipos de barreras, las cuales son: 1.4.1. Barreras fsicas: Interferencias, telefnicas. como suele suceder en conversaciones

Ruido: Afecta directamente al canal del mensaje, lo cual la recepcin va a ser afectada. Temperaturas extremas: comprensin del mensaje. sta afecta la capacidad de

1.4.2. Barreras semnticas: Es cuando el mensaje se entiende de distintas formas. Mensaje emisor: lo necesito lo ms pronto posibleReceptor 1: inmediatamente. Receptor 2: rpido, pero no es tan urgente. Son aquellas que ocurren cuando el emisor mezcla sentimientos, emociones, conductas, etc. en la transmisin del mensaje, lo cual afecta la recepcin de la informacin. Ejemplo: Un jefe debe dar una informacin a tres subordinados, con uno de ellos tiene mala relacin humana, por lo cual el mensaje lo transmite de mala forma.

1.4.3. Barreras afectivas:

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II.

REDES DE COMUNICACIN
La circulacin de informacin en la empresa se puede realizar de mltiples formas por las cuales debe fluir la informacin hasta llegar a sus destinatarios, lo que se denomina redes de comunicacin. En la empresa estas redes, permiten combinar las distintas direcciones que pueden tomar la informacin: ascendente, descendente y horizontal. Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e informales, surgidas espontneamente entre los trabajadores.

2.1.

REDES DE COMUNICACIN FORMAL:

Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la informacin necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. stas respetan la jerarqua empresarial. Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando as la insuficiencia de informacin, la cual sera fuente de rumores incontrolados.

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Las redes en cadena, en Y y en estrella estn enfocadas a la centralizacin de la informacin, siendo ms eficaz. En cambio las restantes son ms descentralizadas, pero aumentan el grado de satisfaccin de los trabajadores al sentirse partcipe de las informaciones transmitidas. 2.2. REDES DE COMUNICACIN INFORMAL

Aquellas que nacen espontneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el inters de los empleados. stas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces ms rpidos y eficaces que los formales.

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Sirven para realizar actividades extralaborales, tales como: culturales, de ocio, deportivas que actan como un factor integrador decisivo. 2.3. EFECTOS DE LAS REDES DE COMUNICACIN

Efectos Positivos: Aqu es donde surgen sentimientos de colaboracin y solidaridad en la cual el trabajador se siente en un ambiente laboral agradable, es ms eficiente, logrando as un beneficio positivo para la empresa. Efectos Negativos: Son la interpretacin subjetiva del emisor, quien informar desde su punto de vista o desde sus intereses personales.

Extensin de rumores. Las difusiones de chismes contra la organizacin o contra alguno de sus miembros Es funcin del camino que recorre la informacin del EMISOR al RECEPTOR, la comunicacin interna en la empresa presenta tres sentidos:

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III.

CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA?

3.1.

COMUNICACIN INTERNA

La comunicacin interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia tambin conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre s. En la empresa es bueno hacer llegar informacin a los trabajadores para que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos. La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicacin recae en los directivos. La mayora de los conflictos que surgen en las empresas se deben a la falta de comunicacin existente entre los diferentes niveles jerrquicos. Marta Williams y John Byrne Directores de The Washington Quality Group

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3.2.

LA COMUNICACIN DESCENDENTE.

sta es la ms frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura jerrquica de la empresa. Algunos canales de comunicacin ascendente son:

Boletn o peridicos de empresa. Circulares. Manuales de empresa. Tablones de anuncio. Folletos de bienvenida. Entrevistas. Cursos de formacin. 3.3. LA COMUNICACIN ASCENDENTE.

Es aquella que va de abajo hacia arriba en la estructura jerrquica de la empresa. El alcance y la eficacia de sta dependen de la cultura de la organizacin.

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Desarrolla, entre otras las siguientes funciones:

Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal. Facilita la integracin y participacin de los trabajadores. Influye en una adecuada toma de decisiones. Promueve la mejora de calidad. Este tipo de comunicacin en las empresas suele ser escasa. Las causas ms habituales se pueden resumir en:

Los canales ascendentes no suelen estar formalizados. La informacin fluye distorsionada. Los jefes no admiten de buen grado las crticas a su gestin. Algunos canales de comunicacin ascendente: Encuestas. Sondeos de opinin. Manual de empresa. Informes a la direccin. Reuniones con subordinados. 3.4. LA COMUNICACIN HORIZONTAL.

La comunicacin horizontal es ms intensa que la vertical, dado que las personas se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus superiores, adems sta evita prdida de tiempo en la informacin que se desea, ya que no tiene que pasar primero por los mandos superiores y luego baje al destinatario original de esa informacin.

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3.4.1.
o o o o o

Caractersticas

Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo. Evita malos entendidos. Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores. Facilita la coordinacin. Propicia el consenso en la toma de decisiones. 3.4.2. Procedimientos Debate. Grupos de estudio. Seminarios. Visitas a departamentos sta puede estar o no formalizada. En caso de no estarlo corre sus riesgos, pues crea conflictos al omitir los canales verticales formalmente establecidos.

IV.

CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS?

4.1. EL CLIMA LABORAL

El clima organizacional va directamente relacionado con la motivacin de los trabajadores. Vale decir, el incentivo que tiene una persona para adaptarse en una sociedad, pudiendo realizar su autoestima y sentir que satisface sus necesidades personales. Es por lo anterior, que la adaptacin de los trabajadores y la motivacin de la empresa indican que existe un buen clima laboral, las caractersticas que surgen de ste son:

Sentirse bien consigo mismo. Sentirse bien con respecto a los dems. Ser capaz de enfrentar por s mismo las exigencias y resolver los problemas que se presenten en el camino. Cuando el clima laboral no logra estos objetivos se torna dbil, desarrollando as, depresin y desinters; llegando hasta estados de agresividad entre los trabajadores.

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4.2.

LA TOMA DE DECISIONES

En sta es muy importante la decisin tomada por la autoridad o por ciertos lderes, pero es an ms relevante la participacin y opinin de todos los elementos que integran el grupo, pues se debe aprovechar el conocimiento y experiencias de un mayor nmero de trabajadores, logrando as tomar una mejor decisin, la que se logra en la medida que se utilice como herramienta todos los canales necesarios y efectivos de comunicacin. Adems, en la participacin masiva de una toma de decisin, los trabajadores se sienten ms comprometidos a lograr los resultados deseados. Para esto se deben realizar reuniones y/o encuestas, descartando de inmediato las opiniones informales de ciertos grupos negativos (intereses personales, polticos, religiosos, manipulaciones, etc.), que logran slo desviar el objetivo central que es la toma de una decisin. En consecuencia, la relevancia de tomar una decisin entre dos o ms alternativas, es saber cundo cuesta menor esfuerzo, cundo producen mayor satisfaccin y cul es el ms posible a realizar. 4.3. LA CAPACITACION

sta es un proceso sin fin donde los individuos de una organizacin deben estar en constante entrenamiento. Para ser ms eficaces, debe realizarse en un ambiente de seguridad y confianza entre la autoridad y los subordi nados. Las autoridades deben hacer galas de paciencia y sensatez, as como ser capaces de delegar autoridad y de brindar elogios y reconocimientos a las labores correctamente efectuadas. La capacitacin implica tiempo, ya que con ella se aprende a ahorrar tiempo y dinero, impidiendo que los subordinados cometan errores costosos beneficiando a todos:

Superior 4.4.

Subordinado

Empresa

EL LIDERAZGO

Se basa principalmente en la autoridad y su comunicacin con los subordinados, quien debe estar comprometido filosfica y conductualmente con la idea de que la comunicacin con los subordinados es esencial para el logro de las metas dentro de la empresa. Si sus palabras van enfocadas a una mayor y mejor comunicacin su compromiso trascender al resto de la organizacin.

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V.

LA COMUNICACIN EXTERNA
5.1. Concepto

Desde el punto de vista administrativo operativo la comunicacin externa es ms difcil debido a las relaciones que tiene la empresa con el mbito exterior y con el pblico para transmitir la identidad corporativa. 5.2. Elementos Que Intervienen En El Proceso Externo.

- EMISOR: Es la empresa misma, cada funcionario de la entidad sabr ejecutar en cada situacin el comportamiento comunicativo en lnea con la identidad de la empresa. - MENSAJE: Es la identidad corporativa convertida en unidades de comunicacin. - CANALES: Los canales son varios, como por ejemplo: telfono, juntas, carteles, anuncios, cartas, pginas de internet, volantes, etc. - RECEPTOR: Son los clientes actuales potenciales, pblicos selectos, la opinin pblica, lderes, agencias, gobierno, gremios, sindicatos, etc. 5.3. Denominaciones a) PUBLICIDAD: Est destinada a establecer, desarrollar, realizar y/o cambiar la imagen corporativa de una organizacin. La publicidad es un proceso de comunicacin comercial enfocado a persuadir a los consumidores actuales y potenciales sobre las virtudes de la empresa. Esta imagen es tratada ms que la de un producto, ya que transmite una responsabilidad ideolgica e intelectual. El mensaje: Son los atributos que la empresa tiene como el profesionalismo, la tecnificacin, honorabilidad, solidez econmica, seguridad, calidad de sus productos. Los canales: Son los medios masivos (impresos, grficos, auditivos, radiales, TV, vallas publicitarias, internet etc.), y los medios directos (envos de folletos, cartas publicitarias, cartas de iniciativa etc.).

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b) RELACIONES PBLICAS: Esta son la diplomacia de la empresa y fundamento de su poltica exterior para colocar su imagen en el sistema econmico y social al que pertenece. sta enfoca al pblico en general, ms all de los consumidores, tratando al pblico como sujeto de opinin. Se orienta a la promocin fuera del circulo de ventas, como son los eventos colocando la imagen de la empresa por encima de todo aspecto comercial al nivel de un pblico masivo participando en una dinmica de la opinin pblica. Aqu lo importante es la creacin de ambientes, escenarios, eventos, etc. El emisor: Es la empresa, como en corporativo ideolgico y operacional. El mensaje: Pasa a ser un acto de promocin, de hecho social. Los canales: Son de gran importancia, ya que por ellos mismos se da el sentido de la Comunicacin que se quiere lograr y son: Canales informativos: Boletines a los medios: stos transmiten respaldo a la imagen de la empresa, como balances, informes de productividad etc. Estn hecho en una estructura periodstica. Comunicados Pblicos: Generalmente hechos en medios impresos, como pronunciamientos de la empresa en su comunidad, sobre temas de su inters, polticas oficiales etc., para aclarar temas en situaciones especiales. Revistas: Son publicaciones sobre temas y aspectos de inters hacia la comunidad de estructura editorial, pero si ser difusores explcitos de la empresa. Cartas especiales a clientes: Son un suplemento de cortesa e inters de la empresa hacia el cliente, en donde se trata de dar una imagen de servicio y de personalizacin, ya sea de agilizacin de trmites o cambios corporativos, etc. Canales promocionales: Atencin a clientes es la llamada auditora de servicios. Pueden ser visitas de las empresas a los clientes o la empresa organiza visitas a sus clientes para que conozcan la calidad de servicio que sta otorga.

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c) INFORMACIN COMERCIAL: Es la relacin directa que tiene la empresa con sus clientes o proveedores para fomentar la lealtad hacia la empresa. Algunos requisitos para mantener una comunicacin efectiva dentro de la empresa.

CLARIDAD: El lenguaje en que se exprese el mensaje y la manera de transmitirlo, deben ser accesibles para quien va dirigida. INTEGRACIN: La comunicacin debe servir como lazo de integrador entre los miembros de la empresa para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos. APROVECHAMIENTO DE LA ORGANIZACIN INFORMAL: La comunicacin es ms efectiva cuando la Administracin utiliza la Organizacin Informal para suplir canales de formacin formal. EQUILIBRIO: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resultan afectados. MODERACIN: La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa posible, el exceso puede ocasionar burocracia e ineficiencia. DIFUSIN: Toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar slo a travs de los canales necesarios para evitar papeleos innecesarios. EVALUACIN: Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente.

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CONCLUSIONES

La comunicacin en la empresa es muy importante por lo que esta debe estar consciente de lo esencial que es brindar un servicio de calidad, por lo que la comunicacin debe estar dentro y fuera de la empresa ya que los tiempos han cambiado ya no es como antes que todos los esfuerzos estaban dedicados al producto, a ganar ms y ser los primeros en el mercado, hoy es importante manejar la comunicacin empresarial, valorar el capital humano de su empresa y comprender al consumidor.

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BIBLIOGRAFA Y LINKOGRAFA

Administracin - 6ta Edicin - J. A. F. Stoner, R. E. Freeman & D. R. Gilbert http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/221-la-comunicacionen-la-empresa.html http://el-asco.blogspot.com/2008/04/introduccin-la-comunicacin.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Introduccion-De-ComunicacionEmpresarial/209726.html

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