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Sesin 7. Consultas de accin

7.1. Qu es una consulta de accin? Hasta ahora hemos visto consultas que obtienen los datos de las tablas y los muestran de una determinada manera. Hay ms consultas, las consultas de accin. Las consultas de accin pueden crear nuevas tablas a partir de los datos, eliminar datos de las tablas y actualizar datos de las tablas. Vamos a ver los tipos de consultas de acciones que hay:

Consulta de tabla de referencias cruzadas Consulta de creacin de tabla: imagine que tiene una serie de clientes que no pagan en fecha, esa lista puede cambiar si todos los clientes pagan sus deudas a finales de ao, con lo cual perderamos esos datos. Lo que podemos hacer es crear una nueva tabla a partir de una consulta que nos diga qu clientes nos deben mucho el 15 de Diciembre. As, esa nueva tabla se mantendr esttica y podremos verla el ao que viene: cuando vengan esos clientes tendremos cuidado de fiarles.

Consulta de actualizacin: imagine que tenemos una tienda y todos los artculos suben un 20%. Si tenemos 5 artculos, podramos hacerlo a mano, pero, y si tiene 500 artculos? Tendr que ir cambiando los precios 1 por 1? Claro que no. Las consultas de actualizacin le permiten cambiar muchos datos de una sola vez, usando frmulas.

Consulta de datos anexados: en nuestra tabla de morosos, podemos hacer que Access aada tambin los morosos que van surgiendo usando una consulta que aade datos a una tabla ya creada, eso es una consulta de datos anexados.

Consulta de eliminacin: imagine que desaparece una empresa y tiene que dar de baja todos los artculos de la misma. Es necesario ir uno por uno? No. Access 1/9 AINTE INFORMTICA S.L.

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permite eliminar todos los registros de una tabla que cumplan una determinada condicin.

Ahora vamos a ver ejemplos de cada una de las consultas de accin.

7.2. Consulta de creacin de tabla Vamos a crear una tabla nueva en nuestra base de datos con una lista de los clientes morosos.

1. 2.

Entre en la tabla Clientes. Active la casilla moroso de unos cuantos.

3. 4.

Cierre la tabla Clientes. Ahora vamos a ver como crear una tabla con los clientes morosos. Cree una nueva consulta en vista Diseo y agregue la tabla Cliente.

5. 6. 7.

Arrastre todos los campos de la tabla Cliente a la nueva consulta. Guarde la consulta con el nombre ConsultaCreacionTablaMorosos. Cualquier tabla de accin nace primero como una consulta de seleccin. Nuestro objetivo es crear una tabla que contenga solo los datos de los morosos, as que primero tenemos que hacer que en esta consulta se muestren solo los morosos. Haga clic en la primera celda de criterios del campo Moroso.

8.

Escriba S.

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Abra la consulta en vista Hoja de datos. Observe como solo se muestran los clientes que estn marcados como morosos.

10. Guarde la consulta. 11. Bueno, ahora vamos a crear una tabla que tenga exactamente los mismos datos que esta consulta. Haga clic en la lista Tipo de consulta. 12. Haga clic en la opcin Consulta de creacin de tabla.

13. Se muestra una nueva ventana. Aqu introduciremos el nombre de la tabla que se va a crear. Escriba Morosos en el cuadro Nombre de la tabla.

14. Haga clic en el botn Aceptar. 15. Cierre la consulta. 16. Bueno, ahora vamos a probar la consulta. Observe como la consulta se muestra con un icono especial: esto indica que esta consulta es una consulta de creacin de tabla. 17. Las consultas de accin ejecutan acciones sobre la base de datos, as que, cuando las abramos, no mostrarn una tabla de datos, sino que ejecutarn la accin para la que han sido diseadas. Vemos lo que doble pasa clic si abrimos sobre la la consulta consulta

ConsultaCreacionTablaMorosos. ConsultaCreacionTablaMorosos.

Haga

18. Se muestra una ventana donde se le informa si desea ejecutar la consulta y as, crear una nueva tabla. Haga clic en el botn S.

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19. Ahora se le informa de la accin que va a ejecutar la consulta. Se va a crear una nueva tabla con 3 filas, el nmero de clientes morosos que hay en la tabla de clientes. Haga clic en el botn S.

20. Ahora haga clic en el botn Tablas de la ventana de base de datos. 21. Observe como se ha creado una nueva tabla llamada Morosos.

22. Abra la tabla y compruebe que efectivamente los tres clientes que hay en esta tabla son los morosos que hay marcados en la tabla Clientes. Ahora tiene un histrico de morosos, de modo que siempre puede saber quien ha debido dinero alguna vez.

Ejercicios. Consultas de creacin de tabla 1. Cree una nueva consulta que cree una tabla con todos los campos de los artculos que sean pantalones. 2. Cree una nueva consulta que cree una tabla con todas las lneas de factura de facturas comprendidas entre el 1 de Mayo del 2006 y el 30 de Junio de 2006.

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@INTE ACADEMIA 7.3. Consulta de actualizacin

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Imagine que los precios de todos los pantalones disminuyen un 20%. Vamos a crear una consulta que haga que Access cambie los precios automticamente para reflejar esta rebaja.

1.

Lo primero que tenemos que hacer es una consulta de seleccin que muestre todos los pantalones y sus precios. Cree una nueva consulta en vista Diseo.

2. 3.

Agregue la tabla Artculos a la consulta. Agregue los campos FamiliaArticulo, DescripcionArticulo y PrecioArticulo a la consulta.

4.

Escriba en la celda de criterios del campo FamiliaArticulo la palabra Pantaln, de modo que solo se muestren en la consulta los pantalones.

5. 6. 7.

Ahora haga clic en el botn Tipo de consulta. Haga clic en la opcin Consulta de actualizacin. Observe como se muestra una nueva fila en la zona inferior de la consulta.

8.

La fila Actualizar a le permite escribir nuevos valores o frmulas que harn que se cambien los datos al ejecutar la consulta. Haga clic en la celda Actualizar a de la columna PrecioArticulo y escriba lo siguiente: [PrecioArticulo]*0,8

9.

Esto har que, cuando ejecutemos la consulta, el precio de los pantalones se reduzca en un 20%. Ahora vamos a ejecutar la consulta para que se produzca la actualizacin. Haga clic en el botn Ejecutar en la barra de herramientas de Access.

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10. Se muestra una ventana donde se nos indica el cambio que vamos a hacer. Haga clic en el botn S.

11. La actualizacin se ha producido. Cmo lo podemos saber? Haga clic en el botn Vista hoja de datos a la izquierda de la barra de herramientas de Access. 12. Observe como los precios de los artculos, que antes eran de 40 y 35 , han cambiado y ahora son 32 y 28, un 20% menos. 13. Guarde la consulta con el nombre ConsultaPantalonesDescuento20.

Ejercicios. Consultas de actualizacin 1. Cree una consulta que cambie el cdigo postal de todos los clientes de Estepona a 30000. 2. Cree una consulta que incremente el precio de las faldas un 20%.

7.4. Consulta de datos anexados Imagine que termina el ao y hay nuevos morosos que queremos aadir a nuestra tabla de morosos. Vamos a ver como se hace.

1.

Vamos a hacer una consulta que aada datos a la tabla de Morosos, pero antes hemos de marcar a algunos nuevos clientes como Morosos y quitar los que estaban antiguamente para no tenerlos repetidos. Abra la tabla de Clientes, desactive los morosos que tena anteriormente y active la casilla Morosos de otros dos clientes que no lo eran anteriormente.

2. 3. 4. 5. 6.

Ahora cree una nueva consulta en vista Diseo. Agregue la tabla Clientes. Aada todos los campos de la tabla Clientes. Escriba S en la celda de Criterios del cuadro Moroso. Abra la consulta en vista Hoja de datos para comprobar que, efectivamente, se muestran los nuevos morosos. 6/9 AINTE INFORMTICA S.L.

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Ahora vamos a modificar esta consulta de modo que aada sus datos a la tabla Morosos. Haga clic en la lista Tipo de consulta.

8.

Seleccione la opcin Consulta de datos anexados.

9.

Se muestra una ventana donde debemos seleccionar la tabla a la que se aadirn los datos. Haga clic en la lista y seleccione Morosos.

10. Haga clic en el botn Aceptar. 11. Guarde la consulta con el nombre ConsultaAadirMorosos. 12. Cierre la consulta. 13. Ahora haga doble clic sobre la consulta ConsultaAadirMorosos para ejecutarla. 14. Se muestra una ventana donde se le indica la operacin que va a realizar. Haga clic en el botn S.

15. Se muestra una ventana donde se le indica que se van a aadir 2 filas. Haga clic en el botn S.

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16. Ahora vamos a comprobar si se han aadido realmente las filas. Haga clic en el botn Tablas de la ventana de base de datos. 17. Abra la tabla Morosos. Observe como se han aadido los dos nuevos morosos a la tabla de morosos.

Ejercicios. Consulta de datos anexados 1. Cree una nueva consulta que aada las faldas a la tabla de pantalones que creo anteriormente. 2. Cree una nueva consulta que aada las lneas de factura de enero y febrero a las lneas de factura de Mayo y Junio.

7.5. Consultas de eliminacin Imagine que toca la lotera en Estepona. Esto har que ya no haya ms morosos en nuestro pueblo. Vamos a hacer un consulta que elimine todos los morosos de Estepona de la tabla de morosos.

1. 2. 3. 4. 5.

Cree una nueva tabla en vista Diseo. Agregue la tabla Morosos. Arrastre el campo PoblacionCliente. Haga clic en la lista Tipo de consulta y seleccione Consulta de eliminacin. Se muestra una nueva fila en la zona inferior de la consulta llamada Eliminar.

6.

En la primera celda de Criterios escriba Estepona. Esto har que, cuando ejecutemos la consulta, se eliminen todos los morosos DNDE la

POBLACIONCLIENTE sea ESTEPONA. 7. 8. Ejecute la consulta. Se muestra una ventana que nos indica que se van a eliminar 3 filas. Haga clic en el botn S.

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9.

Guarde la consulta con el nombre ConsultaEliminarMorososEstepona.

10. Cierre la consulta. 11. Ahora abra la tabla Morosos y compruebe como ya no hay morosos de Estepona.

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