Está en la página 1de 6

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL Celda: interseccin entre filas y columnas Referencia de celda: nombre de una celda

ej. A1 G30 HC10

Contenidos de una celda: - Textos (todo lo que empiece con una letra) - Nmeros - Formulas : harn que Excel realice un calculo (operadores) siempre deben comenzar con el signo = (igual) o Expresiones numricas + suma - resta Exp.num todo lo que sea un nmero o de cmo resultado un nmero / divisin Exp.log todo lo que sea o de un valor * producto de verdad (verdadero o falso) Exp.txt todo lo que sea o de un texto ^ potencia Exp cualquier cosa o Expresiones de cadena & concatenar o Expresiones lgicas > mayor < menor >= mayor igual <= menor igual <> destino = igual o Mixtas: aquellas que contengan funciones y/o referencias de celdas Funciones: Una funcin resuelve algn tipo de operacin ms compleja que las resueltas por los operadores. Poseen un nombre y entre parntesis argumentos Rango: conjunto de celdas contiguas, Ej. que se identifican con la 1 y ultima celda separadas por HOY() da la fecha del sistema dos puntos (:) ENTERO(exp.num) da la parte entera de un N SUMA(rango) calcula la suma de un rango Punteros del Mouse (Cruz gorda) para apuntar o seleccionar una o ms celdas
Cuando una funcin tiene ms de un argumento, estos se separan por comas (,) o punto y coma (;) segn como el gindows tenga definido el separador de listas caso similar al visto en Word con el punto o la coma decimal.

(flecha) para mover una o ms celdas

Autollenado: es una funcin que permite llenar un conjunto de celdas con una secuencia predefinida. Ej. LUNES MARTES MIRCOLES O ENERO FEBRERO MARZO

(cruz fina) para copiar o autollenado luquez@ymail.com

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL Posiciones Absulutas y Relativas

Una caracterstica de las referencias de celda es que pueden cambiar a medida que se copian o se mueven, esto permite mantener la integridad de las formulas. X ej. si en una celda tengo escrito =B2 y la muevo o copio 2 columas a la derecha cambiara a =D2 y si la muevo o la copio una fila hacia abajo quedara =B3. De ah su nombre de relativa =B2 =B3 =D2 =D3

Pero puede ocurrir que en laguna situacin esto no sea deseable entonces ser momento de convertir la referencia a posicin absoluta, que fije la referencia para que no cambie cuando se copia o se mueve. Esto se logra insertando en la referencia de celda signos $ (peso) (F4). =$B$2 =$B$2 =$B$2 =$B$2 =$B2 =$B3 =$B2 =$B3 =B$2 =B$2 =D$2 =D$2

Algunos autores llaman posicin mixta a las que solo tienen un signo peso ($)

Ordenar (datos): Para ordenar una lista de datos ya sea de manera creciente decreciente por orden numrico o alfabtico hay dos posibilidades:

Hacemos clic en una columna (no seleccionar) y pulsando uno de estos dos botones se ordenara por esa columna en orden ascendente o descendente. o Que habilitara un men donde podamos agregar distintos niveles de ordenamiento. Es para los casos en los que necesitamos ordenar por mltiples claves; ej. Una gua telefnica esta ordenada por nombre pero cuando los nombres se repiten ordena por domicilio.

Un error comn se produce cuando en una tabla de mltiples columnas se selecciona la columna que se desea ordenar esto desconecta sus datos relacionados en forma horizontalmente

luquez@ymail.com

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL Subtotales (datos): Cuando se dispone de una tabla en la que hay datos repetitivos, a veces se requiere agrupar estos datos para poder sumarlos o aplicarles alguna funcin que parcialice estos. Para esto existe la herramienta de subtotales. La condicin necesaria para que se pueda realizar un subtotal es que la tabla este ordenada por ese dato. Debe definirse: - Dato que producir el corte - Tipo de operacin que se quiera realizar - Y campo (o columna) a la que se le aplicada esa operacin. La opcin Reemplazar har que se puedan acumular subtotales o no El botn quitar todos elimina todos los subtotales

Filtros (datos): Una necesidad bsica de cualquiera que trabaja con un volumen importante de datos es la posibilidad de resumir o acotar los mismos a fin de obtener informacin relevante, la herramienta subtotal tiene esta orientacin, otra de estas herramientas son los filtros. Un filtro permite recortar, ocultando, parte de una tabla, a fin de reducirla. As es como en una tabla que tiene datos de variedades de fruta el filtro me permitir reducir la tabla y ver solo las manzanas x ej. Formato condicional (inicio): Como su nombre lo indica permite establecer un formato que este condicionado; x ej. nmeros en rojo para los que sean negativos, o fondo verde aprobado y rojo desaprobado. Vamos con el 1 ejemplo: En la opcin formato condicional elegimos administrar reglas, hacemos clic en nueva regla, luego aplicar formato a las celdas que contengan, donde dice entre cambiamos por menor que y en el cuadro de al lado escribimos 0 (cero), as queda establecida la condicin. Luego pulsamos el botn Formato, solapa Fuente y en Color elegimos Rojo. aceptamos dos veces y si en la celda apuntada o las celdas que tenemos seleccionada escribimos un valor menor a 0 (cero) aparecer en rojo, si no en el color x defecto.

luquez@ymail.com

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL Funciones Fecha: HOY()

da la fecha del sistema.


La funcin PROMEDIO suma todos los nmeros del rango y los divide por la cantidad de nmeros presentes, es decir no tiene en cuenta los espacios vacos.

Estadsticas: SUMA(rango) calcula la suma de ese rango PROMEDIO(rango) calcula el promedio de ese rango MAX(rango) n ms grande de ese rango MIN(rango) n ms chico de ese rango CONTARA(rango) cuenta las celdas NO vacas del rango

Estadsticas condicionadas: SUMAR.SI(rango, criterio, rango suma) y PROMEDIO.SI Estas permiten realizar estas dos operaciones de forma condicional, es decir, de una tabla con datos puedo sumar los que superen cierto valor o puedo promediar filtrando. Rango determina toda la tabla, teniendo en cuenta que la 1 columna sea la que va a ser condicionada. Criterio es la condicin en si (puede ser una palabra entre comillas) y rango suma es el conjunto de datos al que se le aplicara la funcin. Ej. Dada una tabla con variedades de fruta que tiene una columna cantidad SUMAR.SI(A2:C20;PERA;C2:C20) sumara los nmeros que estn en la columna C (C2:C20) de la tabla que en la primera columna A (A2:C20) tengan el valor PERA. Otro: misma tabla PROMEDIO.SI(C2:C20;>100) o PROMEDIO.SI(C2:C20;>100;C2:C20) Calculara el promedio de los nmeros que estn en la columna C (C2:C20) que sean mayores a 100 Bsquedas: BUSCARH o BUSCARV Estas son de las funciones ms tiles del Excel ya que como su nomLas funciones BUSCARV Y BUSbre lo indica permiten realizar bsquedas, es decir dado un dato esta CARH a partir de la versin 2010 del Excel se llaman CONSULTAV y funcin busca en una tabla y devuelve un valor relacionado. Ej. Dado el CONSULTAH respectivamente cdigo de un artculo puede obtener la denominacin del mismo o el precio. BUSCARV(clave;tabla;columna.resultado;FALSO) Clave: es el dato que damos para la bsqueda (en nuestro ej. el cdigo) si bien es un datos que debera existir en la tabla, normalmente es una referencia de celda que no apunta dentro de la tabla. Tabla: es toda la tabla sin ttulos, tiene que tener como primera columna la que contenga el dato de bsqueda (cdigo) y en otra columna el dato que quiera que devuelva (precio). Columna.resultado: es un n que indica cual es el dato que devuelve FALSO: es opcional y solo va cuando la tabla en la que se busca no tiene el dato de bsqueda (cdigo) ordenado.

luquez@ymail.com

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL

Funcin SI: Esta es probablemente la funcin que ms utilidad tiene dentro de Excel pero tristemente tambin es la funcin ms incomprendida. El concepto es anlogo al aplicado en formato condicional o en las funciones estadsticas condicionadas. Se aplica siempre que se establezcan alternativas dos o ms, x ej. quiero que en base a una nota ponga aprobado o desaprobado o quiero en base al sexo y la edad determine si una persona se puede jubilar o no. 1 Cuando se la grafica se suele hacer con un rombo del que parten dos caminos as dependiendo de la condicin (>=4) seguir un camino (verdadero) y dar como resultado algo (APROBADO) o si la condicin no se cumple (es decir es menor a 4) seguir el otro camino (falso) dando otro resultado (DESAPROBADO) 2 La funcin SI siempre tiene 3 partes (no debera tener menos) la primePonemos algo entre comillas () ra es la condicin una expresin lgica, la segunda es cualquier exprecuando queremos que se muestre tal cual si queremos un calculo o sin y es lo que dar como resultado cuando la condicin sea verdadera un n no las usamos. Ej. si pongo y por ultimo una expresin que ser el resultado cuando la expresin 2+3 el resultado ser 5 pero si pongo 2+3 el resultado ser 2+3 lgica de falso. Si pongo 100 lo escribir como 3 Una forma prctica de analizar una funcin SI, y ver si esta bien, es texto de modo que si luego quiero calcular algo con el dar #VALOR leerla reemplazando el 1 separador de lista por la palabra entonces y el 2 por si no as por ej. podramos leer la funcin es cuestin de la siguiente manera: SI la nota (que esta en A1) es mayor o igual que 4 ENTONCES da Aprobado SI NO Desaprobado A veces puede ocurrir que haya ms de dos alternativas, en esos casos lo que se hace es anidar los SI teniendo en cuenta que siempre la cantidad de SI ser igual a la cantidad de opciones menos 1, es decir que si tengo 3 opciones tendr 2 SI, con 8 tendr 7 SI.

1 2

Explicacin Otra explicacin 3 Una ms por las dudas

luquez@ymail.com

BREVES y MUY REDUCIDOS APUNTES DE EXCEL

todas las imgenes o marcas pertenecen a sus propios dueos este apunte es absolutamente deficiente sin asistencia a clases

luquez@ymail.com